3-строчный обзор
- Одобрение инновационного продукта – это только начало. Запрашивающие учреждения рассматривают информацию и прилагаемые документы, размещенные на инновационном маркетплейсе, и принимают решения о пробном использовании или покупке посредством внутренней процедуры согласования. Если эта информация отсутствует, даже одобренный продукт может не быть выбран.
- 4 документа, которые необходимо подготовить до опроса спроса: ① Соответствие сертификата и информации о регистрации на маркетплейсе (модель, область применения) ② Обоснование цены ③ Условия установки и доступное количество для поставки ④ Сертификат обслуживания и послепродажного обслуживания.
- Сроки: График опроса спроса меняется каждый год и в каждом объявлении. Часто бывает поздно вносить изменения после публикации объявления, поэтому безопаснее проверять информацию на маркетплейсе за 2–3 недели до публикации объявления.
Содержание
- Изменения в запросах на закупки по мере приближения октября
- Почему после получения сертификата в течение 3 месяцев не было заказов
- Как связаны одобрение инновационного продукта и опрос спроса?
- 4 документа, которые необходимо подготовить до опроса спроса
- Одна строка, в которой сертификат и информация на маркетплейсе не совпадают
- Материалы, переписанные для того, чтобы ответственный сотрудник запрашивающего учреждения мог отправить на согласование
- Срок подачи и последующие результаты
- Содержание работы административного агента и контрольный список для практической работы
1. Изменения в запросах на закупки по мере приближения октября
Я – административный агент, офис которого расположен в Songdo, Incheon. Я поделюсь одной историей, с которой я столкнулся в своей работе.
В конце сентября характер запросов, связанных с закупками, немного меняется. Весной и летом поступает много вводных вопросов, таких как «Как зарегистрироваться на портале KONEPS (나라장터)» и «Когда получить подтверждение собственного производства». Осенью вопросы увеличиваются: «Я получил одобрение, но почему со мной никто не связывался». Это связано с тем, что государственные учреждения разрабатывают планы бюджета и пробного использования на следующий год.
Электронное письмо, полученное на третьей неделе сентября того года, содержало подобное. Это была компания по производству электронного оборудования с девятью сотрудниками, расположенная в Южном промышленном районе Namdong, Incheon. Директор была женщиной позднего возраста (30-х годов), которая покинула исследовательский институт крупной корпорации, где занималась проектированием датчиков, и основала компанию пять лет назад. Ее основными продуктами были датчики обнаружения затопления, устанавливаемые в подземных переездах и на набережных. Оборудование, которое отправляет сигнал администратору и включает сигнальные огни на месте, когда вода достигает определенного уровня.
Компания в течение трех лет совершенствовала продукт в рамках государственной научно-исследовательской программы и получила одобрение инновационного продукта в июне того года. Часть финансирования, полученного в период проекта, была кредитом, и выплаты должны были начаться этой зимой. Учитывая зарплату девяти сотрудников, время появления первого государственного заказа после одобрения определяло весь график компании.
Последняя строка электронного письма была короткой: «Я думал, что после одобрения со мной свяжутся учреждения. Прошло три месяца, и я ничего не получил».
2. Почему в течение 3 месяцев после получения спецификации не было заказов
В назначенный четверг днем, директор принес копию спецификации, скриншоты экрана инновационного рынка и распечатанные электронные письма с сотрудниками местных органов власти, с которыми велась переписка.
После сильных летних ливней интерес проявили три учреждения. Два из них – отделы безопасности и чрезвычайных ситуаций районных управ (гу), а одно – промышленный парк, управляющий общественными объектами. Все три учреждения заявили, что на первом этапе телефонных переговоров были положительные реакции. Однако через несколько недель полученные ответы были похожими:
- “Не хватает внутренних материалов для проверки, поэтому сложно поднять вопрос об одобрении.”
- “Непонятно, включает ли цена, указанная на рынке, стоимость установки.”
- “Рассмотрим это в ходе опроса спроса в октябре.”
Директор воспринимал эти ответы как отказ. Я, перечитывая электронные письма, увидел это по-другому. Ни одно из трех учреждений не говорило, что им не нравится продукт. Это был вопрос отсутствия материалов для принятия решения.
