Je suis agent administratif basé à Songdo, district de Yeonsu, Incheon. Voici une anecdote vécue lors de mon travail.
J'ai d'abord reçu par e-mail trois photos. Une notification officielle de demande de complément, et deux pages des statuts d'un certain rassemblement. L'objet de l'e-mail était simplement "Demande de complément pour l'enregistrement d'une association à but non lucratif", et le corps de l'e-mail contenait seulement trois lignes. La personne avait déposé la demande d'enregistrement seule et avait reçu une notification de demande de complément. Il restait dix jours et demi pour le délai de réponse. Elle ne savait pas quoi faire ni comment corriger les points.
Avant la rencontre, j'avais déjà examiné les points à environ la moitié. Les trois points de demande de complément mentionnés dans la notification étaient les suivants :
- Il est difficile de vérifier les "membres permanents" avec la liste des membres soumise.
- Absence de procès-verbal de l'assemblée générale de l'année précédente.
- Demande de justification concernant la disposition relative au versement de frais de condoléances et de célébration dans les statuts.
Les trois lignes étaient courtes. Cependant, les trois lignes faisaient référence à des conditions différentes. La première ligne concernait le nombre de personnes, la deuxième ligne concernait la preuve que l'organisation fonctionnait réellement, et la troisième ligne concernait la nature même de l'organisation.
Et l'un d'entre eux était une disposition que ce rassemblement n'avait jamais considérée comme problématique depuis 12 ans.
## Enregistrement d'une association à but non lucratif : pourquoi un groupe de 12 ans a créé ses premiers documents
Le début du groupe était modeste. Il y a 12 ans, quelques familles qui élèvaient des enfants se rendaient chaque matin de week-end sur la plage pour ramasser les déchets. Une famille est devenue deux familles, puis deux familles sont devenues un groupe de quartier. Aujourd'hui, le café en ligne compte plus de trois cents membres. Ils organisent des opérations de nettoyage régulières deux fois par mois et, pendant les vacances d'été, ils mettent en place une section de bénévoles adolescents.
L'argent était toujours juste. Pour les sacs en toile, les gants de travail, les pinces et la location d'un véhicule pour regrouper les déchets collectés. La plupart était financée par les cotisations, mais il y avait des mois où il manquait de fonds. L'été dernier, l'augmentation du nombre de bénévoles adolescents a entraîné un manque d'équipements de sécurité et de gants, et le représentant a comblé le manque à gagner en prélevant une partie de ses deux mois de salaire d'enseignant. Le représentant était un enseignant de 40 ans.
La raison de la décision de s'inscrire était un programme de soutien aux activités à but non lucratif. Les organisations enregistrées en tant qu'associations à but non lucratif peuvent postuler et recevoir un soutien financier pour une partie des coûts liés aux activités à but non lucratif. Le calcul du représentant était simple : s'inscrire avant la publication du concours au début de l'année prochaine permettrait de préparer l'équipement de sécurité et les supports pédagogiques pour la section de bénévoles adolescents avec des fonds de projet plutôt qu'avec des cotisations. Les cotisations pourraient alors être utilisées comme prévu.
Au début, il pensait qu'il devait créer une association. C'est ce qu'on lui avait dit : "Pour obtenir un soutien, vous devez être une association". Il a cherché sur Internet et a découvert le système d'associations à but non lucratif, et en lisant les conditions, il a estimé que c'était faisable. Il y avait suffisamment de membres et le groupe existait depuis 12 ans.
Il a donc rédigé la demande de candidature seul. Il a rassemblé les documents et les a soumis, et quelques semaines plus tard, il a reçu une demande de complément d'information.
## Associations à but non lucratif, organisations à but non lucratif, numéro d'identification — trois systèmes différents
Lors de consultations, il arrive souvent que ces trois éléments soient mélangés. C'était le cas pour ce groupe.
Associations à but non lucratif (associations et fondations) sont créées conformément au Code civil, nécessitent une autorisation de l'administration compétente et une inscription au registre pour être constituées. Elles acquièrent une personnalité juridique. Elles peuvent détenir des biens immobiliers et être parties à des contrats au nom de l'association. En contrepartie, l'autorisation est discrétionnaire et elles sont soumises à un contrôle après leur création.
