Я административный агент, мой офис находится в Сондо, район Ёнсу, Инчхон. Ниже — один случай, с которым я столкнулся в работе.
Сначала по электронной почте пришли три фотографии. Официальное уведомление с требованием о доработке и две страницы устава какого-то объединения. В теме письма стояло лишь «Вопрос о доработке при регистрации некоммерческой организации», а текст занимал три строки. Они подали заявление на регистрацию сами и получили уведомление с требованием внести исправления. До истечения срока оставалось четырнадцать дней. Они не знали, что и как исправлять.
К моменту встречи разбор был наполовину закончен. В уведомлении было указано три пункта.
- По представленному списку членов затруднительно установить «постоянных членов»
- Не представлен протокол общего собрания за прошлый год
- Требуются пояснения по положению устава о выплатах по семейным событиям
Все три строки были короткими. Но указывали они на разные требования. Первая — на число людей, вторая — на доказательство того, что организация действительно работала, третья — на сам характер организации.
И одна из них касалась пункта, который за двенадцать лет ни разу не казался этому объединению проблемой.
Почему объединение с двенадцатилетней историей впервые взялось за документы
Начало было скромным. Двенадцать лет назад несколько семей с маленькими детьми выходили по утрам в выходные на берег и собирали мусор. Одна семья стала двумя, две семьи стали местным объединением. Сегодня в онлайн-сообществе более трёхсот участников. Дважды в месяц они проводят плановую уборку, а на летних каникулах отдельно формируют молодёжный волонтёрский отряд из учащихся средней и старшей школы.
С деньгами всегда было туго. Мешки, рабочие перчатки, захваты, аренда машины, чтобы свезти собранный мусор в одно место. Большую часть покрывали членские взносы, но в иные месяцы их не хватало. Прошлым летом, когда молодёжный отряд вырос, не хватило жилетов и перчаток, и недостающую сумму руководитель покрыла из части своего преподавательского заработка за два месяца. Руководителю было чуть за сорок, она вела занятия в группе продлённого дня.
Поводом для решения о регистрации стала программа поддержки общественно полезной деятельности. Организация, зарегистрированная как некоммерческая общественная, может через открытый конкурс получить частичное финансирование расходов на общественно полезную работу. Расчёт руководителя был прост. Если завершить регистрацию до объявления конкурса в начале следующего года, снаряжение и учебные материалы для молодёжного отряда можно будет закупить из проектных средств, а не из взносов. А взносы пойдут туда, куда шли всегда.
Сначала она думала, что нужно создавать некоммерческое объединение со статусом юридического лица. Вокруг ей говорили: «чтобы получать поддержку, нужно юридическое лицо». Разыскивая в интернете, она узнала об институте некоммерческой общественной организации, прочитала требования и решила, что это осуществимо. Членов хватало, а деятельность велась целых двенадцать лет.
Так что заявление она написала сама. Собрала документы, подала их, а через несколько недель пришло уведомление с требованием о доработке.
Некоммерческое юридическое лицо, некоммерческая общественная организация и объединение с налоговым номером — это три разных института
На консультациях эти три вещи часто сливаются в одно. Так было и здесь.
Некоммерческое юридическое лицо (объединение или фонд) возникает после получения разрешения компетентного органа на основании Гражданского кодекса и государственной регистрации. Оно приобретает правосубъектность: может владеть недвижимостью и выступать стороной договора от своего имени. Взамен выдача разрешения относится к усмотрению компетентного органа, а после учреждения сохраняется надзор.
Некоммерческая общественная организация — это институт регистрации по Закону о поддержке некоммерческих общественных организаций. Правосубъектность при этом не возникает. Смысл регистрации — подтверждение того, что «данная организация отвечает установленным законом требованиям к общественно полезному объединению», и на основании этого подтверждения она может стать получателем поддержки. Зарегистрироваться может и объединение без статуса юридического лица, и организация, которая уже является юридическим лицом.
Свидетельство о налоговом номере выдаёт налоговая инспекция. В большинстве случаев его получают, чтобы открыть счёт и вести взносы от имени объединения. Это объединение получило такое свидетельство ещё семь лет назад и пользовалось счётом для взносов. Наличие налогового номера не делает объединение юридическим лицом и не означает регистрации в качестве общественной организации.