Сотрудник государственного учреждения не является тем, кто непосредственно покупает продукт, а тем, кто должен предоставить документальное обоснование того, почему этот продукт необходим по этой цене для получения одобрения. Инновационные продукты имеют альтернативный путь закупки, отличный от обычной процедуры торгов, но для использования этого пути у ответственного сотрудника должны быть подтверждающие документы. Экраны рынка не выполняли эту функцию.
В тот день я сказал директору, что сначала уточню три вещи: перечень продуктов, указанных в спецификации, информацию, зарегистрированную на рынке, и график осеннего опроса спроса.
3. Как связаны назначение инновационного продукта и исследование спроса?
Здесь я хочу развеять одно распространенное заблуждение. Многие думают, что после назначения инновационным продуктом, агентство закупок само его продаст. Назначение – это процедура, которая открывает дверь для государственных учреждений, чтобы они могли приобрести этот продукт через канал покупки инновационных продуктов. Открытие двери не означает, что учреждения сами войдут.
Процедура назначения инновационного продукта обычно проходит в четыре этапа.
- Определение: Правительство определяет результаты научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, инновационные продукты, участвующие в конкурсе инновационных продуктов Управления государственных закупок, и другие продукты в зависимости от требований каждого пути. Типы определения отличаются по срокам действия и требованиям.
- Регистрация на инновационной торговой площадке: Информация об определенных продуктах публикуется на инновационной торговой площадке. Сотрудники ответственных ведомств в основном сравнивают продукты, используя этот экран и прилагаемые документы.
- Опрос спроса: Процедура приема заявок от ведомств о желании протестировать инновационные продукты, как в программе пилотных закупок Управления государственных закупок, открывается на определенный период времени. В течение этого периода ведомства должны выбрать наши продукты, чтобы перейти к следующему этапу.
- Сопоставление и закупка: После подачи заявок и рассмотрения со стороны ведомств определяется ведомство для пилотного использования, затем следует поставка, использование и оценка результатов использования.
Этот клиент думал, что завершил этап 1 и этап 2. На самом деле, этап 2 был завершен лишь наполовину, и приближался срок этапа 3.
Срок проведения опроса спроса варьируется каждый год и для каждого проекта. В данном случае, объявленный аукцион начал принимать заявки от ответственных ведомств в середине октября и был открыт в течение 3 недель. Сотрудники ведомств должны завершить внутреннее согласование в течение этого периода, поэтому материалы компании должны быть подготовлены раньше. Осталось примерно 3 недели.
Обоснование поддержки закупки инновационных продуктов содержится в «Законе о государственных закупках» и соответствующих постановлениях, а подробные критерии часто пересматриваются. Требуется индивидуальная проверка для каждого случая.
4. Подготовка необходимых документов перед опросом спроса
После сравнения информации с торговой площадки и содержания электронной почты, материалы для дополнения в этот раз были разделены на четыре группы. Был установлен критерий, что они должны быть в форме, которую сотрудники ведомства могут приложить к документам для утверждения.
① Проверка соответствия спецификации и информации о регистрации на торговой площадке
- Соответствуют ли наименование модели, спецификации и компоненты формулировкам спецификации?
- Не включены ли в комплект позиции, выходящие за рамки области действия спецификации?
② Обоснование расчета цены
- Отдельное указание стоимости основного блока, стоимости установки, стоимости связи и стоимости обслуживания.
- Обоснование, которое можно объяснить, сравнив с фактическими поставками частным лицам или сметной документацией.
③ Условия установки и количество доступных для поставки
- Требования к условиям электропитания, связи и местоположению установки.
- Ежемесячное количество доступных для производства и срок поставки.
④ Сертификат обслуживания и послепродажного обслуживания
- Срок бесплатной гарантии, время реагирования на неисправности, срок поставки запасных частей.
- Метод проверки производительности в течение периода пробной эксплуатации.
Все четыре документа скорее являются результатом перегруппировки разрозненных материалов внутри компании в порядке, в котором ведомство их будет читать, чем созданием новых документов. Однако в пункте ① возникла одна неожиданная проблема.
