3-punkts sammanfattning > - Registrering av ideella organisationer är inte en tillståndsgivning utan en registrering, men du måste bevisa kraven i "lagen om stöd till ideella organisationer" med dokument. Nyckeln är mer än 100 ständiga medlemmar och mer än 1 års erfarenhet av allmännyttiga aktiviteter. > - Antalet medlemmar i en online-kafé är svagt som bevis på ständiga medlemmar. Du måste matcha medlemsansökningsformulär, medlemsregister och deltagande i aktiviteter. > - Ordningen är granskning av stadgar → skriva om medlemsregister → sammanställa erfarenhet av aktiviteter → affärsplan och budget → ansökan till behörig registreringsmyndighet. Om du siktar på att delta i stödprogram måste registreringsbeviset vara tillgängligt innan utlysningen.
Innehållsförteckning 1. Registrering av ideella organisationer, bevis är svårare än siffror 2. 1 400 cafémedlemmar och 100 ständiga medlemmar 3. Mer än 1 års erfarenhet av allmännyttiga aktiviteter, omvandla fotoalbum till dokument 4. Två saker som fastnade i stadgarna – valfoton och souvenirintäkter 5. Registreringsmyndigheten var inte kommunen 6. Ansökningshandlingar och mottagande av registrering av ideella organisationer 7. Efter att registreringsbeviset har utfärdats – underhåll och kontrollista
## 1. Registrering av ideella organisationer, bevis är svårare än siffror
Jag är ett administrativt ombud som arbetar i Songdo, Incheon. Jag kommer att dela en anekdot som jag stötte på under mitt arbete.
I administrativa dokument är det mycket svårare att bevisa än att räkna siffror. Registrering av ideella organisationer är just så.
"lagen om stöd till ideella organisationer" artikel 2 fastställer sex krav för ideella organisationer. Att de som gynnas direkt av verksamheten är en obestämd stor grupp, att de inte delar vinster mellan medlemmarna, att de inte stöder eller motsätter sig ett visst politiskt parti eller en vald tjänsteman, att de inte främjar en specifik religiös lära som sitt huvudsyfte, att de har mer än 100 ständiga medlemmar, att de har **mer än 1 års erfarenhet av allmännyttiga aktiviteter", och om det är en organisation som inte är ett företag, måste det finnas en representant eller förvaltare. Med andra ord måste det vara "en organisation som har bedrivit allmännyttiga aktiviteter kontinuerligt och som faktiskt har mer än 100 medlemmar".
Det ser inte svårt ut när man bara läser artikeln. Gruppen i den här berättelsen tänkte också så till en början. De hade 1 400 online-kafémedlemmar och hade bedrivit aktiviteter i 3 år.
## 2. Cafémedlemmar 1 400 och ständiga medlemmar 100
Första kontakten kom via e-post. Personen uppgav vara sekreterare för en grupp som plockar skräp vid Incheons kust och i parker två gånger i månaden. En man i början av 30-årsåldern, anställd och som ansvarat för mötesmeddelanden och uthyrning av utrustning under helgerna.
Det fanns en anledning till att registreringen skulle ske snabbt. Gruppen hade köpt utrustning med pengar som medlemmarna bidragit med lite i taget. Tänger, säckar, handskar, säkerhetsvästar. När antalet personer ökade varje år, blev det allt vanligare att utrustningskostnaderna betalades först av sekreteraren med sitt privata kort. Han ville ansöka om ett offentligt aktivitetsstöd från staden och Ministeriet för administration och säkerhet i början av nästa år, men ansökningskriterierna var registrerad ideell organisation.
Sekreteraren hade redan försökt förbereda det själv. Han tog en skärmdump av antalet cafémedlemmar och bifogade några bilder på aktiviteter och frågade vid kommunens kundtjänst. De två svaren han fick var att registrering av ideella organisationer inte var kommunens ansvar, och att antalet medlemmar ska verifieras med en medlemslista.
Den eftermiddag som de hade bokat kom sekreteraren och representanten tillsammans. Representanten var en universitetsstudent i slutet av 20-årsåldern och den som först skapade gruppen.
Det första de kontrollerade på plats var "vad är en medlem?". Att gå med i caféet är bara ett klick. Det finns medlemmar som bara gått med och aldrig deltagit i aktiviteter, medlemmar som flyttat till andra regioner och även konton för reklamändamål. Registreringsmyndigheten kan inte se detta nummer som en grund för ständiga medlemmar. Ständiga medlemmar bör ses som personer som har gått med i gruppen enligt dess stadgar och upprätthåller sin medlemsstatus.
