仁川市延寿区・松島（ソンド）に事務所を構える行政書士（행정사。依頼を受けて行政上の届出や許認可申請の書類を作成・代行する国家資格者）です。仕事の中で出会ったエピソードを一つご紹介します。
いちばん簡単に見えた確認書が、いちばん時間がかかった。
その会社が最初に望んだのは、一つの認証だった。公共機関の入札公告に書かれた加点項目の一つ。代表はその名前を携帯電話のメモ帳に書いてきて、見せてくれた。イノビズ。
三か月後、その会社が受け取ったのは別の名前の確認書だった。そしてその確認書を得るためにまずしなければならなかったのは、認証とは何の関係もなさそうな、事務所の間仕切り工事だった。
入札公告の加点一行
代表は三十代後半だった。松島の知識産業センターの一室で、公共機関向けの業務ソフトウェアを作る会社を経営していた。社員は七人、そのうち四人が開発者。創業して二年を少し過ぎたところだった。
会社はこれまで、民間企業からの受託開発で売上を立ててきた。今年からは公共機関への納品を目標にしていた。自社製品が一つ完成し、いくつかの機関から試験導入の提案が来ていた。
問題は入札だった。どの公告にも加点項目があり、その中に企業認証の保有有無が入っていた。点数の差は小さかったが、小さな差で順位が分かれる入札がほとんどだった。政策資金の申請書にも似たような加点項目があった。
代表は急いでいた。次の四半期に、関心のある公告が二つ予定されていた。開発者四人の人件費は受託売上で持ちこたえていたが、受託を増やせば製品開発が止まり、製品開発をすれば受託が減る。公共納品は、この綱引きを終わらせる方法だった。
だから認証の名前を一つ書いてきた。インターネットでいちばんよく見かけた名前だったという。
相談の前日、代表は関心のある入札公告二件の原文をメールで先に送ってきた。公告文はそれぞれ三十ページを超えていた。代表はそのうち、加点表のある一ページにだけ蛍光ペンを引いていた。
私は公告文を全部読んだ。加点表のほかにも確認すべきことがあったからだ。参加資格、提出書類、そして加点を認められるには、いつまでに認証を保有していなければならないのか。加点表に認証名があっても、入札締切日の時点で保有していなければ点数にはならない。
二つの公告とも、基準日は入札締切日だった。一つ目の締切までは二か月半、二つ目は四か月。この日付が、その後のすべての日程の終点になった。
まず認証の名前を整理した
最初の相談でまず行ったのは、名前の整理だった。企業が受けられる確認や認証は種類が多く、名前が似ているのでよく混同される。
大きく二つのグループに分けて説明した。
一つは企業確認制度だ。創業企業確認、中小企業確認、女性企業・障害者企業確認などがこれにあたる。会社がどの範疇に属するかを確認してもらうもので、要件が比較的客観的である。
もう一つは企業認証制度だ。ベンチャー企業確認、イノビズ（技術革新型中小企業）・メインビズ（経営革新型中小企業）、社会的企業認証、ファミリーフレンドリー認証などがこれにあたる。会社の技術力や経営体制、社会的目的などの審査を受けるもので、準備すべき証憑がはるかに多い。
そして入札公告の加点項目を読み直した。加点対象の認証は一つではなかった。イノビズと並んで、ベンチャー企業やその他いくつかが並べて書かれていた。代表は最初の名前だけを見ていたのだ。
この発見が、この件の最初の転換点だった。目標はイノビズではなかった。加点だった。
二つのグループの違いは、準備期間にも表れる。企業確認は要件が客観的な分、書類がそろえば比較的早く終わる。企業認証は審査が入る分、準備と審査に数か月かかることもある。そしてほとんどの認証には有効期間があり、一度取れば終わりではなく、期間ごとに改めて確認を受けなければならない。
そして初日に一つ、はっきりお伝えした。どんな認証であれ、必ず取れると断言することはできない。判断するのは審査機関であり、同じ書類でも申請時点の指針によって結果が変わりうる。私たちが言えるのは、いま確保できている資料を基準に、申請が通る可能性が高いか、補完が必要か、というところまでだ。
代表は後になって、その言葉を聞いてかえって安心したと話してくれた。インターネットで見た広告はどれも「取れる」とばかり言っていて、だからこそ余計に不安だったのだと。
一人で二度、申請画面を開いた後だった
代表はすでに二度試みていた。
一度目はイノビズのオンライン自己診断だった。項目を埋めていくうちに、業歴に関する要件で行き詰まった。創業して二年余りの会社は、まだ業歴要件を満たしていなかった。画面には、申請対象ではないという案内が表示された。