5. Несоответствие информации в спецификации и на торговой площадке
При просмотре спецификации строка за строкой, я остановился на поле “Область применения продукта”. В спецификации было указано “Основной блок датчика уровня и программное обеспечение для управления”. Однако на торговой площадке фотографии и описание продукта включали в себя автоматический датчик въезда для входов в подземные переходы в качестве комплекта, и была указана только цена за этот комплект.
Я спросил у представителя: является ли датчик въезда результатом научно-исследовательских работ? Ответ был отрицательным. Датчик был импортирован от сотрудничающей компании и просто соединен с системой, и компания решила включать его в комплект для удобства при создании рекламных материалов.
Это была одна из причин, по которой сотрудники ведомства колебались. Канал закупки инновационных продуктов открыт только для продуктов, указанных в спецификации. Из-за комплекта с ценой, включающего оборудование, выходящее за рамки спецификации, сотруднику было трудно определить, какую часть необходимо рассматривать как инновационный продукт и утверждать. Сотрудник избежал структуры, которая могла бы вызвать проблемы при проверке.
Еще одним фактором был номер модели. В сертификате испытаний и спецификации были указаны названия прототипов на момент выполнения проекта, а на торговой площадке и в каталоге использовались названия, присвоенные после выпуска для продажи. Компания знает, что это один и тот же продукт, но это может быть непонятно для сотрудника, который видит его впервые.
Направления были определены следующие:
- Исправить информацию на торговой площадке, ориентируясь на основной блок датчика и программное обеспечение, и указать датчик въезда как “совместимое оборудование” для отдельной покупки.
- Создать таблицу сравнения номеров моделей, демонстрирующую, что прототип и продукт для продажи - это один и тот же продукт, и приложить подтверждение компании о том, что схема и версия прошивки совпадают.
- Запросить в письменной форме в соответствующий отдел Управления государственных закупок, относится ли изменение информации на торговой площадке к изменению содержания спецификации. Мы выбрали способ, оставляющий запись, поскольку ответы по телефону могут различаться.
Ответ на запрос пришел через 6 дней. В нем говорилось, что исправление регистрационной информации в пределах указанного диапазона может быть обработано как исправление информации, а для расширения указанного диапазона требуется отдельная процедура. Благодаря этому ответу стало ясно, в каких пределах нужно внести исправления.
6. Материалы, переписанные для того, чтобы сотрудник ведомства мог утвердить
Ниже приведено обоснование цены. Существующая цена на торговой площадке была только одной фиксированной ценой за комплект, и не было указано, включены ли в нее стоимость установки и связь. Сотрудник сказал, что не может узнать, включена ли стоимость установки, именно из-за этого.
Вместе с сотрудником бухгалтерии компании мы извлекли одиннадцать коммерческих предложений по поставкам на частные объекты за последние два года. Мы выбрали пять из них, условия установки которых были похожи на общественные объекты, и переписали их, разделив на четыре раздела: корпус, установка, связь, техническое обслуживание. Сравнив средние значения с ценами на торговой площадке, цена корпуса практически не отличалась от цены частной поставки. Причина, по которой сотрудник посчитал цену завышенной, заключалась в том, что стоимость автоматического выключателя и установка были объединены в одно число.
Спецификация установки была создана в основном на основе фотографий объекта. Она была разделена на два типа: подземный проход и прогулочная зона вдоль реки, и содержала информацию о способах обеспечения электропитания, способах связи и времени, необходимом для установки. Она должна была быть такой, чтобы сотрудник мог прочитать ее, представляя себе объект.
В тот вторник, представитель привез в офис демонстрационный датчик. Во время объяснения высоты установки датчик был слегка погружен в стакан с водой на столе, и в этот момент включились мигающие огни, а на мой мобильный телефон пришло сообщение о тревоге. Сотрудник из соседнего офиса постучал в дверь, спросив, что случилось. Представитель улыбнулся и сказал: «Похоже, скорость реакции этим доказана», и этот скриншот сообщения был фактически включен в качестве примера уведомления в плане демонстрационного использования.
