Я — административный агент (행정사, хэнджонса — лицензированный специалист, который по поручению клиентов готовит административные заявления и документы на получение разрешений) с офисом в районе Сондо, Ёнсу-гу, Инчхон. Хочу рассказать об одном случае из своей практики.
Самый простой на вид документ занял больше всего времени.
Сначала компании был нужен всего один сертификат — один из пунктов дополнительных баллов в объявлении о торгах государственного учреждения. Руководитель записал его название в заметках телефона и показал мне: Inno-Biz.
Через три месяца компания получила подтверждение под другим названием. А первым делом, чтобы его получить, пришлось заняться тем, что никак не походило на сертификацию: поставить в офисе перегородку.
Одна строка о дополнительных баллах в объявлении о торгах
Руководителю было под сорок. В одном из помещений центра наукоёмких производств в Сондо он вёл компанию, разрабатывающую офисное программное обеспечение для государственных учреждений. Сотрудников — семь, из них четверо — разработчики. С момента основания прошло чуть больше двух лет.
До сих пор компания зарабатывала на заказной разработке для частных фирм. С этого года целью стали поставки государственным учреждениям. Собственный продукт был готов, и несколько учреждений предложили опробовать его.
Проблема была в торгах. В каждом объявлении были пункты дополнительных баллов, и среди них — наличие сертификата компании. Разница в баллах была небольшой, но на большинстве торгов места распределяются именно по такой небольшой разнице. Похожие пункты были и в заявках на государственное финансирование.
Руководитель торопился. На следующий квартал были запланированы два интересных ему конкурса. Зарплаты четырёх разработчиков держались на заказных проектах: возьмёшь больше заказов — встанет разработка продукта, займёшься продуктом — станет меньше заказов. Поставки государству должны были положить конец этому перетягиванию каната.
Поэтому он и принёс записанное название сертификата. Сказал, что в интернете оно попадалось чаще всего.
Накануне консультации руководитель прислал по электронной почте полные тексты двух объявлений о торгах. Каждое — больше тридцати страниц. Маркером он выделил только одну страницу — ту, где была таблица дополнительных баллов.
Я прочитал объявления целиком: кроме таблицы баллов, нужно было проверить и другое — требования к участникам, перечень документов и то, к какой дате нужно иметь сертификат, чтобы баллы засчитали. Даже если сертификат указан в таблице, баллов не будет, если на дату окончания приёма заявок его у компании нет.
В обоих объявлениях контрольной датой был день окончания приёма заявок. До первого оставалось два с половиной месяца, до второго — четыре. Эти даты стали конечной точкой всего дальнейшего графика.
Сначала разобрались с названиями
На первой консультации мы прежде всего разобрались с названиями. Подтверждений и сертификатов, которые может получить компания, много, названия похожи, и их часто путают.
Я объяснил, что их можно условно разделить на две группы.
Первая — система подтверждения статуса компании: подтверждение статуса стартапа, малого и среднего предприятия, предприятия, принадлежащего женщине или человеку с инвалидностью, и т. п. Здесь подтверждается, к какой категории относится компания, и требования сравнительно объективны.
Вторая — система сертификации компании: подтверждение статуса венчурной компании, Inno-Biz (инновационное технологическое МСП) и Main-Biz (МСП с инновационным менеджментом), сертификация социального предприятия, сертификат «дружественной к семье» компании и т. п. Здесь оцениваются технологический уровень, система управления или социальные цели компании, и подтверждающих документов нужно гораздо больше.
Затем мы заново перечитали пункты дополнительных баллов в объявлениях. Сертификат, дающий баллы, был не один. Рядом с Inno-Biz стояли венчурная компания и ещё несколько вариантов. Руководитель увидел только первое название.
Это открытие стало первым поворотным моментом в деле. Целью был не Inno-Biz. Целью были баллы.
