Résumé en 3 lignes > - L'enregistrement des organisations non gouvernementales (ONG) n'est pas une autorisation, mais un enregistrement, mais il faut prouver par écrit les conditions de l'article 2 de la loi sur le soutien aux ONG. L'essentiel est d'avoir plus de 100 membres permanents et au moins un an d'antécédents d'activités à but non lucratif. > - Le nombre de membres d'un café en ligne est une preuve faible de membres permanents. Il faut correspondre aux formulaires d'adhésion, aux registres des membres et aux enregistrements de participation aux activités. > - L'ordre est le suivant : vérification des statuts → réécriture du registre des membres → organisation des antécédents d'activités → plan d'affaires et budget → dépôt auprès de l'organisme d'enregistrement compétent. Si vous visez un concours de subventions, vous devez avoir un certificat d'enregistrement avant l'annonce.
Table des matières 1. L'enregistrement des organisations non gouvernementales, prouver est plus difficile que compter 2. 1 400 membres de café et 100 membres permanents 3. Au moins un an d'antécédents d'activités à but non lucratif, transformer des photos en enregistrements 4. Deux points bloqués dans les statuts — photos des élections et revenus des cadeaux 5. L'organisme d'enregistrement n'était pas la mairie 6. Documents et dépôt de la demande d'enregistrement d'une organisation non gouvernementale 7. Après l'obtention du certificat d'enregistrement — maintenance et liste de contrôle
## 1. L'enregistrement des organisations non gouvernementales, prouver est plus difficile que compter
Je suis un agent administratif travaillant à Songdo, Incheon. Je vais vous présenter une anecdote que j'ai vécue en travaillant.
Dans les documents administratifs, il est beaucoup plus difficile de prouver que de compter. C'est exactement le cas de l'enregistrement des organisations non gouvernementales.
L'article 2 de la loi sur le soutien aux ONG définit six conditions pour les organisations non gouvernementales. Il s'agit d'avoir un nombre indéterminé de bénéficiaires directs, de ne pas partager les bénéfices entre les membres, de ne pas soutenir ou s'opposer à un parti politique ou à un candidat élu, de ne pas avoir la propagation d'une doctrine religieuse spécifique comme objectif principal, d'avoir plus de 100 membres permanents, d'avoir au moins un an d'antécédents d'activités à but non lucratif, et d'avoir un représentant ou un gestionnaire si l'organisation n'est pas une personne morale. En d'autres termes, il s'agit d'une "organisation à laquelle appartiennent réellement plus de 100 personnes et qui a régulièrement mené des activités à but non lucratif".
Cela ne semble pas difficile en lisant l'article. Le groupe dont je vais raconter l'histoire pensait aussi cela au début. Ils avaient 1 400 membres de café en ligne et étaient actifs depuis 3 ans.
## 2. 1 400 Membres du Café et 100 Membres Permanents
Le premier contact est arrivé par e-mail. Il s'agissait du secrétaire d'un groupe qui ramasse les déchets deux fois par mois sur la côte d'Incheon et dans les parcs. C'était un employé de bureau d'une trentaine d'années qui s'occupait de l'annonce des réunions et de la location de matériel chaque week-end.
Il y avait une raison pour laquelle il s'est empressé de s'inscrire. Le groupe avait acheté le matériel avec de l'argent versé par les membres. Pinceaux, sacs, gants, gilets de sécurité. Au fur et à mesure que le nombre de personnes augmentait chaque année, il devenait fréquent que le coût du matériel soit payé au préalable par la carte personnelle du secrétaire. Il voulait inclure cela dans l'appel à projets de soutien aux activités d'intérêt public du gouvernement municipal et du ministère de la sécurité publique au début de l'année prochaine, mais les conditions d'admissibilité stipulaient qu'il devait s'agir d'un organisme civique non lucratif enregistré.
Le secrétaire avait déjà essayé de le préparer seul. Il a capturé une capture d'écran du nombre de membres du café et a joint quelques photos d'activités avant de demander à la fenêtre de service de la mairie. Il y a eu deux réponses. L'enregistrement des organismes civiques non lucratifs ne relève pas de la compétence de la mairie, et le nombre de membres doit être vérifié à l'aide d'un registre des membres.
