Resumen en 3 líneas > - El registro de organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro no es una autorización, sino un registro, pero debe demostrar con documentos los requisitos del artículo 2 de la "Ley de Apoyo a Organizaciones No Gubernamentales sin Fines de Lucro". Lo esencial son 100 miembros permanentes o más y resultados de actividades de interés público durante el último año. > - El número de miembros de un café en línea es una justificación débil para los miembros permanentes. Debe coincidir con el formulario de solicitud de membresía, el registro de miembros y el registro de participación en actividades. > - El orden es revisión de los estatutos → reescritura del registro de miembros → resumen de los resultados de las actividades → plan de negocios y presupuesto → solicitud a la oficina de registro correspondiente. Si pretende participar en un concurso de proyectos, debe tener el certificado de registro antes del anuncio.
Índice 1. Registro de organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro: Demostrar es más difícil que contar números 2. 1,400 miembros de un café y 100 miembros permanentes 3. Más de un año de resultados de actividades de interés público: convertir un álbum de fotos en un registro 4. Dos puntos en los estatutos: fotos de elecciones e ingresos por recuerdos 5. La oficina de registro no era la alcaldía 6. Documentos y recepción de la solicitud de registro de organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro 7. Después de obtener el certificado de registro: mantenimiento y lista de verificación
## 1. Registro de organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro: Demostrar es más difícil que contar números
Soy un agente administrativo que trabaja en Songdo, Incheon. Comparto una anécdota que experimenté mientras trabajaba.
En los documentos administrativos, es mucho más difícil demostrar que contar números. El registro de organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro es exactamente eso.
El artículo 2 de la "Ley de Apoyo a Organizaciones No Gubernamentales sin Fines de Lucro" establece seis requisitos para las organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro: que los beneficiarios directos del proyecto sean un número indeterminado de personas, que los miembros no compartan ganancias entre sí, que apoyen o se opongan a un partido político específico o a un candidato electo, que no tengan como principal objetivo la difusión de una doctrina religiosa específica, que tengan 100 o más miembros permanentes, que tengan resultados de actividades de interés público durante el último año y que, si no son una corporación, tengan un representante o administrador. En otras palabras, debe ser una "organización a la que un grupo de más de 100 personas pertenece realmente y que ha estado trabajando activamente para el bien público".
Parece sencillo solo leyendo el artículo. El grupo del relato que sigue también pensó eso al principio, porque tenía 1,400 miembros en un café en línea y llevaba 3 años de actividad.
## 2. 1,400 Miembros del Café y 100 Miembros Activos Constantes
El primer contacto llegó por correo electrónico. Se identificó como el secretario general de un grupo que recoge basura en la costa de Incheon y en los parques dos veces al mes. Era un empleado de empresa de unos treinta años que se había encargado de los anuncios del grupo y del alquiler de equipos los fines de semana.
Había una razón para apresurar el registro. El grupo había comprado los equipos con el dinero que los miembros aportaban poco a poco. Pinzas, sacos, guantes, chalecos de seguridad. A medida que aumentaba el número de personas cada año, era frecuente que el coste del equipo saliera primero de la tarjeta personal del secretario general. Quería incluirlo en la convocatoria del proyecto de apoyo a actividades de interés público del ayuntamiento y el Ministerio de Seguridad Pública a principios del año que viene, pero el requisito de elegibilidad era ser una organización no gubernamental registrada.
El secretario general ya había intentado prepararlo solo una vez. Hizo una captura de pantalla del número de miembros del café y adjuntó algunas fotos de actividades para preguntar en la ventanilla de atención al ciudadano del ayuntamiento. La respuesta que recibió fue de dos tipos: que el registro de organizaciones no gubernamentales no era competencia del ayuntamiento, y que el número de miembros se verifica con un listado de miembros.
La tarde del día reservado, el secretario general y el representante vinieron juntos. El representante era un estudiante de posgrado de finales de los veinte, quien fue el primero en crear el grupo.
Lo primero que se verificó en ese momento fue "¿Qué es un miembro?". Unirse al café es tan fácil como hacer clic una vez. Hay personas que se unieron y nunca han participado en actividades, personas que se mudaron a otra región, e incluso cuentas con fines publicitarios. La oficina de registro no puede considerar este número como base para los miembros activos constantes. Los miembros activos constantes deben entenderse como personas que se han unido como miembros de acuerdo con los estatutos de la organización y mantienen su estatus de miembro.
Por lo tanto, establecimos los siguientes criterios:
- Incluir los requisitos de membresía y el procedimiento de inscripción en los estatutos (presentación de una solicitud de inscripción, verificación del comité de gestión).
