Resumen en 3 líneas
- La designación de producto innovador es un punto de partida. Las agencias demandantes revisan la información y los documentos adjuntos que figuran en el mercado de la innovación para decidir internamente si realizarán una prueba piloto o una compra. Si esta información está vacía, incluso un producto designado tendrá dificultades para ser seleccionado.
- 4 documentos a preparar antes de la encuesta de demanda: ① Coincidencia entre el certificado de designación y la información del registro en el mercado (modelo, alcance de la designación) ② Justificación del precio ③ Condiciones de instalación y cantidad disponible para entrega ④ Certificado de mantenimiento y gestión posterior.
- Plazo: El cronograma de la encuesta de demanda varía cada año y en cada anuncio. Es mejor revisar la información del mercado 2 o 3 semanas antes del anuncio, ya que corregirla después puede ser demasiado tarde.
Índice
- Cambios en las consultas de adquisición a medida que se acerca octubre
- La razón por la que no hubo pedidos durante 3 meses después de recibir el certificado
- ¿Cómo se conecta la designación de producto innovador con la encuesta de demanda?
- 4 documentos de preparación a tener en cuenta antes de la encuesta de demanda
- Una línea de discrepancia entre el certificado y la información del mercado
- Materiales reescritos para que el responsable de la agencia demandante pueda aprobarlos
- Fecha límite de recepción y resultados posteriores
- Contenido del trabajo de la oficina de agente administrativo y lista de verificación práctica
1. Cambios en las consultas de adquisición a medida que se acerca octubre
Soy un agente administrativo con una oficina en Songdo, Incheon. Compartiré una anécdota que experimenté en el trabajo.
A finales de septiembre, la naturaleza de las consultas relacionadas con la adquisición cambia un poco. En primavera y verano, abundan las preguntas introductorias como “¿Cómo se registra en el mercado nacional?” y “¿Cuándo se recibe la certificación de producción directa?”. A medida que pasamos al otoño, aumenta la pregunta “¿Por qué no he recibido ninguna comunicación si ya he sido designado?”. Esto coincide con el momento en que las entidades públicas elaboran sus presupuestos del próximo año y sus planes de prueba piloto.
Un correo electrónico que recibí la tercera semana de septiembre de ese año también contenía ese tipo de contenido. Era una empresa de equipos electrónicos con nueve empleados ubicada en la zona industrial del sur de Incheon. La directora era una mujer de finales de los treinta, que había abandonado un laboratorio de una gran empresa para diseñar sensores y había estado dirigiendo la empresa durante 5 años. Su producto principal era un sensor de detección de inundación para instalarse en túneles subterráneos y paseos fluviales. Es un equipo que envía una señal al administrador cuando el agua alcanza una cierta altura y enciende luces intermitentes en el lugar.
Esta empresa perfeccionó el producto durante 3 años a través de un proyecto de investigación y desarrollo gubernamental y recibió la designación como producto innovador en junio de ese año. Una parte de los fondos recibidos durante el período del proyecto fue un préstamo, y el reembolso estaba programado para comenzar este invierno. Para los nueve empleados, la fecha de la primera entrega pública después de la designación determinaría toda la programación de la empresa.
La última línea del correo electrónico fue breve. “Esperaba que una agencia se pusiera en contacto conmigo después de la designación. No he tenido ni una sola en 3 meses”.
2. La razón por la que no hubo pedidos durante 3 meses después de recibir la designación
El jueves por la tarde, según lo reservado, el representante trajo impresiones de la copia de la designación, capturas de pantalla del mercado de innovación y correos electrónicos con los funcionarios municipales con los que había estado en contacto.
Después de las fuertes lluvias de verano, tres instituciones mostraron interés. Dos eran departamentos de seguridad para desastres de las oficinas municipales, y una era un parque industrial que gestionaba instalaciones públicas. Los tres dijeron que inicialmente tuvieron una buena reacción en la primera llamada. Sin embargo, unas semanas después, las respuestas fueron similares.
- “Es difícil obtener la aprobación porque faltan datos para la revisión interna.”
- “No está claro si el precio que aparece en el mercado incluye los costos de instalación.”
- “Lo veremos nuevamente en la encuesta de demanda de octubre.”