Därför fastställde vi följande kriterier:
- Skriv in medlemskapskriterier och anmälningsförfarande i stadgarna (inlämning av ansökningsformulär, bekräftelse av styrelsen)
- Få namn, kontaktuppgifter, anmälningsdatum och samtycke till insamling av personuppgifter i ansökningsformuläret
- Prioritera att lägga personer som har deltagit i aktiviteterna minst en gång under det senaste året på listan
Av de 1 400 cafémedlemmarna var det ungefär 280 personer vars deltagande under det senaste året kunde verifieras. Vi skickade ansökningsformulär för medlemskap via cafémeddelanden och gruppchatt till dessa personer. Tre veckor senare samlades 163 signerade ansökningar.
163 är mer än 100. Men jag sa att vi inte skulle stanna vid det antalet. Det beror på att registreringsmyndigheten kan kontrollera om kraven fortfarande uppfylls efter registreringen, och registreringen kan upphävas om kraven inte längre uppfylls. Det måste vara ett antal som kan upprätthållas varje år, inte bara ett antal som passerats en gång.
## 3. 1 år av offentlig nytta, förvandla fotoalbumet till en dokumentation
Det andra kravet är bevis på offentlig nytta under det senaste året. Med tre års aktiviteter verkade det inte vara ett problem.
Problemet var formen på dokumentationen. Beviset för aktiviteterna var bara ett fotoalbum på caféet. Det finns tusentals foton, men de är osorterade efter datum, saknar platsbeskrivningar och anger inte hur många som deltog. Foton ger intrycket av att aktivitet har utförts, men visar inte när, var, vem och vad som gjordes.
Det första vårt kontor gjorde var att omorganisera de senaste 13 månadernas aktiviteter i ett aktivitetsloggformat.
- Datum, plats (park, kustavsnittsnamn)
- Antal deltagare och deltagarlista (verifierad via caféets närvarokommentarer)
- Mängd insamlat material (antal säckar, vikt vid vägning)
- Samarbetande organisationer (överlämning av säckar till parkförvaltningen, etc.)
- 2 representativa foton
Genom att organisera det så här fick vi 26 aktiviteter under 13 månader. Ett oväntat material dök också upp här. Det fanns SMS-meddelanden mellan den totala förvaltarens mobiltelefon och parkförvaltningen. Det var en registrering av att varje gång bekräfta var säckarna skulle lämnas för insamling. För gruppen var det bara en kontakt, men det är ett bevis på att en tredje part, en organisation, kände till aktiviteten. Vi frågade parkförvaltningen om de kunde bekräfta sitt samarbete och fick ett enkelt bekräftelseintyg.
Vi justerade också en sak i resultatsammanställningen. I utkastet fanns det foton från medlemmarnas camping och årsfest. För gruppen är det värdefulla minnen, men det är inte bevis på offentlig nytta. Om sådana foton blandas kan det tolkas som en social klubb, så de togs bort helt.
## 4. Två punkter som fastnade i stadgarna — Valfoton och intäkter från souvenirer
Jag stannade till på två ställen när jag läste stadgarna. Båda handlade om problem relaterade till den faktiska verksamheten snarare än själva stadgarna.
För det första, valfoton. Vid förra lokalvalet hängde en kandidats foto, tagen när han deltog i en städdag med medlemmar, på kaféets ytterdörr ett tag. Det var inte mötet som hade bjudit in honom, utan han hade dygt in vid en offentlig tillställning, men fotot visade tydligt valkampanjkläder. Ett av kraven för stödlagstiftningen är att den inte får ha som huvudsyfte att stödja eller motsätta sig ett visst parti eller en vald kandidat. Det är svårt att säga att man inte uppfyller detta krav med bara ett foto, men det fanns ingen anledning att lämna utrymme för missförstånd.
Därför gjorde vi så här: Vi tog bort det relevanta fotot från kaféets ytterdörr och från material som visar verksamhetsresultat, och vi lade till följande stycke i stadgarna: "Föreningen stödjer eller motsätter sig inte något visst parti eller en vald kandidat." Vi noterade också i protokollen från styrelsemötet att vi i framtiden inte kommer att använda bilder av politiker som deltar i offentliga evenemang i föreningsmaterial. Om det finns en standard skriftligt kan nästa styrelse göra samma bedömning, även om den ändras.
För det andra, intäkter från souvenirer. Mötet har varje år sålt nyckelringar gjorda av insamlade flasklock för att täcka utrustningskostnader. Så långt är allt bra. Men det fanns ett år då en del av försäljningsintäkterna användes för "måltider för medlemmar som har varit mycket aktiva". Även om beloppet är litet, kan det verka som att det strider mot kravet på att inte dela vinsten mellan medlemmarna.
