仁川広域市延寿区松島に事務所を構える行政書士です。仕事の中で出会った一つの出来事をご紹介します。
まずメールで写真が三枚届いた。補正要求の公文書が一枚、そしてある集まりの会則が二枚だった。メールの件名は「非営利民間団体登録の補正について」だけで、本文は三行だった。自分たちで登録を申請したが、補正せよという公文書を受け取った。補正期限まで十四日しかない。何をどう直せばよいのか分からない。
会う前に検討は半分ほど終わっていた。公文書に記された補正事項は三つだった。
- 提出された会員名簿では「常時構成員」の確認が困難
- 前年度の総会議事録が未提出
- 会則の慶弔費支給規定について疎明を要する
三行とも短かった。しかしこの三行は、それぞれ別の要件を指していた。一行目は人の数を、二行目は団体が実際に運営されてきたという証拠を、三行目は団体の性格そのものを問うていた。
そしてそのうちの一つは、その集まりが十二年間一度も問題だと考えたことのない条項だった。
十二年続いた集まりが初めて書類を作った理由
集まりの始まりは素朴だった。十二年前、子育て中の数家族が週末の朝に海辺へ出てごみを拾った。一家族が二家族になり、二家族が地域の集まりになった。今ではオンラインのコミュニティ加入者が三百人を超える。月に二回の定期清掃活動を行い、夏休みには中高生が参加する青少年ボランティア隊を別に組んでいる。
お金はいつもぎりぎりだった。麻袋、軍手、トング、集めたごみを一か所に運ぶための車両レンタル代。大半は会費でまかなったが、足りない月もあった。昨年の夏は青少年ボランティア隊の人数が増えて安全ベストと手袋が不足し、足りない費用は代表が二か月分の講師料から一部を割いて埋めた。代表は四十代前半の放課後講師だった。
登録を決意したきっかけは公益活動支援事業だった。非営利民間団体として登録された団体は、公募を経て公益事業にかかる費用の一部の支援を受ける道が開かれる。代表の計算は単純だった。来年初めの公募が公告される前に登録を終えておけば、青少年ボランティア隊の安全装備と教育資料を会費ではなく事業費で準備できる。会費はもともと使っていたところに使えばよい。
最初は社団法人を作らなければならないと思っていたという。周りから「支援を受けるには法人が要る」と聞いたからだ。インターネットを調べるうちに非営利民間団体という制度を知り、要件を読んでみると手が届きそうだった。会員は十分いたし、活動は十二年も続けてきたのだから。
そこで一人で申請書を書いた。書類を集めて提出し、数週間後に補正要求の公文書が届いた。
非営利法人、非営利民間団体、固有番号団体 —— 三つは別の制度
相談を受けていると、この三つが一つの塊になっていることが多い。この集まりもそうだった。
非営利法人（社団法人・財団法人）は、民法に基づき主務官庁の設立許可を受け、設立登記をして初めて成立する。法人格が生じる。団体名義で不動産を所有し、契約の主体になれる。その代わり許可は主務官庁の裁量であり、設立後も監督を受ける。
非営利民間団体は「非営利民間団体支援法」に基づく登録制度である。法人格は生じない。登録の意味は「この団体は法が定める公益団体の要件を備えている」という確認であり、その確認を基に公益活動支援の対象になり得る。法人でない集まりも、すでに法人である団体も登録できる。
固有番号証は税務署で受ける。団体名義で口座を作り会費を管理するために受ける場合がほとんどだ。この集まりはすでに七年前に固有番号証を受け、会費口座を使っていた。固有番号があるからといって法人になるわけでも、民間団体として登録されるわけでもない。
「非営利民間団体支援法」第二条は、登録できる団体の要件を六つ定めている。噛み砕くとこうなる。
1. 事業の直接の受益者が不特定多数であること 2. 構成員相互間で利益を分配しないこと 3. 特定の政党や選出職の候補者を支持・反対し、または特定の宗教の教理を広めることが主たる目的でないこと 4. 常時構成員数が百人以上であること 5. 直近一年以上の公益活動の実績があること 6. 法人でない団体であれば代表者または管理人がいること
同法第四条は、登録をどこに申請するかを定めている。主たる公益活動を主管する中央行政機関の長、または市・道知事である。複数の市・道にまたがって事務所を置き活動する団体なら中央行政機関へ、一つの地域で活動する団体なら事務所所在地の市・道へ行く。この集まりは仁川の中でのみ活動していたので、仁川広域市が登録庁だった。代表もその点は正しく押さえていた。