El representante estaba tomando estas respuestas como rechazos. Yo las leí de nuevo y las vi de manera diferente. Ninguna de las tres instituciones dijo que no les gustaba el producto. Era una declaración de que no tenían los documentos para tomar una decisión.
Los funcionarios de las instituciones públicas no son quienes compran el producto directamente; son quienes deben explicar por escrito por qué este producto debe usarse a este precio para obtener la aprobación. Los productos innovadores tienen una ruta de compra diferente a la de las licitaciones generales, pero para usar esa ruta, los funcionarios deben tener documentos de respaldo. La pantalla del mercado no estaba cumpliendo esa función.
Ese día, le dije al representante que primero verificaría tres cosas: el alcance del producto indicado en la designación, la información registrada en el mercado y el cronograma de la encuesta de demanda de este otoño.
3. ¿Cómo se conecta la designación de productos innovadores con la investigación de demanda?
Aquí vamos a aclarar un error común. Muchas personas piensan que, al ser designado como producto innovador, la agencia de adquisición se encargará de venderlo. La designación es un procedimiento que abre la puerta para que las instituciones públicas compren este producto a través de la vía de compra de productos innovadores. Abrir la puerta no significa que la institución entre.
El procedimiento de productos innovadores generalmente se lleva a cabo en cuatro etapas.
- Designación: Los resultados de investigación y desarrollo gubernamentales, las licitaciones de productos innovadores de la Agencia de Adquisiciones Públicas, los productos de desarrollo tecnológico, etc., son designados como productos innovadores según los requisitos de cada ruta. El tipo de designación tiene diferentes períodos de validez y requisitos.
- Registro en el Mercado de la Innovación: La información del producto designado se publica en el Mercado de la Innovación. Los responsables de las entidades demandantes suelen revisar esta pantalla y los documentos adjuntos para comparar los productos.
- Investigación de Demanda: Un procedimiento para que las entidades soliciten el uso a prueba de productos innovadores se abre durante un período determinado. Durante este período, las entidades deben seleccionar nuestro producto para pasar a la siguiente etapa.
- Emparejamiento·Compra: Después de la solicitud y la revisión por parte de la entidad demandante, se determina la entidad de uso a prueba, y se suceden la entrega, el uso y la evaluación de los resultados del uso.
Este cliente creía haber completado la etapa 1 y la etapa 2. En realidad, la etapa 2 solo estaba a medio camino y la programación de la etapa 3 se acercaba.
El período de investigación de demanda varía cada año y para cada proyecto. En este caso, el aviso verificado comenzó a recibir solicitudes de entidades demandantes a mediados de octubre y estuvo abierto durante aproximadamente 3 semanas. Los responsables de las entidades deben completar la aprobación interna dentro de ese plazo, por lo que los materiales de la empresa deben estar preparados antes. Quedaban aproximadamente 3 semanas.
La base para el apoyo a la compra de productos innovadores está en la “Ley sobre Contratación Pública” y en los reglamentos relacionados, y los criterios detallados se modifican con frecuencia. Es necesario verificar individualmente para cada caso.
4. Preparación de Documentos Necesarios Antes de la Encuesta de Demanda
Después de comparar la información del mercado y el contenido del correo electrónico, los materiales a complementar esta vez se dividieron en cuatro grupos. Se estableció el criterio de que debían ser de un formato que los funcionarios de la institución pudieran adjuntar a los documentos de aprobación.
① Verificación de la Coincidencia entre el Documento de Designación y la Información del Registro del Mercado
- Verificar si el modelo, las especificaciones y los componentes coinciden con la redacción del documento de designación.
- Verificar si hay elementos que no están dentro del alcance de la designación agrupados juntos.
② Documento de Justificación de Precios
- Mostrar el precio unitario del cuerpo principal, los costos de instalación, los costos de comunicación y los costos de mantenimiento por separado.
- Evidencia que pueda explicar en comparación con los resultados de entrega privados o los presupuestos.
③ Condiciones de Instalación y Cantidad Disponible para la Entrega
- Entorno de energía y comunicación, requisitos por ubicación de instalación.
- Cantidad de producción mensual posible y plazo de entrega.
④ Documento de Verificación de Mantenimiento y Gestión Posterior
- Período de garantía gratuita, tiempo de respuesta a fallas, período de suministro de piezas.
- Método de verificación del rendimiento durante el período de prueba.
