仁川市延寿区松島に事務所を構える行政書士（행정사／administrative agent — 行政書類・許認可申請の代行を行う専門資格者）です。仕事のなかで出会った一つの出来事をご紹介します。
調査担当者の三つ目の質問はこうだった。入退室の記録はどれくらい保管していますか。
依頼人は答えられなかった。決めておいたことがなかったからだ。そしてその質問は、申告された内容とは何の関係もなかった。
申告は別の話から始まった
まず電話が来た。声が早口で、最初の一文はこうだった。個人情報の申告が入ったという連絡を受けました。
予約を取り、その翌日の午後にお越しになった。三十代後半の男性で、仁川延寿区で二十四時間の無人スタディカフェを二店舗運営していた。日中は別の仕事をし、店舗は遠隔で管理している。開業三年目で、ローンの返済が翌年の春まで残っていた。
申告の内容は単純だった。ある利用者が、自分の入退室時間の記録が他人に伝えられたと主張したのだ。
背景には私的な事情があった。その利用者と揉めていた知人が店に来て、特定の人物がいつ来ていつ帰ったのかを尋ね、当時夜間に短時間だけ勤務していたアルバイト従業員が画面を見ながらおおよその時間帯を教えてしまった、ということだった。
依頼人はその事実を、申告の連絡を受けて初めて知った。そのアルバイト従業員はすでに辞めた後だった。
ここまでが申告された出来事だ。ところがこの出来事は、この文章の半分にも満たない。
無人店舗は人がいないという点から個人情報とは無関係に見えるが、実際はその逆だ。人がいないぶん、すべてを記録が代わりに担う。誰がいつ扉を開けたのか、どの席をどれだけ使ったのか、決済はいつ行われたのかが、すべて残る。常駐スタッフのいる店舗なら人の記憶とともに流れていったであろう事柄が、無人店舗ではデータベースにそのまま積み上がっていく。
そしてその記録は、たいてい経営者自身が設計したものではない。店舗管理プログラムを導入した際についてきた初期設定である。何がどう保存されているのかを一度も見ないまま三年が過ぎることは、珍しくない。
その方もそうだった。初回相談でどんな情報をお持ちですかと伺ったとき、返ってきた答えは「名前と電話番号くらい」だった。実際にはそれよりはるかに多かった。
すでに一人で二度、対応した後だった
その方はすでに二度動いた後だった。
一度目は、申告を受け付けた機関に電話をかけたことだ。従業員がやったことであって自分は指示していない、と説明した。担当者は、事実関係を確認する手続きがあるので資料を用意してほしいと案内した。正確な案内だった。
二度目は、利用者に直接連絡したことだ。謝罪して誤解を解こうという意図だった。通話は良い形では終わらなかった。
この二度目が、実務でもっとも注意すべきところである。進行中の案件で当事者に直接連絡することは、善意であっても、後から別の解釈をされる余地を残す。とくに申告の取り下げを頼むニュアンスが少しでも入れば、それ自体が新たな問題になる。
その方はその通話のあと何をすべきか分からず数日を過ごし、それから事務所にお越しになった。
初回相談でその方がもっとも多く口にした言葉は「あの従業員がやったことなのに」だった。心情は理解できる。ただ、個人情報を扱う責任は、その情報を処理する事業者にある。従業員の行為であっても、その従業員に権限を与えたこと、教育しなかったこと、統制しなかったことは事業者の側に残る。
この構造を説明するのに三十分かかった。この三十分が、その後の二か月の方向を決めたと思っている。悔しさを抱えたまま進む案件と、構造を認めて直す方向に進む案件とでは、結果が違う。
実務的にもそうだ。調査手続きにおいて「従業員がやったこと」という主張はほとんど受け入れられない。逆に「管理体制が不十分であり、現在はこのように直した」という書面は、実際に検討される。
二つの問いに分けた
初回相談で私がしたことは、問いを二つに分けることだった。
一つ目の問い。申告されたその行為自体をどう見るか。
二つ目の問い。その行為とは別に、この事業場が個人情報を扱う方法の全体が、調査の過程でどう見えるか。
ほとんどの依頼人は一つ目しか考えない。ところが調査は一つ目から始まり、二つ目へ移る。申告された出来事は扉を開ける鍵にすぎず、扉が開けばその中にあるものがすべて見える。
「個人情報保護法」（개인정보 보호법）は個人情報を処理する者にさまざまな義務を課している。処理目的に沿った最小限の収集、保有期間の設定と経過後の破棄、安全措置、処理方針の公開、委託時の管理・監督といったものだ。これらの義務は漏えい事故があったときにだけ生じるのではなく、平時から継続して適用される。
そこで私たちは、申告対応とは別に事業場の点検を並行して始めた。これがこの案件でもっとも重要な判断だった。