問題は、要件を読むことと、要件を書類で示すことがまったく別の作業だという点にあった。
予約した火曜の夕方、テーブルの上の三つの資料
メールを受け取った二日後、火曜の夕方七時に相談を入れた。代表と集まりの会計が仕事帰りに一緒に来た。会計は三十代の会社員で、十二年のうち直近五年間、会費口座と団体のチャットルームを管理してきた人だった。
二人が持ってきた資料は三つだった。オンラインコミュニティの加入者名簿の印刷、活動写真の入ったフォルダ、そして団体チャットの告知を撮ったファイル一式。
提出済みの書類も一つずつ確認した。登録申請書、会則、事業計画書と収支予算書、決算書、会員名簿、そして総会議事録。登録申請時に添える書類は、おおむね会則、当該年度と前年度の総会議事録、事業計画書と収支予算書、決算書、会員名簿である。すでに法人である団体は会員名簿だけでよいが、この集まりは法人ではなかったので全部必要だった。
会員名簿として出したのはコミュニティの加入者一覧だった。ニックネームと加入日が三百十二行続いていた。総会議事録は今年の春の定例会で話し合った内容をまとめた書類が一枚あるだけで、前年度の欄は空いていた。「総会というものをやったことがなくて。」代表の説明だった。
その夕方、私は公文書の三行を一つずつ要件番号に結びつけて示した。会員名簿は第四号、常時構成員百人。総会議事録は団体が実際に運営されてきたという証拠であり、第六号の代表者が正当に選出されたという根拠。慶弔費条項は第二号、構成員間の利益分配。
そして公文書にはなかったが、もう一つ指摘した。第五号、一年以上の公益活動の実績である。提出された実績資料が活動写真四十枚とチャットの告知だけだった。今回は補正の対象ではなかったが、書類を出し直すのなら、この部分も固めておくほうがよかった。もう一度補正要求を受ければ日程が丸ごと後ろにずれる。
補正期限はその日を基準に十二日残っていた。
一つ目の補正要求 —— 三百十二人の名簿が百人を証明できなかった理由
三百十二人なら百人の三倍である。代表はその数字がなぜ問題なのか理解できなかった。無理もない。数字だけ見れば十分なのだから。
ところが法が求めているのは加入者数ではなく「常時構成員」の数である。加入ボタンを一度押した人ではなく、団体の会員資格を備えて継続的に所属している人。コミュニティの加入者名簿には実名も連絡先もなかった。何年もアクセスしていないアカウントも、引っ越した後に忘れられたアカウントも混じっていた。登録庁の立場では、この名簿で誰が実際の構成員なのかを確認する方法がなかった。担当者がマニュアルどおり確認できないと記したのは自然な判断だった。
私はまず会則の会員条項を読み直した。「本会の目的に賛同し加入した者を会員とする。」一行がすべてだった。会費納入の義務も、会員資格喪失の事由もなかった。基準がないのだから名簿を作る根拠もなかった。
そこで順序をこう決めた。まず集まりが実際に「会員」とみなしてきた人の基準を記録から探す。次にその基準に合う人だけを名簿に載せる。最後にその基準を会則に明記する。
記録は三か所にあった。会費口座の直近一年の入金明細、活動のたびに受け取ってきた現場出席署名簿、そして団体チャットの参加者一覧。署名簿があったのには理由があるのだが、その話は少し後に出てくる。三つの記録を突き合わせると、直近一年の間に会費を納めたか活動に二回以上参加した人が百三十一人だった。
もう一つ残っていた。名簿に実名と連絡先を載せるには本人の同意が必要だ。個人情報を集めることになるからである。会計が収集目的と項目、保管期間を記した同意書の様式をチャットと次の活動現場で回した。目的は「非営利民間団体の登録および会員管理」、項目は氏名・連絡先・加入日に最小化した。
五日で同意書が百十八枚集まった。
名簿を整理していた会計から連絡が来た。入金者名の中に「コンイ」と「ボリ」があるのだが、会員名簿のどこにもそんな人がいないという。調べてみると、家族単位で会費を納めながら入金者名に飼い犬の名前を書いていた二家族だった。二軒に電話をして実際の会員の名前を聞いた。電話を切って代表が言った。「ボリは毎回来ることは来るんですよ。」名簿には保護者二名の名前が載った。
二つ目の補正要求 —— なかった総会を作ることはできなかった
