[Documentos de quejas] Poder para la presentación de documentos por parte de residentes en el extranjero · Método de certificación de sello – La confirmación de hechos de firma personal no se puede obtener por medio de un representante.

Resumen en 3 líneas

• Hay documentos que las familias en el extranjero no pueden obtener en nombre de la persona. El certificado de verificación de firma personal solo puede ser emitido por la persona misma, y el certificado de sello solo puede ser emitido por un tercero con una carta de poder confirmada por una oficina consular extranjera.
• Orden de presentación: Verificar los documentos requeridos en el aviso → Los residentes en el extranjero deben obtener una carta de poder y un formulario de consentimiento en la oficina consular → El representante nacional obtiene un certificado de sello → Presentación de la solicitud → Complementar el original.
• Plazo: Para los programas de subvención, la fecha límite del aviso es el criterio. El correo internacional tarda entre 2 y 3 semanas, por lo que debe reservar una cita en la oficina consular con al menos 3 o 4 semanas de antelación.

Índice

1. ¿Por qué un formulario de consentimiento volvió dos veces?
2. Las casas vacías de Ganghwa y la hermana en Ho Chi Minh
3. El certificado de verificación de firma personal no puede ser emitido por un tercero
4. Obtener un certificado de sello con una carta de poder confirmada por una oficina consular
5. La diferencia entre el registro de la propiedad y el edificio real
6. Presentación antes de la fecha límite y complementación del original
7. Desde la demolición hasta la notificación de anulación
8. Lista de verificación para la presentación de documentos por parte de residentes en el extranjero

1. ¿Por qué un formulario de consentimiento volvió dos veces?

¿Por qué el mismo formulario de consentimiento volvió dos veces desde la oficina del condado? El formato era correcto, había firmas y todos los campos del solicitante estaban completos.

Soy un agente administrativo con sede en Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Compartiré una anécdota que encontré mientras trabajaba. La preparación y presentación de documentos ante las agencias gubernamentales es una tarea básica del agente administrativo según el Artículo 2 de la “Ley de Agentes Administrativos”. Entre ellos, he notado un aumento reciente en las consultas de familias que residen en el extranjero y que deben presentar documentos ante las oficinas gubernamentales nacionales. Los documentos en sí no son difíciles. Lo difícil es quién, dónde y de qué manera debe obtener las firmas y las pruebas.

El formulario de consentimiento de esta historia también fue así. No había problemas con el contenido. La razón por la que volvió fue por el documento de prueba que debía estar adjunto al formulario de consentimiento.

2. Casas Abandonadas en Yeongdeok y la Hermana de Ho Chi Minh

El cliente era un hombre de unos treinta años que vivía en Namdong-gu, Incheon. Trabajaba en una empresa de logística y pasaba los fines de semana visitando la casa de su abuela en Yeongdeok. Después de que su abuela falleció, su padre la heredó, y hace 3 años, cuando su padre también falleció, la casa y la tierra fueron heredadas por el cliente y su hermana a partes iguales. Ya habían completado el registro de la propiedad en ese momento.

La casa había estado vacía durante más de 10 años. Las tejas del techo estaban rotas y, cada temporada de lluvias, la tierra se deslizaba hacia la cerca de la casa vecina. Los vecinos habían presentado varias quejas, y la oficina del condado les había indicado que solicitaran la Asistencia para la Rehabilitación (Demolición) de Viviendas Abandonadas que había sido anunciada. Pudo recibir una parte importante de los costos de demolición como apoyo. Si no hubiera recibido apoyo, habría tenido que usar una cantidad significativa de los ahorros para su matrimonio, que había estado acumulando durante casi un año.

El problema era su hermana. Su hermana trabajaba como representante de una empresa local de una empresa coreana en Ho Chi Minh, Vietnam, y su próximo regreso estaba programado para las vacaciones de Seollal (Año Nuevo Lunar). La fecha límite del anuncio era a finales de octubre.

El cliente intentó hacerlo solo. Recibió los formularios de la oficina del condado y se los envió a su hermana por correo electrónico, y su hermana le devolvió el documento de consentimiento firmado escaneado. El cliente llevó la copia impresa a la oficina del condado.

3. La confirmación de la firma propia no se puede obtener por medio de un tercero

La respuesta del funcionario del ayuntamiento fue sencilla. Según el edicto, se necesitaba el original del consentimiento de todos los propietarios del edificio y el certificado de firma propia o la confirmación de la firma propia del propietario. La impresión escaneada no era un original y faltaba el certificado.

