Hola, soy un agente administrativo con oficina en Songdo, Yeongu-gu, Incheon. Me gustaría compartirles una anécdota que viví mientras trabajaba con mis vecinos. 🙂
En esta época del año, las consultas del mismo tipo aumentan.
A principios de septiembre, cuando el calor del mediodía comienza a disminuir, la gente abre las ventanas. Es la temporada para apagar el aire acondicionado y dejar entrar el aire. Y cuando las ventanas se abren, los olores que habían permanecido encerrados tras ellas durante todo el verano fluyen al vecindario.
Ese olor se convierte en una queja, la queja en una inspección, y la inspección en una carta de notificación previa. El tiempo que lleva todo esto es más corto de lo que se piensa. Esta historia también comenzó así.
La llamada de la temporada en que se abren las ventanas
Recibí una llamada un martes por la mañana. La voz era cautelosa, y la primera frase fue: "Recibí algo de la municipalidad y no sé qué dice".
Después de hacerle algunas preguntas por teléfono, le pedí que me enviara la notificación por foto. La foto llegó por correo electrónico esa noche, y antes de la reunión, ya había revisado aproximadamente la mitad.
La notificación era una notificación previa de una decisión administrativa. Indicaba que había instalado y operado una instalación de emisiones atmosféricas sin declararla, y que se indicaba el plazo para presentar una opinión. Quedaban dos semanas para ese plazo.
Programé una cita y vino el jueves por la tarde de esa semana. Era un hombre de unos treinta y tantos años, que alquilaba un espacio en un pequeño edificio de fábrica en el oeste de Incheon y tenía un taller de muebles de madera maciza. Tenía dos empleados. Fabricaba mesas de comedor y armarios a medida, y tenía tres meses de pedidos pendientes.
El contrato de arrendamiento era de cinco años y estaban en el segundo año. Aún no había recuperado el dinero que había invertido en el equipo cuando abrió el taller. Uno de esos equipos estaba en el centro de este asunto. Era una cabina de pintura.
La razón por la que una cabina de pintura se convierte en una instalación de emisiones
En los muebles de madera maciza, se aplica pintura al final. Se puede aplicar aceite o se puede rociar pintura. En el taller de este hombre, el método era rociar pintura con un aerosol, y había instalado una pequeña cabina de pintura para ello. La estructura era tal que la pintura se aplicaba dentro de la cabina y el aire se extraía al exterior con un ventilador de escape.
La "Ley de Conservación del Medio Ambiente Atmosférico" estipula que las personas que pretenden instalar una instalación que emite contaminantes atmosféricos deben obtener un permiso o presentar una declaración antes de la instalación. Si la instalación es objeto de permiso, declaración o no, depende del tipo y escala de la instalación, los materiales utilizados y la ubicación de la instalación.
Las instalaciones de pintura son instalaciones en las que esta determinación es particularmente necesaria. Esto se debe a que el disolvente en la pintura se evapora al aire cuando se aplica la pintura. Y aquí surge la primera trampa en la práctica.
La mayoría de los pequeños empresarios piensan: "Somos pequeños, así que no nos corresponde". A veces ese juicio es correcto y a veces es incorrecto. El problema es quién hizo ese juicio y con qué base. Este hombre había juzgado basándose en algunos artículos de Internet cuando abrió el taller. Esos artículos trataban sobre la exención de la instalación de equipos de control de la contaminación, que es diferente de la propia declaración de instalación.
Es una pregunta diferente si se debe presentar una declaración y si se debe instalar un equipo de control de la contaminación después de presentar la declaración. Incluso si la respuesta a la segunda pregunta es "se puede eximir", la respuesta a la primera pregunta sigue siendo "se debe presentar una declaración".
Esta distinción fue la mitad de este caso.
