[Démarches civiles] Déclaration de mariage international en Corée : documents et procédure — Marié d’abord à l’étranger, est-ce possible après 3 mois ?

3 lignes en résumé

• Si vous vous êtes déjà mariés selon les usages du pays étranger, vous n’avez pas besoin de faire une nouvelle déclaration de mariage en Corée. Vous devez soumettre une copie certifiée conforme et une traduction du certificat de mariage délivré dans ce pays pour qu’il soit enregistré au registre de l’état civil.
• Procédure : Obtention de l’acte de mariage original étranger → Rédaction d’une traduction → Remplissage du formulaire de déclaration de mariage (indiquant la date de mariage selon les usages étrangers) → Soumission au bureau de district de votre lieu de résidence ou à une représentation diplomatique → Vérification de l’enregistrement via un certificat de mariage.
• Délai : Dans les 3 mois à compter de la date de rédaction de l’acte (date du mariage). Même si le délai est dépassé, la déclaration sera acceptée et l’amende ne dépassera pas 50 000 wons.

Table des matières

1. Un couple marié depuis 2 ans n’avait pas de conjoint sur son certificat de mariage
2. Les raisons pour lesquelles la déclaration de mariage effectuée au Japon n’a pas été enregistrée en Corée
3. Pourquoi il n’est pas nécessaire de faire une nouvelle déclaration de mariage en Corée
4. Statut des déclarations après l’expiration du délai de 3 mois et amendes
5. Préparation du certificat de réception de la déclaration de mariage japonais et de la traduction
6. Remplissage du formulaire de déclaration de mariage : date de mariage et orthographe des noms
7. Dépôt au bureau de district et délivrance d’un certificat de mariage
8. Liste de contrôle des documents pour la déclaration de mariage dans le cadre d’un mariage international

1. Un couple marié depuis 2 ans n’avait pas de conjoint sur son certificat de mariage

Le champ conjoint du certificat de mariage était vide. Le détenteur du certificat était une personne mariée depuis 2 ans.

Je suis un agent administratif basé à Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Je vais vous présenter une anecdote que j’ai vécue en travaillant. Lorsque j’aide à la rédaction des formulaires de déclaration de l’état civil et à leur soumission aux bureaux de district, je vois souvent la même scène lors des déclarations de mariage dans le cadre d’un mariage international. Ils ont célébré leur mariage à l’étranger et ont également fait une déclaration auprès des autorités de ce pays, mais leurs documents coréens indiquent toujours qu’ils sont célibataires.

C’était le cas de ce couple. Leur mariage n’était pas invalide. Il manquait simplement une étape pour le faire connaître en Corée.

2. Les raisons pour lesquelles la déclaration de mariage effectuée au Japon n’a pas été enregistrée en Corée

La cliente était une femme de la fin de la vingtaine. Elle a travaillé pendant 4 ans dans une entreprise de design à Tokyo et a fait une déclaration de mariage auprès de la mairie locale en septembre 2024 avec son mari japonais. Cet été, la société où travaille son mari a ouvert une succursale en Corée à Songdo, et le couple a déménagé à Incheon.

Le problème est apparu lorsqu’elle a cherché un appartement en location. Elle devait financer une partie de l’acompte par un prêt, et comme elle avait commencé à travailler en freelance peu après son retour en Corée, elle n’avait pas de revenus suffisants pour être admissible à un examen de solvabilité seule. La banque a demandé un certificat de mariage comme produit qui permettrait aux deux personnes d’être examinées ensemble. L’équipe des ressources humaines de la société de son mari a également demandé le même document pour la demande d’allocation familiale.

La cliente a obtenu le certificat à l’aide d’un distributeur automatique de documents publics. Le champ conjoint était vide.

La déclaration de mariage effectuée au Japon n’est enregistrée que dans le registre familial japonais. La mairie japonaise n’informe pas la Corée. L’article 35 de la « Loi sur l’enregistrement de l’état civil » stipule que le certificat doit être soumis dans les 3 mois à compter de la date de rédaction de l’acte pour les citoyens coréens résidant à l’étranger qui ont effectué une déclaration de mariage ou d’autres événements similaires selon les usages du pays. L’enregistrement du mariage effectué à l’étranger doit être effectué par la personne concernée.

