仁川広域市延寿区松島に事務所を構える行政書士です。仕事の中で出会ったある一件をご紹介します。
家族関係証明書の下のほう、`父`の欄に記された名は、彼が一度も会ったことのない人のものだった。
その欄にあるべき名の持ち主は、二か月前に世を去ったことになっていた。正確には二か月ではなく、二年四か月前だった。ただ、彼がその事実を知ったのが二か月前だっただけである。
行政書類で最も頻繁に食い違うのは、事実ではなく時点だ。
督促状が知らせた訃報
最初の連絡はメールだった。添付ファイルが三つ。健康保険公団から届いた通知書の写真と、地方の面所在地の住所が記された財産税の納付告知書、そして本人の住民登録抄本である。会う前に、検討は半分ほど終わっていた。
依頼人は四十代後半の男性で、マンションの塗装の仕事を十五年続けている。中学三年生の娘が一人いる。春と秋が繁忙期で、冬は仕事が途切れる。そういう人にとって「相続」という言葉は、なじみのないものというより恐ろしいものだった。受け継ぐものがあるからではなく、受け継ぐかもしれないものが何なのか分からないからである。
彼の両親は、彼が小学校に上がる前に別れた。母は数年後に再婚し、彼は継父の姓と本に変えて育った。実の父については、南のある小都市で一人暮らしをしているという話を二十歳のころに一度伝え聞いた、それだけだった。
その父の消息が、二十年ぶりに滞納の告知書という姿で届いたのである。
健康保険公団は、死亡者名義で課され続けていた地域加入者保険料を整理する過程で相続人を調査し、その調査の先に彼がいた。彼が受け取った通知書には、父の氏名と生年月日、そして二十四か月分に近い累積額が記されていた。
彼は公団に電話をかけた。その父とは二十年以上連絡を取ったことがなく、亡くなったことも知らなかったと話した。担当者は気の毒な事情だとしながらも、死亡届が出されていないため死亡日以後の保険料が課され続けている状態であり、精算するにはまず死亡届が必要だと案内した。
誤った案内ではなかった。ただ、その案内を受けた人が次に何をすべきかは、誰も教えてくれなかった。
窓口で三度引き返した理由
彼は一人でやってみようとした。たいていの人はそうする。
まず、父が最後に過ごしたという療養病院に電話をかけた。死亡診断書をもう一度受け取りたいと言った。病院は発行可能だとしながら条件をつけた。遺族であることが確認されなければならない、というものだった。
そこで彼は住民センターへ行き、自分の家族関係証明書を取った。そしてその書類を最初から最後まで読んだ。
父の欄にあったのは、継父の名だった。
彼は再び窓口へ行った。これは間違っているようだと言った。担当者は間違いではないと説明した。姓と本が変更されたことにより、現在の家族関係登録簿にはそのように記録されているのが正しいのだと。では実父との関係はどこで確認するのかと尋ねると、担当者は別の証明書を見なければならないと答えた。ただその日の窓口は待ちが詰まっており、どの証明書をどのように取ればよいのかまでは整理されないまま会話が終わった。
彼はまた療養病院へ行き、遺族確認ができないと言われて戻ってきた。三度目に住民センターへ行ったときは、死亡届を書いてみると言った。窓口では、診断書か検案書が添付されなければ受理されないと言われた。診断書をもらうには遺族確認が必要で、遺族確認を受けるには書類が必要で、その書類には父の名がなかった。
こうした循環にはまると、たいていの人は二つのうちどちらかをする。怒るか、やめるかである。彼は二つめを選び、相続の話が出てくると一つめに戻ってきた。
そして検索の末にメールを送ってきた。最初の一文はこうだった。「これは私のせいなのでしょうか。」
「一般」と「詳細」、一語の違い
予約の時間どおりに来られたその方は、これまで取った書類をクリアファイルに順序なく挟んできた状態だった。私はそのファイルを机の上に広げ、一枚ずつ確認した。必要な書類はほとんどすでにその中にあった。ただ、種類が違っていた。