L'après-midi du jour de rendez-vous, le secrétaire et le représentant sont venus ensemble. Le représentant était un étudiant diplômé d'une vingtaine de ans qui avait créé le groupe pour la première fois.
La première chose à vérifier sur place était « Qu'est-ce qu'un membre ? ». Rejoindre un café est aussi simple que de cliquer une fois. Il y a des personnes qui se sont inscrites et n'ont jamais participé à une activité, des personnes qui ont déménagé dans une autre région, et même des comptes à des fins publicitaires. L'organisme d'enregistrement ne peut pas considérer ce nombre comme une base pour les membres permanents. Les membres permanents doivent être considérés comme des personnes qui ont adhéré au groupe conformément aux statuts du groupe et maintiennent leur statut de membre.
C'est pourquoi nous avons fixé les critères suivants :
- Indiquer les critères d'adhésion et la procédure d'adhésion dans les statuts. (Soumission d'une demande d'adhésion, vérification par le comité de direction)
- Obtenir le nom, les coordonnées, la date d'adhésion et le consentement à la collecte des informations personnelles sur le formulaire de demande d'adhésion.
- Donner la priorité à l'inscription au registre des personnes ayant un historique de participation à une activité au moins une fois au cours des 12 derniers mois.
Parmi les 1 400 membres du café, environ 280 personnes avaient un historique de participation au cours des 12 derniers mois. Nous avons envoyé le formulaire de demande d'adhésion par e-mail et dans la salle de discussion du groupe à ces personnes. Trois semaines plus tard, 163 formulaires signés ont été collectés.
163 est supérieur à 100. Cependant, j'ai dit que nous ne devrions pas nous arrêter à ce chiffre. L'administration peut vérifier le maintien des conditions après l'enregistrement, et l'enregistrement peut être annulé si les conditions ne sont plus remplies. Il ne s'agit pas d'un chiffre à dépasser une fois, mais d'un chiffre qui peut être maintenu chaque année.
## 3. Transformer les archives photo d'activités d'intérêt général de plus d'un an en documents officiels
Le deuxième critère est la preuve d'activités d'intérêt général récentes de plus d'un an. Avec trois années d'activités, cela semblait ne poser aucun problème.
Le problème résidait dans la forme des archives. La preuve des activités n'était que l'album photo du café en ligne. Il y a des milliers de photos, mais les dates sont mélangées, il n'y a pas de description des lieux, et il n'est pas précisé combien de personnes ont participé. Les photos donnent l'impression d'une activité, mais ne montrent pas quand, où, qui et quoi a été fait.
La première chose que notre bureau a faite a été de reconstruire les 13 derniers mois d'activités selon un format de journal d'activités unique.
- Date, lieu (nom du parc, section côtière)
- Nombre de participants et liste des participants (vérifiés par les commentaires de présence au café en ligne)
- Quantité collectée (nombre de sacs, poids si pesé)
- Organisme de coopération (remise des sacs collectés au bureau du gestionnaire du parc, etc.)
- 2 photos représentatives
Cela a permis de recenser 26 activités sur 13 mois. Une donnée inattendue est également apparue. Il restait sur le téléphone portable du secrétaire des messages échangés avec le bureau du gestionnaire du parc. Il s'agissait d'un enregistrement de vérifications régulières pour savoir où déposer les sacs afin qu'ils soient récupérés. Pour le groupe, il s'agissait simplement d'une communication, mais cela constitue une preuve qu'une entité tierce était au courant des activités. Nous avons demandé au bureau du gestionnaire du parc de confirmer sa coopération et avons reçu une simple attestation.
Nous avons également apporté une modification à la consolidation des résultats. La première version comprenait des photos de camping et de fête de fin d'année entre les membres. Pour le groupe, ce sont des souvenirs précieux, mais ce ne sont pas des preuves d'activités d'intérêt général. L'inclusion de ces photos pourrait faire lire cela comme un club de loisirs, nous les avons donc toutes supprimées.
