Résumé en 3 points > - Le gestionnaire des marchés publics n'est pas une condition de participation aux appels d'offres. Vous pouvez commencer à préparer vos appels d'offres maintenant sans attendre d'obtenir la certification. > - L'ordre de préparation des appels d'offres est le suivant : ① Vérification des informations d'enregistrement sur le marché national → ② Confirmation de production directe → ③ Gestion des certificats et des dates d'expiration. > - La confirmation de production directe est valable 2 ans et doit être renouvelée 30 jours avant l'expiration pour éviter toute interruption.
Table des matières 1. Première épreuve écrite de gestionnaire des marchés publics : distincte des conditions d'aptitude aux appels d'offres 2. Pourquoi l'usine de meubles en métal a cherché des canaux de distribution publics 3. Les informations d'enregistrement sur le marché national étaient bloquées depuis 3 ans 4. Je ne savais pas que la confirmation de production directe était expirée 5. Mise en correspondance des registres de sécurité sociale et des déclarations de retenue à la source 6. La certification d'entreprise féminine n'a pas été demandée cette fois-ci 7. Le jour de l'enquête et les résultats qui ont suivi 8. Les changements du marché des fournitures après le premier examen 9. Liste de contrôle pour la préparation des appels d'offres de fournitures 10. Contenu des services d'un agent administratif
## 1. Première épreuve écrite de gestionnaire des marchés publics : distincte des conditions d'aptitude aux appels d'offres
Je suis agent administratif travaillant à Songdo, Incheon. Je vais vous présenter ce qui s'est passé le mois dernier dans le cadre de mon travail d'acquisition.
Le premier examen écrit du Gestionnaire des Acquisitions Publiques, un nouveau certificat de compétence nationale créé l'année dernière, aura lieu le 3 octobre de cette année. L'ouverture des inscriptions à la mi-septembre a légèrement modifié les demandes d'acquisition qui arrivent à notre bureau. Auparavant, on recevait beaucoup de questions sur la façon de s'inscrire sur le marché national, mais maintenant, ces questions se mélangent :
"Est-ce qu'il faut maintenant avoir un certificat pour pouvoir enchérir ?"
La réponse est non. Le Gestionnaire des Acquisitions Publiques est un certificat qui permet à l'État de vérifier les compétences des professionnels de l'acquisition. Pour qu'une entreprise participe à un appel d'offres, elle doit être enregistrée comme participant aux appels d'offres du marché national et répondre aux exigences telles que la certification de production directe, selon le produit. Il n'existe actuellement aucune réglementation exigeant la détention d'un certificat. Il faudra surveiller les annonces pour voir comment les organismes de commande utiliseront ce certificat à l'avenir, et une vérification individuelle sera nécessaire au cas par cas.
Cependant, à cause de ce malentendu, certaines entreprises reportent leurs préparations depuis des mois. C'était le cas de l'entreprise que j'ai conseillée le mois dernier.
## 2. Pourquoi l'usine de meubles de rangement en métal a cherché des canaux de distribution publics.
Une petite entreprise de fabrication située dans un parc industriel d'Incheon, spécialisée dans les armoires de rangement en métal et les étagères pour bibliothèques. L'entreprise compte douze employés. Il y a trois ans, la fille dans la trentaine a repris le poste de directrice après le retrait de son père en raison de problèmes de santé.
Voici le contexte. Une entreprise de distribution de meubles pour le secteur privé, qui représentait plus de la moitié du chiffre d'affaires, a considérablement réduit ses commandes depuis le début de l'année. Les loyers de l'usine et les salaires des douze employés restent les mêmes. La directrice cherchait à trouver de nouveaux canaux de vente grâce aux commandes des organismes publics. Elle voulait également participer à la foire aux achats publics organisée par la chambre de commerce et d'industrie d'Incheon à la mi-octobre.
Le problème était la planification de la préparation. L'employé administratif s'est inscrit à l'examen de spécialiste de la gestion des marchés publics, et la directrice avait décidé de "commencer les enchères dès qu'il aura réussi l'examen final en décembre". Elle pensait qu'elle pouvait attendre l'année prochaine pour la foire.
