Hola, soy un agente administrativo que trabaja en Songdo, en Yeonsu-gu (Incheon). Hoy quiero contarles, vecinos, una anécdota con la que me encontré en mi trabajo. 🙂
Faltaban tres semanas para Chuseok. Dicen que, para los dueños de las tiendas de banchan (guarniciones coreanas), las dos semanas previas a Chuseok pesan más que cualquier otro periodo del año. Jeon, namul, galbijjim, japchae. Es la época en que las familias a las que les cuesta preparar toda la comida festiva en casa hacen sus pedidos por adelantado.
Ella también tenía previsto abrir su tienda justo para esas dos semanas. La reforma estaba casi terminada, la vitrina refrigerada ya había llegado y hasta tenía listo el boceto de los folletos. Solo quedaba una cosa: presentar en la oficina del distrito la declaración de actividad. Me dijo que también tenía todos los documentos preparados.
Pero la declaración se detuvo en la fase de presentación. No fue por los documentos. Fue por la cocina de la parte trasera de la tienda, donde pensaba freír el jeon.
## Doce años en comedores colectivos y la primera tienda
La dueña era una mujer de poco más de treinta años. Había trabajado doce años en el comedor de una universidad y en la cocina de un hospital de cuidados prolongados. Estaba acostumbrada a cocinar en grandes cantidades y, sobre todo, era muy rápida con las manos. Cuentan que sus compañeros de la cocina del hospital le dijeron más de una vez, refiriéndose a su namul: "Esto hay que venderlo".
La tienda estaba en la planta baja de un viejo edificio comercial de Yeonsu-gu, en Incheon. Entre dos complejos de apartamentos, en el camino hacia una escuela primaria. El inquilino anterior había tenido un local de comida rápida coreana (bunsik) y se había marchado, y en la parte trasera del local había un espacio de cocina que se usaba desde la época del bunsik. Ese amplio espacio de cocina fue la razón principal por la que eligió ese local. Para hacer jeon y frituras en grandes cantidades hace falta sitio de sobra para los fogones y las mesas de trabajo.
Reunió el capital para abrir el negocio con su indemnización por fin de servicio y un préstamo para la creación de pequeños negocios. Sumando la fianza, el traspaso y la reforma, sus ahorros quedaron casi a cero. El periodo de carencia del préstamo era de seis meses. Para que su plan de devolución cuadrara, la tienda tenía que asentarse en ese plazo. El coste del cuidado extraescolar de su hija, alumna de primaria, también entraba en ese plan. La temporada alta de Chuseok era, por así decirlo, el primer paso de ese plan de seis meses.
También tenía sus motivos para elegir una tienda de banchan en lugar de un restaurante. En un restaurante los clientes se concentran a la hora de comer y de cenar, y hace falta alguien aparte para atender la sala. Eso no encajaba con una dueña que tenía que llevar y recoger a su hija del colegio. En una tienda de banchan se cocina de madrugada y por la mañana, y por la tarde el trabajo se centra en la venta y en atender pedidos. Su horario diario encajaba muy bien con la costumbre de cocinar de madrugada que había adquirido en la cocina del hospital. Y como no había mesas, también podía ahorrar en la reforma.
## ¿Si el negocio anterior pudo, yo también podré?
Lo primero que pensó la dueña fue esto: el inquilino anterior tenía un local de bunsik, así que en este local se puede vender comida. La declaración de actividad será un trámite puramente formal.
Esta idea es mitad acertada y mitad equivocada. 😅
Un local de bunsik suele declararse como establecimiento de comida ligera o como restaurante general. Una tienda de banchan, en cambio, suele declararse como negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata, porque es comida que se prepara en el propio local y se vende allí mismo. Ambos son actividades reguladas por la Ley de Higiene Alimentaria, pero son tipos de negocio distintos y exigen requisitos de instalaciones distintos. Continuar con la declaración del negocio anterior tal cual solo es posible cuando se trata del mismo tipo de negocio; si el tipo cambia, hay que presentar una nueva declaración.