家族関係登録の証明書は、発行の際に種類を選ぶことができる。一般証明書と詳細証明書、そして特定証明書である。一般証明書は現在有効な事項を中心に要約されて出る。詳細証明書は過去にあった変動の履歴まで併せて出る。
彼が取っていたのは、すべて一般だった。
姓と本を変えることは、実親子関係を断つことではない。特別養子縁組のように従前の親族関係そのものを整理する制度でない限り、実父との関係はそのまま残っている。ただ、現在の状態だけを要約して見せる書類には、その痕跡が現れないだけである。
その日の午後、私は三つに分けて整理した。
第一に、依頼人本人の基本証明書を詳細で発行してもらった。姓・本変更の裁判確定事項とその以前の状態がここで確認できる。第二に、依頼人の家族関係証明書も詳細で取り直した。第三に、父の側から接近する経路を別に作った。父を基準とした家族関係証明書の詳細と、二〇〇八年以前の戸籍時代の記録である除籍謄本である。
この三つを並べると関係がつながる。父の除籍謄本に子として彼の旧名が載っており、彼の基本証明書の詳細に、その旧名から現在の名に変わった経緯が残っている。二枚の間に橋を架けるのが三つめの書類である。
これをなぜ窓口ですぐに教えてくれなかったのかと問われるかもしれない。窓口の担当者が不親切だからではない。家族関係登録の窓口は一日に数十件の届出と発行を処理しており、各事件の背景まで遡る時間が構造的に足りない。担当者が「別の証明書を見なければならない」と言ったこと自体は正確な案内だった。その後に何をどの順序で取るべきかは、相談の領域であって窓口の領域ではない。
行政書類は、種類が半分である。
診断書をもう一度受け取ること
書類がつながると、療養病院の側は難しくなかった。父は肺炎で入院し、一か月半ほど過ごして病院で亡くなり、死亡診断書はそのときに作成されていた。病院は診療記録を保存しており、遺族確認さえできれば再発行が可能だった。
問題は原本だった。
父には、最後の数年をともに過ごした方がいた。七十代の女性で、婚姻届は出されていなかった。葬儀を行ったのも、火葬をして遺骨を安置したのもその方だった。死亡診断書の原本数部はその方が持っていたが、二年の間に引っ越しをしてどこに置いたか分からなくなったという。
もし病院が廃業していたり、記録の保存期間が過ぎて診断書を受け取れなかったなら、話ははるかに長くなっていただろう。「家族関係の登録等に関する法律」第八四条は、死亡届に診断書または検案書を添付するよう定めつつ、やむを得ない事由によりこれを添付できないときは、死亡の事実を証明するに足りる書面として最高裁判所規則が定める書面を添付し、その事由を届書に記載するよう定めている。ただし、ここでいう代替書面は何の資料でもよいわけではなく、規則が定める範囲の中で判断される。この経路を行くときは、管轄の登録官署にあらかじめ確認しておくほうが安全だ。
私たちは幸いその経路までは行かなかった。私は代わりにその方に連絡を差し上げ、二つをお願いした。一つは火葬施設で発行された火葬証明書の写し、もう一つは葬儀を行った時点と場所を確認できる資料である。診断書を受け取れることになったので届出自体には必要なかったが、後に他の機関が死亡時点を問い返すときに使う資料をあらかじめ備えておくほうがよいと判断した。実際、後に一度使われた。
その方は通話の終わりにもう一つおっしゃった。父が使っていた物の中にまだ残してあるものが一つあり、息子さんが来るなら渡したい、ということだった。
「知った日」はいつか
ここからがこの事件の核心だった。
死亡届には期間がある。「家族関係の登録等に関する法律」第八四条は、死亡の届出を同法第八五条が定める者が死亡の事実を知った日から一か月以内に行うよう定めている。平たく言えば、起算点は人が亡くなった日ではなく、届け出るべき人がその事実を知った日である。
そして同法第一二二条は、届出義務のある者が正当な事由なく期間内に届け出なかったときに五万ウォン以下の過料を科すよう定めている。金額だけ見れば大したことがないように見える。実際、大したことがない場合も多い。ただ、過料がつくということはその届出が「遅延届出」として記録されるという意味であり、遅延の事実は続けて進める他の手続で説明すべき項目が一つ増えるという意味でもある。
