Saya agen administrasi dengan kantor di Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Berikut catatan satu kasus yang saya temui dalam pekerjaan.
Ada empat lembar surat pemberitahuan pajak kendaraan. Kendaraan yang sama, tahun yang berbeda.
Yang paling lama dari tiga tahun lalu, yang paling baru dari dua bulan lalu. Jumlahnya bertambah di setiap lembar. Denda tambahannya menumpuk.
Pemilik kendaraan itu sudah meninggal empat tahun sebelumnya.
Tersisa dua kendaraan
Klien saya seorang perempuan berusia akhir lima puluhan. Ayahnya meninggal empat tahun lalu dan meninggalkan dua kendaraan.
Satu adalah minibus berumur dua belas tahun. Semasa hidup, ayahnya memakainya untuk usaha jasa pindahan kecil-kecilan, dan setelah ia meninggal minibus itu diparkir di depan gudang seorang kenalan di Provinsi Gyeonggi. Katanya, sekarang sudah tidak bisa jalan.
Satu lagi sepeda motor, model lama bermesin kecil yang dipakai ayahnya berkeliling kampung. Motor itu ada di sudut halaman rumah keluarga.
Beberapa bulan pertama setelah ayahnya meninggal habis untuk pemakaman dan urusan lain, lalu jadilah "kendaraan diurus nanti saja". Kata "nanti" itu menjadi empat tahun.
Mengapa tertunda empat tahun
Klien bukan orang yang lalai. Penundaan itu punya alasan jelas.
Ahli warisnya tiga orang: klien, adik laki-lakinya, dan seorang adik laki-laki lagi.
Masalahnya ada pada yang terakhir. Sudah lebih dari sepuluh tahun ia tidak bisa dihubungi. Alamatnya berubah dan nomor ponselnya sudah mati. Ia pun tidak datang ke pemakaman.
Sekitar dua tahun lalu, klien pernah mencoba mengurusnya sendiri. Ia menelepon kantor gu (kantor distrik) dan bilang ingin menghapus kendaraan ayahnya, lalu diberi tahu bahwa diperlukan persetujuan semua ahli waris. Informasi itu benar. Pada prinsipnya, penghapusan registrasi kendaraan milik bersama memerlukan persetujuan semua pemilik bersama.
Maka ia menyerah saat itu juga. Tidak ada cara menemukan satu orang itu.
Sejak itu surat pajak kendaraan terus datang. Awalnya lewat pos ke alamat lama, lalu setelah alamat dibereskan, dikirim ke klien.
Apa yang dirugikan klien
Perlu saya catat mengapa urusan ini tiba-tiba menjadi mendesak.
Pajak kendaraan yang menumpuk sudah mencapai beberapa juta won. Itu saja sudah memberatkan, tetapi ada masalah yang lebih besar.
Dua tahun sebelumnya klien membuka toko kecil lauk-pauk (banchan). Ia punya pinjaman yang dicicil setiap bulan. Tidak ada yang menjelaskan apa arti tunggakan pajak yang menumpuk bagi seorang pemilik usaha, tetapi ia bilang merasa cemas tanpa tahu persis kenapa.
Lalu ada satu hal yang menentukan: datang sepucuk surat.
Isinya perintah untuk mengikuti asuransi wajib. Intinya, kendaraan itu dibiarkan tanpa asuransi wajib dan harus segera diasuransikan.
Katanya, saat melihat surat itu ia pertama kali berpikir, "Ini bukan hal yang bisa dibiarkan begitu saja." Minggu itu juga ia menelepon untuk membuat janji.
Surat perintah itu memutar satu jam lagi
Pada konsultasi pertama, saya melihat surat pemberitahuan itu lebih dulu. Saya perlu memastikan tanggalnya.
Jika perintah mengikuti asuransi wajib tidak dipenuhi melewati jangka waktu tertentu, hal itu menjadi alasan bagi wali kota atau gubernur provinsi untuk menghapus registrasi kendaraan secara ex officio. Jangka waktunya satu tahun.
Di sini saya menyampaikan dua hal sekaligus.
Pertama, ini bukan semata kabar buruk. Artinya ada satu jalur lagi bagi kendaraan terbengkalai untuk dibereskan.