この判断には費用が伴う。点検をすれば知らなかった問題が出てくるし、出てきた問題は直さなければならない。何もしなければ、その問題は少なくとも今日までは存在しないかのように過ごせる。
だからこの選択は依頼人がするものだ。私は二つの経路を並べ、それぞれどんなことが起きる可能性が高いかを説明した。申告された件だけに答えて済ませる経路は、今この瞬間は軽い。ただし調査の過程で別の項目が確認された場合、そのときは「知っていて放置した」状態になる。
その方は十分ほど考えて、点検をすると言われた。二店舗のローンが残っている状況で、簡単な決断ではなかった。
点検で出てきた三つ
三日かけて二店舗の個人情報処理の実態を整理した。三つが出てきた。
第一に、保有期間が定められていなかった。 入退室記録と決済関連の情報が、開業初日から三年分そのまま残っていた。消していなかったのではなく、消すという概念自体がなかった。無人店舗管理プログラムは初期設定が無期限保管であり、その設定を変えられることをその方は知らなかった。
第二に、個人情報処理方針が掲示されていなかった。 登録画面に同意のチェックボックスはあったが、何をどんな目的でどれだけ保管するのかを説明する文書がなかった。フランチャイズではなく個人での創業だったため、誰も教えてくれる人がいなかった。
第三に、委託関係が整理されていなかった。 清掃業者と施設管理業者が店舗管理プログラムのアカウントを共有して使っていた。便宜のためにそうしていたのだが、そのアカウントで利用者情報の照会が可能だった。
三つ目がもっとも重かった。申告された出来事は従業員一人の一回限りの行為だったが、こちらは構造的な問題だった。
依頼人はこの場面で言葉を失った。私はこう申し上げた。いま見つかったことが幸いです、と。調査官が先に見つけるのと、私たちが先に見つけて直したうえで説明するのとでは、まったく別の案件になります、と。
点検の方法も記しておく。大がかりな道具を使ったわけではない。店舗管理プログラムにログインしてメニューを一つずつ開き、何が保存されるのか、誰が見られるのか、いつまで残るのかを表に書き込んだ。二店舗を合わせて項目は十九個だった。
この表を作るのにかかった時間は半日である。難しくはない。ただ、誰もやらない。問題が起きる前には、この表を作る理由がないからだ。
もう一つ出てきたものがある。開業初期にイベントを行った際に集めた応募名簿が、別ファイルとして残っていた。紙に書いてもらったものをエクセルに移したもので、イベントが終わって二年以上が経っていた。目的の終わった情報を持ち続けること自体が問題になる。この種のファイルはたいていデスクトップのどこかのフォルダにあり、本人も忘れている。
順序を決めた
残された時間は資料提出まで二週間だった。その間にできることとできないことを分けた。
一週目にやったことは即時の措置である。共有アカウントを閉鎖し、業者ごとにアカウントを分離した。照会権限は必要な範囲に制限した。管理プログラムの保有期間設定を確認して期間を定め、期間を過ぎた記録の破棄手続きを整えた。
ここで一つを併せて行った。破棄を実行する前に、現在の状態を記録として残したことである。何がどれだけあり、どんな基準で何を消したのかを表にした。調査が進行中の状況で資料を消すと、後からその行為自体を説明しなければならなくなる。消すことよりも、消した根拠を残すことが先だ。
二週目にやったことは文書作業である。個人情報処理方針を実際の処理実態に合わせて作成し、掲示した。ここでよくある間違いが一つある。インターネットから他人の処理方針を持ってきて使うことだ。実際と異なる処理方針は、ないよりも悪い。書いてあることとやっていることが違う、という意味になるからである。
だから一文一文を実際の運営に合わせた。収集項目は実際に受け取るものだけ、保有期間はいま定めた期間で、委託はいま整理した業者名で。
掲示場所も併せて決めた。処理方針は利用者が見つけられる場所になければならない。無人店舗であれば、登録・決済画面と店内の案内掲示の両方を見ることになる。どちらか一方にしかなければ、実際には見えていないのと同じである。
ここで時間が足りずできなかったこともあった。従業員教育資料をきちんと作ることだ。アルバイト従業員が頻繁に入れ替わる構造では、教育は一度で終わらない。この部分は計画としてのみ記し、実際の資料は案件が終わった後に作成した。
やっていないことをやったかのように書かないことが重要である。書面に記したことは後から確認の対象になる。二週間ですべて終えたと書いておいて確認要請が来れば、そのときはずっと厄介になる。
意見書に何を書いたか
資料提出とともに出した意見書は四つの部分からなっていた。
第一に、申告された行為についての事実関係。 いつ誰が何をしたのか、確認された範囲と確認されていない範囲を分けて記した。アルバイト従業員が画面を見ながら時間帯に言及したことは事実として認めた。ただし記録を出力したり送信したりした事実は確認されていない、という点も併せて記した。
