Comment obtenir et quels documents sont nécessaires pour un certificat de confirmation de PME – Que faire si la demande est rejetée pour motif d'entreprise apparentée ?

3 Lignes Résumé

Le certificat de PME se demande en ligne sur le système d’information sur l’état des PME. On prend en compte la taille (chiffre d’affaires, actifs) et l’indépendance (si elle est sous la domination d’une autre entreprise).

Si une autre société détient une part importante des actions de notre société, la taille de cette société peut être ajoutée (entreprise liée). Le jugement se base sur la composition actionnaire à la date de clôture de l’exercice précédent, et non sur la date de demande.

Si le résultat du jugement est incorrect, on corrige les documents qui ont causé l’erreur et on demande à nouveau. Les programmes de soutien exigent généralement un certificat valide à la date limite de demande, il faut donc agir en reculant.

Table des Matières

Deux manières d’interpréter la disposition sur les entreprises liées
16 jours avant la date limite du programme de soutien aux usines intelligentes
Le pourcentage d’actions de 40% indiqué sur le certificat de jugement
La date de référence est la date de clôture du 31 décembre dernier, et non la date de demande
Quatre documents pour prouver l’augmentation de capital
Faire opposition ou demander à nouveau
Demande de réexamen et délivrance du certificat, et inscription au programme de soutien
Contenu du travail du bureau d’agent administratif et liste de contrôle

1. Deux manières de lire la clause relative aux entreprises liées

Je suis agent administratif basé à Songdo, Incheon. Lors de la gestion des certifications d’entreprises et des documents de subventions, je vois fréquemment la même clause être interprétée de deux manières différentes.

L’article 2 de la « Loi sur les petites et moyennes entreprises » définit la portée des petites et moyennes entreprises. Elles doivent à la fois satisfaire aux critères de taille, tels que le chiffre d’affaires ou l’actif, et aux critères d’indépendance, qui vérifient si elles ne sont pas dominées par une grande entreprise. La clause relative aux entreprises liées figure dans les critères d’indépendance. Si une société soumise à un audit externe détient une participation dans une autre société représentant un pourcentage de participation spécifique ou plus et que le plus grand actionnaire devient le plus grand actionnaire, les deux sociétés sont considérées comme ayant une relation de domination-subordination et leur taille est combinée. Généralement, le seuil est de plus de 30 % et le plus grand actionnaire, et la méthode de combinaison varie en fonction du pourcentage de participation.

La clause elle-même n’est pas difficile. Le problème est de savoir “à quel moment on regarde la participation”. La participation que le dirigeant pense et la participation que le système lit peuvent être différentes.

C’est ce qui s’est passé dans ce cas. Le dirigeant pensait que “notre entreprise était déjà indépendante” et l’avis de décision indiquait que “elle est toujours dépendante”. Les deux avaient des justifications.

2. 16 jours avant la date limite du projet de subvention pour les usines intelligentes

Le client était le dirigeant d’une petite entreprise d’impression de films d’emballage dans le parc industriel de Namdong-gu, Incheon. L’entreprise a 4 ans et compte 17 employés. Il s’agit d’une dirigeante, femme dans la fin de la trentaine, qui, après avoir repris le travail après un congé de maternité au printemps dernier, passait ses matinées à l’usine et ses après-midi à rendre visite à ses clients.

L’entreprise avait un problème. Au moment de la création, une partie du capital a été investie par la société de fabrication de tissus d’emballage dirigée par son père. Cette société était soumise à un audit externe en raison de son chiffre d’affaires important. La dirigeante avait fait tourner l’usine grâce aux commandes de l’entreprise de son père pendant plusieurs années et souhaitait devenir indépendante. C’est pourquoi, à l’automne dernier, la dirigeante elle-même et le chef d’atelier ont investi des fonds dans une augmentation de capital avec contribution en espèces.

Cette année, une grande entreprise agroalimentaire a exigé l’installation d’équipements d’inspection automatique des défauts d’impression comme condition de livraison. Il était difficile pour la dirigeante de supporter seule le coût de l’équipement, et elle a décidé de postuler au programme de soutien à la création d’usines intelligentes. L’annonce indiquait que “une attestation de PME valide au moment de la date limite de candidature” était un document requis.

