Hej, jag är ett administrativt ombud som arbetar i Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Jag vill dela med mig av en händelse jag stötte på under mitt arbete till er grannar. 🙂
Det var tre veckor innan Chuseok. Ägare av matbutiker berättade för mig att de två veckorna före Chuseok är en period som väger tungt för deras årliga affärer. Det är en tid då familjer som har svårt att laga alla festmåltider hemma lägger in förbeställningar – kimchi, sallader, galbijjim (braiserad revbensspjälk), japchae (glasnudelrullar).
Han planerade att öppna butiken under dessa två veckor. Inredningen var nästan klar, kylskåpen var på plats och flygbladsutkastet var färdigt. Det enda som återstod var att göra en affärsanmälan till kommunen. Han sa att han hade samlat alla dokument.
Men anmälan fastnade i ett inledande skede. Det var inte på grund av dokumenten. Det var på grund av köket på baksidan av butiken där han skulle fritera kimchi.
## Tolv års erfarenhet från skolköket, och den första butiken
Ägaren var en kvinna i trettioårsåldern. Hon hade arbetat i ett universitetskök och ett sjukhuskök i tolv år. Hon var van vid storkok och framför allt var hon snabb med händerna. Kollegor som arbetade med henne i sjukhusköket hade flera gånger sagt om ägarens grönsaksrätter: "Det här måste man sälja".
Butiken låg på bottenvåningen i en gammal köpcentrum i Incheon, Yeonseu-distriktet. Den låg mellan två bostadsområden och på vägen till skolan. Den tidigare hyresgästen hade drivit en *dakgogi* (snabbmatsbutik) och lämnade den, och det fanns ett kök bakom butiken som hade använts sedan *dakgogi*-tiden. Det stora köket var den största anledningen till att hon valde just den här butiken. För att laga stora mängder friterad mat och *kimbap* behöver man gott om brännare och arbetsytor.
Startkapitalet täcktes av hennes avgångsvederlag och ett lån för småföretagare. När hon räknade ihop handpenning, överlåtelseavgift och inredningskostnader var nästan alla hennes besparingar slut. Lånet hade en betalningsperiod på sex månader. Butiken behövde hitta sin plats inom den tidsramen för att betalningsplanen skulle fungera. Kostnaden för hennes dotters eftermiddagsomsorg ingick också i den planen. *Chuseok* (höstfestivalen) var alltså den första knappen i den sexmånadersplanen.
Det fanns en anledning till att hon valde en *banchan* (tillbehörs)butik istället för en restaurang. Restauranger har många kunder under lunch- och middagstid och du behöver någon som tittar på matsalen. Det passade inte ägaren, som behövde skicka och hämta sitt barn från skolan. En *banchan*-butik gör all matlagning på morgonen och förmiddagen, och eftermiddagen handlar om försäljning och orderhantering. Ägarens dagliga schema och morgonlagning som hon var van vid från sjukhusköket passade bra. Eftersom det inte fanns några sittplatser kunde hon också minska inredningskostnaderna.
## Butiken framför mig gjorde det, så kan jag också?
Ägarens första tanke var: Eftersom den tidigare hyresgästen drev en snabbmatsrestaurang, är den här lokalen lämplig för matförsäljning. Verksamhetsanmälan skulle vara en formell procedur.
Detta är halvvägs rätt och halvvägs fel. 😅
Snabbmatsrestauranger brukar anmälas som pausrestauranger eller allmänna restauranger. Frukt- och grönsaksbutiker anmäls vanligtvis som omedelbar tillverknings- och bearbetningsverksamhet. Eftersom det är mat som tillverkas direkt i butiken och säljs på plats. Båda är verksamheter enligt "Livsmedelslagstiftningen", men har olika branschtyper och olika krav på anläggningsstandarder. Sättet att ta över den tidigare butikens verksamhetsanmälan gäller endast när branscherna är desamma, och om branschen ändras måste man göra en ny anmälan.
