3-строчный обзор
- Если изменились сведения о заводской регистрации (наименование компании, директор, площадь завода, площадь вспомогательных помещений, подробные виды деятельности и т.д.), необходимо подать заявление на внесение изменений в течение 2 месяцев со дня возникновения основания для изменения. Просрочка или упущение приведут к штрафу.
- Если арендатор соседнего помещения ушел, и вы начали использовать это пространство, это также является основанием для внесения изменений в заводскую регистрацию. Необходимо привести в соответствие документально права использования нового пространства, назначение по архитектурному плану и фактическую расстановку оборудования.
- Сопоставление фактических данных и документов перед подачей заявления уменьшит количество запросов на дополнения. В принципе, обычные изменения сообщаются через 7 дней после приема заявления, поэтому, если вы просто подадите заявление в срок, вы сможете согласовать график работы с вашими клиентами.
Содержание
- Обратный отсчет от даты прохождения проверки генеральным заказчиком
- Расширенный завод, неизмененное свидетельство о заводской регистрации
- 2 месяца с даты возникновения основания для изменения, осталось 16 дней
- Складской отсек, оставшийся в архитектурном плане
- Регистрация ушедшей компании все еще на месте
- Добавление подробных видов деятельности и перерисовка технологического процесса
- Через 7 дней после приема и повторная проверка генеральным заказчиком
- Содержание работы административного агента и контрольный список
1. Обратный отсчет от даты прохождения проверки генеральным заказчиком
Я административный агент, расположенный в Songdo, Incheon. Я хочу рассказать об одном случае, произошедшем в процессе работы с документами для получения разрешений и лицензий для предприятий, начиная с результата.
На третьей неделе октября от меня пришло короткое сообщение от руководителя отдела управления металлообрабатывающей компании: “Генеральный заказчик одобрил новый вид продукции. Начинаем массовое производство в следующем месяце.” К сообщению была приложена свежевыданная справка о заводской регистрации. Цифра в поле “площадь завода” отличалась от цифры месяца назад.
Всего месяц назад эта цифра была причиной приостановки одобрения нового вида продукции. Завод уже был расширен и оборудование уже установлено. Только документы остались прежними.
Расширение завода обычно заканчивается строительством и установкой оборудования. Изменение заводской регистрации – это то, что следует за этим, и его легко пропустить. Так и произошло в этом случае.
2. Расширенный завод, неизмененное свидетельство о заводской регистрации
Компания-клиент занималась обработкой алюминиевых кронштейнов для автомобильных деталей на отдельном участке завода в Yeonsu-gu, Incheon. В штате 14 человек. Компания была основана директором, который более 20 лет работал токарем, а три года назад его дочь стала руководителем отдела управления и отвечает за взаимодействие с генеральным заказчиком и документацию.
Компания арендовала половину первого этажа двухэтажного здания. В другой половине находилась другая компания, занимающаяся сборкой мебели из массива дерева. В середине августа этого года эта компания переехала в провинцию Кёнги, и помещение стало свободным. Директор договорился с владельцем здания и начал использовать это пространство, а также установил 2 станка с ЧПУ и 1 машину для очистки деталей, которые он откладывал.
Причина увеличения оборудования была ясна. Основной заказчик, являющийся первичным поставщиком, предложил новый объем кронштейнов для электромобилей, и существующее оборудование не могло обеспечить соблюдение сроков поставки. Объем нового вида продукции составлял почти 30% от годового оборота компании. Директор планировал нанять еще двух сотрудников на ночную смену, если получит этот объем.
На третьей неделе сентября команда контроля качества генерального заказчика посетила завод для проверки нового вида продукции. В документы проверки вошла справка о заводской регистрации. Сотрудник отдела контроля качества посмотрел на справку и спросил: “Площадь завода, указанная в справке, отличается от производственной линии, которую я вижу сегодня. Вы подаете заявление на внесение изменений?”
Руководитель отдела управления не смог сразу ответить на этот вопрос. Генеральный заказчик “попросил предоставить документы после приведения сведений о заводской регистрации в соответствие с фактическим положением дел” и приостановил одобрение.
