Documents préparatoires pour l'enquête de demande de produits innovants, conditions d'inscription au marché de l'innovation – 4 points à vérifier avant l'annonce d'octobre

3 Lignes Résumé

La désignation de produit innovant est un point de départ. Les organismes utilisateurs examinent les informations et les pièces jointes figurant sur le marché de l’innovation pour décider, par voie de décision interne, s’ils procéderont à un essai ou à un achat. Si ces informations sont incomplètes, même un produit désigné aura du mal à être sélectionné.

4 documents à préparer avant l’enquête de demande: ① Conformité du certificat de désignation et des informations d’enregistrement sur le marché (nom du modèle, portée de la désignation) ② Justification des prix ③ Conditions d’installation et quantité disponible ④ Certificat de maintenance et de suivi après-vente.

Délais: Les calendriers d’enquête de demande varient chaque année et pour chaque annonce. Il est fréquent que les corrections soient trop tardives après la publication de l’annonce, il est donc plus sûr de vérifier les informations du marché 2 à 3 semaines avant la publication de l’annonce.

Table des Matières

Les demandes d’approvisionnement changent à l’approche du mois d’octobre
La raison pour laquelle il n’y a eu aucune commande pendant 3 mois après avoir reçu le certificat de désignation
Comment la désignation de produit innovant et l’enquête de demande sont-elles liées ?
4 documents préparatoires à préparer avant l’enquête de demande
Une ligne de discordance entre le certificat de désignation et les informations du marché
Données réécrites pour permettre aux responsables des organismes utilisateurs de soumettre des demandes d’approbation
Date limite de dépôt et résultats ultérieurs
Contenu des tâches du bureau d’agent administratif et liste de contrôle pratique

1. Les demandes d’approvisionnement changent à l’approche du mois d’octobre

Je suis un agent administratif basé à Songdo, Incheon. Je vais vous présenter une anecdote que j’ai vécue dans le cadre de mon travail.

À la fin du mois de septembre, la nature des demandes d’approvisionnement change légèrement. Au printemps et en été, on reçoit beaucoup de questions d’introduction telles que “Comment s’inscrire sur le marché national ?” et “Quand obtenir une certification de production directe ?”. À l’automne, on reçoit de plus en plus de questions telles que “Pourquoi je n’ai pas encore reçu de nouvelles de vous alors que j’ai déjà été désigné ?”. Cela coïncide avec le moment où les organismes publics élaborent leurs budgets de l’année suivante et leurs plans d’essais.

Un e-mail reçu la troisième semaine de septembre de cette année contenait le même contenu. Il s’agissait d’une entreprise d’équipement électronique située dans le complexe industriel du sud de Incheon, comptant neuf employés. La représentante était une femme de la fin de la trentaine qui avait quitté un laboratoire de recherche d’une grande entreprise pour créer sa propre entreprise il y a 5 ans, après avoir conçu des capteurs. Son produit phare était un capteur de submersion installé dans les tunnels souterrains et les promenades riveraines. C’est un équipement qui envoie un signal à l’administrateur lorsque l’eau atteint une certaine hauteur et allume des lumières clignotantes sur place.

Cette entreprise a affiné le produit pendant 3 ans grâce à un projet de recherche et développement gouvernemental, et a été désignée comme produit innovant en juin de cette année. Une partie des fonds reçus pendant la période du projet était un prêt, dont le remboursement est prévu à partir de cet hiver. Pour les neuf employés, la date de la première commande publique après la désignation déterminait l’ensemble du calendrier de l’entreprise.

La dernière ligne de l’e-mail était courte. “Je pensais que les institutions me contacteraient une fois désigné. Rien ne se passe depuis 3 mois.”

2. Les raisons pour lesquelles il n’y a eu aucune commande pendant 3 mois, même après avoir reçu l’autorisation

Le jeudi après-midi comme prévu, le directeur avait imprimé une copie de l’autorisation, des captures d’écran du marché d’innovation, et les e-mails échangés avec les responsables des collectivités locales.

Après les fortes pluies de l’été, trois institutions avaient manifesté de l’intérêt. Deux étaient des services de sécurité civile des mairies, et une était un parc industriel gérant les installations publiques. Toutes les trois ont déclaré qu’elles avaient eu une bonne réaction lors du premier appel téléphonique. Cependant, quelques semaines plus tard, les réponses étaient similaires.

“Il est difficile d’obtenir l’approbation en raison d’un manque de documents internes.”
“Il n’est pas possible de savoir si le prix indiqué sur le marché comprend les frais d’installation.”
“Nous vous reverrons lors de l’enquête de demande d’octobre.”

