📌 Ringkasan 3 Baris > - Pemberitahuan kebocoran memiliki item yang ditentukan oleh hukum. Harus ada apa, kapan, berapa banyak yang bocor, dan saluran pelaporan, jika tidak, hal itu dapat diminta terlebih dahulu. > - "Pelaporan" ada dua jenis. Pelaporan oleh pengusaha ke Komisi Perlindungan Data, dan pelaporan oleh korban ke Pusat Pelaporan Pelanggaran Privasi adalah prosedur yang berbeda. > - Jangan hanya melapor dan berhenti di situ. Permintaan penghapusan dan permintaan penghentian pemrosesan harus disertakan agar pesan benar-benar berhenti.
Daftar Isi 1. Pertanyaan yang Dimulai dari Satu Pesan Teks 2. Tiga Hal yang Hilang dari Pemberitahuan 3. Membedakan Dua "Pelaporan" 4. Bagaimana Daftar Nama Terbawa 5. Memilih Apa yang Ditulis pada Formulir Pelaporan 6. Alasan Memasukkan Penghapusan dan Penghentian Pemrosesan Bersama 7. Balasan yang Datang Setelah Empat Minggu 8. Jika Anda Menerima Pemberitahuan Kebocoran Informasi Pribadi
Saya adalah agen administrasi yang berkantor pusat di Songdo, Yeongu-gu, Incheon. Saya akan memperkenalkan satu anekdot yang saya temui saat bekerja.
Pertanyaan terkait informasi pribadi dulu sebagian besar datang dari pihak perusahaan. Sekarang kebalikannya. Sekarang jauh lebih banyak individu yang menjadi korban yang bertanya, "Ke mana dan bagaimana saya harus melaporkan ini?" Ini juga dipengaruhi oleh perubahan sistem, tetapi sebagian besar karena orang-orang mulai merasakan sejauh mana informasi mereka bocor.
Kasus ini juga dimulai seperti itu. Itu adalah pesan teks iklan.
## 1. Pertanyaan yang Dimulai dari Satu Pesan Teks
Klien adalah seorang wanita berusia awal tiga puluhan yang membesarkan dua anak sekolah dasar. Kontak pertama adalah melalui email, dan disertai dengan enam tangkapan layar.
Dari enam tangkapan layar tersebut, tiga adalah pesan iklan. Ada bimbingan belajar, perkemahan bahasa Inggris, dan pengumuman seminar dari lembaga yang belum pernah saya dengar namanya. Ketiga pesan tersebut secara akurat mencantumkan nama anak. Bukan "Ibu ○○" tetapi seperti "Ibu ○○, kelas 3". Bahkan kelasnya pun benar.
Satu tangkapan layar yang tersisa adalah dokumen yang menjadi masalah. Itu adalah foto pemberitahuan yang dikirim oleh lembaga bimbingan belajar lokal yang tutup empat bulan lalu. Di bawah dua paragraf yang mengumumkan penutupan, ada satu baris yang terlampir. Isinya adalah pemberitahuan bahwa ada indikasi kebocoran informasi anggota ke pihak luar.
Hanya itu saja satu baris tersebut.
Dia mengatakan bahwa dia mengabaikan pemberitahuan itu saat menerimanya. Dia mengatakan bahwa berita tentang penutupan lembaga bimbingan belajar lebih menonjol, dan satu baris di bawahnya tampak seperti frasa formal. Namun, sekitar dua bulan kemudian, pesan-pesan mulai berdatangan. Awalnya satu atau dua pesan sebulan, tetapi baru-baru ini ada tiga atau empat pesan seminggu.
Dia juga telah mencoba sendiri. Dia menelepon nomor yang tertera pada pesan dan bertanya dari mana mereka mendapatkan nomornya. Konselor hanya menjawab, "Dari daftar yang diperoleh melalui mitra," dan tidak memberi tahu mitra mana. Dia menekan blokir penerimaan, tetapi pesan datang dari nomor lain. Sementara itu, pesan yang mencantumkan nama anak semakin banyak.
Pesan yang dia tulis di akhir emailnya adalah seperti ini: "Saya tidak terlalu khawatir tentang kebocoran nomor saya, tetapi saya takut nama dan kelas anak saya terus beredar."
## 2. Tiga Hal yang Hilang dari Pemberitahuan
Jadwal konsultasi ditetapkan pada hari Jumat sore minggu itu. Sebelum itu, saya terlebih dahulu meninjau pemberitahuan tersebut.
「Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi」 mewajibkan pengolah data pribadi untuk memberitahu subjek data ketika informasi pribadi bocor. Dan undang-undang tersebut juga mencantumkan item-item yang harus ada dalam pemberitahuan tersebut. Item yang bocor, waktu dan kronologi kebocoran, cara yang dapat dilakukan subjek data untuk meminimalkan kerugian, tindakan tanggapan pengolah, dan prosedur pemulihan kerugian, serta departemen dan kontak yang dapat melaporkan dan berkonsultasi mengenai kerugian.
Tiga hal tersebut tidak ada dalam pemberitahuan yang diterima oleh orang tersebut. Tidak ada informasi mengenai apa yang bocor, kapan dan bagaimana kebocoran terjadi, dan ke mana harus melaporkannya.
Pengecekan ini dilakukan terlebih dahulu karena semua dokumen yang akan ditulis selanjutnya dimulai dari sini. Isi laporan akan berbeda tergantung apakah item yang bocor hanya nama dan nomor telepon, atau termasuk alamat dan sekolah. Jika waktu kebocoran tidak diketahui, tidak mungkin menghubungkannya dengan pesan teks yang datang kemudian.
Oleh karena itu, dokumen pertama yang dibuat adalah Permintaan Pelengkapan Pemberitahuan. Ini adalah dokumen singkat dan formal yang meminta untuk melengkapi item-item yang hilang sesuai dengan yang ditentukan oleh undang-undang. Saya mencantumkan pasal dasar, mendaftar item yang hilang dengan nomor, dan mencantumkan batas waktu balasan.
Ada alasan praktis mengapa dokumen ini dikirim terlebih dahulu. Jika pelaku usaha membalas, kronologi kebocoran akan tercatat dengan kata-kata mereka. Jika tidak membalas, fakta bahwa mereka tidak membalas akan tercatat. Dalam kedua kasus tersebut, ini dapat digunakan untuk langkah selanjutnya.
## 3. Membedakan Dua 'Laporan' Hal pertama yang diringkas dalam konsultasi hari Jumat adalah kata 'laporan'.
Itu yang dia temukan di internet bercampur aduk. Beberapa artikel menyarankan untuk melaporkan ke Komite Perlindungan Informasi Pribadi, beberapa menyarankan untuk pergi ke Pusat Pelaporan Pelanggaran Informasi Pribadi. Beberapa artikel lainnya menyarankan untuk mengajukan mediasi sengketa. Dia bingung apakah ketiganya sama atau berbeda.
Ini adalah prosedur yang berbeda. Jika diurutkan, seperti ini:
- Laporan yang diajukan oleh pelaku usaha: Jika kebocoran melebihi skala tertentu atau mengandung informasi sensitif atau informasi identifikasi unik, pelaku pengolahan informasi pribadi memiliki kewajiban untuk melaporkan ke Komite Perlindungan atau lembaga profesional. Ini adalah kewajiban pelaku usaha, bukan prosedur yang dilakukan oleh korban.
- Laporan yang diajukan oleh korban: Jika Anda yakin bahwa hak atau kepentingan Anda mengenai informasi pribadi Anda telah dilanggar, Anda dapat melaporkan ke Pusat Pelaporan Pelanggaran Informasi Pribadi. Kasus yang diterima akan mengarah pada investigasi, rekomendasi perbaikan, dan jika perlu, sanksi.
- Mediasi sengketa: Ini adalah prosedur untuk menyelesaikan perselisihan antara para pihak, seperti ganti rugi. Jika pihak lawan adalah 'orang' yang merupakan pelaku usaha dan perselisihan finansial menjadi fokus utama, itu masuk ke area ini.
Kami melakukan pekerjaan menyiapkan dan menyerahkan formulir laporan dan surat pengaduan ke badan pemerintah. Kasus ini bertujuan untuk menghentikan komunikasi dan menghapus daftar, jadi itu termasuk dalam kategori pertama.
Saya bertanya lagi tentang tujuannya. Jawabannya jelas. Dia tidak ingin menerima uang, dia hanya ingin daftar yang berisi nama anaknya menghilang.
Jika tujuannya jelas, dokumennya juga akan jelas.
## 4. Bagaimana Daftar Nama Itu Berpindah?
Minggu depan, hari Selasa, saya menerima balasan dari pihak bisnis. Jawabannya datang lebih cepat dari yang diperkirakan.