Permítanme aclarar un punto más. Un permiso y una declaración también son diferentes. Un permiso es una autorización concedida por la administración pública tras examinar los requisitos, y una declaración es una notificación de que se cumplen los requisitos establecidos. Lo que es común es que ambos deban realizarse "antes de la instalación". Si ya está instalado y en uso, entonces se inicia un procedimiento para corregirlo posteriormente.
En el caso de una pequeña instalación de pintura como el taller de este hombre, normalmente se comienza con la determinación de si se debe presentar una declaración. Sin embargo, la palabra "normalmente" no sirve como evidencia. Se deben verificar numéricamente el tamaño de la instalación y los materiales utilizados para determinar en qué categoría se encuentra.
Y esos números eran los que, si se hubieran verificado una sola vez al instalar la cabina, habrían evitado problemas durante tres años.
Después de explicárselo él mismo dos veces
Este hombre ya había tomado dos medidas antes de venir a la oficina.
Lo primero fue el día de la inspección. Cuando los dos funcionarios del departamento de medio ambiente del ayuntamiento fueron al taller, explicaron: "Creemos que no aplica a ustedes, ya que son una empresa pequeña". Los funcionarios revisaron las dimensiones del puesto, el extractor y los botes de pintura que estaban utilizando, tomaron fotos y dijeron que se pondrían en contacto después de revisarlo.
Lo segundo fue recibir el aviso. El funcionario volvió a explicar lo mismo por teléfono al ayuntamiento. El funcionario indicó que si presentaban sus opiniones y datos dentro del plazo de presentación de opiniones, los revisaría. Fue una indicación precisa.
Después de esa llamada, pasó varios días sin saber qué tipo de datos debía presentar, y luego, a través de una presentación de un conocido, se puso en contacto con nuestra oficina.
El inspector de campo registra los resultados en el manual. El juicio discrecional se realiza en la siguiente etapa. No está mal seguir el manual. Lo importante es qué lleva el empresario en la siguiente etapa.
Y la frase "no aplica a nosotros" no es un argumento si no está respaldada por datos.
Permítanme explicar brevemente el sistema de notificación previa. La Ley de Procedimiento Administrativo establece que la administración debe notificar a la parte antes de tomar una medida perjudicial y darle la oportunidad de expresar su opinión. Eso fue exactamente lo que recibió el aviso. No se había confirmado la medida, sino que era una oportunidad para decir lo que tuvieran que decir antes de tomar la medida.
Mucha gente lee este aviso como una notificación de la medida. Por lo tanto, se asustan y pasan varios días, o, por el contrario, no presentan nada, diciendo: "De todos modos, la decisión ya está tomada". Ambas son elecciones lamentables. El período de presentación de opiniones es la casi única vía disponible antes de la medida para que el empresario deje constancia por escrito sus hechos y circunstancias.
Él también leyó inicialmente este aviso como una notificación de la medida. Los primeros diez minutos de la primera consulta fueron para explicar que esto aún no había terminado.
Lo que hice en la primera consulta fue dividir los doce días restantes en tres secciones.
El orden de estas tres secciones fue importante. Si se toma medidas antes de que finalice la verificación de los hechos, se incurrirá en costos innecesarios, y si se comienza a registrar antes de verificar la ubicación, será difícil de revertir.
En la administración, el orden es la mitad de todo. 🗂️
El otro día, él preguntó algo. Preguntó si podía solicitar una revisión administrativa de inmediato. Dijo que había visto en Internet que si la medida es injusta, se debe solicitar una revisión administrativa.
Le dije que ese no era el momento de eso. La revisión administrativa es un procedimiento para impugnar una medida después de que se haya tomado. El período de solicitud también está establecido en noventa días a partir de la fecha en que se conoce la medida. Si aún no se ha tomado una medida, la herramienta que se puede utilizar primero es la presentación de opiniones.
Y si se presenta una opinión bien elaborada, incluso si surge la necesidad de impugnar la medida más tarde, los hechos que ya están organizados se pueden utilizar en ese momento. Omitir el orden es como simplemente descartar una herramienta.