Les organisations à but non lucratif sont soumises au régime d'enregistrement prévu par la loi « sur le soutien aux organisations à but non lucratif ». Elles n'acquièrent pas de personnalité juridique. L'enregistrement signifie que « cette organisation remplit les conditions d'une organisation à but non lucratif telles que définies par la loi » et, sur cette base, elle peut être éligible au soutien des activités à but non lucratif. Les rassemblements qui ne sont pas des associations et les associations qui sont déjà des associations peuvent s'enregistrer.
Le certificat de numéro d'identification est obtenu auprès du service des impôts. Il est généralement demandé pour ouvrir un compte bancaire au nom de l'association et gérer les cotisations. Ce groupe avait déjà obtenu un certificat de numéro d'identification il y a 7 ans et utilisait un compte bancaire pour les cotisations. Le fait d'avoir un numéro d'identification ne fait pas de vous une association et ne vous enregistre pas en tant qu'organisation à but non lucratif.
L'article 2 de la loi « sur le soutien aux organisations à but non lucratif » énumère six conditions pour l'enregistrement des organisations. Voici une explication :
1. Les bénéficiaires directs de l'activité doivent être un nombre indéterminé de personnes. 2. Les membres ne doivent pas se partager de bénéfices entre eux. 3. L'objectif principal ne doit pas être de soutenir ou de s'opposer à un parti politique ou à un candidat élu, ou de propager la doctrine d'une religion particulière. 4. Le nombre de membres permanents doit être supérieur à 100. 5. Il doit y avoir des antécédents d'activités à but non lucratif au cours des 12 derniers mois. 6. Si l'organisation n'est pas une association, elle doit avoir un représentant ou un gestionnaire.
Et l'article 4 de la même loi précise où déposer la demande d'enregistrement. C'est le chef de l'administration centrale supervisant les activités d'intérêt public principales, ou le gouverneur de la province ou de la ville. Pour les organisations ayant des bureaux dans plusieurs provinces ou villes, c'est l'administration centrale, et pour celles qui opèrent dans une seule région, c'est la province ou la ville où se trouve le bureau. Ce rassemblement n'a opéré qu'à Incheon, donc la ville d'Incheon était l'organisme d'enregistrement. Le représentant a également bien compris ce point.
Le problème réside dans le fait que lire les conditions et les démontrer par des documents sont deux choses très différentes.
## Rendez-vous mardi soir, trois documents sur la table
J'ai reçu l'e-mail et deux jours plus tard, j'ai pris un rendez-vous pour mardi soir à 19h. Le représentant et le secrétaire général du groupe sont venus ensemble en rentrant du travail. Le secrétaire général était un employé de bureau dans la trentaine, et celui qui avait géré le compte bancaire des cotisations et le groupe de discussion pendant les 5 dernières années sur 12.
Les deux personnes ont apporté trois documents. Une copie imprimée de la liste des membres du café en ligne, un dossier contenant des photos d'activités, et un ensemble de fichiers contenant des captures d'écran des annonces du groupe de discussion.
J'ai vérifié chaque document soumis. Formulaire de demande d'enregistrement, statuts, plan d'affaires et budget prévisionnel, compte rendu financier, liste des membres et procès-verbal de l'assemblée générale. Les documents à joindre lors de la demande d'enregistrement comprennent généralement les statuts, les procès-verbaux des assemblées générales de l'année en cours et de l'année précédente, le plan d'affaires et le budget prévisionnel, le compte rendu financier et la liste des membres. Les organisations déjà constituées en personne n'ont besoin que de soumettre la liste des membres, mais ce groupe n'était pas une personne morale, donc tout était nécessaire.
La liste des membres soumise était la liste des membres du café. Les pseudonymes et les dates d'inscription s'étendaient sur 312 lignes. Le procès-verbal de l'assemblée générale ne contenait qu'un seul document résumant les discussions lors de la réunion régulière au printemps de cette année, et la case de l'année précédente était vide. "Nous n'avons jamais tenu d'assemblée générale." a expliqué le représentant.
