Je suis agent administratif basé à Songdo, district de Yeonsu, Incheon. Voici une anecdote vécue lors de mon travail.
La confirmation qui semblait la plus simple a pris le plus de temps.
Au départ, la société souhaitait une seule certification, l'un des critères de points supplémentaires mentionnés dans l'avis d'appel d'offres d'une institution publique. Le directeur a écrit le nom dans le mémo de son téléphone portable et me l'a montré. Inoviz.
Trois mois plus tard, la société a reçu une confirmation portant un nom différent. Et la première chose à faire pour obtenir cette confirmation était un travail de cloisonnement de bureau qui ne semblait avoir rien à voir avec la certification.
## L'essentiel sur les points bonus dans un avis d'appel d'offres
Le dirigeant avait la fin de la trentaine. Il dirigeait une entreprise de développement de logiciels pour les institutions publiques, située dans un espace de bureaux industriels à Songdo. Il y avait sept employés, dont quatre développeurs. L'entreprise avait été créée il y a un peu plus de deux ans.
Jusqu'à présent, l'entreprise avait généré des revenus grâce au développement externe pour des entreprises privées. À partir de cette année, elle visait à fournir des produits aux institutions publiques. Un produit propre était terminé et plusieurs institutions avaient fait des propositions d'utilisation pilote.
Le problème était l'appel d'offres. Chaque annonce comportait des critères de points bonus, et la possession de certifications d'entreprise y figurait. La différence de points était faible, mais la plupart des appels d'offres étaient décidés par de petites différences. Des critères de points bonus similaires figuraient également dans les demandes de financement politique.
Le dirigeant était pressé. Deux annonces d'intérêt étaient prévues pour le prochain trimestre. Les salaires des quatre développeurs étaient couverts par les revenus de l'externalisation, mais l'augmentation de l'externalisation arrêterait le développement de produits, et le développement de produits réduirait l'externalisation. La fourniture aux institutions publiques était un moyen de mettre fin à cette lutte de tir à la corde.
C'est pourquoi il a noté le nom d'une certification. Il a dit que c'était le nom qu'il avait le plus vu sur Internet.
La veille de la consultation, le dirigeant a d'abord envoyé par e-mail les textes originaux des deux avis d'appel d'offres qui l'intéressaient. Les avis de publication faisaient plus de trente pages chacun. Il avait souligné en surbrillance uniquement la page contenant le tableau des points bonus.
J'ai lu l'intégralité des avis de publication. Il y avait d'autres choses à vérifier en plus du tableau des points bonus. Les critères d'admissibilité, les documents à soumettre et la date limite pour détenir la certification afin d'obtenir les points bonus. Même si le nom de la certification figurait dans le tableau des points bonus, il ne serait pas pris en compte si vous ne la déteniez pas à la date limite de l'appel d'offres.
Les deux avis d'appel d'offres avaient une date limite correspondant à la date limite de l'appel d'offres. Il restait deux ans et demi avant la date limite du premier avis d'appel d'offres et quatre mois avant la date limite du deuxième. Cette date est devenue le point final de tous les calendriers suivants.
## Clarification des noms de certification
La première chose que j'ai faite lors de la première consultation a été de clarifier les noms. Il existe de nombreux types de vérifications et de certifications que les entreprises peuvent obtenir, et ils sont souvent confondus car les noms sont similaires.
J'ai expliqué en les divisant en deux grands groupes.
L'un est le système de vérification d'entreprise. Il s'agit de vérifications telles que la vérification des entreprises en démarrage, la vérification des PME et la vérification des entreprises féminines et des entreprises handicapées. Il s'agit de confirmer à quelle catégorie appartient l'entreprise, et les conditions sont relativement objectives.
L'autre est le système de certification d'entreprise. Il s'agit de certifications telles que la vérification des entreprises en démarrage, InnoBiz (PME innovantes en technologie) et MainBiz (PME innovantes en gestion), la certification d'entreprise sociale et la certification familiale. Il s'agit de faire examiner la technologie, le système de gestion ou l'objectif social de l'entreprise, et il faut beaucoup plus de pièces justificatives à préparer.
