Je suis agent administratif, avec un bureau à Songdo, arrondissement de Yeonsu, à Incheon. Voici un cas rencontré dans mon travail.
En bas du certificat de relations familiales, dans la case `Père`, figurait le nom d'un homme qu'il n'avait jamais rencontré.
Le nom qui aurait dû figurer dans cette case appartenait à quelqu'un qui, d'après les papiers, était mort deux mois plus tôt. En réalité, pas deux mois : deux ans et quatre mois. C'est seulement lui qui l'avait appris deux mois plus tôt.
Dans les documents administratifs, ce qui coïncide le moins souvent, ce ne sont pas les faits, mais les dates.
La nouvelle apportée par une facture
Le premier contact s'est fait par e-mail. Trois pièces jointes : la photo d'un avis du Service national d'assurance maladie, un avis de taxe foncière adressé à une commune rurale et son propre extrait abrégé d'enregistrement de résidence. Avant même de le rencontrer, l'examen était à moitié fait.
Le client était un homme de la fin de la quarantaine, peintre en bâtiment dans des immeubles d'habitation depuis quinze ans. Il a une fille en troisième année de collège. Le printemps et l'automne sont les saisons chargées ; l'hiver, le travail s'arrête. Pour un homme comme lui, le mot « succession » n'était pas étranger, il était effrayant. Non qu'il y eût quelque chose à hériter, mais parce qu'il ne pouvait pas savoir ce dont il risquait d'hériter.
Ses parents s'étaient séparés avant son entrée à l'école primaire. Sa mère s'était remariée quelques années plus tard, et il avait grandi sous le nom et l'origine clanique de son beau-père. De son père biologique, il avait seulement entendu dire une fois, vers vingt ans, qu'il vivait seul dans une petite ville du sud.
La nouvelle de ce père lui arrivait vingt ans plus tard sous la forme d'un avis d'impayé.
Le Service national d'assurance maladie, en régularisant les cotisations d'assuré régional qui avaient continué d'être appelées au nom du défunt, avait recherché les héritiers, et au bout de cette recherche, il y avait lui. L'avis qu'il avait reçu portait le nom et la date de naissance de son père, ainsi qu'un montant cumulé de près de vingt-quatre mois.
Il a appelé le Service. Il a dit qu'il n'avait eu aucun contact avec ce père depuis plus de vingt ans, qu'il ne savait même pas qu'il était mort. L'agent lui a dit que la situation était malheureuse, mais lui a expliqué que, faute de déclaration de décès, les cotisations continuaient d'être appelées pour la période postérieure au décès, et que pour les régulariser il fallait d'abord déclarer le décès.
L'information n'était pas fausse. Simplement, personne n'avait dit à celui qui la recevait ce qu'il devait faire ensuite.
Pourquoi il a été renvoyé trois fois du guichet
Il a essayé de s'en occuper seul. C'est ce que fait presque tout le monde.
D'abord, il a appelé l'hôpital de soins de longue durée où son père avait passé ses derniers jours. Il voulait obtenir de nouveau le certificat médical de décès. L'hôpital a répondu que c'était possible, à une condition : qu'il soit établi qu'il faisait partie de la famille du défunt.
Il est donc allé au centre administratif de quartier retirer son propre certificat de relations familiales. Et il l'a lu du début à la fin.
Dans la case du père figurait le nom de son beau-père.
Il est retourné au guichet. Ça ressemble à une erreur, a-t-il dit. L'agent a expliqué que ce n'en était pas une : après un changement de nom et d'origine clanique, c'est bien ainsi que le registre actuel des relations familiales l'inscrit. Quand il a demandé où, alors, la relation avec son père biologique pouvait être établie, on lui a répondu qu'il fallait consulter un autre certificat. Mais ce jour-là, le guichet était débordé, et la conversation s'est terminée sans que l'on sache quel certificat demander, ni de quelle manière.
Il est retourné à l'hôpital, s'est entendu dire que sa qualité de membre de la famille ne pouvait pas être établie, et il est rentré. La troisième fois qu'il est allé au centre de quartier, il a dit qu'il allait essayer de remplir lui-même la déclaration de décès. Le guichet lui a répondu que, pour qu'elle soit reçue, il fallait joindre le certificat médical de décès ou le procès-verbal d'examen du corps. Pour obtenir le certificat médical, il fallait prouver le lien familial ; pour le prouver, il fallait un document ; et ce document ne portait pas le nom de son père.