Статья 2 Закона о поддержке некоммерческих общественных организаций устанавливает шесть требований к организации, которая может быть зарегистрирована. Если изложить их простыми словами:
1. Прямыми получателями блага от деятельности должен быть неопределённый круг лиц 2. Прибыль не должна распределяться между участниками 3. Основной целью не должна быть поддержка или противодействие определённой партии либо выборному кандидату, а также распространение вероучения определённой религии 4. Число постоянных членов должно составлять не менее ста 5. Должен быть подтверждённый опыт общественно полезной деятельности не менее одного года 6. Если организация не является юридическим лицом, у неё должен быть представитель или управляющий
Статья 4 того же закона определяет, куда подаётся заявление: руководителю центрального органа исполнительной власти, ведающего основным направлением общественно полезной деятельности, либо мэру города или губернатору провинции. Организация с офисами и деятельностью в нескольких городах и провинциях обращается в центральный орган, организация, работающая в одном регионе, — в город или провинцию по месту нахождения офиса. Это объединение работало только в пределах Инчхона, поэтому регистрирующим органом был город Инчхон. В этом руководитель разобралась верно.
Трудность была в том, что прочитать требования и показать их в документах — совершенно разные задачи.
Назначенный вторник, вечер, три комплекта материалов на столе
Через два дня после письма я назначил консультацию на семь вечера во вторник. Руководитель пришла вместе с казначеем объединения по дороге с работы. Казначей — служащая лет тридцати с небольшим, последние пять из двенадцати лет она вела счёт для взносов и групповой чат.
Они принесли три вещи: распечатку списка участников онлайн-сообщества, папку с фотографиями мероприятий и подборку снимков объявлений из группового чата.
Мы также прошли по уже поданным документам. Заявление о регистрации, устав, план деятельности и смета, отчёт об исполнении, список членов и протокол общего собрания. К заявлению о регистрации обычно прилагают устав, протоколы общих собраний за текущий и прошлый годы, план деятельности и смету, отчёт об исполнении и список членов. Организации, уже имеющей статус юридического лица, достаточно списка членов, но это объединение юридическим лицом не было, поэтому требовалось всё.
В качестве списка членов был подан перечень участников сообщества. Никнеймы и даты вступления шли триста двенадцатью строками. Из протоколов общего собрания была лишь одна страница с изложением того, что обсуждалось на весенней встрече этого года, а графа за прошлый год пустовала. «У нас никогда не было того, что называют общим собранием», — объяснила руководитель.
В тот вечер я связал каждую из трёх строк уведомления с номером требования и показал это им. Список членов — пункт 4, сто постоянных членов. Протокол общего собрания — доказательство того, что организация действительно работала, и основание по пункту 6, что представитель был избран надлежащим образом. Пункт о выплатах по семейным событиям — пункт 2, распределение прибыли между участниками.
Кроме того, я указал на то, чего в уведомлении не было: пункт 5, опыт общественно полезной деятельности не менее года. В качестве подтверждения были поданы лишь сорок фотографий и объявления из чата. На этот раз доработки по нему не требовали, но раз документы всё равно подаются заново, эту часть лучше было укрепить. Ещё одно требование о доработке сдвинуло бы весь график.
На тот вечер до истечения срока оставалось двенадцать дней.
Первое требование — почему список из трёхсот двенадцати не доказывал ста
Триста двенадцать — это втрое больше ста. Руководитель не понимала, чем эта цифра плоха. Это объяснимо: по числам всё выглядит с запасом.
Но закон требует не числа зарегистрировавшихся, а числа «постоянных членов». Не того, кто однажды нажал кнопку вступления, а того, кто отвечает условиям членства и продолжает состоять в организации. В списке сообщества не было ни настоящих имён, ни контактов. Там были и учётные записи, не заходившие годами, и забытые после переезда. С точки зрения регистрирующего органа по этому списку невозможно было установить, кто реально является членом. Запись сотрудника о том, что подтвердить это по инструкции нельзя, была естественным выводом.
