Soy un agente administrativo con una oficina en Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Comparto una anécdota que viví mientras trabajaba.
## El certificado que parecía más simple, tardó más.
Originalmente, la empresa solo quería una certificación. Uno de los elementos de puntos adicionales que figuran en el anuncio de licitación de una agencia gubernamental. El representante me mostró el nombre, escrito en la nota de su teléfono móvil. Inobiz.
Tres meses después, la empresa recibió un certificado con un nombre diferente. Y lo primero que tuvo que hacer para obtener ese certificado fue una reforma de los tabiques de la oficina, que aparentemente no tenía nada que ver con la certificación.
## Un Resumen de los Puntos Adicionales en el Anuncio de Licitación
El representante tenía fines de treinta y tantos años. Dirigía una empresa que desarrollaba software para instituciones públicas desde un espacio en un parque industrial de Songdo. Tenía siete empleados, cuatro de los cuales eran desarrolladores. Había pasado un poco más de dos años desde que fundó la empresa.
La empresa hasta ahora había generado ingresos a través del desarrollo externo para empresas privadas. Este año, tenía como objetivo suministrar a instituciones públicas. Tenía un producto propio terminado y había recibido propuestas de uso de prueba de varias instituciones.
El problema era la licitación. Cada anuncio tenía puntos adicionales, y la posesión de una certificación empresarial estaba incluida entre ellos. La diferencia de puntuación era pequeña, pero la mayoría de las licitaciones se decidían por pequeñas diferencias. Había elementos de puntos adicionales similares en las solicitudes de fondos gubernamentales.
El representante estaba apurado. Dos anuncios de interés estaban programados para el próximo trimestre. Los salarios de los cuatro desarrolladores se cubrían con los ingresos de los trabajos externos, pero aumentar los trabajos externos detendría el desarrollo del producto, y desarrollar el producto reduciría los trabajos externos. La entrega pública era una forma de poner fin a este tira y afloja.
Así que anotó el nombre de una certificación. Dijo que era el nombre que más había visto en Internet.
El día antes de la consulta, el representante envió primero los documentos originales de los dos anuncios de interés por correo electrónico. Los avisos tenían más de treinta páginas cada uno. El representante había subrayado con un rotulador fluorescente solo la página con la tabla de puntos adicionales.
Leí los avisos completos. Había cosas que verificar además de la tabla de puntos adicionales. Los requisitos de elegibilidad, los documentos a presentar y cuándo debía tener la certificación para recibir los puntos adicionales. Incluso si el nombre de la certificación estaba en la tabla de puntos adicionales, no contaría si no la tuviera en la fecha límite de la licitación.
Ambos avisos tenían como fecha límite la fecha de cierre de la licitación. La primera licitación tenía dos años y medio, y la segunda, cuatro meses. Esta fecha se convirtió en el punto final de todos los horarios posteriores.
## Se organizaron los nombres de las certificaciones
Lo primero que hice en la primera consulta fue organizar los nombres. Hay muchos tipos de verificación y certificación que una empresa puede recibir, y son frecuentes las confusiones debido a que los nombres son similares.
Los expliqué en dos grupos principales.
Uno es el Sistema de Verificación de Empresas. Incluye la verificación de empresas de nueva creación, la verificación de pequeñas y medianas empresas, la verificación de empresas femeninas y empresas de personas con discapacidad, entre otros. Se trata de verificar a qué categoría pertenece la empresa, y los requisitos son relativamente objetivos.
El otro es el Sistema de Certificación de Empresas. Incluye la certificación de empresas de nueva creación, Inno-Biz (pequeña y mediana empresa de innovación tecnológica) y Main-Biz (pequeña y mediana empresa de innovación en gestión), la certificación de empresas sociales, la certificación de empresas favorables a la familia, entre otros. Se trata de una evaluación de la tecnología, el sistema de gestión o el propósito social de la empresa, y requiere muchos más documentos de respaldo.