- Obtener nombre, información de contacto, fecha de inscripción y consentimiento para la recopilación de información personal en la solicitud de inscripción.
- Incluir primero en el listado a las personas que tengan un registro de participación en actividades al menos una vez en el último año.
De los 1.400 miembros del café, aproximadamente 280 tenían un registro de participación en el último año. Les enviamos la solicitud de inscripción a través de los anuncios del café y la sala de chat de la organización. Tres semanas después, se reunieron 163 solicitudes firmadas.
163 es más de 100. Sin embargo, dije que no nos detengamos en ese número. Esto se debe a que, incluso después del registro, la autoridad registral puede verificar si se cumplen los requisitos, y si se pierden los requisitos, el registro puede ser cancelado. Necesitábamos un número que pudiéramos mantener cada año, no solo un número que superemos una vez.
## 3. Convertir el historial de actividades de beneficio público de más de un año en un registro fotográfico
El segundo requisito es el historial de actividades de beneficio público de los últimos 12 meses o más. Dado que teníamos 3 años de actividad, parecía que no habría problema.
El problema era la forma del registro. La evidencia de la actividad era solo el álbum de fotos del café. Hay miles de fotos, pero las fechas están mezcladas, no hay descripciones del lugar y no está indicado cuántas personas participaron. Las fotos dan la impresión de que se realizó una actividad, pero no muestran cuándo, dónde, quién y qué se hizo.
Lo primero que hizo nuestra oficina fue volver a establecer las 13 últimas actividades en un formato de registro diario de actividades.
- Fecha, lugar (nombre del parque, tramo de la costa)
- Número de participantes y lista de participantes (confirmado por comentarios de asistencia al café)
- Cantidad recolectada (número de sacos, peso si se pesó)
- Agencia colaboradora (entrega de sacos recolectados a la oficina de administración del parque, etc.)
- 2 fotos representativas
Al organizar esto, se obtuvieron 26 actividades durante 13 meses. Aquí surgió un dato inesperado. En el teléfono móvil del tesorero había mensajes de texto intercambiados con la oficina de administración del parque. Era un registro de confirmación de dónde dejar los sacos para que los recogieran. Para el grupo, era simplemente una comunicación, pero sirve como evidencia de que una agencia externa estaba al tanto de la actividad. Consultamos con la oficina de administración del parque si podían confirmar su cooperación en la actividad y recibimos un breve certificado de confirmación.
Hicimos un ajuste más en la organización del historial. El borrador inicial incluía fotos de campamentos y cenas de fin de año entre miembros. Para el grupo, son recuerdos valiosos, pero no son historial de actividades de beneficio público. Si se mezclan estas fotos, podría interpretarse como un club social, por lo que las eliminamos todas.
## 4. Dos aspectos en los estatutos — Fotos de las elecciones y beneficios de los recuerdos
Me detuve en dos puntos al leer los estatutos. Ambos eran problemas relacionados con la operación real, más que con las propias frases de los estatutos.
Primero, las fotos de las elecciones. Alrededor de las últimas elecciones locales, una foto de un candidato participando en una actividad de limpieza y tomada con los miembros, estuvo colgada en la puerta del café durante un tiempo. Aunque no fue una invitación del grupo ni una visita a un evento público, la foto mostraba claramente la ropa de campaña. Uno de los requisitos de la Ley de Apoyo es que no debe tener como principal objetivo apoyar o oponerse a un partido político específico o a un candidato electo. No es difícil argumentar que no cumple con este requisito con una sola foto, pero no había razón para crear malentendidos.
Por eso, hicimos esto: eliminamos la foto de la puerta del café y de los materiales de logros de la actividad, e incluimos en los estatutos la cláusula de que "esta asociación no apoya ni se opone a ningún partido político o candidato electo". También dejamos constancia en el acta de la reunión del comité de gestión de que, en el futuro, incluso si un político participa en una actividad pública, no se utilizará en los materiales promocionales del grupo. Si los criterios permanecen en documento, la próxima administración puede tomar la misma decisión.
Segundo, los beneficios de los recuerdos. El grupo ha vendido llaveros hechos con tapas de botellas recolectadas cada año para ayudar a cubrir los gastos de los equipos. Hasta aquí, está bien. Sin embargo, hubo un año en que una parte de las ganancias de las ventas se utilizó para "la comida de los miembros que más participaron en las actividades". Aunque la cantidad es pequeña, podría parecer que contradice el requisito de no compartir ganancias entre los miembros.
