Modification de l'enregistrement d'usine en Corée : procédure et documents — Surface de l'usine agrandie ? Déposez la demande sous 2 mois

3 lignes en résumé

Si les informations relatives à l’enregistrement de votre usine (nom de l’entreprise, nom du représentant, superficie de l’usine, superficie des installations annexes, types d’activités détaillés, etc.) changent, vous devez déposer une demande de modification dans les 2 mois suivant la date de ce changement. Un retard ou un oubli peut entraîner une amende.

Si un locataire du bureau voisin quitte les lieux et que vous commencez à utiliser cet espace, cela constitue également une modification de la superficie de l’usine et nécessite un enregistrement de modification. Vous devez faire correspondre les documents relatifs à l’autorisation d’utilisation du bâtiment, à la destination figurant au registre foncier et à l’agencement réel des équipements.

Si vous comparez les documents et les installations avant le dépôt, vous réduirez le nombre de demandes de compléments. En général, les modifications simples sont notifiées dans les 7 jours suivant le dépôt, ce qui vous permet d’organiser les échéances avec vos clients si vous déposez le dossier dans les délais.

Table des matières

À rebours, à partir du jour où vous avez passé l’examen de l’entreprise cliente
Une usine agrandie, un certificat d’enregistrement d’usine inchangé
2 mois à partir de la date de changement, il reste 16 jours
Un entrepôt restait inscrit au registre foncier
L’enregistrement de l’entreprise précédente est toujours en place
Ajout de types d’activités détaillés et redessin du processus de fabrication
7 jours après le dépôt, et un nouvel examen par l’entreprise cliente
Contenu du travail et liste de contrôle du bureau d’agent administratif

1. À rebours, à partir du jour où vous avez passé l’examen de l’entreprise cliente

Je suis un agent administratif basé à Songdo, Incheon. Voici un exemple que j’ai vécu en traitant les documents d’autorisation et d’enregistrement d’entreprises, en commençant par le résultat.

La semaine de l’automne, troisième semaine, j’ai reçu un court message du responsable de l’équipe de gestion d’une entreprise de transformation des métaux : “L’entreprise cliente a approuvé le nouvel article. Nous allons commencer la production en série le mois prochain.” La photo jointe montrait un certificat d’enregistrement d’usine nouvellement délivré. Le chiffre dans la case de la superficie de l’usine était différent de celui du mois précédent.

Il y a un mois à peine, ce chiffre était la raison pour laquelle l’approbation du nouvel article avait été suspendue. L’usine avait déjà été agrandie et les machines étaient déjà installées. Seuls les documents étaient restés inchangés.

L’agrandissement d’une usine se termine généralement par des travaux de construction et d’installation d’équipements. L’enregistrement de modification de l’usine est une étape qui suit, et il est facile de l’oublier. C’était le cas de cet exemple.

2. Une usine agrandie, un certificat d’enregistrement d’usine inchangé

L’entreprise cliente était située dans un terrain d’usine isolé à Seo-gu, Incheon, et fabriquait des supports en aluminium pour pièces automobiles. Elle comptait 14 employés. Le directeur, âgé de 50 ans, qui a plus de 20 ans d’expérience en tant que tourneur, a créé l’entreprise, et sa fille, le directeur, est devenue responsable de l’équipe de gestion depuis 3 ans, et est chargée de la réponse aux entreprises clientes et des documents.

L’usine louait la moitié du rez-de-chaussée d’un bâtiment à deux étages. L’autre moitié était utilisée par une autre entreprise qui assemblait des meubles en bois massif. En août, mi-août, cette entreprise a déménagé dans la province de Gyeonggi, laissant l’espace vacant. Le directeur a discuté avec le propriétaire du bâtiment et a décidé d’utiliser également cet espace, et a installé deux machines CNC et une machine de nettoyage de pièces qu’il avait reportées.

La raison de l’augmentation des équipements était claire. L’entreprise cliente, un premier fournisseur, avait proposé un nouveau lot de supports pour véhicules électriques, et il était impossible de respecter les délais avec les équipements existants. Le volume du nouveau lot représentait près de 30 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise. Le directeur avait prévu d’embaucher deux personnes supplémentaires pour le poste de nuit si il acceptait ce lot.

La semaine de la troisième semaine de septembre, l’équipe de contrôle qualité de l’entreprise cliente est venue à l’usine pour un examen d’approbation du nouveau lot. Le certificat d’enregistrement d’usine était inclus dans les documents d’examen. Le responsable de l’équipe de contrôle qualité a demandé en regardant le certificat : “La superficie de l’usine indiquée sur le certificat est différente de la ligne de production que je vois aujourd’hui. Êtes-vous en train de modifier l’enregistrement ?”