Itu adalah email singkat yang dikirim oleh orang yang bertanggung jawab atas operasional lembaga pendidikan pada saat penutupan. Isinya adalah: dalam proses penyelesaian penutupan, akun yang digunakan untuk program pengelolaan peserta didik dibiarkan apa adanya, dan ada indikasi bahwa mantan karyawan yang memiliki akses ke akun tersebut mengunduh daftar nama dan menyerahkannya ke pihak lain. Informasi yang bocor adalah nama siswa, kelas, nama wali, dan nomor telepon seluler wali. Waktu kejadian diperkirakan antara dua minggu sebelum penutupan.
Satu hal yang menarik perhatian saya. Terlepas dari fakta penutupan, informasi pribadi harus dihancurkan tanpa penundaan setelah masa berlakunya berakhir atau tujuan pemrosesan tercapai. Secara prinsip, alasan untuk terus menyimpan informasi peserta didik seharusnya hilang ketika lembaga pendidikan tutup. Namun, daftar nama itu tetap ada di dalam program.
Dengan kata lain, ada dua aspek dalam kasus ini. Satu adalah kebocoran data oleh orang yang tidak berwenang, dan yang lainnya adalah masalah pengelolaan dengan membiarkan informasi yang seharusnya dihancurkan tetap ada. Saya memutuskan untuk memisahkan keduanya dalam laporan. Jika ditulis sebagai satu kesatuan, itu hanya akan dibaca sebagai "kecelakaan yang dilakukan oleh karyawan," dan bisnis akan memiliki alasan untuk menghindari tanggung jawab atas pengelolaan.
Dan email balasan itu sendiri menjadi materi penting. Rincian tentang bagaimana kebocoran terjadi, item apa yang bocor, dan kapan waktu kejadiannya, semuanya tertulis dengan kata-kata dari pihak bisnis. Alasan mengapa saya mengirim permintaan pelengkap pemberitahuan terlebih dahulu sekarang menjadi jelas.
## 5. Memilih Apa yang Akan Ditulis dalam Formulir Pelaporan
Bagian yang paling banyak memakan waktu dalam menyusun formulir pelaporan bukanlah merapikan kalimat, melainkan memilih apa yang akan dihilangkan.
Dia punya banyak hal untuk dikatakan. Seberapa menjengkelkannya pesan teks tersebut, seberapa kecewanya dia dengan lembaga bimbingan belajar, apa yang dikatakan anaknya ketika melihat pesan teks dengan namanya tercetak. Semua itu benar, tetapi jika semuanya dimasukkan ke dalam formulir pelaporan, gambaran keseluruhan masalah akan menjadi kabur. Yang harus dilihat oleh pihak yang melakukan investigasi adalah fakta dan titik pelanggaran, bukan emosi.
Oleh karena itu, saya mengaturnya menjadi tiga cabang.
Pertama, apa, kapan, dan bagaimana kebocoran terjadi. Saya menyalin item, tanggal, dan kronologi yang tercantum dalam balasan bisnis, dan melampirkan email tersebut sebagai materi.
Kedua, kewajiban apa yang tidak dipenuhi. Saya mencatat secara terpisah bahwa pemberitahuan kebocoran tidak menyertakan item yang diwajibkan secara hukum, bahwa informasi tidak dihapus setelah penutupan, dan bahwa manajemen hak akses tidak dilakukan. Satu item cukup dengan dua atau tiga baris.
Ketiga, apakah hasil kebocoran benar-benar terjadi. Bagian ini adalah yang paling kuat dalam kasus ini. Fakta bahwa pesan teks dengan nama dan kelas anak secara akurat telah datang dari beberapa perusahaan menunjukkan bahwa daftar tersebut telah menyebar ke lebih dari satu tempat. Saya membuat tabel dengan pesan yang diterima, berdasarkan nomor pengirim dan tanggal penerimaan. Ada dua puluh enam pesan selama delapan bulan.
Saat dibuat dalam bentuk tabel, sifatnya berubah. "Pesan terus datang" menjadi "dua puluh enam pesan dari delapan perusahaan selama delapan bulan."
Di sini, dia menciptakan sedikit kekacauan. Saat sedang merapikan data, dia secara tidak sengaja menghapus tiga pesan teks. Suaranya sangat kaku ketika telepon berdering. Untungnya, pesan tersebut masih ada di fungsi penyimpanan operator seluler, jadi bisa dipulihkan. Sejak saat itu, dia mulai mengambil tangkapan layar setiap kali ada pesan baru masuk dan menyimpannya secara terpisah.