3. Изменение обстоятельств произошло 2 месяца назад, до конца срока осталось 16 дней
Сначала управляющий отделом отправил электронное письмо. К нему были приложены свидетельство о регистрации предприятия, план здания, существующий договор аренды и фотографии нового оборудования. В запланированный вторник днем представитель и управляющий отделом прибыли вместе.
Сначала мы уточнили даты. Закон «Об активизации кластеров промышленности и строительстве заводов» (Закон о кластерах промышленности и строительстве заводов) статья 16 предписывает внесение изменений в регистрацию завода при изменении определенных пунктов. В перечень изменений, подлежащих регистрации, установленный исполняющим положением, входят наименование компании, директор, площадь земельного участка завода и площадь здания завода (увеличение при выезде арендатора), площадь вспомогательных помещений, подробные виды деятельности, форма размещения и т.д. Срок подачи заявления – в течение 2 месяцев со дня наступления обстоятельства, повлекшего изменение. За изменение зарегистрированных данных без внесения изменений предусмотрен штраф до 2 миллионов вон.
В данном случае, обстоятельством, повлекшим изменение, было получение пространства после ухода соседней компании. По переписке с владельцем здания и дате переезда соседней компании выяснилось, что это произошло примерно 18 августа. Дата консультации была 2 октября. До конца срока осталось 16 дней.
Представитель сказал: «Я думал, что отсчет начинается с даты поставки оборудования». Поскольку оборудование было поставлено в начале сентября, он думал, что у него есть немного больше времени. Если бы он планировал, отталкиваясь от более поздней даты, он мог бы пропустить срок. Я взял дату получения пространства в качестве отправной точки и рассчитал график, отталкиваясь от нее. Цель подачи заявления была установлена на 13 октября, за 5 дней до срока. Это было сделано, чтобы оставить запас времени для ответа на возможные запросы о дополнении.
4. Один складской отсек, остававшийся в реестре зданий
На следующее утро мы поехали на завод для осмотра. Изменение регистрации завода – это не просто исправление документов. Отвественные отделы проверяют соответствие заявки, бизнес-плана, технологической карты и списка оборудования фактическим условиям на месте. Предварительный осмотр места позволяет значительно сократить количество запросов о дополнении.
Мы прошли по первому этажу, держа при себе реестр зданий. Как существующее пространство, так и новое, полученное пространство, были зарегистрированы как заводские. Однако в дальнем конце нового пространства находился небольшой отсек, зарегистрированный как складской. Это было место, где соседняя компания складировала материалы для мебели.
Проблема заключалась в том, что в этом складском отсеке стояла машина для очистки деталей. Там ее поставили, потому что было удобно делать трубопроводные работы. Машина для очистки является производственным оборудованием, входящим в производственный процесс. Существовала высокая вероятность того, что при заявлении площади производственного помещения для складского помещения будет запрошено дополнение, поскольку это не соответствует назначению.
Было два варианта. Изменить назначение складского отсека или перенести машину для очистки в производственную зону, предназначенную для станков с ЧПУ. Изменение назначения потребовало бы больше времени и процедур и было бы трудно выполнить в течение 16 дней. Я порекомендовал перенести машину для очистки в производственную зону рядом со станком с ЧПУ и хранить только сырье в складском отсеке. Продление трубопровода заняло бы два дня. Площадь складского отсека была указана как площадь вспомогательного объекта, а не производственного оборудования.
Таким образом, площадь, которую необходимо указать в заявке, стала ясной. Была создана таблица, разделяющая площадь земельного участка, производственного оборудования и вспомогательных помещений по этажам и отсекам. Это потому, что ответственный сотрудник будет смотреть не на то, «является ли все здание заводом», а на то, «какая площадь фактически используется для производства».
5. На регистрации ушедшей компании все еще отображается старый адрес
После осмотра площадки, днем, мы предварительно обратились в отдел регистрации промышленных предприятий районного офиса (кун). В процессе объяснения изменений и проверки необходимых документов, сотрудник отдела заметил одну деталь: “На этом адресе все еще числится регистрация другого предприятия.”