Kedua, bukan berarti menunggu adalah jawabannya. Dibereskan secara ex officio atau dibereskan oleh pihak pemilik berbeda dalam apa yang terus bertambah selama menunggu. Selama menunggu, jam pajak dan denda tetap berjalan. Dan kapan serta bagaimana penghapusan ex officio berjalan bukan kita yang menentukan.
Jadi arahnya hanya satu: membereskannya dari pihak kita.
Setelah tanggal surat itu dicek, ternyata belum genap setahun. Artinya, kita masih berada di rentang waktu ketika kita bisa bergerak.
Kami memutuskan memisahkan kedua kendaraan
Di awal konsultasi ada satu hal yang kami tetapkan: minibus dan sepeda motor tidak digabung menjadi satu perkara.
Alasannya jelas. Mobil dan sepeda motor diatur dalam kerangka yang berbeda.
Mobil diatur dalam sistem registrasi, dan penghapusannya diproses oleh kantor registrasi. Sebaliknya, sepeda motor diatur dengan sistem laporan penggunaan, dan loketnya ada di pusat layanan administrasi dan kesejahteraan eup/myeon/dong.
Jadi meski sama-sama "kendaraan peninggalan ayah", loket dan dokumennya berbeda. Kalau datang ke satu tempat pada hari yang sama untuk menyelesaikan keduanya sekaligus, hasilnya sia-sia.
Tingkat kesulitannya pun berbeda. Urusan sepeda motor jauh lebih ringan. Maka urutannya kami tetapkan begini: selesaikan yang ringan dulu, lalu curahkan waktu untuk yang berat.
Awalnya klien heran. Bukankah masalah yang besar harus didahulukan? Saya jelaskan bahwa menyelesaikan yang ringan lebih dulu memberi dua hal: rasa bahwa urusan bergerak, dan dokumen yang diperoleh di sepanjang jalan sekaligus bisa dipakai untuk urusan yang berat.
Nyatanya, dokumen hubungan keluarga yang didapat saat mengurus sepeda motor dipakai apa adanya untuk minibus.
Kami mulai dari sepeda motor
Sepeda motor berada dalam sistem laporan penggunaan. Karena itu, bila kepemilikannya berubah atau tidak dipakai lagi, laporan yang sesuai harus diajukan.
Saya lebih dulu membicarakan tenggat. Perubahan kepemilikan sepeda motor memiliki tenggat yang ditetapkan. Pada prinsipnya, jual beli dalam 15 hari, hibah dalam 20 hari, dan warisan dalam tiga bulan.
Warisan tiga bulan. Sudah lewat empat tahun.
Raut wajah klien menegang mendengarnya. Saya katakan: kenyataan bahwa tenggat sudah lewat memang tidak bisa diubah, tetapi tenggat yang terlewat tidak membuat penyelesaiannya menjadi mustahil. Urusan terkait masa yang sudah lewat dan prosedur menyelesaikannya sekarang berjalan terpisah.
Lalu saya tambahkan satu hal. Kalau tidak dibereskan sekarang, bagian itu akan terus membesar. Hari ini adalah saat paling kecilnya.
Proses sebenarnya relatif sederhana: dokumen yang membuktikan kematian dan hubungan waris, dokumen tentang kondisi sepeda motor saat ini, dan formulir laporan. Motor itu sudah tidak bisa dipakai dan bertahun-tahun tidak bergerak di halaman.
Saya menelepon pusat layanan setempat lebih dulu untuk memastikan tiga hal:
① Apakah ada dokumen tambahan jika tenggat warisan sudah lewat ② Bagaimana cara mereka memastikan bahwa motor saat ini tidak bisa dipakai ③ Bagaimana urusan sepeda motor diproses jika ahli warisnya beberapa orang
Yang ketiga adalah kuncinya. Jawabannya bisa berbeda menurut praktik tiap daerah, jadi perlu dipastikan langsung. Namun dalam perkara ini, ada jalur yang membuatnya jauh lebih ringan daripada minibus.
Urusan sepeda motor selesai dalam dua minggu.
Minibus: tembok persetujuan semua pihak
Minibus adalah urusan utamanya.