## 6. Alasan Memasukkan Penghapusan dan Penghentian Pemrosesan Bersamaan
Apakah hanya dengan mengajukan formulir, pesan akan berhenti? Tidak.
Pelaporan mengarah pada investigasi dan koreksi, tetapi membutuhkan waktu. Selama itu, daftar masih ada di dalam sistem pengiriman perusahaan. Oleh karena itu, terlepas dari pelaporan, kami memutuskan untuk memasukkan dua hal bersama-sama terhadap perusahaan yang mengirim pesan:
「Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi」 memberikan hak kepada subjek informasi untuk meminta akses, koreksi, penghapusan, dan penghentian pemrosesan informasi pribadi mereka. Hak ini dapat digunakan tidak hanya pada tempat informasi diberikan, tetapi juga pada tempat yang saat ini memegang dan memproses informasi tersebut.
- Permintaan Akses: Memastikan informasi apa yang dimiliki perusahaan, dan dari mana mereka menerimanya.
- Permintaan Penghapusan: Meminta mereka untuk menghapus jika tidak ada dasar untuk memegangnya.
- Permintaan Penghentian Pemrosesan: Meminta mereka untuk menghentikan pemrosesan seperti pengiriman iklan, bahkan sebelum dihapus.
Ada alasan mengapa urutannya seperti ini. Jika hanya meminta penghapusan, perusahaan akan menunda waktu dengan mengatakan "sedang dalam proses verifikasi," sementara pesan terus berdatangan. Dengan memasukkan penghentian pemrosesan bersamaan, itu menciptakan dasar untuk menghentikan pengiriman selama periode tersebut. Menempatkan permintaan akses di depan memaksa perusahaan untuk mengungkapkan dari mana mereka menerima daftar, dan jawaban itu menjadi petunjuk untuk mengikuti jalur distribusi.
Kami mengirimkan surat permintaan dengan format yang sama ke enam lokasi di antara delapan perusahaan yang nomor pengirimnya telah dikonfirmasi. Isinya sama, hanya nama perusahaan dan riwayat pesan yang diterima yang berbeda. Untuk dua perusahaan lainnya, nomor pengirim adalah nomor agen pengiriman internet, sehingga sulit untuk mengidentifikasi bisnisnya, dan fakta ini dicatat apa adanya dalam formulir pelaporan.
Satu hal lagi yang kami berikan. Permintaan semacam ini memiliki batas waktu respons yang ditetapkan, dan jika tidak menanggapi atau menolak, mereka harus memberikan alasannya. Oleh karena itu, kami meminta Anda untuk tidak membuang respons yang masuk, tetapi untuk menyimpannya bersama-sama. Jika ada yang tidak menanggapi, itu sendiri menjadi materi data berikutnya.
## 7. Balasan yang Datang Setelah Empat Minggu
Kontak pertama setelah penerimaan laporan sebenarnya adalah pertanyaan untuk mengonfirmasi fakta. Saya diminta untuk mengirim ulang periode penerimaan pesan, jumlah perusahaan, dan salinan asli email balasan perusahaan. Berkat saya menyusunnya dalam tabel, saya dapat membalas pada sore hari itu.
Reaksi dari pihak perusahaan beragam. Dari enam perusahaan, empat memberitahukan bahwa penghapusan telah selesai. Dua di antaranya juga mencatat dari mana mereka mendapatkan daftar nama, keduanya menunjuk ke perusahaan perantara dengan nama yang sama. Satu perusahaan hanya menjawab, "Diterima secara sah dari mitra afiliasi." Perusahaan terakhir tidak memberikan balasan.
Fakta bahwa perusahaan perantara yang sama muncul dua kali, saya sampaikan sebagai bukti tambahan. Ini menunjukkan bahwa beberapa perusahaan tidak mendapatkan daftar mereka secara terpisah, tetapi menyebar melalui satu sumber.
Pesan-pesan tersebut berkurang secara signifikan setelah sekitar enam minggu sejak pelaporan. Tidak sepenuhnya berhenti. Pesan dari perusahaan yang menanggapi permintaan penghentian pemrosesan berhenti lebih dulu, dan perusahaan yang tidak memberikan balasan tetap seperti semula. Perusahaan terakhir tersebut menerima permintaan terpisah.