Incluso con el mismo tipo de negocio hay que tener cuidado. Si al traspasar el local se asume la condición del titular anterior, hay que presentar una declaración de sucesión dentro del plazo establecido, y si el titular anterior tenía alguna sanción administrativa, sus efectos pueden pasar también al nuevo. Por eso se suele recomendar que, al pagar un traspaso, se revise el historial de sanciones del negocio anterior. En el caso de esta dueña, como era otro tipo de negocio y se trataba de una declaración nueva, la sucesión no era un problema, pero el problema surgió en otra parte.
El artículo 37 de la Ley de Higiene Alimentaria establece que quien quiera ejercer una actividad relacionada con los alimentos debe obtener una licencia o presentar una declaración o un registro, según el tipo de negocio. El negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata está sujeto a declaración, y normalmente la competencia corresponde al departamento de higiene de la ciudad, condado o distrito. Dicho de forma sencilla, la estructura es: se cuenta con las instalaciones establecidas para cada tipo de negocio, se presentan los documentos establecidos, el funcionario responsable lo comprueba y luego se expide el certificado de declaración.
La dueña sabía que el tipo de negocio era distinto. Buscó en internet la lista de documentos para la declaración del negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata y los fue reuniendo uno a uno. Hizo con antelación la formación en higiene en línea y obtuvo en el centro de salud el certificado de resultados del examen médico, lo que se suele llamar "certificado sanitario". La copia del contrato de arrendamiento, el plano esquemático de las instalaciones... La lista estaba completa.
Había una cosa que no estaba en la lista: el registro de edificaciones.
## Por qué se detuvo en la ventanilla
Cuando la dueña fue con los documentos al departamento de higiene de la oficina del distrito, el funcionario los hojeó y consultó los datos del edificio. Y señaló dos cosas.
Primero, que en el registro de edificaciones este edificio figuraba como edificación en infracción. Segundo, que la superficie de la cocina que aparecía en el plano esquemático presentado por la dueña era mayor que la superficie de ese local según el registro de edificaciones.
La explicación del funcionario fue sencilla: en la parte marcada como edificación en infracción es difícil admitir una declaración de actividad. Primero compruebe el problema del edificio y vuelva.
Al principio la dueña no entendía de qué le hablaban. Preguntó: "¡Pero si aquí estuvo un local de bunsik durante años!", y el funcionario respondió que habría que comprobar por separado cuándo y en qué condiciones se había declarado aquel negocio anterior. Era una respuesta conforme a las normas. No era incorrecta, pero allí mismo la dueña no pudo saber qué tenía que hacer a continuación.
Esa noche la dueña llamó al propietario del edificio. El propietario le dijo que la parte de la cocina la había construido por su cuenta el inquilino anterior hacía mucho tiempo y que él tampoco sabía bien los detalles. La dueña pasó dos días buscando en internet hasta que, por recomendación de una vecina que tiene un salón de uñas en el mismo edificio comercial, se puso en contacto con nuestra oficina.
## Lo que nos dijo una hoja del registro de edificaciones
Al fijar la fecha de la consulta, le pedí que primero me enviara el registro de edificaciones, el contrato de arrendamiento, el plano esquemático de las instalaciones y fotos del interior del local. La dueña me envió los archivos esa misma noche, y cuando vino a la oficina la mañana del día acordado, yo ya había leído el registro de edificaciones varias veces.
En el registro, el uso de este local figuraba como instalación de servicios de proximidad de segunda clase. El uso en sí no suponía ningún problema para un negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata. El problema era la indicación en la parte superior derecha de la primera hoja del registro y una línea en la casilla de modificaciones. Era la constancia de que, hacía unos años, la oficina del distrito había detectado como edificación en infracción una ampliación sin autorización en la parte trasera de la planta baja de este edificio, y de que se había dictado una orden de corrección que todavía no se había resuelto.
