こんにちは。仁川延寿区の松島に事務所を構える行政書士です。仕事の中で出会ったあるエピソードを、近隣の皆様に紹介させていただきます。🙂
この時期になると、同じ内容の問い合わせが増えます。
9月初旬、日中の暑さが少し和らむと、人々は窓を開けます。エアコンを消して風を取り入れる季節です。そして窓が開くと、夏の間ずっと閉ざされた窓の向こうに留まっていた匂いが、近隣へと流れ出します。
その匂いが苦情になり、苦情が点検になり、点検が一枚の事前通知書になるまでの時間は、思ったよりも短いです。今回の話も、そうやって始まりました。
窓が開く季節の電話
火曜日の午前中に電話がありました。声は慎重で、最初の言葉はこうでした。「区庁から何か届いたのですが、どういう意味なのかよくわからなくて。」
電話でいくつかお伺いし、通知書をまず写真で送ってほしいとお願いしました。その日の夜、メールで写真が届き、お会いする前に検討は半分ほど終わっていました。
通知書は処分の事前通知でした。大気排出施設を届け出ずに設置・運営したという内容で、意見を提出できる期限が記されていました。その期限まであと14日残っていました。
予約を取り、その週の木曜日の午後に来られました。40代前半の男性で、仁川西区の小さな工場の建物の一区画を借りて、無垢材の家具工房を営んでいらっしゃいました。従業員は2名。食卓や収納棚を特注で製作しており、受注が3ヶ月分も溜まっていました。
賃貸契約は5年で、今は2年目でした。工房を開設する際に設備に投じた費用が、まだ回収できていない状態でした。その設備のうちの一つが、今回の件の中心にありました。塗装ブースでした。
塗装ブースの一区画が排出施設になる理由
無垢材の家具は、最後に塗装をします。オイルを塗ることもあれば、塗料を吹き付けることもあります。その方の工房はスプレーで塗料を吹き付ける方式で、そのために小さな塗装ブースを設置していました。ブースの中で塗装を行い、排気ファンで空気を外へ出す構造でした。
「大気環境保全法」は、大気汚染物質を排出する施設を設置しようとする者に対し、設置前に許可を受けるか、あるいは届け出を行うことを定めています。どの施設が許可の対象なのか、届け出の対象なのか、あるいは該当しないのかは、施設の種類と規模、使用する物質、設置地域によって異なります。
塗装施設は、代表的にこの判断が必要な施設です。塗装をすれば、塗料の中の溶剤が空気中へ飛散するためです。そしてここで、実務上の最初の落とし穴が現れます。
ほとんどの小規模事業者は「うちは小さいから該当しない」と考えます。その判断が正しいこともあれば、間違っていることもあります。問題はその判断を誰が、何を根拠にしたかです。その方は工房を開く際、インターネットの投稿を数件見て判断されました。それらの投稿は「防止施設の設置免除」に関する話であり、設置の届け出自体とは別の話でした。
届け出をしなければならないか、そして届けた後に防止施設を設置しなければならないかは、それぞれ異なる問いです。二番目の問いの答えが「免除される可能性がある」としても、一番目の問いの答えは依然として「届け出なければならない」である可能性があります。
この区別が、今回の事件の半分でした。
もう一つ押さえておきます。許可と届け出も異なります。許可は行政庁が要件を審査して許可を与えるものであり、届け出は定められた要件を満たして知らせるものです。どちらの場合も「設置する前に」行うべきという点は同じです。すでに設置して使用している場合、その時点からは事後的に是正する手続きを踏むことになります。
その方の工房のような小規模な塗装施設であれば、通常は届け出の側から判断が始まります。ただし、「通常」という言葉は根拠にはなりません。施設の規模と使用物質を数値で確認しなければ、どの項目に該当するかが確定するのです。
そしてその数値は、最初にブースを導入する際に一度だけ確認していれば、3年間何の問題も起きなかったはずの数字でした。
一人で二度説明された後でした
その方は事務所に来る前に、すでに二度動いていらっしゃいました。
一つ目は、点検の日でした。区の環境部署の担当者二人が工房に来た際、その方は「うちは小規模なので、該当しないはずです」と説明されました。担当者はブースの規格、排気ファン、使用中の塗料缶を確認し、写真を撮影しました。そして、検討した後に連絡すると言いました。
二つ目は、通知書を受け取った後でした。区に電話をして、同じ説明を再度されました。担当者は、意見提出期限内に意見と資料を提出すれば検討すると案内しました。正確な案内でした。
その通話の後、その方は何を資料として出せばよいのか分からず数日間を過ごし、その後、知人の紹介で当事務所に連絡をくださったのです。