否認しないことが重要である。確認された事実を争えば、残りの陳述の信頼性まで一緒に落ちる。
第二に、管理体制上の不備の認定。 教育がなく、アクセス権限の統制がなく、それゆえこうしたことが可能な状態だったということを、そのまま記した。
第三に、すでに完了した改善措置。 ここがこの意見書の中心だった。アカウント分離、権限制限、保有期間の設定、破棄の実行とその記録、処理方針の掲示。各項目に完了日と確認方法を付した。
第四に、今後の計画。 四半期ごとの権限点検と新規従業員の教育手続きを短く記した。長くは書かなかった。守れない計画を書くことは次の案件の種になる。
順序にも気を配った。事実関係を先に置き改善措置を後に置くのが自然に見えるが、実際には読む人がもっとも知りたいのは三つ目の項目である。いまこの事業場はどんな状態なのか。そこで目次を一枚前に付け、目次で三つ目の項目の位置がすぐ見えるようにした。
書面は読まれる順序に合わせて作らなければならない。書く人の論理の順序と、読む人の関心の順序は、たいてい違う。
意見書は八ページで、そのうち五ページが三つ目の項目の証憑だった。
証憑を作るときに気をつけたのは時点である。画面をキャプチャすればたいてい日付も一緒に残る。措置の前と後を同じ画面で比較できるように配置すれば、説明の文章が短くなる。文章で三段落書くところを、二枚で代えられる。
逆にしなかったこともある。指摘されていない項目まで先回りして列挙し弁明することだ。誠意に見えるが、実際には調査範囲を自ら広げることになる。聞かれたことに答え、直したものを見せ、そこで止めるほうがよい。
追加の質疑が来たとき
資料提出から三週間ほど経って追加の質疑が来た。二つだった。
一つは、委託業者との契約書に個人情報の処理に関する条項があるかどうかだった。なかった。口頭で結んだ関係に近かったからである。私たちはないと答え、答弁書を出す際に新たに作成した契約書の写しを併せて添付した。
もう一つは、破棄した資料の範囲だった。この質問が来たのを見て、先に作っておいた破棄記録表の価値を改めて確認した。何をいつどんな基準で消したのかが表一枚にあったので、答弁はその表を添付して二行説明することで終わった。
もし記録なしに消していたら、この質問一つに数週間が余計にかかっただろう。そして答弁の信頼性も違っていたはずだ。
行政手続きで後になって助けになるのは、たいていその時点では必要なさそうに見えた記録である。
この案件が「漏えい申告」ではなかったということ
相談の中盤で依頼人が心配したことが一つあった。ニュースで見た大規模な漏えい事故と自分の案件は同じものなのか、という質問だった。
ここで二つを区別してご説明する必要があった。
一つは個人情報侵害の申告である。情報主体が自分の個人情報が不適切に扱われたと申告する経路だ。今回の案件はこれに当たる。
もう一つは漏えいの通知・申告義務である。個人情報が漏えいした事実を知った事業者が、要件に該当すれば情報主体に知らせ関係機関に申告しなければならない手続きだ。この義務には期限が付いており、要件に該当するのに行わなければ、それ自体が別の問題になる。
二つの手続きは出発点が違う。前者は申告する人が情報主体であり、後者は申告する人が事業者である。
今回の案件は特定の利用者の入退室時間帯を口頭で言及したことが問題となった事案なので、漏えいの通知・申告義務がただちに発動する類型とは性格が異なっていた。ただ私たちはその判断も書面に短く残した。該当しないと判断した理由を記しておくことと、まったく言及しないこととは違う。後からその点を質問されたときに答えが用意されていることになる。
実務で事業者がもっともよく混同する点でもある。要件と期限は事案によって異なって適用されるので、漏えいが疑われる状況であれば判断を先送りせず、まず確認されるほうがよい。
越えなかった線
この案件で私たちがしなかったことも明確に記しておく。
申告人との接触はしなかった。謝罪の意を伝えたいという要請はあったが、必要であればそれも書面で、調査手続きの中で行うほうが安全だと申し上げた。結果として別途の接触なく終わった。
私たちがしたのは、行政機関に提出する資料と書面を作り、事業場の処理実態を要件に合わせて整理したところまでである。
コーヒー二杯の騒動
この件には小さな騒動が一つあった。
改善措置を終えた日、依頼人が事務所にコーヒーを二杯買ってお越しになった。ところが店舗で使うタンブラーに入れて来られ、二杯の見た目が完全に同じだった。一つは砂糖入りで一つはそうでないのに、どちらがどちらかご本人も分からなくなっていた。
結局二人とも一口ずつ飲んでみて持ち替えた。その日事務所でもっとも時間のかかった決定だった。
