Incheon Yeonseongu Songdo har ett administrativt ombudskontor. Jag ska berätta en anekdot från ett fall jag stötte på under mitt arbete.
Den enklaste verifieringen tog längst tid.
Ursprungligen ville företaget bara ha en verifiering. Ett av de poänggivande alternativen som anges i upphandlingsmeddelandet från en offentlig myndighet. Representanten skrev ner namnet och visade det för mig i en anteckning på sin mobiltelefon. InnoBiz.
Tre månader senare fick företaget en verifiering med ett annat namn. Och det som behövdes göras innan man kunde få den verifieringen var oväntat kontorsväggar, som inte verkade ha något att göra med verifieringen.
## Poäng i upphandlingsmeddelandet
Representanten var i mitten av trettiotalet. Han drev ett företag som utvecklade mjukvara för offentliga myndigheter i en hyreslokal i Songdo Knowledge Industry Center. Han hade sju anställda, varav fyra var utvecklare. Han hade startat företaget lite mer än två år sedan.
Företaget hade hittills genererat intäkter genom att utveckla mjukvara för privata företag. Från och med i år var målet att leverera till offentliga myndigheter. De hade slutfört en egen produkt och fått förslag om pilotanvändning från flera myndigheter.
Problemet var upphandlingen. Varje upphandlingsmeddelande hade poänggivande alternativ, och företagscertifiering ingick i dessa. Poängskillnaden var liten, men de flesta upphandlingar avgjordes av små skillnader. Samma sak gällde ansökningar om policyfinansiering.
Representanten var bråttom. Två intressanta upphandlingsmeddelanden var planerade för nästa kvartal. De fyra utvecklarnas löner täcktes av intäkter från outsourcing, men att öka outsourcingen skulle stoppa produktutvecklingen, och produktutvecklingen skulle minska outsourcingen. Offentlig leverans var ett sätt att bryta denna avvägning.
Därför skrev han ner ett certifieringsnamn. Han sa att det var namnet han sett mest på internet.
Före konsultationen skickade representanten de två upphandlingsmeddelanden han var intresserad av via e-post. Upphandlingsmeddelandena var över trettio sidor vardera. Han hade markerat de sidor som innehöll poänggivande tabeller med en highlighter.
Jag läste igenom hela upphandlingsmeddelandena. Det fanns mer att kontrollera än bara poänggivande tabeller. Deltagarkvalifikationer, nödvändiga dokument och när man måste ha certifieringen för att få poäng. Även om ett certifieringsnamn anges i poänggivande tabellen, kommer det inte att ge poäng om man inte har det vid upphandlingsdödlinjen.
Båda upphandlingsmeddelandena hade en dödlinje vid upphandlingsdödlinjen. Den första upphandlingen hade en dödlinje om två och ett halvt år, och den andra om fyra år. Dessa datum blev slutdatum för alla efterföljande scheman.
## Började med att rensa upp certifieringsnamnen
Det första jag gjorde under den första konsultationen var att rensa upp namnen. Det finns många typer av verifieringar och certifieringar som ett företag kan få, och de är ofta förvirrande på grund av liknande namn.
Jag förklarade dem i två huvudgrupper.
Den ena är företagsverifieringssystemet. Det inkluderar saker som startverifiering, småföretagsverifiering och kvinnligt/handikappföretagsverifiering. Det handlar om att verifiera vilken kategori företaget tillhör, och kraven är relativt objektiva.
Den andra är företagscertifieringssystemet. Det inkluderar saker som startverifiering, InnoBiz (teknikdrivet småföretag) och MainBiz (ledningsdrivet småföretag), socialt företagscertifiering och familjevänlig certifiering. Detta innebär att man granskar företagets tekniska förmåga, ledningssystem och sociala syfte, och kräver mycket mer bevis.
Sedan läste jag igenom de poänggivande alternativen i upphandlingsmeddelandet. Det fanns inte bara en poänggivande certifiering. InnoBiz, startverifiering och några andra var listade sida vid sida. Representanten hade bara sett det första namnet.
Denna upptäckt var den första vändpunkten i detta fall. Målet var inte bara InnoBiz. Målet var poängen.
Skillnaden mellan de två grupperna framgår också av förberedelsetiden. Företagsverifiering är relativt snabb eftersom kraven är objektiva och dokumenten är klara. Företagscertifiering tar flera månader för granskning och förberedelser. Dessutom har de flesta certifieringar en giltighetstid, så de måste förnyas med jämna mellanrum, snarare än att erhållas en gång och vara klara.