Även om branscherna är desamma finns det saker att vara försiktig med. När man tar över en butik och övertar den tidigare ägarens status, måste man göra en efteranmälan inom en bestämd tidsperiod, och om den tidigare ägaren har en administrativ åtgärd mot sig kan den effekten också överföras. Det är därför man säger att man bör kontrollera den tidigare butikens åtgärdsregister när man betalar en överlåtelseavgift och tar över butiken. Den här ägaren behövde inte oroa sig för efteranmälan eftersom branschen var annorlunda och han gjorde en ny anmälan, men istället uppstod problem någon annanstans.
"Livsmedelslagstiftningen" artikel 37 föreskriver att personer som vill bedriva livsmedelsrelaterad verksamhet ska erhålla tillstånd eller göra en anmälan eller registrering beroende på bransch. Omedelbar tillverknings- och bearbetningsverksamhet är föremål för anmälan, och den behöriga myndigheten är vanligtvis livsmedelsavdelningen i stadsdel, kommun eller distrikt. Enkelt uttryckt är det en struktur där man måste ha de anläggningar som är fastställda för varje bransch, lämna in de fastställda dokumenten och få ett anmälningsbevis efter att en handläggare har kontrollerat dem.
Ägaren visste att branschen var annorlunda. Han hittade en lista över dokument för anmälan av omedelbar tillverknings- och bearbetningsverksamhet på internet och kontrollerade dem en efter en. Han tog också hygienutbildning online och fick ett hälsocertifikat från hälsocentralen, det så kallade "hälsokortet". Kopia av hyresavtalet, anläggningsöversikt. Listan var komplett.
Det fanns en sak som inte fanns med på listan. Det var byggnadens detaljplan.
## Anledningen till att det stannade vid insamlingspunkten
Chefen hade gått till kommunens sanitetsavdelning med dokument, och när han gav dem till handläggaren, kontrollerade handläggaren byggnadsinformationen. Och han påpekade två saker.
För det första att byggnadsinformationsregistret visade att byggnaden var en olaglig byggnad. För det andra att köksytan i den inlämnade anläggningsöversikten var större än ytan för den lägenheten i byggnadsinformationsregistret.
Handläggarens förklaring var enkel: Det är svårt att få en verksamhetsanmälan i delar som är markerade som olagliga byggnader. Kom först och lös byggnadsproblemet.
Chefen sa att han först inte förstod vad han pratade om. Han frågade: "Vi har drivit en koreansk snabbmatsrestaurang här i flera år," och handläggaren svarade att tidigare verksamhetsanmälningar måste kontrolleras separat. Det var ett svar enligt reglerna. Det var inte fel, men chefen visste inte vad han skulle göra härnäst.
Samma kväll ringde chefen till fastighetsägaren. Fastighetsägaren sa att köksdelen hade gjorts av den tidigare hyresgästen för länge sedan och att han inte heller visste detaljerna. Chefen sökte på internet i två dagar och kontaktade vårt kontor genom en granne som driver en nagelsalong i samma köpcentrum.
## Vad en byggnadshandling kan berätta
När jag bokade konsultationen bad jag först om att få skicka byggnadshandlingar, hyreskontrakt, anläggningsöversikt och bilder av butikens inre. Ägaren skickade filerna samma kväll och när han kom till kontoret på förmiddagen den bokade dagen hade jag redan läst byggnadshandlingarna flera gånger.
I handlingen stod det att denna lokal hade en användning som en anläggning för närsamhället av typ 2. Det vill säga, användningen var inte ett problem i sig för omedelbar försäljning, tillverkning och bearbetning. Problemet var markeringen i det övre högra hörnet på den första sidan av handlingen och en rad i sektionen för ändringar. Det stod att kommunen för några år sedan upptäckt en olaglig utbyggnad på baksidan av byggnaden på bottenvåningen och att ett åtgärdsbeslut hade utfärdats, men att det ännu inte hade lösts.
När jag överlade butikens inre bilder och ritningar framträdde formen. Ursprungligen bestod denna lokal av ett försäljningsutrymme framåt och ett litet kök på baksidan. Men någon hade byggt en vägg och lagt ett tak mot gården bakom byggnaden för att utöka kökets utrymme, och detta område var inte inkluderat i ytan som anges i handlingen. Nästan hälften av det rymliga köket, som var anledningen till att ägaren valde butiken, var ett utrymme som inte fanns i dokumenten.
