Resumen en tres puntos
- Si cambian los datos del registro de fábrica (nombre de la empresa, representante, superficie de la fábrica, superficie de las instalaciones auxiliares, tipos de actividad detallados, etc.), debe solicitarse la modificación dentro de los 2 meses posteriores a la fecha del cambio. Si se retrasa o se omite, estará sujeto a una multa.
- Incluso si un inquilino del espacio contiguo se marcha y usted empieza a utilizar ese espacio, esto también es motivo de modificación del registro de fábrica. Debe hacer coincidir en los documentos la autoridad de uso del nuevo espacio, el uso indicado en el plano de edificación y la distribución real de los equipos.
- Si compara el campo con los documentos antes de la presentación, se reducirán las solicitudes de complementación. En principio, las modificaciones generales se notifican dentro de los 7 días posteriores a la recepción, por lo que si se presenta dentro del plazo, se puede coordinar el calendario con el cliente.
Índice
- Desde el día en que superó la auditoría del cliente principal, en orden inverso
- Fábrica ampliada, certificado de registro de fábrica sin cambios
- Desde la fecha de inicio del motivo de cambio, quedan 16 días
- Un almacén aún permanecía en el plano de edificación
- El registro de la empresa que se marchó todavía está en ese lugar
- Adición de tipos de actividad detallados y redibujo del proceso de fabricación
- Después de la recepción, 7 días y luego una nueva auditoría del cliente principal
- Contenido del trabajo de la oficina de agente administrativo y lista de verificación
1. Desde el día en que superó la auditoría del cliente principal, en orden inverso
Soy un agente administrativo con una oficina en Songdo, Incheon. Compartiré un incidente que experimenté al tratar con documentos de permisos e licencias para empresas, comenzando con el resultado.
En la tercera semana de octubre, recibí un breve mensaje de texto del gerente de un taller de procesamiento de metales: “El cliente principal aprobó la nueva inspección de productos. Comenzaremos la producción en masa el próximo mes”. El documento adjunto era un certificado de registro de fábrica recién emitido. El número en el espacio de superficie de la fábrica había cambiado con respecto al del mes anterior.
Hace solo un mes, este número único había causado que la aprobación del nuevo producto se pospusiera. La fábrica ya se había ampliado y la maquinaria ya estaba instalada. Solo los documentos seguían siendo los mismos.
Ampliar una fábrica generalmente termina con obras y la instalación de equipos. La modificación del registro de fábrica es algo que se pasa por alto fácilmente, ya que viene después. Este caso fue igual.
2. Fábrica ampliada, certificado de registro de fábrica sin cambios
La empresa cliente era una empresa que procesaba soportes de aluminio para piezas de automóviles en un terreno de fábrica individual en el distrito de Seo-gu, Incheon. Cuenta con 14 empleados. El representante, un hombre de 50 años con más de 20 años de experiencia como técnico de tornos, fue el fundador, y la hija del representante ha estado a cargo de la gestión del equipo y la respuesta al cliente principal y los documentos desde hace 3 años.
La fábrica alquilaba la mitad del primer piso de un edificio de dos pisos. La otra mitad era utilizada por otra empresa que ensamblaba muebles de madera. A mediados de agosto de este año, esa empresa se mudó a la provincia de Gyeonggi, dejando el espacio vacío. El representante habló con el propietario del edificio y decidió utilizar ese espacio también, e instaló 2 máquinas CNC y 1 máquina de limpieza de piezas que había estado posponiendo.
La razón para aumentar los equipos era clara. El cliente principal, un proveedor de primer nivel, ofreció una nueva cantidad de soportes para vehículos eléctricos, y la empresa existente no podía cumplir con el plazo de entrega. La nueva cantidad de productos representaba casi el 30% de las ventas anuales de la empresa. El representante incluso planeaba contratar a 2 empleados más para el turno nocturno si recibía esta cantidad.
En la tercera semana de septiembre, el equipo de control de calidad del cliente principal visitó la fábrica para la inspección de aprobación de nuevos productos. El certificado de registro de fábrica estaba incluido en los documentos de inspección. El inspector de calidad preguntó: “¿La superficie de la fábrica en el certificado es diferente de la línea de producción que veo hoy? ¿Está modificando el registro?”.
El gerente del equipo de gestión no respondió inmediatamente a esa pregunta. El cliente principal “le pidió que presentara nuevamente los documentos después de alinear la superficie de la fábrica con la situación actual” y pospuso la aprobación.