Och jag gjorde en sak tydlig från början. Jag kunde inte garantera att vilken certifiering som helst skulle vara tillåten. Granskningsorganet fattar beslutet, och resultatet kan variera beroende på riktlinjerna vid ansökningstillfället, även om samma dokument används. Det vi kan säga är om det finns en hög sannolikhet för att ansökan ska godkännas baserat på de befintliga uppgifterna och om ytterligare åtgärder krävs.
Representanten sa att han kände sig lugnare efter att ha hört det. Han sa att han var mer orolig eftersom de reklam som han sett på internet bara sa att allt skulle vara okej.
## Efter att ha öppnat två ansökningsskärmar på egen hand
## Första steget var en självdiagnostik för innovativa företag online. Jag fyllde i formuläret, men fastnade på kraven relaterade till företagets ålder. Företaget, som funnits i drygt två år, uppfyllde ännu inte ålderskravet. Skärmen visade en varning om att de inte var berättigade att ansöka.
Andra gången var en skärm för ansökan om att bli ett ventureföretag. Jag stannade vid steget där man valde typ. Det fanns flera typer, och varje typ hade olika krav och dokument. Jag var osäker på vilken typ som passade företaget.
Båda gångerna hade chefen gjort fel. Båda gångerna öppnade de ansökningsformuläret utan att veta vad företaget hade.
Autentisering bedöms utifrån bevis, inte ansökningsformuläret. Ansökningsformuläret är det sista man fyller i.
Chefen berättade att han hade fått kontakt från två autentiseringsförmedlingsföretag innan konsultationen. Ett lovade autentisering, och det andra erbjöd sig att skriva affärsplanen åt dem.
Båda dessa är saker man bör vara försiktig med. Ingen kan garantera autentisering. Och en affärsplan, oavsett hur välformulerad den är, måste återspegla det företaget faktiskt gör. Om det kommer ett tillfälle då chefen måste förklara den personligen under granskningsprocessen, kommer en plan skriven av någon annan att vingla på deras läppar.
Därför delade vi upp rollerna. Vårt jobb är att diagnostisera företagets status, utforma i vilken ordning bevis ska presenteras, utarbeta och organisera de nödvändiga dokumenten. Företagets chef skulle fylla i innehållet i planen, det vill säga vad företaget gör och vad det vill göra. Vi skrev ner det, lade till bevis och organiserade ordningen.
## Fördiagnos – Vad har det här företaget?
Nyckeln till praktisk företagscertifiering är inte att fylla i ansökningsformulär, utan fördiagnos och bevisdesign. Därför ägnade vi den andra mötet åt diagnosen.
Jag bad chefen om fyra dokument: finansiella rapporter för de senaste två åren, personalförteckning och anställningsregister för de fyra sociala försäkringarna, en lista över immateriella rättigheter som ansökts eller registrerats och en lista över kontrakt som visar försäljningsstrukturen.
När jag tittade på dokumenten kunde jag se företagets form.
De flesta intäkter kom från outsourcing av utveckling. Det fanns inga egna produktförsäljningar ännu. Det fanns en patentansökan, men den var ännu inte registrerad. Alla fyra utvecklarna var fast anställda och anställda för de fyra sociala försäkringarna. Men det fanns inga dokument som visade vad dessa fyra personer gjorde. Det fanns varken organisationsschema eller arbetsfördelning. Sju personer arbetade tillsammans i samma utrymme.
Då blev det tydligt. Företagets största tillgång var utvecklingspersonalen och tekniken. Men den tillgången var inte synlig på papper.
Teknikbaserad autentisering kräver i slutändan att företaget visar att det bedriver forskning och utveckling. Och för att visa det måste det framgå av dokumenten vem som utför forskning och utveckling och var.
En annan sak kom fram i diagnosen. Forskning och utvecklingskostnader hanterades inte separat. Utvecklarnas löner och inköp av utrustning klassificerades alla som allmänna kostnader. Även om en betydande del av företagets utgifter faktiskt gick till forskning och utveckling, var det inte synligt i bokföringen.
Chefen pratade med revisorn den veckan och började dela upp konton från och med nästa månad.
Vi ändrade inte tidigare poster retroaktivt. Retroaktiva siffror är svåra att förklara senare. Istället skulle vi utesluta detta avsnitt från bevisningen i denna autentisering och spara materialet för framtida autentiseringar.