Saya masih ingat apa yang dia katakan dalam percakapan terakhir kami. Dia berkata bahwa pesan-pesan tersebut belum sepenuhnya hilang, tetapi sekarang dia merasa tidak terlalu takut ketika menerima satu pesan karena dia tahu apa yang harus dilakukan. Dia berkata bahwa cukup dengan mengambil tangkapan layar, mencatat tanggal, dan mengirimkan permintaan.
Hasil dari prosedur administratif tidak selalu rapi. Namun, perbedaan antara mengetahui apa yang terjadi dan mengetahui apa yang dapat dilakukan selanjutnya sangat besar.
## 8. Menerima Pemberitahuan Kebocoran Informasi Pribadi
① Periksa terlebih dahulu apakah semua item yang diwajibkan hukum ada di pemberitahuan tersebut. Harus ada informasi tentang item yang bocor, waktu dan kronologi kejadian, tindakan yang diambil oleh penanggung jawab, prosedur pemulihan kerugian, dan saluran pelaporan/konsultasi. Jika ada yang kurang, Anda dapat meminta untuk dilengkapi, dan tanggapan tersebut akan menjadi bahan untuk tulisan Anda selanjutnya.
② Bedakan 'laporan' jenis apa. Laporan yang diajukan oleh pelaku usaha ke Komite Perlindungan dsb., dan laporan yang diajukan oleh korban ke Pusat Pelaporan Pelanggaran Privasi memiliki prosedur yang berbeda. Sengketa ganti rugi uang adalah ranah mediasi atau gugatan hukum.
③ Rincikan fakta kerugian dalam bentuk tabel, bukan hanya perasaan. Membuat daftar nomor pengirim, tanggal penerimaan, dan item informasi pribadi yang terdapat dalam pesan akan mengubah "membuat kesal" menjadi "dari delapan perusahaan selama delapan bulan."
④ Sertakan permintaan peninjauan, penghapusan, dan penghentian pemrosesan bersama dengan laporan. Laporan saja tidak akan langsung menghentikan daftar yang sudah tersebar. Menulis ketiga hal tersebut bersamaan akan menjadi dasar untuk menghentikan pengiriman selama masa investigasi.
⑤ Jangan membuang balasan, kumpulkan semuanya. Fakta bahwa Anda tidak menanggapi, fakta bahwa Anda tidak dapat memberikan dasar, juga merupakan materi bukti.
⑥ Bahkan jika bisnis sudah tutup, tanggung jawab tidak hilang. Prinsip bahwa dokumen harus dimusnahkan segera setelah tujuan pemrosesan selesai tetap berlaku bahkan setelah bisnis tutup.
Skala atau item kebocoran dapat memengaruhi prosedur yang berlaku dan target pelaporan, dan penilaian lembaga juga dapat bervariasi tergantung pada kasusnya. Verifikasi dengan lembaga terkait diperlukan sebelum mengajukan permohonan.
Artikel ini direkonstruksi berdasarkan kasus konsultasi aktual, dan nama orang, nama perusahaan, nama tempat, dan angka yang muncul tidak ada hubungannya dengan individu atau peristiwa tertentu.
- --
Ini adalah kantor agen administrasi yang terletak di Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Kami menangani perselisihan administratif, perizinan/pendaftaran, masuk dan keluar imigrasi asing (visa, izin tinggal), dan manajemen administratif rutin. Untuk mereka yang telah menerima pemberitahuan kebocoran informasi pribadi atau mengalami kesulitan karena pesan iklan yang tidak berhenti, kami menyiapkan bersama mulai dari verifikasi konten pemberitahuan hingga penyusunan formulir pelaporan dan pengajuan permintaan peninjauan, penghapusan, dan penghentian pemrosesan. Jika Anda tertarik dengan situasi serupa, jangan ragu untuk bertanya.
📍 Incheon, Yeongsu-gu, 165 Convensia-daero, Posco Tower Songdo 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com
#KasusVirtual #KebocoranInformasiPribadi #PelaporanKebocoranInformasiPribadi #PusatPelaporanPelanggaranInformasiPribadi #PemberitahuanKebocoran #PermintaanPenghentianPemrosesan #PermintaanPenghapusan #PesanIklan #UndangUndangPerlindunganInformasiPribadi #AgenAdministrasiIncheon #AgenAdministrasiSongdo