Le directeur considérait ces réponses comme des refus. En relisant les e-mails, j’ai vu les choses différemment. Aucune des trois institutions n’a dit qu’elle n’aimait pas le produit. C’était un manque de documents pour prendre une décision.

Les responsables des organismes publics n’achètent pas le produit directement ; ils doivent expliquer par écrit pourquoi ce produit doit être utilisé à ce prix pour obtenir l’approbation. Les produits innovants ont un chemin d’achat différent des appels d’offres classiques, mais pour utiliser ce chemin, les responsables doivent avoir des documents justificatifs. L’écran du marché ne remplissait pas ce rôle.

Ce jour-là, je lui ai dit que je vérifierais d’abord trois choses : la portée des produits indiquée dans l’autorisation, les informations enregistrées sur le marché, et le calendrier de l’enquête de demande d’automne.

3. Comment l’homologation de produits innovants et l’étude de marché s’articulent-ils ?

Voici une idée fausse courante que nous allons clarifier. Beaucoup pensent que, si un produit est homologué comme produit innovant, l’organisme de passation des marchés s’en chargera de le vendre. L’homologation ouvre simplement la voie pour que les organismes publics puissent acheter ce produit par le biais du circuit d’achat de produits innovants. Cela n’implique pas que l’organisme entre automatiquement.

La procédure d’homologation de produits innovants se déroule généralement en quatre étapes.

Désignation: Les résultats de la recherche et développement gouvernementaux, les concours de produits innovants de l’Agence publique des marchés, les produits de développement technologique, etc., sont désignés comme produits innovants en fonction des exigences de chaque voie. Les types de désignation ont des périodes de validité et des exigences différentes.
Enregistrement sur la place de marché de l’innovation: Les informations sur les produits désignés sont publiées sur la place de marché de l’innovation. Les responsables des organismes acheteurs consultent principalement cet écran et les documents annexes pour comparer les produits.
Sonde de demande: Une procédure est établie pour que les organismes soumettent des demandes concernant les produits innovants qu’ils souhaitent tester, comme le programme d’achat pilote de l’Agence publique des marchés. Les organismes doivent choisir nos produits pendant cette période pour passer à l’étape suivante.
Adéquation et achat: Après une demande et un examen par les organismes acheteurs, les organismes pilotes sont déterminés, et il suit une séquence de livraison, d’utilisation et d’évaluation des résultats de l’utilisation.

Ce client pensait avoir terminé l’étape 1 et être à l’étape 2. En réalité, l’étape 2 n’était qu’à moitié terminée et l’échéancier de l’étape 3 approchait.

La période de sonde de demande varie chaque année et pour chaque projet. Dans ce cas, l’annonce vérifiée a commencé à recevoir les demandes des organismes acheteurs à la mi-octobre et est restée ouverte pendant environ trois semaines. Les responsables des organismes doivent terminer les approbations internes pendant cette période, donc les documents de l’entreprise doivent être préparés avant cela. Il restait environ trois semaines.

La base juridique du soutien à l’achat de produits innovants est la « Loi sur les marchés publics » et les réglementations connexes, et les critères détaillés sont fréquemment révisés. Une vérification individuelle est nécessaire pour chaque cas.

4. Préparation des documents nécessaires avant l’enquête de demande

Après avoir comparé les informations du marché et le contenu du courriel, les documents à compléter cette fois ont été divisés en quatre groupes. Nous avons établi le critère selon lequel ils doivent être sous une forme que le responsable de l’agence peut joindre au document d’approbation.

① Vérification de la conformité entre la désignation et les informations d’enregistrement sur le marché

Vérifier si le nom du modèle, les spécifications et les composants correspondent aux termes de la désignation
Vérifier s’il n’y a pas d’articles qui ne font pas partie de la portée de la désignation regroupés ensemble

② Justificatif de calcul des prix

Indiquer séparément le prix unitaire du corps principal, les frais d’installation, les frais de communication et les frais de maintenance
Fournir une justification permettant de comparer avec les performances de livraison au secteur privé ou les devis

③ Conditions d’installation et quantité de livraison possible

Conditions requises pour l’environnement d’alimentation et de communication, emplacement d’installation
Quantité de production mensuelle possible et délai de livraison

④ Confirmation de maintenance et de suivi après-vente

Période de garantie gratuite, temps de réponse aux incidents, période d’approvisionnement des pièces détachées
Méthode de vérification des performances pendant la période d’essai

Les quatre éléments ne sont pas de nouveaux documents à créer, mais plutôt un travail de regroupement du contenu dispersé au sein de l’entreprise dans l’ordre dans lequel l’agence le lira. Cependant, un problème imprévu est survenu au point ①.