La cliente n’était pas au courant de cette procédure. Elle a dit qu’elle n’avait pas besoin de documents coréens pendant qu’elle vivait au Japon et qu’elle pensait que les deux pays s’informaient mutuellement. Ce n’est pas un malentendu rare.

Il restait 12 jours avant la date limite de soumission des documents fixée par la banque, et 26 jours avant la date limite du paiement de l’acompte de l’appartement. C’était une situation où le contrat était en danger si l’acompte n’était pas payé à temps.

3. Pourquoi il n’est pas possible de refaire une déclaration de mariage en Corée

Le client était venu deux fois à la mairie avant de nous contacter.

Lors de sa première visite, il avait rempli une nouvelle déclaration de mariage selon le style coréen et avait même fait signer des témoins, deux amis de l’université. L’agent de la guicheterie a examiné la déclaration et lui a demandé s’il avait déjà fait une déclaration de mariage au Japon. Après qu’il ait répondu oui, la déclaration lui a été rendue. On lui a expliqué que les mariages déjà contractés ne sont pas à nouveau déclarés, mais que l’on doit soumettre une copie certifiée conforme du certificat de mariage reçu à l’étranger. Les instructions de l’agent étaient exactes.

Lors de sa deuxième visite, il avait imprimé une photo des documents japonais enregistrés sur son téléphone portable. Il n’avait pas encore déballé ses bagages et pensait que cela suffirait avec une photo. Cette fois, comme il n’avait ni l’original ni une traduction, la déclaration n’a pas pu être acceptée.

Cette même semaine, le client a pris rendez-vous pour une consultation par téléphone et nous a envoyé par e-mail la déclaration de mariage rendue par la mairie et la photo des documents.

La première question que le client a posée lors de la consultation était la suivante : est-ce qu’il serait plus rapide d’aller dans une autre mairie et de ne pas mentionner le Japon pour faire une nouvelle déclaration de mariage ? Je lui ai dit de ne pas faire cela. Il y avait deux raisons à cela.

1. La date du mariage serait enregistrée différemment. En Corée, la date du mariage est celle de la déclaration (article 812 du Code civil). Il enregistrerait un mariage déjà contracté en septembre 2024 comme s’il avait été contracté en 2026. Il y aurait une différence de deux ans entre la date du mariage enregistrée dans le registre de l’état civil japonais et celle du registre coréen.
2. Il serait beaucoup plus difficile de corriger par la suite. Pour corriger un registre d’état civil déjà enregistré, il faut souvent passer par une procédure de rectification nécessitant l’autorisation du tribunal. Ce qui pourrait être une simple formalité administrative prendrait alors plusieurs mois.

Voici les différences entre les deux méthodes :

4. Que se passe-t-il si le délai de 3 mois est dépassé et quelle est l’amende ?

La deuxième préoccupation du client concernait le délai. Il avait omis de soumettre les documents qui devaient être soumis dans un délai de 3 mois depuis près de deux ans, et il craignait qu’ils ne soient refusés ou qu’une lourde amende ne soit appliquée.

Il n’y avait pas lieu de s’inquiéter de quoi que ce soit.

• La déclaration est acceptée même si le délai est dépassé. Le même article 40 dispose que même une déclaration faite après la période de déclaration est acceptée.
• L’amende est inférieure à 50 000 wons. Le même article 122 dispose que les personnes qui ne se conforment pas au délai sans motif légitime sont soumises à une amende inférieure à 50 000 wons.

Cela n’affecte pas non plus la validité du mariage. Le mariage a déjà été contracté lorsque la déclaration a été acceptée au Japon, et les documents soumis en Corée ne font qu’annoncer ce fait.

Nous avons décidé de ne pas contester l’amende. La seule raison du retard était de ne pas connaître la procédure, ce qui ne peut être considéré comme un motif légitime. Conformément à l’article 18 de la loi sur la réglementation des infractions, il est possible de recevoir un préavis et de bénéficier d’une réduction en soumettant ses observations dans le délai imparti, nous avons donc convenu de les payer dès réception du préavis. Il valait mieux utiliser le temps pour organiser le registre avant la date de soumission bancaire plutôt que de perdre des jours à rédiger une observation.