Prinsipnya seperti yang sudah saya tulis. Penghapusan registrasi kendaraan milik bersama memerlukan persetujuan semua pemilik bersama. Kendaraan yang karena warisan menjadi atas nama semua ahli waris juga termasuk di sini.
Karena itu, selama beberapa tahun, konsultasi jenis ini umumnya berakhir sama: "Ahli waris yang bisa dihubungi tidak bisa berbuat apa-apa sendiri." Kendaraan tetap di tempat, pajak menumpuk, dan tak seorang pun bisa menyentuhnya.
Namun, di sini telah dibuat pengecualian baru.
Maksudnya adalah mengizinkan penghapusan registrasi secara pengecualian, terbatas pada kasus yang punya keadaan yang menyulitkan diperolehnya persetujuan semua pemilik bersama dan kendaraannya tidak lagi memiliki nilai jual.
Arti penting pengecualian ini jelas. Konsultasi seperti "saudara saya tidak bisa dihubungi sehingga mobil ayah tidak bisa dihapus" kini menjadi perkara yang masih bisa diperjuangkan.
Tetapi di sini perlu hati-hati. Pengecualian ini tidak berarti siapa pun bisa menghapus registrasi sendirian. Ada dua hal yang harus dibuktikan.
Pertama, keadaan yang menyulitkan diperolehnya persetujuan; kedua, bahwa tidak ada nilai jual yang tersisa.
Standar pembuktian dan dokumen yang harus diserahkan bisa berbeda tergantung praktik kantor registrasi setempat, jadi wajib dipastikan sebelum mengajukan. Kami pun melakukannya.
Kami menjadikan masing-masing poin sebagai bukti
Setelah dipastikan, yang dibutuhkan menjadi jelas: menjadikan masing-masing dari dua dalil itu bukti tertulis.
1) Keadaan yang menyulitkan diperolehnya persetujuan
Menulis "tidak bisa dihubungi" saja tidak cukup. Harus ada jejak upaya menghubungi.
Maka kami susun hal berikut:
- Alamat terakhir yang tercatat dalam dokumen kependudukan, dan bukti pengiriman surat tercatat ke alamat itu. Amplop yang kembali dengan keterangan "penerima tidak dikenal" kami simpan apa adanya.
- Catatan panggilan ke nomor yang diketahui, termasuk layar yang menunjukkan nomor tidak aktif.
- Surat pernyataan fakta dari saudara yang bisa dihubungi, bahwa sudah lebih dari sepuluh tahun tidak ada kontak dan ia tidak hadir di pemakaman.
- Surat pernyataan dari dua orang kerabat.
Yang penting di sini adalah urutannya. Saya mengirim surat tercatat lebih dulu, dan baru setelah amplopnya kembali saya merampungkan persiapan permohonan. Amplop yang kembali adalah bukti paling bersih bahwa "sudah dicoba dihubungi tetapi tidak sampai".
Klien bertanya, "Kita sudah tahu suratnya tidak akan sampai, kenapa tetap dikirim?" Saya katakan bahwa yang kita ketahui dan yang tertinggal di atas kertas itu berbeda. Yang kita ketahui menjadi klaim; yang tertinggal menjadi bukti.
2) Tidak ada nilai jual yang tersisa
Bagian ini relatif mudah dibuat objektif.
- Tahun pembuatan dan jarak tempuh kendaraan
- Bukti kondisi tidak bisa dijalankan: bertahun-tahun tidak bergerak, dan dari kondisi aki serta bannya tidak bisa berjalan sendiri.
- Data harga pasar untuk tahun dan jenis yang sama
- Dokumen konfirmasi dari usaha penghancuran kendaraan
Di sini saya sengaja menambahkan satu hal: foto tempat penyimpanan dan status pemakaian tempat itu. Karena kendaraannya diparkir di depan gudang seorang kenalan, kenalan itu mengonfirmasi bahwa "kendaraan itu bertahun-tahun ada di tempat ini".
Saya memasukkannya karena penilaian nilai jual dan lamanya terbengkalai saling menguatkan. Fakta bahwa kendaraan itu lama dibiarkan mendukung dalil bahwa nilainya sudah tidak ada.