В заключение, прилагается черновик плана демонстрационного использования. Это документ, в котором предлагаются показатели, по которым ведомство может оценить производительность при подаче заявки на демонстрационное использование, например, точность обнаружения и время передачи предупреждений, количество сбоев. Если сотрудник не должен создавать критерии с самого начала, скорость утверждения изменится.
7. Срок подачи заявок и последующие результаты
Изменения в информации о рынке были отражены за 9 дней до начала опроса. Представитель объединил измененный экран и четыре пакета документов в один PDF-файл и снова отправил его ответственным сотрудникам трех учреждений, с которыми связались летом. На этот раз это было электронное письмо с тремя строками, описывающими, какие части были изменены, а не просто “пожалуйста, проверьте”.
Результаты были разными для каждого учреждения.
- Один районный муниципалитет сообщил, что подал заявку на пробное использование на второй неделе периода опроса.
- Корпорация сообщила, что завершила внутренний анализ, но подаст заявку на следующий опросный год из-за перекрытия с другими проектами и бюджетом в этом году.
- Другой районный муниципалитет не подал заявку на этот раз, поскольку согласование места установки еще не завершено.
Кто-то может подумать, что одно учреждение – это немного. Но для компании, у которой не было ни одной заявки за 3 месяца, это была первая заявка в государственный орган. Позже стало известно, что после рассмотрения она была сопоставлена с учреждением для пробного использования в конце этого года. Установка была запланирована до начала сезона дождей на следующий год, и представитель пересмотрел производственный план в соответствии с этим графиком.
Оглядываясь назад, решение проблемы заключалось не в новых документах, а в точном прочтении одной строки назначения. После удаления оборудования, находящегося за пределами назначенного диапазона, цены были упорядочены, и тогда ответственный сотрудник смог составить документ об утверждении. Подготовка документов для государственных закупок сложнее не в количестве, а в согласованности.
8. Содержание работы и контрольный список практических задач административного агентства
В офисе административного агентства Hwang Yunsang, в работе, связанной с инновационными продуктами или государственными закупками, выполняются следующие задачи:
- Проверка и сопоставление соответствия сертификата на инновационный продукт, информации о регистрации на инновационной торговой площадке и отчета об испытаниях, составление таблицы соответствия.
- Составление документов, таких как обоснование цены, условия установки, подтверждение технического обслуживания, план предварительного использования и т.д.
- Составление письменных запросов в Управление государственных закупок и учреждения, потребляющие ресурсы, и проверка содержания ответов.
- Составление документов для регистрации участников торгов на национальной торговой площадке, подача заявлений о подтверждении собственного производства и т.д., а также оказание услуг по подаче документов.
Если вы получили назначение инновационного продукта, но не видите реакции со стороны государственных учреждений, пожалуйста, проверьте следующие пункты.
- Соответствует ли область применения продукта в спецификации и состав компонентов, размещенных на торговой площадке?
- Соответствуют ли модельные номера в сертификате соответствия, спецификации и каталоге? Если нет, есть ли таблица сопоставления?
- Указана ли раздельно в цене на торговой площадке информация о стоимости установки, связи и технического обслуживания?
- Предложил ли заказчик показатели пробного использования для проверки производительности?
- Подтвердили ли вы график объявления о расследовании спроса на этот год и подготовили ли вы материалы за 2-3 недели до этого?
Если вы испытываете трудности с государственными закупками или вопросами инновационных продуктов в Инчхоне и Сонгдо, я рекомендую проверить документы заранее, до выхода объявления.
Это история, созданная для облегчения понимания.
Это офис административного агента, расположенный в Сонгдо, Инчхон (Posco Tower Songdo). Мы занимаемся административным обжалованием, разрешениями/регистрацией, иммиграцией для иностранцев, регистрацией документов для государственных закупок и регулярным административным управлением. Мы также следим за информацией на торговой площадке и подготовкой документов для расследования спроса после утверждения инновационного продукта. Если вам интересно узнать о подобных ситуациях, не стесняйтесь оставлять вопросы.
- Адрес: Yeonsu-gu, Incheon, 165 Convencia-daero, Posco Tower Songdo, Room 2697
- Телефон: 010-3374-2687
- Веб-сайт: www.hwangadmin.com