Här finns ett viktigt prejudikat. Högsta domstolen har bedömt att även om alla andra krav för en restaurangverksamhetsanmälan är uppfyllda, kan man inte göra en giltig anmälan om byggnaden som används för verksamheten inte har fått bygglov enligt bygglagen (Högsta domstolen 2008do6829). Om man driver verksamhet utan en giltig anmälan blir det en oregistrerad verksamhet, och det är inte föremål för administrativa avgifter utan straffrättslig bestraffning. 🚨
Här är något som grannarna ofta förväxlar. "Användning" och "markering för olaglig byggnad" i byggnadshandlingen är olika saker. Användningen berättar vilken typ av verksamhet som kan bedrivas i detta utrymme. För en delikatessbutik räcker det vanligtvis med en anläggning för närsamhället. Markeringen för olaglig byggnad betyder att en del av byggnaden har byggts eller ändrats utan tillstånd eller anmälan. Även om användningen är korrekt, om en olaglig markering finns, förändras situationen om den delen påverkar verksamheten. Kontrolllistan som ägaren hittade på internet innehöll bara "kontroll av användning" och inte "kontroll av olaglig markering".
Byggnadshandlingar kan fritt hämtas av vem som helst från regeringsportalen 24. Det finns en markering om olaglig byggnad i det övre hörnet på den första sidan och registreringar om upptäckt och åtgärder finns i sektionen för ändringar längst bak. Om du behöver ritningar kan du begära att få ta del av dem från byggnadsavdelningen på kommunen med byggnadens ägares samtycke. Fem minuter före kontraktet och, om det behövs, en dag. Det är tillräckligt för att kontrollera innehållet.
Så, när handläggaren avbröt registreringen var det inte för att vara petig, utan snarare för att förhindra att ägaren hamnade i ett större problem. När jag berättade detta för ägaren blev han tyst ett tag. Och han frågade: "Men vad sägs om den tidigare nudelbaren?"
## Hur lyckades butiken framför oss med sin verksamhet?
Det är naturligt att undra. Jag undersökte och det visade sig att det gick till så här:
Butiken som serverade koreansk snabbmat (분식집) gjorde sin första registreringsanmälan innan den olagliga utbyggnaden upptäcktes. I anmälningsdokumentet angavs vid den tidpunkten endast den ursprungliga köksytan. Utbyggnaden gjordes senare och upptäcktes några år senare. Efter upptäckten fortsatte snabbmatsrestaurangen att bedriva verksamhet innan den lades ner den här gången. Anledningen till att det såg ut som om butiken framför oss bedrev sin verksamhet utan problem var att registreringsanmälan baserades på förhållandena innan utbyggnaden.
Nya företagare som nyligen registrerades hade en annan situation. Nya registreringar baseras på byggnadens nuvarande skick. Och den aktuella byggnaden hade en märkning för olaglig byggnad.
För att bekräfta detta krävdes tidpunkten för den tidigare restaurangens avslutning, byggnadens registerförändringar och de kvarvarande upptäcktsrapporterna hos kommunens byggnadsavdelning. Upptäcktsrapporterna begärdes från byggnadsavdelningen med byggnadägarens samtycke. Byggnadägaren var först tveksam, men gick med på att samarbeta efter att ha fått förklaringen att om detta problem inte löstes, skulle det bli svårt för framtida hyresgäster att driva en restaurang i den här butiken.
## Tre vägar
Jag har delat in alternativen i tre i konsultationen. ✍️
För det första, vägen att först lösa byggnadsproblemet. Det handlar om att få en arkitekt att granska om det är möjligt att legalisera den olagliga utbyggnaden. Om det är möjligt är det det renaste alternativet, men det tar flera månader för design och tillståndsprocessen, och kostnaderna måste delas med fastighetsägaren. Det var osäkert om det skulle vara klart före högtiden Chuseok, eller inom återbetalningsperioden för lånet.
För det andra, vägen att ge upp butiken. Det handlar om att säga upp hyresavtalet och hitta en annan plats. Med tanke på överlåtelseavgiften och inredningskostnaderna var det ett alternativ som ägaren inte kunde hantera.