Разница между группами видна и по срокам подготовки. Подтверждение статуса при объективных требованиях проходит сравнительно быстро, как только собраны документы. Сертификация включает экспертизу, поэтому подготовка и рассмотрение иногда занимают несколько месяцев. К тому же у большинства сертификатов есть срок действия: получить один раз недостаточно, подтверждать нужно в каждый новый период.
В первый же день я чётко сказал одно: ни про какой сертификат нельзя утверждать, что его точно дадут. Решение принимает орган, проводящий экспертизу, и даже при одних и тех же документах результат может зависеть от правил, действующих на момент подачи. Мы можем сказать лишь одно: исходя из имеющихся материалов, высоки ли шансы или нужно что-то дополнить.
Позже руководитель признался, что эти слова его, наоборот, успокоили. Реклама в интернете обещала, что всё получится, — и от этого было только тревожнее.
Он уже дважды открывал форму заявки сам
Руководитель уже дважды пытался сам.
Первый раз — онлайн-самодиагностика Inno-Biz. Заполняя пункты, он застрял на требовании о сроке деятельности. Компания, работающая чуть больше двух лет, этому требованию ещё не соответствовала. На экране появилось сообщение, что компания не может подать заявку.
Второй раз — форма заявки на подтверждение статуса венчурной компании. Он остановился на выборе типа. Типов было несколько, и у каждого — свои требования и документы. По его словам, он не мог понять, какой тип подходит его компании.
Оба раза руководитель не сделал ничего неправильного. Просто оба раза он открыл форму заявки, не зная, чем компания располагает сейчас.
Сертификацию оценивают не по заявлению, а по подтверждающим документам. Форму заявки открывают в самом конце.
Руководитель рассказал, что до консультации с ним связались две фирмы, оказывающие услуги по сертификации. Одна гарантировала получение сертификата, другая предлагала написать бизнес-план за него.
И то и другое требует осторожности. Сертификат не может гарантировать никто. А бизнес-план, кто бы ни шлифовал в нём формулировки, должен описывать то, что компания действительно делает. Когда в ходе экспертизы руководителю придётся объяснять всё самому, план, написанный чужой рукой, начнёт шататься в его устах.
Поэтому мы разделили роли. Диагностика текущего состояния компании, план — что и в каком порядке подтверждать, подготовка и оформление документов — это наша работа. Содержание плана — то есть что компания делает и что собирается делать — руководитель наполнял своими словами. Мы записывали их, подкрепляли доказательствами и выстраивали порядок.
Предварительная диагностика: чем компания располагает сейчас
Главное в практике сертификации — не заполнение заявки, а предварительная диагностика и продуманная доказательная база. Поэтому вторую встречу мы целиком посвятили диагностике.
Я попросил у руководителя четыре вида материалов: финансовую отчётность за последние два года, список сотрудников и сведения об их участии в четырёх видах обязательного социального страхования, перечень имеющихся и заявленных объектов интеллектуальной собственности и список договоров, показывающий структуру выручки.
Когда материалы разложили, стал виден облик компании.
Почти вся выручка шла от заказной разработки. Выручки от собственного продукта ещё не было. Была одна поданная патентная заявка, ещё не зарегистрированная. Все четверо разработчиков работали в штате и были застрахованы. Но не было ни одного документа, показывающего, чем эти четверо занимаются. Ни организационной схемы, ни распределения обязанностей. Семь человек в одном помещении делали всё вместе.
Здесь стало ясно одно. Главный актив компании — разработчики и технологии. Но на бумаге этого актива не видно.
Сертификация, основанная на технологиях, в конечном счёте требует показать, что компания ведёт исследования и разработки. А чтобы это показать, в документах должно быть видно, где и кем эти разработки ведутся.
Диагностика выявила и ещё одно. Расходы на НИОКР отдельно не учитывались. Зарплаты разработчиков и закупка оборудования проводились как общие расходы. На деле значительная часть расходов компании шла на разработки, но в бухгалтерии этого не было видно.
Руководитель в ту же неделю созвонился с консультантом и решил со следующего месяца разделить счета.
