Je suis agent administratif basé à Songdo, dans le district de Yeonsu, Incheon. Voici une anecdote vécue lors de mon travail.
Ce jeune homme a déclaré qu'il avait marqué la date de son enrôlement dans son calendrier pour la première fois.
Il y a un an et demi, les mêmes lettres étaient inscrites trois fois dans ce calendrier. Examen médical.
Deux de ces trois occurrences auraient peut-être été inutiles. Ce n'était pas dû à un état de santé différent. C'est parce que les documents attestant de son état de santé manquaient à chaque fois.
## Lettres apparues trois fois dans le calendrier
Le premier contact est venu de ma mère. C'était un e-mail, avec deux pièces jointes. Il s'agissait de photos du certificat de résultats d'examen médical militaire et de l'avis d'examen médical de suivi.
Le corps du message était court. Mon fils a reçu une nouvelle fois la note 7, et s'il continue comme ça, il ne pourra plus prolonger ses études.
En regardant le certificat, c'était la deuxième note 7. Il a reçu la note 7 lors du premier examen et a passé un examen médical de suivi, et il a de nouveau reçu la note 7 lors de cet examen de suivi. Et une date pour un troisième examen de suivi a été fixée dans deux mois.
Mon fils a vingt-deux ans et a terminé sa troisième année d'université en étant en congé. La période de congé touchait à sa fin. S'il ne résolvait pas son problème de service militaire, il ne pourrait ni reprendre ses études, ni s'enrôler, ni faire de plans entre les deux.
Il a dit que sa candidature pour un échange universitaire avait également été suspendue une fois. Il a été sélectionné, mais il ne pouvait pas fixer sa date de départ car son statut militaire n'était pas confirmé. Il ne pouvait faire que des contrats à court terme pour son travail à temps partiel.
Ce qu'il voulait, ce n'était pas un grade spécifique. Lors de la première consultation, il a dit : "J'aimerais que cela se termine d'une manière ou d'une autre."
Ce mot a déterminé la direction de cette affaire.
La première consultation a eu lieu l'après-midi du jour prévu. La mère et le fils sont venus ensemble. Lorsque j'ai commencé la consultation, j'ai décidé d'une chose. La partie concernée dans cette affaire est le fils.
Les inquiétudes de la mère étaient grandes, et la plupart des questions étaient posées par elle. Cependant, l'examen médical militaire est une affaire personnelle, et la personne qui siège au poste d'examen est également elle. Répondre aux questions du médecin lors du jour de l'examen de suivi est également une affaire personnelle. Donc, à partir du milieu de la consultation, j'ai commencé à poser des questions directement au fils. Quand ont commencé les premiers symptômes, quels hôpitaux a-t-il fréquentés dans quel ordre, et comment va-t-il maintenant.
Au début, il a répondu brièvement. À partir de la deuxième question, ses réponses ont été un peu plus longues. Et à la troisième question, le nom d'un hôpital que même sa mère ne connaissait pas est apparu. C'était un endroit où il était allé brièvement lorsqu'il vivait en résidence universitaire.
Si on ne lui avait pas demandé directement, cet hôpital aurait été omis du classeur.
## Ce que signifie une classification de grade 7
Les grades de santé lors de l'examen de sélection militaire sont divisés en neuf grades, du grade 1 au grade neuf. Grosso modo, les grades 1 à 3 correspondent au service militaire actif, le grade 4 à la conscription de réserve, le grade 5 au travail de mobilisation de guerre, le grade 6 à l'exemption du service militaire.
Et le grade 7 est un peu différent. Le grade 7 est un état où aucune classification n'a été déterminée. C'est un grade qui indique qu'il est difficile de déterminer la classification au moment présent en raison de l'évolution d'une maladie ou d'un traitement, et qui oblige à subir un nouvel examen après un certain temps.
Donc, le grade 7 n'est pas un résultat, mais un report. Et si le report se répète, le temps d'une personne s'arrête.
Les raisons pour lesquelles il a reçu deux fois le grade 7 étaient brièvement indiquées dans l'avis. Il s'agissait d'une demande de vérification de l'évolution du traitement. Cela semblait signifier que le médecin chargé de la classification manquait de données pour juger de son état actuel.
