[Справки и документы] Доверенность и справка об оттиске печати для проживающих за рубежом — справку о подлинности подписи по доверенности не выдают

Кратко в 3 пунктах

• У людей, находящихся за границей, есть документы, которые их родственники не могут получить от их имени. Подтверждение факта подписи (본인서명사실확인서) может быть выдано только самим заявителем, а справка об удостоверении подписи (인감증명서) может быть выдана по доверенности, подтвержденной в зарубежном дипломатическом представительстве.
• Последовательность подачи: Проверка документов, указанных в объявлении → для тех, кто находится за границей, подтверждение доверенности и согласия в зарубежном дипломатическом представительстве → получение справки об удостоверении подписи отечественным доверенным лицом → подача заявления → предоставление оригинала.
• Сроки: Для государственных программ срок является датой окончания объявления. Зарубежная почта занимает около двух недель, поэтому необходимо записываться на прием в зарубежное дипломатическое представительство за 3–4 недели до окончания срока подачи.

Оглавление

1. Почему согласие возвращалось дважды?
2. Заброшенный дом в Канхва и сестра в Хошимине
3. Подтверждение факта подписи нельзя получить по доверенности
4. Получение справки об удостоверении подписи с подтверждением доверенности в зарубежном дипломатическом представительстве
5. Различия между архитектурным планом и фактическим зданием
6. Подача документов до окончания срока и предоставление оригинала
7. От демонтажа до регистрации ликвидации
8. Контрольный список документов для лиц, находящихся за границей

1. Почему согласие возвращалось дважды?

Почему одно и то же согласие дважды возвращалось в районную администрацию? Форма была заполнена правильно, подпись была, все поля для заявителя были заполнены без пропусков.

Я, административный агент (행정사), имею офис в районе Ёнсу-гу, Songdo, Инчхон. Поделюсь одним случаем, с которым я столкнулся в своей работе. Составление и подача документов в государственные органы – это основная задача административного агента, определенная в статье 2 Закона об административных агентах (행정사법). В последнее время особенно увеличилось количество запросов от членов семьи, находящихся за границей, которым необходимо подать документы в отечественные государственные органы. Сами документы несложны. Сложность заключается в том, кто, где и каким образом должен получить подпись и подтверждение.

То же самое касалось и согласия в этой истории. Содержание было без проблем. Причина возврата заключалась в подтверждающем документе, который должен быть приложен к согласию.

2. Заброшенный дом в Канхва и сестра в Хошимине

Клиент был 30-летним мужчиной, живущим в районе Намдон-гу, Инчхон. Он работал в логистической компании и по выходным ездил к бабушке в Канхвадо. После смерти бабушки дом перешел отцу, а после смерти отца через 3 года дом и земля были разделены пополам между клиентом и сестрой. Регистрация была оформлена в то время.

Дом был заброшен более 10 лет. Крыша была повреждена, и во время сезона дождей грязь осыпалась на соседний забор. Соседи несколько раз подавали жалобы, и районная администрация сообщила о проведении конкурса на программу поддержки по демонтажу заброшенных домов (철거) и посоветовала подать заявку. Он мог получить значительную поддержку для демонтажа. Без поддержки демонтаж обошелся бы в сумму, эквивалентную значительной части сбережений клиента, которые он копил для свадьбы.

Проблема была с сестрой. Сестра работала в местном филиале корейской компании в Хошимине, Вьетнам, и ее возвращение было запланировано на период Соллаль (корейский Новый год, 설). Срок подачи заявки истекал в конце октября.

Клиент пытался сделать это самостоятельно. Он получил форму из районной администрации и отправил ее сестре по электронной почте, а сестра отправила обратно отсканированное согласие. Клиент отнес отпечатанную копию в районную администрацию.

3. Подтверждение факта подписи нельзя получить по доверенности

Ответ сотрудника районной администрации был прост. Согласно объявлению, требовалось оригинал согласия всех владельцев недвижимости и справка об удостоверении подписи или подтверждение факта подписи владельца недвижимости. Отсканированная отпечатанная копия не является оригиналом, а подтверждающего документа не хватало.