Прошлые записи задним числом не меняли: цифры, исправленные задним числом, потом трудно объяснить. Вместо этого в нынешней сертификации эту часть убрали из центра доказательной базы и решили копить её как материал для следующих сертификатов.
Заново выстроили порядок
По итогам диагностики мы заново выстроили порядок. Шагов было четыре.
Первый — подтверждение статуса МСП. Это самое базовое подтверждение. Его часто требуют при подаче на другие сертификаты, и на государственных торгах оно используется постоянно. Требования объективны, поэтому это можно сделать быстрее всего.
Второй — создание специализированного подразделения НИОКР. Это механизм, который делает исследовательскую деятельность компании видимой в документах. Без него не выстроить доказательную базу для следующего шага.
Третий — подтверждение статуса венчурной компании. Здесь нет препятствия в виде требования о сроке деятельности, и этот статус был в списке дающих баллы. С появлением подразделения НИОКР расширяется и выбор типов, по которым можно подать заявку.
Четвёртый — Inno-Biz. Подать, когда компания будет соответствовать требованию о сроке деятельности. Накопленные к тому времени результаты НИОКР сами станут доказательствами.
Узнав, что изначальная цель стоит четвёртой, руководитель ненадолго рассмеялся: «Всё-таки дойдём — просто в другом порядке».
Именно так. Сертификацию обычно не получают сразу ту, которую хотят: нужно выстроить порядок так, чтобы предыдущая стала доказательством для следующей.
Даже первый шаг — подтверждение статуса МСП — мы не проходили формально. Статус МСП определяется не только по размеру — выручке или активам, — но и по отношениям владения долями с другими компаниями. Если есть связанные компании, их размер может суммироваться.
Я спросил руководителя, владеет ли он долями других юридических лиц или владеет ли кто-то долями его компании. Подумав, он вспомнил, что в самом начале вложил небольшую сумму в компанию знакомого.
Проверив долю, мы увидели, что она не настолько велика, чтобы повлиять на признание компаний связанными. Но если бы заявку подали, не зная об этом, а потом пришёл запрос на проверку, объяснительные документы пришлось бы искать в спешке. Копию инвестиционного договора мы заранее положили в папку.
Даже в самом простом на вид подтверждении прячется хотя бы один вопрос.
Зачем ставили перегородку
У создания специализированного подразделения НИОКР есть условия. Главных два: должны быть сотрудники, занятые исключительно исследованиями и разработками, и пространство, где они работают, должно быть отделено от других подразделений.
Сотрудники были — четверо разработчиков. Проблема была в помещении. Семь человек работали в одном пространстве без перегородок. Рядом со столом руководителя стоял стол разработчика, а рядом — стол менеджера по продажам.
Поэтому провели работы. В одной части офиса поставили перегородку и перенесли туда столы четырёх разработчиков. Ничего грандиозного: два дня и небольшие расходы. Предварительно уведомили управляющую компанию центра наукоёмких производств о проведении работ.
Сотрудники отреагировали по-разному. Разработчикам понравилось, что стало тихо, а менеджер по продажам ворчал, что теперь, чтобы спросить что-нибудь у разработчиков, приходится стучаться.
Дальше — документы. Нарисовали новую организационную схему и оформили распределение обязанностей сотрудников подразделения НИОКР. На каждого — по полстраницы: что каждый из четверых исследует и с каким продуктом компании связана эта работа.
Этот документ стал каркасом всей дальнейшей доказательной базы.
Расхождение между данными страхования и распределением обязанностей
Во время подготовки документов обнаружилось одно расхождение.
Один из четырёх разработчиков по данным социального страхования числился на другой должности. В начале его приняли на поддержку продаж, а потом перевели в разработку. Работа изменилась, а записи остались прежними.
Такие расхождения на экспертизе возвращаются в виде вопросов. Если в одних документах человек указан как сотрудник НИОКР, а другие записи говорят о другой работе, возникает вопрос: чему верить?
Поэтому мы определили порядок. Сначала собрали материалы, подтверждающие фактическую дату перевода сотрудника: записи о назначении на проекты во внутреннем мессенджере, историю работы в репозитории кода и т. п. Затем объяснили, что необходимые исправления компания должна подать в соответствующий орган.
