[Création d'entreprise] La durée de validité de la certification d'entreprise technologique (Venture) est de 3 ans : période de renouvellement avant expiration et documents requis — les critères changent après 3 ans de création

Résumé en 3 points

• La durée de validité du certificat de l’entreprise technologique (Venture Business) est de 3 ans à compter de la date de confirmation, et il n’existe pas de procédure de renouvellement spécifique. Il est nécessaire de demander une nouvelle confirmation avant l’expiration.
• Pour les types “Recherche et Développement” et “Croissance Innovante”, le délai de traitement est de 45 jours, avec une possibilité de prolongation unique de 20 jours, ce qui permet de fixer la date de demande en calculant à rebours jusqu’à un maximum de 65 jours.
• Après 3 ans suivant la création de l’entreprise, le critère du ratio des dépenses de R&D par rapport au chiffre d’affaires (5 % ou plus, ou le ratio publié selon le secteur) s’applique au type Recherche et Développement. Il faut d’abord calculer s’il est possible de demander à nouveau le même type qu’au moment de la première confirmation.

Sommaire

1. Demandes concernant l’expiration des certificats en hausse en octobre
2. Circonstances vérifiées lors de la consultation en visioconférence 70 jours avant l’expiration
3. La raison pour laquelle il n’était pas possible de demander à nouveau le même type reçu initialement
4. Calcul des 4 derniers trimestres et période de demande
5. Les 30 jours de déclaration de changement du laboratoire de recherche et les enregistrements de notification au sein de l’entreprise
6. Formulaire de demande pour le type “Croissance Innovante” et organisation des preuves
7. Délivrance du certificat et calendrier ultérieur
8. Contenu du travail de l’agent administratif et liste de contrôle de préparation

1. Demandes concernant l’expiration des certificats en hausse en octobre

Je suis un agent administratif basé à Songdo, Incheon. Je vais vous présenter une anecdote rencontrée au cours de mon travail.

Chaque année, en octobre, les demandes provenant des entreprises prennent une forme similaire. Il s’agit de personnes qui, en consultant par avance les annonces des projets de soutien pour l’année suivante ou en préparant les documents pour la prolongation de la période des fonds de politique économique, se rendent compte tardivement que la date d’expiration de leur certificat ou de leur attestation tombe à la fin de l’année.

La durée de validité et la procédure de renouvellement des attestations reçues par les entreprises varient selon leur type. L’attestation de l’entreprise de type “Venture” est valable 3 ans à compter de la date de confirmation, l’attestation de la petite et moyenne entreprise (PME) est d’un an selon l’exercice comptable, et la confirmation de production directe est de 2 ans. Pour certaines, il faut demander le renouvellement dans un délai défini avant l’expiration pour assurer la continuité, tandis que pour d’autres, il n’existe aucune procédure de renouvellement et il faut refaire la demande comme la première fois.

Cette histoire concerne une entreprise dont l’attestation d’entreprise de type “Venture” expire dans 70 jours. Le client pensait qu’il suffisait de faire la demande exactement comme lors de la première confirmation, mais entre-temps, l’entreprise avait grandi, ce qui rendait difficile le respect des critères pour le même type de catégorie.

2. La situation constatée lors de la consultation en visioconférence à 70 jours de l’expiration

Tout d’abord, j’ai reçu un e-mail. Il contenait une brève question accompagnée d’une copie de l’attestation : « Quand et où dois-je cliquer pour le renouvellement de la certification de l’entreprise technologique (Venture) ? »

Nous avons discuté en visioconférence le jour du rendez-vous. La représentante est une femme d’une vingtaine d’années qui dirige une entreprise fabriquant des capteurs de vibration à fixer sur les équipements d’usine et des logiciels d’analyse signalant les signes anormaux. L’entreprise a été créée en juillet 2021 et compte 9 employés.