I stadgarna lades till ett stycke som säger att intäkterna endast får användas för syftesverksamhet (städning, utrustning, utbildning) och ett stycke som säger att vid upplösning ska kvarvarande tillgångar överföras till en ideell organisation eller offentlig institution med liknande syfte. Verksamhetskostnader som snacks eller vatten på själva aktivitetens dag ska behandlas som driftskostnader, och inga belöningar ska ges till enskilda medlemmar.
Det var en liten incident vid denna punkt. Någon tog med sig en fysisk nyckelring som bevis, men ordföranden satte den på sin väska mitt under mötet. En bit saknades i försäljningsjournalen. Kassören tog 3 000 won från ordföranden och utfärdade ett kvitto på plats. Försäljningsintäkterna måste matcha journalen och kvittot, även om det bara är en bit.
## 5. Registreringsmyndigheten var inte kommunhuset.
Det totala antalet svar som den administrativa chefen först fick från kommunen var korrekt. Registrering av ideella organisationer görs i grunden hos chef för den centrala förvaltningsmyndigheten som övervakar den huvudsakliga allmännyttiga verksamheten eller hos landshövdingen/regionguvernören, beroende på var verksamheten sker. Om verksamheten sträcker sig över flera län/regioner är den centrala förvaltningsmyndigheten registreringsmyndigheten, och om den sker inom ett enda län/region är det län/regionen som är registreringsmyndigheten.
Denna grupp hade en gång genomfört en städning på stranden i Gyeonggi-do. Ordföranden ville inkludera detta i ansökan för att få verksamhetsområdet att se bredare ut. Jag motsatte mig detta. De flesta av verksamheterna ägde rum i Incheon, och även planen för nästa år i verksamhetsplanen var centrerad kring Incheons stränder och parker. Att ansöka om en organisation som verkar i flera län/regioner baserat på en enda utflykt skulle inte matcha verksamhetsplanen och resultaten. Att välja registreringsmyndighet handlar inte om att få organisationen att se större ut, utan om att anpassa den faktiska verksamheten med dokumenten.
Därför beslutade vi oss för att ansöka hos Incheon Metropolitan City och lät städningen på utflykten stå kvar som en rad i resultatberättelsen. Vi dolde eller överdrev inte något. Eftersom den ansvariga avdelningen och ansökningsprocessen kan ändras varje år, bekräftade vi det via telefon innan ansökan.
Det finns en missuppfattning som jag vill klargöra. Gruppen hade haft ett unikt organisationsnummer från skattemyndigheten i flera år och använt ett organisationskonto. Ett unikt organisationsnummer är nödvändigt för att öppna ett konto i organisationsnamn och ordna skatteförhållanden, det är inte ett registreringsbevis för en ideell organisation. De är två helt olika system, och skiljer sig även från ideella föreningar. Juridisk personlighet uppstår inte genom att registrera sig som en ideell organisation. När jag först förklarade detta frågade ordföranden: "Så vad var vi hittills då?". Svaret var enkelt: Vi var en informell organisation med ett unikt organisationsnummer, och nu är vi på väg att bli en registrerad organisation.
## 6. Ansökan om registrering av ideella organisationer
Registreringsmyndigheterna kan ha något olika formulär och detaljerade krav, men generellt sett förbereder man följande dokument:
| Dokument | Viktiga punkter att tänka på vid förberedelse | |---|---| | Registreringsansökan | Föreningsnamn, adress, representant, huvudsaklig verksamhet ska vara identisk med stadgarna | | Stadgar (eller Föreningsordning) | Syfte, medlemskap, styrelse, beslutsfattande, ekonomi, hantering av kvarvarande tillgångar vid upplösning | | Medlemsförteckning | Minst 100 ständiga medlemmar, inklusive anslutningsdatum och kontaktuppgifter | | Resultat av allmännyttiga aktiviteter under de senaste 12 månaderna | Tabell med datum, plats, deltagande och resultat, bifoga bevisfotografier och intyg | | Verksamhetsplan och budget för det aktuella året | Plan som följer på resultaten, intäkts- och utgiftsposter som stämmer överens med stadgarna | | Dokument relaterade till representanten | Grund för utnämning (protokoll från stämma) och personuppgifter | | Dokumentation som bevisar kontorets plats | Kopia av hyresavtal eller användningsgodkännande |
Det tog längst tid i denna grupp att bestämma kontorets plats. Gruppen hade inget kontor. Hittills har föreningens adress varit den administrativa chefen hemma. Efter diskussioner med medlemmarna bestämde vi oss för att använda ett lagerutrymme i en butik som ägs av representantens familj som föreningens kontor och fick ett användningsgodkännande. Det var en plats där vi kunde ta emot post och hade en faktisk användning, nämligen förvaring av utrustning, så förklaringen var naturlig.