## 4. Deux points bloqués dans les statuts — Photos électorales et revenus des souvenirs
En relisant les statuts, je me suis arrêté à deux endroits. Il ne s'agissait pas tant des phrases des statuts elles-mêmes que de problèmes liés à l'exploitation réelle.
Premièrement, les photos électorales. Lors des dernières élections locales, une photo d'un candidat participant à une action de nettoyage et prise avec les membres a été affichée pendant un certain temps sur le portail du café. Ce n'était pas une invitation du groupe, ni une visite lors d'un événement public, mais la photo montrait clairement des vêtements de campagne. Parmi les conditions d'éligibilité, il est stipulé que l'organisation ne doit pas avoir pour but principal de soutenir ou de s'opposer à un parti politique spécifique ou à un candidat élu. Il est difficile de dire qu'une seule photo ne remplit pas cette condition, mais il n'y avait pas lieu de laisser place à des malentendus.
C'est pourquoi nous avons fait ceci : la photo a été retirée du portail du café et des documents de résultats des activités, et la clause "Ce groupe ne soutient ni ne s'oppose à un parti politique spécifique ou à un candidat élu" a été ajoutée aux statuts. La décision de ne pas utiliser de photos de politiciens participant à des activités publiques dans les supports promotionnels du groupe a également été consignée dans le procès-verbal de la réunion du comité de direction. Avoir des critères par écrit permet à la prochaine équipe de direction de prendre les mêmes décisions, même si elle change.
Deuxièmement, les revenus des souvenirs. Le groupe vend chaque année des porte-clés fabriqués à partir de bouchons de bouteilles collectés pour contribuer aux frais d'équipement. Jusqu'ici, tout va bien. Cependant, il y a eu une année où une partie des bénéfices de la vente a été utilisée pour "les repas des membres ayant le plus participé aux activités". Bien que le montant soit faible, cela pourrait être en contradiction avec la condition de ne pas partager les bénéfices entre les membres.
Les statuts stipulent que les revenus ne doivent être utilisés que pour les activités à but non lucratif (nettoyage, équipement, éducation) et que les actifs restants en cas de dissolution doivent être transférés à une autre organisation à but non lucratif ou à un organisme public ayant un objectif similaire. Les collations ou l'eau consommée le jour des activités, comme les dépenses liées à l'activité elle-même, sont considérées comme des frais d'exploitation, et toute récompense versée à des membres spécifiques est supprimée.
Il y a eu un petit incident à ce sujet. Quelqu'un a apporté un porte-clé physique à titre de justificatif, mais le président l'a attaché à son sac pendant la réunion. Un exemplaire a manqué dans le registre des ventes. Le secrétaire a encaissé 3 000 wons du président et a émis un reçu sur place. Les bénéfices des ventes doivent correspondre à un exemplaire par registre et reçu.
## 5. L’enregistrement ne concernait pas la mairie.
L’affirmation que l’employé administratif a reçue pour la première fois à la mairie était correcte. L’enregistrement des organisations non gouvernementales (ONG) se fait fondamentalement auprès du chef de l’administration centrale supervisant les activités principales d’intérêt public, ou auprès du gouverneur de la province ou de la ville, selon le cas. Si les activités s’étendent sur plusieurs provinces ou villes, l’administration centrale ou la province/ville concernée devient l’organisme d’enregistrement.
Ce groupe s’est rendu une fois sur la côte de la province de Gyeonggi pour une opération de nettoyage. Le représentant a insisté pour inclure cet enregistrement afin d’élargir la portée des activités. J’ai objecté. La majorité des activités se déroulait à Incheon, et les plans de l’année prochaine dans le plan d’affaires étaient axés sur la côte et les parcs d’Incheon. Demander à être enregistré comme une organisation couvrant plusieurs provinces/villes sur la base d’une seule opération de nettoyage ne correspondrait pas aux résultats et au plan d’affaires. Choisir l’organisme d’enregistrement ne consiste pas à faire paraître l’organisation plus importante, mais à aligner les activités réelles et les documents.