5. Préparation du certificat de réception de déclaration de mariage japonais et de la traduction

Nous avons d’abord cherché le document original. Le client avait conservé plusieurs copies du certificat de réception de déclaration de mariage délivré par la mairie japonaise au moment de la déclaration. Une copie est restée après avoir été remise à l’entreprise et aux administrations, et elle a été retrouvée dans les documents de déménagement après la consultation.

Ensuite, nous avons contacté la mairie. Après deux visites infructueuses, la troisième a dû aboutir à une prise en charge. Nous avons posé quatre questions par téléphone au service de l’état civil de la mairie du lieu de résidence.

1. Si un certificat daté de deux ans auparavant pouvait être obtenu. On nous a répondu que la date de délivrance ne posait pas de problème, car il s’agissait d’un certificat attestant de la constitution du mariage.
2. Si le client pouvait rédiger lui-même la traduction. On nous a dit que le nom de la personne ayant traduit devait être indiqué.
3. Si une vérification supplémentaire, comme un apostille, était nécessaire. Dans ce cas précis, elle n’était pas requise.
4. Comment prouver la nationalité du mari. On nous a dit qu’une copie du passeport suffirait.

Ces questions peuvent donner des réponses différentes selon les documents et le service d’accueil, il est donc plus sûr de les poser avant de soumettre les papiers.

Le client, qui maîtrise bien le japonais, a rédigé lui-même la traduction. J’ai comparé côte à côte la traduction et le formulaire de déclaration pour vérifier si les noms, les dates de naissance et les dates de mariage correspondaient. Deux points ont posé problème.

La mention des dates. Le certificat japonais indiquait la date du mariage en éra japonaise. L’ère Reiwa 6 correspond à l’année 2024 de l’ère grégorienne. Pour éviter que le responsable de la mairie ne doive recalculer, j’ai demandé d’indiquer également l’année grégorienne dans la traduction.

Le nom du client. Le client utilisait un nom coréen sans caractère chinois, alors que le certificat japonais indiquait le nom en katakana. Si on se contentait de le transcrire phonétiquement, le nom serait différent de celui figurant dans le registre coréen. La mairie doit vérifier que la personne figurant sur le certificat correspond à celle du registre. C’est pourquoi la traduction indique à la fois la transcription originale et le nom coréen en caractères chinois, et nous avons joint une copie du passeport présenté à la mairie japonaise lors de la déclaration de mariage. On peut vérifier qu’il s’agit de la même personne si le nom et la date de naissance en lettres romaines correspondent à ceux du certificat.

6. Remplissage du formulaire de déclaration de mariage : date de constitution du mariage et mention du nom

Lors de la soumission du certificat, nous remplissons également un formulaire de déclaration de mariage. Cependant, les champs à remplir sont différents.

• Dans le champ “Date de constitution du mariage selon un mode étranger”, nous indiquons la date de 2024 septembre, date à laquelle la déclaration a été acceptée au Japon. Ce champ reste vide lors d’une nouvelle déclaration de mariage en Corée.
• Le champ des témoins est laissé vide. Il n’est pas nécessaire d’avoir des témoins, car il s’agit de déclarer un mariage déjà constitué. Nous n’avons pas utilisé le premier formulaire de déclaration où deux amis avaient signé.
• Dans le champ “Lieu d’enregistrement du mari”, nous indiquons la nationalité. C’est parce qu’un étranger n’a pas de lieu d’enregistrement.
• Un seul des époux coréens peut soumettre les documents. Le mari devait se rendre au travail, il n’était donc pas nécessaire qu’il y aille avec nous.

La partie la plus délicate a été le nom du mari. Le nom de l’époux étranger est inscrit en caractères coréens dans le registre de l’état civil. Le mari utilisait le nom “Yuta” en caractères coréens depuis son arrivée en Corée. Cependant, les règles de transcription des mots étrangers ne prennent pas en compte les voyelles longues du japonais. La mairie nous a dit que la règle était d’écrire “Yuta” selon les règles de transcription.

Cette transcription devient la référence pour les documents ultérieurs. Lors de la déclaration de naissance de l’enfant, le nom du père suivra également cette transcription. Nous avons donc écrit “Yuta” sur le formulaire de déclaration et avons aligné les noms des parents du mari sur les mêmes critères. Nous pouvons expliquer aux banques et aux entreprises que le nom en lettres romaines est le même que celui figurant sur le passeport.

