[Création d'entreprise] Procédures de régularisation des licences et liste des déclarations après le déménagement d'une usine — Est-ce suffisant de simplement changer l'adresse de l'enregistrement de l'entreprise ?

Résumé en 3 points

1. Même si vous changez l’adresse de votre enregistrement commercial et effectuez l’inscription au transfert du siège social, les licences de l’ancienne usine ne s’annulent pas automatiquement.
2. L’approbation de l’établissement et l’enregistrement (déclaration d’achèvement) de la nouvelle usine, ainsi que la régularisation de l’ancienne usine (radiation, fermeture, succession de statut), sont des procédures distinctes et leurs délais respectifs courent séparément.
3. Avant de déménager, vous devez établir une liste des licences par secteur et décider si vous laissez des installations dans l’ancien bâtiment ou si vous les démolissez.

Sommaire

1. Le déménagement d’une usine ne s’arrête pas à l’enregistrement de la nouvelle usine
2. Cas pratique : Une entreprise manufacturière ayant déménagé d’un atelier en location vers la zone industrielle nationale de Namdong
3. Procédures pour la nouvelle usine : Contrat d’occupation, enregistrement de l’usine, installation des installations de fabrication
4. Procédures pour l’ancienne usine : Liste de fermeture, radiation et succession de statut par secteur
5. Cas de démolition et cas de reprise par un successeur
6. Comment lier le remboursement de la caution et la régularisation des licences
7. Résultat de ce cas et liste de vérification avant le déménagement

1. Le déménagement d’une usine ne s’arrête pas à l’enregistrement de la nouvelle usine

Je suis un agent administratif basé à Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Lors des consultations pour le déménagement d’usines, les questions convergent presque toutes vers la même direction. Les questions du type « Comment enregistrer la nouvelle usine ? » arrivent dès trois mois avant le déménagement, tandis que les questions du type « Comment régulariser l’ancienne usine ? » n’arrivent que bien après la fin du déménagement. Et souvent, cela arrive après avoir reçu un avis d’inspection à l’ancienne adresse.

La raison est simple. La modification de l’enregistrement commercial et l’inscription au transfert du siège social sont des démarches très visibles qui figurent dans le calendrier de déménagement. En revanche, comme les usines ont fait l’objet d’autorisations, de déclarations ou d’enregistrements distincts selon chaque réglementation, le nom ne change pas en une seule fois. Cet article suit cette différence à travers un cas concret. Les procédures d’enregistrement et de modification d’usine traitées par notre bureau ont été résumées dans un article précédent ; nous nous concentrerons ici sur les déclarations qui accompagnent le déménagement.

2. Cas : Une entreprise manufacturière ayant déménagé d’un entrepôt loué vers le complexe industriel national de Namdong

Il s’agit de l’histoire d’une femme entrepreneuse d’une vingtaine d’années, dirigeant une entreprise de thermoformage de contenants alimentaires. Elle gérait l’usine pour la deuxième génération, ayant repris l’activité de son père, avec 11 employés. Ils travaillaient depuis près de 12 ans dans un entrepôt loué de 640 m² à Okryeon-dong, Yeonsu-gu, mais le propriétaire ayant décidé de vendre le bâtiment, le renouvellement du bail n’a pas pu être effectué. Coïncidant avec l’approbation de leur demande d’installation dans le complexe industriel national de Namdong, ils ont déménagé leurs équipements à la fin du mois de septembre.

Le déménagement s’est déroulé sans encombre. L’adresse du siège social sur le registre des entreprises a été mise à jour immédiatement après le transfert, et la nouvelle adresse a été inscrite sur les bons de livraison pour les clients. La directrice a déclaré qu’elle pensait que « tout était terminé ».

La consultation a commencé par e-mail à la mi-octème, soit six semaines après le déménagement. Deux avis étaient arrivés à l’ancienne adresse, envoyés par l’ancien gestionnaire de l’immeuble qui en avait pris des photos. L’un concernait un avis d’inspection périodique de sécurité incendie, et l’autre concernait l’échéance pour le rapport relatif aux déchets. Le propriétaire exigeait une « vérification de la régularisation administrative des installations » avant de restituer la caution.

En lisant cet e-mail, une seule chose a été vérifiée : combien de permis et licences étaient toujours actifs sous l’ancien nom de l’usine ? La directrice elle-même ne le savait pas précisément, car son père avait obtenu de nombreux documents lors du lancement de l’usine.

3. Procédures pour la nouvelle usine : contrat d’occupation, enregistrement de l’usine, installation des installations de fabrication

Avant d’examiner l’ancienne usine, nous avons commencé par la nouvelle usine. En effet, si la situation de la nouvelle usine est incorrecte, l’organisation de l’ancienne n’aurait aucun sens.