Le responsable de l’équipe de gestion n’a pas répondu immédiatement à cette question. L’entreprise cliente a “demande de resoumettre les documents après avoir aligné les informations relatives à l’enregistrement de l’usine sur la réalité” et a suspendu l’approbation.

3. 2 mois à partir de la date de changement, il reste 16 jours

L’administrateur a d’abord envoyé un e-mail. Il était accompagné de l’extrait d’enregistrement de l’usine, des plans de l’immeuble, du contrat de location existant et de photos des machines nouvellement acquises. Comme convenu, le directeur et l’administrateur sont venus ensemble mardi après-midi.

Nous avons d’abord vérifié la date. La loi n° 16 de la « loi sur la promotion de la concentration industrielle et l’établissement d’usines » stipule que l’enregistrement de l’usine doit être modifié si certains éléments de l’enregistrement de l’usine changent. Les éléments de modification de l’enregistrement définis dans le règlement d’exécution comprennent le nom de l’entreprise, le représentant, la superficie du terrain de l’usine et la superficie de la construction de l’usine (en cas de diminution ou d’augmentation due au départ d’un locataire), la superficie des installations annexes, les sous-secteurs d’activité et les formes d’implantation. Le délai de dépôt de la demande est de deux mois à compter de la date de la cause de modification. La modification non enregistrée de l’enregistrement est passible d’une amende allant jusqu’à 2 millions de wons.

Dans le cas de cette entreprise, la cause de modification était la date à laquelle l’entreprise voisine a déménagé et que l’espace a été transféré. En vérifiant les SMS échangés avec le propriétaire de l’immeuble et la date de déménagement de l’entreprise voisine, nous avons constaté qu’elle avait eu lieu vers le 18 août. La date du conseil était le 2 octobre. Il restait 16 jours avant la date limite.

Le directeur a déclaré : « Je pensais que c’était à partir de la date de l’installation des machines. » Les machines sont arrivées début septembre, il pensait donc qu’il y avait un peu de marge. S’il avait planifié en tenant compte d’une date ultérieure, il aurait dépassé le délai. J’ai pris la date de l’acquisition de l’espace comme date de référence et j’ai établi le calendrier à partir de cette date. L’objectif de dépôt était fixé au 13 octobre, soit 5 jours avant la date limite, afin de laisser un délai suffisant pour répondre à toute demande de complément.

4. Un entrepôt restait inscrit au registre foncier

Le lendemain matin, nous sommes allés visiter l’usine. La modification de l’enregistrement de l’usine n’est pas une simple modification de documents. Les services compétents vérifient si le formulaire de demande, le plan d’affaires, le processus de fabrication et la liste des machines correspondent à la réalité sur place. Si nous examinons le site avant le dépôt, le nombre de demandes de complément est considérablement réduit.

Nous avons parcouru le rez-de-chaussée avec le registre des bâtiments. L’espace existant et le nouvel espace transféré étaient tous classés comme usine. Cependant, une petite zone située à l’extrémité du nouvel espace était classée comme entrepôt. C’était l’endroit où l’entreprise voisine stockait des matériaux de meubles.

Le problème était que l’équipement de nettoyage des pièces était installé dans cette zone d’entrepôt. Ils l’ont placé là parce que c’était un endroit pratique pour faire des travaux de plomberie. L’équipement de nettoyage est une installation de fabrication faisant partie du processus de production. Il y avait une forte probabilité qu’une demande de complément soit faite, indiquant que l’utilisation de l’espace n’était pas conforme si l’on déclarait une installation de fabrication dans un espace classé comme entrepôt.

Il y avait deux options. Modifier l’utilisation de la zone d’entrepôt ou déplacer l’équipement de nettoyage vers une zone d’usine classée comme zone d’usine. La modification d’usage prendrait plus de temps et d’efforts, et il serait difficile de la terminer dans les 16 jours. J’ai suggéré de déplacer l’équipement de nettoyage vers la zone d’usine à côté de la CNC et de ne conserver que des matières premières dans la zone d’entrepôt. Les travaux de prolongation de la plomberie ne prendraient que deux jours. La superficie de la zone d’entrepôt a été déclarée comme une installation annexe plutôt que comme une installation de fabrication.

Ainsi, la superficie à inscrire sur le formulaire de demande est devenue claire. Nous avons créé un tableau divisant la superficie du terrain de l’usine, des installations de fabrication et des installations annexes par étage et par zone. C’est parce que le responsable ne regardera pas si tout le bâtiment est une usine, mais jusqu’à quel point il est réellement utilisé comme installation de fabrication.