La situation de l’entreprise était la suivante :

• Attestation de l’entreprise technologique (Venture) : Certifiée le 18 décembre 2022, type Recherche et Développement (R&D). Étant donné qu’elle est valable 3 ans à compter de la date de certification, elle est valable jusqu’au 17 décembre 2025.
• Prêt de fonds publics : Une copie de l’attestation valide devra être soumise lors de l’examen de la prolongation prévu au début de l’année prochaine.
• Projet de R&D gouvernemental pour le premier trimestre de l’année prochaine : L’entreprise prévoit de postuler à un appel à projets comportant des points bonus pour les entreprises technologiques (Venture).
• Recrutement de chercheurs : Le calendrier de renouvellement des contrats de deux chercheurs est lié à la sélection du projet.

La structure était telle qu’une interruption de la validité de l’attestation compromettrait simultanément les documents de prolongation des fonds publics et les points bonus pour les projets. La représentante pensait que l’attestation reçue il y a trois ans « se renouvelait automatiquement » et a précisé que l’alerte d’expiration configurée par le développeur de l’entreprise ne s’était pas déclenchée. Cette histoire sera abordée plus tard.

Avant de terminer l’appel, je lui ai d’abord précisé qu’il n’existe pas de bouton de renouvellement. La durée de validité de l’attestation de l’entreprise technologique est fixée à 3 ans à compter de la date de certification selon l’article 18-4 du « Décret d’application de la loi spéciale sur la promotion des entreprises technologiques (Venture) », et la procédure consiste à demander une nouvelle vérification à l’approche de l’expiration pour obtenir une nouvelle attestation.

3. La raison pour laquelle il n’était pas possible de postuler à nouveau avec le même type qu’initialement

Le représentant a déclaré qu’il souhaitait faire la demande sous la même catégorie de recherche et développement qu’il y a trois ans. En effet, le laboratoire de recherche et développement de l’entreprise est toujours en place et les dépenses de recherche et développement ont même augmenté.

Il y avait une disposition à vérifier ici. La catégorie de recherche et développement est définie à l’article 2-2, paragraphe 1, point 2, sous-point b) de la loi. L’entreprise doit posséder un laboratoire de recherche et développement ou un département dédié à la recherche et développement, et les dépenses annuelles de recherche et développement ainsi que le ratio des dépenses de recherche et développement par rapport au chiffre d’affaires annuel doivent être respectivement supérieurs aux critères fixés par le décret présidentiel. Les critères définis par l’article 2-3, paragraphe 5 du décret d’application sont les deux suivants :

1. Dépenses annuelles de recherche et développement de 50 millions won ou plus
2. Un ratio des dépenses de recherche et développement par rapport au chiffre d’affaires annuel de 5 % ou plus, et supérieur au ratio publié par secteur d’activité

Cependant, la clause de condition du même sous-point b) stipule que “le critère de ratio ne s’applique pas aux entreprises ayant moins de 3 ans d’existence depuis leur création”.

Il y a trois ans, cette entreprise en était à son 17e mois d’activité. Les critères de ratio ne s’appliquaient pas, il suffisait de dépasser 50 millions de won en frais de recherche et développement. Aujourd’hui, elle en est à son 4e année et 3 mois. Cette fois, il faut également respecter les critères de ratio.

Le représentant a détourné le regard de l’écran un instant avant de dire : « Entre-temps, le chiffre d’affaires a triplé. »

L’augmentation du chiffre d’affaires est une bonne chose pour l’entreprise. Cependant, si les frais de recherche et développement n’augmentent pas au même rythme, le ratio diminue. Pour cette raison, il était difficile d’obtenir une nouvelle confirmation pour le même type de dossier.

4. Calcul des 4 trimestres précédents et période de demande

La période de calcul du ratio est également stipulée dans les dispositions légales. L’alinéa 6 de l’article 2-3 du décret d’application prend pour référence les quatre trimestres précédents le trimestre au cours duquel la demande de confirmation a été effectuée, en comparant les dépenses de recherche et développement (R&D) au chiffre d’affaires total.

Si la demande est déposée en octobre, la période de calcul s’étend du 4ème trimestre 2024 au 3ème trimestre 2025. Le calcul a été effectué sur la base des données trimestrielles fournies par l’entreprise.

Bien que les dépenses de R&D aient dépassé 50 millions won, le ratio était inférieur à 5 %. Le seuil était déjà en dessous avant même de consulter les ratios fixés par les notifications par secteur d’activité.