En los estatutos, se incluyó la cláusula de que las ganancias solo se utilizarán para el propósito de la actividad (limpieza, equipos, educación) y la cláusula de que cuando se disuelva, los activos restantes se transferirán a una organización sin fines de lucro o institución pública con un propósito similar. Los refrigerios o el agua como gastos incurridos durante la actividad se tratarán como gastos operativos, y no se proporcionarán recompensas a miembros específicos.
Hubo un pequeño incidente en este punto. Alguien trajo un llavero real como comprobante, pero el representante se lo puso en su bolso a mitad de la reunión. Falta una unidad en el libro de ventas. El secretario de la tesorería recibió 3.000 wones del representante en ese momento y emitió un recibo. Las ganancias de las ventas deben coincidir con el libro y el recibo, incluso si es una sola unidad.
## 5. El registro no era en la alcaldía.
La respuesta que el secretario general escuchó inicialmente en la oficina del distrito no estaba equivocada. El registro de organizaciones no gubernamentales privadas se realiza básicamente ante el jefe de la agencia administrativa central que supervisa las actividades principales de interés público o ante el gobernador de la provincia o ciudad, según el caso. Si las actividades abarcan varias provincias o ciudades, la agencia administrativa central correspondiente o la provincia o ciudad donde se llevan a cabo las actividades, actúan como la oficina de registro.
Este grupo una vez fue a una limpieza de la costa de la provincia de Gyeonggi. El representante quería incluir ese registro para que pareciera que el alcance de las actividades era más amplio. Yo me opuse. La mayor parte de las actividades se realizaba en Incheon y los planes del próximo año en el plan de negocios se centraban en la costa y los parques de Incheon. Solicitar que la organización abarcara varias provincias o ciudades basándose en una sola expedición no haría coincidir el plan de negocios con los resultados reales. Elegir la oficina de registro no es una cuestión de hacer que la organización parezca más grande, sino de alinear las actividades reales con los documentos.
Por lo tanto, decidimos solicitarlo a la ciudad autónoma de Incheon y dejamos la actividad de la expedición tal cual en el informe de logros. No lo ocultamos ni lo exageramos. Dado que el departamento responsable y el método de presentación pueden cambiar cada año, lo confirmé nuevamente por teléfono antes de la presentación.
Hay una confusión que debo aclarar. El grupo había estado recibiendo un certificado de número de identificación del servicio de impuestos hace algunos años y tenía una cuenta bancaria para organizaciones. El certificado de número de identificación es necesario para abrir una cuenta a nombre de la organización y para organizar las relaciones fiscales, pero no es un certificado de registro de organizaciones no gubernamentales privadas. Son dos sistemas completamente diferentes y también son diferentes de las organizaciones sin fines de lucro. El registro como organización no gubernamental privada no crea una personalidad jurídica. Cuando expliqué esto por primera vez, el representante preguntó: "¿Entonces qué éramos hasta ahora?". La respuesta fue simple: éramos una organización ad hoc con un número de identificación y ahora estamos buscando convertirnos en una organización registrada.
## 6. Documentos y Recepción de la Solicitud de Registro para Organizaciones No Gubernamentales (ONG)
Los formularios y requisitos detallados varían ligeramente según la entidad de registro, pero generalmente se preparan los siguientes documentos:
| Documento | Puntos a considerar al prepararlo | |---|---| | Formulario de solicitud de registro | Nombre de la organización, domicilio social, representante y actividades principales deben ser idénticos a los del estatuto | | Estatuto | Propósito, requisitos para miembros, directivos, toma de decisiones, finanzas, tratamiento de activos restantes en caso de disolución | | Lista de miembros | Más de 100 miembros permanentes, incluyendo fecha de ingreso y datos de contacto | | Resultados de actividades de interés público durante el último año | Tabla con fechas, lugares, número de participantes y resultados, adjuntar fotos de prueba y cartas de confirmación | | Plan de trabajo y presupuesto para el año correspondiente | Plan que continúa con los resultados, los rubros de ingresos y gastos deben coincidir con el estatuto | | Documentos relacionados con el representante | Base para la designación (acta de la asamblea general, etc.) y datos personales | | Documentación de verificación de la ubicación de la oficina | Copia del contrato de arrendamiento o carta de permiso de uso, etc. |
En esta reunión, el aspecto que más tiempo consumió fue la ubicación de la oficina. La reunión no tenía una oficina. Hasta ese momento, la dirección de la organización era la casa del secretario. Después de discutirlo con los miembros, decidimos utilizar un espacio de almacén en una tienda propiedad de la familia del representante como oficina de la organización y obtuvimos una carta de permiso de uso. Era un lugar donde se podían recibir correspondencia y que tenía un uso real, como el almacenamiento de equipos, por lo que la explicación fue natural.