El cliente intentó obtener la confirmación de la firma propia de su hermana en el centro comunitario al día siguiente. Pensó que funcionaría porque eran familia. Sin embargo, la confirmación de la firma propia es un documento que solo se puede obtener con la asistencia directa del interesado. No se puede obtener por medio de un tercero. El certificado de firma propia también se puede obtener por medio de un tercero, pero se requiere una autorización escrita por el interesado y, si el interesado está en el extranjero, la autorización debe ser certificada por una misión diplomática.

La segunda vez que fue al ayuntamiento, llevó el original del consentimiento enviado por su hermana por correo internacional. Esta vez era un original, pero aún faltaba el certificado. El consentimiento fue devuelto.

El cliente reservó una consulta en nuestra oficina para el viernes de esa semana. Envíamos por correo electrónico el edicto y las fotos del consentimiento rechazado con anticipación para que pudiera ver aproximadamente qué faltaba antes de la reunión. Quedaban 23 días para la fecha límite del edicto.

4. Obtener un Certificado de Sello a Través de un Poder para la Confirmación de la Misión Diplomática en el Extranjero

Primero, decidimos qué método usar para recibir los documentos. Había dos opciones para mi hermana que podía usar sin regresar al país.

1. Cómo obtener un certificado de sello en Corea del Sur a través de un poder notarial confirmado por una embajada o consulado extranjero, donde el cliente obtiene un certificado de sello de su hermana por sustitución.
2. Cómo enviar el propio documento de consentimiento, confirmado (notariado) por una embajada o consulado extranjero.

El segundo método parecía más sencillo, pero el aviso no indicaba que el documento de consentimiento con la confirmación de la embajada o consulado pudiera sustituir al certificado de sello. Cuando llamé al encargado, me respondió: “Probablemente sí”. No podía avanzar con un “probablemente” en un asunto con fecha límite. Por lo tanto, establecí el primer método como base y decidí obtener una respuesta escrita del ayuntamiento sobre el segundo método. Envié una consulta al ayuntamiento preguntando por escrito: “¿Se puede sustituir la presentación del certificado de sello con un documento de consentimiento con la confirmación de la embajada o consulado?”. Pregunté por escrito para poder utilizarlo como referencia en caso de que el encargado cambiara o recibiera información diferente en el punto de recepción.

Le envié a mi hermana una lista de las tareas en una sola hoja.

• Reservar una cita en el Consulado General de Ho Chi Minh (reserva en línea, llevar pasaporte)
• Redactar un poder para la emisión del certificado de sello y obtener la confirmación consular. Indicar con precisión el nombre y el número de identificación del residente del destinatario del poder (el cliente) y el propósito de uso del certificado de sello.
• Obtener también la confirmación consular del documento de consentimiento el mismo día (como copia de seguridad según la respuesta del ayuntamiento).
• Enviar ambos documentos por envío internacional a la dirección del cliente.

Verifiqué una cosa más. Mi hermana ya había declarado su sello antes de salir del país. Si no hubiera declarado su sello, habría tenido que declararlo a través de la embajada o consulado, lo que habría llevado más tiempo. Lo primero que se debe preguntar en los documentos de los residentes en el extranjero es si el sello ha sido declarado en Corea.

Mi hermana visitó el consulado el martes por la mañana, que era el día con la cita más rápida, y los documentos llegaron el viernes de la semana siguiente. El cliente obtuvo el certificado de sello de su hermana en el centro comunitario el lunes de la semana siguiente.

5. Diferencias entre el registro de la edificación y la edificación real

Mientras se resolvía el problema de la firma, surgió otro problema. La solicitud de subvención tenía un espacio para indicar la superficie de la edificación a demoler. En el registro de la edificación solo aparecía una vivienda, con una superficie de 52㎡. Sin embargo, en las fotos del lugar enviadas por el cliente, había un almacén construido con bloques y un baño tradicional separados, junto a la vivienda.

El cliente tenía la intención de incluir también el almacén en la demolición. Si se escribía eso, habría una gran posibilidad de que se solicitara una corrección porque la superficie solicitada no coincidiría con la superficie del registro. No se podía saber desde el anuncio si se podían incluir edificios accesorios que no figuran en el registro en el alcance de la subvención.

La solicitud indicaba solo la vivienda de 52㎡ según el registro. En cambio, se adjuntaron 6 fotos del lugar y un plano de distribución en un documento aparte para revelar que el almacén y el baño que no figuran en el registro están en el mismo terreno y solicitar una revisión para determinar si están incluidos en el alcance de la subvención. Al presentar primero los materiales para que la oficina del condado los evalúe, la solicitud no se tambaleará incluso si surge otra opinión durante la inspección del lugar.

