Résumé en 3 lignes > 1. Les points bonus pour les programmes de subventions sont généralement accordés uniquement pour les certificats et reconnaissances 'valides à la date limite de dépôt'. Il est difficile d'obtenir des points bonus avec des documents "prévus pour être délivrés" ou "en cours de demande". > 2. Dans la reconnaissance d'un laboratoire de recherche interne d'entreprise, les demandes de modification les plus fréquentes concernent l'emploi cumulatif des chercheurs dédiés et la distinction des espaces de recherche. Il ne suffit pas de modifier les documents, il faut également changer les opérations réelles. > 3. InnoBiz ne peut être demandé qu'après 3 ans de création d'entreprise. Si l'entreprise est récente, choisissez d'abord le type de vérification d'entreprise en démarrage et établissez un calendrier en remontant à partir de la date limite de l'annonce comme point de départ.
Table des matières 1. Septembre, période de forte concentration des annonces de la seconde moitié d'année 2. Raisons pour lesquelles une demande de laboratoire soumise individuellement a été renvoyée pour modification 3. InnoBiz n'est pas possible, quel type de vérification d'entreprise en démarrage 4. Les quatre lettres "support technique" d'un chercheur 5. Un mur, une porte 6. Le jour où le certificat est arrivé et ce qui s'est passé ensuite 7. Liste de contrôle pratique pour la certification et les programmes de soutien
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## 1. Septembre, période de forte concentration des annonces de la seconde moitié d'année
Je suis un agent administratif basé à Songdo, Incheon. Je vais vous présenter une anecdote que j'ai vécue au cours de mon travail.
Chaque année, en septembre, les demandes similaires augmentent. C'est le moment où les annonces de programmes de soutien à la création d'entreprise et les annonces de soutien aux entreprises locales sont publiées simultanément. Et les dirigeants qui ont lu attentivement les annonces s'arrêtent au même endroit. Il s'agit des points bonus des critères d'évaluation écrite. Des éléments tels que la vérification d'entreprise en démarrage, la détention d'un laboratoire de recherche interne d'entreprise et la vérification d'entreprise féminine sont attribués sous forme de points.
La différence de points ne semble pas importante. C'est de 1 à 2 points. Cependant, dans les programmes très concurrentiels, ces 1 à 2 points peuvent faire la différence entre l'approbation de l'évaluation écrite et le rejet.
Une personne qui m'a contacté au début du mois de septembre de cette année était dans cette situation. C'était le dirigeant d'une petite entreprise de fabrication créée il y a 2 ans et 3 mois. Il a environ 30 ans, avec six employés. Il fabriquait des modules de capteurs environnementaux agricoles et était dans une phase où il devait faire fabriquer de nouveaux moules pour les prototypes. Le coût du moule était de plusieurs dizaines de millions de wons. Le dirigeant prévoyait de se faire rembourser ces coûts grâce à un programme de subvention, sinon il devait contracter un prêt personnel supplémentaire. Il avait déjà contracté un prêt lors de la création de son entreprise.
Il restait 5 semaines avant la date limite de l'annonce. Et il avait déjà essayé une fois seul.
## 2. Les raisons pour lesquelles la demande de laboratoire soumise individuellement est revenue sous forme de demande de complément
Nous avons d'abord reçu les documents par e-mail. Il s'agissait du PDF de l'annonce du projet de subvention et d'une image de l'écran de notification de demande de complément concernant la demande de reconnaissance de laboratoire d'entreprise.
Le représentant a déposé directement la demande de reconnaissance du laboratoire il y a deux semaines. Nous avons estimé que les conditions étaient remplies, étant donné qu'il y avait trois employés chargés du développement. Les demandes de complément étaient deux :
- L'un des responsabilités du chercheur dédié n'est pas clairement axé sur la recherche et le développement
- Il est difficile de vérifier si l'espace de recherche est séparé des autres départements
La reconnaissance de laboratoire d'entreprise est basée sur l'article 14-2 de la loi sur la promotion de la recherche fondamentale et le soutien au développement technologique. Il s'agit d'un système qui reconnaît les institutions de recherche ou les départements de recherche et développement d'une entreprise comme laboratoire d'entreprise ou département de recherche et développement dédié si l'entreprise soumet une demande et remplit les conditions. Les critères de personnel spécifiques sont énoncés à l'article 16-2 de l'arrêté d'application. Pour les PME, le principe est d'avoir au moins trois chercheurs dédiés, et pour les 3 premières années après la création, il faut en avoir au moins deux.
Cette entreprise était une PME dans les 3 premières années après sa création. Sur le plan numérique, il suffisait d'en avoir deux. Par conséquent, le représentant aurait pu penser : "Pourquoi en avoir trois alors ?"