Él asintió y escribió "presentar primero una opinión" en su cuaderno.
Recopilamos dos datos para la verificación de los hechos.
Uno era la especificación del puesto de pintura y las especificaciones del equipo de extracción. Contactamos a la empresa que instaló el puesto y obtuvimos la hoja de especificaciones de la instalación. Dijo que no recordaba haber recibido la hoja de especificaciones, pero estaba registrada en el historial de correo electrónico de la empresa. Estaba adjunta al correo electrónico de presupuesto de hace tres años.
Otro fue la cantidad de pinturas y disolventes utilizados. No había un registro separado de esto. Por lo tanto, solicité que me proporcionaran los registros de compra del último año, por proveedor. Al comparar los extractos bancarios con las facturas fiscales de los proveedores, obtuve un promedio mensual aproximado.
Voy a anotar brevemente por qué esto era necesario. La determinación de si una instalación de emisiones es aplicable o no no se basa en si se "pinta" o no, sino en la escala de la instalación, los materiales y las prácticas de uso. Para dejar esta determinación a cargo del funcionario, debemos presentar primero los números necesarios para la determinación. Si solo decimos "es pequeño" sin números, el funcionario inevitablemente lo verá de la manera más conservadora.
Al organizar los datos, la conclusión fue clara. Este puesto era un lugar sujeto a declaración.
En este punto, él permaneció en silencio durante un rato. Le dije lo siguiente: es mucho mejor admitirlo y tomar medidas ahora que insistir en que no es aplicable y luego que se revierta.
La dirección del dictamen se decidió ese día.
Hubo un pequeño inconveniente al recopilar los datos de uso. Había tres proveedores de pinturas, y uno de ellos tenía transacciones en efectivo mezcladas, por lo que faltaban algunos meses en los extractos.
En tales casos, uno querría completar los meses faltantes con conjeturas. No lo hice. Utilicé el promedio de los meses confirmados y anoté el hecho de que faltaban meses y la razón por la que faltaban. Los números conjeturados hacen que el resto de los números sean difíciles de creer si alguna vez difieren.
En cambio, contacté al proveedor y le pregunté si podía proporcionarnos el historial de transacciones. El gerente del proveedor buscó sus libros y me envió por mensaje de texto los artículos y cantidades faltantes tres días después. Capturé ese mensaje y lo adjunté a los datos.
Los datos no tienen que ser perfectos. Lo importante es saber dónde faltan datos y por qué.
Después de decidir la dirección de la declaración, verifiqué la ubicación primero, antes de redactar los documentos.
Obtuve el certificado de edificación para ver el uso de esa oficina y verifiqué el uso de suelo con el plan de uso de suelo. El edificio donde estaba el taller tenía varios pequeños talleres de fabricación instalados, y no había problemas con la ubicación de esta instalación en términos de uso.
Voy a anotar por qué esta verificación fue primero. Si la conclusión fuera que no se podía instalar una instalación en este lugar, la dirección del dictamen no sería "declaración", sino "plan de demolición o reubicación de la instalación". Eso es un costo y un cronograma completamente diferentes. Si presentas la declaración sin saber eso, perderás tiempo escuchando las razones por las que la declaración no se aprueba más tarde.
Afortunadamente, no hubo problemas esta vez. La expresión de él se relajó un poco por primera vez. 🙂
Es fácil leer los reglamentos, pero es difícil saber qué reglamentos usar y cuándo.
Mientras verificaba la ubicación, revisé otra cosa: el contrato de arrendamiento.
El taller era un espacio alquilado, y para instalar equipos de prevención de la contaminación, sería necesario abrir nuevos conductos de escape en la pared. Si se realizan trabajos sin el consentimiento del propietario, incluso si el problema ambiental se resuelve, surge un nuevo problema de arrendamiento. El contrato incluía una cláusula de restauración a su estado original y una cláusula de consentimiento previo para modificaciones en la instalación.