Il a été clairement précisé que la détermination du grade de santé relève de la décision de l'agence de conscription. Un agent administratif ne fait pas de jugement médical. Tout ce que nous pouvons faire, c'est aider à préparer les documents nécessaires pour la classification de manière complète et dans un ordre facile à lire.
J'ai expliqué cette limite le premier jour. La mère semblait un peu déçue, et le fils a plutôt acquiescé.
Le même jour, une autre chose a été décidée : comment traiter les dossiers médicaux.
Les dossiers médicaux sont des informations sensibles. Ils contiennent le nom de la maladie, le contenu du traitement et les résultats des examens. Par conséquent, l'original est conservé par la personne elle-même, et notre bureau ne reçoit que des copies nécessaires à l'organisation. Les copies ne seront utilisées que pour cette tâche, et seront restituées à la personne ou détruites une fois le travail terminé. Un document décrivant ce contenu a été signé.
Cela peut sembler une formalité, mais il y a une raison. Les personnes préparant des documents de sélection militaire exposent généralement leurs antécédents médicaux à quelqu'un pour la première fois. Si vous clarifiez d'abord où et comment ces enregistrements seront conservés, la conversation suivante sera beaucoup plus facile.
En fait, après avoir reçu cette signature, le fils a montré sans hésitation des photos de sachets de médicaments sur son téléphone portable.
## J'avais déjà effectué les deux examens seul Il avait déjà passé l'examen deux fois pour une vérification. Les deux fois, il s'était préparé seul.
La première révision, j'ai emporté un seul certificat médical de mon cabinet médical de quartier. C'était un seul certificat avec le nom du diagnostic et la date. Le médecin examinateur a demandé si j'avais des documents permettant de voir le déroulement de mon traitement, et j'ai répondu que non. Le résultat était à nouveau un niveau 7.
Pour la deuxième révision, je me suis un peu plus préparé. J'ai obtenu un avis d'un hôpital universitaire et je l'ai emporté. Mais cet avis ne contenait que le contenu d'un seul examen récent. Il n'y avait pas d'informations sur le moment de l'apparition, les changements dans les résultats de traitement et d'examens effectués jusqu'à présent. Le résultat était à nouveau un niveau 7.
Il a emporté les documents les deux fois. Mais les deux fois, ce n'étaient pas des documents répondant aux questions nécessaires pour l'examen.
Le médecin examinateur veut généralement savoir trois choses. Depuis quand et dans quel état était-ce. Quel traitement avez-vous reçu jusqu'à présent. Quel est votre état actuel et comment semble-t-il que cela évoluera à l'avenir. Un simple certificat médical ne répond qu'à une partie de la première question.
Il restait deux mois avant la troisième révision.
Deux mois semblent être une marge confortable. Mais en remontant le temps, ce n'était pas le cas.
La prise de rendez-vous à la clinique externe de l'hôpital universitaire n'était possible que dans trois semaines. Pour obtenir un avis, il fallait passer par cet examen. Certains hôpitaux délivrent les résultats d'examens le jour du rendez-vous, tandis que d'autres prennent quelques jours après la demande. Les cliniques spécialisées demandaient une semaine pour rédiger un avis.
C'est pourquoi j'ai noté les dates à rebours à partir de la date de la révision. Réception de tous les documents une semaine avant la révision. Demande d'avis une semaine avant cela. Rendez-vous à la clinique externe de l'hôpital universitaire avant cela. Et il y avait deux choses à faire tout de suite : prendre rendez-vous à la clinique externe de l'hôpital universitaire et demander une copie du dossier médical à mon cabinet médical de quartier et à la clinique spécialisée.
Ce soir-là, mon fils a pris rendez-vous à l'hôpital universitaire. Quatre nouvelles dates ont été ajoutées au calendrier. Cette fois, ce n'était pas un calendrier avec seulement le mot "révision".
## Les informations étaient déjà indiquées sur l'avis
La première chose que j'ai faite lors de la première consultation a été de relire l'avis de réexamen médical.
L'avis indiquait les documents à apporter pour le réexamen. Il contenait une explication selon laquelle les documents nécessaires varient en fonction du nom de la maladie, et une mention indiquant de préparer les dossiers médicaux, les résultats d'examens, etc. Il a reçu cet avis deux fois, et les deux fois, il n'a regardé que la date et le lieu en haut.