## Vi omordnade stegen
Vi omordnade stegen baserat på diagnosresultaten. Det fanns fyra steg.
För det första, bekräftelse som småföretag. Detta är den mest grundläggande bekräftelsen. Denna bekräftelse krävs ofta när man ansöker om andra autentiseringar och används ofta i offentliga upphandlingar. Den är snabbast att slutföra eftersom kraven är objektiva.
För det andra, installation av en forsknings- och utvecklingsavdelning. Detta är ett sätt att visa företagets forsknings- och utvecklingsaktiviteter på papper. Detta måste finnas på plats innan nästa steg i bevisningen kan genomföras.
För det tredje, bekräftelse som ventureföretag. Den uppfyller inte ålderskravet och ingår i listan över poängberättigade. Genom att ha en forsknings- och utvecklingsavdelning har man ett bredare utbud av typer att välja mellan.
För det fjärde, Innovis. Den ansöks när ålderskravet är uppfyllt. Vid den tidpunkten används den ackumulerade forsknings- och utvecklingsprestationen som bevis.
Chefen log kort när han insåg att det fjärde var hans ursprungliga mål. Till slut kommer det att ske, bara ordningen är annorlunda.
Ja, verifiering är sällan en fråga om att få det man vill ha på en gång, utan snarare om att ordna saker i en ordning så att det som kommer före bevisar det som kommer efter.
Även den första steget, att fastställa att det är ett småföretag, var inte en enkel process. För att avgöra om ett företag är ett småföretag tittar man inte bara på storlekskriterier som omsättning eller tillgångar, utan också på ägarförhållanden med andra företag. Om det finns relaterade företag kan deras storlek läggas ihop.
Jag frågade representanten. Om de hade andelar i andra företag eller om andra företag hade andelar i detta företag. Representanten tänkte en stund och sa att de hade investerat ett litet belopp i ett vänner företag i början av sin karriär.
När vi kontrollerade andelsförhållandet visade det sig att det inte var på en nivå som skulle påverka bedömningen av ett närstående företag. Men om man hade ansökt utan att veta detta, skulle man senare behöva leta fram dokument för att förklara det. Vi sparade en kopia av investeringsavtalet i en pärm.
Även den enklaste verifieringen har en dold fråga.
## Varför vi byggde väggar
För att ha en forsknings- och utvecklingsavdelning finns det vissa krav. De två viktigaste är att det finns personal som är dedikerad till forskning och utveckling och att dessa anställdas arbetsplats är åtskild från andra avdelningar.
Vi hade personalen. Fyra utvecklare. Problemet var utrymmet. Sju personer arbetade i ett enda rum utan väggar. Det fanns utvecklarens skrivbord bredvid representantens skrivbord, och säljarens skrivbord bredvid utvecklarens.
Så vi byggde. Vi byggde väggar i ena änden av kontoret och flyttade de fyra utvecklarnas skrivbord dit. Det var inte en stor byggnation. Det tog två dagar och kostnaden var inte hög. Vi anmälde byggnationen till förvaltningskontoret för industriområdet först.
Anställdas reaktioner var blandade. Utvecklarna sa att det var bra att det blev tystare, och säljaren klagade på att han nu måste knacka på dörren för att fråga utvecklarna om något.
Därefter kom pappersarbetet. Vi ritade om organisationsschemat och skapade en dokumentation om arbetsfördelningen för forsknings- och utvecklingspersonalen. Varje av de fyra personerna skrev en halv sida om vad de forskade på och hur den forskningen var kopplad till företagets produkter.
Detta dokument blev grunden för all framtida bevisning.
## Inkonsekvens mellan socialförsäkringsregister och arbetsfördelning
När vi skapade dokumenten upptäckte vi en inkonsekvens.
En av de fyra utvecklarna var registrerad för en annan arbetsuppgift i socialförsäkringsregistret. Det var en person som först hade anställts för säljstöd och sedan flyttats till utveckling. Arbetet hade ändrats, men registreringen var fortfarande densamma.
Sådana inkonsekvenser leder till frågor under granskningen. Om det står att en person är forsknings- och utvecklingspersonal, men andra register visar en annan arbetsuppgift, frågar man sig vilken man ska tro på.
Därför fastställde vi ordningen. Först samlade vi in dokument som kunde verifiera tidpunkten för den faktiska arbetsflytten för den anställda. Till exempel loggar från interna meddelandesystem och historik från kodförråd. Vi informerade också företaget om att de skulle rapportera nödvändiga korrigeringar till relevanta myndigheter.