Мебельная компания, переехавшая в провинцию Кёнгидо, переехала, не оформив закрытие своей старой регистрации промышленных предприятий. В компьютерной системе тот же самый этаж здания, половина площади, все еще числилась как производственная площадь этого предприятия. Невозможно иметь производственные площади двух предприятий одновременно на одном и том же пространстве. В этом случае, при подаче заявления, его могли бы отклонить из-за пересечения площадей.
У доверителя не было возможности что-либо сделать. Заявление на закрытие старой регистрации должно быть подано непосредственно этой компанией. Представитель компании выглядел обеспокоенным. Они были хорошими соседями, пока компания не переехала, и после этого у них не было причин связываться друг с другом.
Мы получили контактные данные представителя компании через владельца здания, и менеджер административной команды (канри тимчжан) позвонил первым. Мы кратко изложили суть просьбы: ① причина необходимости закрытия старой регистрации промышленных предприятий, ② отдел районного офиса и необходимые документы, ③ то, что если этого не сделать, у этой компании останется несоответствие между зарегистрированными данными и фактическим положением дел. Наличие старой регистрации для компании, которая хочет повторно зарегистрировать производственное предприятие на новом месте, было неудобным.
Представитель компании выслушал объяснения и сразу же предпринял действия. Заявление на закрытие старой регистрации промышленных предприятий было подано через три дня. В день, когда он приехал поставить печать на документы, он забрал два деревянных стула, которые были оставлены в углу склада. Менеджер административной команды сказал, что они использовали эти стулья в комнате отдыха уже два месяца. Стулья уехали, и на следующий день в комнату отдыха привезли новые.
6. Добавление подробных видов деятельности и перерисовка производственного процесса
После решения проблемы с площадью, следующим вопросом стали виды деятельности. Существующая регистрация промышленных предприятий содержала только один подробный вид деятельности: производство автомобильных компонентов. Легко предположить, что новый продукт также является автомобильным компонентом, и поэтому вид деятельности остается прежним. Однако, изучив спецификации, запрошенные заказчиком, стало ясно, что компания планирует принимать подрядные заказы на металлообработку для других компаний помимо производства автомобильных компонентов. Это необходимо, чтобы не простаивал недавно приобретенный обрабатывающий центр с ЧПУ.
Согласно Стандартной промышленной классификации (KBS - Korean Business Classification Standard), эти два вида деятельности имеют разные подкатегории. Если начать подрядную обработку, то для изменения регистрации придется обращаться снова. Было лучше добавить подробный вид деятельности одновременно с текущим изменением. Однако для добавления вида деятельности необходимо сначала убедиться, что этот вид деятельности разрешен на данном участке. Мы проверили зону использования земли с помощью справки о планировании землепользования и одновременно запросили у ответственного сотрудника отдела возможность размещения дополнительного вида деятельности во время предварительного обращения.
Производственный процесс также был перерисован. Существующий производственный процесс включал поступление сырья, резку, токарную обработку, проверку и упаковку. Фактическая линия включала этапы обработки на станке с ЧПУ и очистки, и теперь даже местоположение очистителя изменилось. Мы прошли по линии вместе с начальником цеха, проверили порядок производственных операций и сравнили модели и количество оборудования в списке машин с табличками на оборудовании. Один токарный станок, расположенный на первом этаже, был выведен из эксплуатации из-за поломки и планируется к продаже, поэтому он был исключен из списка. Если оборудование, указанное в заявлении, не работает на месте, то во время проверки на месте потребуется объяснение.
Мы также проверили обработку сточных вод от очистителя. Весь очищенный раствор вывозился специализированной компанией, и был заключен договор на оказание услуг. Мы отдельно обратились в соответствующий отдел охраны окружающей среды, чтобы узнать, подлежит ли он экологическому декларированию, и включили ответ в бизнес-план в виде одной строки.
7. После подачи документов, через 7 дней, и повторное рассмотрение заказчиком
Подаваемые документы были подготовлены следующим образом:
- Заявление о внесении изменений в регистрацию предприятия: указаны изменения в площади и детальных видах деятельности.