Pris dans un cercle pareil, la plupart des gens font l'une de deux choses : ils se mettent en colère ou ils abandonnent. Il avait choisi la seconde, puis, quand la question de la succession est apparue, il est revenu à la première.
Et, après quelques recherches, il nous a écrit. La première phrase disait : « Est-ce que c'est de ma faute ? »
« Général » et « détaillé » : un mot de différence
Il est arrivé à l'heure au rendez-vous, avec les documents obtenus jusque-là glissés sans ordre dans une pochette transparente. J'ai étalé la pochette sur le bureau et vérifié les pièces une par une. Presque tout ce qu'il fallait s'y trouvait déjà. Seul le type était mauvais.
Lorsqu'on demande un certificat du registre des relations familiales, on peut en choisir le type : général, détaillé ou spécifique. Le certificat général résume surtout ce qui est actuellement en vigueur. Le certificat détaillé montre aussi l'historique des changements passés.
Tout ce qu'il avait obtenu était général.
Changer de nom et d'origine clanique ne rompt pas le lien de filiation. Sauf s'il s'agit d'un dispositif qui réorganise la parenté antérieure elle-même, comme l'adoption plénière, le lien avec le père biologique demeure. Il ne laisse simplement pas de trace sur un document qui ne résume que la situation actuelle.
Cet après-midi-là, j'ai divisé le travail en trois.
Premièrement, j'ai fait établir le certificat de base du client en version détaillée. On y voit la décision judiciaire définitive du changement de nom et d'origine clanique ainsi que la situation antérieure. Deuxièmement, nous avons redemandé son certificat de relations familiales, lui aussi en version détaillée. Troisièmement, j'ai ouvert une voie distincte, du côté du père : le certificat détaillé de relations familiales au nom du père et la copie du registre de famille clos (jejeok deungbon), l'ancien registre d'avant 2008.
Mis côte à côte, ces trois documents relient la relation. Le registre clos du père mentionne comme enfant l'ancien nom du client, et le certificat de base détaillé du client garde la trace du passage de cet ancien nom au nom actuel. Le troisième document fait le pont entre les deux autres.
On peut se demander pourquoi le guichet ne l'a pas dit d'emblée. Ce n'est pas que le personnel ait manqué d'amabilité. Un guichet du registre des relations familiales traite des dizaines de déclarations et de délivrances par jour et, structurellement, n'a pas le temps de retracer l'arrière-plan de chaque dossier. Dire qu'« il faut consulter un autre certificat » était en soi une indication exacte. Ce qu'il faut demander ensuite, et dans quel ordre, relève de la consultation, pas du guichet.
Avec les documents administratifs, le type fait la moitié du travail.
Obtenir de nouveau le certificat médical
Une fois les documents reliés, l'hôpital n'a pas posé de difficulté. Le père avait été hospitalisé pour une pneumonie, était resté environ un mois et demi et était décédé à l'hôpital ; le certificat de décès avait été établi à ce moment-là. L'hôpital conservait le dossier médical, et une nouvelle délivrance était possible dès que le lien familial serait établi.
Le problème, c'étaient les originaux.
Le père avait une compagne qui avait passé avec lui ses dernières années : une femme de plus de soixante-dix ans, sans mariage enregistré. C'est elle qui avait organisé les obsèques, fait procéder à la crémation et déposé l'urne au columbarium. Elle détenait plusieurs originaux du certificat de décès, mais, ayant déménagé entre-temps, elle ne savait plus où ils étaient.
Si l'hôpital avait fermé ou si la durée de conservation du dossier avait expiré, empêchant d'obtenir le certificat, l'histoire aurait été bien plus longue. L'article 84 de la loi sur l'enregistrement des relations familiales impose de joindre à la déclaration de décès un certificat médical ou un procès-verbal d'examen du corps, tout en prévoyant que, lorsque des circonstances inévitables l'empêchent, on peut joindre à la place un document établissant le décès, dans les conditions fixées par le règlement de la Cour suprême, en indiquant la raison dans la déclaration. Ce document de substitution n'est toutefois pas n'importe quelle pièce : il est apprécié dans les limites fixées par ce règlement. Si l'on emprunte cette voie, mieux vaut se renseigner d'abord auprès de l'office d'enregistrement compétent.