На следующий день клиент пошел в центр обслуживания населения, чтобы получить подтверждение факта подписи сестры. Он думал, что это будет возможно, так как они родственники. Но подтверждение факта подписи – это документ, который может быть выдан только при личном присутствии заявителя. Его нельзя получить по доверенности. Справка об удостоверении подписи также может быть выдана по доверенности, но для этого требуется доверенность, составленная заявителем, и, если заявитель находится за границей, эта доверенность должна быть подтверждена в зарубежном дипломатическом представительстве.

Когда клиент во второй раз пошел в районную администрацию, он принес оригинал соглашения, отправленного сестрой международной почтой. На этот раз оригинал был, но все равно не хватало подтверждающего документа. Согласие снова вернулось.

Клиент записался на консультацию в наш офис в пятницу на следующей неделе. Он заранее отправил по электронной почте объявление и фотографии возвращенного согласия, чтобы примерно понимать, чего не хватает, до встречи. Осталось 23 дня до окончания срока подачи заявки.

4. Получение свидетельства о печати через нотариальную доверенность из консульства

Сначала мы определились, каким образом будут получены документы. У сестры было два варианта, которые она могла бы использовать, не выезжая на родину.

1. Получить нотариальную доверенность, заверенную в консульстве, и отправить ее, чтобы доверенное лицо (заказчик) получило свидетельство о печати сестры по доверенности в Корее.
2. Заверить (нотариально) само согласие в консульстве и отправить его.

Второй вариант казался более простым, но в объявлении было указано, что согласие, заверенное консульством, может заменить свидетельство о печати. Когда я позвонил ответственному сотруднику, он ответил: “Похоже, что это возможно”. Нельзя было действовать на основе “похоже” в деле, зависящем от сроков. Поэтому мы решили, что основным методом будет первый, а второй – дождаться письменного ответа из районной администрации. Мы отправили запрос в районную администрацию с вопросом о том, “можно ли заменить приложенное свидетельство о печати согласием, заверенным консульством”. Мы задали вопрос в письменной форме, чтобы иметь возможность ссылаться на это, если бы ответственный сотрудник сменился или мы получили бы другой ответ в пункте приема документов.

Сестре я отправил список дел в виде одного документа:

• Запись на прием в Генеральное консульство Хошимина (онлайн-запись, необходимо предъявить паспорт)
• Заполнение нотариальной доверенности с последующим заверением в консульстве. Необходимо точно указать имя и идентификационный номер доверенного лица (заказчика), а также цель использования свидетельства о печати.
• Также необходимо получить консульское заверение и для согласия (как запасной вариант, в зависимости от ответа районной администрации).
• Отправить оба документа международной экспресс-почтой по адресу заказчика.

Мы уточнили еще один момент: сестра зарегистрировала свою печать до отъезда. Если бы регистрация печати не была произведена, пришлось бы сначала регистрировать печать через консульство, и это заняло бы больше времени. Первый вопрос, который необходимо задать при работе с документами для проживающих за рубежом, – зарегистрирована ли печать в Корее.

Сестра посетила консульство во вторник утром, когда были самые быстрые записи, и документы прибыли на следующей неделе в пятницу. Заказчик получил свидетельство о печати сестры в центре обслуживания населения на следующей неделе в понедельник.

5. Различия между зданием и информацией в свидетельстве о праве собственности

Пока решался вопрос с подписями, возникла другая проблема. В заявке на грант было поле для указания площади подлежащего сносу здания. В свидетельстве о праве собственности было указано только одно жилое здание, площадью 52 кв.м. Однако на фотографиях с места, присланных заказчиком, были пристройки к дому: блок из шлакоблоков и традиционный туалет.

Заказчик намеревался также снести и сарай. Если бы он указал это, то, скорее всего, потребовали бы уточнения, поскольку заявленная площадь не соответствовала площади, указанной в свидетельстве о праве собственности. Нельзя было узнать из объявления, можно ли включить вспомогательные постройки, которых нет в свидетельстве о праве собственности, в сферу действия гранта.