Le problème n'était pas le nombre.
Le représentant, qui s'est rendu au bureau à la date prévue, a apporté un organigramme, un tableau de répartition des tâches, une liste des assurés sociaux et un plan d'étage. Il avait apporté les documents nécessaires, car nous lui avions fourni une liste de ce qu'il devait apporter la veille, après avoir examiné les documents reçus par e-mail.
## 3. L'Inno-Biz n'est pas possible, quel type de vérification pour les entreprises innovantes ?
Au début de la consultation, le dirigeant a évoqué l'Inno-Biz plutôt que le laboratoire de recherche. Une entreprise que je connais a obtenu la certification Inno-Biz et a bénéficié de points supplémentaires dans les programmes de soutien, et elle voulait la même chose.
L'Inno-Biz n'est accessible qu'aux entreprises ayant plus de 3 ans d'existence. Cette entreprise en avait 2 ans et 3 mois. Il n'y avait aucun moyen de le faire maintenant. Cela ne veut pas dire que cette histoire est inutile. L'Inno-Biz est un système qui prend plusieurs mois, de l'auto-diagnostic à l'évaluation sur site, je vous ai donc conseillé de marquer le mois où vous aurez 3 ans d'existence dans votre calendrier et de commencer les préparatifs avant cette date.
Il restait donc deux options utilisables dans cet appel à projets : la reconnaissance de laboratoire de recherche interne à l'entreprise et la vérification d'entreprise innovante.
Ici, une décision était nécessaire. Il existe plusieurs types de certification de start-up, et ceux qui sont basés sur les résultats de recherche et développement nécessitent d'abord la présence d'un laboratoire d'entreprise, etc. Le dirigeant prévoyait de demander la certification de start-up ensuite, une fois l'approbation du laboratoire obtenue.
Si l'on suivait l'ordre chronologique, cela n'aurait pas respecté le calendrier.
La mise à jour du laboratoire prend 2 semaines, puis il faut à nouveau du temps pour obtenir l'approbation, et ensuite, le processus d'examen de la certification de start-up se poursuit. L'examen de la certification de start-up prend généralement plusieurs semaines, de la demande à l'émission après évaluation. Il était difficile de terminer les deux procédures séquentiellement en 5 semaines.
Nous avons donc organisé les deux choses séparément.
1. Nous avons immédiatement déposé une demande pour un type de certification de start-up qui peut être demandé indépendamment de l'approbation du laboratoire. Il s'agit d'un type qui est évalué pour sa capacité technique et son potentiel commercial, donc il n'était pas nécessaire d'attendre la certification du laboratoire. Pour le type qui prend en compte les exigences de dépenses de recherche et développement, il fallait la confirmation d'un mandataire fiscal quant à la manière dont les dépenses ont été classées comptablement, ce qui aurait pris plus de temps. 2. La mise à jour du laboratoire a été effectuée en parallèle. L'objectif principal de ce calendrier était de faire en sorte que les deux procédures ne s'attendent pas l'une à l'autre.
Et nous avons fait une chose de plus. Nous avons soumis une demande écrite au service des renseignements de l'avis. "Quelle est la date limite pour l'obtention de points bonus, la date de la demande ou la date de l'évaluation écrite ?", "Dans quels cas une demande de certificat est-elle reconnue comme pièce justificative pendant le processus de demande ?" L'avis indiquait simplement "certificat valide à la date de la demande", ce qui était une phrase sujette à interprétation. Si l'on appelle par téléphone, les réponses varient selon les agents, et il ne reste rien d'autre.
Trois jours plus tard, nous avons reçu une réponse. Seuls les certificats délivrés à la date limite sont reconnus, les demandes en cours ne le sont pas. La date limite est désormais devenue notre date limite. À partir de ce jour, nous avons élaboré un calendrier à l'envers.
## 4. Les quatre lettres de « assistance technique » pour un chercheur
Nous sommes revenus au premier point de la demande de compléments.
En ouvrant le tableau de répartition des tâches, la raison est devenue évidente. Dans la case des tâches du responsable d'un des trois chercheurs, il était écrit « conception de circuits / assistance technique ». J'ai demandé au directeur ce qu'était l'assistance technique.
« Quand les exploitations agricoles signalent un problème avec les capteurs, c'est lui qui se déplace. Il connaît le mieux. »
Le responsable de la recherche devrait, comme son nom l'indique, être entièrement dédié à la recherche et au développement. S'il est impliqué dans les ventes, la production et le service client, il est difficile de le considérer comme étant entièrement dédié. Le comité d'examen a tout à fait raison de suspecter une activité secondaire en voyant les quatre lettres « assistance technique ».