Le jour où j'ai reçu un appel téléphonique, je n'ai demandé que deux choses : vérifier si la connexion à la plateforme de marchés publics KONEPS fonctionnait et envoyer des photos de tous les documents relatifs aux marchés publics présents dans l'usine. Deux jours plus tard, la directrice et son employé sont venus ensemble à l'heure de notre rendez-vous. Grâce aux photos que j'avais reçues au préalable, la consultation a commencé par la vérification des points importants.
## 3. Les informations d'enregistrement sur KONEPS étaient bloquées depuis 3 ans.
La première difficulté était la connexion. Cette entreprise avait été enregistrée sur le marché national lorsque mon père était le représentant. Avec l'ouverture du nouveau marché national en janvier 2025, la connexion est passée d'une base de certificats d'entreprise à une base d'utilisateurs individuels. C'est le point le plus problématique pour les entreprises qui n'avaient que des certificats d'entreprise. Les employés ont essayé plusieurs fois et ont considéré cela comme une "erreur de site".
Après avoir résolu le problème de connexion, j'ai ouvert les informations d'enregistrement et j'ai découvert deux autres problèmes.
- Les informations du représentant étaient exactement le nom de mon père. Bien que le représentant ait changé il y a 3 ans, la modification n'avait pas été demandée.
- Le domaine d'enregistrement était uniquement "fournitures". Il semble que cela ait été choisi en tenant compte de quelques transactions de distribution lors de l'enregistrement initial.
Le deuxième point était plus important. Les fournitures et les produits manufacturés ont des documents requis et des conditions différents. Essayer de fournir des produits fabriqués directement avec les qualifications de fournitures peut entraîner un rejet. Si c'est un produit concurrentiel pour les petites et moyennes entreprises, cela pose problème lors de l'étape de vérification de la production directe après l'attribution.
Nous avons donc établi l'ordre de priorité. Nous allons d'abord déposer les demandes de modification de représentant et d'ajout du domaine des produits fabriqués, et pendant que ces documents sont en cours de traitement, nous allons préparer la confirmation de production directe. Ces deux procédures n'ont pas besoin de s'attendre l'une à l'autre. ## 4. Je ne savais pas que la confirmation de production directe était expirée.
Le représentant a déclaré : « Nous avons ce certificat de production directe que notre père avait obtenu il y a quelque temps. » En regardant le certificat sur la photo qui nous a été envoyée, nous avons constaté que sa validité était expirée depuis 5 mois.
La validité d'un certificat de production directe est de 2 ans. Si vous la renouvelez 30 jours avant la date d'expiration, elle est prolongée de 2 ans à partir du jour suivant la date d'expiration. Si vous manquez ces 30 jours, il y a un vide et vous ne pouvez pas répondre aux avis publiés pendant cette période. Cette entreprise n'a pas été affectée par le vide, car elle n'a pas participé aux enchères pendant cette période. Cependant, elle a dû la demander à nouveau comme si c'était une première demande.
La première chose que nous avons vue dans la nouvelle demande était l'exigence d'usine. Si la superficie est de 500 m² ou plus, un certificat d'enregistrement d'usine est nécessaire, et si elle est inférieure à 500 m², l'usage indiqué sur le registre des bâtiments doit être « usine » ou « atelier ». L'usine louée par cette entreprise avait environ 420 m². En obtenant le registre des bâtiments, nous avons constaté que l'usage était « atelier ». L'exigence était satisfaite.
Les petites entreprises qui utilisent des usines louées sont souvent éliminées à ce stade. Il est courant que les bureaux voisins du même bâtiment soient utilisés comme entrepôts. Nous avons vérifié si l'espace de production indiqué dans le formulaire de candidature correspondait à l'usage indiqué sur le registre, pièce par pièce.
## 5. Vérification des registres d'assurance sociale et des déclarations de retenue à la source.
Les documents de confirmation de production directe ne se limitent pas à remplir une liste. L'examen consiste à faire correspondre les documents entre eux.
- Certificat d'enregistrement de l'entreprise: Vérifier si le secteur d'activité des articles demandés y figure.
- Liste des employeurs affiliés aux quatre assurances sociales: Déterminer le nombre d'employés de production travaillant dans l'usine.
- Déclaration mensuelle de retenue à la source pour les trois derniers mois: Vérifier si ces employés reçoivent réellement un salaire.