二度目はベンチャー企業確認の申請画面だった。類型を選ぶ段階で止まった。確認の類型がいくつもあり、類型ごとに求められる要件と書類が違っていた。どの類型が自分の会社に合うのか判断がつかなかったという。
二度とも、代表は間違ったことはしていない。ただ二度とも、会社がいま何を持っているかを知らないまま、申請画面から開いてしまった。
認証は申請書ではなく、証憑で判断される。申請画面は最後に開くものだ。
代表は相談の前に、認証代行業者二社から連絡を受けたと言っていた。一社は認証を保証すると言い、もう一社は事業計画書を代わりに書いてあげると言った。
どちらも注意が必要だ。認証は誰にも保証できない。そして事業計画書は、誰が文章を整えるにせよ、その中身は会社が実際にやっていることでなければならない。審査の過程で代表が自ら説明しなければならない場面が来たとき、他人が書いた計画書は代表の口の中で揺らぐ。
そこで役割を分けた。会社の現状を診断し、何をどの順序で証明するかを設計し、提出書類を作成・整理するのは私たちの仕事。計画書の中身、つまりこの会社が何をしていて何をしようとしているのかは、代表の言葉で埋めることにした。私たちはその言葉を書き取り、根拠を添え、順序を整えた。
事前診断 ― この会社はいま何を持っているか
企業認証の実務で肝心なのは、申請書の入力ではなく、事前診断と証憑の設計だ。だから二度目の面談は診断に充てた。
代表に四つの資料をお願いした。直近二年分の財務諸表、社員名簿と四大保険（社会保険）の加入履歴、保有または出願中の知的財産権の一覧、そして売上構造がわかる契約一覧。
資料を広げてみると、会社の姿が見えてきた。
売上のほとんどは受託開発からだった。自社製品の売上はまだなかった。特許は出願が一件あり、登録前だった。開発者四人はいずれも正社員で、社会保険にも加入していた。ところが、この四人が何をしている人たちなのかを示す書類がなかった。組織図も、業務分掌もなかった。七人が一つの空間で、あらゆる仕事を一緒にしていた。
ここで一つはっきりした。この会社の最大の資産は開発人材と技術だった。ところが、その資産が書類の上では見えなかった。
技術系の認証は、結局のところ、この会社が研究開発をしていることを示さなければならない。そして示すためには、研究開発がどこで誰によって行われているかが、書類で明らかになっていなければならない。
診断でもう一つ見つかった。研究開発費が別途管理されていなかった。開発者の人件費も機器の購入費も、すべて一般経費として処理されていた。実際には会社の支出のかなりの部分が研究開発に使われていたのに、帳簿上はその事実が見えなかった。
代表はその週のうちに税理士と電話で話し、翌月から勘定を分けることにした。
過去の記録を遡って変えることはしなかった。遡って変えた数字は、後で説明しにくい。その代わり、今回の認証ではこの部分を証憑の中心から外し、次の認証から使う資料として積み上げていくことにした。
順序を組み直した
診断結果をもとに、順序を組み直した。四つの段階だった。
第一に、中小企業確認。 最も基本となる確認だ。他の認証を申請するときにこの確認書を求められることが多く、公共入札でもよく使われる。要件が客観的なので、いちばん早く終えられる。
第二に、研究開発専担部署の設置。 会社の研究開発活動を書類の上で明らかにするための仕組みだ。これがあってこそ、次の段階の証憑が成り立つ。
第三に、ベンチャー企業確認。 業歴要件に引っかからず、加点対象のリストにも入っていた。研究開発専担部署が整えば、申請できる類型の選択肢も広がる。
第四に、イノビズ。 業歴要件を満たす時点で申請する。それまでに積み上がった研究開発の実績が、そのまま証憑になる。
代表は四番目がもともとの目標だったと知って、少し笑った。「結局は行き着くんですね、順番が違うだけで」
そのとおりだ。認証はたいてい、一度で望むものを手に入れるのではなく、前のものが後のものの証憑になるよう順序を組む仕事だ。
最初の段階の中小企業確認も、素通りはしなかった。中小企業かどうかは、売上や資産といった規模基準だけでなく、他の会社との持分関係まであわせて見る。関係する会社があれば、その会社の規模が合算されることがある。
代表に尋ねた。ほかの法人の持分を持っていないか、あるいはほかの法人がこの会社の持分を持っていないか。代表は少し考えてから、創業初期に知人の会社に少額を出資したことがあると言った。
持分比率を確認したところ、関係企業の判断に影響する水準ではなかった。ただ、この事実を知らないまま申請して、後で確認の依頼が来ていたら、そのとき説明資料を慌てて探さなければならなかっただろう。投資契約書の写しを、あらかじめファイルに入れておいた。
