[Documents de réclamation] Procédure de soumission de documents pour les résidents à l'étranger : procuration et certificat d'empreinte – la confirmation de faits de signature du requérant ne peut pas être délivrée par un mandataire.

Résumé en 3 points

• Il y a des documents que les membres de la famille résidant à l’étranger ne peuvent pas obtenir à la place de la personne concernée. La confirmation de fait de signature ne peut être obtenue que par la personne concernée, et la certification de sceau ne peut être délivrée par procuration qu’avec une procuration obtenue auprès d’une représentation diplomatique à l’étranger.
• Ordre de soumission : Vérification des documents requis dans l’avis → Les personnes résidant à l’étranger doivent faire valider une procuration et un consentement auprès d’une représentation diplomatique → Le mandataire national obtient une certification de sceau → Dépôt de la demande → Compléter l’original.
• Délais : Pour les subventions, la date limite de l’avis est la référence. Le courrier international prend entre 2 et 3 semaines, il faut donc prendre rendez-vous auprès d’une représentation diplomatique 3 à 4 semaines avant la date limite.

Table des matières

1. Pourquoi un formulaire de consentement est-il revenu deux fois ?
2. Les maisons vides de Ganghwa et la sœur de Hô Chi Minh
3. La confirmation de fait de signature ne peut pas être obtenue par procuration
4. Obtenir une certification de sceau avec une procuration confirmée par une représentation diplomatique à l’étranger
5. Les différences entre le registre des immeubles et le bâtiment réel
6. Dépôt avant la date limite et complétion de l’original
7. De la démolition à la déclaration de destruction
8. Liste de contrôle pour la soumission de documents par les personnes résidant à l’étranger

1. Pourquoi un formulaire de consentement est-il revenu deux fois ?

Pourquoi le même formulaire de consentement est-il revenu deux fois à la mairie ? Le formulaire était correct, il y avait une signature et tous les champs du demandeur étaient remplis.

Je suis agent administratif basé à Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Je vais vous présenter une anecdote que j’ai vécue au travail. La rédaction et le dépôt de documents auprès des administrations publiques est une tâche fondamentale de l’agent administratif, telle que définie à l’article 2 de la loi sur les agents administratifs. Parmi celles-ci, les demandes concernant les membres de la famille résidant à l’étranger qui doivent soumettre des documents aux administrations publiques nationales ont augmenté ces derniers temps. Les documents eux-mêmes ne sont pas difficiles. La difficulté réside dans qui, où et comment obtenir les signatures et les preuves.

Le formulaire de consentement de cette histoire en était un. Il n’y avait aucun problème avec le contenu. La raison pour laquelle il est revenu était due au document justificatif qui devait être joint au formulaire de consentement.

2. Les maisons vides de Ganghwa et la sœur de Hô Chi Minh

Le client était un homme coréen d’une trentaine d’années vivant dans le district de Nam-dong, Incheon. Il travaillait dans une entreprise logistique et visitait la maison de sa grand-mère à Ganghwado chaque week-end. Après le décès de sa grand-mère, son père a hérité de la maison, et il y a trois ans, son père est également décédé, laissant la maison et le terrain en héritage à lui et à sa sœur, partageant chacun la moitié. L’enregistrement a été effectué à cette époque.

La maison était vide depuis plus de 10 ans. Les tuiles du toit étaient cassées et, à chaque saison des pluies, la terre coulait vers le mur de la maison voisine. Plusieurs plaintes ont été déposées par les voisins, et la préfecture a conseillé au client de postuler au programme de subvention pour la rénovation/démolition de maisons vides. Il a pu recevoir une aide financière importante pour couvrir les coûts de démolition. Sans cette aide, le client aurait dû utiliser une part importante de ses économies de mariage, qu’il avait mis de côté pendant près d’un an.

Le problème était sa sœur. Sa sœur travaillait comme expatriée dans une filiale locale d’une entreprise coréenne à Hô Chi Minh, au Vietnam, et son prochain retour en Corée était prévu pour la fête de Seollal. La date limite pour la publication était fin octobre.

Le client a essayé de le faire seul. Il a obtenu les formulaires de la préfecture et les a envoyés à sa sœur par e-mail, et sa sœur a renvoyé une copie numérisée du formulaire signé. Le client s’est rendu à la préfecture avec l’impression.

3. La confirmation de signature personnelle ne peut pas être délivrée par procuration

La réponse de l’agent de la mairie était simple. Selon l’avis, il fallait l’original du consentement de tous les propriétaires du bâtiment et la preuve de signature personnelle ou la certification de signature du propriétaire lui-même. Une copie numérisée n’était pas un original, et le certificat était manquant.