3. Desde la fecha de inicio del motivo de cambio, quedan 16 días
Lo primero que envió fue un correo electrónico el jefe de administración. Estaba adjuntado el certificado de registro de fábrica, los planos de la edificación, el contrato de arrendamiento existente y las fotografías de la maquinaria nueva. Como habíamos reservado, el representante y el jefe de administración llegaron juntos el martes por la tarde.
Primero verificamos la fecha. La Ley para la Vitalización de la Concentración Industrial y la Establecimiento de Fábricas estipula que se debe realizar un registro de modificación cuando ciertos aspectos del registro de fábrica cambian. Los elementos sujetos a registro de modificación, según lo estipulado en el reglamento de ejecución, incluyen el nombre de la empresa, el representante, la superficie del terreno de la fábrica y la superficie de la edificación de la fábrica (en caso de disminución o aumento por la salida del inquilino), la superficie de las instalaciones auxiliares, los tipos de negocio detallados y las formas de ocupación. El plazo de solicitud es dentro de los dos meses posteriores a la fecha en que ocurrió la causa de modificación. Si se modifica el registro sin un registro de modificación, se incurre en una multa de hasta 2 millones de won.
En este caso, la causa de modificación fue el día en que la empresa vecina se fue y cedió ese espacio. Al revisar los mensajes intercambiados con el propietario del edificio y la fecha de mudanza de la empresa vecina, resultó que fue alrededor del 18 de agosto. La fecha de la consulta fue el 2 de octubre. Quedaban 16 días hasta la fecha límite.
El representante dijo: “Pensé que se contaba desde la fecha en que se instaló la maquinaria”. Como la maquinaria llegó a principios de septiembre, pensó que tenía más tiempo. Si hubiera planificado con un punto de partida más tardío, podría haber excedido el plazo. Utilicé la fecha de adquisición del espacio como punto de partida y elaboré el cronograma a partir de ahí. Fijé el objetivo de recepción para el 13 de octubre, cinco días antes de la fecha límite. Esto era para dejar margen para responder dentro del plazo incluso si recibimos una solicitud de complementación.
4. Un almacén aún permanecía en el plano de edificación
A la mañana siguiente, fuimos a ver la fábrica directamente. La modificación del registro de fábrica no es simplemente una cuestión de cambiar documentos. Los departamentos responsables verifican si la solicitud, el plan de negocios, el diagrama de procesos de fabricación y la lista de maquinaria coinciden con la realidad del lugar. Si revisamos el lugar antes de la recepción, la solicitud de complementación se reduce significativamente.
Llevamos el registro de la edificación y caminamos por el primer piso. Tanto el espacio existente como el nuevo espacio cedido estaban registrados como uso de fábrica. Sin embargo, una pequeña sección en el extremo interior del nuevo espacio era de uso de almacén. Era donde la empresa vecina apilaba materiales para muebles.
El problema era que había una máquina de limpieza de piezas en ese espacio de almacén. La colocaron allí porque era un lugar conveniente para realizar trabajos de fontanería. La máquina de limpieza es un equipo de fabricación que forma parte del proceso de producción. Si se solicita un espacio de almacén como superficie de fábrica para la instalación de equipos de fabricación, es muy probable que se solicite una complementación por no coincidir con el uso.
Había dos opciones. Cambiar el uso de la sección del almacén o mover la máquina de limpieza a un área de fábrica con uso diferente. El cambio de uso lleva más tiempo y procedimientos, y sería difícil de completar en 16 días. Le recomendé mover la máquina de limpieza a la zona de fábrica con uso de CNC, junto a ella, y mantener solo las materias primas en el espacio del almacén. La extensión de la tubería se podía hacer en dos días. Dividí la superficie del espacio del almacén en instalaciones auxiliares en lugar de instalaciones de fabricación.
Con esto, la superficie a incluir en la solicitud quedó clara. Elaboré una tabla que divide la superficie del terreno de la fábrica, las instalaciones de fabricación y las instalaciones auxiliares por piso y sección. Esto es porque el responsable no preguntará: “¿Toda la edificación es una fábrica?”, sino “¿Hasta dónde se utiliza realmente para instalaciones de fabricación?”.