Puis j'ai relu les critères de bonus de l'avis d'appel d'offres. Il n'y avait pas qu'une seule certification éligible au bonus. InnoBiz, ainsi que les entreprises en démarrage et quelques autres, étaient énumérés côte à côte. Le représentant n'avait vu que le premier nom.
Cette découverte a été le premier tournant de cette affaire. L'objectif n'était pas InnoBiz. C'était le bonus.
La différence entre les deux groupes se reflète également dans la durée de préparation. La vérification d'entreprise se termine relativement rapidement une fois que les documents sont prêts, car les conditions sont objectives. La certification d'entreprise prend plusieurs mois pour la préparation et l'examen. Et la plupart des certifications ont une durée de validité, ce qui signifie qu'elles ne doivent pas être obtenues une fois pour toutes, mais doivent être renouvelées à chaque période.
Et le premier jour, j'ai clairement indiqué une chose. Je ne peux pas affirmer que n'importe quelle certification est possible. L'agence d'examen prend la décision, et même avec les mêmes documents, les résultats peuvent varier en fonction des directives au moment de la demande. Ce que nous pouvons dire, c'est si la demande est susceptible d'être acceptée en fonction des données actuellement disponibles, ou si des compléments sont nécessaires.
Le représentant a déclaré plus tard qu'il s'était senti rassuré en entendant cela. Il était encore plus inquiet car les publicités qu'il avait vues sur Internet disaient toutes qu'elles étaient possibles.
## Après avoir ouvert l'écran de candidature deux fois seul Le représentant avait déjà tenté deux fois.
La première étape était l'auto-diagnostic en ligne d'Inobiz. En remplissant les champs, nous avons été bloqués par les critères relatifs à l'ancienneté. L'entreprise, créée il y a environ deux ans, n'avait pas encore satisfait aux exigences d'ancienneté. L'écran affichait un message indiquant que la demande n'était pas éligible.
La deuxième tentative concernait le formulaire de demande de certification d'entreprise innovante. Nous nous sommes arrêtés à l'étape de sélection du type. Il existait plusieurs types de certification, chacun ayant ses propres exigences et documents requis. Nous n'étions pas sûrs quel type correspondait à notre entreprise.
Les deux fois, le dirigeant n'avait rien fait de mal. Cependant, les deux fois, nous avons ouvert l'écran de demande sans connaître les actifs actuels de l'entreprise.
La certification est jugée sur la base de preuves, et non sur la base du formulaire de demande. L'écran de demande est la dernière étape.
Le dirigeant a déclaré avoir été contacté par deux sociétés de prestation de services de certification avant la consultation. L'une garantissait la certification, et l'autre proposait de rédiger le business plan à notre place.
Les deux options présentent des risques. Personne ne peut garantir une certification. Et même si quelqu'un rédige le business plan, le contenu doit refléter les activités réelles de l'entreprise. Lors du processus d'examen, il arrive que le dirigeant doive expliquer directement le plan, et dans ce cas, un plan rédigé par quelqu'un d'autre risque de vaciller.
C'est pourquoi nous avons réparti les rôles. Notre travail consiste à évaluer la situation actuelle de l'entreprise, à concevoir l'ordre et les méthodes de présentation des preuves, et à rédiger et organiser les documents à soumettre. Le contenu du plan, c'est-à-dire ce que fait et ce que l'entreprise a l'intention de faire, sera exprimé par le dirigeant. Nous avons pris note de ses paroles, avons ajouté des justifications et avons organisé l'ordre.
## Diagnostic Préalable — Que possède actuellement cette entreprise ?
Dans la pratique de la certification d'entreprise, l'essentiel n'est pas la saisie de la demande, mais le diagnostic préalable et la conception des justificatifs. C'est pourquoi la deuxième rencontre a été consacrée au diagnostic.
J'ai demandé au dirigeant de me fournir quatre documents : les états financiers des deux dernières années, la liste du personnel et les relevés d'affiliation aux quatre assurances sociales, la liste des droits de propriété intellectuelle détenus ou déposés, et la liste des contrats illustrant la structure des ventes.
En examinant les documents, la forme de l'entreprise s'est révélée.