La dirigeante a demandé l’attestation sur le système d’information sur l’état des PME. Le résultat est apparu environ dix jours plus tard. “En raison des résultats consolidés des entreprises apparentées, l’entreprise ne répond pas aux critères d’une PME.”

Le premier élément arrivé dans la boîte de réception était un e-mail. Il contenait une capture d’écran de l’écran de notification de décision, le fichier PDF de l’annonce et une seule ligne. “Il reste 16 jours jusqu’à la date limite.” Le jeudi après-midi, comme prévu, la dirigeante est arrivée avec le sceau légal de l’entreprise et un classeur de documents.

3. Le pourcentage d’actions de 40 % indiqué dans la notification de décision

J’ai lu les motifs de décision ligne par ligne. L’entreprise du père était indiquée comme entreprise mère, et 40% était inscrit dans la case du pourcentage de participation. La case “plus grand actionnaire” indiquait “applicable”.

Le représentant a secoué la tête. Il a expliqué que la participation de l’entreprise du père avait diminué à environ 26 % après l’augmentation de capital, et que le plus grand actionnaire était le représentant lui-même. L’enregistrement de la société indiquait également que l’enregistrement de l’augmentation de capital avait été finalisé en novembre de l’année dernière.

Alors, d’où vient ce 40 % ?

J’ai ouvert un par un les fichiers soumis lors de la demande. La cause était le registre des actionnaires. Le registre des actionnaires que le représentant a téléchargé dans le système était le registre établi lors de la création de l’entreprise. Le responsable des finances ayant quitté l’entreprise au début de l’année, l’organisation du dossier partagé s’est arrêtée, et le représentant a téléchargé le fichier qui se trouvait en haut sous le nom de “registre des actionnaires”. Le nouveau registre créé après l’augmentation de capital se trouvait séparément dans un sous-dossier “relatif à l’augmentation de capital” dans le même dossier.

Le système a jugé en fonction des documents reçus. Il ne s’agissait pas d’une erreur de jugement de l’organisme compétent, mais des documents utilisés pour le jugement étaient obsolètes.

4. La date de référence est le 31 décembre dernier, et non la date de la demande

Il y avait une chose de plus à vérifier ici : l’augmentation de capital a-t-elle eu lieu avant la date de référence pour le jugement ?

Le statut d’entreprise liée est jugé non pas en fonction de la composition actionnaire à la date de la demande, mais en principe en fonction de la composition actionnaire à la fin de l’exercice commercial précédent. Si la demande est faite cette année, la référence est la participation de chaque personne au 31 décembre dernier. Si l’augmentation de capital avait eu lieu en janvier de cette année, même en remplaçant le registre, le jugement actuel n’aurait pas changé.

Par conséquent, j’ai vérifié les dates en trois catégories :

Date du premier versement: la date à laquelle le montant de l’augmentation de capital a été versé sur le compte bancaire de l’entreprise
Date de l’enregistrement de l’augmentation de capital: la date à laquelle les modifications ont été inscrites au registre des sociétés
Date de rédaction du registre des actionnaires: la date à laquelle le nouveau registre a été créé après l’augmentation de capital

Ces trois dates étaient toutes entre octobre et novembre de l’année dernière. Elles précédaient la date de référence du 31 décembre. Par conséquent, au moment de la date de référence, la participation de mon père dans l’entreprise était inférieure à 30 % et il n’était pas le principal actionnaire. Il n’a pas satisfait les deux conditions relatives au statut d’entreprise liée.

Cette vérification a déterminé ce qu’il fallait faire. Ce qui devait être corrigé n’était pas l’interprétation juridique, mais les documents soumis.

5. Quatre documents pour prouver l’augmentation de capital

Il semblait que tout ce dont j’avais besoin était de modifier une seule page du registre des actionnaires, mais je ne l’ai pas fait. Le registre des actionnaires est un document que l’entreprise rédige elle-même, donc simplement en soumettant un nouveau registre, cela laisserait la question de savoir si cela a été corrigé “après avoir reçu le jugement”. Il était nécessaire d’obtenir une confirmation externe de la date et du montant.