Nous avons donc décidé de postuler auprès de la ville métropolitaine d’Incheon et avons inclus l’opération de nettoyage dans le tableau des résultats, sans la dissimuler ni la gonfler. Les départements et les procédures de dépôt peuvent changer chaque année, nous avons donc vérifié par téléphone avant de déposer le dossier.
Il y a un malentendu à clarifier. Le groupe avait obtenu un certificat de numéro d’identification auprès du bureau des impôts il y a quelques années et utilisait un compte bancaire au nom du groupe. Le certificat de numéro d’identification est nécessaire pour ouvrir un compte bancaire au nom du groupe et régler les questions fiscales, il ne s’agit pas d’un certificat d’enregistrement d’ONG. Ce sont deux systèmes complètement différents, et ils sont également différents des organisations à but non lucratif. L’enregistrement en tant qu’ONG n’accorde pas de personnalité juridique. Lorsque j’ai expliqué cette différence pour la première fois, le représentant a demandé : « Alors, qu’étions-nous jusqu’à présent ? ». La réponse était simple : c’était un groupe ad hoc ayant un numéro d’identification, et nous cherchons maintenant à devenir un groupe enregistré.
## 6. Dépôt de la demande d'enregistrement d'une association à but non lucratif
Les formulaires et les exigences spécifiques varient légèrement d'une administration à l'autre, mais en général, vous devez préparer les documents suivants :
| Document | Points à considérer lors de la préparation | |---|---| | Formulaire de demande d'enregistrement | Nom de l'association, adresse, représentant, activité principale doivent correspondre aux statuts | | Statuts | Objectif, admissibilité des membres, direction, prise de décision, finances, traitement des actifs restants en cas de dissolution | | Liste des membres | Plus de 100 membres permanents, incluant la date d'adhésion et les coordonnées | | Bilan des activités d'intérêt général au cours des 12 derniers mois | Tableau présentant la date, le lieu, le nombre de participants et les résultats, avec des photos justificatives et des attestations | | Plan d'activités et budget prévisionnel pour l'année concernée | Plan cohérent avec les résultats antérieurs, les postes de revenus et de dépenses doivent correspondre aux statuts | | Documents relatifs au représentant | Justificatif de la nomination (procès-verbal de l'assemblée générale, etc.) et informations personnelles | | Justificatif de l'emplacement du bureau | Copie du contrat de location ou lettre d'autorisation, etc. |
Dans ce rassemblement, la partie qui a pris le plus de temps était l'emplacement du bureau. L'association n'avait pas de bureau. Jusqu'à présent, l'adresse de l'association était le domicile du secrétaire général. Après discussion avec les membres, nous avons convenu d'utiliser l'espace de stockage dans un entrepôt appartenant à la famille du représentant, qui servait de bureau de l'association, et avons obtenu une lettre d'autorisation. C'était un endroit où nous pouvions recevoir du courrier et qui avait une réelle utilité (stockage d'équipement), ce qui rendait l'explication naturelle.
Nous avons également refait le budget prévisionnel. Dans le premier projet, une "subvention de projet" importante était prévue pour les revenus de l'année prochaine. Mettre de l'argent non sélectionné au cœur du budget peut affaiblir l'autonomie financière de l'association. Nous avons d'abord établi un budget de base basé uniquement sur les cotisations et les revenus de la vente de produits dérivés, et avons ensuite indiqué séparément les activités qui seraient financées si une subvention était reçue.
Une fois tous les documents corrigés, nous avons effectué une comparaison entre les documents. Nous avons vérifié que le nom de l'association sur le formulaire de demande correspondait au nom de l'association dans les statuts, que le nombre de membres sur la liste des membres correspondait au nombre de membres sur le plan d'activités, et que les dates sur le tableau des résultats correspondaient aux dates des fichiers photo. Nous avons corrigé une activité dans le tableau des résultats qui était décalée d'un jour par rapport à la date de la photo. Les petites incohérences sont la raison la plus courante des demandes de complément.