5. Une ligne où les informations de la spécification et du marché divergent

En parcourant ligne par ligne la spécification, je me suis arrêté dans la case “Portée du produit”. Ce qui était spécifié était “Corps de capteur de niveau et logiciel de gestion”. Cependant, les photos et la description des produits affichées sur le marché incluaient un système d’alarme automatique d’entrée pour l’entrée de tunnel souterrain en tant que kit, et seul le prix d’un kit était indiqué.

J’ai demandé au représentant. Le système d’alarme était-il un résultat de projet de recherche et développement ? La réponse était non. Le système de barrière était un équipement importé par un fournisseur et simplement interconnecté, et il était plus facile de le montrer en kit lors de la création de matériel de vente, donc il a été inclus ensemble.

C’était l’une des raisons pour lesquelles les responsables des agences hésitaient. Le parcours d’achat de produits innovants est ouvert aux produits spécifiés. Il est difficile pour le responsable de déterminer jusqu’où il doit considérer un ensemble contenant des équipements non inclus dans la portée de la spécification comme un produit innovant pour approbation. Le responsable a évité une structure qui pourrait poser problème lors d’un audit.

Une autre chose était le nom du modèle. Le certificat de test et la spécification indiquaient le nom du prototype au moment du projet, et le marché et le catalogue utilisaient le nom de vente attribué après le lancement. L’entreprise sait qu’il s’agit du même produit, mais un responsable qui le voit pour la première fois ne le saura pas.

Nous avons décidé de trois orientations :

Modifier les informations du marché en se concentrant sur le corps du capteur et le logiciel, et indiquer le système d’alarme comme “équipement compatible” pour clarifier qu’il s’agit d’un article à acheter séparément.
Créer un tableau de comparaison des noms de modèles démontrant que les noms de prototypes et de vente sont les mêmes, et joindre une attestation de l’entreprise confirmant que la configuration du circuit et la version du firmware sont identiques.
Poser par lettre à la division compétente de l’organisme d’approvisionnement la question de savoir si la modification des informations du marché équivaut à une modification du contenu de la spécification. Nous avons choisi une méthode laissant une trace, car les réponses par téléphone peuvent varier d’une personne à l’autre.

La réponse à la demande est arrivée 6 jours plus tard. Il était indiqué que la correction des informations d’enregistrement dans la plage spécifiée pouvait être traitée comme une modification d’informations, et qu’une procédure distincte était nécessaire pour élargir la plage spécifiée. Grâce à cette réponse, la plage à corriger est devenue claire.

6. Données révisées pour permettre à l’agent de l’organisme responsable de soumettre l’approbation

Ci-dessous, les justifications de prix. Le prix actuel sur le marché était un seul prix forfaitaire par ensemble, et il n’était pas précisé si les frais d’installation et de communication étaient inclus. C’est pour cela que l’agent a déclaré : “Je ne sais pas si les frais d’installation sont inclus”.

J’ai sorti onze devis de livraison sur site privé au cours des deux dernières années avec le responsable des finances de l’entreprise. Parmi ceux-ci, j’ai sélectionné cinq qui avaient des environnements d’installation similaires à ceux des installations publiques et les ai réorganisés en quatre sections : unité centrale, installation, communication et maintenance. En calculant la moyenne et en la comparant au prix du marché, le prix de l’unité centrale n’était pas très différent du prix de la livraison privée. La raison pour laquelle l’agent l’a trouvé cher était que les disjoncteurs et les frais d’installation étaient mélangés en un seul chiffre.

Le document des conditions d’installation a été créé principalement sur la base de photos du site. Il a été divisé en deux types : type tunnel souterrain et type promenade le long de la rivière, et les méthodes d’alimentation électrique, les modes de communication et le temps d’installation ont été organisés séparément. L’agent devait pouvoir le lire en se remémorant le site.

Un mardi de cette semaine-là, le directeur a apporté un capteur de démonstration au bureau. En expliquant la hauteur d’installation, j’ai trempé légèrement l’extrémité du capteur dans un verre d’eau sur la table, et à ce moment-là, les gyrophares se sont allumés et j’ai reçu un message d’alarme sur mon téléphone portable. La personne du bureau voisin a frappé à la porte pour demander ce qui se passait. Le directeur a souri et a dit : “Je pense que la vitesse de réaction est prouvée par cela”, et cet écran de message est effectivement entré dans la photo d’exemple de notification du plan d’utilisation pilote.

Enfin, le projet de plan d’utilisation pilote est joint. Il s’agit d’un document qui propose des éléments tels que la précision de la détection et le temps de transmission d’alarme, ainsi que le nombre d’occurrences de pannes, afin que l’organisme puisse vérifier les performances en utilisant ces indicateurs lors de la demande d’utilisation pilote. Si l’agent n’a pas à créer des critères dès le départ, la vitesse d’approbation change.