依頼人は、自分が二年四か月遅れた人間だと思っていた。窓口に行くたびに罪人のように振る舞ったという。
しかし、条文をそう読んではいけなかった。
彼は二年四か月前に父の死亡の事実を知らなかった。知ったのは健康保険公団の通知書を受け取った日である。その通知書には発送日が押されており、彼が公団に電話をかけた通話記録も残っていた。
ただ、ここに一つ落とし穴がある。届書には死亡の日時と場所を記載することになっている。届書だけを見れば、死亡日と届出日の間に二年を超える間隔が見える。受理担当者がその間隔だけを見て期間徒過として処理するのは、むしろ自然なことだ。知った日がいつかは、届書の様式に別途記載する欄がないからである。
そこで私は、届書とは別にA4一枚の疎明書を添えた。内容は三行だった。届出人が死亡の事実を認知した経緯、認知した日付、その日付を確認できる資料の一覧である。資料は公団の通知書の写しと通話履歴のキャプチャ、そして二十年以上住所が異なっていたことを示す双方の住民登録抄本だった。
主張を長く書かなかった。期間を争う書面で文章が長くなると、言い訳のように読まれる。日付と根拠だけを残すほうがよい。
届け出る義務がある人と、届け出ることができる人
依頼人が尋ねた。ではあの方はなぜ届出ができなかったのか、と。
この問いに答えるには、二つの概念を分けなければならない。届け出る義務がある人と、届出をすることができる人は、完全には重ならない。
同法第八五条は死亡届の義務者を定めている。基本は同居する親族である。婚姻届を出していない関係は、法律上の親族ではない。その方がどれほど長く一緒に暮らし、病院の保護者の役割をしていたとしても、法が定めた届出義務者には該当しなかった。
とはいえ、何もできなかったわけではない。同条は、同居者や死亡の場所を管理する者なども届け出ることができるよう道を開いている。実務でこの経路が実際にどう処理されるかは、登録官署ごとに求める確認資料が異なるため、あらかじめ尋ねてから行くほうが確実だ。
問題は、その方がこの事実を知らなかったことである。葬儀を終えてから住民センターに一度行ってみたという。関係を説明する途中で「家族でなければ難しい」という趣旨の話を聞いて戻って以来、二度と行かなかった。そしてその間に、父名義で課され続けた保険料と財産税が積み上がった。
この部分がこの事件で最も心に引っかかったところである。誰も怠けていなかった。息子は知らず、ともに暮らした方は資格がないと聞かされ、窓口はそれぞれの立場で正しいことを言った。それなのに結果として二年が過ぎた。
行政手続における損害は、しばしば誰かの過ちからではなく、誰もつないでくれなかった隙間から生じる。
時計は二つだった
書類が整うと、私は日程表を組み直した。時計が二つだったからである。
一つめの時計は死亡届の期間だ。知った日から一か月。彼が公団の通知書を受け取った日を基準にすれば、すでに半分以上が過ぎていた。彼が一人で窓口を行き来した二か月のうち、かなりの部分がここに使われた。
二つめの時計が本当の問題だった。相続の承認と放棄には別途の期間があり、その期間も相続開始の事実を知った日を基準に計算される。ところが、何を放棄し何を受けるかを判断するには、父名義の財産と債務がいくらなのかをまず知らなければならない。そしてその照会をするには、死亡届が出ていなければならない。
つまり、二つめの時計が回っている間に一つめの手続が終わらなければ、判断自体が不可能な構造だった。照会結果を受け取って決める時間まで計算すると、余裕がなかった。
私はこの構造を紙一枚に描いてお見せした。左に死亡届、右に財産照会、その下に判断。矢印は左から右にしか進めなかった。
その方はその紙をしばらく見つめてからおっしゃった。では、今いちばん急ぐのは届出だということですね。
そうです、と答えた。そして一つ付け加えた。届出が遅れた事情は後で説明できるが、照会が遅れて判断できなかった事情は、後で説明しても取り返せないと。
三日に分けた順序