Ce soir-là, j'ai montré les trois lignes de la communication officielle, en les reliant à chaque numéro de condition. La liste des membres est le numéro 4, 100 membres permanents. Le procès-verbal de l'assemblée générale est une preuve que l'organisation a été exploitée et une preuve que le représentant du numéro 6 a été élu légitimement. La clause relative aux frais de condoléances est le numéro 2, la répartition des avantages entre les membres.
Et j'ai abordé un point supplémentaire qui ne figurait pas dans la communication officielle. Le numéro 5, antécédents d'activités d'intérêt général d'une durée d'un an ou plus. Les documents de performance soumis étaient quarante photos d'activités et des annonces de groupe de discussion. Cette fois, ce n'était pas un élément à compléter, mais si vous deviez soumettre à nouveau les documents, il serait préférable de bien gérer cette partie. Une demande de complétion supplémentaire retarde l'ensemble du calendrier.
Il restait onze jours à la date de l'échéance de la complétion.
## Première demande de complément — Pourquoi la liste de 312 noms n'a pas prouvé 100 membres
312, c'est trois fois cent. Le représentant ne comprenait pas pourquoi ce nombre posait problème. Ce n'est pas étonnant. Les chiffres semblent confortables en surface.
Or, la loi ne requiert pas le nombre d'adhérents, mais le nombre de « membres permanents ». Il ne s'agit pas d'une personne ayant simplement cliqué sur un bouton d'inscription, mais d'une personne qui possède les droits de membre d'une association et qui y est constamment affiliée. La liste des membres du café ne contenait ni noms réels ni coordonnées. Des comptes inactifs depuis des années, des comptes oubliés après un déménagement, étaient mélangés. Pour l'administration de l'enregistrement, il n'y avait aucun moyen de vérifier qui étaient les membres réels avec cette liste. Il était naturel que l'agent indique qu'il ne pouvait pas vérifier conformément au manuel.
J'ai d'abord relu l'article relatif aux membres des statuts. Il n'y avait qu'une seule ligne : « Les personnes qui adhèrent après avoir exprimé leur accord avec l'objectif de cette association sont considérées comme membres. » Il n'y avait ni obligation de payer des cotisations, ni motifs de perte de la qualité de membre. Sans critères, il n'y avait pas de base pour établir une liste.
J'ai donc organisé les étapes comme suit. Tout d'abord, je recherche dans les archives les critères selon lesquels le rassemblement était considéré comme des « membres ». Ensuite, je n'inclus dans la liste que les personnes qui répondent à ces critères. Enfin, je précise ces critères dans les statuts.
Il y avait trois types d'archives. L'historique des dépôts sur le compte bancaire des cotisations au cours des 12 derniers mois, les feuilles de présence sur le terrain lors de chaque activité, et la liste des participants à la salle de discussion de l'association. Il y avait une feuille de présence pour une raison particulière, dont l'histoire sera racontée un peu plus tard. En recoupant ces trois documents, on a constaté que 131 personnes avaient payé leurs cotisations ou participé à deux activités ou plus au cours des 12 derniers mois.
Il restait une chose à faire. Pour inclure les noms complets et les coordonnées dans la liste, le consentement de la personne concernée est nécessaire. Il s'agit de collecter des informations personnelles. Le secrétaire a distribué un formulaire de consentement indiquant le but, les éléments et la durée de conservation dans la salle de discussion et sur le terrain lors de la prochaine activité. Le but était « enregistrement d'une association à but non lucratif et gestion des membres », et les éléments ont été réduits au minimum : nom, coordonnées et date d'inscription.
En cinq jours, 118 formulaires de consentement ont été collectés.
La responsable administrative m'a contactée alors qu'elle mettait à jour la liste. Il y avait "Kongi" et "Bori" parmi les noms des payeurs, mais il n'y avait pas de telles personnes dans la liste des membres. Il s'avère qu'il s'agissait de deux familles qui payaient les cotisations en famille et inscrivaient les noms de leurs chiens de compagnie dans les noms des payeurs. J'ai appelé les deux foyers pour obtenir les noms réels des membres. Après avoir raccroché, le représentant a dit : "Bori vient régulièrement." Les noms des deux propriétaires ont été inscrits dans la liste.