Par conséquent, j’ai préparé les quatre éléments suivants en un seul ensemble :

Certificat exhaustif des informations d’enregistrement de la société : Il indique l’enregistrement de l’augmentation de capital, la date d’enregistrement et la modification du nombre total d’actions émises.
Registre des actionnaires après augmentation de capital (au jour de référence) : Indique la date de rédaction, le nombre d’actions et le pourcentage de participation de chaque actionnaire, et appose le sceau de l’entreprise.
Justificatif du versement du capital : Il s’agit des relevés de virement du représentant et du directeur d’usine, ainsi que des relevés bancaires de l’entreprise.
Déclaration de variation des actions soumise lors de la déclaration d’impôt sur les sociétés : Il s’agit d’un document qui vérifie si la variation des actions au cours de l’exercice précédent a été reflétée dans les états financiers de l’entreprise.

Le quatrième document a été envoyé par le représentant qui a retrouvé les états financiers de l’entreprise. Heureusement, l’augmentation de capital était correctement reflétée. Si les états financiers et le registre des actionnaires avaient été différents, une simple correction du registre n’aurait pas suffi à expliquer la situation.

Il y a eu aussi un petit incident. Le directeur d’usine, en cherchant les relevés de virement, m’a montré une photo de la galerie de photos de son téléphone portable de gâteau partagé avec les employés le jour de l’augmentation de capital. Il y avait des lettres écrites au chocolat sur le gâteau indiquant “Bienvenue aux actionnaires”. Je ne l’ai pas inclus dans les documents, mais cette photo était le moyen le plus rapide de me souvenir de la date.

6. Faire opposition ou soumettre à nouveau une demande ?

Les options étaient deux. Soit demander un réexamen de la décision, soit déposer une nouvelle demande dès le départ avec les informations correctes.

Si l’erreur était dans la décision elle-même, la partie qui conteste a raison. Mais cette décision a été prise exactement selon les documents soumis. L’erreur était dans les documents. Dans ce cas, il est plus rapide de corriger les documents et de déposer une nouvelle demande plutôt que de contester la décision, et il n’y a pas lieu de discuter avec l’organisme responsable.

Le problème restant était le temps. Il restait 16 jours jusqu’à la date limite, et le traitement des confirmations prend généralement 1 à 2 semaines après le dépôt. Une seule demande de complément d’information aurait pu repousser la date limite. Nous avons donc décidé de deux choses.

Anticiper les points susceptibles de générer une demande de complément d’information. Nous avons résumé les dates de rédaction du registre des actionnaires, d’enregistrement et de versement dans un tableau unique et l’avons joint. Nous avons empêché l’agent administratif de devoir vérifier les dates entre ces trois documents.
Décrire brièvement les raisons de la nouvelle demande. “Lors de la demande précédente, le registre des actionnaires avant l’augmentation de capital a été soumis par erreur, et le registre des actionnaires actuel et les pièces justificatives sont soumis à la date de référence.” Nous avons terminé l’explication en deux phrases. Nous n’avons pas inclus les circonstances telles que la relation avec la société de mon père ou le processus d’indépendance, car elles ne sont pas nécessaires pour la décision.

J’ai également vérifié les autres documents de l’annonce du concours de subvention du même jour. Le plan d’affaires était en cours de rédaction par le directeur avec une entreprise d’équipement, et notre bureau s’est assuré que le formulaire de candidature et la liste des documents annexes, ainsi que l’ordre de soumission, étaient corrects. Nous avons préparé tous les autres documents à l’avance afin de pouvoir les soumettre dès l’émission de la confirmation.

7. Réinscription, délivrance de la confirmation et dépôt de la demande de subvention

La réinscription a été effectuée le matin suivant la consultation. Le directeur s’est connecté avec un certificat électronique et a téléchargé les fichiers préparés dans l’ordre.

9 jours plus tard, le certificat a été délivré. La rubrique “entreprise de petite taille” était indiquée. Il n’y a pas eu de demande de complément. Je ne sais pas si l’envoi du tableau de comparaison des dates a été utile, mais au moins, le responsable n’a pas eu à poser de questions supplémentaires.