Les ventes provenaient principalement du développement sous-traité. Il n'y avait pas encore de ventes de produits propres. Un dépôt de brevet avait été effectué, et il était en instance d'enregistrement. Les quatre développeurs étaient tous des employés permanents et étaient affiliés aux quatre assurances sociales. Cependant, il n'y avait aucun document indiquant ce que faisaient ces quatre personnes. Il n'y avait pas de schéma organisationnel, ni de répartition des tâches. Sept personnes faisaient tout ensemble dans le même espace.
Il est devenu clair ici que le plus grand atout de cette entreprise était son personnel et sa technologie de développement. Cependant, cet atout n'était pas visible sur les documents.
La certification basée sur la technologie doit démontrer que cette entreprise effectue des activités de recherche et développement. Et pour le démontrer, il faut que les activités de recherche et développement soient documentées, indiquant où et par qui elles sont réalisées.
Un autre point a été révélé lors du diagnostic : les dépenses de recherche et développement n'étaient pas gérées séparément. Les salaires des développeurs et les coûts d'acquisition d'équipement étaient tous traités comme des frais généraux. En réalité, une part importante des dépenses de l'entreprise était consacrée à la recherche et au développement, mais cela n'était pas visible dans les livres comptables.
Le dirigeant a parlé à l'expert-comptable cette semaine et a décidé de diviser les comptes à partir du mois suivant.
Les données historiques n'ont pas été modifiées rétroactivement. Les chiffres rétroactivés sont difficiles à expliquer par la suite. Au lieu de cela, nous avons décidé de ne pas inclure ce point au centre des justificatifs pour cette certification, et de l'accumuler comme données à utiliser pour la prochaine certification.
## Réorganisation des étapes
J'ai réorganisé les étapes en fonction des résultats du diagnostic. Il y avait quatre étapes.
Premièrement, vérification des PME. C'est la vérification la plus fondamentale. Ce document est souvent requis lors de la demande d'autres certifications et est également fréquemment utilisé dans les appels d'offres publics. Les conditions sont objectives, ce qui permet de la terminer le plus rapidement.
Deuxièmement, installation d'un département spécialisé en R&D. Il s'agit d'un dispositif permettant de démontrer les activités de R&D de l'entreprise sur papier. C'est ce qui permet de justifier l'étape suivante.
Troisièmement, vérification d'entreprise innovante. Elle ne nécessite pas de conditions d'ancienneté et figure également dans la liste des éléments pouvant donner des points supplémentaires. La présence d'un département spécialisé en R&D élargit les options de type pouvant être demandées.
Quatrièmement, Innoviz. Elle est demandée au moment où les conditions d'ancienneté sont remplies. Les résultats de R&D accumulés jusqu'à ce moment servent de justificatifs.
Le représentant a souri un instant, sachant que la quatrième étape était l'objectif initial. Finalement, ça y passe, rien que l'ordre est différent.
Oui. L’authentification est généralement une question de séquençage, non pas de recevoir ce que l’on veut d’un coup, mais de faire en sorte que ce qui précède serve de justification à ce qui suit.
Même la première étape, la vérification de PME, n’a pas été une simple formalité. Le statut de PME ne se base pas uniquement sur des critères de taille tels que le chiffre d’affaires ou l’actif, mais aussi sur les relations de participation avec d’autres sociétés. Si des sociétés sont liées, leur taille peut être additionnée.
J’ai demandé au représentant. S’il avait des participations dans d’autres sociétés, ou si d’autres sociétés avaient des participations dans cette société. Le représentant a réfléchi un instant, puis a déclaré qu’il avait investi une petite somme dans l’entreprise d’un ami au début de la création de l’entreprise.
Vérification du pourcentage de participation : il n’était pas suffisant pour influencer la décision concernant les entreprises liées. Cependant, s’il avait fait la demande sans connaître ce fait, et qu’une demande de vérification était parvenue plus tard, il aurait dû chercher les documents nécessaires à la hâte. J’ai mis une copie du contrat d’investissement dans le classeur à l’avance.
Même la vérification qui semble la plus simple recèle une question cachée.
## Les raisons de la construction de cloisons
Pour avoir un département dédié à la recherche et développement, il y a des conditions. Les deux points essentiels sont : il faut du personnel dédié à la recherche et développement, et cet personnel doit travailler dans un espace séparé des autres départements.