Y releí los elementos de puntos adicionales en el anuncio de licitación. No había un único certificado que fuera elegible para los puntos adicionales. Junto con Inno-Biz, también estaban las empresas de nueva creación y algunos otros. El representante solo había visto el primer nombre.
Este descubrimiento fue el primer punto de inflexión en este caso. El objetivo no era Inno-Biz. Era el punto adicional.
La diferencia entre los dos grupos también se refleja en el período de preparación. La verificación de empresas termina relativamente rápido una vez que los documentos están completos, ya que los requisitos son objetivos. La certificación de empresas puede tardar varios meses en la preparación y la evaluación. Y la mayoría de las certificaciones tienen un período de validez, por lo que no es algo que se obtenga una vez y se termine, sino que se debe volver a verificar periódicamente.
Y el primer día, les dije claramente una cosa. No se puede afirmar que cualquier certificación sea posible. La evaluación la realiza la agencia de evaluación, y los mismos documentos pueden dar resultados diferentes según las directrices del momento de la solicitud. Lo único que podemos decir es si es probable que sea elegible según los datos disponibles actualmente y si es necesario complementarla.
El representante dijo más tarde que se sintió aliviado al escuchar eso. Había estado más ansioso porque los anuncios que había visto en Internet decían solo que sí.
## Había abierto la pantalla de solicitud por segunda vez solo El representante ya había intentado dos veces.
El primero fue el autodiagnóstico en línea de Inobiz. Mientras completaba los elementos, se detuvo en el requisito relacionado con la antigüedad. La empresa, que había sido fundada hace poco más de dos años, aún no cumplía con el requisito de antigüedad. La pantalla mostraba un mensaje indicando que no era elegible para la solicitud.
El segundo fue la pantalla de solicitud de verificación de empresa de capital de riesgo. Se detuvo en la etapa de selección del tipo. Había varios tipos de verificación, y cada tipo requería diferentes requisitos y documentos. No estaba seguro de qué tipo se ajustaba a su empresa.
En ambas ocasiones, el representante no hizo nada incorrecto. Sin embargo, en ambas ocasiones, abrió la pantalla de solicitud sin saber lo que la empresa tenía actualmente.
La certificación se juzga por la evidencia, no por la solicitud. La pantalla de solicitud se abre al final.
El representante dijo que había recibido contacto de dos empresas de certificación antes de la consulta. Una dijo que garantizaba la certificación, y la otra dijo que escribiría el plan de negocios en su lugar.
Ambos son cosas que deben tenerse en cuenta con precaución. Nadie puede garantizar la certificación. Y, independientemente de quién refine las oraciones, el contenido del plan de negocios debe ser lo que la empresa realmente está haciendo. Cuando llega el momento en que el representante debe explicarlo directamente durante el proceso de revisión, el plan escrito por otra persona se tambalea en la boca del representante.
Por eso dividimos los roles. Nuestro trabajo es diagnosticar la situación actual de la empresa, diseñar qué y en qué orden se debe documentar, y redactar y organizar los documentos de presentación. El contenido del plan, es decir, lo que esta empresa está haciendo y lo que pretende hacer, se completará con las palabras del representante. Nosotros tomamos nota de esas palabras, agregamos justificaciones y organizamos el orden.
## Diagnóstico Preliminar — ¿Qué tiene esta empresa ahora?
En la práctica de la certificación empresarial, lo fundamental no es la introducción de la solicitud, sino el diagnóstico preliminar y el diseño de la documentación de respaldo. Por eso, la segunda reunión la dedicamos al diagnóstico.
Le pedimos al representante cuatro documentos: los estados financieros de los últimos dos años, el listado de empleados y el historial de afiliación al seguro social de los cuatro grandes seguros, la lista de propiedad intelectual solicitada o poseída, y el listado de contratos que muestran la estructura de ingresos.
Al desplegar los documentos, se reveló la forma de la empresa.