いちばん簡単に見える確認にも、質問が一つは隠れている。
間仕切り工事をした理由
研究開発専担部署を置くには条件がある。要は二つ。研究開発を専任で担う人員がいること、そしてその人員が働く空間が他の部署と区分されていること。
人員はいた。開発者四人。問題は空間だった。七人が間仕切りのない一つの空間で働いていた。代表の机の隣に開発者の机があり、その隣に営業担当の机があった。
そこで工事をした。事務所の一角に間仕切りを立て、開発者四人の机をその中に移した。大がかりな工事ではなかった。二日かかり、費用もさほどではなかった。知識産業センターの管理事務所には、先に工事の届出をした。
社員の反応は半々だった。開発者たちは静かになってよいと言い、営業担当は、開発者に何か聞くにもこれからはドアをノックしなければならないとぼやいた。
その次は書類だった。組織図を新しく描き、研究開発専任人員の業務分掌を文書にした。四人がそれぞれ何を研究しているのか、その研究が会社のどの製品とつながっているのかを、一人あたり半ページずつ書いた。
この文書が、その後のすべての証憑の骨組みになった。
社会保険の記録と業務分掌のずれ
書類を作っているうちに、ずれが一つ見つかった。
開発者四人のうち一人が、社会保険の加入記録上、別の職務で届け出られていた。創業初期に営業支援の業務で採用し、その後開発に移った人だった。業務は変わったのに、記録はそのままだった。
こうしたずれは、審査で質問となって返ってくる。研究開発専任人員と書いたのに、別の記録が別の業務を示していれば、どちらを信じればよいのかと問われることになる。
そこで順序を決めた。まず、その社員の実際の業務異動の時期を確認できる資料を集めた。社内メッセンジャーのプロジェクト割り当て記録、コードリポジトリの作業履歴といったものだ。そして必要な記録の訂正は、会社が担当機関に届け出るようご案内した。
私たちがしたのは、ずれを見つけ出し、何をどの順序で合わせるべきかを整理するところまでだった。証憑を設計するということは、結局、異なる書類に同じ話をさせることだ。
ベンチャー企業確認 ― 類型を選んだ基準
研究開発専担部署が整った後、ベンチャー企業確認の準備に入った。
ベンチャー企業確認にはいくつかの類型がある。投資を受けた実績を基準とする類型、研究開発投資を基準とする類型、技術性と成長性の評価を受ける類型などだ。代表が二度目の試みで止まったのが、まさにここだった。
類型を選ぶ基準はシンプルだった。この会社がいちばんよく示せるものは何か。
外部からの投資は受けたことがなかった。研究開発投資は、人件費のほとんどが事実上研究開発に使われていたものの、これまで研究開発費として区分管理していなかったため、数値で示すのが難しかった。残るのは、技術性と成長性の評価を受ける類型だった。
そこでその類型に決めた。そして証憑の中心を三つに据えた。自社製品の技術説明書、特許出願の内容、そして試験導入を提案してきた機関とやり取りした文書。
三つ目が重要だった。売上はまだなかったが、製品に対する外部の関心はあった。その関心が文書で残っていれば、成長可能性の根拠になる。代表のメールボックスから関連文書を探し出すのに一日かかった。
見つけた文書をそのまま使うことはしなかった。文書ごとに性格が違ったからだ。ある機関は正式な公文で試験導入の意向を示し、別の機関は担当者個人のメールで関心を表し、さらに別の機関は議事録の一行に製品名が言及された程度だった。
この三つを同じ重みで書けば誇張になる。だから文書ごとの性格をそのまま書いた。公文は公文として、メールは担当者の意見として、議事録は言及の事実として。拘束力のない意向表明を、契約のようには書かなかった。
代表は最初、この部分を残念がった。もう少し大きく書いてもいいのではないかと。私は、審査する人が原文を確認できるという点をお伝えした。原文より大きく書いた文は、原文を読んだ瞬間に小さくなる。原文どおりに書いた文は、原文が裏付けてくれる。
事業計画書は短く、根拠は番号で
事業計画書にいちばん時間がかかった。代表が最初に書いた草案は二十ページだった。会社のビジョン、市場規模、競合分析、今後五年間の売上計画。
私はその草案を半分にしようと提案した。審査する人が知りたいのは、ビジョンよりも根拠だ。この技術は何か、誰が作っているのか、誰が関心を示したのか。そしてそれぞれを示す書類は何か。
そこで事業計画書の一文ごとに添付番号を付けた。技術説明の横には特許出願書の番号、人員説明の横には業務分掌文書の番号、市場の反応の横には機関文書の番号。根拠のない文は削った。