- Бизнес-план: отражены дополнительные мощности, производимая продукция и способ обработки отходов.
- Схема производственного процесса и перечень оборудования: актуальная версия, прошедшая сопоставление с фактическим положением дел на месте.
- План-схема расположения предприятия (план этажа): указаны площади и разделение производственных и вспомогательных помещений.
- Измененный договор аренды: указаны площадь и срок, включающие новое помещение.
- Выписка из технического паспорта здания: для подтверждения назначения помещений.
Пришлось переделывать и договор аренды. Представитель компании и владелец здания ограничились устными обещаниями по поводу использования нового помещения и оставили прежнюю площадь в существующем договоре. Без письменного подтверждения права на использование нового помещения получить признание этой площади в качестве площади предприятия было бы сложно. Мы запросили у владельца здания договор, отражающий площадь и арендную плату, и получили его через два дня.
Подача документов была завершена на день раньше запланированного срока – 12 октября. В принципе, обработка результатов обычной процедуры внесения изменений занимает 7 дней с момента получения заявления. Если есть сопутствующие вопросы, требующие согласования, это может занять до 20 дней. В данном случае сопутствующих вопросов не было.
На предприятие выехала комиссия для проверки на месте. Они сравнили план-схему с фактическим расположением, перечень оборудования с заводскими табличками и убедились, что в складском помещении хранятся только сырьевые материалы. Никаких дополнительных требований не предъявлено. Через 5 дней после подачи документов процедура внесения изменений была завершена, и руководитель отдела управления получил новое свидетельство о регистрации предприятия и отправил его заказчику.
Повторное рассмотрение со стороны заказчика ограничилось проверкой документов. Тот самый текст, о котором говорилось в главе 1, пришел в тот же день.
8. Перечень услуг административного агента и контрольный список
Внесение изменений в регистрацию предприятия – это процедура, которая тихо следует за крупными делами, такими как инвестиции в оборудование или переезд. Для компании, как правило, приоритетом являются строительные работы и сроки, поэтому эта процедура часто отодвигается на второй план. Часто только тогда, когда приходит время предоставить справку о регистрации предприятия для рассмотрения заказчиком, получения целевого финансирования или регистрации в системе госзакупок, выясняется, что документы и фактическое положение дел на месте не совпадают.
Если вы оказались в такой ситуации, проверьте следующее:
- Увеличилась или уменьшилась площадь предприятия? Даже если вы расширили площадь, вытеснив предыдущего арендатора, это требует внесения изменений в регистрацию. Срок – 2 месяца с даты получения этого пространства.
- Изменилось ли название компании или генеральный директор? Даже если вы внесли изменения в реестр юридических лиц, необходимо отдельно внести изменения в регистрацию предприятия.
- Проверены ли назначение помещений в выписке из технического паспорта здания? Если в складском или жилом помещении размещено производственное оборудование, может быть запрошена дополнительная информация.
- Не осталось ли прежней регистрации предприятия по этому адресу? Если проверить это заранее, можно избежать приостановки обработки документов после подачи.
- Указаны ли все планируемые виды деятельности? Если вы планируете добавить новые виды деятельности, целесообразно заранее проверить возможность размещения и подать заявление на внесение изменений одновременно.
Административное агентство Hwang Yunsang оказывает услуги по подготовке и подаче заявлений на получение разрешения на строительство и регистрации предприятия, а также на внесение изменений в регистрацию, бизнес-планов и схем производственных процессов. Перед подачей документов проводится проверка на месте, сопоставление выписки из технического паспорта здания, перечня оборудования и плана-схемы с фактическим положением на предприятии, а также подготовка ответов на запросы контролирующих органов. Требования и порядок обработки могут отличаться в зависимости от региона и конкретного случая, поэтому требуется индивидуальная проверка.
Один номер площади предприятия стал ключом к заключению нового контракта на поставку. На первой неделе ноября на этом предприятии были приняты на работу два новых сотрудника в ночную смену.
Это история, созданная для облегчения понимания.