Alrededor de esa época, el cliente visitó la oficina llevando una bolsa de caquis que había recogido de un árbol en el patio de la casa de su abuela. Dijo que todavía no estaban maduros y que los dejara en el alféizar de la ventana durante una semana antes de comerlos. De hecho, los comí una semana después y estaban bastante dulces.

6. Recepción antes de la fecha límite y complemento de originales

La respuesta escrita del ayuntamiento llegó 9 días antes de la fecha límite. Incluía la información de que también se aceptaría el consentimiento con la confirmación de la oficina consular. Ya habíamos obtenido el certificado de sello, por lo que decidimos presentar ambos. Es mejor tener documentos de más que de menos.

Los documentos a presentar se organizaron de la siguiente manera:

La presentación se completó 7 días antes de la fecha límite. El día de la presentación, el encargado solicitó una nueva copia del registro del terreno con una fecha de emisión antigua. Era una copia que el cliente había obtenido originalmente en el ayuntamiento, por lo que la fecha había expirado. Lo reemplazamos con una nueva copia obtenida en un quiosco de autoservicio. Estos problemas ocurren con más frecuencia cuanto más tiempo haya transcurrido desde que se reunieron los documentos por primera vez. Para las solicitudes con fechas límite, es mejor verificar primero los criterios de fecha de emisión en el aviso.

7. Demolición hasta la Declaración de Demolición

Los resultados de la selección salieron a mediados de noviembre. La vivienda entró en el programa de apoyo, y el almacén y el baño fueron incluidos en el mismo alcance de la obra tras una verificación en el sitio. Las fotos y planos presentados previamente como anexo se utilizaron tal cual como material de verificación en el sitio.

La demolición finalizó a principios de diciembre. Lo que quedaba era la declaración de demolición. El artículo 34 de la “Ley de Gestión de Edificios” estipula que el administrador del edificio debe presentar una declaración de demolición dentro de los 30 días posteriores a la fecha de demolición. Es el procedimiento para eliminar la casa del registro de edificios. De acuerdo con el párrafo de la misma disposición, si se realizó una declaración de finalización de la obra de demolición después de la demolición total, se considera que se ha presentado la declaración de demolición, pero era necesario verificar por separado si la demolición realizada como parte de un proyecto de apoyo la hacía automáticamente. Este informe también requería la autorización de los dos copropietarios, pero como la autorización inicial que recibí de mi hermana incluía la demolición y la declaración de demolición posteriores, no fue necesario enviar y recibir documentos en el extranjero nuevamente.

Los asuntos de residentes en el extranjero tardan dos semanas cada vez que un documento cruza el océano. Cuando recibes una autorización inicial, si incluyes el alcance de la autorización para los procedimientos necesarios en el futuro, puedes reducir el número de viajes de ida y vuelta.

Mi hermana, quien regresó al país durante las vacaciones del Año Nuevo Lunar, dijo que fue a ver que solo quedaban los árboles de cítricos en el patio que había quedado vacío. El cliente dijo que planeaba crear un pequeño huerto en ese terreno en primavera.

8. Lista de verificación para la presentación de documentos por parte de residentes en el extranjero

Si necesita presentar documentos en una oficina gubernamental nacional con familiares que residen en el extranjero, verifique primero lo siguiente:

1. En la lista de documentos requeridos en el aviso/guía cómo se indica la necesidad de un certificado de sello, un certificado de confirmación de firma propia y si se requiere el original.
2. Si el residente en el extranjero ha registrado su sello en Corea (si no, primero registre su sello a través de una misión diplomática).
3. La fecha límite se calcula a la inversa, sumando el día de la cita en la misión diplomática y el período de correo internacional.
4. Si el poder otorga el alcance de la delegación incluyendo los procedimientos posteriores (notificación, complementación, recepción).
5. Si cada documento tiene una fecha límite de emisión.

Los requisitos y los documentos aceptados varían según la institución y el proyecto, por lo que es necesario verificarlos individualmente según el caso.

Esta es una historia creada para ayudar a la comprensión.

Somos una oficina de agente administrativo ubicada en Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Nos ocupamos de recursos administrativos, permisos/notificaciones, inmigración/visados/permisos de residencia para extranjeros y gestión administrativa periódica. La oficina del agente administrativo Hwang Yunsang asesora sobre la preparación del poder para propietarios/solicitantes que residen en el extranjero y actúa como agente para la redacción y presentación de solicitudes y documentos adjuntos a las agencias administrativas. Si tiene una situación similar, no dude en contactarnos.

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