5. La inscripción de la empresa saliente aún permanece
Por la tarde del día que visitamos la fábrica, realizamos una consulta previa al departamento de registro de fábricas del ayuntamiento. Mientras explicábamos los cambios y verificábamos los documentos necesarios, el encargado señaló un punto importante: “La inscripción de fábrica de otra empresa aún permanece en esa dirección.”
La empresa de muebles que se trasladó a la provincia de Gyeonggi no había liquidado su registro de fábrica en la antigua dirección antes de mudarse. En el sistema informático, la mitad del primer piso del mismo edificio aún figuraba como superficie de fábrica de esa empresa. No es posible asignar la misma superficie como fábrica para dos empresas simultáneamente. Si hubiéramos presentado la solicitud en este estado, podría haberse detenido por la razón de que las áreas se superponían.
No era algo que la empresa cliente pudiera hacer. La solicitud para liquidar el registro anterior debía ser presentada directamente por esa empresa. El representante se mostró incómodo. Aunque habían sido buenos vecinos, no habían tenido contacto desde que se mudó.
Obtuve el número de contacto del representante de esa empresa a través del propietario del edificio y pedimos al gerente del equipo de administración que hiciera la llamada primero. Le proporcioné un resumen breve de lo que debía solicitar: ① la razón por la que se debía liquidar el registro de fábrica en la antigua dirección, ② el departamento del ayuntamiento y los documentos necesarios, ③ el hecho de que si no se liquidaba, la empresa también quedaría con una situación en la que el registro no coincide con la realidad. Tener un registro antiguo pendiente para la empresa que buscaba registrarse nuevamente en su nueva fábrica era un inconveniente.
El representante de la empresa escuchó la explicación y actuó de inmediato. La solicitud para liquidar el registro de fábrica en la antigua dirección se presentó tres días después. El día que vino a estampar el sello en los documentos, se llevó dos sillas de madera que había dejado en un rincón del almacén. El gerente del equipo de administración dijo que había estado usando esas sillas en la sala de descanso durante dos meses. Las sillas se fueron y al día siguiente llegaron nuevas sillas a la sala de descanso.
6. Adición de subcategorías de industria y rediseño del proceso de fabricación
Una vez resuelto el problema de la superficie, el siguiente punto fue la categoría de industria. La subcategoría de industria del registro de fábrica existente era la fabricación de componentes para automóviles. Es fácil pensar que, como los nuevos productos también son componentes para automóviles, la categoría es la misma. Sin embargo, al ver las especificaciones exigidas por el cliente principal, esta empresa planea recibir pedidos de subcontratación de mecanizado de metales de otras empresas, además de componentes para automóviles. Esto es para no dejar inactiva la nueva máquina CNC.
Según la clasificación industrial estándar, las dos categorías tienen subclasificaciones diferentes. Si se inicia la subcontratación después de la fecha límite, se debe volver a cambiar el registro en ese momento. Fue mejor agregar la subcategoría durante este cambio. Sin embargo, para agregar una subcategoría, primero se debe verificar si esa categoría de industria es admisible en el terreno. Verificamos el distrito de uso del suelo con el certificado de verificación del plan de uso del suelo y también preguntamos al departamento correspondiente durante la consulta previa sobre la viabilidad de agregar la nueva categoría de industria.
También rediseñamos el proceso de fabricación. El proceso de fabricación existente era la recepción de materias primas, corte, torneado, inspección y embalaje. La línea real incluía los procesos de mecanizado CNC y limpieza, y la máquina de limpieza incluso había cambiado de ubicación. Caminamos junto a la línea con el jefe de taller, verificamos el orden del proceso y comparamos el modelo y la cantidad de máquinas en la lista con las placas de identificación de cada una. Eliminamos una torno ubicada en el primer piso que no estaba en funcionamiento debido a una avería y estaba prevista para su venta. Si las máquinas enumeradas en la solicitud no funcionan en el lugar, la explicación será larga durante la inspección en el lugar.
También verificamos el tratamiento de los efluentes de la máquina de limpieza. El líquido de limpieza estaba siendo recogido en su totalidad por una empresa especializada y había un contrato de gestión por delegación. Para determinar si es objeto de una notificación ambiental, consultamos por separado con el departamento ambiental competente y anotamos la respuesta en una línea en el plan de negocios.
7. Recepción y 7 días, y la nueva revisión por parte del cliente principal
Los documentos presentados se compusieron de la siguiente manera:
- Solicitud de modificación del registro de fábrica: Se especifican los cambios en el área y los subtipos de industria.