Le client a essayé de faire une confirmation de signature personnelle pour sa sœur au centre administratif le lendemain. Il pensait que ce serait possible puisqu’il s’agissait de sa famille. Mais la confirmation de signature personnelle est un document qui ne peut être délivré qu’en présence de la personne concernée. Elle ne peut pas être délivrée par procuration. La preuve de signature peut être délivrée par procuration, mais il faut une procuration rédigée par la personne concernée, et si la personne concernée est à l’étranger, cette procuration doit être certifiée par une représentation diplomatique.

Lors de la deuxième visite à la mairie, il est allé avec l’original du consentement envoyé par sa sœur par courrier international. Cette fois, il s’agissait d’un original, mais le certificat était toujours manquant. Le consentement est revenu.

Le client a réservé un entretien au bureau le vendredi de cette semaine. Il a envoyé par e-mail l’avis et des photos du consentement rejeté à l’avance, afin qu’il puisse voir ce qui manquait avant de se rencontrer. Il restait 23 jours avant la date limite de l’avis.

4. Obtenir une attestation de sceau par procuration de mission diplomatique

Nous avons d’abord décidé de la méthode de réception des documents. Il y avait deux façons pour ma sœur de les obtenir sans rentrer en Corée.

1. Comment obtenir une procuration pour l’obtention d’un certificat d’empreinte auprès d’une représentation diplomatique à l’étranger et le faire valider, afin que le mandataire de l’instructeur puisse obtenir un certificat d’empreinte au nom de sa sœur en Corée.
2. Comment faire valider (authentifier) le document de consentement lui-même auprès d’une représentation diplomatique et l’envoyer.

La deuxième méthode semblait plus simple, mais l’avis public ne mentionnait pas que la validation par la représentation diplomatique du document de consentement pouvait remplacer le certificat d’empreinte. Lorsque j’ai appelé le responsable, il a répondu : « Il semble que cela puisse marcher ». Je ne pouvais pas agir sur un « il semble » pour une affaire avec une date limite. Par conséquent, j’ai décidé de prendre la première méthode comme base et de faire valider la deuxième méthode par une réponse écrite de la préfecture. J’ai envoyé une demande écrite à la préfecture demandant « si le document de consentement ayant reçu la validation de la représentation diplomatique peut remplacer la pièce jointe du certificat d’empreinte ». J’ai demandé par écrit pour pouvoir l’utiliser comme référence si le responsable changeait ou si j’entendais autre chose au point de dépôt.

J’ai envoyé à ma sœur un document récapitulatif des tâches à accomplir.

• Prendre rendez-vous à la Consulate Générale de Ho Chi Minh-Ville (réservation en ligne, présenter son passeport)
• Rédiger une procuration pour l’obtention du certificat d’empreinte et la faire valider par le consul. Indiquer précisément le nom et le numéro d’identification de la personne mandataire (l’instructeur) et l’usage du certificat d’empreinte.
• Faire valider le document de consentement également le même jour (préparation de secours en fonction de la réponse de la préfecture).
• Envoyer les deux documents par courrier international express à l’adresse de l’instructeur.

J’ai vérifié une chose de plus. Ma sœur avait déjà déclaré son empreinte avant son départ. Si elle n’avait pas déclaré son empreinte, elle aurait dû d’abord déclarer son empreinte par l’intermédiaire de la représentation diplomatique, ce qui aurait pris beaucoup plus de temps. La première chose à demander pour les documents des résidents à l’étranger est si l’empreinte a été déclarée en Corée.

Ma sœur est allée à la Consulate Générale le mardi matin, qui était le jour de rendez-vous le plus rapide, et les documents sont arrivés le vendredi de la semaine suivante. L’instructeur a obtenu le certificat d’empreinte de sa sœur au centre communautaire le lundi de la semaine suivante.

5. Différences entre le registre des bâtiments et l’état réel du bâtiment

Pendant que le problème de la signature était résolu, un autre problème est apparu. Le formulaire de demande de subvention comportait un champ pour indiquer la superficie du bâtiment à démolir. Le registre des bâtiments ne mentionnait qu’une seule maison, d’une superficie de 52 m². Cependant, les photos du site envoyées par le client montraient un entrepôt et des toilettes traditionnelles construits en blocs, séparés de la maison.

Le client avait l’intention d’inclure également l’entrepôt dans la démolition. Si cela avait été écrit ainsi, il y avait une forte probabilité que l’on demande des compléments car la superficie déclarée ne correspondrait pas à celle du registre. Il n’était pas possible de savoir, uniquement à partir de l’avis, si les bâtiments annexes non répertoriés pouvaient être inclus dans la portée de la subvention.

Le formulaire indiquait une superficie de 52 m² pour la maison, selon les données du registre. À la place, nous avons joint 6 photos du site et un plan de situation pour indiquer que l’entrepôt et les toilettes non répertoriés se trouvaient sur la même parcelle et pour demander une évaluation quant à leur inclusion dans la portée de la subvention. En fournissant d’abord les documents sur lesquels la préfecture doit se baser pour son jugement, nous nous assurons que la demande ne sera pas remise en question, même si d’autres propos sont tenus lors de la vérification sur site.