Le mari, qui a entendu cette histoire, a ri un bon moment en disant que son nom avait perdu une lettre quand il est venu en Corée. Le soir même, le mari s’est entraîné à signer avec son nouveau nom, et le client nous a envoyé une photo du papier. L’écriture était assez soignée.

7. Dépôt en mairie et délivrance de l’acte de mariage

Le dépôt a eu lieu trois jours après la consultation. Le client a directement soumis les documents au service de la mairie de son lieu de résidence. Conformément à l’article 20 de la loi sur l’enregistrement des relations familiales, la déclaration peut être effectuée non seulement au lieu d’enregistrement du déclarant, mais aussi à son lieu de résidence ou à son lieu de séjour actuel. Le client, ayant lu un article sur internet, pensait qu’il devait être déposé à l’ambassade coréenne au Japon et avait même regardé des billets d’avion, mais s’il est de retour au pays, il peut le déposer à la mairie de sa ville.

Les documents soumis sont les suivants :

L’agent a comparé ligne par ligne le document original japonais et sa traduction, et le dépôt a été accepté sans modification.

Six jours plus tard, le client a récupéré son acte de mariage. Le nom et la nationalité du mari étaient indiqués dans la case prévue à cet effet, et la date du mariage était celle de la réception de la déclaration au Japon, le 2024 septembre. C’était trois jours avant la date de soumission des documents bancaires. Le délai de traitement dépend des circonstances du service, il faut donc prévoir un délai si une date limite est fixée.

L’avis de sanction a été reçu par courrier environ deux semaines plus tard. Le client a payé le montant réduit dans le délai imparti pour la soumission d’une opinion, et l’affaire a été close.

Le couple a emménagé à la date du paiement du solde. Le mari a pris une photo de l’acte de mariage et l’a envoyée à ses parents au Japon. On raconte que sa belle-mère a cherché un tableau de syllabes coréennes pour essayer de lire le nom de son petit-fils écrit en hangul.

Nous avons également informé le client des démarches restantes. Si le mari souhaite plus tard obtenir un statut de résident pour mariage, il devra examiner les conditions séparément, ce qui constitue une procédure distincte de cette déclaration. Même dans ce cas, le point de départ sera l’acte de mariage que nous avons organisé cette fois.

8. Liste de contrôle des documents pour la déclaration de mariage international

Si vous vous êtes mariés à l’étranger et que cela n’a pas encore été enregistré dans le registre coréen, veuillez vérifier les points suivants :

1. Vérifiez la case du conjoint sur l’acte de mariage pour vous assurer qu’elle est remplie. Si elle est vide, cela signifie qu’il n’est pas encore enregistré en Corée.
2. Ne faites pas une nouvelle déclaration de mariage en Corée, mais trouvez l’acte de mariage original reçu à l’étranger. S’il est manquant, faites-le rééditer auprès des autorités du pays où vous vous êtes mariés.
3. Sur la traduction, indiquez le nom du traducteur, la date en format séculaire et le nom de manière à ce qu’il corresponde à l’inscription dans le registre.
4. Avant le dépôt, demandez à la mairie la date de délivrance, les vérifications supplémentaires (apostille, etc.) et la méthode de preuve de nationalité.
5. Même si trois mois se sont écoulés, la déclaration sera acceptée. L’amende est de 50 000 won maximum, et si vous avez une date limite pour la soumission des documents à la banque ou à l’entreprise, calculez la date à partir de cette date.

Si la déclaration de mariage est faite en Corée en premier, les documents requis sont différents. Il faut un certificat prouvant que le conjoint étranger remplit les conditions de mariage selon les lois de son pays, ainsi qu’une traduction et une preuve de nationalité, et les noms des documents et les organismes de délivrance varient d’un pays à l’autre. Si vous vous préparez à une déclaration de mariage international à Incheon ou Songdo, il est préférable de vérifier d’abord le nom des documents du pays de votre conjoint. Les conditions et les documents acceptés varient selon le pays et le service, il est donc nécessaire de vérifier individuellement chaque cas.

Il s’agit d’une histoire conçue à des fins d’illustration.