Сначала я перечитал положение устава о членстве. «Членами являются лица, разделяющие цели объединения и вступившие в него». Одна строка — и всё. Ни обязанности платить взносы, ни оснований для утраты членства. Нет критериев — нет и основы для списка.
Поэтому порядок был такой. Сначала найти в записях критерий, по которому объединение фактически считало человека «членом». Затем внести в список только тех, кто ему соответствует. И наконец закрепить этот критерий в уставе.
Записи нашлись в трёх местах: поступления на счёт взносов за последний год, листы регистрации присутствующих, которые собирали на каждом мероприятии, и список участников группового чата. У листов регистрации была своя причина существовать, но об этом чуть позже. Сопоставление трёх источников показало: за последний год взносы платили или участвовали в мероприятиях не менее двух раз сто тридцать один человек.
Оставалось ещё одно. Чтобы внести в список настоящие имена и контакты, нужно согласие самих людей. Это сбор персональных данных. Казначей разослала в чате и раздала на очередном мероприятии форму согласия с указанием цели сбора, состава данных и срока хранения. Цель — «регистрация некоммерческой общественной организации и ведение учёта членов», состав сведён к минимуму: имя, контактный телефон, дата вступления.
За пять дней собралось сто восемнадцать согласий.
Казначей позвонила, когда приводила список в порядок. Среди имён плательщиков значились «Конъи» и «Бори», а в списке членов таких людей нет. Выяснилось, что это две семьи, которые платили взносы как домохозяйство и вписывали в графу плательщика клички своих собак. Мы позвонили в оба дома и получили имена настоящих членов. Положив трубку, руководитель сказала: «Бори, между прочим, приходит каждый раз». В список внесли имена двух хозяев.
Второе требование — собрание, которого не было, нельзя было создать
Вторая строка требовала наибольшей осторожности. Протокол общего собрания за прошлый год.
Руководитель сказала, что «общего собрания у них никогда не было». Самое простое решение приходит в голову любому: написать протокол задним числом. Но этот путь не рассматривался с самого начала. Протокол несостоявшегося заседания — документ, расходящийся с действительностью. Если ради соблюдения требования потерять доверие к самим поданным документам, то даже при успешной регистрации позже это обернётся куда большей проблемой.
Вместо этого я изменил вопрос. Общего собрания действительно не было — или не было лишь названия «общее собрание»?
Я перечитал устав с начала. В статье 7 была такая фраза: «Очередное общее собрание проводится ежегодно в декабре; на нём заслушивается отчёт об исполнении сметы и избираются должностные лица».
Руководитель забыла об этом пункте. Но объединение каждый декабрь проводило встречу по случаю окончания года. Там казначей отчитывалась о взносах за год, определялись руководитель и казначей на следующий год, обсуждался график работы. Это была встреча, содержавшая ровно то, что устав относил к очередному общему собранию. Отличалось только название — «встреча в конце года».
Казначей прокрутила чат назад и нашла объявление за прошлый декабрь. Извещение о созыве с датой, местом и повесткой. Фотографию листа регистрации, сделанную в тот день. Размещённый на следующий день отчёт и объявление «решено: руководитель переизбран, казначей остаётся». Всё — подлинники с сохранившимися датами того времени.
Я решил подать эти записи как есть, не превращая их в заново написанный протокол. Вместо этого приложил одну страницу пояснительной записки: положение статьи 7 устава об очередном общем собрании, фактическое содержание ежегодной декабрьской встречи, причины, по которым эта встреча считается очередным общим собранием по уставу, и обстоятельства, из-за которых тогда не был оформлен отдельный протокол. И план вести протоколы по установленной форме начиная с этого года.
Перед подачей я позвонил в профильный отдел регистрирующего органа и спросил, возможно ли обосновать протокол общего собрания за прошлый год подлинными записями того времени и пояснительной запиской. Ответ сотрудника был осторожным: решение будет приниматься по представленным материалам, но если материалы подтверждают фактические обстоятельства, их рассмотрят. Это не было обещанием, но подтверждало, что направление выбрано верно.