También reestructuramos el presupuesto. El borrador inicial incluía una importante cantidad de "subvenciones para proyectos" en los ingresos del próximo año. Centrar el presupuesto en dinero que aún no ha sido seleccionado puede debilitar la capacidad de autonomía de la organización. Primero establecimos un presupuesto básico que se sostiene únicamente con cuotas y ventas de recuerdos, y luego anotamos por separado los proyectos que se ampliarán cuando se obtengan subvenciones.
Después de preparar todos los documentos, realizamos una comparación entre los documentos. Verificamos que el nombre de la organización en la solicitud, el nombre de la organización en el estatuto, el número de miembros en la lista de miembros y el número de miembros en el plan de trabajo coincidieran, así como las fechas en la tabla de resultados y las fechas de los archivos de fotos. Corregimos una actividad en la tabla de resultados que estaba un día diferente a la fecha de la foto. Las pequeñas discrepancias son la razón más común para solicitar una corrección.
Después de la recepción, la entidad de registro solicitó una corrección. Preguntaban si algunos de los miembros en la lista de miembros residían en otras provincias y ciudades, y si estas personas eran realmente miembros activos. Extrajimos los registros de asistencia de los miembros correspondientes de los registros de participación que ya habíamos organizado y los presentamos. Había personas que se habían mudado a Seúl pero aún venían hasta Incheon todos los fines de semana. Poco después de presentar el documento de corrección, recibimos una notificación de que el registro estaba completo.
El proceso desde la recepción hasta el certificado de registro tomó aproximadamente un mes y medio. Contando desde el día en que recibimos el correo electrónico inicial, fueron tres meses.
## 7. Después de la obtención del certificado — Mantenimiento y lista de verificación Después del registro, continúan las obligaciones como el registro de cambios y la presentación de informes empresariales. Las siguientes son las cosas que debe atender después del registro:
- Cambio de información registrada: Re-registro de modificaciones: Si cambian el representante, el nombre de la organización, la ubicación o el contenido principal de los estatutos, debe notificarlo a la oficina de registro.
- Mantenimiento de requisitos: La oficina de registro puede verificar si se mantienen constantemente 100 miembros permanentes y actividades de interés público. Es más seguro organizar un registro de miembros y mantener un diario de actividades cada año.
- Preparación para la convocatoria de proyectos de apoyo: Cuando se publica una convocatoria, debe presentar un plan de negocios, un presupuesto y el estado de la organización en un corto período de tiempo. Si continúa utilizando un formato de diario de actividades, la mitad de los documentos de la convocatoria ya estarán preparados.
- Separación de cuentas: No mezcle la cuenta bancaria de la organización con la tarjeta personal.
El mes siguiente a la emisión del certificado de registro, recibí un breve correo electrónico del secretario general. Informó que había creado una tarjeta de débito de la organización para evitar que los gastos de los equipos salieran más de la tarjeta personal. Fue el día en que la persona que había publicado anuncios los fines de semana durante 3 años borró por primera vez los gastos de la bolsa de arroz de su estado de cuenta de la tarjeta.
La parte difícil del registro de organizaciones no lucrativas no es el sistema, sino el proceso de trasladar lo que ya se ha hecho a documentos. Hay muchas organizaciones que realizan actividades suficientes pero no tienen registros que lo respalden.
Lista de verificación práctica — Consulte esto primero si se encuentra en esta situación
① ¿Puede contar 100 personas con una lista de miembros que soliciten afiliación, en lugar de con el número de miembros del café o la sala de la organización? ② ¿Se han organizado las actividades de los últimos 1 año más con una tabla que indique fecha, lugar y número de participantes? ③ ¿Los estatutos incluyen prohibición de distribución de beneficios, neutralidad política y tratamiento de activos restantes en caso de disolución? ④ ¿Eligió la oficina de registro (municipal/provincial o agencia administrativa central) según el alcance real de las actividades? ⑤ ¿Tiene un espacio para usar como domicilio de la organización y documentos de respaldo para su uso?
Los requisitos y los documentos varían según la oficina de registro y el caso, por lo que es necesario verificarlos individualmente.
Este artículo está reconstruido basándose en casos reales de consulta, y los personajes, nombres comerciales, nombres de lugares y cifras que aparecen no están relacionados con ninguna persona o evento específico.
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Somos una oficina de agente administrativo ubicada en Songdo, Incheon (Torre Posco Songdo). Nos ocupamos de la mediación administrativa, la autorización/registro, la inmigración y estancia de extranjeros, y la gestión administrativa periódica. También nos encargamos de tareas como el registro de organizaciones no gubernamentales privadas, la reforma de organizaciones voluntarias y la constitución de fundaciones sin fines de lucro, que implican definir la forma de la organización y preparar los documentos.
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