Det vi gjorde var att identifiera inkonsekvenser och organisera vad som behövde justeras i vilken ordning. Att utforma bevisning handlar i grunden om att få olika dokument att berätta samma historia.
## Verifiering av nystartat företag – Val av typ
Efter att ha etablerat en forsknings- och utvecklingsavdelning förberedde vi oss för verifiering av nystartat företag.
Det finns flera typer av verifiering av nystartat företag. Det finns typer baserade på mottagna investeringar, typer baserade på forsknings- och utvecklingsinvesteringar och typer som bedömer teknisk kompetens och tillväxtpotential. Det var här representanten hade stannat i sitt andra försök.
Kriterierna för att välja typ var enkla: Vad kan detta företag visa upp bäst?
De hade inte tagit emot några externa investeringar. Även om de flesta av forsknings- och utvecklingskostnaderna i princip gick till personal, hade de inte tidigare förvaltat dem som forsknings- och utvecklingskostnader, vilket gjorde det svårt att visa upp siffror. Det som återstod var att bedöma teknisk kompetens och tillväxtpotential.
Därför valde vi den typen. Och vi fokuserade bevisningen på tre saker: en teknisk beskrivning av företagets egna produkter, patentansökningar och dokument som utbytts med organisationer som föreslagit en pilotanvändning.
Den tredje punkten var viktig. Även om de ännu inte hade någon försäljning fanns det ett externt intresse för produkten. Om detta intresse fanns kvar i dokumentform, skulle det vara ett bevis på tillväxtpotential. Det tog en dag att hitta relevanta dokument i representantens e-post.
## Affärsplanen kort, bevisen med nummer
Affärsplanen tog längst tid. Den första utkastet som representanten skrivit var tjugo sidor lång. Företagets vision, marknadsstorlek, konkurrentanalys, framtida femårsförsäljningsplan.
Jag föreslog att halvera det utkastet. Det som granskaren vill veta är inte visionen, utan bevisen. Vad är den här tekniken, vem skapar den, vem visar intresse för den, och vilka dokument visar det hela.
Därför lade jag till ett bifallsnummer till varje mening i affärsplanen. Bredvid teknisk beskrivning, patentansökningsnummer, bredvid personalbeskrivning, arbetsfördelningsdokumentnummer, bredvid marknadsreaktion, myndighetsdokumentnummer. Jag tog bort meningar utan bevis.
Jag tog också bort femårsförsäljningsplanen. Obevisade siffror misstänkliggörs och påverkar alla andra siffror. Istället skrev jag ner specifika mål för nästa år och vilken utlysning de är kopplade till.
Slutversionen var nio sidor lång. Representanten var orolig över den minskade volymen. "Kan det verkligen vara så här kort?" Jag sa att den är kort och därför lätt att läsa.
Innan inlämningen förberedde vi en extra sak: förväntade frågor för när representanten skulle förklara personligen.
Jag valde ut fem. Vad skiljer den här tekniken från befintliga produkter? Vad händer om nyckelpersonal lämnar utvecklingspersonalen? När förväntar du dig att börja sälja egna produkter, istället för att förlita dig på outsourcing? Vilken funktion i produkten är kopplad till patentansökningsinnehållet? Hur var reaktionen från de myndigheter som provanvänder den?
Svaren skrevs av representanten själv. Jag lade till motsvarande bifallsnummer bredvid varje svar för att säkerställa att det talade svaret stämde överens med dokumenten.
När representanten skrev på svaret på den fjärde frågan stannade han. Han sa att det var svårt att förklara kopplingen mellan patentansökningsinnehållet och produktens funktion i en enda mening. Vi bestämde oss för att komplettera det området med en bild i den tekniska beskrivningen. Det var just den delen som vi fick en kompletteringsbegäran om under granskningen. Tack vare att vi hade förutsett det kunde vi skicka kompletteringen på bara en dag.
## 500 visitkortshändelse
Det fanns en liten incident i detta arbete.
När bekräftelsen som ett ventureföretag kom ut, skickade representanten en bild. Och tre dagar senare kom en annan bild. Det var ett nytt visitkort. Ventureföretagsmärkningen var på baksidan av visitkortet.
Men den märkningen var en bild som hittats på internet. Det finns ofta fastställda användningsmetoder för autentiseringsmärkningar. Jag sa att han skulle kontrollera det.
Representanten kontrollerade och ringde tillbaka. Han skulle behöva trycka om 500 visitkort. Det fanns ett skratt i hans röst.