Le jour où j’ai reçu le certificat, j’ai immédiatement terminé la demande de subvention. C’était quatre jours avant la date limite. Environ deux mois plus tard, après une évaluation documentaire et une évaluation de présentation, j’ai reçu une notification de sélection. La subvention couvrait une partie du coût de l’équipement, et le reste était pris en charge par l’entreprise. L’équipement inspecté est arrivé au début de l’hiver, et un nouveau contrat d’approvisionnement avec une entreprise agroalimentaire a également été conclu à cette époque.

Lors de la dernière consultation, le directeur a posé une question. “Faut-il le refaire l’année prochaine ?”

Oui. Le certificat de PME est basé sur les données de clôture de l’exercice précédent, il a donc une durée de validité allant généralement jusqu’à la fin mars de l’année suivante. Il faut le renouveler chaque fois que la clôture est terminée. Et chaque fois que les actions bougent à nouveau, vous devez créer un nouveau registre et ajouter la date de rédaction au nom du fichier, je vous l’ai dit.

C’était une augmentation de capital pour sortir de l’ombre de l’entreprise de mon père, mais sur les documents, elle restait une filiale de l’entreprise de mon père. C’était une différence d’un seul dossier.

8. Contenu des services de l’agent administratif et liste de contrôle

Les demandes de certificats de PME semblent simples, ce qui fait que le dirigeant les soumet souvent directement. La plupart sont délivrées sans problème. Les problèmes surviennent avec d’autres sociétés ayant des actions dans l’entreprise, des entreprises ayant récemment augmenté leur capital ou transféré des parts, des entreprises dont les registres des actionnaires et les relevés de clôture sont différents. Il est plus sûr de vérifier ces entreprises avant de faire la demande.

Vérifiez les points suivants si vous êtes dans cette situation.

Notre entreprise a-t-elle des actions détenues par une autre société ? Vérifiez si cette société est soumise à un audit externe, son pourcentage d’actions et si elle est l’actionnaire majoritaire.
La date de l’augmentation de capital ou du transfert d’actions est-elle antérieure ou postérieure à la fin de la dernière période d’exercice ? La décision dépend de la date limite.
Les registres des actionnaires, les registres du commerce et les relevés de clôture correspondent-ils ? Tout écart peut entraîner une demande de complément ou un rejet.
Avez-vous vérifié la date limite de l’attestation dans l’annonce du projet ? La plupart exigent une attestation valide à la date limite de dépôt, et le simple fait de faire une demande n’est pas suffisant pour être reconnu.
Avez-vous noté la date d’expiration de l’attestation dans votre calendrier ? Il faut en obtenir une nouvelle après la clôture, ce qui peut facilement entraîner un délai à la fin mars.

Le cabinet d’agent administratif Hwang Yunsang vérifie la composition actionnaire et l’éligibilité des sociétés affiliées par écrit avant la demande d’attestation de PME, examine les raisons de rejet ou de décision, organise les documents de demande de réinscription, et assure la rédaction et le dépôt des demandes de subventions et des pièces justificatives. Il gère également les documents de certification d’entreprise liés à des points bonus pour les projets de subventions, tels que la certification d’entreprise de capital-risque et la reconnaissance d’entreprise de recherche et développement interne. Les conditions et les critères varient en fonction du cas et nécessitent une vérification individuelle.

Ceci est une histoire conçue pour faciliter la compréhension.

[IMG:1] Bureau d’agent administratif situé à Songdo (Tour POSCO Songdo) à Incheon. Il traite les recours administratifs, les autorisations/déclarations, l’entrée et le séjour des étrangers (visas et permis de séjour), et la gestion administrative régulière. Il prépare également les documents de certification d’entreprise liés aux dates limites des projets de subventions, comme l’attestation de PME. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions similaires.

Adresse : 165, Conventionasia-daero, Yeonsu-gu, Incheon, Corée du Sud, Bureau 2697, Tour POSCO Songdo
Téléphone : 010-3374-2687
Site web : www.hwangadmin.com