二行目が最も慎重を要した。前年度の総会議事録である。
代表は「総会をやったことがない」と言った。いちばん簡単な解決策は誰でも思いつく。昨年の日付で議事録を一枚新しく書くことだ。しかしその方法は最初から選択肢に載せなかった。開かれていない会議の議事録は事実と異なる文書である。登録要件を満たそうとして提出書類そのものの信頼を失えば、登録できたとしても後でもっと大きな問題になる。
代わりに問いを変えた。本当に総会がなかったのか、それとも「総会」という名前がなかっただけなのか。
会則を最初から読み直した。第七条にこんな文があった。「定期総会は毎年十二月に開催し、決算報告と役員選出を行う。」
代表はその条項を忘れていた。しかし集まりは毎年十二月に年末の集まりを開いてきた。その席で会計が一年の会費決算を報告し、翌年の代表と会計を決め、翌年の活動日程を話し合った。会則が定める定期総会の内容がそのまま入っている集まりだった。名前だけが「年末の集まり」だった。
会計がチャットをさかのぼって昨年十二月の告知を見つけ出した。日付と場所、議題が記された招集の告知。集まり当日に撮った出席者署名簿の写真。翌日に上げた決算報告と「来年の代表は再任、会計は留任と決定」という告知。すべて当時の日付がそのまま残っている原本だった。
私はこの記録を新しく書いた議事録に置き換えず、あるがままに提出することにした。代わりに経緯書を一枚添えた。会則第七条の定期総会規定、毎年十二月の年末の集まりの実際の進行内容、その集まりが会則上の定期総会に当たると考える理由、当時、別途の議事録の様式で整理できなかった事情。そして今年からは定められた様式で議事録を作成するという計画まで。
提出前に登録庁の担当部署に電話でまず尋ねた。前年度の総会議事録を当時の原本記録と経緯書で疎明する方法が可能かどうか。担当者の答えは慎重だった。提出された資料を見て判断する、ただし事実関係が確認できる資料であれば検討するという趣旨だった。約束ではなかったが、方向は間違っていないという確認だった。
行政書類は、ないものを作る仕事ではなく、あるものをきちんと読ませる仕事である。
三つ目の補正要求 —— 十二年前からの慶弔費条項
三行目は会則第十一条だった。「会員に慶弔事があるときは、会費から慶弔金を支給する。」
十二年前、数家族が集まりを始めたときに自然と入った条項だった。実際に支給された慶弔金は年に三、四件、一件あたり数万ウォンの水準だった。代表はこれがなぜ問題なのかすぐには受け入れられなかった。地域の集まりならどこにでもある条項なのだから。
登録庁が見たのは金額ではなく構造だった。会員たちが納めた会費が会員個人に金として戻る規定。第二条第二号、構成員相互間で利益分配をしないことと衝突しうる条項である。解釈の余地がある問題ではあった。金額が小さく性格が親睦であることを挙げて疎明を試みることもできた。
私は疎明より改正を勧めた。理由は二つだった。
一つ目、疎明は解釈を争う作業である。登録庁が受け入れるかどうか分からず、もう一度補正要求が来れば期限内に終えられなかった。
二つ目、登録は一度受ければ終わりではない。同法第四条の二は、登録された団体が第二条の要件を備えなくなった場合に登録を抹消できると定めている。抹消には聴聞を経る必要があるが、曖昧な条項を抱えたまま登録を受ければ、その火種は登録の後にも残る。今直すほうが、後で説明するより安かった。
同じ理由で目的条項も見直した。会則第二条は「会員相互間の親睦を図り、海岸環境を保護することを目的とする」だった。親睦が前にあった。法のいう非営利民間団体は公益活動を主たる目的とする団体である。十二年間実際にやってきたことは海岸清掃だったのに、会則は親睦の会のように読めた。
改正案はこう整理した。目的条項は海岸環境の保全と青少年環境教育を前に置き、親睦は付随的なものとして後ろに置く。慶弔費条項は削除する。慶弔事に気持ちを伝えたい会員は、会費と切り離して自主的に集めることにした。会員条項には資格基準、すなわち会費の納入または年二回以上の活動参加を明記し、資格喪失の事由を入れた。
問題は、会則の改正は総会で議決しなければならないことだった。そして会則上、総会は七日前に招集を知らせなければならなかった。
十二日以内に総会を開けるか