Por lo tanto, le recomendé que contactara al propietario antes de obtener un presupuesto para los equipos de prevención de la contaminación. También creamos una breve solicitud que incluía el alcance y la duración de la construcción, y el método de restauración a su estado original al desalojar. El propietario accedió dos días después, y capturamos el mensaje de texto de su consentimiento.
Este es un espacio que a menudo se pasa por alto en los casos de permisos ambientales. A veces, el cronograma se detiene en el consentimiento de una sola persona, el propietario del edificio, en lugar de avanzar solo con la administración pública. Se necesitan solo diez minutos para leer un contrato.
Para presentar la declaración, también era necesario decidir cómo se implementarían los equipos de prevención de la contaminación. Los equipos de prevención de la contaminación son equipos que reducen los contaminantes emitidos por la instalación de emisiones. Para las instalaciones de pintura, los métodos de adsorción son comunes.
Aquí es donde surgió de nuevo la conversación de "exención" que él había visto en Internet. Era un contenido que decía que la instalación de equipos de prevención de la contaminación podría estar exenta si se cumplen ciertos requisitos. Examinamos si cumplía con esos requisitos, pero parecía poco probable que fuera aplicable en este caso. Escribir un dictamen asumiendo una exención hará que todo el dictamen se tambalee si la exención no se aprueba.
Así que decidimos avanzar con la instalación de las medidas de prevención y les recomendé obtener presupuestos de dos lugares: uno de la empresa que había instalado los cabinas de pintura y otro de una empresa especializada en medidas de prevención.
Los dos presupuestos diferían en el tiempo de ejecución, no en el monto. Uno tardaría tres semanas debido a la disponibilidad de materiales, mientras que el otro tardaría diez días. Aunque no se podría completar la instalación antes de la fecha límite para la presentación de la opinión, la diferencia radicaba en si se podrían incluir los plazos de inicio y finalización por escrito.
Eligieron la opción de diez días. El precio era ligeramente más alto. Considerando tres meses de pedidos atrasados, era más rentable tener un período de inactividad más corto para el taller.
Mientras tanto, también debían decidir cómo realizar la pintura. Continuar operando las cabinas de pintura sin medidas de prevención no tendría credibilidad en la opinión, ya que significaría una continuación de la infracción.
Por lo tanto, decidieron subcontratar la pintura a una empresa externa hasta que finalizara la instalación. El taller se encargaría del corte y el ensamblaje, y el lijado, mientras que las piezas se enviarían a la empresa externa para la pintura. Esto implicó costos de transporte y subcontratación, y provocó retrasos de una semana en los pedidos.
Esa persona llamó directamente a los clientes de los pedidos retrasados. No les dio explicaciones largas, simplemente les dijo que la maquinaria de pintura estaba en reparación y que el pedido se retrasaría una semana. Ningún cliente canceló el pedido.
Esta decisión completó el tercer punto de la opinión. La frase "suspensión del trabajo de pintura hasta la finalización de la instalación de las medidas de prevención" se convirtió en un hecho, no solo en palabras, gracias al contrato de subcontratación externa.
Presentamos la opinión dos días antes de la fecha límite para su presentación. Tenía cuatro partes.
También hubo cosas que no escribimos. No mencionamos ni una palabra sobre el denunciante. Quién presentó la denuncia no es el punto central de este caso, y escribir sobre ello convertiría el documento en un registro de emociones.
Contradecir los hechos comprobados disminuiría la credibilidad de las demás declaraciones. En cambio, es más efectivo mostrar lo que se ha hecho hasta ahora con fechas. ✍️
También nos preocupamos por la extensión. El cuerpo de la opinión tenía tres páginas, y el resto eran anexos. Especificaciones, tabla de consumo, datos de ubicación, consentimiento del propietario del edificio, contrato de medidas de prevención, contrato de subcontratación de pintura. Numeramos cada anexo y lo mencionamos en el cuerpo.