Heureusement, nous n'avons pas eu à aller jusque-là. J'ai plutôt contacté cette femme pour lui demander deux choses : une copie du certificat de crémation délivré par le crématorium et un document confirmant la date et le lieu des obsèques. Comme nous allions obtenir le certificat médical, elles n'étaient pas nécessaires pour la déclaration elle-même, mais j'ai jugé préférable d'avoir de quoi répondre le jour où un autre organisme redemanderait la date du décès. Elles ont d'ailleurs servi une fois par la suite.
À la fin de l'appel, elle a ajouté une chose. Parmi les objets dont le père se servait, il en restait un qu'elle avait gardé, et si le fils venait, elle aimerait le lui remettre.
Quel est le jour où l'on « a eu connaissance » ?
C'était là le cœur de l'affaire.
La déclaration de décès est soumise à un délai. L'article 84 de la loi sur l'enregistrement des relations familiales impose aux personnes désignées à l'article 85 de la même loi de faire la déclaration dans un délai d'un mois à compter du jour où elles ont eu connaissance du décès. Autrement dit, le délai ne court pas du jour du décès, mais du jour où la personne tenue de déclarer en a eu connaissance.
L'article 122 de la même loi prévoit en outre une amende administrative de 50 000 wons au plus lorsque la personne tenue de déclarer ne le fait pas dans le délai sans motif légitime. Au vu du montant, cela paraît anodin. Et ça l'est souvent. Mais une amende signifie que la déclaration est enregistrée comme « tardive », et ce retard devient un point de plus à expliquer dans les démarches suivantes.
Le client se croyait en retard de deux ans et quatre mois. Il disait s'être présenté à chaque fois au guichet comme un coupable.
Mais ce n'est pas ainsi qu'il fallait lire le texte.
Il y a deux ans et quatre mois, il ne savait pas que son père était mort. Il l'avait appris le jour où il avait reçu l'avis du Service national d'assurance maladie. Cet avis portait une date d'envoi, et l'appel qu'il avait passé au Service figurait aussi dans son historique.
Il y a cependant un piège. Le formulaire de déclaration demande la date, l'heure et le lieu du décès. À ne regarder que le formulaire, on voit plus de deux ans entre la date du décès et celle de la déclaration. Il est tout naturel que l'agent qui la reçoit voie cet écart et la traite comme hors délai. Le formulaire ne comporte aucune case pour le jour où le déclarant a eu connaissance du décès.
J'ai donc joint à la déclaration, séparément, une page A4 d'explication. Trois lignes : comment le déclarant avait appris le décès, à quelle date, et la liste des pièces établissant cette date. Les pièces étaient une copie de l'avis du Service, une capture de l'historique d'appels et les extraits abrégés d'enregistrement de résidence des deux hommes, montrant plus de vingt ans d'adresses différentes.
Je n'ai pas développé l'argumentation. Dans un écrit qui conteste un délai, les phrases longues sonnent comme des excuses. Mieux vaut ne laisser que des dates et des fondements.
Ceux qui doivent déclarer, et ceux qui peuvent le faire
Le client a demandé : alors pourquoi cette dame n'a-t-elle pas pu déclarer le décès ?
Pour répondre, il faut distinguer deux notions. Les personnes tenues de déclarer et celles qui peuvent déclarer ne se recoupent pas entièrement.
L'article 85 de la même loi désigne les personnes tenues de déclarer un décès. La base, ce sont les parents vivant avec le défunt. Une relation sans mariage enregistré n'est pas un lien de parenté légal. Si longtemps qu'elle ait vécu avec lui et fait office d'accompagnante à l'hôpital, elle ne figurait pas parmi les déclarants désignés par la loi.
Cela ne voulait pas dire qu'elle ne pouvait rien faire. Le même article laisse la possibilité de déclarer, entre autres, aux cohabitants et aux personnes qui gèrent le lieu du décès. En pratique, les pièces justificatives exigées pour cette voie varient d'un office d'enregistrement à l'autre ; le plus sûr est de se renseigner avant d'y aller.