## Deuxième demande de complément — Il était impossible d'inventer une assemblée générale
La deuxième ligne était la plus délicate. Le procès-verbal de l'assemblée générale de l'année précédente.
Le représentant a déclaré : "Je n'ai jamais organisé d'assemblée générale". La solution la plus simple est celle à laquelle tout le monde pense : rédiger un nouveau procès-verbal avec la date de l'année dernière. Cependant, cette option n'a jamais été envisagée. Un procès-verbal d'une réunion qui n'a jamais eu lieu est un document mensonger. Si l'on perd la crédibilité des documents soumis pour répondre aux exigences d'enregistrement, l'enregistrement lui-même peut entraîner des problèmes plus importants par la suite.
Au lieu de cela, j'ai changé de question. L'assemblée générale n'a-t-elle pas eu lieu, ou n'a-t-elle tout simplement pas été appelée ainsi ?
J'ai relu les statuts du début à la fin. Il s'agissait d'un formulaire trouvé sur Internet et modifié par quelqu'un il y a 12 ans, au début de la réunion. L'article 7 contenait la phrase suivante : "L'assemblée générale ordinaire se tient chaque décembre et comprend un rapport financier et l'élection des membres du conseil d'administration."
Le représentant avait oublié cette disposition. Mais le groupe s'est réuni chaque décembre pour une réunion de fin d'année. Lors de cette réunion, le secrétaire a présenté le rapport financier annuel, a désigné le prochain président et le prochain secrétaire, et a discuté du programme d'activités pour l'année suivante. Il s'agissait d'une réunion qui contenait exactement le contenu de l'assemblée générale ordinaire stipulé dans les statuts. Elle s'appelait simplement "réunion de fin d'année".
Le secrétaire a remonté le fil de discussion pour retrouver l'annonce de décembre dernier. L'avis de convocation indiquant la date, le lieu et les points à l'ordre du jour. Une photo de la feuille de présence des participants prise le jour de la réunion. L'annonce du rapport financier et de la "décision de renouveler le mandat du président et de maintenir le secrétaire en poste" publiée le lendemain. Tous ces documents étaient des originaux avec les dates d'époque.
J'ai décidé de soumettre ces documents tels quels, sans les transformer en procès-verbal. Au lieu de cela, j'ai ajouté une déclaration explicative. Cette déclaration comprenait la disposition de l'article 7 des statuts concernant l'assemblée générale ordinaire, le déroulement réel de la réunion de fin d'année annuelle, les raisons pour lesquelles cette réunion peut être considérée comme une assemblée générale ordinaire en vertu des statuts, et les circonstances qui ont empêché la rédaction d'un procès-verbal selon un formulaire distinct à l'époque. Elle comprenait également un plan de rédaction de procès-verbaux selon un formulaire standard à partir de cette année.
Avant de soumettre les documents, j'ai d'abord appelé le service compétent de l'organisme d'enregistrement. Je voulais savoir s'il était possible de justifier le procès-verbal de l'assemblée générale de l'année précédente par les documents originaux et la déclaration explicative. La réponse de l'agent a été prudente. Il a déclaré qu'il examinerait les documents soumis et qu'il examinerait les documents confirmant les faits, mais qu'il ne pouvait rien garantir. Ce n'était pas une promesse, mais une confirmation que la direction était correcte.
La préparation d'actes administratifs ne consiste pas à créer ce qui n'existe pas, mais à faire comprendre ce qui existe.
## Troisième demande de modification — Article sur les condoléances et les célébrations de 12 ans
La troisième ligne concernait l'article 11 des statuts. "En cas de condoléances ou de célébrations d'un membre, une somme est versée du fonds de cotisation."
Il s'agissait d'une disposition qui avait été introduite naturellement lorsque quelques familles avaient commencé à se réunir il y a 12 ans. En réalité, le montant versé était de quelques dizaines de milliers de wons par événement, environ quatre à cinq événements par an. Le représentant avait du mal à accepter cela comme un problème. C'était une disposition que l'on trouve dans tous les rassemblements de quartier.