- Plan de negocios: Se refleja la incorporación de equipos adicionales, productos de producción y métodos de tratamiento de efluentes.
- Diagrama de flujo de fabricación y lista de maquinaria y equipos: Versión más reciente, tras la comparación in situ.
- Plano de distribución de la fábrica (plano de planta): Se indica la división y el área de las instalaciones de producción y las instalaciones auxiliares.
- Nuevo contrato de arrendamiento: Se especifica el área y el período que incluyen los nuevos espacios.
- Certificado de edificación: Para verificar el uso de cada división.
También fue necesario modificar el contrato de arrendamiento. El representante y el propietario del edificio solo prometieron verbalmente el uso de los nuevos espacios y mantuvieron el área especificada en el contrato original. Si no se confirma por escrito la autoridad para usar los nuevos espacios, será difícil que se reconozca el área como el área de la fábrica. Solicitamos al propietario del edificio un contrato modificado que refleje el área y el alquiler, y lo recibimos en dos días.
La presentación se completó un día antes de lo previsto, el 12 de octubre. En principio, el registro de modificación ordinario informa los resultados dentro de los 7 días posteriores a la recepción de la solicitud. Si hay asuntos sujetos a procesamiento delegado que se procesan junto con otros permisos, puede tardar hasta el día 20. En este caso, no había asuntos sujetos a procesamiento delegado.
El departamento responsable realizó una inspección in situ. Compararon el plano de distribución con la ubicación real, la lista de maquinaria con las placas de identificación y confirmaron que el almacén solo contenía materias primas. No hubo solicitudes de complementación. La modificación del registro se procesó 5 días después de la recepción y el gerente del equipo de administración envió el nuevo certificado de registro de fábrica al cliente principal.
La nueva revisión del cliente principal terminó con la simple verificación de documentos. El mensaje del que se habló en la introducción del capítulo 1 llegó ese día.
8. Contenido del trabajo de la oficina de agente administrativo y lista de verificación
La modificación del registro de fábrica es un procedimiento que sigue silenciosamente después de grandes inversiones en equipos o reubicaciones. Para la empresa, es fácil que se posponga debido a la prioridad de la construcción y el plazo de entrega. A menudo, es cuando se debe presentar el certificado de registro de fábrica para la revisión del cliente principal, la solicitud de fondos de políticas o el registro de adquisiciones, cuando se descubre que los documentos y la realidad in situ no coinciden.
En estas situaciones, verifique lo siguiente:
- ¿Ha aumentado o disminuido el área de la fábrica? Incluso si amplía el área al salir un inquilino anterior, es necesario registrar la modificación. El plazo es de 2 meses a partir del día en que se recibe el espacio.
- ¿Ha cambiado el nombre de la empresa o el representante? Incluso si ha modificado el registro de la empresa, es necesario realizar una modificación separada del registro de fábrica.
- ¿Ha verificado el uso del certificado de edificación del nuevo espacio? Si hay divisiones de almacén o instalaciones de vida cercanas con instalaciones de fabricación, es posible que se solicite una complementación.
- ¿Queda registrado el registro de fábrica de la empresa anterior con la misma dirección? Confirmarlo con una consulta previa puede evitar que el procesamiento se detenga después de la recepción.
- ¿Ha incluido todos los tipos de industria futuros? Si planea agregar subtipos de industria, es más eficiente verificar la viabilidad de la ubicación y solicitar la modificación en esta ocasión.
La oficina de agentes administrativos de Hwang Yunsang redacta y presenta solicitudes de aprobación de la construcción de fábricas, registro de fábricas y solicitudes de modificación del registro, así como planes de negocios y diagramas de flujo de fabricación. Antes de la recepción, comparan el certificado de edificación, la lista de maquinaria y el plano de distribución con la fábrica real para organizar los elementos que deben complementarse, y también realizan consultas previas al departamento responsable y responden a las solicitudes de complementación. Los requisitos y métodos de procesamiento varían según la región y el caso, por lo que es necesario verificarlos individualmente.
Un solo número de área de fábrica fue el que permitió asegurar un nuevo contrato. Durante la primera semana de noviembre, esa fábrica contrató a dos nuevos empleados para el turno nocturno.
Esta es una historia creada para ayudar a la comprensión.