5. L’enregistrement de l’entreprise précédente est toujours en place

L’après-midi du jour où nous avons visité les lieux, nous avons fait une demande préalable au service des enregistrements d’usine de la mairie. En expliquant les modifications et en vérifiant les documents nécessaires, l’agent a relevé un point important : “L’enregistrement d’une autre entreprise est toujours actif à cette adresse.”

L’entreprise de meubles qui a déménagé dans la province de Gyeonggi n’a pas procédé à la liquidation de son enregistrement d’usine à l’ancienne adresse avant de déménager. Sur le système informatique, la moitié du rez-de-chaussée du bâtiment était encore enregistrée comme surface d’usine appartenant à cette entreprise. Il est impossible d’attribuer la même surface comme surface d’usine à deux entreprises simultanément. Si nous avions soumis le dossier dans cet état, il aurait pu être bloqué pour chevauchement de surface.

Il n’était pas possible pour l’entreprise cliente de régler ce problème. La demande de liquidation de l’ancien enregistrement devait être faite directement par cette entreprise. Le représentant était mal à l’aise. Ils avaient de bonnes relations lorsqu’ils étaient voisins, mais ils n’avaient plus eu de contact depuis le déménagement.

J’ai obtenu le numéro de téléphone du représentant de cette entreprise par l’intermédiaire du propriétaire du bâtiment et j’ai demandé au responsable de l’équipe de gestion de le contacter en premier. Je lui ai brièvement résumé les points suivants : ① la raison pour laquelle l’ancien enregistrement d’usine devait être liquidé, ② le service compétent de la mairie et les documents nécessaires, ③ le fait que le non-respect de cette obligation laisserait cette entreprise avec un état où l’enregistrement et la réalité ne correspondent pas. Il était également gênant pour cette entreprise que son ancien enregistrement reste en vigueur lorsqu’elle souhaite refaire son enregistrement d’usine dans sa nouvelle usine.

Le représentant de cette entreprise a pris connaissance de la situation et a agi immédiatement. La demande de liquidation de l’ancien enregistrement d’usine a été déposée trois jours plus tard. Le jour où il est venu apposer son tampon sur les documents, il a emporté deux chaises en bois massif qu’il avait laissées dans un coin de l’entrepôt. Le responsable de l’équipe de gestion a déclaré qu’il utilisait ces chaises dans la salle de repos depuis deux mois. Les chaises ont été récupérées et de nouvelles chaises ont été installées dans la salle de repos le lendemain.

6. Ajout de types d’activités détaillés et redessin du processus de fabrication

Une fois le problème de surface réglé, il fallait s’occuper des activités. Les activités enregistrées dans l’enregistrement d’usine existant étaient la fabrication de pièces automobiles. Il est facile de penser que les nouvelles pièces sont également de la fabrication de pièces automobiles, car l’activité est la même. Cependant, en examinant les spécifications demandées par le client principal, cette entreprise prévoit de recevoir des commandes sous-traitées de travaux de rectification métallique pour d’autres entreprises, en plus de la fabrication de pièces automobiles. C’est pour ne pas laisser inutilisée la nouvelle machine CNC.

Selon la classification standard des industries, les deux activités sont classées différemment. Si l’entreprise commence à réaliser des travaux sous-traités, elle devra modifier l’enregistrement à nouveau à ce moment-là. Il était donc préférable d’ajouter les activités à cette modification. Cependant, pour ajouter des activités, il faut d’abord vérifier si le terrain est éligible à ces activités. Nous avons vérifié la zone d’utilisation du terrain grâce à un certificat de planification de l’utilisation des sols et avons également demandé au service compétent lors de la demande préalable de confirmer l’éligibilité des activités supplémentaires.

Nous avons également redessiné le flux de production. Le flux de production existant était l’entrée des matières premières, la découpe, l’usinage au tour, l’inspection, l’emballage. La ligne réelle comprenait des processus d’usinage CNC et de nettoyage, et la machine de nettoyage avait même changé de place. Nous avons suivi la ligne avec le contremaître et vérifié la séquence des processus, et avons comparé chaque modèle de machine et le nombre d’unités de la liste des équipements avec les plaques signalétiques. Nous avons supprimé un tour situé au rez-de-chaussée qui n’était pas en service en raison d’une panne et qui était destiné à être vendu. Si les machines répertoriées ne fonctionnent pas sur place lors de la vérification sur site, les explications seront longues.

Nous avons également vérifié le traitement des eaux usées provenant de la machine de nettoyage. Les eaux usées étaient récupérées par une entreprise spécialisée et un contrat de traitement délégué était en place. Nous avons vérifié auprès du service environnemental compétent si cela relevait d’une obligation de déclaration environnementale et avons inclus cette réponse en une seule ligne dans le plan d’affaires.