Ce qui a retenu l'attention de l'organisme d'enregistrement, ce n'était pas le montant, mais la structure. Une disposition selon laquelle les cotisations des membres revenaient à l'individu sous forme d'argent. Cela pourrait être en conflit avec l'article 2, paragraphe 2, qui stipule que les membres ne doivent pas se répartir les bénéfices entre eux. Il s'agissait d'une question d'interprétation. Il aurait pu être justifié en invoquant le faible montant et la nature de camaraderie.
J'ai recommandé une modification plutôt qu'une justification. Pour deux raisons.
Premièrement, la justification est une contestation de l'interprétation. Il n'y a aucune garantie que l'organisme d'enregistrement l'accepte, et une demande de modification supplémentaire pourrait rendre le processus impossible à terminer dans les délais impartis.
Deuxièmement, l'enregistrement n'est pas une affaire unique. Le même article 4-2 stipule que l'organisme d'enregistrement peut annuler l'enregistrement d'une organisation enregistrée si elle ne satisfait plus aux conditions de l'article 2. Bien qu'une audience soit requise pour l'annulation, conserver une disposition ambiguë et obtenir un enregistrement laisse une braise qui persiste même après l'enregistrement. Il était préférable de le corriger maintenant plutôt que de devoir l'expliquer plus tard.
Pour la même raison, j'ai également révisé l'article concernant l'objectif. L'article 2 des statuts stipulait : "L'objectif est de favoriser la camaraderie entre les membres et de protéger l'environnement côtier." La camaraderie était en premier. Les lois sur les organisations non gouvernementales à but non lucratif visent les organisations dont l'activité principale est l'intérêt général. Au cours des 12 dernières années, ce qui a réellement été fait est le nettoyage des côtes, mais les statuts semblaient décrire un rassemblement de camaraderie.
Les modifications ont été organisées comme suit. L'article d'objet met en avant la préservation de l'environnement côtier et l'éducation environnementale pour les jeunes, en reléguant les relations amicales à un rôle secondaire. La clause relative aux dépenses liées aux événements heureux et malheureux est supprimée. Les membres qui souhaitent exprimer leurs sentiments lors d'occasions joyeuses ou tristes le feront de manière autonome et séparée des cotisations. L'article relatif aux membres précise les critères d'admissibilité, à savoir le paiement des cotisations ou la participation à au moins deux activités par an, et inclut les motifs de perte de droits.
Le problème est que la modification des statuts doit être approuvée par l'assemblée générale. Et selon les statuts, l'assemblée générale doit être convoquée avec un préavis de 7 jours.
## Pouvons-nous tenir l'assemblée générale dans les douze prochains jours ?
J'ai déplié le calendrier. Il ne restait plus que huit jours avant la date limite de complétion. Il fallait terminer de collecter les formulaires de consentement, notifier la convocation de l'assemblée générale 7 jours à l'avance, tenir l'assemblée générale, rédiger le procès-verbal, obtenir les signatures, et regrouper le tout avec les autres documents pour le soumettre. Les dates ne coïncidaient pas. Même si la notification de convocation était publiée ce soir-là, l'assemblée générale ne pourrait avoir lieu que deux jours avant la date limite. Tout imprévu ce jour-là serait fatal.
Il y avait deux options. Retirer la demande et la soumettre à nouveau après avoir rassemblé tous les documents. Ou demander une prolongation du délai de complétion.
Le retrait semblait propre, mais cela signifiait recommencer à zéro. La date de dépôt serait repoussée, et même les parties déjà examinées devraient être réexaminées. J'ai choisi de demander une prolongation.
La demande a été faite par écrit, et non par téléphone. J'ai décrit précisément les raisons nécessitant une prolongation. Parmi les éléments à compléter, la modification du règlement intérieur nécessite l'approbation de l'assemblée générale, et le règlement intérieur prévoit un délai de préavis de 7 jours pour la convocation de l'assemblée générale. J'ai indiqué la date prévue de l'assemblée générale, le nombre de jours nécessaires pour la rédaction et la signature du procès-verbal, et la date à laquelle tous les documents complémentaires seraient soumis. J'ai également spécifié la durée de la demande, non pas de manière vague comme "suffisamment", mais à dix jours.
Si la raison est vague, la prolongation apparaît comme une faveur. Si l'emploi du temps est documenté, la prolongation devient une procédure.