Au début, le directeur a demandé si ce n'était pas simplement en effaçant ces quatre lettres du tableau que le problème serait résolu. Je n'ai pas encouragé cette option. Il y avait deux raisons à cela :
- Un laboratoire est un objet de gestion même après avoir été reconnu. Si le chercheur se déplace pour effectuer des réparations sur le terrain lors de visites d'inspection ou de contrôles post-intervention, la reconnaissance peut être annulée. L'article 14-3 de la même loi prévoit spécifiquement l'annulation de la reconnaissance.
- Si la reconnaissance est annulée, les points supplémentaires reçus dans le cadre de ce programme de soutien pourraient également poser problème. C'est le cas lorsque des faits différents de ceux décrits après la conclusion de l'accord sont révélés.
Nous avons donc décidé de modifier d'abord les opérations, plutôt que les documents. Les déplacements sur le terrain seraient partagés entre le directeur et le responsable de la production, et le chercheur ne fournirait que des conseils techniques à distance. Ensuite, nous avons réécrit le tableau de répartition des tâches.
Une autre complication est apparue à ce moment-là. Lors de la vérification des justificatifs de diplômes et de spécialisations des trois chercheurs, nous avons découvert qu'un d'entre eux était diplômé en gestion d'entreprise. Bien qu'il programme en réalité des micrologiciels, le titre de responsable de la recherche est obtenu sur la base du diplôme, de la spécialisation et de l'expérience. Pour promouvoir ce collaborateur au poste de chercheur, il fallait prouver une expérience connexe, et la collecte de ces documents a pris du temps.
La décision était simple. Pour les petites entreprises créées il y a moins de trois ans, deux personnes suffisent. Nous avons organisé la demande avec deux personnes ayant des diplômes et des spécialisations claires, et nous avons convenu d'ajouter ce collaborateur diplômé en gestion d'entreprise ultérieurement, par le biais d'une déclaration de modification, une fois que ses justificatifs d'expérience seraient disponibles. Si nous essayons de forcer pour avoir trois personnes et que nous recevons à nouveau une demande de compléments, le calendrier limite sera compromis.
Je me souviens d'une remarque du directeur à cette époque : « Je pensais que tous les employés étaient des développeurs, mais en voyant les documents, ce n'est pas le cas. » Dans les petites entreprises, une seule personne en fait plusieurs. C'est ce qui fait fonctionner l'entreprise, mais dans le cadre de la reconnaissance du laboratoire, il faut d'abord séparer ces aspects.
## 5. Un cloison, une porte Le deuxième point concernait l'espace de recherche. Le plan du bureau indiquait une zone appelée 'Salle de développement'. En réalité, il s'agissait d'un espace où quatre bureaux à l'intérieur du bureau étaient entourés d'un cloison à hauteur de taille. Les postes des commerciaux et la multifonction étaient juste à côté.
L’espace de recherche doit être un espace indépendant distinct des autres départements. Les critères autorisent la séparation par des cloisons, selon la taille de l’entreprise, mais un espace ouvert où les personnes circulent et partagent des postes de travail n’est pas considéré comme distinct. Les critères d’espace sont une question qui nécessite de vérifier les directives détaillées au moment de la demande, donc nous avons laissé les termes des critères tels quels et les avons comparés aux plans.
Le représentant a vérifié le contrat de location de bureau. Les travaux de construction des murs nécessitaient une approbation préalable conformément au règlement de gestion du bâtiment. Il a fallu trois jours pour obtenir l’approbation de l’administration de l’immeuble et deux jours pour la construction de cloisons fixes atteignant le plafond et d’une porte. La multifonction a été déplacée à l’extérieur du laboratoire de développement.
Il y a eu un petit incident le jour des travaux. Une brève discussion a eu lieu entre les employés concernant l’endroit où placer la bouilloire qui était placée dans le laboratoire. Les chercheurs voulaient la laisser à l’intérieur, tandis que le responsable des ventes a déclaré qu’il faudrait ouvrir la porte du laboratoire à chaque fois qu’ils allaient prendre un café. La conclusion était un espace de collation sur le côté du couloir. La porte du laboratoire est devenue silencieuse depuis ce jour.
Les documents complémentaires ont été reconstitués avec des photos après les travaux, des plans modifiés, un nouveau tableau de répartition des tâches, des justificatifs d’emploi et d’assurance maladie pour deux chercheurs et des preuves de diplômes. Un tableau comparatif a été joint en une seule page pour indiquer ce qui a été modifié et comment pour les deux raisons de la demande de documents complémentaires. Cela permet à la partie examinatrice de ne pas avoir à comparer les documents précédents aux nouveaux documents.