Ce n'est pas rare. Les avis administratifs indiquent généralement l'échéance en première ligne, et les articles importants sont écrits en petits caractères en bas. Les gens pensent qu'ils ont fini de lire l'avis dès qu'ils ont vérifié l'échéance.
Ensuite, j'ai organisé les éléments à demander au service militaire. Quel type de documents est nécessaire pour l'évaluation en fonction de son nom de maladie, si les originaux sont nécessaires ou si des copies suffisent, s'il y a une date d'émission. Les documents requis varient en fonction du nom de la maladie, et l'ordre est de vérifier et non de deviner ces critères.
Il a lui-même passé l'appel téléphonique. Il est préférable qu'il vérifie lui-même, car cela donne des réponses précises et lui permet de le faire lui-même la prochaine fois qu'il aura la même question. J'ai écrit une liste de questions sur une feuille, et il a noté les réponses à côté pendant qu'il parlait.
L'appel téléphonique a duré quinze minutes. Ces quinze minutes ont permis de définir les contours des documents à préparer.
La liste des appels téléphoniques contenait une question supplémentaire : s'il était possible de reporter le rendez-vous de réexamen. C'était une question préparatoire pour le cas où la préparation des documents serait difficile.
La réponse était que cela pouvait être possible en fonction des circonstances. Cependant, nous avons décidé de ne pas le reporter. Son objectif était de parvenir à une conclusion, et le reporter retarderait également la conclusion. Le changement d'échéance a été conservé comme une dernière option à utiliser lorsque les documents ne peuvent absolument pas être préparés à temps.
Il y a une différence entre connaître les options et ne pas les utiliser, et ne pas pouvoir les utiliser par ignorance. Si vous connaissez les options, vous ne vous sentez pas pressé, même si l'échéance est serrée.
## J'ai aligné les dossiers médicaux en une seule ligne
Ce qui a suivi a été la tâche la plus longue. Rassembler les dossiers médicaux et les aligner en une seule ligne.
Il a fréquenté trois établissements médicaux. Le cabinet médical de quartier où sont apparus les premiers symptômes, l'hôpital universitaire où il a passé des examens approfondis, et le cabinet médical spécialisé où il a ensuite reçu un traitement régulier. Il fallait combiner les dossiers des trois établissements pour avoir une vue d'ensemble de l'apparition de la maladie jusqu'à aujourd'hui.
J'ai d'abord créé un tableau sur une feuille A4. Il y avait quatre colonnes : date, établissement médical, contenu de la consultation ou de l'examen, nom du document pour lequel l'extrait devait être délivré. J'ai rempli les dates en rassemblant ses souvenirs, les SMS de réservation sur son téléphone portable et des photos d'emballages de médicaments.
Ce tableau a servi de formulaire de demande de délivrance. Il suffisait d'aller dans chaque hôpital et de demander la copie des dossiers médicaux et les résultats d'examens correspondant à cette date. Si l'on demandait simplement tous les dossiers, l'hôpital serait embarrassé et la personne qui reçoit serait obligée de rapporter des centaines de pages.
Souvent, il est nécessaire que vous-même demandiez une copie de vos dossiers médicaux. C'est pourquoi je l'ai accompagné à l'hôpital. En contrepartie, je lui ai fourni un itinéraire précis, indiquant quels hôpitaux visiter et dans quel ordre, afin qu'il puisse en consulter deux par jour.
Une fois les dossiers rassemblés, son parcours de soins est apparu comme un tout cohérent. Début de la maladie, examens, début du traitement, deux ajustements de médicaments, état actuel. Et un élément s'est révélé. Les résultats des examens effectués après la deuxième visite de contrôle reflétaient le mieux son état actuel.
Ces résultats d'examens se trouvaient dans son tiroir. Il a déclaré qu'il avait oublié de les apporter lors de la visite de contrôle.
Il y a eu aussi des complications lors de la collecte des dossiers. Le médecin qu'il a consulté pendant sa période en résidence universitaire avait changé son système informatique entre-temps, ce qui a entraîné un délai supplémentaire pour l'obtention des anciens dossiers.