Cette entreprise a été bloquée au troisième point. La liste indiquait sept employés de production, mais le nombre d'employés dans la déclaration de retenue à la source pour les trois derniers mois a fluctué entre cinq et six. Deux personnes ont été embauchées il y a deux mois, et une autre a commencé à travailler à la fin du mois, son premier salaire étant reporté au mois suivant.
Il n'y avait pas d'erreur. Cependant, le responsable de l'examen pouvait douter que "les employés figurant sur les documents travaillent réellement" rien qu'en regardant les chiffres. Par conséquent, nous avons regroupé les contrats de travail, les dates d'embauche et les relevés de virement bancaire de ces deux employés en un seul document pour servir de preuve. Il est préférable de fournir des explications avant qu'on ne vous les demande, afin de réduire une demande de complément d'information.
L'employé chargé des tâches administratives a fait son travail à ce niveau. Il venait de lire le système de confirmation de production directe alors qu'il étudiait pour l'examen. Il a rapidement extrait les dates d'embauche et de paiement du relevé de salaire. Le moment où les études pour l'obtention du certificat ont été utiles n'était pas après l'obtention, mais maintenant.
## 6. La confirmation d'entreprise féminine n'a pas été demandée cette fois.
Le président a posé une question au préalable. « J'ai entendu dire que si la représentante est une femme, on peut conclure un contrat de manière directe avec une entreprise féminine. »
Il s'agissait d'une information selon laquelle la limite des contrats de manière directe pour les entreprises féminines, les petites entreprises et autres cibles de soutien à la distribution avait été élargie à 100 millions de wons. Bien que les critères de montant et les cibles d'application doivent être vérifiés pour chaque contrat, il est vrai qu'un certificat peut ouvrir la voie à un contrat sans annonce publique.
Cependant, la vérification d’une entreprise féminine ne se contente pas de regarder le titre de directrice générale. Elle regarde si une femme possède et gère réellement l’entreprise en fonction de sa participation et de sa position de représentante. Cette entreprise était majoritairement détenue par le père. Il y avait une forte probabilité que la demande soit rejetée si elle était déposée maintenant.
Il a été jugé préférable d’attendre d’avoir satisfait aux conditions avant de déposer la demande plutôt que d’avoir un historique de rejet. Le changement de la structure actionnariale était une question que la famille devait régler séparément. J’ai simplement organisé les conditions requises. Le président a dit : « Je vais en parler à mon père d’abord », et a refermé les documents.
Le certificat d’entreprise féminine a une durée de validité de 3 ans et ne nécessite pas de procédure de renouvellement distincte. Il doit être demandé à nouveau un mois avant son expiration. Même si vous le recevez plus tard, vous devez suivre cette date.
## 7. Le jour de l'enquête et les résultats qui ont suivi
Lorsque vous demandez une vérification de production directe, un inspecteur se rendra directement dans l'usine pour vérifier les équipements, le personnel et le processus de production. Le calendrier de l'enquête a été fixé dix jours après la demande.
J'ai vérifié deux choses à l'usine la veille de l'enquête : si les processus de découpe, de pliage, de soudage et de peinture des articles demandés étaient effectués dans cette usine, et si des processus étaient externalisés, et dans quelle mesure. Étant donné qu'une partie de la peinture avait été externalisée, j'ai organisé l'étendue en fonction des relevés de transactions des 12 derniers mois. J'ai dit de répondre honnêtement sans rien cacher si un enquêteur posait une question.
Le jour de l'enquête, il y a eu un petit incident. Un enquêteur a vu les manuels d'examen de gestion des marchés publics que j'avais déployés sur le bureau et a dit : "J'allais passer l'examen cette fois, mais j'ai manqué l'inscription". L'employé a souri timidement et l'enquêteur a recouvert le manuel, et l'enquête s'est déroulée dans une atmosphère beaucoup plus détendue par la suite.
Voici les résultats :
- Marché national: Les modifications de la direction et l'ajout du domaine des produits manufacturés ont été approuvés.
- Confirmation de production directe: Le certificat est sorti en 3 semaines après la demande. Aucune demande de complément n'a été faite.
- Salon de consultation sur les achats publics: J'ai terminé l'inscription et, après une enquête préalable, deux agences ont été programmées pour une consultation.