Après le dépôt, l'administration a demandé une fois des informations complémentaires. Certains membres de la liste des membres avaient des adresses dans d'autres provinces et villes, et l'administration a demandé si ces personnes étaient réellement des membres actifs. Nous avons extrait les relevés de présence de ces membres à partir des enregistrements de participation que nous avions déjà organisés et les avons soumis. Il y avait des personnes qui avaient déménagé à Séoul, mais qui venaient toujours à Incheon chaque week-end. Peu de temps après avoir soumis le document complémentaire, nous avons reçu une notification d'enregistrement.
Le délai entre le dépôt et le certificat d'enregistrement était d'environ un mois et demi. Cela faisait trois mois depuis le jour où nous avons reçu le premier e-mail.
## 7. Après l'obtention du certificat — Maintenance et liste de contrôle Même après l'enregistrement, des obligations telles que l'enregistrement des modifications et le rapport d'activité persistent. Voici ce qu'il faut faire après l'enregistrement :
- Modification des informations enregistrées : Si le représentant, le nom de l'association, le siège social ou les principaux points des statuts changent, vous devez en informer l'organisme d'enregistrement.
- Maintien des conditions : L'organisme d'enregistrement peut vérifier si les 100 membres permanents et les activités d'intérêt général sont maintenus. Il est plus sûr de classer les registres des membres et de tenir un journal des activités chaque année.
- Préparation aux appels à projets : Lorsque l'annonce est publiée, vous devez soumettre un plan d'affaires, un budget et un aperçu de l'association en peu de temps. Si vous continuez à utiliser un modèle de journal des activités, la moitié des documents de candidature seront déjà préparés.
- Séparation des comptes : Ne mélangez pas le compte bancaire de l'association et votre carte personnelle.
Le mois suivant l'obtention du certificat d'enregistrement, j'ai reçu un court e-mail du responsable administratif. Il s'agissait d'une annonce selon laquelle une carte de débit de l'association avait été créée pour éviter que les frais d'équipement ne soient plus payés avec une carte personnelle. C'était le premier jour où la personne qui publiait des avis chaque week-end pendant 3 ans a effacé les frais de sacs de riz de son relevé de carte.
La partie difficile de l'enregistrement des associations à but non lucratif n'est pas le système, mais le processus de transcription des activités déjà réalisées en documents. De nombreuses associations ont suffisamment d'activités, mais leurs enregistrements ne suivent pas.
Liste de contrôle pratique — Consultez ceci si vous êtes dans cette situation
① Pouvez-vous compter 100 personnes en utilisant un registre des membres avec des formulaires de demande d'adhésion, et non le nombre de membres du café ou de la salle de l'association ? ② Les activités des 12 derniers mois sont-elles organisées sous forme de tableau indiquant la date, le lieu et le nombre de participants ? ③ Les statuts contiennent-ils l'interdiction de distribution de bénéfices, la neutralité politique et le traitement des actifs résiduels en cas de dissolution ? ④ Avez-vous choisi l'organisme d'enregistrement (municipalité ou province ou administration centrale) en fonction de la portée réelle des activités ? ⑤ Avez-vous un espace à utiliser comme siège de l'association et des documents justifiant son utilisation ?
Les conditions et les documents varient en fonction de l'organisme d'enregistrement et de la situation, il est donc nécessaire de vérifier individuellement.
Cet article est reconstitué à partir de cas de consultation réels, et les personnages, noms commerciaux, noms de lieux et chiffres qui y figurent ne sont liés à aucune personne ou événement spécifique.
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C'est un bureau d'agent administratif situé à Incheon Songdo (Tour Posco Songdo). Nous traitons les affaires de recours administratif, les autorisations/déclarations par substitution, l'entrée et l'immigration des étrangers (visas et séjour), et la gestion administrative régulière. Nous examinons également des affaires telles que l'enregistrement des organisations non gouvernementales, la restructuration des organisations non obligatoires et la création d'organisations à but non lucratif, qui consistent à définir la forme de l'organisation et à la doter de documents.
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