Наша работа ограничивалась тем, чтобы найти расхождение и определить, что и в каком порядке нужно привести в соответствие. Выстраивать доказательную базу — это, в конечном счёте, добиваться того, чтобы разные документы рассказывали одну и ту же историю.
Подтверждение статуса венчурной компании: по какому принципу выбрали тип
Когда подразделение НИОКР было создано, мы начали готовиться к подтверждению статуса венчурной компании.
У этого подтверждения несколько типов: на основании полученных инвестиций, на основании вложений в НИОКР, на основании оценки технологичности и потенциала роста и др. Именно здесь руководитель остановился во второй попытке.
Принцип выбора был прост: что компания может показать лучше всего?
Внешних инвестиций она не получала. Вложения в НИОКР фактически были — большая часть зарплат шла на разработки, — но поскольку отдельно их не учитывали, показать их в цифрах было трудно. Оставался тип с оценкой технологичности и потенциала роста.
На нём и остановились. Центром доказательной базы сделали три вещи: техническое описание собственного продукта, содержание патентной заявки и переписку с учреждениями, предложившими опробовать продукт.
Третье было особенно важно. Выручки ещё не было, но внешний интерес к продукту был. Если этот интерес зафиксирован в документах, он становится основанием для потенциала роста. На поиск нужных документов в почте руководителя ушёл целый день.
Найденные документы не использовали как есть — все они были разного характера. Одно учреждение выразило намерение опробовать продукт официальным письмом, в другом интерес выразил сотрудник в личном электронном письме, а в третьем название продукта лишь упоминалось одной строкой в протоколе совещания.
Если описать все три с одинаковым весом, получится преувеличение. Поэтому характер каждого документа указали как есть: официальное письмо — как официальное письмо, электронное письмо — как мнение сотрудника, протокол — как факт упоминания. Необязывающее выражение намерения не выдавали за договор.
Сначала руководителю было жаль. Нельзя ли написать покрупнее? Я объяснил, что эксперт может проверить оригинал. Фраза, написанная крупнее оригинала, съёживается в тот момент, когда читают оригинал. Фразу, написанную точно по оригиналу, оригинал и подкрепляет.
Бизнес-план — коротко, доказательства — по номерам
Дольше всего пришлось работать над бизнес-планом. Первый черновик руководителя занимал двадцать страниц: видение компании, объём рынка, анализ конкурентов, план выручки на пять лет вперёд.
Я предложил сократить его вдвое. Эксперту важнее не видение, а обоснования. Что это за технология, кто её создаёт, кто проявил интерес. И какие документы подтверждают каждый пункт.
Поэтому к каждому предложению бизнес-плана мы добавили номер приложения. Рядом с описанием технологии — номер патентной заявки, рядом с описанием персонала — номер документа о распределении обязанностей, рядом с реакцией рынка — номер документа учреждения. Предложения без обоснования убрали.
Пятилетний план выручки тоже убрали. Необоснованная цифра, однажды вызвав сомнение, расшатывает и все остальные. Вместо этого написали конкретные цели на следующий год и то, с какими конкурсами они связаны.
Итоговая версия заняла девять страниц. Руководитель, увидев сократившийся объём, забеспокоился: «Разве так коротко можно?» Я ответил, что именно поэтому его прочитают.
Перед подачей мы подготовили ещё одно — список возможных вопросов на случай, если на экспертизе руководителю придётся давать пояснения лично.
Выбрали пять. Чем эта технология отличается от существующих продуктов? Что будет, если уйдёт ключевой разработчик? Выручка пока в основном от заказов — когда ожидается выручка от собственного продукта? С какой функцией продукта связано содержание патентной заявки? Как конкретно отреагировали учреждения, опробовавшие продукт?
Ответы руководитель писал сам. Рядом с каждым ответом я проставил номер соответствующего приложения — чтобы устные ответы не расходились с документами.