Deux jours plus tard, j'ai reçu un message confirmant que la prolongation avait été acceptée. Ce soir-là, le président a publié la notification de convocation de l'assemblée générale extraordinaire sur le forum et le groupe de discussion. Il y avait trois points à l'ordre du jour : la modification du règlement intérieur, l'approbation du plan d'activité et du budget prévisionnel pour cette année, et la confirmation du président.
## 1년 d'activités d'intérêt général, un document retrouvé à la place des photos
Pendant l'attente de l'assemblée générale, j'ai retravaillé le bilan des activités d'intérêt général du numéro 5, une tâche qui n'était pas mentionnée dans la correspondance officielle.
Quarante photos des activités sont un précieux témoignage pour le groupe. Cependant, les photos seules ne révèlent pas clairement quand, combien de personnes et quoi a été fait. La date se trouve uniquement dans les informations du fichier, et le nombre de participants ne peut être qu'estimé à partir du nombre de personnes photographiées.
Il y a eu une remarque en passant lors de la première consultation du secrétaire. Les étudiants de l'équipe d'été de service ont dû faire valider leurs heures de service, et ont donc enregistré les activités auprès de l'ancien centre de volontariat et ont fait confirmer leur présence. C'est pour cette raison que nous avons commencé à recevoir les formulaires de signature de présence sur le terrain à chaque fois.
J'ai demandé pourquoi cela n'avait pas été inclus lors de l'inscription initiale. Le responsable a déclaré qu'il pensait que cela concernait les heures de service individuelles des étudiants et n'avait rien à voir avec le bilan de l'organisation. C'est une erreur courante. Un document qui confirme la date et le nombre de participants par un tiers est une preuve de bilan plus objective que tout document créé par l'organisation elle-même.
J'ai demandé au centre de volontariat de nous fournir des documents de confirmation des activités au nom de l'organisation. Un certificat répertoriant les dates et le nombre de personnes certifiées par le biais de notre groupe au cours des 12 derniers mois a été obtenu. J'y ai ajouté un élément supplémentaire : les demandes adressées au service compétent de la mairie pour le traitement des déchets collectés après les opérations de nettoyage. Chaque fois, la date, le lieu et le nombre de sacs ont été indiqués dans la demande, ce qui constituait en soi une trace des activités par date.
Trois types de documents, à savoir le certificat du centre de volontariat, les demandes de collecte de déchets et les formulaires de signature de présence sur le terrain, ont été superposés par date pour créer un tableau mensuel des activités. Date, zone d'activité (expression généralisée), nombre de participants, quantité de déchets collectés, type de preuve. Vingt-trois activités au cours des 12 derniers mois ont été remplies sans laisser de blancs. Les photos ont été ajoutées à la fin comme documents de référence pour étayer ce tableau.
Le même fait prend du poids selon qui l'a confirmé.
## Soir de l'Assemblée Générale
L'assemblée a eu lieu un soir de semaine, dans une petite salle de réunion d'un espace communautaire du quartier. Le président a animé la réunion et le secrétaire a pris les notes. J'avais préparé à l'avance l'ordre du jour, le modèle de procès-verbal et un tableau comparatif de la nouvelle et de l'ancienne constitution. La tenue et l'approbation de la réunion relèvent entièrement des membres.
Quarante-deux personnes étaient présentes et vingt-cinq ont envoyé des procurations. Le nombre d'adhérents a largement dépassé le quorum requis par les statuts.
Les discussions sur la suppression de la clause relative aux dépenses liées aux événements familiaux et personnels ont pris un peu plus de temps que prévu. Un des membres fondateurs a demandé : « N'est-ce pas le fait de nous soutenir mutuellement qui nous a permis de maintenir ce groupe pendant 12 ans ? ». Le président a répondu : « Nous continuerons à nous soutenir, mais pas par le biais des cotisations. Ce sera entre ceux qui le souhaitent. Les cotisations seront uniquement utilisées pour les dépenses liées à l'association. ». La proposition a été approuvée sans opposition.