カレンダーを広げた。補正期限まで残る日はもう九日だった。同意書を集め終え、総会の招集を七日前に知らせ、総会を開き、議事録を整理して署名をもらい、残りの書類とまとめて出さなければならなかった。日付が合わなかった。招集の告知をその晩に上げても、総会は期限の二日前にようやく開けるだけで、その日に何かあれば終わりだった。
選択肢は二つだった。申請を取り下げて書類をすべて揃えてから新たに申請する方法。または補正期間の延長を請求する方法。
取り下げはすっきり見えるが、最初からやり直すことである。受付日が後ろにずれ、すでに検討の済んだ部分も改めて検討を受けることになる。延長の請求を選んだ。
請求は電話ではなく文書で行った。延長が必要な事由を具体的に書いた。補正事項のうち会則の改正は総会の議決を要し、会則上、総会の招集には七日の通知期間がある。総会の予定日はいつで、議事録の整理と署名まで何日かかり、すべての補正書類をいつまでに提出するか。請求する期間も漠然と「十分に」ではなく十日と特定した。
事由が漠然としていれば延長は便宜に見える。日程が文書で見えれば延長は手続きになる。
二日後、延長が認められたという連絡が来た。その夜、代表はコミュニティとチャットに臨時総会の招集告知を上げた。議題は三つ。会則の改正、今年度の事業計画と収支予算の承認、代表者の確認。
一年の公益活動実績、写真フォルダの代わりに見つけ出した記録
総会を待つ間、公文書になかった宿題、第五号の公益活動実績に手をつけた。
活動写真四十枚は集まりにとっては大切な記録である。しかし写真だけでは、いつ、何人が、何をしたのかがはっきり表れない。日付はファイル情報にしかなく、参加人数は写真に写った人数から推し量るしかない。
最初の相談のとき、会計が通りすがりに言ったことがあった。夏の青少年ボランティア隊の学生たちはボランティア時間を認定してもらう必要があるため、区のボランティアセンターを通じて活動を登録し、出席の確認を受けていたと。先に述べた現場出席署名簿も、そのために毎回受け取り始めたものだった。
その話がなぜ最初の申請のときに抜けたのかを尋ねた。代表は、それは学生個人のボランティア時間の問題であって団体の実績とは関係ないと思っていたと答えた。よくある誤解である。第三者機関が日付と人数を確認した記録は、団体が自ら作ったどんな資料よりも客観的な実績の裏づけになる。
ボランティアセンターに団体名義で活動確認の資料を請求した。直近一年の間に集まりを通じて認証された活動日と人数が整理された確認書が出た。ここにもう一つ加えた。清掃活動の後、集めたごみの処理を区庁の担当部署に依頼してきた記録である。毎回、日付と場所、麻袋の数を記して依頼していたので、それ自体が活動の日付ごとの痕跡だった。
三つの記録、すなわちボランティアセンター確認書、ごみ収集依頼記録、現場出席署名簿を日付ごとに重ねて、月別の活動実績表を作った。日付、活動区域（一般化した表現で）、参加人数、収集量、証拠の種類。直近一年間の二十三回の活動が空欄なく埋まった。写真はその表を裏づける参考資料として後ろに添えた。
同じ事実も、誰が確認したかによって重みが変わる。
臨時総会が開かれた夜
総会は平日の夕方、地域の住民スペースの小さな会議室を借りて開いた。代表が進行し、会計が記録を担当した。私は議題の文案と議事録の様式、改正会則の前後対照表をあらかじめ用意した。会議を進行し議決するのは、あくまで会員たちの役目である。
四十二人が直接来て、二十五人が委任状を送った。会則上の議決要件を十分に超えた。
慶弔費条項の削除で少し話が長くなった。初期からの会員の一人が「お互いに気遣ってきたことが、この集まりを十二年もたせたのではないか」と問うた。代表が答えた。気遣うのは続ける、ただし会費ではなく、気持ちのある人どうしで別にやる。会費は海にだけ使う。反対なく可決された。
議事録には日時、場所、出席人数と委任人数、議題ごとの議論の要旨と議決の結果を記し、会則に従って議長と記録者のほかに出席会員二名が署名した。今年度の事業計画書と収支予算書もこの席で承認された。事業計画には十二年間やってきた活動をそのまま、収支予算には会費収入と実際の支出項目をそのまま書いた。受け取れるかどうか分からない支援金を予算にあらかじめ入れなかったのは意図的だった。登録書類は計画書ではなく、現在の団体を示す書類だからである。
総会が終わった後、会議室の椅子を片づけていた代表が言った。十二年目にして初めて会則を最後まで読んだと。
補正書類をまとめ直した日、そして三万ウォン