La mayor parte de los ingresos provenía de desarrollo externo. Todavía no había ingresos por productos propios. Había una solicitud de patente y aún estaba en trámite. Los cuatro desarrolladores eran empleados a tiempo completo y estaban afiliados al seguro social de los cuatro grandes seguros. Sin embargo, no había documentos que mostraran quiénes eran estas cuatro personas. Tampoco había organigrama ni distribución de tareas. Siete personas hacían todo juntas en un mismo espacio.
En este punto, quedó claro que el mayor activo de esta empresa era su personal y tecnología de desarrollo. Sin embargo, ese activo no era visible en los documentos.
La certificación basada en la tecnología finalmente debe demostrar que esta empresa está realizando investigación y desarrollo. Y para demostrarlo, la investigación y el desarrollo deben quedar registrados en los documentos, mostrando dónde y quién los está llevando a cabo.
Un punto más surgió del diagnóstico: los gastos de investigación y desarrollo no se estaban gestionando por separado. Los salarios de los desarrolladores y los gastos de compra de equipos se estaban contabilizando todos como gastos generales. En realidad, una parte importante de los gastos de la empresa se destinaba a investigación y desarrollo, pero este hecho no era visible en los libros contables.
El representante habló con el contador público esa semana y decidió dividir las cuentas a partir del mes siguiente.
No se modificaron los registros anteriores. Los números retroactivos son difíciles de explicar más tarde. En cambio, en esta certificación, excluiremos este punto del centro de la documentación y comenzaremos a acumular los materiales para la próxima certificación.
## Reordené los pasos
Reorganicé los pasos teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico. Fueron cuatro etapas.
Primero, verificación de PYME. Es la verificación más básica. A menudo se requiere este certificado al solicitar otras certificaciones y también se utiliza con frecuencia en licitaciones públicas. Se puede completar más rápido porque los requisitos son objetivos.
Segundo, establecimiento de un departamento especializado en I+D. Es un mecanismo para demostrar las actividades de investigación y desarrollo de la empresa por escrito. Esto es necesario para la evidencia de la siguiente etapa.
Tercero, verificación de empresa de nueva creación (startup). No está sujeto a los requisitos de antigüedad y también estaba en la lista de elementos a sumar. Una vez que se dispone de un departamento especializado en I+D, se amplían las opciones de tipo que se pueden solicitar.
Cuarto, InnoBiz. Se solicita en el momento en que se cumplen los requisitos de antigüedad. Hasta ese momento, los logros de I+D acumulados sirven como evidencia.
El representante sonrió por un momento al saber que el cuarto era el objetivo original. Al final, se hace de todos modos, solo que el orden es diferente.
Sí. La certificación suele ser una cuestión de organizar el orden para que lo anterior sirva de prueba de lo posterior, no de recibir lo que se desea de una sola vez.
Incluso el primer paso, la verificación de la PYME, no fue algo que se pudiera pasar por alto. La elegibilidad de una PYME no solo se basa en criterios de tamaño como las ventas o los activos, sino que también considera las relaciones de participación con otras empresas. Si existen empresas relacionadas, sus tamaños pueden sumarse.
Le pregunté al representante. Si poseía acciones de otra empresa o si otra empresa poseía acciones de esta empresa. El representante pensó por un momento y dijo que había invertido una pequeña cantidad en la empresa de un conocido al principio de su creación.
Al verificar la proporción de participación, no era un nivel que afectara la determinación de la empresa relacionada. Sin embargo, si se solicitara sin conocer este hecho y luego se solicitara una verificación, tendríamos que buscar documentos urgentes en ese momento. Guardamos una copia del contrato de inversión en el archivador de documentos por adelantado.
Incluso en la verificación que parece la más simple, siempre hay una pregunta oculta.
## Las razones detrás de la construcción de tabiques
Para tener un departamento de investigación y desarrollo dedicado, hay ciertas condiciones. Los puntos clave son dos: debe haber personal dedicado a la investigación y el desarrollo, y ese personal debe tener un espacio de trabajo separado de otros departamentos.