Административные документы — это не создание того, чего нет, а приведение того, что есть, в читаемый вид.
Третье требование — пункт о выплатах, которому двенадцать лет
Третья строка касалась статьи 11 устава. «При наступлении у члена семейного события из взносов выплачивается денежная помощь».
Этот пункт появился сам собой двенадцать лет назад, когда несколько семей начинали объединение. На деле такие выплаты происходили три-четыре раза в год, по несколько десятков тысяч вон. Руководитель не сразу приняла, в чём тут проблема. Ведь такой пункт есть у любого местного объединения.
Регистрирующий орган смотрел не на сумму, а на конструкцию. Норма, по которой взносы, уплаченные членами, возвращаются членам деньгами. Это пункт, способный вступить в противоречие с подпунктом 2 статьи 2 — о недопустимости распределения прибыли между участниками. Вопрос действительно допускал толкование. Можно было попытаться дать пояснения, сославшись на малые суммы и товарищеский характер выплат.
Я рекомендовал не пояснения, а изменение устава. По двум причинам.
Во-первых, пояснения означают спор о толковании. Неизвестно, примет ли их регистрирующий орган, а при ещё одном требовании о доработке уложиться в срок было невозможно.
Во-вторых, регистрация — не то, что получают раз и навсегда. Статья 4-2 того же закона предусматривает, что регистрация может быть аннулирована, если организация перестаёт отвечать требованиям статьи 2. Аннулирование требует слушаний, но если получить регистрацию с сомнительным пунктом, этот тлеющий уголёк остаётся и после регистрации. Исправить сейчас было дешевле, чем объяснять потом.
По той же причине пересмотрели и целевой пункт. Статья 2 устава гласила: «Целью является содействие товарищескому общению между членами и охрана прибрежной среды». Товарищеское общение стояло первым. Некоммерческая общественная организация в понимании закона — объединение, чья основная цель есть общественно полезная деятельность. Двенадцать лет они на деле занимались уборкой побережья, а устав читался как описание клуба по интересам.
Поправки оформили так. В целевом пункте на первое место поставили сохранение прибрежной среды и экологическое просвещение молодёжи, а товарищеское общение — как сопутствующее, после. Пункт о выплатах исключили. Члены, желающие выразить внимание по семейным поводам, договорились собирать средства добровольно, отдельно от взносов. В положении о членстве закрепили критерии: уплата взносов либо участие в мероприятиях не менее двух раз в год, а также основания утраты членства.
Загвоздка была в том, что изменение устава требует решения общего собрания. А по уставу о созыве собрания следовало извещать за семь дней.
Успеть ли провести собрание за двенадцать дней
Я раскрыл календарь. До срока оставалось уже девять дней. Нужно было дособрать согласия, известить о созыве за семь дней, провести собрание, оформить протокол и собрать подписи, а затем подать всё вместе с остальными документами. Даты не сходились. Даже разместив извещение в тот же вечер, собрание получалось провести лишь за два дня до срока, и любая неувязка в тот день всё бы обрушила.
Вариантов было два. Отозвать заявление и подать заново, собрав все документы. Или просить о продлении срока доработки.
Отзыв выглядит опрятно, но означает начать сначала. Дата подачи сдвигается, а уже рассмотренные части приходится рассматривать заново. Мы выбрали просьбу о продлении.
Просьбу подали письменно, а не по телефону. Основания изложили конкретно. Среди пунктов доработки изменение устава требует решения общего собрания, а по уставу созыв собрания предполагает семидневный срок извещения. Когда планируется собрание, сколько дней уйдёт на оформление протокола и сбор подписей, к какому сроку будут поданы все документы. Запрашиваемый период тоже указали конкретно — десять дней, а не расплывчатое «достаточное время».
Когда основания расплывчаты, продление выглядит как одолжение. Когда график изложен на бумаге, продление становится процедурой.
Через два дня пришло сообщение, что продление предоставлено. В тот же вечер руководитель разместила в сообществе и в чате извещение о созыве внеочередного общего собрания. Повестка из трёх пунктов: изменение устава, утверждение плана деятельности и сметы на текущий год, подтверждение полномочий представителя.