На ответе на четвёртый вопрос руководитель остановился. Сказал, что трудно одним предложением объяснить связь патентной заявки с функциями продукта. Решили дополнить техническое описание одной схемой. Позже запрос на дополнение во время экспертизы пришёл именно по этому месту. Благодаря тому, что мы отметили его заранее, дополнение отправили за один день.
Переполох с пятьюстами визитками
В этом деле был и небольшой переполох.
В день, когда пришло подтверждение статуса венчурной компании, руководитель прислал фотографию. А через три дня — ещё одну: новые визитки. На обороте был знак венчурной компании.
Но этот знак был картинкой, найденной в интернете. Для знаков сертификации часто установлены правила использования. Я посоветовал это проверить.
Проверив, руководитель позвонил: придётся перепечатать пятьсот штук. В голосе слышался смех.
Эти пятьсот визиток сейчас лежат у нас в офисе на шкафу. Руководитель оставил одну пачку, сказав, что они отлично подойдут для заметок.
Результат
Вся работа заняла около трёх месяцев: две недели на подтверждение статуса МСП, месяц на подготовку подразделения НИОКР и установку перегородки, примерно полтора месяца на подготовку и экспертизу для подтверждения статуса венчурной компании. Во время экспертизы был один запрос на дополнение — подробнее объяснить связь патентной заявки с функциями продукта. Мы добавили в техническое описание одну страницу.
Статус венчурной компании был подтверждён. В одном из двух конкурсов следующего квартала компания участвовала с учётом дополнительных баллов. Результат здесь не приводится: исход торгов не решается одним дополнительным баллом и зависит от оценки каждого учреждения.
Но кое-что стоит записать. Созданные сейчас организационная схема, распределение обязанностей и записи о НИОКР станут основой доказательств, когда компания будет подавать заявку на Inno-Biz. Руководитель отметил в календаре дату, когда компания начнёт соответствовать требованию о сроке деятельности. А ещё сделал форму для учёта исследовательской работы и попросил разработчиков заполнять её каждую пятницу.
У сертификатов есть срок действия, и до его окончания их нужно подтверждать заново. Поддерживать сертификат приходится дольше, чем получать. Поэтому записи после сертификации так же важны, как подготовка до неё.
Самый простой на вид документ в итоге изменил облик компании. Одна перегородка, одна организационная схема, по полстраницы обязанностей на человека. Раньше ничего этого не было.
В последнем разговоре руководитель сказал: готовясь к сертификации, он впервые описал словами, чем занимается его компания.
Административные документы часто впервые делают видимым то, что уже и так делается.
Несколько советов на память
Если вы готовитесь к сертификации компании, попробуйте выстроить порядок так.
① Цель — не название сертификата, а дополнительные баллы или условия поддержки. Если дочитать пункты о баллах в объявлении до конца, в списке часто оказывается другой сертификат, который можно получить уже сейчас.
② Предварительная диагностика — раньше формы заявки. Разложите финансовую отчётность, список сотрудников и данные страхования, объекты интеллектуальной собственности, структуру выручки и сначала выясните, что компания может показать.
③ Сначала проверьте требование о сроке деятельности. У каждого сертификата оно своё. Если компания ему пока не соответствует, лучше начать с подтверждений и сертификатов предыдущего уровня.
④ Пусть разные документы рассказывают одну историю. Если организационная схема, распределение обязанностей и данные страхования расходятся, на экспертизе это вернётся вопросами.
⑤ Продумайте записи после сертификации. У сертификата есть срок действия, а доказательства для следующего уровня копятся уже сейчас.
Требования и порядок подтверждения статуса и сертификации компаний различаются в зависимости от системы и могут меняться в зависимости от решения органа экспертизы и правил, действующих на момент подачи. Требования в каждом случае свои, поэтому необходимо индивидуально уточнять их в компетентном органе.
Этот случай — вымышленная история, реконструированная для наглядности; упомянутые в ней люди, названия компаний, места и цифры не связаны с конкретными лицами или событиями.