Le procès-verbal indique l'heure, le lieu, le nombre de participants et de personnes ayant donné procuration, les points clés de la discussion et les résultats du vote pour chaque point à l'ordre du jour, ainsi que les signatures de deux membres présents, en plus du président et du secrétaire, conformément aux statuts. Le plan d'action et le budget prévisionnel pour cette année ont également été approuvés lors de cette réunion. Le plan d'action reprend les activités menées au cours des 12 dernières années, et le budget prévisionnel indique les revenus des cotisations et les postes de dépenses réels. L'absence de fonds de subventions potentiels dans le budget était intentionnelle, car les documents d'enregistrement ne sont pas des plans, mais plutôt une représentation de l'association actuelle.
Après la réunion, le président, qui rangeait les chaises de la salle de réunion, a déclaré qu'il avait lu les statuts en entier pour la première fois depuis 12 ans.
## Le jour où j'ai regroupé les documents complémentaires, et 30 000 wons
J'ai soumis les documents complémentaires avec trois jours à retard. Le regroupement était organisé comme suit :
- Liste des membres : 118 personnes ayant donné leur consentement. La liste ne contient que les informations nécessaires à l'inscription, et les originaux des formulaires de consentement sont conservés par l'organisation.
- Statuts révisés et tableau comparatif avant et après révision
- Procès-verbal de l'assemblée générale de l'année concernée : Procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire de cette année
- Concernant l'assemblée générale de l'année précédente : Original des procès-verbaux de l'assemblée générale ordinaire de décembre de l'année dernière (avis de convocation, registre des participants, avis de clôture et de décision du conseil d'administration) et rapport explicatif
- Résultats des activités à but non lucratif : Tableau des résultats mensuels, certificat du centre de bénévolat, enregistrement des demandes de collecte des ordures
- Plan d'affaires, budget et compte rendu financier
J'ai ajouté une feuille d'information d'une page au début de chaque document. Indiquant à quel point de la demande de documents complémentaires correspondait la réponse, et quel article de l'article 2 de la loi était démontré par le document. Afin que l'agent ne soit pas obligé de faire correspondre la demande de documents et les documents en les alternant.
Environ une semaine après le dépôt, j'ai reçu un appel de l'agent. Il s'avérait qu'un article de dépenses dans le compte rendu financier ne correspondait pas à l'historique du compte bancaire. 30 000 wons. Le trésorier a essayé de se souvenir. C'était de l'argent liquide payé lors de l'achat précipité d'eau en bouteille sur le terrain le jour des activités à l'automne dernier. Il devait y avoir une différence car il était enregistré dans le compte rendu financier mais n'apparaissait pas sur le relevé bancaire.
Le trésorier a fouillé dans la galerie de photos de son téléphone portable pour trouver la photo du reçu qu'il avait pris ce jour-là. Il a envoyé la photo avec une brève description des circonstances de la dépense en espèces. Et c'est tout.
Il est plus rapide d'expliquer sans cacher les petites différences.
## L'arrivée du certificat d'enregistrement
Environ deux mois après avoir déposé la demande initiale, les résultats de l'enregistrement sont tombés. Il s'agissait du certificat d'enregistrement d'une organisation non lucrative privée de la ville d'Incheon.
Ce jour-là, une photo est arrivée par e-mail. Un certificat d'enregistrement posé sur le bureau, avec une boîte de gants de travail neufs à côté. Le corps du message était une seule ligne : "Samedi matin à neuf heures, activité de nettoyage."
L'enregistrement ne signifie pas automatiquement des subventions. Les programmes de soutien aux activités d'intérêt public sont soumis à un appel à projets et font l'objet d'une sélection par un comité de sélection. L'enregistrement donne le droit de se présenter. Le représentant a déclaré qu'il affinerait le plan de formation à la sécurité pour la section de volontaires pour adolescents en tant que proposition de projet au cours de l'hiver. Le résultat de la sélection sera connu au printemps prochain.
Et il a laissé un dernier conseil. L'enregistrement est une question de maintien. Un effectif permanent de 100 personnes et des résultats d'activités d'intérêt public doivent être maintenus non seulement au moment de l'enregistrement, mais aussi après. Tenir chaque année une assemblée générale ordinaire comme un procès-verbal, et mettre à jour le registre des membres une fois par an. La nouvelle clause relative aux qualifications des membres nouvellement créée en est la base.