Los cuatro son más bien una tarea de reagrupar el contenido disperso dentro de la empresa en el orden en que la institución lo leerá, en lugar de crear documentos nuevos. Sin embargo, surgió un problema inesperado en el número 1.
5. Una línea en la que la designación y la información del mercado no coinciden
Mientras leía la designación línea por línea, me detuve en el apartado de alcance del producto. Lo que estaba designado era “unidad principal del sensor de detección de agua y software de gestión”. Sin embargo, la foto del producto y la descripción que se subieron al mercado incluían una alarma automática de barrera para la entrada de túneles subterráneos como un conjunto, y solo se indicaba un precio para el conjunto.
Le pregunté al representante si la alarma de barrera era el resultado de un proyecto de investigación y desarrollo. La respuesta fue que no. La barrera fue importada por una empresa colaboradora y solo se integra; dijo que era más fácil mostrarla como un conjunto al crear materiales de ventas.
Esta fue una de las razones por las que los funcionarios de la agencia dudaron. La vía de compra de productos innovadores está abierta solo para los productos designados. Es difícil para el funcionario determinar hasta dónde debe considerar como producto innovador y aprobar el precio de un conjunto que mezcla equipos fuera del alcance de la designación. El funcionario evitó primero una estructura que podría ser un problema en la auditoría.
Otro fue el nombre del modelo. El certificado de rendimiento y la designación indicaban el nombre del prototipo en el momento del proyecto, mientras que el mercado y el catálogo utilizaban el nombre de ventas asignado después del lanzamiento. La empresa sabe que son el mismo producto, pero un funcionario que los ve por primera vez no lo sabrá.
Se decidió en tres direcciones:
- Corregir la información del mercado centrándose en la unidad principal del sensor y el software, e indicar la alarma de barrera como “equipo compatible” para aclarar que es un artículo de compra separado.
- Crear una tabla de comparación de nombres de modelo que muestre que los nombres del prototipo y los nombres de ventas son el mismo producto, y adjuntar un certificado de la empresa que confirme que la configuración del circuito y la versión del firmware son las mismas.
- Preguntar por escrito al departamento correspondiente de la agencia de adquisición si la modificación de la información del mercado equivale a una modificación de la designación. Optamos por un método que deje constancia, ya que las respuestas telefónicas pueden variar según la persona.
La respuesta a la consulta llegó 6 días después. Indicaba que corregir la información de registro dentro del rango especificado podía considerarse una modificación de la información, y que ampliar el rango requeriría un procedimiento separado. Esta respuesta aclaró el alcance de las correcciones necesarias.
6. Documento reescrito para que el responsable de la entidad solicitante pueda aprobar
El siguiente es el fundamento de precios. El precio existente en el mercado solo tenía un precio unitario por juego y no indicaba si incluía los costes de instalación y comunicación. Esto fue la razón por la que el responsable dijo que “no podía saber si incluía los costes de instalación”.
Junto con el responsable de contabilidad de la empresa, extrajimos once presupuestos de entrega en lugares privados de los últimos dos años. Seleccionamos cinco de ellos con entornos de instalación similares a las instalaciones públicas y los reescribimos divididos en cuatro secciones: cuerpo principal, instalación, comunicación y mantenimiento. Al calcular la media y compararla con el precio del mercado, el precio del cuerpo principal no era muy diferente al precio de entrega privada. La razón por la que el responsable lo consideró caro fue porque el interruptor y los costes de instalación estaban mezclados en una sola cifra.
El documento de condiciones de instalación se creó principalmente con fotos del lugar. Se dividió en dos tipos: túnel subterráneo y paseo fluvial, y se organizó cada uno con el método de obtención de energía, el método de comunicación y el tiempo necesario para la instalación. El responsable debía poder leerlo mientras se imaginaba el lugar.
Un martes de esa semana, el representante trajo sensores de demostración a la oficina. Mientras explicaba la altura de instalación, sumergió ligeramente la punta del sensor en un vaso de agua sobre la mesa, y en ese momento se encendieron las luces de emergencia y recibí un mensaje de alerta en mi teléfono móvil. La oficina de al lado llamó a la puerta preguntando qué estaba pasando. El representante sonrió y dijo: “Parece que esto demuestra la velocidad de respuesta”, y esa pantalla de mensaje realmente entró como una foto de ejemplo de notificación en el borrador del plan de uso piloto.