Nous avions le personnel. Quatre développeurs. Le problème était l'espace. Sept personnes travaillaient dans un seul espace sans cloisons. Les bureaux des développeurs étaient à côté du bureau du directeur, et à côté, les bureaux des commerciaux.
Nous avons donc fait construire. Nous avons érigé des cloisons sur un côté du bureau et avons déplacé les bureaux des quatre développeurs à l'intérieur. Ce n'était pas une construction grandiose. Cela a pris deux jours et le coût n'était pas élevé. Nous avons d'abord signalé les travaux à l'administration du centre industriel de connaissances.
Les réactions des employés étaient mitigées. Les développeurs ont dit que c'était bien, car c'était plus calme, et le commercial s'est plaint qu'il devait maintenant frapper à la porte pour demander quelque chose aux développeurs.
Ensuite, il y a eu les documents. Nous avons redessiné l'organigramme et créé un document décrivant la répartition des tâches du personnel dédié à la recherche et développement. Chaque personne a décrit ce qu'elle recherchait, et comment cette recherche était liée à quel produit de l'entreprise, sur une demi-page chacun.
Ce document est devenu la base de toutes les preuves par la suite.
## Discordance entre les relevés de Sécurité Sociale et la répartition des tâches
Un désaccord est apparu lors de la création des documents.
Un des quatre développeurs était déclaré avec une autre fonction dans les relevés de Sécurité Sociale. C'était une personne qui avait été embauchée pour le support commercial, puis transférée au développement. Le travail avait changé, mais l'enregistrement est resté inchangé.
Ce type de discordance se traduit par une question lors de l'examen. Si l'on indique que la personne est un personnel dédié à la recherche et développement, mais que les autres enregistrements indiquent une autre fonction, on se demande quel enregistrement il faut croire.
Nous avons donc établi un ordre de priorité. Tout d'abord, nous avons rassemblé les documents permettant de vérifier la date réelle du transfert de fonction du collaborateur. Par exemple, les enregistrements d'affectation de projets dans les messageries internes, l'historique des travaux dans les référentiels de code. Nous avons ensuite informé l'entreprise qu'elle était responsable de la correction des enregistrements nécessaires auprès des organismes compétents.
Ce que nous avons fait, c'était identifier les discordances et organiser l'ordre dans lequel il fallait les corriger. La conception de la justification consiste finalement à faire en sorte que différents documents racontent la même histoire.
## Confirmation de jeune entreprise — Critères de choix du type
Après avoir mis en place un département dédié à la recherche et développement, nous avons préparé la confirmation de jeune entreprise.
Il existe plusieurs types de confirmation de jeune entreprise. Il y a le type basé sur les antécédents de financement, le type basé sur les investissements en recherche et développement, et le type qui évalue la performance technologique et la croissance. C'est ici que le dirigeant s'était arrêté lors de sa deuxième tentative.
Les critères de choix du type étaient simples : qu'est-ce que l'entreprise pouvait le mieux démontrer ?
Nous n'avions jamais reçu de financement externe. Les investissements en recherche et développement étaient en réalité la plupart des coûts salariaux consacrés à la recherche et développement, mais nous avions eu du mal à les quantifier car nous ne les avions pas gérés comme des dépenses de recherche et développement jusqu'à présent. Il ne restait que le type qui évalue la performance technologique et la croissance.
Nous avons donc choisi ce type et avons centré les preuves sur trois éléments : la documentation technique de nos propres produits, le contenu des demandes de brevet et les documents échangés avec les institutions qui nous ont proposé un essai pilote.
Le troisième élément était le plus important. Bien que nous n'ayons pas encore de chiffre d'affaires, il y avait un intérêt externe pour le produit. Si cet intérêt était documenté, il constituerait une preuve du potentiel de croissance. Il nous a fallu une journée entière pour trouver les documents pertinents dans la boîte de réception du dirigeant.
Les documents trouvés n’ont pas été reproduits tels quels. Cela est dû au fait que chaque document avait une nature différente. Une institution a exprimé sa volonté de tester sous forme de communication officielle, une autre a manifesté son intérêt par e-mail personnel à un responsable, et une troisième a simplement mentionné le nom du produit dans une ligne d’un procès-verbal de réunion.