Pendant 12 ans, les déchets de la plage ont été nettoyés à chaque fois. Mais c'est la première fois que ce travail est visible sur papier. Ce n'est pas ce qui a changé. Désormais, quiconque peut lire ce que ce travail était.
## Vérifications à effectuer avant l'enregistrement d'un organisme à but non lucratif
Si vous êtes en train de faire des préparations similaires, nous vous recommandons de vérifier les points suivants en premier :
① La liste des membres n'est pas une simple 'liste d'adhérents'. Il faut pouvoir identifier les membres permanents. Votre règlement intérieur doit définir des critères d'adhésion (paiement des cotisations, participation aux activités, etc.) et vous devez organiser les membres conformément à ces critères en utilisant leurs noms complets, après avoir préalablement obtenu leur consentement pour la collecte et l'utilisation de leurs informations personnelles.
② Les procès-verbaux des assemblées générales doivent couvrir deux années : l'année en cours et l'année précédente. Même s'il n'y avait pas d'assemblée générale portant ce nom, vérifiez s'il existait un regroupement correspondant à une assemblée générale selon le règlement intérieur, et s'il existe des archives de cette époque (avis de convocation, liste des participants, rapport financier). Il faut éviter de rédiger de nouveaux procès-verbaux avec des dates antérieures.
③ Vérifiez si le règlement intérieur contient des dispositions selon lesquelles les cotisations sont versées aux membres individuellement. Les réglementations telles que les frais de condoléances et de célébration, les remises et remboursements aux membres peuvent entrer en conflit avec la condition de « répartition des avantages entre les membres ». Vérifiez également si l'article d'objet indique clairement que les activités d'intérêt public sont l'objectif principal.
④ Renforcez les résultats des activités d'intérêt public avec des enregistrements tiers. Des documents tels que les certificats de bénévolat, les enregistrements de demandes de coopération aux administrations publiques et les feuilles de présence avec les dates et le nombre de participants sont plus efficaces que les photos.
⑤ Si vous recevez une demande de complément, calculez la date limite à rebours. Les compléments nécessitant une résolution en assemblée générale, comme la modification du règlement intérieur, peuvent manquer de temps en raison de la période de notification de la convocation. Si nécessaire, vous pouvez demander une prolongation de la période de complément par écrit en indiquant un calendrier précis.
Lieu de dépôt de la demande (ministère central ou province/ville), documents joints, interprétation précise des conditions peuvent varier en fonction de la portée des activités de l'association, de sa situation et de la législation en vigueur au moment de la demande. Il est nécessaire de vérifier individuellement les dispositions et interprétations exactes auprès de l'organisme d'enregistrement compétent.
Cet article est reconstitué à partir de cas de consultation réels, et les personnages, noms commerciaux, noms de lieux et chiffres qui y figurent ne concernent pas de personnes ou d'événements spécifiques.
- --
C'est un bureau d'agent administratif situé à Songdo, Incheon (Tour Posco Songdo). Nous traitons les recours administratifs, les autorisations/déclarations par procuration, l'entrée et l'immigration des étrangers (visas et séjour), et la gestion administrative régulière. L'enregistrement des organisations non gouvernementales échoue souvent moins en raison des conditions elles-mêmes qu'en raison de la manière dont ces conditions sont présentées sous forme de documents, et notre bureau prépare les documents à soumettre à l'organisme d'enregistrement, de la vérification des statuts à la préparation des listes des membres et des données de performance, en passant par la réponse aux demandes de compléments. Si vous avez une situation similaire, n'hésitez pas à nous contacter.
📍 165, Connexion Avenue, Yeonsu-gu, Incheon, 2697, Posco Tower Songdo 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com
#OrganisationsNonGouvernementales #EnregistrementOrganisationsNonGouvernementales #LoiSurLeSoutienAuxOrganisationsNonGouvernementales #ProgrammeDeSoutienAuxActivitésDInteretGeneral #ListeDesMembres #ProcèsVerbalDAssembléeGénérale #RévisionDesStatuts #DemandeDeComplément #AssociationsEnvironnementales #AgentAdministratifIncheon #AgentAdministratifSongdo