Finalmente, se adjunta el borrador del plan de uso piloto. Es un documento que propone los indicadores con los que la entidad puede comprobar el rendimiento al solicitar el uso piloto, por ejemplo, la precisión de la detección y el tiempo de transmisión de la alerta, y el número de incidentes. Si el responsable no tiene que crear los criterios desde el principio, la velocidad de aprobación cambiará.
7. Plazo de presentación y resultados posteriores
La modificación de la información del mercado se reflejó 9 días antes del inicio de la encuesta de demanda. El representante creó un PDF con la pantalla modificada y los cuatro paquetes de documentos, y lo reenvió a los responsables de las tres agencias con las que se había contactado en verano. Esta vez, en lugar de “por favor, revise”, fue un correo electrónico que indicaba en tres líneas qué partes se habían corregido, junto con el calendario de la encuesta de demanda.
Los resultados variaron según la agencia.
- Una oficina municipal contactó para informar que presentó la solicitud de uso piloto durante la segunda semana del período de la encuesta de demanda.
- La agencia gubernamental completó la revisión interna, pero respondió que solicitaría en la encuesta de demanda del año siguiente debido a la superposición de otros proyectos y presupuestos este año.
- La otra oficina municipal no solicitó esta vez porque la coordinación del lugar de instalación aún no había finalizado.
Algunos podrían pensar que una es poco. Pero para la empresa que no había tenido ni una sola solicitud en 3 meses, fue la primera solicitud a una agencia gubernamental. Más tarde, se supo a finales de ese año que había sido emparejada como agencia de uso piloto después de una revisión. La instalación estaba programada para antes de la temporada de lluvias del año siguiente, y el representante reajustó el plan de producción para que coincidiera con ese cronograma.
Reflexionando, el problema se resolvió no tanto con los nuevos documentos, sino con la lectura precisa de una sola línea de designación. Al retirar el equipo fuera del alcance de la designación, los precios se aclararon, y al aclararse los precios, el responsable pudo redactar el documento de aprobación. Los documentos de adquisición son más difíciles de presentar de manera coherente que de presentarlos en gran cantidad.
8. Contenido del trabajo de la oficina de agente administrativo y lista de verificación práctica
En el trabajo relacionado con productos innovadores o adquisición pública, la oficina del agente administrativo Hwang Yunsang realiza las siguientes tareas:
- Revisión y comparación de la coincidencia de los certificados de productos innovadores, la información del registro de mercados innovadores y los certificados de rendimiento de las pruebas, y elaboración de una tabla de comparación
- Redacción de documentos de presentación como justificación de precios, condiciones de instalación, certificados de mantenimiento, planes de uso piloto, etc.
- Redacción de consultas escritas a la Agencia de Adquisiciones Públicas e instituciones demandantes y revisión del contenido de las respuestas
- Redacción y presentación de documentos de registro de licitaciones competitivas en KONEPS (나라장터), solicitud de confirmación de producción directa, etc.
Si ha recibido la designación de producto innovador y no hay respuesta de las instituciones públicas, consulte los siguientes elementos:
- ¿El alcance del producto en el documento de designación es el mismo que los componentes listados en el mercado?
- ¿Los números de modelo en el certificado de prueba, el documento de designación y el catálogo son los mismos? Si no, ¿existe una tabla de comparación?
- ¿Se especificó por separado si los costos de instalación, comunicación y mantenimiento están incluidos en el precio del mercado?
- ¿La agencia demandante propuso de antemano los indicadores de uso de prueba para verificar el rendimiento?
- ¿Confirmó el calendario de anuncios de la encuesta de demanda de este año y preparó los materiales 2 o 3 semanas antes?
Si tiene problemas con adquisiciones o productos innovadores en Incheon·Songdo, le recomiendo que prepare los documentos antes de que se publique el anuncio.
Esta es una historia creada para ayudar a la comprensión.
Oficina de agente administrativo ubicada en Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Manejamos recursos administrativos, permisos/declaraciones, inmigración de extranjeros (visas y residencia), registro de documentos de adquisición pública y gestión administrativa regular. También examinamos la información del mercado y los documentos de preparación para la encuesta de demanda después de la designación de productos innovadores. Si tiene una situación similar, no dude en dejar una consulta.
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