7. 7 jours après le dépôt, et un nouvel examen par l’entreprise cliente

Les documents à déposer étaient constitués comme suit :

Formulaire de demande de modification de l’enregistrement de l’usine: mentionnant les modifications de la superficie et des activités spécifiques.
Plan d’affaires: reflétant l’équipement supplémentaire, les produits fabriqués et la méthode de traitement des effluents.
Schéma du processus de fabrication et liste des machines et équipements: versions les plus récentes après comparaison sur site.
Plan d’implantation (plan en coupe) : indiquant les divisions et la superficie des installations de production et des installations annexes.
Nouveau contrat de location: précisant la superficie et la durée incluant le nouvel espace.
Permis de construire: pour vérifier l’usage de chaque section.

Il a également fallu modifier le contrat de location. Le représentant et le propriétaire du bâtiment ne s’étaient engagés verbalement sur l’utilisation du nouvel espace, tout en conservant la superficie indiquée dans le contrat initial. Sans confirmation écrite du droit d’utiliser cet espace, il serait difficile de faire reconnaître cette superficie comme la superficie de l’usine. J’ai demandé au propriétaire de fournir un contrat modifié reflétant la superficie et le loyer, et je l’ai reçu deux jours plus tard.

Le dépôt a été effectué un jour avant la date prévue, le 12 octobre. En principe, pour une modification d’enregistrement générale, les résultats du traitement doivent être communiqués dans les 7 jours suivant la réception de la demande. Si d’autres procédures d’autorisation sont traitées simultanément, cela peut prendre jusqu’au 20ème jour. Il n’y avait pas de procédures d’autorisation associées dans ce cas.

Le service compétent est venu effectuer une inspection sur site. Ils ont comparé le plan d’implantation avec les emplacements réels, la liste des machines et les plaques signalétiques, et ont confirmé que la zone d’entrepôt ne contenait que des matières premières. Aucune demande de complément n’a été formulée. La modification d’enregistrement a été traitée 5 jours après le dépôt, et le responsable de l’équipe de gestion a fait délivrer une nouvelle copie conforme de l’enregistrement de l’usine et l’a envoyée à l’entreprise cliente.

La réévaluation par l’entreprise cliente s’est terminée par une simple vérification des documents. Le courrier dont il est question au chapitre 1 est arrivé ce jour-là.

8. Contenu des services de l’étude d’agent administratif et liste de contrôle

La modification de l’enregistrement de l’usine est une procédure qui suit silencieusement de grands événements tels que les investissements en équipement ou les déménagements. Pour l’entreprise, il est facile de la repousser, car les travaux et les délais de livraison sont prioritaires. Il arrive souvent que la différence entre les documents et le site soit découverte seulement lorsque l’on doit présenter un certificat d’enregistrement de l’usine, par exemple pour l’examen par l’entreprise cliente, la demande de subventions publiques ou l’enregistrement auprès des fournisseurs.

Si tel est le cas, vérifiez les points suivants :

La superficie de l’usine a-t-elle augmenté ou diminué ? La modification d’enregistrement est également requise si vous avez agrandi l’espace en faisant partir un locataire précédent. Le délai est de 2 mois à compter du jour où vous avez pris possession de l’espace.
Le nom de l’entreprise ou le représentant légal a-t-il changé ? Même si vous avez modifié l’enregistrement de la société, une modification distincte de l’enregistrement de l’usine est nécessaire.
Avez-vous vérifié l’usage du permis de construire du nouvel espace ? Si des installations de production sont situées dans des zones d’entrepôt ou de logements, une demande de complément peut être formulée.
L’enregistrement de l’usine de l’ancien propriétaire est-il toujours enregistré à la même adresse ? Le vérifier lors d’une demande préalable peut éviter que le traitement ne soit interrompu après le dépôt.
Avez-vous inclus les activités futures prévues ? Si vous prévoyez d’ajouter des activités spécifiques, il est plus efficace de vérifier la possibilité d’implantation et de demander la modification en même temps.

L’étude d’agent administratif Hwang Yunsang rédige et soumet les demandes d’autorisation de création d’usine, d’enregistrement et de modification, ainsi que les plans d’affaires et les schémas de fabrication. Avant le dépôt, nous comparons sur site le permis de construire, la liste des machines et le plan d’implantation avec l’usine réelle afin de clarifier les points à compléter, et nous gérons également les demandes préalables aux services compétents et les réponses aux demandes de complément. Les conditions et les méthodes de traitement varient en fonction de la région et du cas, et une vérification individuelle est nécessaire.

Un seul chiffre de superficie a permis de décrocher un nouveau contrat. La première semaine de novembre, cette usine a embauché deux nouveaux employés pour l’équipe de nuit.

Il s’agit d’une histoire conçue pour faciliter la compréhension.