Al superponer las fotos del interior y el plano, la situación quedó clara. Originalmente este local constaba de un espacio de venta en la parte delantera y una pequeña cocina en la parte trasera. Pero alguien había levantado una pared hacia el patio de detrás del edificio y le había puesto techo para ampliar la cocina, y esa parte era un espacio que no figuraba en la superficie del registro. Casi la mitad de esa amplia cocina, que había sido el motivo por el que la dueña eligió el local, era un espacio que en los papeles no existía.
Aquí hay una sentencia importante. El Tribunal Supremo resolvió en una ocasión que, aunque se cumplan todos los demás requisitos de la declaración de un restaurante, si el edificio del local no cuenta con la autorización exigida por la Ley de Edificación, no se puede presentar una declaración válida (Tribunal Supremo, sentencia 2008Do6829). Si se ejerce la actividad sin que la declaración haya quedado constituida, se trata de un negocio sin declarar, y eso no se castiga con una multa administrativa, sino que es objeto de sanción penal. 🚨
En este punto hay algo que confunde a menudo a los vecinos: el "uso" del registro de edificaciones y la "indicación de edificación en infracción" son cosas distintas. El uso indica qué tipo de negocio se puede ejercer en ese espacio. Para una tienda de banchan, normalmente basta con que sea una instalación de servicios de proximidad. La indicación de edificación en infracción significa que una parte del edificio se construyó o se modificó sin licencia ni declaración. Aunque el uso sea el adecuado, si hay una indicación de infracción, en el momento en que esa parte afecta al local la historia cambia. La lista de comprobación que la dueña encontró en internet solo incluía "comprobar el uso", y no "comprobar la indicación de infracción".
Cualquiera puede obtener gratis el registro de edificaciones en Government24 (Gobierno24). En la parte superior de la primera hoja se indica si se trata de una edificación en infracción, y en la casilla de modificaciones de las hojas posteriores quedan registradas las detecciones y correcciones. Si se necesitan los planos, se pueden consultar en el departamento de edificación de la oficina del distrito con el consentimiento del propietario. Cinco minutos antes del contrato y, si hace falta, un día. Con eso bastaba para comprobarlo.
Así que, cuando el funcionario detuvo la presentación, no estaba poniendo pegas: más bien evitó que la dueña cayera en un problema mayor. Cuando le conté esto, se quedó un buen rato sin decir nada. Y luego preguntó: ¿Y el local de bunsik de antes?
## ¿Cómo pudo funcionar el negocio anterior?
Es lógico preguntárselo. Al comprobarlo, la secuencia fue esta.
El local de bunsik presentó su primera declaración de actividad antes de que se detectara la ampliación sin autorización. En el plano esquemático de entonces solo figuraba la superficie de la cocina original. La ampliación se hizo después y se detectó unos años más tarde. Tras la detección, el bunsik siguió funcionando hasta que ahora cerró. Si parecía que el negocio anterior había funcionado sin problemas, era porque su declaración de actividad se basaba en el estado anterior a la ampliación.
Para la dueña, que presentaba una declaración nueva, la situación era distinta. Una declaración nueva se examina según el estado actual del edificio. Y el edificio, ahora, tenía la indicación de edificación en infracción.
Para confirmarlo hicieron falta la fecha de la declaración de cierre del bunsik, el historial de modificaciones del registro de edificaciones y el expediente de la detección que constaba en el departamento de edificación de la oficina del distrito. Para el expediente de la detección consultamos al departamento de edificación con el consentimiento del propietario. Al principio el propietario se mostró incómodo, pero cuando le explicamos que, si no se resolvía este problema, en adelante a ningún inquilino le resultaría fácil abrir un negocio de comida en este local, decidió colaborar.
## Tres caminos
En la consulta anoté las opciones divididas en tres. ✍️
Primero, el camino de resolver antes el problema del edificio. Consistía en pedir a un arquitecto que estudiara si se podía legalizar la ampliación sin autorización. Si era posible, sería lo más limpio, pero el proyecto y los trámites de licencia llevarían varios meses y el coste habría que repartirlo con el propietario. Ya no solo Chuseok: ni siquiera era seguro que se terminara dentro del periodo de carencia del préstamo.