Esto facilita que el lector compare y contraste los argumentos con sus fundamentos. Si el cuerpo es demasiado largo, los fundamentos se pierden, y si hay demasiados anexos, no está claro lo que se está tratando de comunicar. Cuerpo corto, fundamentos numerados. Esta fue la parte en la que más nos esforzamos en este caso: numerar los fundamentos.
El día que presentaron la opinión, esa persona regresó al taller y pegó una hoja de papel en la puerta de la cabina de pintura. "Prohibido usar hasta que finalice la instalación de las medidas de prevención". Para que los dos empleados no usaran la cabina por hábito.
Además de la opinión, esa persona hizo algo que yo no había sugerido.
Entregó un aviso de una sola hoja A4 a los residentes del mismo edificio y del edificio de al lado. Informó que la pintura se realizaría temporalmente fuera del taller, que la obra de las medidas de prevención se llevaría a cabo desde una fecha hasta otra, que podría haber ruido durante la obra y que lamentaba las molestias.
No se encontró contenido que indicara quién era el demandante. Tampoco había una solicitud de disculpa. Era simplemente un documento que informaba sobre los cambios.
Aunque no es un asunto relacionado con el procedimiento administrativo, vale la pena mencionarlo. Las quejas por olores suelen intensificarse más por la sensación de "nadie se preocupa" que por el olor en sí. Un simple aviso puede cambiar esa sensación.
Se dice que después de eso, no se recibieron más quejas similares.
Al día siguiente de entregar el aviso, el dueño de la imprenta del edificio de al lado visitó el taller. Resulta que lo que le molestaba no era tanto el olor, sino el ruido del extractor nocturno. A partir de ese día, decidió terminar su trabajo de sellado antes de las seis de la tarde.
Las quejas suelen diferir ligeramente entre lo que está escrito en los documentos y la verdadera molestia. Algunas se resuelven con documentos, y otras con una simple conversación con los vecinos. El agente administrativo puede ayudar con la primera parte, pero los casos de aquellos que se encargan de la segunda suelen terminar de forma más tranquila.
Hubo un pequeño incidente relacionado con esto. 😊
La semana en que se instalaron los equipos de prevención de contaminación, el dueño vino a la oficina con una tabla de cortar de madera de nogal. La había grabado con el nombre de la oficina con un hierro candente en una esquina.
Sin embargo, faltaba una letra. Más precisamente, faltaba una consonante final.
El dueño se dio cuenta al entregar la tabla de cortar y la llevó de vuelta inmediatamente para corregirla. Le dije que estaba bien, que me gustaba así. Al final, la tabla de cortar se quedó en la oficina.
Aún ahora, a veces corto fruta sobre esa tabla. Cada vez que veo el nombre con la consonante final faltante, recuerdo esos doce días.
La duración total fue de aproximadamente siete semanas. El aviso previo y la presentación de opiniones tomaron diez días, la instalación del equipo de prevención de contaminación tomó diez días, la notificación y la reparación tomaron dos semanas, y luego tomó una semana más para comenzar a funcionar.
La decisión se organizó considerando las medidas indicadas en la opinión. Los detalles específicos de la decisión varían según el caso y las circunstancias individuales, por lo que no los incluiré aquí.
Sin embargo, vale la pena mencionarlo. Al presentar la notificación de instalación, las especificaciones y los datos de uso que habíamos recopilado previamente se adjuntaron directamente como documentos adjuntos. Los datos recopilados para la verificación de los hechos constituyeron la mitad del formulario de notificación. Esto fue gracias a que organizamos el orden de los trabajos de preparación de la opinión y los trabajos para la notificación desde el principio.
También organizamos los trabajos a realizar después de que comenzara a funcionar. El método para mantener los registros operativos, el período de reemplazo del filtro del equipo de prevención de contaminación, los elementos que deben verificarse periódicamente. Le informamos que podría haber obligaciones adicionales según el tamaño de la instalación, para que verifique esto con la oficina competente.