À cette époque, le client est venu au bureau en apportant un sac de jujubes cueillies sur l’arbre fruité de la cour de la maison de sa grand-mère. Il a dit qu’ils n’étaient pas encore mûrs et qu’il fallait les laisser sur le rebord de la fenêtre pendant environ une semaine avant de les manger. En réalité, nous les avons mangés une semaine plus tard, et ils étaient assez sucrés.

6. Dépôt avant l’échéance et complétion des originaux

La réponse écrite de la préfecture est arrivée 9 jours avant l’échéance. Elle indiquait également que le formulaire de consentement ayant reçu l’approbation du consulat était acceptable. J’avais déjà obtenu un certificat de sceau, nous avons donc décidé de soumettre les deux. Il vaut mieux avoir trop de documents que pas assez.

Les documents à soumettre ont été organisés comme suit :

Le dépôt a été effectué 7 jours avant l’échéance. Le jour du dépôt, l’agent a demandé de faire émettre un nouveau registre du terrain dont la date d’émission était ancienne. C’était celui qui avait été obtenu lorsque le client s’était rendu pour la première fois à la préfecture, et la date était dépassée. Nous l’avons remplacé par un nouveau émis sur place à l’aide d’un distributeur automatique de demandes. Ces problèmes surviennent de plus en plus lorsque les documents sont rassemblés depuis longtemps. Pour les demandes avec une date limite, il est préférable de vérifier d’abord les critères de date d’émission dans l’avis officiel.

7. Démolition suivie de la déclaration de destruction

Les résultats de la sélection sont tombés à la mi-novembre. La maison était éligible, et l’entrepôt et les toilettes ont été inclus dans le même périmètre de travaux après une vérification sur place. Les photos et plans soumis séparément ont été utilisés tels quels comme documents de vérification sur place.

La démolition s’est achevée début décembre. Il ne restait plus qu’à effectuer la déclaration de destruction. L’article 34 de la « loi sur la gestion des bâtiments » stipule que le gestionnaire du bâtiment doit déposer une déclaration de destruction dans les 30 jours suivant la date de destruction. Il s’agit de la procédure de suppression du bâtiment du registre des bâtiments. Conformément au paragraphe de l’article, il est considéré comme ayant effectué une déclaration de destruction si une déclaration de fin de travaux de démolition a été effectuée après une démolition complète, mais il fallait vérifier séparément si la démolition effectuée dans le cadre d’un projet de soutien impliquait automatiquement cette déclaration. Cette déclaration nécessitait également l’autorisation des deux copropriétaires, mais comme l’autorisation initiale reçue de ma sœur comprenait la démolition ainsi que la déclaration de destruction, il n’était pas nécessaire de renvoyer de documents à l’étranger.

Les affaires concernant les personnes résidant à l’étranger prennent 2 semaines à chaque fois que les documents traversent l’océan. Il est possible de réduire le nombre d’allers-retours en incluant toutes les procédures nécessaires dans le périmètre de l’autorisation lors de la réception de l’autorisation initiale.

Ma sœur, qui est rentrée pour les vacances du Nouvel An, a dit qu’elle a vu un seul pommier dans la cour qui était devenue un terrain vide. Le client a déclaré qu’il prévoyait de créer un petit potager sur ce terrain au printemps.

8. Liste de contrôle pour la soumission de documents par les résidents à l’étranger

Si vous devez soumettre des documents à une administration publique nationale avec votre famille résidant à l’étranger, vérifiez d’abord les points suivants :

1. Dans la liste des documents requis dans l’avis ou le guide, comment sont indiqués les documents tels que la preuve de sceau, la confirmation de la signature du demandeur et l’exigence d’originaux.
2. Si le résident à l’étranger a déjà déclaré un sceau en Corée (sinon, commencez par la déclaration de sceau par l’intermédiaire d’une représentation diplomatique).
3. La date limite doit être calculée à rebours à partir de la date de rendez-vous à la représentation diplomatique et du délai de courrier international.
4. Si la portée de la délégation dans la procuration comprend toutes les étapes ultérieures (déclaration, complément, réception).
5. Si chaque document a une date limite de délivrance.

Les conditions et les documents acceptés varient selon les organismes et les projets, il est donc nécessaire de vérifier individuellement chaque cas.

Voici une histoire conçue pour faciliter la compréhension.

Bureau d'agent administratif situé à Songdo, Incheon (Tour POSCO Songdo). Il traite les recours administratifs, les autorisations/déclarations, l'entrée et le séjour des étrangers et la gestion administrative régulière. Le bureau d'agent administratif Hwang Yunsang guide la préparation des procurations pour les propriétaires ou demandeurs résidant à l'étranger et se charge de la rédaction et de la soumission des demandes et des documents annexes aux administrations. Si vous rencontrez une situation similaire, n'hésitez pas à nous contacter.

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