Le représentant a demandé : « Si nous reportons la demande à janvier prochain, la période de calcul ne changera-t-elle pas ? »

C’est exact. Si la demande est déposée en janvier, la période de référence sera du 1er au 4ème trimestre 2025. Cependant, la période de validité de l’attestation se termine le 17 décembre. En reportant la demande, au lieu de simplement changer la période de calcul, une période sans attestation se créerait, et l’examen de la prolongation des fonds de soutien aux politiques ainsi que les annonces de projets tomberaient durant ce vide.

C’est pourquoi j’ai d’abord calculé à rebours à partir du délai de traitement. L’article 8, alinéa 2 du règlement d’exécution prévoit un délai de traitement de 45 jours pour les types « Recherche et Développement » et « Croissance Innovante », avec la possibilité de prolonger une seule fois pour une durée maximale de 20 jours en cas de circonstances imprévues.

• Demande le 10 octobre → Notification vers le 24 novembre si 45 jours
• Avec une prolongation, au plus tard vers le 14 décembre
• Date d’expiration de l’attestation actuelle : 17 décembre

Si une demande de complément d’information est formulée, le délai est prolongé en conséquence. Il fallait déposer le dossier avant la deuxième semaine d’octobre pour que tout puisse être finalisé avant l’expiration, même en cas de prolongation. Il restait moins de 10 jours.

Il restait donc à déterminer quel type de demande soumettre. Pour le type « Investissement en capital-risque », le montant total de l’investissement d’investisseurs éligibles doit être de 50 millions won ou plus et représenter au moins 10 % du capital social, mais cette entreprise n’avait jamais reçu d’investissement externe. La seule option restante était l’alinéa 1, article 2-2, point 2, sous-point c de la loi, soit le Type Croissance Innovante. Il s’agit d’un type où l’organisme de confirmation évalue le caractère innovant de la technologie et le potentiel de croissance de l’entreprise, et il n’y a pas de critère de ratio par rapport au chiffre d’affaires.

5. Les 30 jours pour la déclaration de modification du laboratoire et les registres de notification au sein de l’entreprise

Après avoir déterminé le type et envoyé la liste des documents, le PDG a évoqué l’histoire du laboratoire de recherche. Il a mentionné qu’un chercheur avait démissionné le 22 août dernier et que son successeur devait arriver fin octobre. La déclaration concernant le laboratoire n’avait pas encore été effectuée.

C’était une tâche à traiter en priorité, indépendamment de la certification de “Venture”. À l’époque, l’article 5 du Règlement d’application de la « Loi sur la promotion de la recherche fondamentale et le soutien au développement technologique » stipulait que les changements dans les effectifs du laboratoire devaient faire l’objet d’une déclaration de modification, et que le formulaire de déclaration de modification devait être soumis dans les 30 jours suivant la date du changement. Comme la démission datait du 22 août, le délai était expiré depuis le 21 septembre. À partir du 1er février 2026, la réglementation a été transférée vers la « Loi sur le soutien à la recherche et au développement des laboratoires de recherche d’entreprise, etc. », et l’article 5 du Règlement d’application prévoit toujours le personnel de recherche et développement comme objet de déclaration de modification, tandis que l’article 7, paragraphe 2 du Décret d’application impose une déclaration dans un délai de 30 jours.

Heureusement, le motif d’annulation de l’agrément est de ne pas avoir effectué la déclaration dans l’année suivant la date du changement (selon l’article 14-3, paragraphe 1, point 5 de la loi de l’époque, et l’article 8, paragraphe 1, point 5 de la loi actuelle). Si la déclaration est faite immédiatement, cela ne constitue pas un motif d’annulation. Même dans le cas où les critères d’agrément ne sont plus respectés, une ordonnance de mise en conformité est délivrée, accordant un délai de complément de 1 mois (l’article 7, paragraphe 5 de la loi actuelle prévoit 1 mois ou plus).