現場点検員は、結果書にマニュアル通りに記載します。裁量の判断は、その次の段階で行われます。マニュアル通りに動くことは間違いではありません。重要なのは、その次の段階で事業者が何を携えていくかです。
そして、「うちは該当しない」という言葉は、根拠が付かなければ資料になりません。
ここで「事前通知」という制度を少し説明します。「行政手続法」は、行政庁が不利益な処分を行う前に、当事者に事前に知らせ、意見を述べる機会を与えるよう定めています。その方が受け取った通知書は、まさにそれでした。処分が確定したのではなく、処分する前に言うべきことがあれば言ってほしいという機会だったのです。
多くの方がこの通知書を「処分書」と読み違えます。そのため、怖くなって数日を過ごしたり、逆に「どうせ決まったこと」と諦めて何も出さなかったりします。どちらももったいない選択です。意見提出期間は、事業者が事実と事情を書面で残すことができる、処分前のほぼ唯一の窓口なのです。
その方も最初は、この通知書を処分書と読み違えていました。最初の相談の最初の10分間は、これがまだ終わっていないという説明でした。
14日以内に提出しなければならなかった3つのこと
最初の相談で私がしたことは、残された14日間を3つの枠に分けることでした。
最初の枠は事実確認。この塗装ブースが本当に届出の対象なのかをまず確定しなければなりません。届出の対象でないなら、意見書の方向は「該当なし」になり、届出の対象であれば方向は「事後届出と措置」になります。この二つは全く異なる書類です。
二番目の枠は立地確認。たとえ届出をするとしても、その建物・その場所でこの施設を置けるかどうかが先です。建築物の用途や用途地域によって制限がかかることがあるからです。これを飛ばして届出書から書くと、届出が受理されない事態が生じる可能性があります。
三番目の枠は即時措置。どちらの場合でも、意見提出期限までに「今何をしたか」が書面に記載されていなければなりません。口頭で伝えた計画は、書面では説得力が弱いです。
この三つの枠の順番が重要でした。事実確認が終わる前に措置から始めれば不要な費用がかかり、立地確認なしに届出から始めれば、後でやり直すことが難しくなります。
行政においては、順序が半分です。 🗂️
その日、その方がお尋ねしたことが一つありました。行政審査をすぐにすればいいのではないかという質問です。インターネットで、処分が不当であれば行政審査をせよという記事をご覧になったそうです。
今はその段階ではないとお伝えしました。行政審査は、処分が出た後にその処分を争う手続きです。請求期間も、処分があったことを知った日から90日以内と定められています。まだ処分が出る前であれば、まず使える道具は「意見の提出」です。
そして、意見提出をしっかりしておけば、たとえ後に処分を争うことになっても、その時に使う事実関係がすでに整理されていることになります。順序を飛ばせば、道具を一つただ捨てるのと同じです。
その方はうなずき、手帳に「意見提出を先に」と書き込まれました。
ブース規格表と塗料の購入履歴
事実確認のために、二つの資料を集めました。
一つは、塗装ブースの規格と排気設備の仕様でした。ブースを設置した業者に連絡し、設置当時の仕様書を受け取りました。その方は仕様書を受け取った記憶がないとおっしゃっていましたが、業者のメール記録に残っていました。3年前の見積もりメールに添付されていました。
もう一つは、塗料と溶剤の使用量でした。これについては個別の記録がありませんでした。そのため、直近1年分の購入履歴を取引先ごとに出してもらえるようお願いしました。カードの明細と取引先の税務請求書を照らし合わせることで、月平均の使用量が概算できました。
なぜこれが必要だったのか、短く記しておきます。排出施設の該当有無は「塗装をするか否か」で決まるのではなく、施設の規模と物質、そして使用の実態によって判断されます。その判断を担当者に委ねるためには、判断に必要な数値を私たちが先に提示しなければなりません。数値なしに「小さい」と言うだけでは、担当者は最も保守的な見方をするしかありません。
資料を整理した結果、結論は明白でした。このブースは申告の対象でした。
その方はこの場面で、しばらくの間何もおっしゃいませんでした。私はこうお伝えしました。該当なしを主張して後で覆されるよりも、今認めて措置を講じる方が、結果としてずっと良いと。
意見書の方向性が、その日に決まりました。
使用量の資料を集める過程で、小さなもつれが一つありました。塗料を購入する取引先が3か所あり、そのうちの1か所は現金取引が混ざっていたため、明細が抜けている月がありました。