Le problème, c'est qu'elle l'ignorait. Après les obsèques, a-t-elle raconté, elle était allée une fois au centre de quartier. En expliquant sa relation avec le défunt, elle s'était entendu dire en substance que « si vous n'êtes pas de la famille, c'est difficile », et elle n'y était jamais retournée. Pendant ce temps, les cotisations et les impôts locaux appelés au nom du père s'accumulaient.
C'est ce qui m'a le plus pesé dans cette affaire. Personne n'avait été négligent. Le fils ne savait pas ; la femme qui avait vécu avec le défunt s'était entendu dire qu'elle n'avait pas qualité ; le guichet avait dit ce qui était juste de sa place. Et pourtant, deux ans avaient passé.
Dans les procédures administratives, le préjudice naît souvent non d'une faute de quelqu'un, mais d'un vide que personne n'a comblé.
Il y avait deux horloges
Une fois les documents prêts, j'ai refait le calendrier. Car il y avait deux horloges.
La première, c'était le délai de déclaration du décès : un mois à compter du jour de la connaissance. En comptant depuis la réception de l'avis du Service, plus de la moitié était déjà écoulée. Une bonne partie des deux mois passés à faire seul la navette entre les guichets y était passée.
La seconde horloge était le vrai problème. L'acceptation et la renonciation à la succession ont leur propre délai, lui aussi calculé à partir du jour où l'on a eu connaissance de l'ouverture de la succession. Or, pour décider à quoi renoncer et quoi accepter, il faut d'abord savoir quels biens et quelles dettes figurent au nom du père. Et pour faire cette recherche, il faut que le décès soit déclaré.
Autrement dit, si la première démarche n'aboutissait pas pendant que tournait la seconde horloge, toute décision devenait impossible. En comptant le temps de recevoir les résultats de la recherche et de décider, il n'y avait aucune marge.
J'ai dessiné cette structure sur une feuille et je la lui ai montrée. À gauche, la déclaration de décès ; à droite, la recherche des biens ; en dessous, la décision. Les flèches ne pouvaient aller que de gauche à droite.
Il a longuement regardé la feuille, puis il a dit : donc ce qui presse le plus, c'est la déclaration.
C'est cela, ai-je répondu. Et j'ai ajouté une chose : les raisons d'une déclaration tardive peuvent s'expliquer après coup, mais une recherche arrivée trop tard, qui a empêché de décider, ne se rattrape pas par une explication.
Un ordre réparti sur trois jours
Il y avait quatre organismes : l'hôpital, le centre de quartier du domicile du client, les vérifications liées au lieu d'enregistrement du père et la mairie qui recevrait la déclaration de décès. Viendraient ensuite le Service national d'assurance maladie et le service fiscal de la ville.
On aurait peut-être pu tout faire en un jour. Mais comme les documents obtenus dans un organisme conditionnaient le dépôt dans le suivant, un blocage à un endroit faisait perdre toute la journée. Le client vivait de salaires journaliers. Un déplacement pour rien, c'était une journée de revenu.
Nous avons donc réparti sur trois jours.
Le premier jour a été consacré aux seuls certificats. Nous avons obtenu d'un coup les trois certificats détaillés et le registre de famille clos, et vérifié sur place, de nos propres yeux, que la relation se reliait bien. Il est important de faire cette vérification au guichet. Si l'on découvre un manque une fois rentré, il faut une journée de plus.
Le deuxième jour, l'hôpital. Avec les documents préparés, nous avons fait établir le lien familial et obtenu le certificat de décès en autant d'exemplaires que nécessaire. Nous en avons demandé largement, car la régularisation des cotisations, le service fiscal et les démarches financières exigent parfois chacun un original. En demander quelques-uns de plus à ce moment-là coûte moins cher que de retourner à l'hôpital.
Le troisième jour, nous avons déposé la déclaration, reliée dans cet ordre : le formulaire, le certificat médical, la page d'explication, la liste des pièces justificatives et les pièces d'identité. Nous avons placé devant un sommaire d'une page. Le rôle du sommaire est de décider ce que l'agent regarde dans les cinq premières secondes.
La déclaration a été reçue. Mais tout n'était pas fini ce jour-là.