El personal lo teníamos. Cuatro desarrolladores. El problema era el espacio. Siete personas trabajaban en un solo espacio sin tabiques. Había escritorios de los desarrolladores al lado del escritorio del representante, y al lado de ellos, escritorios de los encargados de ventas.
Así que hicimos la construcción. Levantamos tabiques en un lado de la oficina y trasladamos los escritorios de los cuatro desarrolladores a ese espacio. No fue una construcción elaborada. Tardó dos días y el costo no fue alto. Primero informamos la construcción a la oficina de administración del parque industrial.
La reacción de los empleados fue mixta. Los desarrolladores dijeron que les gustó que estuviera más tranquilo, y el encargado de ventas se quejó de que ahora tenía que tocar a la puerta para preguntar algo a los desarrolladores.
Luego estaban los documentos. Rediseñamos el organigrama y creamos un documento que describe la asignación de tareas del personal dedicado a la investigación y el desarrollo. Cada uno de los cuatro escribió medio folio sobre lo que investigaba cada uno y cómo esa investigación se relaciona con qué producto de la empresa.
Este documento se convirtió en la base de todas las pruebas posteriores.
## Discrepancia entre el historial de los cuatro seguros y la división de tareas
Mientras preparaba los documentos, surgió una discrepancia.
Uno de los cuatro desarrolladores estaba registrado en el historial de los cuatro seguros con una función diferente. Era una persona que fue contratada inicialmente para soporte de ventas y luego trasladada a desarrollo.
Este tipo de discrepancia genera preguntas en la revisión. Si se indica que es personal dedicado a investigación y desarrollo, pero otros registros señalan una función diferente, se pregunta qué se debe creer.
Por lo tanto, establecimos un orden. Primero, recopilamos los materiales para verificar el momento real en que el empleado cambió de función. Como registros de asignación de proyectos en el mensajero interno y el historial de trabajo en el repositorio de código. Luego, guiamos a la empresa para que corrigiera los registros necesarios y los notificara a la agencia correspondiente.
Lo que hicimos fue identificar la discrepancia y organizar qué se debe alinear y en qué orden. Diseñar evidencia es, en última instancia, hacer que diferentes documentos cuenten la misma historia.
## Confirmación de Empresa de Capital de Riesgo — Criterios para Elegir el Tipo
Después de tener un departamento dedicado a la investigación y desarrollo, nos preparamos para la confirmación de empresa de capital de riesgo.
Hay varios tipos de confirmación de empresa de capital de riesgo. Hay un tipo basado en el historial de inversión recibida, un tipo basado en la inversión en investigación y desarrollo, y un tipo que evalúa la tecnología y el potencial de crecimiento. Aquí fue donde el representante se detuvo en su segundo intento.
El criterio para elegir el tipo era simple: ¿qué podía mejor mostrar esta empresa?
Nunca habíamos recibido inversión externa. La inversión en investigación y desarrollo, aunque la mayor parte de los salarios se destinaba a la investigación y desarrollo, era difícil de mostrar en cifras porque no se había gestionado como gastos de investigación y desarrollo hasta ahora. Lo que quedaba era el tipo que evalúa la tecnología y el potencial de crecimiento.
Por lo tanto, elegimos ese tipo. Y establecimos tres puntos centrales para la documentación: manual técnico del producto propio, contenido de la solicitud de patente y documentos intercambiados con las instituciones que propusieron un uso piloto.
El tercero fue importante. Aunque aún no había ingresos, había interés externo en el producto. Si ese interés quedaba registrado en documentos, serviría como base para el potencial de crecimiento. Tardamos un día en buscar los documentos relacionados en la bandeja de entrada del representante.
No se utilizaron los documentos tal cual. Esto se debe a que cada documento tenía una naturaleza diferente. Una agencia expresó su intención de probar el sistema mediante una comunicación oficial, otra mostró interés a través del correo electrónico personal de un responsable y otra simplemente mencionó el nombre del producto en una línea de acta.