このような場合、空の月を推測で埋めたくなります。しかし、埋めませんでした。確認できた月の平均を使い、空の月があるという事実とその理由をそのまま記載しました。推測した数値は、後で一度でも食い違えば、残りの数値まで信じられなくさせるからです。
代わりに、その取引先に連絡して取引内容を確認してもらえるか尋ねました。取引先の社長が帳簿を調べ、3日後に抜けていた月の品目と数量をメッセージで送ってくれました。そのメッセージをキャプチャして資料に添付しました。
資料は完璧である必要はありません。どこが空いていて、なぜ空いたのかが分かればいいのです。
立地から確認した理由
申告の方向を決めた後、書類を書く前に立地を確認しました。
建築物台帳を取り出してその区画の用途を確認し、土地利用計画で用途地域を確認しました。工房が入っていた建物は、小規模な製造所が数件入居している建物で、用途上、この施設を置くことに支障はありませんでした。
この確認がなぜ最初だったのかを記しておきます。もしこの場所で施設を置くことができないという結論が出たなら、意見書の方向は「申告」ではなく「施設の撤去または移転計画」になるべきでした。それは全く異なる費用と、全く異なるスケジュールです。それを知らずに申告書を先に提出すれば、後で申告が受理されない理由を聞きながら、期限だけを過ぎることになります。
幸い、今回は問題ありませんでした。その方の表情が初めて少し和らぎました。 🙂
規定を読むのは簡単ですが、どの規定をいつ取り出すかが難しいのです。
立地を確認しながら、もう一つを確認しました。賃貸借契約書です。
工房は借りた空間であり、防除施設を設置するには壁に排気ダクトを新しく通す必要がありました。建物の所有者の同意なしに工事を行えば、環境側の問題は解決しても、賃貸側の問題が新たに発生します。契約書には原状回復の条項と、施設変更時の事前同意の条項がありました。
そのため、防除施設の見積もりを取る前に、まず建物所有者に連絡するようお勧めしました。工事の範囲と期間、退去時の原状復旧方法を記した短い依頼書を一緒に作成しました。建物所有者は2日後に同意してくれ、同意のメッセージをキャプチャして保存しました。
環境許認可の案件でよく見落とされるのがこの部分です。行政機関だけを見て進んでいて、建物所有者一人の同意でスケジュールが止まることが予想以上に多いのです。契約書を一枚先に読むのに、10分もあれば十分です。
防除施設の見積もりは2か所から
申告を行うためには、防除施設をどのようにするかも同時に決める必要がありました。防除施設は、排出施設から出る汚染物質を減らすための設備です。塗装施設であれば、吸着方式が一般的です。
ここで、その方がインターネットで見たという「免除」の話が再び出ました。一定の要件を満たせば、防除施設の設置が免除されるという内容でした。その要件に該当するか検討したところ、今回のケースでは該当すると判断するのは困難でした。免除を前提に書面を作成すると、免除が認められない場合に書面全体が揺らぐからです。
そのため、防除施設の設置へと方向を定め、2社から見積もりを取るようお勧めしました。一方はブースを設置していた業者、もう一方は防除施設を専門とする業者でした。
二つの見積もりは、金額よりも工事期間に差がありました。一方は資材の調達の関係で3週間、もう一方は10日間でした。意見書の提出期限内に設置まで終えることはできませんでしたが、契約と着工のスケジュールを書類に盛り込めるかという点で大きな違いがありました。
その方は10日間の方を選ばれました。金額は少し高めでした。3ヶ月分も滞っている注文を考えれば、工房を止める期間が短い方が、最終的には安く済むという計算でした。
その間に、塗装をどうするかも決める必要がありました。防除施設がない状態でブースを動かし続ければ、意見書に何を書いても説得力がありません。違反状態が続いていることを意味するからです。
そこで、設置が終わるまで塗装だけを外部の塗装業者に委託することにしました。裁断と組み立て、サンディングまでは工房で行い、塗装の番が来たら部品を発送する方式です。運送費と委託費がかかり、納期が1週間ずつ遅れる注文が発生しました。
その方は、納期が遅れた注文の顧客に直接電話をかけられました。理由を長く説明するのではなく、塗装設備を整備しているため1週間遅れるとだけ伝えたそうです。キャンセルした顧客はいませんでした。
この決定が、意見書の第3項目を埋めました。「防除施設の設置完了まで塗装作業を中断」という一行は、外部委託の契約書が添付されているため、言葉ではなく事実となったのです。