В заявке было указано только 52 кв.м. жилого дома в соответствии с информацией, содержащейся в свидетельстве о праве собственности. Вместо этого к приложению были приложены 6 фотографий с места и план участка, чтобы сообщить о существовании сарая и туалета, которых нет в свидетельстве о праве собственности, на том же участке, и запросить рассмотрение вопроса о включении их в сферу действия гранта. Предоставляя материалы для оценки районной администрации, мы предотвращаем колебания заявки, даже если на месте проверки будут сделаны другие заявления.

В то время заказчик зашел в офис и принес с собой мешок с мандаринами, сорванными с мандаринового дерева во дворе дома бабушки. Он сказал, что они еще не созрели, и посоветовал оставить их на неделю у окна, чтобы они дозрели. На самом деле через неделю они были довольно сладкими.

6. Получение документов до истечения срока и дополнение оригинала

Письменный ответ районной администрации пришел за 9 дней до истечения срока. В нем говорилось, что согласие, заверенное консульством, также принимается. Поскольку свидетельство о печати уже было получено, мы решили предоставить оба документа. Лучше иметь лишние документы, чем нехватку.

Документы были организованы следующим образом:

Документы были поданы за 7 дней до истечения срока. В день подачи ответственный сотрудник попросил предоставить свежую выписку из реестра прав собственности на землю, поскольку срок действия предыдущей выписки истек. Это было выдано, когда заказчик впервые обращался в районную администрацию, поэтому срок действия истек. Мы заменили его, выдав новый с помощью автоматизированной системы выдачи документов. Это происходит, когда документы собираются давно. При подаче заявки со сроками необходимо сначала проверить критерии даты выдачи в объявлении.

7. Снос и подача уведомления об уничтожении

Результаты отбора были объявлены в середине ноября. Жилой дом вошел в число объектов, подлежащих поддержке, а склад и туалет были включены в объем работ после проверки на месте. Ранее представленные фотографии и схемы в качестве приложения были использованы в качестве материалов для проверки на месте.

Снос был завершен в начале декабря. Оставалось только уведомление об уничтожении (멸실신고). Статья 34 Закона об управлении зданиями (건축물관리법) предусматривает подачу уведомления об уничтожении в течение 30 дней со дня уничтожения здания. Это процедура исключения дома из реестра зданий. В соответствии с примечанием к той же статье, если было подано заявление об окончании работ по демонтажу после полного демонтажа, считается, что уведомление об уничтожении было подано, но необходимо было отдельно проверить, будет ли это автоматически сделано из-за сноса в рамках проекта поддержки. Для этой подачи также требовалось разрешение двух сособственников, но поскольку в первоначальном доверенном письме, полученном от сестры, было включено снос и последующее уведомление об уничтожении, не потребовалось повторной отправки документов за границу.

Для проживающих за границей документов требуется две недели на каждый пересыл через море. Если включить в сферу действия доверенности все необходимые последующие процедуры при получении первоначальной доверенности, можно сократить количество поездок туда и обратно.

Сестра, вернувшаяся на родину на праздник Лунного Нового года, увидела, что на пустом дворе остались только фруктовые деревья. Клиент планирует создать небольшой огород на этой земле весной.

8. Чек-лист подачи документов для проживающих за границей

Если необходимо подать документы в отечественные государственные органы вместе с членами семьи, проживающими за границей, сначала проверьте следующее:

1. В список необходимых документов, указанный в объявлении и инструкции, входят ли справка о печати, справка о факте подписи заявителя и информация о наличии оригинала.
2. Зарегистрировала ли проживающая за границей сторона печать в стране (если нет, сначала необходимо зарегистрировать печать через консульство).
3. Срок подачи документов, рассчитанный в обратном порядке, с учетом даты посещения консульства и сроков международной почты.
4. Включена ли в доверенность сфера действия для последующих процедур (подачи, дополнений, получения).
5. Есть ли у каждого документа срок действия с даты выдачи.

Требования и принимаемые документы различаются в зависимости от учреждения и проекта, поэтому необходимо индивидуально проверять каждый случай.

Это история, составленная для облегчения понимания.