Segundo, el camino de renunciar al local. Consistía en rescindir el contrato de arrendamiento y buscar otro sitio. Teniendo en cuenta el traspaso y la reforma, era una opción que la dueña no podía asumir.
Tercero, el camino de reducir el local al espacio legal. Consistía en excluir del local la parte ampliada sin autorización y cumplir los requisitos de instalaciones del negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata solo dentro de la superficie del registro. A cambio de una cocina más pequeña, se podía separar el problema del edificio de la declaración de actividad.
No descartamos de inmediato el primer camino. Con el consentimiento del propietario, enviamos los planos y las fotos a un arquitecto conocido suyo y le pedimos una opinión rápida. La respuesta del arquitecto fue esta: la parte ampliada está demasiado cerca del límite de la parcela por el lado del patio y el coeficiente de ocupación del edificio en su conjunto casi no tiene margen, así que legalizarla no es fácil. Aunque fuera posible, entre la revisión estructural, el proyecto y la licencia harían falta como mínimo varios meses. En la práctica, era un camino con el que no se podía contar para este Chuseok ni dentro del periodo de carencia de la dueña.
También hicimos números del segundo camino. Si se rescinde el contrato se puede recuperar la fianza, pero el traspaso y la reforma casi no se recuperan. Y mientras se busca un nuevo local y se vuelve a reformar, el periodo de carencia del préstamo sigue corriendo. La dueña estuvo un buen rato mirando esta tabla de cálculos y negó con la cabeza.
El tercer camino era el realista. Pero tenía dos condiciones. Una, que incluso en el espacio reducido había que cumplir los requisitos de instalaciones. El negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata debe separar la zona de cocina de la de venta y contar con lavamanos e instalaciones de refrigeración y congelación, entre otras cosas. Dos, que la parte ampliada sin autorización tenía que quedar físicamente separada del local. Si solo se excluía en los papeles y en realidad se seguía friendo el jeon allí, no tendría ningún sentido.
## El problema de mover dos fogones
A partir de aquí se trataba de rediseñar el recorrido de trabajo de la dueña en la cocina. En esta parte, la experta era ella. Al fin y al cabo, llevaba doce años cocinando en grandes cantidades.
La cocina original, dentro de la superficie del registro, era más grande de lo que se pensaba. El problema era que, de los seis fogones que había previsto la dueña, cuatro estaban en el espacio ampliado. La dueña estuvo un buen rato mirando el plano y luego dijo: el jeon en grandes cantidades solo se fríe en las dos semanas previas a Chuseok, y normalmente basta con tres fogones. A cambio, el volumen de Chuseok se puede repartir entre la noche anterior y la madrugada.
Así redujimos los fogones a tres, cambiamos la posición de las mesas de trabajo y trasladamos el lavamanos a la entrada de la cocina. La empresa de reformas trabajó dos días. Se quitó la puerta que daba al espacio ampliado y se cerró con una pared. Se acordó que, por el momento, el propietario usaría ese espacio como almacén.
En plena obra surgió otro obstáculo. El conducto de extracción de la campana de la cocina pasaba por el techo del espacio ampliado para salir al exterior. Si se excluía del local el espacio ampliado y se cerraba con una pared, pero el conducto seguía pasando por ese espacio, parte de las instalaciones del local seguiría apoyándose en la parte en infracción. Era algo que el funcionario podía perfectamente señalar al inspeccionar el local. Lo hablamos con la empresa de reformas y cambiamos el conducto para que saliera directamente al exterior por la pared de la cocina original. La obra se alargó un día, pero era mejor que tener que ir y venir una vez más por un requerimiento de subsanación.
La dueña también hizo una prueba real friendo jeon en la cocina reducida. Cuántas tandas se podían freír en una hora con tres fogones, dónde dejar el jeon enfriándose y dónde empaquetarlo. Aquí brilló el cálculo de recorridos que había interiorizado en la cocina del hospital. Lo administrativo consistía en reducir el espacio para que se ajustara a los papeles; hacer que el negocio funcionara en ese espacio más estrecho era cosa de la dueña.