Si se les diera el mismo peso a estos tres, sería una exageración. Por lo tanto, se registró la naturaleza de cada documento tal cual. La comunicación oficial se registró como tal, el correo electrónico como opinión del responsable y la acta como mención del hecho. No se escribió una indicación de intención sin obligatoriedad como si fuera un contrato.
El representante inicialmente lamentó este punto. Preguntó si se podía escribir de forma más amplia. Le expliqué que la persona que revisa puede verificar el documento original. Una frase escrita de forma más amplia que el documento original se encoge en el momento en que se lee el original. Una frase escrita tal cual el documento original está respaldada por el documento original.
## El plan de negocios: breve, con justificación numérica
El plan de negocios fue lo que más tiempo llevó. El borrador inicial del director tenía veinte páginas. Visión de la empresa, tamaño del mercado, análisis de la competencia, plan de ingresos para los próximos cinco años.
Yo sugerí reducirlo a la mitad. Lo que el evaluador quiere saber no es la visión, sino la justificación. ¿Qué es esta tecnología, quién la está creando, quién ha mostrado interés? Y ¿qué documentos demuestran cada uno de esos aspectos?
Así que añadí un número de referencia a cada frase del plan de negocios. Junto a la descripción de la tecnología, el número de solicitud de patente; junto a la descripción del personal, el número del documento de asignación de tareas; junto a la respuesta del mercado, el número del documento de la agencia. Eliminé las frases sin fundamento.
También eliminé el plan de ingresos para cinco años. Los números sin fundamento, una vez que se cuestionan, sacuden el resto. En cambio, escribí los objetivos específicos para el próximo año y a qué convocatoria pública están vinculados.
La versión final tenía nueve páginas. El director se sintió inquieto al ver el volumen reducido. ¿Puede ser tan corto? Le dije que es corto porque se lee fácilmente.
Antes de la presentación, preparamos una cosa más: las preguntas anticipadas que el director tendría que responder directamente.
Seleccioné cinco. ¿Qué diferencia esta tecnología de los productos existentes? ¿Qué ocurre si el personal de desarrollo pierde a un miembro clave? Las ventas aún dependen del subcontrato, ¿cuándo esperamos las ventas de productos propios? ¿Qué función del producto está vinculada al contenido de la solicitud de patente? ¿Cuál fue la respuesta específica de las agencias piloto?
El director escribió las respuestas él mismo. Añadí el número de referencia correspondiente a cada respuesta. Para que la respuesta verbal no contradiga los documentos.
Mientras escribía la respuesta a la cuarta pregunta, el director se detuvo. Dijo que era difícil explicar la conexión entre el contenido de la solicitud de patente y la función del producto en una sola frase. Decidimos complementar esa parte con un diagrama en el manual de la tecnología. Más tarde, recibimos una solicitud de complemento durante la evaluación. Gracias a que habíamos abordado el tema de antemano, el documento de complemento salió en un día.
## Un Incidente con Quinientos Tarjetines
Hubo un pequeño incidente en este asunto.
El día que salió el Certificado de Empresa de Riesgo, el representante me envió una foto. Y tres días después, llegó otra foto. Eran nuevos tarjetines. El tarjetín tenía el símbolo de empresa de riesgo en la parte posterior.
Sin embargo, ese símbolo era una imagen que se encontró en Internet. Les dije que verificaran cómo usarlo, ya que a menudo hay instrucciones establecidas para las marcas de autenticación.
El representante me llamó después de verificarlo. Dijo que tendría que volver a imprimir quinientos. Había risa en su voz.
Esos quinientos tarjetines están ahora en el estante del armario de la oficina. El representante dejó un paquete, diciendo que era bueno para tomar notas.
## Resultados
El período total fue de aproximadamente tres meses. Dos semanas para la verificación de PYME, un mes para la preparación del departamento de I+D y la construcción de tabiques, y un mes y medio para la preparación y revisión de la verificación de empresa de capital de riesgo. Durante la revisión, hubo una solicitud de información adicional. Querían que explicara un poco más la conexión entre el contenido de la solicitud de patente y la función del producto. Adjunté una página adicional al manual técnico.