意見書に書いたことと書かなかったこと
意見の提出期限の2日前に意見書を提出しました。4つの項目でした。
第一に、事実関係。 塗装ブースをいつ設置し、どのように使用してきたか、仕様と使用量の資料を添えて記載しました。申告対象であるという点はそのまま認めました。
第二に、未申告の経緯。 防除施設の免除に関する内容を、設置申告の免除と誤解した点を事実通りに書きました。言い訳に聞こえないよう、短く簡潔に。
第三に、すでに講じた措置と日程。 ここが核心でした。立地確認の結果、防除施設の契約書の写しと着工・完了予定日、設置申告書の提出予定日、そして防除施設の設置完了まで塗装作業を中断するという内容を入れました。実際にその週から、塗装は外部の塗装業者に委託することにされたのです。
第四に、減刑を考慮してほしい事情。 小規模な事業所であること、自ら進んで措置に入ったこと、違反を認識した直ちに稼働を停止したことを書きました。
書かなかったこともあります。苦情申立人に関する話は一言も書きませんでした。誰が苦情を入れたかはこの事件の争点ではなく、それを書く瞬間、書面は感情の記録になってしまうからです。
確認された事実を争えば、残りの陳述の信頼性まで一緒に下がります。代わりに、今何をしたのかを日付とともに示す方が、実際に検討されます。 ✍️
分量も気を配りました。意見書の本文は3ページで、残りは添付資料でした。仕様書、使用量の整理表、立地確認資料、建物主の同意、防除施設の契約書、外部塗装委託契約書。添付のたびに番号を振り、本文でその番号を引用しました。
こうすることで、読む人が主張と根拠を行き来しながら確認しやすくなります。本文を長く書けば根拠が埋もれ、添付ばかり多ければ何を言おうとしているのかがぼやけます。本文は短く、根拠は番号で。この案件で最もこだわった部分は、実はこの番号の振り方でした。
意見書を出した日、その方は工房に戻り、塗装ブースのドアに一枚の紙を貼られたそうです。「防除施設の設置完了まで使用禁止」。従業員二人が、もしかしたら習慣でブースを使ってしまうことがないように。
隣人へ送った一枚
意見書とは別に、その方がされたことがあります。私が提案したことではありません。
同じ建物と隣の建物の入居者の方々に、A4サイズ1枚の案内文を配りました。塗装作業を当面の間、外部で行うことになったこと、防除施設の工事がいつからいつまであること、工事中に騒音が発生する可能性があること。そして、ご不便をおかけして申し訳ありませんという一文。
苦情の主が誰であるかを探り出すような内容はありませんでした。誰かに謝罪を求める内容もありませんでした。ただ、何が変わるのかを知らせるための紙でした。
行政手続きの外の話ではありますが、記しておく価値はあります。臭いの苦情は、多くの場合、臭いそのものよりも「誰も気にかけてくれない」という感覚から大きくなります。案内文の一枚が、その感覚を変えるのです。
その後、同じ苦情が入ってこなくなったそうです。
案内文を配った翌日、隣の建物の印刷所の方が工房に立ち寄られたそうです。実は、臭いよりも排気ファンの音が夜遅くまで響くことが気になっていたと話されました。その方はその日から、塗装作業を午後6時前に終えることに決められました。
苦情は、書類に書かれていることと実際の不便が少しずつ異なるものです。書類で解決する部分もあれば、隣人との一度の対話で解決する部分もあります。行政書士が助けることができるのは前者の部分ですが、後者を気遣う方々の案件は、大抵より静かに解決します。
まな板に刻まれた一文字
この件には小さな騒動が一つありました。😊
防除施設の設置が終わった週に、その方が事務所に木製のまな板を一つ持ってこられました。クルミの木で、片方の角に事務所の名前を焼き印で刻んで持ってこられたのです。
ところが、一文字が間違っていました。正確には、下の文字（パッチム）が一つ抜けていました。
その方はまな板を渡しながらそれを発見され、その場で持ち帰って直してくるとおっしゃいました。私は大丈夫です、このままでいいですよとお伝えしました。結局、まな板は事務所に残りました。
今でもそのまな板の上で時々果物を切ります。パッチムの抜けた名前を見るたびに、あの二週間を思い出します。
結果
全期間は約7週間でした。事前通知から意見提出まで10日、防除施設の設置に10日、設置の届出と受理まで2週間、その後に稼働を開始するまでさらに1週間ほどかかりました。
処分は、意見書で明らかにした措置を考慮した結果として整理されました。具体的な処分の内容は案件ごとに異なり、個別の事情によって変わるため、ここでは記載しません。