Годовой опыт деятельности: записи, найденные вместо папки с фотографиями
Пока ждали собрания, занялись домашним заданием, которого в уведомлении не было, — пунктом 5, подтверждением общественно полезной деятельности.
Сорок фотографий — ценная память для объединения. Но по одним фотографиям не видно, когда, сколько человек и что именно делали. Даты есть только в свойствах файлов, а число участников остаётся угадывать по людям в кадре.
На первой консультации казначей упомянула мимоходом: летом учащимся молодёжного отряда нужно было засчитать волонтёрские часы, поэтому мероприятия регистрировали через районный волонтёрский центр и подтверждали там присутствие. Упомянутые выше листы регистрации и начали собирать именно поэтому.
Я спросил, почему это не вошло в первоначальное заявление. Руководитель ответила, что считала это вопросом личных волонтёрских часов учащихся, не связанным с достижениями организации. Распространённое заблуждение. Запись, в которой сторонняя организация подтвердила даты и число участников, служит более объективным доказательством, чем любой материал, составленный самим объединением.
Мы запросили в волонтёрском центре подтверждение деятельности от имени объединения. Пришла справка с перечнем дат и числа участников, удостоверенных через объединение за последний год. К этому добавили ещё одно: записи обращений в профильный отдел районной администрации с просьбой вывезти собранный после уборки мусор. Каждый раз в обращении указывались дата, место и число мешков, так что сами обращения были датированным следом деятельности.
Наложив три источника — справку волонтёрского центра, записи обращений о вывозе мусора и листы регистрации — по датам, мы составили помесячную таблицу деятельности. Дата, участок работ (в обобщённом виде), число участников, объём собранного, вид подтверждения. Двадцать три мероприятия за последний год заполнились без пробелов. Фотографии приложили после — как справочный материал к таблице.
Один и тот же факт весит по-разному в зависимости от того, кто его подтвердил.
Вечер внеочередного общего собрания
Собрание провели в будний вечер, сняв небольшой зал в местном общественном центре. Вела руководитель, протокол вела казначей. Я заранее подготовил формулировки пунктов повестки, форму протокола и сравнительную таблицу редакций устава. Вести собрание и принимать решения — дело исключительно самих членов.
Сорок два человека пришли лично, двадцать пять прислали доверенности. Кворум по уставу был перекрыт с запасом.
На исключении пункта о выплатах разговор ненадолго затянулся. Один из членов первого созыва спросил: «Разве не эта взаимная забота и продержала объединение двенадцать лет?» Руководитель ответила: заботиться будем и дальше, только не из взносов, а отдельно, среди тех, кто захочет. Взносы идут только на море. Приняли без возражений.
В протоколе указали дату и время, место, число присутствующих и представленных по доверенности, суть обсуждения и результат голосования по каждому пункту; согласно уставу его подписали, помимо председателя и секретаря, двое присутствовавших членов. План деятельности и смета на текущий год были утверждены здесь же. В плане записали ровно то, чем занимались двенадцать лет, в смете — доход от взносов и фактические статьи расходов как они есть. То, что возможное финансирование не внесли в смету заранее, было сделано намеренно. Регистрационные документы показывают не план, а организацию в её нынешнем виде.
Складывая после собрания стулья, руководитель сказала, что за двенадцать лет впервые прочитала устав до конца.
День, когда документы пересобрали, и тридцать тысяч вон
Документы подали за три дня до истечения продлённого срока. Комплект составили так.
- Список членов: сто восемнадцать человек, давших согласие. В списке оставили только сведения, необходимые для регистрации, оригиналы согласий хранит объединение
- Изменённый устав и сравнительная таблица редакций
- Протокол общего собрания за текущий год: протокол этого внеочередного собрания
- Материалы по общему собранию за прошлый год: подлинные записи декабрьского очередного собрания (извещение о созыве, лист регистрации, объявления об отчёте и о назначении должностных лиц) и пояснительная записка
- Подтверждение деятельности: помесячная таблица, справка волонтёрского центра, записи обращений о вывозе мусора
- План деятельности и смета, отчёт об исполнении
Перед каждым документом положили страницу-пояснение: на какой пункт уведомления он отвечает и какое требование статьи 2 закона демонстрирует. Чтобы сотруднику не приходилось листать туда-сюда, сопоставляя уведомление с документами.