En este proceso comprobamos una cosa más: si, por la superficie y la estructura del local, se trataba de un establecimiento de uso multitudinario. Si lo fuera, haría falta el certificado de instalaciones de seguridad completas del cuerpo de bomberos, y esa inspección in situ es el mayor cuello de botella del calendario. Este local tenía una estructura de solo venta para llevar, sin mesas, y tras consultar al parque de bomberos competente nos respondieron que no estaba sujeto a ese requisito. Superamos un obstáculo. 🙏
## Volver a dibujar el plano de las instalaciones
Al terminar la obra, dibujamos de nuevo el plano esquemático de las instalaciones. Esta vez lo hicimos sin desviarnos ni un milímetro de la superficie del registro de edificaciones. Marcamos la cocina, el espacio de venta, el lavamanos, la ubicación del frigorífico y del congelador, e incluso el lugar donde se guarda la basura.
Y junto con la declaración adjuntamos una hoja explicativa: que el local de esta unidad se había configurado solo dentro de la superficie del registro de edificaciones, que la parte ampliada sin autorización se había excluido del local y separado con una pared, y fotos del antes y el después de la separación. Era un documento que respondía de antemano justo a la pregunta por la que el funcionario se había detenido la primera vez. Si se incluye la respuesta antes de que surja la pregunta, se ahorra un ir y venir.
El certificado de formación en higiene y el certificado sanitario ya los tenía. Como estos dos documentos son necesarios para la declaración de actividad, haberlos preparado con antelación fue de gran ayuda. No solo la dueña: su prima, que iba a ayudarla a cocinar, también necesitaba el certificado sanitario, y como los resultados del centro de salud tardaban unos días en salir, lo anotamos aparte en el calendario.
La fecha de la nueva presentación también la calculamos hacia atrás. Para abrir dos semanas antes de Chuseok, el certificado de declaración tenía que salir antes, y después de la declaración puede haber una comprobación in situ del funcionario. Fin de obra, resultado del certificado sanitario de la prima, nueva presentación, comprobación in situ. Al anotar esas cuatro fechas hacia atrás en el calendario, vimos que la nueva presentación tenía que hacerse, como muy tarde, el día siguiente al final de la obra. Le recomendé dejar el reparto de folletos y la recepción de pedidos anticipados para después de que saliera el certificado de declaración. Si se empiezan a aceptar pedidos antes de que termine la declaración, eso mismo puede causar problemas.
## El día que salió el certificado, y el lío de las tarjetas
La declaración que volvimos a presentar se tramitó después de que el funcionario comprobara el local. Cuentan que dio unos golpecitos en la pared de la cocina, comprobó el hueco de la puerta tapiada y abrió el agua caliente del lavamanos. El certificado de declaración salió diez días antes de Chuseok.
El día que salió el certificado hubo un pequeño lío. 😂 Llegaron las quinientas tarjetas de visita de la tienda que la dueña, entusiasmada, había encargado por adelantado, y los últimos dígitos del teléfono que aparecía junto al nombre de la tienda no eran los de la dueña, sino los del dueño de la imprenta. Al preparar el boceto, el de la imprenta había puesto su propio número de forma provisional y lo había impreso así tal cual. El dueño de la imprenta se disculpó y al día siguiente le imprimió tarjetas nuevas gratis, y las tarjetas equivocadas se quedaron como papel de notas de la tienda. Dicen que en ese papel la dueña apuntó su primer pedido.
Durante las dos semanas previas a Chuseok, la tienda se llenó de pedidos anticipados. El plan de repartir la fritura entre la noche anterior y la madrugada se cumplió tal cual. Con solo tres fogones fue agotador, pero cuentan que todo el volumen preparado se vendió.