Si l’usine est située dans un parc industriel, le contrat d’occupation fait office d’approbation de création

Dans un parc industriel, la signature d’un contrat d’occupation avec l’organisme de gestion est considérée comme l’obtention de l’approbation de création de l’usine. Par conséquent, il n’est pas nécessaire de suivre une procédure d’approbation distincte auprès du bureau de district. Le représentant a correctement effectué cette étape. Si l’usine a été déplacée en dehors du parc, les usines dont la surface de construction est supérieure à 500 m² doivent obtenir l’approbation du maire, du chef de comté ou du chef de district, conformément à l’article 13 de la « Loi sur la revitalisation de l’agrégation industrielle et la création d’usines ».

L’enregistrement de l’usine est finalisé par une déclaration d’achèvement après l’installation

Si la déclaration d’achèvement est effectuée dans un délai de 2 mois à compter de la date de l’approbation d’utilisation du bâtiment et de l’installation des machines et équipements, l’usine est inscrite au registre d’enregistrement des usines (Articles 15 et 16 de la même loi, Décret d’application Article 20). Dans ce cas précis, l’équipement ayant été installé fin septembre, la date limite était fin novembre. Après vérification, il s’est avéré que la demande avait déjà été déposée via l’organisme de gestion de l’occupation.

Lors de l’introduction de machines dans un bâtiment existant, vérifiez l’approbation d’installation des installations de fabrication

Dans certains cas, si vous souhaitez installer des machines de fabrication dans un bâtiment d’usine existant pour exercer une activité de fabrication, une approbation d’installation d’installations de fabrication conformément à l’article 14-3 est nécessaire. Cela concerne les usines de 500 m² ou plus, et l’installation sans approbation est passible de sanctions pénales ; il ne s’agit pas d’une simple question d’amende administrative. Dans ce cas précis, la procédure a été réglée lors de l’étape du contrat d’emménagement, mais si vous déménagez vers un bâtiment existant situé en dehors de la zone, vous devez impérativement poser la question avant de signer le contrat.

En résumé, pour la nouvelle usine, le flux est le suivant : Contrat d’emménagement ou approbation de création → Installation → Déclaration d’achèvement (2 mois) → Enregistrement de l’usine. Cela n’est pas lié à la liquidation de l’ancienne usine. L’enregistrement de la nouvelle usine n’entraîne pas automatiquement la radiation de l’enregistrement de l’ancienne usine.

4. Procédures pour l’ancienne usine : Liste des fermetures, radiations et successions de statut par secteur

Passons maintenant à l’ancienne usine. J’avais demandé au représentant par e-mail de rassembler toutes les copies des permis, déclarations et contrats utilisés dans l’ancienne usine, classées par secteur. Nous avons pu les vérifier dans la boîte de documents conservée par son père.

Les secteurs pour lesquels des informations liées à l’ancienne adresse peuvent subsister sont généralement les suivants :

Tous les secteurs ne se règlent pas en une seule étape. Dans ce cas précis, il y avait des déchets plastiques provenant du processus de thermoformage et de petites quantités d’encre provenant du processus d’impression. Par conséquent, les secteurs des déchets et des matières dangereuses étaient concernés, et pour l’incendie, les inspections liées au bâtiment se chevauchaient.

Comme les autorités compétentes diffèrent selon chaque secteur, la régularisation ne peut pas être effectuée de manière centralisée en un seul lieu. De plus, selon le secteur, la méthode de régularisation peut être une succession de statut ou un changement de nom plutôt qu’une fermeture ou une radiation. Cette différence sera expliquée dans la section suivante. Les délais et les formulaires varient selon les lois et règlements, c’est pourquoi nous avons pris les documents du représentant pour les vérifier un par un en interrogeant les guichets compétents de chaque secteur.

5. Cas de démolition et cas de reprise par un successeur

La méthode de régularisation varie selon que les installations sont démolies ou reprises par un successeur.

En cas de démolition des installations, la déclaration de fermeture et de radiation s’accompagne d’une confirmation de la démolition. Si l’activité est simplement interrompue mais que les installations subsistent, des preuves de l’élimination des substances chimiques et des déchets résiduels peuvent être exigées.

Si le locataire suivant reprend les installations, il peut s’agir d’une succession de statut ou d’un changement de nom plutôt que d’une fermeture définitive. Dans ce cas, si une déclaration de fermeture est effectuée prématurément, le successeur devra déclarer de nouvelles installations, ce qui compliquera la situation.