## 6. La réception des certificats et ce qui s'en est suivi
Le calendrier a été respecté comme prévu.
- Semaine 1: Dépôt de la demande de confirmation de start-up, demande écrite de renseignements au service des annonces
- Semaine 2: Ajustement des tâches du chercheur, approbation de l'administration du bâtiment, travaux de cloisonnement
- Semaine 3: Soumission de documents complémentaires de l'institut de recherche
- Semaine 4: Délivrance du certificat de reconnaissance de l'institut, déroulement de l'évaluation de la start-up
- Semaine 5: Délivrance du certificat de start-up — 6 jours avant la date limite de l'annonce
La demande de subvention a été soumise trois jours avant la date limite, avec le plan d'affaires rédigé directement par le représentant, ainsi que les deux certificats et les justificatifs indiquant les dates de délivrance. Le contenu du plan d'affaires était de la responsabilité du représentant. Notre bureau s'est assuré que la liste des documents requis par l'annonce et le format des justificatifs, ainsi que les critères de bonus, étaient inclus de manière exhaustive.
Un mois plus tard, nous avons reçu une notification de réussite à l'évaluation écrite, puis avons passé l'évaluation orale avant de recevoir une notification de sélection finale. Nous ne savons pas si les bonus ont influencé la décision. Les scores d'évaluation ne sont pas publiés. Cependant, le représentant a pu se procurer les frais de moule sans avoir recours à un prêt personnel.
Enfin, j'ai ajouté quelques éléments supplémentaires au calendrier.
- Déclaration de modification de l'institut: Une déclaration est nécessaire si un chercheur quitte l'entreprise ou en arrive un nouveau. Les informations sur l'expérience du personnel en commerce et gestion sont ajoutées à ce moment-là.
- Période de validité de la confirmation de start-up: Il faut préparer une nouvelle confirmation avant l'expiration pour éviter une perte de bonus.
- InnoBiz: L'auto-évaluation commence deux à trois mois avant le troisième anniversaire de la création de l'entreprise.
La certification n'est pas une chose que l'on obtient une fois pour toutes, mais une tâche qui nécessite une gestion continue pendant sa durée de validité. Et les annonces de subventions reviennent chaque année à peu près à la même époque. L'année prochaine, à la même époque, cette entreprise attendra l'annonce avec un délai plus confortable, pas seulement cinq semaines.
## 7. Liste de contrôle pratique pour la certification et les subventions
Si vous êtes dans cette situation, veuillez vérifier dans cet ordre.
1. À partir de la date de référence des critères de bonus de l'annonce: Vérifiez par écrit si « valide à la date de dépôt » fait référence à la date limite ou si elle est acceptée pendant le processus de candidature. 2. Vérifiez à partir de l'ancienneté: Si l'entreprise a moins de 3 ans, elle ne peut pas postuler à InnoBiz. Vérifiez d'abord s'il existe un type de confirmation de start-up qui n'exige pas la reconnaissance de l'institut. 3. Vérifiez la double fonction des chercheurs: Les employés qui effectuent simultanément des tâches commerciales, de production et de SAV ne sont pas considérés comme des chercheurs à temps plein. Séparez les tâches réelles avant de modifier le tableau. 4. Délimitation de l'espace de recherche: Les cloisons ouvertes sont souvent une cause de demande de complément. Si des travaux sont nécessaires, incluez le délai d'approbation des règlements de gestion du bâtiment dans le calendrier. 5. Gestion après la délivrance: Notez dans le calendrier la déclaration de modification des chercheurs, la période de validité du certificat et la date de la prochaine certification.
Les certifications d'entreprise et les subventions sont souvent bloquées non pas sur les conditions elles-mêmes, mais sur l'ordre et les délais. Si vous êtes à Incheon ou Songdo et que vous vous préparez à la certification de votre entreprise, la première étape consiste à calculer à partir de la date limite de l'annonce. Les exigences détaillées et leur interprétation nécessitent une vérification au moment de la candidature et auprès des autorités compétentes.
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Ce texte est reconstitué à partir de cas de consultation réels et les personnages, noms commerciaux, noms de lieux et chiffres qui y figurent ne concernent aucune personne ou événement spécifique.
Un cabinet d'agent administratif situé à Songdo, Incheon (Tour Posco Songdo). Nous traitons les recours administratifs, les autorisations/déclarations par procuration, l'entrée et l'immigration des étrangers (visas et séjour), et la gestion administrative régulière. Nous examinons également les documents de vérification et de certification nécessaires aux entreprises en démarrage qui se préparent à des programmes de soutien et obtiennent des certifications telles que la confirmation d'entreprise en démarrage et la reconnaissance d'entreprise de recherche affiliée. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions similaires.
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