Incluso después de que saliera el certificado de declaración, quedaban algunas cosas por hacer. Primero había que darse de alta como empresa en la oficina tributaria, y eso lo hizo la propia dueña después de recibir el certificado. También revisamos las indicaciones que había que poner en los banchan envasados. Aunque sea comida elaborada en un negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata, cuando se vende envasada a veces hay que cumplir normas de etiquetado como el nombre del producto, la fecha de elaboración y la fecha límite de consumo. También revisamos juntos el texto de los folletos. Expresiones como "sin aditivos" o "100 % nacional" pueden causar problemas si no tienen fundamento, así que decidimos dejar solo lo que la dueña pudiera comprobar realmente.
## Tareas pendientes y lo que queda
También quedan tareas pendientes. La parte ampliada sin autorización sigue siendo una tarea pendiente del propietario. El propietario decidió estudiar con el arquitecto si restituirla a su estado original o si hay alguna forma de legalizarla. Según el resultado, más adelante la dueña podría presentar una declaración de modificación para ampliar la superficie del local. Al final del calendario también le anoté que, si cambian los datos declarados de la actividad, hay que presentar una declaración de modificación dentro del plazo establecido.
Mirando atrás, la raíz de todo esto era sencilla. Si antes de firmar el contrato hubiera sacado una vez el registro de edificaciones, la indicación de edificación en infracción habría aparecido en la primera hoja. Era una hoja que se podía comprobar en cinco minutos. De haberlo hecho, tanto la negociación del traspaso como el diseño de la reforma se habrían podido ajustar desde el principio a la superficie del registro.
Eso no quiere decir que la dueña fuera descuidada. El hecho de que el negocio anterior hubiera vendido comida durante años lo interpretaría cualquiera como una señal de que el local no tenía problemas. Simplemente, los papeles contaban una historia distinta de esa señal.
Más o menos un mes después de Chuseok, la dueña me envió una foto. Era una foto de su hija, la alumna de primaria, delante de la tienda. Me contó que después de clase pasa por la tienda a hacer los deberes. Y que el plan de devolución del préstamo vuelve a ir según lo previsto. 🌿
## Lista de comprobación antes de abrir una tienda de banchan
No solo en Yeonsu-gu (Incheon): si están preparando una tienda de banchan o un pequeño negocio de comida en cualquier lugar, compruebe primero lo siguiente.
① Antes del contrato, saque primero el registro de edificaciones. Compruebe si el uso corresponde al tipo de negocio, si hay una indicación de edificación en infracción y si la superficie del registro coincide con el espacio real.
② No se confíe porque el negocio anterior vendiera comida. Si el tipo de negocio es distinto hay que presentar una nueva declaración, y la nueva declaración se examina según el estado actual del edificio.
③ Defina primero con precisión el tipo de negocio. Una tienda de banchan que elabora y vende sus propios productos suele ser un negocio de elaboración y procesamiento para venta inmediata. Cada tipo de negocio tiene requisitos de instalaciones distintos.
④ Prepare con antelación la formación en higiene y el certificado sanitario. Puede que también se necesite el certificado sanitario de los familiares o empleados que cocinen con usted. Los resultados tardan unos días.
⑤ Compruebe si se trata de un establecimiento de uso multitudinario. Si lo es, se necesita el certificado de instalaciones de seguridad completas contra incendios, y es la fase en la que más se retrasa el calendario por la inspección in situ.
Los requisitos de la declaración de actividad y de las instalaciones varían según el tipo de negocio, la zona y el estado del edificio, por lo que es necesario confirmarlos con el organismo competente.
Este texto se ha reconstruido a partir de casos reales de consulta; las personas, nombres comerciales, lugares y cifras que aparecen no guardan relación con ninguna persona ni caso concreto.
Somos una oficina de agente administrativo situada en Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Nos ocupamos de recursos administrativos, gestión de licencias y declaraciones en nombre del cliente, extranjería e inmigración (visados y estancia) y gestión administrativa periódica. Con quienes preparan en Yeonsu-gu (Incheon) la declaración de un negocio alimentario, como un restaurante o una tienda de banchan, organizamos juntos el orden de los pasos, desde la comprobación del registro de edificaciones hasta los documentos de la declaración y la respuesta a los requerimientos de subsanación.
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