Il y avait une raison spécifique pour avoir effectué la déclaration de modification en premier. Dans l’évaluation du type de croissance innovante, l’organisation de recherche et le personnel de l’entreprise constituent des documents expliquant l’excellence de la technologie. Si le personnel de recherche inscrit sur le formulaire de demande diffère du contenu de la déclaration du laboratoire, cela crée une question supplémentaire à expliquer lors du processus d’évaluation. C’est pourquoi nous avons d’abord soumis le formulaire de déclaration de modification (formulaire n° 8) reflétant la démission et l’arrivée prévue, puis nous avons harmonisé l’état des effectifs dans le formulaire de demande de certification de “Venture” avec ce contenu.

C’est à ce moment-là que j’ai également compris pourquoi l’alerte d’expiration n’avait pas retenti. Le jour où nous avions reçu la confirmation il y a trois ans, un développeur avait créé un bot sur la messagerie interne de l’entreprise nommé « Alerte 90 jours avant expiration ». Cependant, lors du transfert du serveur de l’entreprise l’année dernière, ce bot avait disparu, et la personne qui l’avait créé était précisément ce chercheur qui avait quitté l’entreprise en août dernier. Le PDG a souri en disant : « La prochaine alerte, je l’inscrirai sur un calendrier papier ».

6. Demande pour le type de croissance innovante et organisation des preuves

Les critères d’évaluation du type de croissance innovante s’inscrivent dans le cadre général de l’alinéa 11 de l’article 2-3 du décret d’application. Il s’agit de l’excellence technologique, de la compétitivité des produits et services, ainsi que de la taille et des perspectives du marché. Les critères détaillés sont fixés par avis officiel, et l’organisme de vérification procède à l’évaluation après examen des documents et vérification sur place.

Cette entreprise disposait de nombreuses données accumulées sur trois ans, mais elles étaient éparpillées. Lors de la rédaction de la demande, j’ai regroupé les preuves en les adaptant aux critères d’évaluation.

1. Excellence technologique : 2 brevets enregistrés et 1 demande en cours, la liste des projets de recherche du laboratoire de recherche, et les résultats des tests de prototypes. J’ai synthétisé sur une seule page la manière dont la portée des revendications de brevet est liée aux fonctionnalités des produits réellement vendus.
2. Compétitivité des produits et services : Les contrats et l’historique de renouvellement de 11 clients. J’ai mis en avant le fait que l’usine qui a reçu la première livraison a augmenté le nombre d’installations depuis deux ans.
3. Taille et perspectives du marché : L’analyse de marché issue du plan d’affaires rédigé directement par le représentant. J’ai affiné les chiffres en restreignant le périmètre au secteur industriel où l’entreprise vend réellement ses produits.

Le critère de sélection des données était unique : L’évaluateur peut-il comprendre, rien qu’en lisant les documents, “où la technologie de cette entreprise est-elle vendue ?”. Les récompenses ou les articles de presse figurant dans la présentation de l’entreprise n’étant pas directement liés aux critères d’évaluation, je les ai déplacés en tant que documents de référence à la fin.

J’ai posé une question par écrit concernant les fonds de politique économique. J’ai demandé s’il était possible de remplacer le nouveau certificat par un accusé de réception de la demande si le nouveau certificat n’avait pas encore été délivré lors de l’examen de prolongation, ou s’il était possible de le soumettre après sa délivrance. La réponse était : “Soumettre un certificat valide à la date de l’examen ; si le certificat existant est toujours valide, il est possible de l’utiliser”. Comme l’ancien certificat était valide jusqu’au 17 décembre, il suffisait d’avancer le calendrier pour que l’examen de prolongation ait lieu avant cette date. Après avoir reçu cette réponse, le représentant a reprogrammé la date de l’examen avec le responsable de l’institution financière pour la première semaine de décembre.

La demande a été déposée le 10 octobre via le système de certification de startup (Venture Confirmation System).

7. Délivrance du certificat et calendrier ultérieur

Trois semaines après le dépôt, une visite sur site a été programmée par l’organisme de vérification. L’expert évaluateur a examiné les vidéos montrant les capteurs installés sur les équipements réels ainsi que les écrans d’analyse, et a demandé où la technologie brevetée était intégrée dans le produit. Le représentant a fourni des explications conformément au tableau de correspondance préparé dans la demande.