機関は四つだった。療養病院、依頼人の住所地の住民センター、父の登録基準地に関する確認、そして死亡届を受理する市・邑・面である。ここに、後に続く健康保険公団と市庁の税務部署があった。
一日で全部回ることもできただろう。ただ、前の機関で受け取った書類が後の機関の受理条件になる構造なので、一か所で詰まればその日一日が丸ごと消える。依頼人は日当で生きる人だった。無駄足一回が一日分の収入だった。
そこで三日に分けた。
初日は証明書だけを整えた。詳細証明書三種類と除籍謄本を一度に確保し、その場で関係が実際につながるかを目で確認した。この確認を窓口で終えることが重要だ。家に帰って見て抜けが見つかれば、一日余計にかかる。
二日目は病院だった。用意した書類で遺族確認を受け、死亡診断書を必要な部数だけ発行してもらった。部数を多めに取ったのは、その後の保険料精算、税務部署、金融関連の手続でそれぞれ原本を求める場合があるからだ。後で病院に行き直すより、このとき数部多めにもらうほうが安い。
三日目に届書を出した。届書本文、診断書、疎明書一枚、根拠資料の一覧、そして身分確認書類の順にまとめた。目次を前に一枚つけた。担当者が最初の五秒で何を見るかを決めてあげるのが目次の役割である。
受理はされた。ただ、その日で終わったわけではなかった。
補完、そして過料
五日後に連絡が来た。届出人の資格を確認する資料をもう一つほしいというものだった。姓・本の変更履歴がある場合、担当者が関係を再確認するのはおかしなことではない。私たちはすでにその書類を持っていたので、その日の午後に補完が終わった。
過料は科されなかった。
正確に言えば、科すかどうかを判断する過程で私たちが添えた疎明書が検討され、知った日の起算点に関する資料が併せてあったため、遅延として処理されなかった。担当者が情けをかけたのではない。条文がもともとそうなっており、その条文が適用されるために必要な事実が書面で提示されていただけである。
もし疎明書なしに届書だけを出していたらどうだっただろうか。おそらく遅延届出として処理され、異議を申し立てるには過料処分に対する異議手続を別途踏まなければならなかっただろう。その手続は、一定期間内に異議書を出せば登録官署を経て管轄の家庭裁判所へ移る構造である。
五万ウォンを節約するためにその仕事をするのではない。そもそもその段階に行かせないようにするほうがはるかに安い、という話である。
行政では、争う技術より争いを作らない順序が先だ。
一つの届出が開いた扉
死亡届が処理されると、詰まっていたものが順に解けていった。
まず死亡者財産照会統合処理の申請をした。一般に安心相続ワンストップサービスと呼ばれる制度で、一度の申請で金融取引、土地、自動車、税金、年金加入の有無などをまとめて照会できる。申請資格と期間に制限があるため、死亡届と一緒に、またはその後一定期間内に行うのが普通である。この申請自体は行政機関に対して行うものなので、私たちが書類を準備して受理まで進めた。
照会結果が届くまでには項目ごとに時間差があった。数日のものもあれば、数週間かかるものもあった。
結果は予想と少し違った。父名義で残っていたのは、地方の古い住宅とその敷地、そして残高のほとんどない口座二つだった。債務は健康保険料の滞納分と地方税の滞納分、そしてカード会社一社の少額の延滞があった。依頼人が想像していた大きな借金はなかった。
次に、健康保険公団に死亡の事実を反映した保険料の精算を申請した。死亡日以後に課された地域加入者保険料は精算の対象になる。この手続で、先に受け取っておいた死亡診断書の複数部と、あの方にお願いした火葬証明書が使われた。公団の担当者が死亡時点を確認できる他の資料があるかと尋ねたとき、すでに持っていたことが数日を縮めてくれた。
用意しておいた資料が使われる瞬間は、たいてい予想しなかったところからやって来る。
照会結果を一枚の表に
相続を受けるか、限定承認をするか、放棄するかは、期間の制限がある決定だ。照会結果が出た日、私はその資料を項目ごとに整理して表にしてお渡しした。どんな財産と債務がどこにあるのか、一枚で見えるようにした。