Penghancuran dan penghapusan registrasi bukan hal yang sama
Selama perkara ini, klien beberapa kali bertanya: "Bukankah selesai kalau diserahkan ke tempat penghancuran mobil?"
Ini salah paham yang paling sering terjadi dalam praktik. Dan yang paling mahal.
Penghancuran adalah prosedur membongkar kendaraan secara fisik; penghapusan registrasi adalah prosedur administrasi menghapus kendaraan itu dari catatan registrasi. Keduanya berkaitan, tetapi yang satu tidak otomatis terjadi bersama yang lain.
Bila diurus lewat usaha penghancuran, biasanya usaha itu menerima dokumen terkait dan meneruskan sampai penghapusan registrasi, tetapi perlu dipastikan bahwa prosesnya benar-benar selesai. Ada yang tidak mengecek lalu baru tahu penghapusan tidak terjadi ketika surat pajak kendaraan datang beberapa bulan kemudian.
Cara mengeceknya tidak sulit: cukup minta dokumen yang membuktikan penghapusan registrasi. Dokumen ini kadang diperlukan untuk menutup asuransi atau prosedur lain, jadi sebaiknya simpan satu lembar.
Hal yang sama berlaku untuk kendaraan curian. Melapor pencurian ke polisi saja tidak otomatis menghapus registrasi. Anda harus mendapatkan bukti laporan lalu mengajukan penghapusan registrasi secara terpisah ke kantor registrasi; baru setelah itu pajak dan denda yang timbul kemudian berhenti. Orang yang tidak tahu hal ini bisa bertahun-tahun menumpuk tagihan untuk mobil yang sudah tidak ada.
Singkatnya: apakah kendaraan hilang secara fisik dan apakah ia hilang dari catatan registrasi adalah dua persoalan berbeda. Yang bermakna secara administrasi adalah yang kedua.
Setiap alasan penghapusan memerlukan dokumen berbeda
Satu hal lagi. Penghapusan registrasi bukan satu jenis. Prosedurnya berbeda menurut alasannya.
- Penghapusan karena penghancuran berpusat pada dokumen bukti penghancuran.
- Penghapusan karena ekspor dilakukan untuk kendaraan yang akan diekspor, diikuti laporan bahwa ekspor telah dilaksanakan. Dalam beberapa kasus bisa diajukan tanpa terikat wilayah, sehingga ada keleluasaan memilih loket.
- Penghapusan karena pencurian berpusat pada bukti laporan pencurian dari kantor polisi setempat.
- Dan jika, seperti perkara ini, kendaraannya masih ada dan kepemilikannya rumit, intinya adalah bukti yang memenuhi persyaratan.
Kata yang dipakai sama, "penghapusan", tetapi dokumen yang disiapkan sama sekali berbeda. Karena itulah hal pertama yang saya tanyakan dalam konsultasi adalah "mengapa ingin dihapus?". Alasannya menentukan loket dan dokumen.
Ditambah lagi satu faktor: hak tanggungan (jaminan). Jika masih ada jaminan dari perusahaan pembiayaan atau lembaga keuangan, penghapusan dan penjualan sama-sama terhambat. Sekalipun pinjamannya sudah lunas, jaminan tidak otomatis hapus. Baru beres jika setelah pelunasan Anda menerima dokumen dari pemegang jaminan dan mengajukannya ke kantor registrasi.
Minibus dalam perkara ini tidak punya jaminan. Meski begitu, saya mengecek buku registrasinya lebih dulu. Kalau ada, langkahnya bertambah satu: bereskan jaminan dulu, baru penghapusan.
Kalau mengajukan tanpa mengecek urutannya, Anda baru tahu urutannya setelah permohonan ditolak.
Yang tidak kami tulis dalam permohonan
Saat menyusun berkas, ada tiga hal yang saya putuskan untuk tidak ditulis.
Pertama, penilaian terhadap ahli waris yang memutus kontak. Tidak satu baris pun tentang mengapa ia memutus kontak atau orang macam apa dia. Yang harus kami buktikan adalah "keadaan yang menyulitkan diperolehnya persetujuan", dan itu soal fakta. Begitu penilaian terhadap orang masuk, sifat berkasnya berubah.