延長された期限の三日前に補正書類を提出した。一式はこう構成した。
- 会員名簿：同意を得た百十八人。名簿には登録に必要な項目だけを残し、同意書の原本は団体が保管
- 改正会則と改正前後の対照表
- 当該年度の総会議事録：今回の臨時総会の議事録
- 前年度総会関係：昨年十二月の定期総会の記録の原本（招集の告知、出席者署名簿、決算・役員決定の告知）と経緯書
- 公益活動実績：月別活動実績表、ボランティアセンター確認書、ごみ収集依頼記録
- 事業計画書・収支予算書、決算書
書類ごとに、いちばん前に一枚の案内を付けた。補正要求の公文書のどの項目に対する答えなのか、法第二条のどの要件を示す書類なのか。担当者が公文書と書類を交互にめくって突き合わせる必要がないように。
提出して一週間ほど経ったころ、担当者から電話が来た。決算書の支出項目の一つが口座の明細と合わないという。三万ウォン。会計が記憶をたどった。昨年の秋の活動日に現場で急いでペットボトルの水を買い、現金で払った金だった。決算書には書いたが口座にはないので、差が出るのは当然だった。
会計は携帯電話の写真フォルダを探して、その日に撮っておいた領収書の写真を見つけ出した。写真と一緒に現金支出の経緯を一行で書いて送った。それで終わった。
小さな差ほど、隠さずに説明するほうが早い。
登録証が届いた日
申請書を最初に出した日から二か月あまり経って登録の結果が出た。仁川広域市の非営利民間団体登録証だった。
その日、メールで写真が一枚届いた。事務所の机の上に置かれた登録証、その横に新しい軍手がひと束。本文は一行だった。「土曜日の朝九時、清掃活動があります。」
登録がすなわち支援金を意味するわけではない。公益活動支援事業は公募方式で申請を受け、審査委員会の選定を経る。登録はその列に並ぶ資格を得たということである。代表は冬の間に青少年ボランティア隊の安全教育計画を事業提案書にまとめると言った。選定されるかどうかは来年の春に出る。
そして一つ言い添えた。登録は維持するほうが長い、ということ。常時構成員百人と公益活動の実績は、登録するときだけでなく登録された後も備えていなければならない要件である。毎年十二月の定期総会を今回のように議事録として残し、会員名簿を年に一度整理すること。今回新しく作った会員資格条項がその基準になる。
十二年の間、海辺のごみは毎回片づけられてきた。しかしその仕事が書類の上できちんと見えるようになったのは今回が初めてだった。やってきたことは変わらない。ただ今は、誰が見てもその仕事が何であったかを読み取れるようになった。
非営利民間団体の登録前に確認すること
似た準備をされている方には、以下をまず点検されることをお勧めします。
① 会員名簿は「加入者リスト」ではありません。 常時構成員を確認できなければなりません。会則に会員資格の基準（会費の納入、活動への参加など）を置き、その基準に合う会員を実名で整理しつつ、個人情報の収集・利用の同意を先に得てください。
② 総会議事録は当該年度と前年度の二年分が必要です。 総会という名前がなかったとしても、会則上の総会に当たる集まりがあったか、当時の記録（招集の告知、出席名簿、決算報告）が残っているかをまず確認してください。過去の日付で議事録を新しく書くことは避けるべきです。
③ 会則の中で会費が会員個人に戻る条項を点検してください。 慶弔費、会員割引・返金のような規定は「構成員間の利益分配」要件と衝突しうる。目的条項で公益活動が主たる目的として読めるかも併せて見てください。
④ 公益活動の実績は第三者の記録で補強してください。 写真よりも、ボランティア認証の記録、官公署への協力依頼の記録、出席署名簿のように日付と人数が確認できる資料に力があります。
⑤ 補正要求を受けたら期限から逆算してください。 会則の改正のように総会の議決が必要な補正は、招集通知の期間のせいで時間が足りなくなることがあります。必要なら具体的な日程を書いて、補正期間の延長を文書で請求する方法があります。
登録の申請先（中央行政機関または市・道）、添付書類、要件の具体的な判断は、団体の活動範囲や事情、申請時点の法令によって変わることがあります。正確な条文と解釈は管轄の登録庁に個別の確認が必要です。
この記事は実際の相談事例をもとに再構成したものであり、登場する人物・商号・地名・数値は特定の個人や事件とは関係ありません。