Dans ce genre de situation, si on attend simplement, le planning est compromis. C'est pourquoi j'ai d'abord confirmé les dates de visite. En consultant l'historique des soins de santé, on peut savoir quand et dans quel établissement médical on a été soigné. J'ai utilisé ces informations pour vérifier les dates de ses consultations pendant sa période en résidence universitaire et j'ai demandé au cabinet médical de ne fournir que les dossiers correspondant à ces dates. En rétrécissant le champ, l'émission a été finalisée en trois jours.
Les noms des documents étaient également différents selon les hôpitaux. Un hôpital disait "copie des dossiers médicaux", un autre "compte rendu des soins", et un autre encore a d'abord suggéré un "certificat médical". Si les noms sont différents, le contenu peut également être différent. C'est pourquoi j'ai demandé à chaque hôpital de vérifier le contenu avant de l'émettre. S'il contenait des dates et des détails de consultation, ainsi que des valeurs d'examen.
Il n'y a jamais eu de demande de reproduction du même dossier deux fois. Cette vérification unique a permis d'éviter deux ou trois visites à l'hôpital.
## Demande d'un rapport médical
Une fois les dossiers médicaux réunis, il manquait un dernier élément : le rapport médical du médecin traitant actuel.
Il y a une erreur courante ici. C'est lorsque le patient demande au médecin de "l'écrire favorablement pour le service militaire". Il ne faut pas faire cette demande. Le médecin ne fait que noter les faits, et un rapport médical qui ne correspond pas à la réalité pose problème en soi. Surtout, une telle demande mine la crédibilité de la décision.
Il est nécessaire de transmettre clairement ce qui est requis. C'est pourquoi il a résumé ce qu'il devait dire au cabinet médical en deux lignes. Il s'agit de demander un rapport médical à soumettre à l'examen médical de conscription. Et qu'il est conseillé d’inclure la date d’apparition, les antécédents de traitement, l’état actuel et le plan de traitement futur pour aider à la décision.
Il appartient au médecin de décider comment rédiger le contenu. Notre rôle s'est limité à lui transmettre la liste des éléments à inclure dans le rapport.
Il a dit que le médecin avait hoché la tête en voyant cette liste. Il a dit qu'il avait seulement demandé le rapport médical la dernière fois, sans cette explication, et qu'il n'avait donc noté que les derniers examens.
La raison pour laquelle le rapport médical que nous avions apporté au deuxième examen était court était donc là. Le médecin ne savait pas ce qu'il devait écrire.
## Raisons sans exagération
En organisant les documents, ma mère m'a demandé si je devrais inclure des antécédents médicaux liés à d'autres symptômes que j'ai eus dans le passé.
Je n'ai pas inclus ces informations. Mélanger des dossiers non liés à la maladie faisant l'objet de l'évaluation peut faire perdre au lecteur le fil. Et l'ajout de plusieurs pages de dossiers non pertinents peut être interprété comme une tentative d'exagérer l'état, même sans intention de le faire.
C'est particulièrement vrai pour les documents d'évaluation du service militaire. L'évaluation est basée sur l'état réel, et les documents inexacts ou exagérés non seulement nuisent à la crédibilité de l'évaluation, mais peuvent également poser un problème en soi. Notre objectif n'était pas une évaluation favorable, mais une évaluation précise.
C'est ce qu'il souhaitait également. Quelle que soit la conclusion. Des informations précises accélèrent la conclusion. Des informations insuffisantes entraînent un report, et des informations gonflées suscitent des soupçons. Les deux retardaient la conclusion.
Par conséquent, le principe du classeur était simple : uniquement les dossiers relatifs à la maladie faisant l'objet de l'évaluation, dans l'ordre chronologique et sans omission.
Après la consultation ce jour-là, la mère m'a demandé doucement une chose de plus : que faire si le "grade 7" ressortait à nouveau.
Je ne pouvais pas répondre à cette question par écrit. L'évaluation ne nous incombait pas. Au lieu de cela, je lui ai dit : "Ce classeur est conçu pour répondre à toutes les questions que le médecin évaluateur pourrait poser pour prendre sa décision. Si un report est obtenu, vous pouvez alors consulter les raisons indiquées dans le résultat de l'évaluation et réorganiser les étapes en conséquence."
L'anxiété est généralement plus grande lorsque l'on ne connaît pas l'étape suivante. Le simple fait de savoir qu'il existe une étape suivante peut apporter un certain réconfort. Ma mère s'est levée ce jour-là, pour la première fois, avant mon fils.