Compléments, et amende
Cinq jours plus tard, on nous a contactés. On demandait une pièce de plus pour établir la qualité du déclarant. Lorsqu'il y a eu un changement de nom et d'origine clanique, il n'est pas étonnant que l'agent revérifie la relation. Comme nous avions déjà ce document, le complément a été fourni l'après-midi même.
Aucune amende n'a été infligée.
Pour être précis : en examinant s'il fallait en infliger une, l'agent a pris en compte la page d'explication que nous avions jointe, et comme elle était accompagnée des pièces sur le point de départ de la connaissance, la déclaration n'a pas été traitée comme tardive. L'agent ne nous a pas fait de faveur. Le texte dit cela ; les faits nécessaires à son application avaient simplement été présentés par écrit.
Et si nous avions déposé la déclaration seule, sans l'explication ? Elle aurait sans doute été traitée comme tardive, et pour la contester, il aurait fallu engager une procédure distincte d'opposition à l'amende. Cette procédure est ainsi faite qu'une opposition déposée dans un certain délai passe par l'office d'enregistrement pour être transmise au tribunal de la famille compétent.
Nous ne faisons pas cela pour économiser 50 000 wons. L'idée, c'est qu'éviter d'en arriver à ce stade coûte bien moins cher.
En matière administrative, l'ordre qui évite de créer un litige passe avant l'art de le mener.
Les portes qu'une déclaration a ouvertes
Une fois la déclaration de décès traitée, ce qui était bloqué s'est dénoué dans l'ordre.
Nous avons d'abord demandé la recherche intégrée des biens du défunt, couramment appelée service successoral à guichet unique, qui permet, par une seule demande, de consulter ensemble transactions financières, terrains, véhicules, impôts, affiliation aux retraites, etc. Elle est soumise à des conditions de qualité et de délai, et se fait donc généralement avec la déclaration de décès ou dans un certain délai ensuite. Comme la demande elle-même s'adresse à un organisme administratif, nous avons préparé les documents et l'avons menée jusqu'au dépôt.
Les résultats sont arrivés avec des délais différents selon les rubriques. Certains ont pris quelques jours, d'autres plusieurs semaines.
Le résultat était un peu différent de ce qu'on attendait. Au nom du père restaient une vieille maison à la campagne avec son terrain et deux comptes presque vides. Les dettes consistaient en arriérés de cotisations d'assurance maladie, en impôts locaux impayés et en un petit retard auprès d'une société de cartes de crédit. La grosse dette que le client avait imaginée n'existait pas.
Nous avons ensuite demandé au Service national d'assurance maladie la régularisation des cotisations tenant compte du décès. Les cotisations d'assuré régional appelées après la date du décès peuvent être régularisées. Pour cette démarche ont servi les exemplaires du certificat de décès obtenus plus tôt et le certificat de crémation demandé à cette femme. Quand l'agent du Service a demandé s'il existait une autre pièce confirmant la date du décès, le fait de l'avoir déjà nous a fait gagner plusieurs jours.
Le moment où un document préparé devient utile arrive généralement d'où on ne l'attend pas.
Les résultats de la recherche en un seul tableau
Accepter la succession, l'accepter à concurrence de l'actif net ou y renoncer : c'est une décision soumise à un délai. Le jour où les résultats sont arrivés, j'ai classé les informations par rubrique et je lui en ai fait un tableau, pour qu'il voie sur une seule page quels biens et quelles dettes existaient, et où.
Ce que nous avons fait, c'est dénouer les nœuds en amont pour que cette décision devienne possible. Sans déclaration de décès, pas de recherche ; sans recherche, on ne sait même pas ce qu'il faut décider.
Le jour où il est descendu dans la petite ville du sud
Une fois les résultats de la recherche mis en ordre, il a pris un jour de congé et il est descendu dans le sud, voir la maison où son père avait passé ses dernières années et la personne qui y vivait encore.
Quand il est passé au bureau à son retour, il avait quelque chose à la main. Un vieux sac à outils.
Son père aussi était peintre, nous a-t-il dit. Depuis ses vingt ans, il ignorait de quoi son père avait vécu, et il avait toujours pensé que lui-même était arrivé à ce métier par hasard. Dans le sac, il y avait des pinceaux, un couteau à enduire et un grattoir au manche complètement usé. Le même genre d'outils que les siens.