その方は最近、店舗管理画面に四半期点検の通知を設定されたという。通知が出たら権限の一覧を一度見て閉じるのに五分かかるそうだ。
二号店に新しく入ったアルバイト従業員には、初日にA4を一枚渡されるという。利用者情報は誰に聞かれても教えないという内容と、そうした要請を受けたら店主にすぐ連絡するという内容の二つだけが書かれている。長く作ると誰も読まない、というのがその方の説明だった。
実務で長く保たれる規則はたいていこういう形をしている。完璧ではないが短く、短いから守られる。
結果
全体の期間は約二か月だった。相談から資料提出まで二週間、その後の確認と追加質疑への応答に三週間、締めくくりまでにさらに三週間ほどかかった。
結果は改善措置を前提とした整理だった。事業場の不備が指摘され、すでに措置が完了している点が併せて確認された。具体的な処分内容は事案ごとに異なり個別の事情によって変わるので、ここには記さない。
ただ一つは記しておく価値がある。最終段階で確認された項目は、私たちが先に見つけて直しておいたものとおおむね重なった。言い換えれば、調査から新たに出てきたものがほとんどなかった。これが私たちが二つ目の問いを併せて抱えていた理由である。
もしその点検をしていなかったら、同じ項目が私たちの書面ではなく相手の指摘として登場していただろう。同じ事実でも、誰が先に出したかによって扱われ方が違う。
依頼人に実質的に残ったものは二つだ。一つはこの件が終わったという事実であり、もう一つは三年間なんの基準もなく積み上がっていた個人情報が、いまや基準を持つようになったということである。
二つ目のほうが大きい。最初に申告された出来事は従業員一人の一回限りの行為であり、それ自体が繰り返される可能性は低かった。一方、構造的な問題はそのままにしておけばいつか必ずまた出てくる。そのときは今より重いだろう。
申告を受けたことが結果的に事業場を整える契機になった。この順序をお勧めしたいわけではない。ただ、すでにその順序に入ってしまったのであれば、その中でできる最善は決まっている。
費用の話も記しておく。その方が最後に尋ねられたのがそれだったからだ。今回の件で実際にお金がかかった部分は、アカウントを分離したことで増えた管理プログラムの利用料と、委託業者と契約書を作り直すのにかかった時間である。額としては大きくない。
本当に高くついたのは、その前の三年である。なんの基準もなく積み上がった記録はそれ自体では費用がかからないように見えるが、問題が起きた瞬間に一度に請求される。そしてそのときには選択肢が減っている。
行政において安く済む時点は、たいてい何も起きていない時点である。
二か月が過ぎたあと、その方が通りすがりに言われた言葉がある。最初に連絡を受けたときは、この件が店を閉めることにつながると思っていた、と。実際にはそうならなかったが、その数日間の不安は消せない種類のものだった。
行政手続きは結果よりも、その間の時間が人を消耗させる。その時間を減らすことは、結果を変えることと同じくらい実質的なことだと思っている。
残しておくいくつかのこと
こうした状況であれば、順序をこのように立ててみてください。
① 申告人に直接連絡しないでください。 善意でした連絡も、進行中の手続きでは別の解釈をされることがあります。伝えたい意思があるなら、手続きの中で書面で行うほうが安全です。
② 申告された出来事だけを見ないでください。 調査は申告内容から始まり、処理実態の全般へと広がります。指摘される前に自ら点検するほうが結果が違います。
③ 保有期間とアクセス権限からご確認ください。 無人店舗や小規模の事業場でもっともよくある二つです。管理プログラムの初期値が無期限保管である場合が多くあります。
④ 資料を消す前に状態を記録として残してください。 破棄そのものよりも破棄の根拠と時点が重要です。進行中の案件であればとくにそうです。
⑤ 処理方針は他人のものを写さないでください。 実際と異なる処理方針は、ないよりも不利に働くことがあります。収集項目、保有期間、委託業者は、いま実際に行っていることと一行ずつ突き合わせてみてください。
⑥ 委託業者とアカウントを共有しないでください。 便宜のために一つのアカウントを一緒に使う場合が多いのですが、誰が何を照会したのか区別できない状態になります。業者ごとにアカウントを分け、照会権限を必要な範囲に制限するのが基本です。
⑦ 書面に記すことは実際に行ったことだけにしてください。 計画と完了を分けて記せば、後から確認要請が来ても困ることになりません。
個人情報に関する申告と調査は事案ごとに要件と手続きが異なり、漏えいの通知・申告義務の適用可否も状況によって変わります。個別の確認が必要です。
本事例は理解を助けるために再構成した架空の物語であり、登場する人物・商号・地名・数値は特定の個人や事件とは無関係です。