Si je les avais présentés avec le même poids, cela aurait été de l’exagération. C’est pourquoi j’ai décrit la nature de chaque document telle quelle : la communication officielle en tant que telle, l’e-mail en tant que l’opinion du responsable, et la mention dans le procès-verbal comme un fait mentionné. Je n’ai pas traité les expressions de volonté sans obligation comme des contrats.
Le directeur a d’abord regretté ce point. Il s’est demandé si je pouvais écrire plus largement. Je lui ai fait remarquer que la personne qui examine le document peut vérifier l’original. Une phrase qui est écrite plus largement que l’original perd de son importance dès que l’original est lu. Une phrase écrite telle quelle dans l’original est soutenue par l’original.
## Le plan d'affaires : court, les justifications numérotées
Le plan d'affaires a pris le plus de temps. La première version rédigée par le directeur avait vingt pages. Vision de l'entreprise, taille du marché, analyse de la concurrence, plan de chiffre d'affaires pour les cinq prochaines années.
J'ai suggéré de réduire cette version de moitié. Ce que le jury veut savoir, ce n'est pas la vision, mais les justifications. Quelle est cette technologie, qui la crée, qui s'y intéresse, et quels documents la prouvent.
J'ai donc ajouté un numéro de référence à chaque phrase du plan d'affaires. À côté de la description de la technologie, le numéro de demande de brevet, à côté de la description des effectifs, le numéro du document de répartition des tâches, à côté de la réaction du marché, le numéro du document de l'organisme. Les phrases sans fondement ont été supprimées.
Le plan de chiffre d'affaires sur cinq ans a également été supprimé. Les chiffres sans fondement, une fois qu'ils sont remis en question, ébranlent tous les autres chiffres. À la place, j'ai noté les objectifs spécifiques pour l'année suivante et à quelles annonces ils étaient liés.
La version finale comptait neuf pages. Le directeur était inquiet du volume réduit. Est-ce que c'est suffisant d'être aussi court ? Je lui ai dit que c'était court pour qu'il soit lu.
Avant la soumission, nous avons préparé une chose de plus. Il s'agissait de questions prévues pour le cas où le directeur devrait expliquer lui-même pendant le processus d'examen.
Nous en avons sélectionné cinq. Qu'est-ce qui différencie cette technologie des produits existants ? Que se passe-t-il si le personnel de développement perd des membres clés ? Les ventes sont actuellement axées sur l'externalisation, quand pouvons-nous nous attendre aux ventes de produits propres ? Quel est le lien entre le contenu de la demande de brevet et quelle fonction du produit ? Quelle a été la réaction concrète des organismes pilotes ?
Les réponses ont été rédigées par le directeur lui-même. J'ai ajouté le numéro de référence correspondant à chaque réponse. Pour que les réponses verbales ne contredisent pas les documents.
Le directeur s'est arrêté en rédigeant la réponse à la quatrième question. Il a dit qu'il était difficile d'expliquer en une seule phrase le lien entre le contenu de la demande de brevet et la fonction du produit. Nous avons convenu d'ajouter un schéma à la description technique pour compléter cette partie. C'est précisément ce point qui a fait l'objet d'une demande de complément d'information lors de l'examen ultérieur. Grâce à l'anticipation, le document de complément a été envoyé en une journée.
## Un incident avec cinq cents cartes de visite
Il y a eu un petit incident dans cette affaire.
Le jour où l'attestation de société innovante était disponible, le directeur m'a envoyé une photo. Et trois jours plus tard, une autre photo est arrivée. C'était une nouvelle carte de visite. Le logo de société innovante était intégré au verso de la carte de visite.
Mais ce logo était une image trouvée sur internet. Les logos de certification ont souvent des règles d'utilisation spécifiques. Je lui ai suggéré de vérifier.
Le directeur m'a appelé après vérification. Il devait refaire cinq cents cartes. Sa voix était pleine de rire.
Ces cinq cents cartes de visite sont actuellement posées sur le meuble de l'étude. Le directeur m'a laissé un paquet, disant qu'elles étaient bonnes à utiliser comme blocs-notes.
## Résultats
La durée totale a été d'environ trois mois. Deux semaines pour la confirmation de PME, un mois pour la préparation du département dédié à la R&D et les travaux de cloisonnement, et un mois et demi pour la préparation et l'examen de la confirmation d'entreprise innovante. Une demande de complément d'information a été reçue pendant l'examen. Il s'agissait de demander une explication plus détaillée du lien entre le contenu de la demande de brevet et les fonctions du produit. Nous avons fourni une page supplémentaire au manuel technique.