ただ、記しておく価値があることがあります。設置届を出す際、あらかじめまとめておいた仕様書と使用量のデータがそのまま添付書類になったことです。事実確認のために集めた資料が、届出書類の半分を占めたのです。意見書のために行ったことと、届出のためにすべきことが重なるように、最初から順序を整えたおかげでした。
そして、稼働を開始した後にすべきことも整理して差し上げました。運営記録を残す方法、防除施設のフィルター交換周期、定期的に確認すべき項目など。施設の規模によって追加の義務が課される可能性があるため、該当の有無を管轄部署にもう一度確認するよう案内しました。
その方に実質的に残ったものは二つだと思われます。一つは、工房が止まらなかったことです。塗装だけを外部に委託しただけで、裁断と組み立ては継続され、3ヶ月分の注文は一件もキャンセルされませんでした。もう一つは、この施設が今や書類上でも正しい場所に位置しているということです。
二つ目の方が大きいです。届出なしで動いている施設は、苦情の一通でいつでも元の場所に戻されます。届出された施設は、基準ができた施設です。
届出が受理された後にも、一つやるべきことが残っていました。施設を実際に稼働させる前に、稼働を開始するという事実を知らせる手続きが別にあります。設置の届出と稼働の開始は異なる段階です。届出が受理されたからといってすぐにブースを回せば、今度は別の場所で同じことが起こる可能性があります。
そのため、稼働開始日を先に決め、その日に合わせて必要な書類を準備しました。防除施設業者から受け取った試運転の結果も一緒に整えました。最初の塗装をした日、その方はブースの横に運営記録のノートを一冊掛けておきました。日付と作業時間、使用した塗料を記入する欄があるノートでした。
そのノートが、次の点検の際に最初に開かれる資料になるでしょう。今度は、そこにすでに数字が書かれているはずです。
費用についても記しておきます。今回実際に費用がかかったのは、防除施設の設置費用と外部塗装の委託費用でした。3年前にブースを設置する際に、届出と防除施設を同時に行っていれば、設置費用は同じだったでしょうが、委託費用と二週間の不安はなかったはずです。
行政において安価な時点は、大抵何も起こらなかった時点です。
最後の通話で、その方がさらっとおっしゃった言葉があります。窓を開ける季節をこれほど気にしたことは初めてだ、と。今年の秋からは、ただ窓を開けることができるようになるだろう、とおっしゃいました。
残しておくべきいくつかの点
このような状況であれば、順序をこのように組み立ててみてください。
① 「小さいため該当しない」という判断に根拠を添えてください。 排出施設の該当可否は、施設の種類・規模・物質・地域によって判断されます。仕様書や使用量などの数値がなく「小さい」とだけ言っても、資料としては成立しません。
② 設置届出と防止施設の免除は別の質問です。 防止施設が免除される可能性があっても、設置届出はしなければならない場合があります。この二つを混ぜてしまうと、今回の事例のようになります。
③ 届出書よりも立地確認が先です。 建物の用途や用途地域によって、その場所に施設を置けるかどうかが変わります。これを飛ばすと、届出自体が通らなくなる可能性があります。
④ 意見書には「すること」よりも「したこと」を日付と共に記載してください。 契約書の写し、着工日、稼働停止の有無など、確認可能なものが実際に検討されます。
⑤ 民願人の話は書面には書かないでください。 論点ではなくなり、書面を感情の記録にしてしまいます。近隣の方には、何が変わるのかを知らせる案内文一枚の方が効果的でした。
大気排出施設の許可・届出対象の有無と防止施設の基準は、施設や地域によって異なり、頻繁に変更されます。事案ごとに要件が異なるため、管轄部署への個別確認が必要です。
本事例は理解を助けるために再構成した架空の物語であり、登場する人物・商号・地名・数値は特定の個人や事件とは無関係です。
仁川松島（ポスコタワー松島）に位置する行政書士事務所です。仁川延寿区をはじめとする近隣地域の行政審判・認可/届出代行、外国人の出入国（ビザ・滞在）、定期的な行政管理を扱っています。環境の認可は、設備よりも順序が結果を左右することが多々あります。似たような状況がある場合は、お気軽にお問い合わせください。
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黄允相（ファン・ユンサン）行政書士事務所
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