私たちがしたのは、その決定が可能になるよう手前の結び目をほどくことだった。死亡届が出ていなければ照会ができず、照会ができなければ何を決めなければならないのかさえ分からない。
南の小都市へ向かった日
照会結果が整理されてから、彼は一日仕事を休んで南へ下った。父が最後の数年を過ごした家と、その家にまだ住んでおられる方に会うためだった。
戻って事務所に立ち寄られたとき、手に持っているものがあった。古びた工具かばんだった。
父も塗装の仕事をしていたという。彼は二十歳以降、父が何の仕事をして生きていたのか知らず、自分がその仕事をするようになったのも偶然だと思ってきた。かばんの中には刷毛とヘラ、そして取っ手のすり減ったスクレーパーがあった。彼が使っているものと同じ種類だった。
彼はその話をごく短くして話題を変えた。私もそれ以上尋ねなかった。
ときにこうした書類仕事は、人を会わせもする。その日、彼は二十年ぶりに父の死亡の時点と場所、最後の数年をどう過ごしたのかを知ることになった。それを知るために必要だったのは、結局のところ証明書三枚の発行の種類だった。
一つ騒動もあった。補完書類を準備していた日、事務所で依頼人の旧名の書類ファイルと現在の名の書類ファイルが一瞬入れ替わり、同じ人の書類を二人のものと勘違いしてしばらく探し回ったことがあった。姓・本の変更事件ではときどき起きることだと言い訳してみたが、その日は笑って済ませた。
結果
全体の期間は約二か月半だった。死亡届の受理まで十日、補完と処理に五日、財産照会の結果の受領までさらに数週間、保険料の精算にその後三週間ほどかかった。
死亡日以後に課されていた保険料は精算で整理され、父名義で出続けていた告知書も止まった。過料は科されなかった。相続に関する決定は、整理してお渡しした表をもとに依頼人が別途進めた。
すべてが解決したわけではない。地方の住宅は長く空いており、管理の問題が残っていた。ともに過ごされた方との関係も、法的には整理されないままだった。それは書類で解ける問題ではなかった。
ただ、二か月半前には何も始められない状態だった。書類一枚の種類を変えることから始めて、今は少なくとも何を決めなければならないかを知っている状態になった。
行政手続は、しばしば人の人生を数か月、数年ずつ猶予させる。その時間を取り戻すことが、私たちの仕事の一つである。
最後にお越しになったとき、その方は娘が高校の願書を書くのだと言った。家族関係証明書が必要なのだそうだ。今回は、どの種類で取ればよいのかをお尋ねにならなかった。
残しておくいくつか
このような状況であれば、順序をこのように立ててみてください。
① 証明書は種類から確認してください。 姓・本の変更、改名、養子縁組、再婚の履歴がある場合、一般証明書だけでは関係が確認できないことが多くあります。詳細証明書と除籍謄本を併せて確認してください。
② 死亡届の期間の起算点は死亡日ではなく「知った日」です。 遅れて知った事情があるなら、その日付と根拠資料を届書とともに書面で残してください。口頭で説明しても記録には残りません。
③ 診断書は必要な部数より二、三部多めに受け取っておいてください。 その後の保険料精算、税務、金融手続でそれぞれ原本を求める場合があります。
④ 死亡届が出て初めて財産照会が始まります。 相続の判断に期間制限があるので、照会にかかる時間まで逆算して日程を立ててください。
⑤ 裁判所で行う手続と行政機関で行う手続を区別してください。 相続の承認・放棄、家族関係登録簿の訂正許可のような事案は裁判所の手続。行政機関への届出とは提出先・期限が異なるので、日程を別に組んでください。
本事例は理解を助けるために再構成した架空の物語です。この文章は実際の相談事例をもとに再構成したもので、登場する人物・商号・地名・数値は特定の個人や事件とは無関係です。事案ごとに要件と処理方法が異なるため個別の確認が必要であり、正確な条文・解釈は国家法令情報センターまたは管轄機関にご確認ください。
※ 理解を助けるために再構成した架空の事例です。