Dans ce cas précis, le propriétaire de l’immeuble ne savait pas encore si l’acheteur était une entreprise du même secteur (transformation de plastique). La décision de démolir ou de laisser les installations n’était pas encore prise. J’ai posé deux questions par écrit au propriétaire : la première concernait le projet du nouveau propriétaire d’utiliser les équipements, et la seconde visait à confirmer si le représentant avait effectivement retiré l’intégralité des équipements. La réponse est arrivée deux jours plus tard : les équipements avaient été retirés à 100 % et le nouveau propriétaire prévoyait de démolir le bâtiment pour le reconstruire.

C’est grâce à cette réponse que l’orientation vers une procédure de fermeture et de radiation a pu être déterminée. Si une déclaration est déposée avant que l’orientation ne soit fixée, un décalage peut survenir, par exemple si une catégorie est fermée alors qu’une autre fait l’objet d’une négociation de succession.

6. Lier le remboursement de la caution et la régularisation des licences

Il n’est pas surprenant que le propriétaire exige une « confirmation de la régularisation administrative » comme condition au remboursement de la caution. En effet, les avis d’inspection ou de rapport liés à l’ancienne adresse du bâtiment peuvent également affecter les parties concernées par l’immeuble.

J’ai recommandé une méthode consistant à rassembler les copies des accusés de réception pour chaque domaine régularisé et à les transmettre progressivement au propriétaire. Si l’on attend que tout soit terminé en une seule fois, le remboursement de la caution sera retardé, ce qui bloquera les fonds de roulement de votre entreprise pendant cette période. Dans ce cas précis, nous avons d’abord envoyé les accusés de réception et les photos de retrait pour les domaines déjà régularisés, et le propriétaire a accepté de rembourser une partie de la caution après avoir vérifié le calendrier pour les domaines restants.

Il y avait un passage particulièrement déroutant. Les documents de déclaration de stockage de substances dangereuses en petite quantité, que le père du PDG avait obtenus lors de l’emménagement il y a 12 ans, ont été retrouvés tout au fond de la boîte, avec un post-it indiquant : « La clé de l’entrepôt d’encre est au bureau de sécurité ». La clé avait été remise au gardien de l’immeuble lors du déménagement, et l’entrepôt était déjà vide. Le PDG a souri en disant : « Mon père prend toujours soin de laisser des notes pour ce genre de choses ». Grâce à ce mémo, la vérification concernant les substances dangereuses a pu être effectuée un jour plus tôt.

7. Résultat de ce cas et checklist avant le déménagement

Dans ce cas, le règlement par secteur a été finalisé environ 5 semaines après le début de la consultation. Pour les déchets, les matières dangereuses et l’air, la situation a été régularisée par une déclaration de fermeture ou de cessation d’activité ; pour l’électricité et le gaz, la résiliation et la liquidation ont été effectuées. Pour la sécurité incendie, la situation a été réglée par l’inspection des responsables du bâtiment, et les avis d’inspection ou de rapport envoyés à l’ancienne adresse ne sont plus arrivés. Dans ce cas précis, la caution a été restituée sans aucun reliquat. Toutefois, cela signifie que ce résultat s’applique à la combinaison spécifique d’installations et de secteurs d’activité de ce cas, et que la durée n’est pas la même pour tous les déménagements. Comme les objets de déclaration et les délais varient selon le domaine, une vérification individuelle est nécessaire.

Si vous vous apprêtez à déménager, veuillez vérifier les points suivants dans l’ordre :

1. Préparez d’abord une liste des permis et autorisations de l’ancienne usine. Énumérez par secteur : l’enregistrement de l’usine, les déchets, l’air/l’eau/les odeurs, la sécurité incendie, les matières dangereuses, l’électricité et le gaz.
2. Confirmez par écrit avec le propriétaire du bâtiment si vous laissez les installations ou si vous les démolissez dans l’ancien bâtiment.
3. Pour la nouvelle usine, établissez un calendrier distinct : Contrat d’occupation ou approbation de création → Installation → Déclaration d’achèvement (dans les 2 mois suivant la date de fin d’installation).
4. Avant la date du déménagement, déterminez une méthode pour transférer le courrier arrivant à l’ancienne adresse vers la nouvelle adresse.
5. Conservez les reçus de dépôt et les photos de l’évacuation regroupés par secteur. Ils seront utilisés tels quels lors de la restitution de la caution.

Ce texte a été reconstitué pour faciliter la compréhension et n’est lié à aucune personne ou événement spécifique.

Bureau de l’agent administratif situé à Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Nous traitons les recours administratifs, les services de préparation et de dépôt de documents pour les permis et déclarations, l’immigration pour étrangers (visas et séjour) et la gestion administrative périodique. Nous examinons également l’état actuel avant le dépôt pour l’enregistrement/la modification de l’enregistrement de l’usine et les déclarations par secteur liées au déménagement. Si vous vous trouvez dans une situation similaire, n’hésitez pas à nous contacter.

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