Obtuvimos la verificación de empresa de capital de riesgo. Aplicamos a uno de los dos anuncios del próximo trimestre, reflejando un puntaje adicional. No mencionaré los resultados aquí. La licitación no se decide solo con un puntaje adicional, sino que depende de la evaluación de cada agencia.
Sin embargo, hay algo que vale la pena mencionar. El organigrama y la división de tareas creados esta vez, así como los registros relacionados con la I+D, servirán como base de evidencia cuando solicitemos InnoBiz en el futuro. El representante ha marcado en el calendario la fecha en la que se cumplirá el requisito de antigüedad. Y creó un formulario para registrar las actividades de I+D para que los desarrolladores lo completen todos los viernes.
La certificación tiene una fecha de caducidad y debe ser renovada antes de que expire. El período de mantenimiento es más largo que el de la obtención. Por lo tanto, los registros posteriores a la certificación son tan importantes como la preparación previa a la certificación.
Lo que parecía el formulario de verificación más simple, terminó siendo una cuestión de cambiar la forma de la empresa. Una partición, un organigrama, una distribución de tareas. Cosas que no existían antes.
El director dijo algo en la última llamada. Dijo que, al prepararse para la certificación, fue la primera vez que escribieron por escrito qué hace la empresa.
Los documentos administrativos a menudo hacen que los procesos que ya se están llevando a cabo se vuelvan visibles por primera vez.
## Algunos Consejos para Dejar en Cuenta
Si está preparando la certificación de su empresa, le recomendamos seguir este orden.
① El objetivo no es el nombre de la certificación, sino los puntos adicionales o los requisitos de solicitud. Si lee atentamente los puntos adicionales del anuncio, a menudo encontrará otras certificaciones que puede recibir actualmente y que están en la lista.
② La evaluación previa es más importante que la pantalla de solicitud. Extienda los estados financieros, el registro de personal y el historial de los cuatro seguros, los derechos de propiedad intelectual y la estructura de ventas, y primero verifique lo que su empresa puede mostrar.
③ Verifique primero los requisitos de antigüedad. Los requisitos de antigüedad varían según la certificación. Si aún no cumple con los requisitos, es mejor comenzar con la verificación o certificación de la etapa anterior.
④ Haga que los diferentes documentos cuenten la misma historia. Si el organigrama, la asignación de tareas y los registros de los cuatro seguros no coinciden, volverá a la revisión con preguntas.
⑤ Diseñe el registro posterior a la certificación. Tiene una fecha de vencimiento y la evidencia para la siguiente certificación comienza a acumularse ahora.
Los requisitos y procedimientos de la verificación y certificación empresarial varían según el sistema y pueden depender del juicio de la agencia de revisión y de las pautas en el momento de la solicitud. Los requisitos pueden variar según el caso, por lo que es necesario verificar individualmente con la agencia correspondiente.
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Es una oficina de agente administrativo ubicada en Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Se ocupa de la revisión administrativa, los permisos/registros, la entrada y salida de extranjeros (visados y estancia) y la gestión administrativa periódica. La certificación empresarial a menudo está determinada por el orden de la evidencia más que por la solicitud, y nuestra oficina se encarga de diseñar ese orden junto con usted. Si tiene una situación similar, no dude en contactarnos.
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Si tiene alguna pregunta sobre una situación similar, no dude en contactarnos.
※ Para facilitar la comprensión, este es un caso hipotético reconstruido. #Certificación de Empresas de Capital Riesgo #InnoBiz #MainBiz #Certificación Empresarial #Certificación de Pequeñas y Medianas Empresas #Departamento de Investigación y Desarrollo #Puntos Adicionales para Licitaciones Públicas #Agente Administrativo #Agente Administrativo de Incheon #Agente Administrativo de Songdo