La confirmation d'entreprise innovante a été obtenue. Nous avons appliqué le bonus à l'un des deux avis du prochain trimestre pour les appels d'offres. Le résultat n'est pas mentionné ici. L'appel d'offres n'est pas décidé par un seul bonus, mais dépend de l'évaluation de chaque institution.
Cependant, il y a quelque chose à noter. L'organigramme et la répartition des tâches créés cette fois, ainsi que les documents relatifs à la R&D, serviront de base de preuve tels quels lors de la prochaine demande d'InnoBiz. Le directeur a marqué sur le calendrier la date à laquelle les conditions d'ancienneté seront remplies. Et il a créé un formulaire pour enregistrer les activités de R&D à remplir par les développeurs chaque vendredi.
L'accréditation a une date d'expiration et doit être renouvelée avant la fin de cette période. La période de maintien est plus longue que celle de l'obtention. C'est pourquoi les enregistrements après l'accréditation sont aussi importants que la préparation avant l'accréditation.
Ce qui semblait être le certificat le plus simple s'est finalement avéré être une question de modification de l'apparence de l'entreprise. Une cloison, un organigramme, une répartition des tâches. Des choses qui n'existaient pas auparavant.
Lors de notre dernier appel, le directeur a dit : "En préparant l'accréditation, nous avons pour la première fois écrit ce que notre entreprise fait."
Les documents administratifs révèlent souvent ce que l'on fait déjà pour la première fois par écrit.
## Quelques points à garder à l'esprit
Si vous vous préparez à obtenir une certification d'entreprise, voici l'ordre à suivre :
① L'objectif n'est pas le nom de la certification, mais les points bonus ou les conditions d'éligibilité. En lisant attentivement les points bonus de l'annonce, vous constaterez souvent qu'il existe d'autres certifications que vous pouvez obtenir actuellement et qui figurent sur la liste.
② La pré-évaluation est plus importante que le formulaire de candidature. Étalez les états financiers, les registres du personnel avec les relevés d'assurance sociale, les droits de propriété intellectuelle et la structure des ventes, et vérifiez d'abord ce que l'entreprise peut montrer.
③ Vérifiez d'abord les conditions d'ancienneté. Les conditions d'ancienneté varient d'une certification à l'autre. Si vous ne remplissez pas les conditions, il est préférable de commencer par vérifier ou obtenir les étapes précédentes.
④ Faites en sorte que différents documents racontent la même histoire. Si l'organigramme, la répartition des tâches et les relevés d'assurance sociale ne concordent pas, ils seront remis en question lors de l'examen.
⑤ Concevez la documentation après la certification. Elle a une durée de validité et la preuve de la certification suivante commence à s'accumuler dès maintenant.
Les conditions et les procédures de vérification et de certification d'entreprise varient d'un système à l'autre et peuvent être modifiées en fonction de l'appréciation de l'organisme d'examen et des directives au moment de la demande. Les conditions peuvent varier d'un cas à l'autre, il est donc nécessaire de vérifier auprès de l'organisme compétent.
Cette étude de cas est une histoire fictive reconstituée à des fins d'illustration et les personnages, noms commerciaux, lieux et chiffres mentionnés n'ont aucun lien avec des personnes ou des événements spécifiques.
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C'est un bureau d'agent administratif situé à Songdo, Incheon (Tour Posco Songdo). Il couvre les affaires de contrôle administratif, les autorisations/déclarations, l'entrée et le séjour des étrangers (visas et séjour), et la gestion administrative régulière. La certification d'entreprise est souvent déterminée par l'ordre des justificatifs plutôt que par le formulaire de candidature, et notre bureau s'occupe de concevoir cet ordre ensemble. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez une situation similaire.
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※ Pour faciliter la compréhension, il s'agit d'un exemple fictif reconstitué. #Certification d'entreprise innovante #InnoBiz #MainBiz #Certification d'entreprise #Certification de PME #Département de R&D #Points bonus pour les appels d'offres publics #Agent administratif #Agent administratif d'Incheon #Agent administratif de Songdo