7. Date limite de soumission et résultats suivants

Les modifications des informations du marché ont été intégrées 9 jours avant le début de l’enquête de demande. Le directeur a créé un seul fichier PDF regroupant l’écran modifié et quatre lots de documents, et l’a renvoyé aux responsables des trois agences contactées pendant l’été. Cette fois, il s’agissait d’un e-mail indiquant en trois lignes les points qui avaient été modifiés, en plus du calendrier de l’enquête de demande, et non d’une simple demande d‘“examen”.

Les résultats ont varié d’une agence à l’autre.

Une des mairies a communiqué qu’elle avait soumis une demande de test pendant la deuxième semaine de la période d’enquête de demande.
Le complexe industriel a indiqué qu’il avait terminé son examen interne, mais qu’il souhaitait demander lors de l’enquête de demande de l’année suivante en raison de chevauchements avec d’autres projets et budgets cette année.
L’autre mairie n’a pas fait de demande cette fois car les discussions sur le lieu d’installation n’étaient pas terminées.

On pourrait penser qu’une seule demande est peu. Mais pour l’entreprise qui n’avait rien reçu depuis 3 mois, il s’agissait de sa première demande auprès d’une institution publique. La nouvelle que l’entreprise avait été mise en relation avec une institution utilisatrice pilote après un examen a été reçue à la fin de cette année. L’installation a été prévue avant la mousson de l’année suivante, et le directeur a réorganisé son plan de production en fonction de ce calendrier.

En retrospect, c’est la lecture attentive d’une seule ligne de désignation qui a résolu le problème, plutôt que les nouveaux documents. En retirant les équipements situés en dehors de la portée de la désignation, les prix ont été clarifiés, et une fois les prix clarifiés, le responsable a pu rédiger le document d’approbation. La soumission de documents d’approvisionnement est plus difficile que de simplement en soumettre beaucoup, il est plus important de s’assurer qu’ils ne sont pas contradictoires.

8. Contenu des activités et liste de contrôle pratique du bureau d’agent administratif

Dans les activités liées aux produits innovants ou aux marchés publics, le bureau d’agent administratif de Hwang Yunsang effectue les tâches suivantes :

Examen et comparaison de la conformité du certificat de produit innovant, des informations d’enregistrement sur le marché de l’innovation et des certificats de résultats de tests, et rédaction de tableaux comparatifs.
Rédaction des documents à soumettre, tels que le justificatif de fixation des prix, les conditions d’installation, les certificats de maintenance, les plans d’utilisation pilote, etc.
Rédaction de demandes écrites aux agences d’approvisionnement et aux institutions demandeuses et examen des réponses.
Rédaction et soumission de documents pour l’enregistrement des participants aux enchères concurrentielles sur le marché national et les demandes de confirmation de production directe, et service de dépôt.

Si vous avez obtenu la désignation de produit innovant mais qu’il n’y a pas de réaction de la part des institutions publiques, veuillez vérifier les éléments suivants :

La portée du produit de la désignation et les composants répertoriés sur le marché sont-ils identiques ?
Les références des modèles sur le certificat d’examen, la désignation et le catalogue sont-elles identiques ? Si non, existe-t-il un tableau de comparaison ?
Les frais d’installation, de communication et de maintenance sont-ils indiqués séparément dans le prix du marché ?
L’organisme acheteur a-t-il proposé à l’avance les indicateurs de démonstration pour vérifier les performances ?
Avez-vous vérifié le calendrier de l’appel d’offres de cette année et préparé les documents 2 à 3 semaines à l’avance ?

Si vous rencontrez des problèmes liés aux marchés publics ou aux produits innovants à Incheon et Songdo, nous vous recommandons de préparer les documents avant la publication de l’annonce.

Il s’agit d’une histoire conçue pour faciliter la compréhension.

Situé à Songdo (Tour POSCO Songdo) à Incheon, il s’agit d’un bureau d’agent administratif. Nous traitons les recours administratifs, les autorisations/déclarations, l’entrée et le séjour des étrangers (visas et permis de séjour), les documents d’enregistrement des marchés publics et la gestion administrative régulière. Après la désignation de produit innovant, nous examinons également la préparation des informations du marché et des documents préparatoires pour les enquêtes de demande. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur des situations similaires.

Adresse : 165, Conventionia-daero, Yeonsu-gu, Incheon, Corée du Sud, Bureau 2697, Tour POSCO Songdo
Téléphone : 010-3374-2687
Site web : www.hwangadmin.com