För det tredje, vägen att minska verksamhetsytan till en laglig yta. Det handlar om att ta bort den olagliga utbyggnaden från verksamhetsytan och uppfylla anläggningskraven för omedelbar tillverknings- och bearbetningsverksamhet endast inom arean som anges i fastighetsregistret. Istället för att minska matlagningsutrymmet kan fastighetsfrågan och verksamhetsanmälan separeras.
Jag övergav inte den första vägen direkt. Jag fick fastighetsägarens samtycke och skickade ritningar och foton till en arkitekt som fastighetsägaren känner. Arkitektens svar var att eftersom den utbyggda delen är för nära tomtgränsen på gården och det nästan inte finns något utrymme kvar för byggnadens totala bebyggelsefaktor, är det inte lätt att legalisera den. Även om det är möjligt, tar det minst ett par månader för strukturell granskning, design och tillstånd. Det var i praktiken en väg som var svår att förvänta sig före Chuseok eller inom ägarens återbetalningsperiod.
Jag beräknade också den andra vägen med siffror. Även om du kan få tillbaka handpenningen när du säger upp avtalet, kommer du inte att få tillbaka mycket av överlåtelseavgiften och inredningskostnaderna. Under tiden du hittar en ny butik och renoverar den fortsätter återbetalningsperioden för lånet. Ägaren tittade på kalkylbladet ett tag och skakade sedan på huvudet.
Den tredje vägen var realistisk. Det fanns dock två villkor. Ett, att anläggningskraven måste uppfyllas även i det minskade utrymmet. Omedelbar tillverknings- och bearbetningsverksamhet kräver att du separerar matlagnings- och försäljningsområdena, samt har handtvätts- och kyl- och frysanläggningar. Två, den olagliga utbyggnaden måste fysiskt separeras från verksamhetsytan. Det skulle inte ha någon betydelse om den bara togs bort från dokumenten och du faktiskt stekte pannkakor där.
## Att flytta två spishällar
Härifrån handlade det om att rita om ägarens matlagningsflöde. Denna del var ägaren expert på. En person som har lagat mat i stor skala i tolv år.
Köket inom den stora ytan var inte så litet som man kunde tro. Problemet var att fyra av de sex spishällar som ägaren hade planerat placerades i den utbyggda ytan. Ägaren tittade på ritningarna ett tag och sa: "Att steka massor av pannkakor är bara under de två veckorna före höstfestivalen, annars räcker tre spishällar." Istället kan höstfestivalens volym stekas uppdelat under kvällen och gryningen.
Så vi minskade antalet spishällar till tre, ändrade placeringen av arbetsbänkarna och flyttade handtvättsanläggningen till ingången till matlagningsutrymmet. Entreprenören arbetade i två dagar. Dörren som ledde till den utbyggda ytan togs bort och stängdes med en vägg. Hyresgästen kommer att använda det utrymmet som lager under en tid.
En sak till dök upp under byggnationen. Avluftningskanalen för köksfläkten gick genom taket på den utbyggda ytan och ut. När den utbyggda ytan togs bort från verksamheten och stängdes med en vägg, men kanalen fortfarande passerade genom det utrymmet, skulle en del av verksamhetens installation fortfarande vara belägen i en olaglig byggnadsdel. Det var en punkt som den ansvariga kunde peka på vid platsbesöket. Vi rådfrågade entreprenören och ändrade avluftningskanalen så att den ledde tillbaka till den ursprungliga kökets vägg och direkt ut. Byggnationen förlängdes med en dag, men det var bättre än att behöva åtgärda det senare som en kompletteringsbegäran.
Ägaren provlagade också med att faktiskt steka pannkakor i det förminskade köket. Hur många plåtar kan stekas på tre spishällar per timme, var man ska placera de kylda pannkakorna för att packas. Den vanan från sjukhusköket att beräkna flödet kom till sin rätt här. Administration handlade om att minska utrymmet på papperet, och det var ägarens uppgift att få verksamheten att fungera i det förminskade utrymmet.