Creo que lo que realmente le quedó al dueño son dos cosas. Una es que el taller no se detuvo. Aunque subcontrató el trabajo de sellado, el mecanizado y el ensamblaje continuaron, y no se canceló ni un solo pedido de los tres meses. La otra es que esta instalación ahora también está en orden en los documentos.
Esta última es más importante. Una instalación que funciona sin notificación puede volver al mismo lugar en cualquier momento con una sola queja. Una instalación notificada es una instalación que tiene criterios establecidos.
Incluso después de que se aprobó la notificación, quedaba un trabajo por hacer. Existe un procedimiento separado para notificar el inicio de la operación antes de que la instalación comience a funcionar realmente. La notificación de instalación y el inicio de la operación son etapas diferentes. Si simplemente pone en marcha el puesto de trabajo después de que se aprueba la notificación, el mismo problema puede surgir en otro departamento.
Por lo tanto, primero decidimos la fecha de inicio de la operación y preparamos los documentos necesarios para esa fecha. También incluimos los resultados de la prueba de funcionamiento proporcionados por la empresa de equipos de prevención de contaminación. El día que se hizo la primera impresión, el dueño colocó un cuaderno de registro operativo junto al puesto de trabajo. El cuaderno tenía espacios para escribir la fecha, la hora de trabajo y los materiales utilizados.
Ese cuaderno será el primer material que se despliegue en la próxima inspección. Esta vez, los números ya estarán allí.
También mencionaré los costos. En esta ocasión, el dinero se gastó en la instalación del equipo de prevención de contaminación y la subcontratación de la pintura externa. Si hubiera realizado la notificación y la instalación del equipo de prevención de contaminación al mismo tiempo que instaló el puesto de trabajo hace tres años, el costo de instalación habría sido el mismo, pero no habría habido la preocupación de doce días.
El momento más barato para la administración es generalmente el momento en que no sucede nada.
En la última llamada, mencionó algo de pasada. Dijo que nunca antes le había importado tanto la temporada de abrir las ventanas. Dijo que este otoño, simplemente podrá abrir las ventanas.
En una situación como esta, siga este orden.
①
②
③
④
⑤
La elegibilidad para permisos y notificaciones de instalaciones de emisiones y los estándares de equipos de prevención varían según la instalación y la ubicación, y cambian con frecuencia. Los requisitos varían según el caso, por lo que es necesario verificar individualmente con el departamento correspondiente.
Este caso es una historia ficticia reconstruida para ayudar a la comprensión, y los personajes, nombres comerciales, lugares y cifras involucrados no están relacionados con ninguna persona o evento específico.
Oficina de agente administrativo ubicada en Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Maneja la revisión administrativa, permisos/notificaciones, inmigración para extranjeros (visas, residencia) y gestión administrativa regular en el distrito de Yeongu, Incheon y áreas circundantes. En los permisos ambientales, el orden a menudo determina el resultado más que el equipo. Si tiene una situación similar, no dude en contactarnos.
━━━━━━━━━━
Oficina de agente administrativo Hwang Yun-sang
📍 Distrito de Yeongu, Incheon, 165 Consia-daero, Posco Tower Songdo, 2697
📞 010-3374-2687
🌐 www.hwangadmin.com
━━━━━━━━━━
#instalacionesdeemisiones #notificacióndeinstalacióndeemisiones #leydeconservacióndelmedioambienteatmosférico #equipodeestampillado #equipodeprevención #permisosambientales #notificaciónpreviadeaccionesadministrativas #presentacióndeopiniones #iniciodeunestudio #agenteadministrativoIncheon #agenteadministrativoIncheonYeongu #agenteadministrativoSongdo #agenteadministrativo
Si tiene alguna pregunta sobre situaciones similares, no dude en contactarnos.