Kedua, keluhan soal pajak. Saya tidak menulis panjang tentang betapa beratnya pajak yang menumpuk. Syarat penghapusan dan beban pajak adalah dua hal berbeda. Mencampurkan keadaan lain ke dalam berkas yang sedang diperiksa syaratnya membuat fokusnya kabur.
Ketiga, tuntutan soal lama pemrosesan. Saya tidak menulis kalimat yang meminta agar dipercepat. Kalau yang ditulis tuntutan, jadinya keluhan; kalau yang ditulis fakta, jadinya bukti.
Sebagai gantinya, di paragraf pertama saya tulis kesimpulannya lebih dulu: ada keadaan yang menyulitkan diperolehnya persetujuan salah satu pemilik bersama, kendaraan tidak lagi memiliki nilai jual, dan bukti untuk masing-masing keadaan itu dilampirkan.
Pajak dan asuransi juga kami urus bersamaan
Ini bukan perkara yang selesai hanya dengan penghapusan registrasi. Ada dua hal yang harus dibereskan bersamaan.
Satu, pajak kendaraan. Setelah registrasi dihapus, tagihan berikutnya berhenti, tetapi yang sudah menumpuk tidak hilang. Bagian ini harus diselesaikan di bagian pajak pemerintah daerah setempat, bersama dengan hubungan warisnya. Saya menjelaskan bahwa bagian beban tiap ahli waris berbeda menurut kasusnya, sehingga perlu dipastikan ke bagian pajak setempat.
Dua, perintah mengikuti asuransi wajib. Ini surat yang tadi. Begitu kendaraannya beres, dasar perintah itu pun hilang, tetapi sampai saat itu surat tersebut masih berlaku. Karena itu kami memberi tahu bagian terkait bahwa permohonan penghapusan telah diajukan beserta perkembangannya. Tercatat atau tidaknya fakta bahwa prosesnya sedang berjalan membawa perbedaan.
Lalu saya mengecek satu hal lagi: apakah kendaraan itu dipasang di situs jual beli mobil bekas.
Klien terkejut dengan pertanyaan itu. Ada kasus kendaraan yang lama terbengkalai tiba-tiba muncul sebagai iklan di internet tanpa sepengetahuan pemiliknya. Belakangan ada aturan baru yang mewajibkan orang yang bukan pedagang resmi untuk mendapat persetujuan pemilik lebih dulu sebelum memasang iklan penjualan atau perantaraan kendaraan milik orang lain di internet. Setelah dicek, kendaraan ini tidak terkena.
Permohonan penghapusan registrasi kendaraan warisan dan bukti pendukung
Dalam perkara ini, kami mengecek kondisi kedua kendaraan dan membereskan urusan laporan penggunaan sepeda motor. Kami memastikan syarat pengecualian penghapusan kendaraan milik bersama dan menyusun bukti pendukung, memastikan instansi yang berwenang, lalu menyusun permohonan dan surat alasan. Bagian asuransi dan pajak kami beri tahu tentang jalannya proses. Kami menyatukan dokumennya dalam satu paket, sehingga meski satu ahli waris tidak bisa dihubungi, perkara ini tetap bisa sampai pada pengajuan penghapusan registrasi.
Datang satu permintaan kelengkapan
Setelah permohonan diajukan, datang satu kali permintaan kelengkapan. Hal itu sudah kami perkirakan.
Isinya meminta agar bukti tentang ahli waris yang tidak bisa dihubungi diperkuat. Yang saya tangkap, maksudnya agar hubungan antara pembuat surat pernyataan yang kami serahkan dan orang yang bersangkutan dibuat lebih jelas.
Permintaan kelengkapan seperti ini bukan pertanda buruk. Itu bukan jawaban bahwa syaratnya tidak terpenuhi, melainkan tanda bahwa syaratnya sedang diperiksa.
Kelengkapan kami selesaikan dalam lima hari. Dalam surat pernyataan kami tuliskan dengan rinci hubungan tiap pembuatnya dan bagaimana ia mengetahui faktanya, lalu melampirkan dokumen yang membuktikan hubungan keluarga.