Under processen upptäckte jag en sak till. Det handlade om om butiken klassificerades som en lokal med många användare baserat på dess storlek och struktur. Om den gjorde det, skulle ett intyg om fullständiga säkerhetsanläggningar från brandförsvaret krävas, och den platskontrollen skulle bli den största flaskhalsen i schemat. Butiken har en struktur utan sittplatser, endast för take-away-försäljning, och efter att ha frågat den ansvariga brandförsvaret fick jag svaret att den inte omfattades. En svårighet är övervunnen. 🙏
## Ritade om anläggningsöversikten
Efter att bygget var klart ritade vi om anläggningsöversikten. Denna gång ritade vi den så att den stämde exakt med arean i byggnadshandlingen. Vi markerade köket, försäljningsytan, handtvättutrymmet, placeringen av kylskåp och frys, samt placeringen av soptunnan.
Och vi bifogade ett tillhörande dokument tillsammans med ansökan. Dokumentet förklarade att verksamhetsytan endast bestod av den yta som anges i byggnadshandlingen, att eventuella olovliga tillbyggnader exkluderades från verksamhetsytan och separerades med väggar, och foton före och efter separationen. Det var ett dokument som svarade på den första frågan som inspektören ställde. Om man lägger in svaren innan frågorna kommer upp, minskar man antalet resor fram och tillbaka.
Vi hade redan intyg om hygienutbildning och hälsokontroll. Dessa två dokument var till hjälp eftersom de krävs vid ansökan om tillstånd. Även chefen och hans kusin, som skulle hjälpa till med matlagningen, behövde hälsokontroll, och eftersom det tog några dagar att få resultaten från hälsocentralen, noterade vi det separat i schemat.
Vi beräknade även omstartsdagen baklänges. För att kunna öppna butiken två veckor före höstfestivalen, måste tillståndscertifikatet komma ut innan dess, och efter tillståndet kan en inspektion på plats komma. Byggnationens slutförande, kusinens hälsokontrollresultat, omstart, platsinspektion. När vi skrev in dessa fyra datum baklänges i kalendern, visade det sig att omstarten senast måste ske dagen efter att bygget var klart. Jag föreslog att vi skulle skjuta upp utdelning av flygblad och mottagning av förbeställningar tills efter att tillståndscertifikatet var ute. Om vi börjar ta emot beställningar innan tillståndet är klart, kan det bli problematiskt.
## Certifikatets ankomst och en mindre incident med visitkort
Den omsökte ansökan behandlades efter att handläggaren hade inspekterat platsen. Handläggaren knackade på väggen i köket, kontrollerade platsen för den blockerade dörren och testade varmvattnet i handfatet. Certifikatet kom tio dagar före högtiden Chuseok.
Dagen certifikatet kom fanns det en mindre incident. 😂 Ägaren blev upprymd och de femhundra visitkorten som beställts i förväg anlände, men sista siffran i telefonnumret bredvid butiksnamnet var inte ägarens nummer utan tryckeriföretagets ägares nummer. Tryckeriföretagarens ägare hade tillfälligt lagt in sitt eget nummer under designarbetet och tryckt dem som de var. Tryckeriföretagets ägare bad om ursäkt och tryckte om de nya visitkorten gratis nästa dag, och de felaktiga visitkorten skulle användas som butiksanteckningar. Ägaren skrev ner den första beställningen på den anteckningen.
De två veckorna före Chuseok var butiken fullbokad med förbeställningar. Planen att dela ut dem under natten och på morgonen genomfördes som planerat. Kroppen var trött eftersom det bara fanns tre brännare, men alla förberedda varor såldes.
Det fanns fortfarande några saker att göra efter att certifikatet kom. Först behövde man registrera företaget hos skattemyndigheten, vilket ägaren själv gjorde. Vi tog också hand om de obligatoriska märkningarna för de färdigförpackade rätterna. Livsmedel som tillverkas och bearbetas som "direktförsäljningslivsmedel" måste förpackas och säljas med märkning som produktnamn, tillverkningsdatum och bäst före-datum. Vi granskade även texten som skulle ingå i flygbladen. Uttryck som "utan tillsatser" och "100% inhemsk" kan vara problematiska om de inte har belägg, så vi bestämde oss för att bara behålla information som ägaren faktiskt kunde verifiera.