Il a raconté cela très brièvement, puis il a changé de sujet. Je n'ai pas posé d'autres questions.
Parfois, ce genre de paperasse rapproche aussi les gens. Ce jour-là, après vingt ans, il a appris quand et où son père était mort, et comment il avait passé ses dernières années. Ce qu'il avait fallu pour l'apprendre, finalement, c'était le type de délivrance de trois certificats.
Il y a eu aussi un petit remue-ménage. Le jour où nous préparions les pièces complémentaires, le dossier au nom ancien du client et celui à son nom actuel ont été brièvement intervertis au bureau, et nous avons longtemps cherché, croyant que les documents d'une seule personne appartenaient à deux. J'ai tenté d'expliquer que cela arrive souvent dans les dossiers de changement de nom et d'origine clanique, mais ce jour-là, nous en avons ri.
Résultat
L'ensemble a pris environ deux mois et demi : dix jours jusqu'au dépôt de la déclaration de décès, cinq jours pour les compléments et le traitement, encore plusieurs semaines jusqu'aux résultats de la recherche des biens, puis environ trois semaines pour la régularisation des cotisations.
Les cotisations appelées après la date du décès ont été régularisées, et les avis qui continuaient d'arriver au nom du père ont cessé. Aucune amende n'a été infligée. Les décisions concernant la succession, le client les a ensuite menées de son côté, sur la base du tableau que nous lui avions préparé.
Tout n'a pas été réglé. La maison de campagne était restée vide longtemps et la question de son entretien demeurait. La relation avec la femme qui avait vécu avec son père restait, elle aussi, juridiquement non réglée. Ce n'est pas un problème que les papiers peuvent résoudre.
Mais deux mois et demi plus tôt, rien ne pouvait même commencer. En partant du changement de type d'un seul document, il sait désormais au moins ce qu'il doit décider.
Les procédures administratives suspendent souvent la vie d'une personne pendant des mois, voire des années. Récupérer ce temps fait partie de notre travail.
La dernière fois qu'il est venu, il a dit que sa fille remplissait son dossier d'entrée au lycée. Il lui fallait un certificat de relations familiales, a-t-il dit. Cette fois, il n'a pas demandé quel type demander.
Quelques points à retenir
Si vous êtes dans une situation semblable, je vous suggère d'organiser les choses ainsi.
① Vérifiez d'abord le type de certificat. En cas de changement de nom et d'origine clanique, de changement de prénom, d'adoption ou de remariage, le certificat général ne suffit souvent pas à établir la relation. Consultez ensemble le certificat détaillé et le registre de famille clos.
② Le délai de déclaration de décès court non pas de la date du décès, mais du jour où l'on « a eu connaissance ». Si vous l'avez appris tard pour une raison particulière, consignez par écrit, avec la déclaration, cette date et les pièces qui l'établissent. Une explication orale ne laisse aucune trace.
③ Demandez deux ou trois exemplaires du certificat de décès de plus que nécessaire. Par la suite, la régularisation des cotisations et les démarches fiscales et financières exigent parfois chacune un original.
④ La recherche des biens ne commence qu'une fois le décès déclaré. La décision sur la succession étant soumise à un délai, établissez votre calendrier à rebours en tenant compte du temps de la recherche.
⑤ Distinguez les procédures menées devant les tribunaux de celles menées auprès de l'administration. L'acceptation ou la renonciation à une succession, ou l'autorisation de rectifier le registre des relations familiales, sont des procédures judiciaires. Le lieu de dépôt et les délais diffèrent de ceux des déclarations administratives ; planifiez-les séparément.
Ce cas est une histoire fictive reconstituée pour faciliter la compréhension. Il est reconstitué à partir de consultations réelles ; les personnes, noms commerciaux, lieux et chiffres cités sont sans rapport avec des personnes ou affaires réelles. Les conditions et le traitement diffèrent d'un cas à l'autre, une vérification individuelle est donc nécessaire ; pour le texte exact des dispositions et leur interprétation, consultez le Centre national d'information législative ou l'organisme compétent.
※ Cas fictif reconstitué pour faciliter la compréhension.