五年間の売上計画も削った。根拠のない数字は、一度疑われると残りの数字まで揺るがす。代わりに、次の一年の具体的な目標と、その目標がどの公告とつながっているのかを書いた。
最終版は九ページだった。代表は減った分量を見て不安がった。こんなに短くていいんですか。短いから読まれるのだとお伝えした。
提出の前に、もう一つ準備した。審査の過程で代表が自ら説明しなければならない場合に備えた、想定質問だった。
五つ選んだ。この技術は既存の製品と何が違うのか。開発人員のうち中核人員が抜けたらどうなるのか。売上がまだ受託中心だが、自社製品の売上はいつから見込めるのか。特許出願の内容は製品のどの機能とつながっているのか。試験導入機関の反応は具体的にどうだったのか。
答えは代表が自分で書いた。私は答えごとに該当する添付番号を横に付けた。口頭の答えが書類と食い違わないように。
四つ目の質問の答えを書いているところで、代表の手が止まった。特許出願の内容と製品機能のつながりを一文で説明するのは難しいという。その部分は、技術説明書に図を一枚入れて補うことにした。後に審査中に補完依頼が来たのも、まさにこの箇所だった。あらかじめ押さえておいたおかげで、補完書は一日で出せた。
名刺五百枚の騒動
この件には、小さな騒動が一つあった。
ベンチャー企業確認書が出た日、代表が写真を送ってきた。そして三日後、また写真が来た。新しく刷った名刺だった。名刺の裏にベンチャー企業のマークが入っていた。
ところがそのマークは、インターネットで見つけた画像だった。認証マークは使用方法が定められていることが多い。確認してみてくださいとお伝えした。
代表は確認してから電話をかけてきた。五百枚刷り直さなければならないと。声に笑いが混じっていた。
その名刺五百枚は、いま私たちの事務所のキャビネットの上にある。メモ用紙にちょうどいいと言って、代表が一束置いていった。
結果
全体の期間はおよそ三か月だった。中小企業確認に二週間、研究開発専担部署の準備と間仕切り工事に一か月、ベンチャー企業確認の準備と審査に一か月半ほどかかった。審査中に補完依頼が一度あった。特許出願の内容と製品機能のつながりをもう少し説明してほしいというものだった。技術説明書に一ページを追加して提出した。
ベンチャー企業確認を受けた。次の四半期の公告二つのうち一つに、加点を反映して入札した。結果はここには書かない。入札は加点一つで決まるものではなく、各機関の評価によって変わる。
ただ、書き留めておくに値することがある。今回作った組織図と業務分掌、研究開発関連の記録は、今後イノビズを申請するとき、そのまま証憑の土台になる。代表は業歴要件を満たす日付をカレンダーに印を付けておいた。そしてその日まで研究開発活動を記録する様式を一つ作り、開発者たちが毎週金曜日に記入するようにした。
認証には有効期間があり、期間が終わる前に改めて確認を受けなければならない。取得するより、維持する期間のほうが長い。だから認証後の記録は、認証前の準備と同じくらい重要だ。
いちばん簡単に見えた確認書は、結局、会社の姿を変える仕事だった。間仕切り一つ、組織図一枚、一人あたり半ページずつの業務分掌。それまではなかったものだ。
最後の電話で、代表が言った言葉がある。認証の準備をしながら、会社が何をする会社なのかを初めて文章にしてみた、と。
行政の書類は、しばしば、すでにしている仕事を初めて見えるようにする。
残しておきたいいくつかのこと
企業認証を準備されるなら、順序をこのように組んでみてください。
① 目標は認証の名前ではなく、加点や支援要件です。 公告の加点項目を最後まで読むと、いま取得できる別の認証がリストに載っていることがよくあります。
② 申請画面より事前診断が先です。 財務諸表、人員名簿と社会保険の記録、知的財産権、売上構造を広げて、会社が何を示せるのかをまず確認してください。
③ 業歴要件を先に確認してください。 認証ごとに業歴要件が異なります。要件を満たす前であれば、前の段階の確認や認証から積み上げるほうが得策です。
④ 異なる書類に同じ話をさせてください。 組織図、業務分掌、社会保険の記録が食い違えば、審査で質問となって返ってきます。
⑤ 認証後の記録を設計してください。 有効期間があり、次の段階の認証の証憑はいまから積み上がっていきます。
企業確認・認証の要件と手続きは制度ごとに異なり、審査機関の判断や申請時点の指針によって変わることがあります。事案ごとに要件が異なるため、所管機関への個別の確認が必要です。
本事例は理解を助けるために再構成した架空の話であり、登場する人物・商号・地名・数値は特定の個人や事件とは関係ありません。