Примерно через неделю после подачи сотрудник позвонил. Одна статья расходов в отчёте не сходилась с выпиской по счёту. Тридцать тысяч вон. Казначей вспомнила: осенью прошлого года в день мероприятия она срочно купила на месте питьевую воду и заплатила наличными. В отчёте это было, на счёте — нет, расхождение было неизбежным.
Казначей нашла в галерее телефона снимок чека, сделанный в тот день. Отправила фотографию с одной строкой пояснения о наличном расходе. На этом всё закончилось.
Чем меньше расхождение, тем быстрее его объяснить, чем скрыть.
День, когда пришло свидетельство
Чуть больше двух месяцев спустя после первой подачи заявления пришёл результат. Свидетельство о регистрации некоммерческой общественной организации от города Инчхон.
В тот день по почте пришла одна фотография. Свидетельство на офисном столе, рядом связка новых рабочих перчаток. Текст в одну строку: «В субботу в девять утра — уборка».
Регистрация не означает финансирования. Программы поддержки принимают заявки через открытый конкурс, отбор проводит экспертная комиссия. Регистрация — это право встать в очередь. Руководитель сказала, что за зиму доведёт план обучения безопасности для молодёжного отряда до проектной заявки. Результаты отбора будут весной.
И я оставил одно напутствие: поддерживать регистрацию дольше, чем получать. Сто постоянных членов и подтверждённая деятельность — требования, которым нужно отвечать не только при регистрации, но и после неё. Каждый декабрь оформлять очередное собрание протоколом, как в этот раз, и раз в год приводить в порядок список членов. Новое положение о членстве и станет для этого мерилом.
Двенадцать лет мусор на том берегу убирали исправно. Но лишь теперь эта работа стала как следует видна на бумаге. То, чем они занимаются, не изменилось. Изменилось лишь то, что теперь любой может прочитать, чем именно она была.
Что проверить до регистрации некоммерческой общественной организации
Если вы готовите нечто подобное, рекомендую сначала проверить следующее.
① Список членов — не «перечень зарегистрировавшихся». По нему должно быть возможно установить постоянных членов. Закрепите в уставе критерии членства (уплата взносов, участие в мероприятиях и т. п.) и составьте список соответствующих им членов с настоящими именами, но сначала получите согласие на сбор и использование персональных данных.
② Протоколы общих собраний нужны за два года — текущий и прошлый. Даже если ничего не называлось общим собранием, начните с проверки, было ли собрание, соответствующее уставному, и сохранились ли записи того времени (извещение о созыве, список присутствовавших, отчёт). Писать протокол задним числом не следует.
③ Проверьте в уставе пункты, по которым взносы возвращаются отдельным членам. Нормы о выплатах по семейным событиям, о скидках или возвратах членам могут вступить в противоречие с требованием о недопустимости распределения прибыли. Заодно посмотрите, читается ли целевой пункт так, что основной целью является общественно полезная деятельность.
④ Подкрепите подтверждение деятельности записями третьих лиц. Записи о волонтёрской сертификации, обращения за содействием в государственные органы, листы регистрации — материалы с проверяемыми датами и числом людей весомее фотографий.
⑤ Получив требование о доработке, считайте от срока назад. Доработки, требующие решения общего собрания, как изменение устава, могут не уложиться во времени из-за срока извещения о созыве. При необходимости можно письменно просить о продлении срока, изложив конкретный график.
Орган подачи заявления (центральный орган исполнительной власти либо город или провинция), перечень приложений и конкретная оценка требований могут различаться в зависимости от охвата и обстоятельств деятельности организации, а также от законодательства, действующего на момент подачи. Точные нормы и их толкование требуют отдельного уточнения в регистрирующем органе по месту нахождения.
Этот текст представляет собой собирательную реконструкцию на основе реальных консультаций; персонажи, наименования, географические названия и цифры не связаны с каким-либо конкретным лицом или делом.