## Préparation des documents le jour du second examen La veille du second examen, j'ai finalisé l'organisation du classeur de documents.
Un résumé d'une page est ajouté au début. Date de début, durée du traitement par établissement médical, date du dernier examen, liste des documents joints. Sous le résumé, les documents sont numérotés. Le résumé ne contient ni diagnostic ni jugement. Il indique uniquement les dates, les organismes et les noms des documents.
Ensuite, les copies des dossiers médicaux, les résultats des examens et les rapports sont placés par ordre chronologique. Les documents pour lesquels un original est nécessaire et ceux pour lesquels une copie suffit sont séparés, les originaux étant placés dans une enveloppe distincte. Cela permet de récupérer les originaux après vérification par le guichet.
Et je lui ai demandé une chose : s'il était interrogé par le médecin de jugement, il devait répondre de mémoire, sans regarder les documents. Les documents sont là pour étayer la mémoire, pas pour la remplacer. Pour que les réponses correspondent aux documents, il suffit de les relire plusieurs fois.
Il a dit qu'il avait relu le résumé une page trois fois cette nuit-là.
Le jour du réexamen, il est arrivé trente minutes plus tôt que prévu. Il y avait plusieurs personnes du même âge dans la salle d'attente. Certains avaient des enveloppes de documents, d'autres sont venus les mains vides.
Le médecin de jugement a parcouru le dossier de la première à la dernière page. Il s'est arrêté brièvement sur le résumé d'une page, a rapidement parcouru les pages suivantes, puis s'est arrêté à nouveau sur le dernier résultat d'examen. Et il a posé deux questions. Quelle était la raison du changement récent de médicaments ? Quels étaient les inconvénients dans sa vie quotidienne actuelle ?
Ces deux questions étaient des questions dont la réponse se trouvait dans le dossier. Il a répondu sans regarder les documents. Grâce à la relecture de la veille au soir.
Lors de l'examen, les documents ne parlent pas à la place de la personne. Ils soutiennent seulement le discours.
Le réexamen a eu lieu le matin. Un message est arrivé l'après-midi. Il a dit que tous les documents avaient été acceptés et que cette fois, il ressentait quelque chose de différent.
## Voies de recours en cas de désaccord avec la décision
Dans cette affaire, nous n'avons pas utilisé cette option, mais il m'a demandé lors de la consultation : que faire si le résultat n'était pas acceptable ?
J'ai expliqué deux voies possibles. L'une consiste à demander un nouveau jugement ou à solliciter une modification de la décision dans le cadre des procédures prévues par la loi sur le service militaire. Les procédures et les délais applicables varient en fonction des motifs et du moment, il faut donc vérifier l'éligibilité auprès du bureau de conscription local compétent.
L'autre voie consiste à contester la décision de service militaire elle-même en la considérant comme une décision administrative. Le délai de recours prévu par la « Loi sur le recours administratif » est de quatre-vingt-dix jours à compter de la date à laquelle la décision est connue. Si ce délai est dépassé, le droit de contester disparaît.
Ces deux voies ont un point commun : le compte à rebours commence à partir de la date de réception de la notification. Et dans les deux cas, le dossier préparé cette fois-ci sert de point de départ.
Il a dit qu'il noterait la date dès réception de la notification. Ce n'était pas nécessaire cette fois.
## Carte d'étudiant dans une caisse de boissons
Il y a eu un petit incident dans cette affaire.
La semaine précédant le contrôle médical, il a laissé une caisse de boissons dans le bureau. Il a dit que ce n'était pas nécessaire, mais il l'a laissée quand même.
Le lendemain matin, j'ai reçu un appel téléphonique. Il avait perdu sa carte d'étudiant et se demandait si elle n'était pas au bureau. Après l'avoir cherchée, elle n'était pas là. Je l'ai trouvée en ouvrant la caisse de boissons dans l'après-midi. La carte d'étudiant était coincée entre le haut de la caisse et le film d'emballage.
Il semble qu'il l'ait posée sur la caisse en la transportant, puis ait collé le film par-dessus. Il est venu chercher sa carte d'étudiant ce soir-là, a pris une boisson et est parti.