Si la direction avait attendu jusqu'en décembre, le salon et la saison de commandes de fin d'année seraient passés. L'employé chargé des affaires va passer l'examen écrit trois jours après la publication de cet article.
## 8. Changements sur le marché des marchés publics après le premier examen
L'examen d'agent administratif de gestion des marchés publics aura lieu une seule fois cette année : épreuve écrite le 3 octobre, épreuve pratique le 14 novembre et annonce des résultats finaux le 18 décembre. Veuillez vérifier à nouveau le calendrier détaillé dans l'annonce de l'organisme d'exécution.
Avant de vérifier la création du certificat, il est important de comprendre le contexte de son introduction. Le fait que l'État ait transformé les tâches pratiques des marchés publics en un certificat signifie que ce travail est devenu si complexe. Les changements à venir sont les suivants :
- Les méthodes de passation de marchés seront plus variées. Conformément au plan de réforme des marchés publics du gouvernement, le système de passation de marchés autonome est actuellement testé dans la province de Gyeonggi et la province spéciale de Jeonbuk. L'objectif est d'élargir la passation de marchés autonome par les collectivités territoriales et les organismes publics à partir de 2027. Incheon n'est pas une zone pilote. Cependant, les conditions d'annonce peuvent varier d'un organisme à l'autre, ce qui signifie que vous devrez lire chaque annonce individuellement.
- La gestion des attestations devient un critère d'aptitude à enchérir. L'enregistrement des participants aux enchères, la certification de production directe (2 ans), la certification d'entreprise féminine (3 ans) et la certification de petite et moyenne entreprise (annuelle) ont des dates d'expiration différentes. Une seule interruption vous empêchera de soumissionner à partir de ce jour.
- Le rôle des responsables des marchés publics est accru. Les responsables qualifiés ont un avantage dans l'interprétation des annonces et la gestion des documents. Cependant, il n'y a pas lieu de reporter les préparatifs à cette année en attendant les résultats.
## 9. Liste de contrôle de préparation aux enchères de marchés publics
Si vous vous préparez à accéder aux canaux publics, vérifiez les points suivants :
1. Si la connexion au marché national se fait par l'authentification du représentant ou de la personne responsable 2. Si les informations du représentant enregistrées et le domaine d'enregistrement (produits fournis, produits fabriqués) correspondent à l'entreprise actuelle 3. Quelle est la date d'expiration du certificat de conformité de production directe et avez-vous noté dans votre calendrier la période de 30 jours avant l'expiration pour une nouvelle demande 4. Si l'usine est inférieure à 500 m², si l'usage figurant au titre de propriété du bâtiment est une usine ou un atelier 5. Si le relevé des assurances sociales et le nombre de déclarations de retenue d'impôt des trois derniers mois correspondent, et si vous disposez de documents expliquant les différences éventuelles
## 10. Contenu des services du cabinet d'agent administratif
Le cabinet d'agent administratif Hwang Yun-sang est mandaté pour la rédaction et la soumission des documents suivants dans le domaine des marchés publics et des enchères publiques :
- Documents de demande d'enregistrement et de modification de l'aptitude aux enchères sur le marché national
- Préparation des documents de demande de certification de production directe et vérification préalable à l'enquête sur site
- Documents de demande de certification de petite et moyenne entreprise et d'entreprise féminine
- Gestion intégrée et renouvellement des demandes de validité des enregistrements et des attestations
- Rédaction de la note d'observation concernant l'avis préalable de restriction de l'aptitude aux enchères et de la requête en recours administratif
Il s'agit d'une histoire conçue pour faciliter la compréhension.
Le cabinet d'agent administratif est situé à Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Il traite des recours administratifs, des autorisations et des déclarations, de l'entrée et du séjour des étrangers (visas et permis de séjour) et de la gestion administrative régulière. Si vous vous préparez pour la première fois à accéder aux canaux publics ou si vous avez des difficultés à gérer les dates d'expiration des attestations, nous vous aiderons à vérifier les documents ensemble dans la région d'Incheon. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions similaires.
- Adresse : 165, Convention Center Blvd, Posco Tower Songdo 2697, Yeongsu-gu, Incheon
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