Une demande de complément d’information a été formulée. Comme le contrat de l’un des clients était au nom d’un distributeur, nous avons dû fournir des documents permettant de vérifier le lieu d’installation final ; nous avons obtenu une attestation du distributeur et l’avons soumise en deux jours.

Dans ce cas, le certificat de certification d’entreprise de croissance innovante a été délivré le 27 novembre sous la catégorie de croissance innovante. La période de validité du nouveau certificat est de 3 ans à compter de la date de délivrance. Cela intervenait 20 jours avant l’expiration de l’ancien certificat, et l’examen pour la prolongation des fonds de soutien aux politiques publiques s’est déroulé comme prévu la première semaine de décembre.

Enfin, j’ai regroupé les certificats et attestations de l’entreprise sur un calendrier unique.

La raison pour laquelle j’ai fixé la révision de la certification de croissance innovante à 4 mois avant l’échéance est l’addition du délai de traitement maximal de 65 jours et du temps nécessaire pour organiser les données des 4 trimestres précédents et déterminer la catégorie. Comme il est possible de repasser à la catégorie de recherche et développement si le ratio des dépenses de R&D dépasse à nouveau les 5 %, nous avons décidé de calculer les deux catégories simultanément à ce moment-là.

8. Contenu des services de l’agent administratif et liste de contrôle de préparation

Le bureau de l’agent administratif Hwang Yunsang assure la préparation et le dépôt des formulaires de demande de certification d’entreprise technologique (Venture Business) et des déclarations de modification de laboratoire de recherche d’entreprise. Nous prenons en charge l’ensemble du processus, de la planification de la demande en calculant rétroactivement la date d’expiration de la certification et la période de traitement, au calcul des critères par type, à l’organisation des preuves selon les critères d’évaluation, jusqu’à la réponse aux demandes de compléments.

Documents requis pour le renouvellement de la certification d’entreprise technologique

1. Demande de certification d’entreprise de type “Venture” (formulaire officiel du ministère des Petites et Moyennes Entreprises et de l’Innovation, demande électronique via le système de certification Venture)
2. Copie de l’ancienne certification d’entreprise Venture (pour vérification de la période de validité)
3. Données sur le chiffre d’affaires et les dépenses de recherche et développement des 4 derniers trimestres (pour la détermination du type d’entreprise)
4. Certificat d’institut de recherche d’entreprise et détails des récentes déclarations de modification (pour l’explication du type de R&D ou de l’organisation de recherche)
5. Preuves technologiques telles que brevets et certifications, documents relatifs aux principales livraisons et contrats
6. Business plan (explication du marché et de la croissance)

Dans ces situations, vérifiez d’abord ceci

• ① La date d’expiration de la certification est dans moins de 4 mois et vous n’avez pas encore commencé la préparation de la demande
• ② Lors de la première certification, vous aviez moins de 3 ans d’existence, mais 3 ans se sont désormais écoulés
• ③ Entre-temps, le chiffre d’affaires a considérablement augmenté ou le personnel de recherche a changé
• ④ Une date limite de soumission de la certification est prévue dans les documents pour des fonds de politique publique ou des projets de soutien

Si la période de validité expire, vous devrez recommencer tout le processus depuis le début, et l’interruption qui en résulte affectera également le calendrier de vos autres documents. Plutôt que de simplement connaître la date d’expiration, il est plus utile de compter à rebours à partir de cette date pour savoir quand et quoi commencer. Les critères et les délais de traitement variant selon les cas, une vérification individuelle est nécessaire.

Ce texte a été reconstitué pour faciliter la compréhension et n’est lié à aucune personne ou événement spécifique.

Nous sommes un bureau d’agent administratif situé à Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Nous traitons les recours administratifs, les demandes de licences/déclarations, l’immigration pour étrangers (visas/séjour), les certifications d’entreprise et la gestion administrative régulière. Si vous êtes une entreprise dont la certification Venture arrive à expiration ou qui doit réévaluer son type, nous calculerons ensemble votre calendrier. Si vous vous posez des questions sur une situation similaire, n’hésitez pas à nous contacter.

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