De 500 visitkorten finns nu på hyllplanen i kontoret. Representanten lämnade en bunt till mig, och sa att det var bra att skriva anteckningar på dem.
## Resultat
Den totala tidsperioden var ungefär tre månader. Det tog två veckor för småföretagsbekräftelsen, en månad för förberedelserna för forsknings- och utvecklingsavdelningen och hyresarbetet, och en och en halv månad för förberedelserna och granskningen av ventureföretagsbekräftelsen. Det fanns en kompletteringsbegäran under granskningen. Det var en begäran om att förklara kopplingen mellan patentansökningsinnehållet och produktens funktion mer detaljerat. Vi lade till en sida till den tekniska beskrivningen.
Vi fick bekräftelsen som ett ventureföretag. Vi ansökte om att få en poäng i de två utlysningarna i nästa kvartal. Resultatet anges inte här. Anbudet avgörs inte bara av en poäng utan också av varje myndighets bedömning.
Men det finns något värt att notera. Organisationsschemat, arbetsfördelningen och forsknings- och utvecklingsrelaterade poster som skapades den här gången kommer att vara grunden för bevis när vi ansöker om Innovis senare. Representanten har markerat datumet i kalendern när han uppfyller kraven på verksamhetslängd. Och han har skapat ett formulär för att registrera forsknings- och utvecklingsaktiviteter som utvecklarna ska fylla i varje fredag.
Certifieringar har en giltighetstid, och du måste få dem bekräftade igen innan den tiden löper ut. Det är oftare enklare att upprätthålla än att erhålla. Därför är det som följer efter certifieringen lika viktigt som förberedelserna innan.
Den enklaste verifieringen visade sig i slutändan vara en förändring av företagets utseende. En skiljevägg, ett organisationsschema, arbetsfördelning. Saker som inte fanns tidigare.
Under det sista samtalet sa VD:n att de för första gången skrivit ner vad företaget gör när de förbereder sig för certifieringen.
Administrativa dokument visar ofta det arbete som redan utförs för första gången skriftligen.
## Några saker att komma ihåg
Om du förbereder dig för företagsverifiering, ordna stegen enligt följande.
① Målet är inte certifieringsnamnet, utan poäng eller stödjande krav. Om du läser igenom poänglistan i annonsen, kommer du ofta att se att det finns andra certifieringar som du kan få just nu.
② Första steget är förhandsbedömningen, inte ansökningsformuläret. Lägg ut balansräkningar, personalregister och 4:e försäkringsposter, immateriella rättigheter och försäljningsstruktur och ta reda på vad företaget kan visa.
③ Kontrollera kraven för verksamhetslängd först. Kraven för verksamhetslängd varierar beroende på certifiering. Om du inte uppfyller kraven är det bättre att börja med de tidigare stegen för verifiering eller certifiering.
④ Låt olika dokument berätta samma historia. Om organisationsscheman, arbetsfördelningen och 4:e försäkringsposterna inte stämmer överens, kommer du att få frågor under granskningen.
⑤ Designa dokumentationen efter certifieringen. Det finns en giltighetstid, och bevisningen för nästa stegs certifiering börjar ackumuleras nu.
Kraven och förfarandena för företagsverifiering varierar beroende på system, och kan variera beroende på granskningsorganets bedömning och riktlinjerna vid ansökningstillfället. Kraven kan variera beroende på ärendet, så en individuell kontroll hos den ansvariga myndigheten är nödvändig.
- --
Ett administrativt ombudskontor beläget i Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Hanterar administrativa överklaganden, tillstånd/anmälningar, utlänningars in- och utresa (visum/uppehållstillstånd) och regelbunden administrativ förvaltning. Företagsverifiering påverkas ofta av ordningen på bevisningen snarare än ansökningsformuläret, och vårt kontor hjälper till att utforma den ordningen. Kontakta oss gärna om du har en liknande situation.
📍 Incheon Yeonsu-gu, Convensea-ro 165, Posco Tower Songdo 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com
Tveka inte att kontakta oss om du har en liknande situation.
※ Ett fiktivt exempel som har rekonstruerats för att underlätta förståelsen.
#Venturerföretagsverifiering #Inoviz #Mainbiz #Företagsverifiering #Småföretagsverifiering #F&U-specialiseradavdelning #Offentligupphandlingspoäng #Administrativtombud #Incheonadministrativtombud #Songdoadministrativtombud