## Återstående uppgifter och eftersmak
Det finns fortfarande återstående uppgifter. Den olagliga utbyggnaden är fortfarande byggnadägarens uppgift. Byggnadägaren har sagt att han kommer att diskutera med en arkitekt om han ska återställa den till sitt ursprungliga skick eller om det finns ett sätt att göra den laglig. Herrchefen kan senare göra en ändringsanmälan för att öka försäljningsytan beroende på resultatet. Jag har också skrivit längst ner i schemat att du måste göra en ändringsanmälan inom den fastställda tidsramen om försäljningsanmälningsinformationen ändras.
När man ser tillbaka på det, var roten till detta problem enkel. Om man hade tagit en kopia av byggnadshandlingen innan man stämplade kontraktet, hade man direkt sett markeringen för den olagliga byggnaden på det första arket. Det var ett ark som kunde kontrolleras på fem minuter. Då hade man kunnat förhandla om överlåtelseavgiften och utforma inredningen från början baserat på arean i byggnadshandlingen.
Det betyder inte att chefen var oaktsam. Det faktum att butiken mittemot hade drivit restaurang i flera år, tolkades av alla som en signal om att den här butiken var okej. Dokumenten berättade bara en annan historia.
Ungefär en månad efter Chuseok fick jag ett foto från chefen. Det var ett foto av hans elementarfrusdotter som stod framför butiken. Han sa att hon stannade vid butiken efter skolan för att göra sina läxor. Han sa att amorteringsplanen för lånet återgick till det normala. 🌿
## Checklista innan du startar en butik som säljer tillbehör
Oavsett om du förbereder en butik som säljer tillbehör eller en liten restaurang, inte bara i Incheon Yeongsu-gu, se till att du först kontrollerar följande.
① Ta en byggnadskarta innan du skriver under ett avtal. Kontrollera om användningen är lämplig för din verksamhet, om det finns några tecken på olaglig byggnad och om arean i kartan stämmer överens med den faktiska ytan.
② Lita inte på att den tidigare butiken drev en restaurang. Om verksamheten är annorlunda måste du anmäla den på nytt, och en ny anmälan baseras på byggnadens nuvarande skick.
③ Bestäm din verksamhetstyp exakt. En butik som säljer hemlagad mat är vanligtvis en omedelbar tillverknings- och bearbetningsverksamhet. Varje verksamhetstyp har olika krav på anläggningar.
④ Skaffa hygienutbildning och hälsokort i förväg. Du kan behöva hälsokort för familjemedlemmar och anställda som lagar mat tillsammans. Det tar några dagar att få resultaten.
⑤ Kontrollera om verksamheten omfattas av lagen om lokaler med många besökare. Om den gör det krävs ett intyg om brandskyddsutrustning, och detta är det steg som oftast försenar schemat på grund av platsinspektioner.
Kraven för affärstillstånd och anläggningsstandarder varierar beroende på verksamhetstyp, plats och byggnadens skick, så du måste kontrollera med den behöriga myndigheten.
Denna artikel är baserad på faktiska konsultationsfall och karaktärer, företagsnamn, platser och siffror som nämns har ingenting att göra med specifika individer eller händelser.
Detta är ett administrativt ombudskontor beläget i Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Vi hanterar administrativa överklaganden, tillstånd/anmälningar, utlänningars in- och utresefrågor (visum och uppehållstillstånd) och regelbunden förvaltning. Vi hjälper de som förbereder livsmedelsverksamhetstillstånd, som restauranger och butiker som säljer tillbehör, i Incheon Yeongsu-gu, från att kontrollera byggnadskartor till att fylla i ansökningsformulär och att hantera kompletteringar.
📍 Incheon Yeongsu-gu Conventia-dalsvägen 165, Posco Tower Songdo 2697
📞 010-3374-2687
🌐 www.hwangadmin.com
Tveka inte att kontakta oss om du befinner dig i en liknande situation.
#butiksom säljer tillbehör #omedbar tillverkning och bearbetning #affärstillstånd #livsmedelsverksamhetstillstånd #byggnadskarta #olaglig byggnad #hygienutbildning #hälsokort #IncheonYeongsu #Incheonadministrativtombud #Songdoadministrativtombud #restaurangstart #affärstillståndsprocedur