Par la suite, j'ai écrit en rouge à côté du résumé sur la première page du classeur : "Ne pas oublier la pièce d'identité". Si vous oubliez votre pièce d'identité le jour du contrôle médical, même si les documents sont parfaits, cela ne sert à rien.
## Résultats
La note a été confirmée lors du troisième examen médical. Il s'agissait d'une confirmation de note, et non d'une note de septième grade. Je ne mentionne pas la note exacte. La note est décidée par le service militaire en fonction de l'état de santé de chacun, et la note elle-même n'est pas le point essentiel de cette histoire.
Le point essentiel est que la suspension est terminée. Après un an et demi et trois examens médicaux consécutifs, une lettre différente est apparue pour la première fois.
Il a vérifié son calendrier de service en fonction de la note et a reçu sa date de conscription avant la fin de son congé universitaire. Il semble qu'il ait décidé de postuler à nouveau après avoir terminé son service. Il connaissait les critères de sélection à l'avance.
La durée totale était d'environ deux mois et demi à partir du premier e-mail. La préparation des documents a pris un mois et demi, et le temps d'attente jusqu'à l'examen médical a pris le reste.
Il y a une chose à noter. Parmi les documents que j'ai apportés à cet examen médical, le document le plus décisif n'était pas un document nouvellement créé. C'était le rapport d'examen que j'avais reçu après le deuxième examen médical et que j'avais mis dans un tiroir. Les informations nécessaires étaient déjà disponibles. Elles n'avaient juste pas atteint le lieu de la note.
Dans les procédures administratives, la suspension est généralement due non pas à un manque de quelque chose, mais au fait que quelque chose n'est pas à sa place.
Il y a quelque chose qu'il a dit lors de notre dernier appel. Qu'il accepterait le résultat, quoi qu'il soit, cette fois. Parce qu'on a fait tout ce qu'on pouvait faire. Les procédures administratives usent les gens, non pas tant par le résultat que par le temps qui s'écoule entre-temps. La partie la plus concrète de ce travail est de mettre fin à ce temps.
## Quelques points à garder à l'esprit
Si vous êtes face à un examen médical de révision, voici un ordre à suivre :
① Lisez d'abord la section des documents requis dans les instructions. Les documents requis, énumérés en dessous de l'horaire, peuvent influencer la décision. Les documents nécessaires varient en fonction de la maladie, il est donc préférable de vérifier directement auprès du centre de conscription compétent pour obtenir des informations précises.
② Disposez vos dossiers médicaux de l'apparition à l'état actuel en une seule ligne chronologique. La création d'un tableau avec les dates, les établissements médicaux, le contenu des traitements et les noms des documents délivrés, transformera ce tableau en demandes de délivrance pour chaque hôpital.
③ Communiquez à votre médecin les éléments à inclure dans l'avis médical. Date d'apparition, historique du traitement, état actuel, plans futurs. Le médecin écrira les faits tels quels. Vous ne pouvez pas lui demander d'écrire quelque chose de favorable.
④ N'incluez pas d'enregistrements non pertinents. Cela peut perturber le flux et donner l'impression d'une exagération. Incluez uniquement les enregistrements relatifs à la maladie faisant l'objet de l'évaluation, dans l'ordre chronologique.
⑤ Notez la date dès que vous recevez une notification. Les procédures en cas de désaccord avec la décision et le délai de recours administratif commencent tous à partir de la date de la notification.
Le grade de santé pour l'évaluation du service militaire et l'examen médical de révision, ainsi que les conditions et les délais de cette procédure, varient en fonction de la cause et du moment, et changent fréquemment. Les conditions varient d'un cas à l'autre, il est donc nécessaire de vérifier individuellement auprès du centre de conscription local compétent.
Cet exemple est une histoire fictive reconstituée à des fins d'illustration, et les personnages, noms commerciaux, lieux et chiffres qui y figurent ne sont liés à aucune personne ou événement spécifique.
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C'est un bureau d'agent administratif situé à Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Il traite les recours administratifs, les autorisations/déclarations par procuration, l'entrée et le séjour des étrangers (visas et permis de séjour), et la gestion administrative régulière. En matière d'évaluation du service militaire, il est souvent plus efficace de mettre en place des dossiers existants que d'en créer de nouveaux, ce qui accélère les résultats. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez une situation similaire.
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