Dalam proses itu saya belajar satu hal. Dalam surat pernyataan, "siapa yang berada pada posisi untuk mengetahuinya dan mengapa" sama pentingnya dengan "apa yang dinyatakan". Dengan satu baris itu, isi yang sama menjadi bukti; tanpanya, hanya menjadi pendapat.
Hasilnya
Penghapusan registrasi minibus diproses setelah kelengkapan diserahkan. Sepeda motor sudah beres sekitar dua bulan sebelumnya.
Seluruh prosesnya memakan waktu sekitar tiga setengah bulan. Sebagian besar untuk menunggu surat kembali dan masa kelengkapan. Waktu yang benar-benar dipakai menyusun dokumen lebih singkat.
Pajak kendaraan yang menumpuk diurus klien secara terpisah. Saya dengar, setelah berkonsultasi dengan bagian pajak, sebagian ia bayar dengan cicilan.
Pada hari saya menyampaikan hasilnya, klien berkata, "Ternyata ini memang bisa diurus." Itu urusan yang pernah ia tinggalkan dua tahun sebelumnya.
Tepatnya, dua tahun lalu memang belum bisa. Sebagian sistemnya berubah, dan mengetahui perubahan itu lalu menyusun bukti berdasarkan perubahan itulah yang membuat perbedaan kali ini. Dalam administrasi hal seperti ini sering terjadi: perkara yang sama punya jawaban berbeda tergantung waktunya.
Sekotak banchan
Beberapa minggu kemudian, klien mampir sebentar membawa sekotak lauk buatan tokonya. Saya bilang tidak bisa menerimanya, tetapi ia sudah meletakkannya di meja saya lalu pergi.
Lalu ia mengatakan satu hal. Bahwa mobil ayahnya sudah tidak ada terasa lebih berat dari yang ia duga. Selama mobil itu masih ada, katanya, rasanya urusan ayahnya belum selesai.
Ada juga kejadian kecil. Pada hari minibus di depan gudang itu diurus, klien salah mengingat lokasi gudang dan pergi ke kampung sebelah. Ia berputar-putar selama satu jam. Katanya sendiri, "Ayah saya buruk soal arah, anaknya juga."
Hasil prosedur administrasi biasanya muncul sebagai satu baris dalam catatan registrasi. Namun yang diubah satu baris itu dalam diri seseorang biasanya bukan catatan.
Beberapa hal untuk dibawa pulang
Jika Anda berada dalam situasi seperti ini, cobalah susun urutannya seperti berikut.
① Jangan gabungkan mobil dan sepeda motor dalam satu perkara. Kerangka pengaturan dan loketnya berbeda. Jika yang ringan diselesaikan lebih dulu, dokumen yang didapat di sepanjang jalan bisa dipakai untuk yang berat.
② Jangan menyerah meski kendaraan itu warisan bersama. Persetujuan semua pihak adalah prinsipnya, tetapi telah dibuat pengecualian untuk kasus yang sulit memperoleh persetujuan dan tidak ada nilai jual tersisa. Hanya saja, standar pembuktian dan dokumennya perlu dipastikan ke instansi setempat.
③ Fakta "tidak bisa dihubungi" pun harus dijadikan bukti. Cara paling bersih adalah mengirim surat tercatat ke alamat terakhir dan menyimpan amplop yang kembali. Jangan rampungkan permohonan sebelum surat itu dikirim.
④ Surat perintah asuransi wajib adalah tanda satu jam lagi mulai berputar. Jika tidak dipenuhi selama satu tahun atau lebih, menjadi alasan penghapusan ex officio. Daripada menunggu, lebih baik pihak pemilik yang membereskannya.
⑤ Dalam surat pernyataan, tulis juga "siapa yang bisa mengetahuinya dan mengapa". Dengan satu baris itu jadi bukti; tanpanya, hanya pendapat.
Syarat dan dokumen penghapusan registrasi berbeda menurut kondisi kendaraan, hubungan kepemilikan, dan praktik instansi setempat, sehingga setiap perkara perlu dipastikan secara individual.
Tulisan ini disusun ulang berdasarkan kasus konsultasi nyata; tokoh, nama usaha, nama tempat, dan angka di dalamnya tidak berkaitan dengan orang atau perkara tertentu.
※ Kasus rekaan yang disusun ulang untuk memudahkan pemahaman.