Vi skapade om budgeten också. I det första utkastet ingick en stor summa "bidrag för projekt" i nästa års intäkter. Att placera pengar som ännu inte är beviljade i budgetens kärna kan få föreningens självständighet att se svag ut. Vi skapade först en grundläggande budget som endast täcker medlemsavgifter och souvenirintäkter, och noterade sedan separat de projekt som skulle utökas om bidrag beviljas.
Efter att alla dokument var korrekta, jämförde vi dokumenten. Föreningsnamnet i ansökan och föreningsnamnet i stadgarna, antalet medlemmar i medlemsförteckningen och antalet medlemmar i verksamhetsplanen, datumen i resultatberättelsen och filnamnen på fotona matchade alla. Vi korrigerade en aktivitet i resultatberättelsen som var en dag ifrån fotodatumet. Små inkonsekvenser är den vanligaste anledningen till att man begär kompletteringar.
Efter inlämning kom en begäran om komplettering från registreringsmyndigheten. Vissa medlemmar i medlemsförteckningen hade adresser i andra provinser och städer, och de frågade om dessa personer var faktiska medlemmar. Vi extraherade närvarohistoriken för dessa medlemmar från de redan organiserade deltagandeuppgifterna och lämnade in den. Det fanns personer som hade flyttat till Seoul men fortfarande kom till Incheon varje helg. Kort efter att ha lämnat in kompletteringen fick vi meddelande om att registreringen var klar.
Det tog ungefär en månad och en halv från inlämning till registreringsbeviset. Det var tre månader från den dag vi fick det första e-postmeddelandet.
## 7. Efter att registreringsbeviset har utfärdats — Underhåll och checklista Efter registreringen kvarstår skyldigheter som ändringsregistrering och verksamhetsrapport. Här är vad som behöver tas hand om efter registreringen:
- Ändringar i registreringen: ändringsregistrering: Om representant, organisationsnamn, plats eller viktiga delar av stadgarna ändras, måste du meddela registreringsmyndigheten.
- Villkor bibehålls: Registreringsmyndigheten kan kontrollera om det finns 100 ständiga medlemmar och kontinuerlig allmännyttig verksamhet. Det är säkrast att sammanställa medlemsförteckningen varje år och fortsätta aktivitetsloggen.
- Förberedelser för bidragsansökningar: När en utlysning kommer ut måste du lämna in en verksamhetsplan, budget och organisationsöversikt på kort tid. Om du fortsätter att använda aktivitetsloggformatet är hälften av ansökningsdokumenten redan förberedda.
- Redovisning separat: Blanda inte organisationskontot med privata kort.
Nästa månad efter att registreringsbeviset kom, fick jag ett kort e-postmeddelande från den administrativa chefen. Det var ett meddelande om att ett organisationsbetalkort hade skapats för att förhindra att utrustningskostnader inte längre betalades med privata kort. Det var den första dagen som den person som hade lagt upp meddelanden på helgerna i 3 år raderade kostnaden för säckar från sitt kortutdrag.
Den svåra delen med registrering av ideella organisationer är inte systemet, utan processen att överföra det du redan har gjort till dokument. Det finns många organisationer som har tillräckligt med aktiviteter men inte tillräckligt med dokumentation.
Praktisk kontrolllista – titta på detta om du befinner dig i en sådan situation
① Kan du räkna 100 personer med en ansökningsformulärlista istället för antalet i en café- eller organisationsgrupp? ② Är den senaste aktiviteten i mer än ett år organiserad i ett kalkylblad med datum, plats och deltagare? ③ Innehåller stadgarna förbud mot vinstfördelning, politisk neutralitet och hantering av kvarvarande tillgångar vid upplösning? ④ Har du valt rätt registreringsmyndighet (kommun, län eller central förvaltningsmyndighet) baserat på den faktiska verksamhetsomfånget? ⑤ Har du ett utrymme som kan användas som organisationsplats och användningsbevis?
Villkor och dokument kan variera beroende på registreringsmyndighet och ärende, så individuell verifiering är nödvändig.
Denna artikel är en rekonstruktion baserad på faktiska konsultationsfall, och de personer, namn, platser och siffror som nämns har ingenting att göra med specifika individer eller händelser.
- --
Detta är ett administrativt ombuds kontor beläget i Incheon Songdo (POSCO Tower Songdo). Vi hanterar administrativa överklaganden, tillstånd/anmälningar, utlänningars in- och utresefrågor (visum och uppehållstillstånd) och regelbunden administrativ förvaltning. Vi hjälper också till med att fastställa organisationsform och förbereda dokument, såsom registrering av ideella organisationer, omstrukturering av frivilliga organisationer och grundande av ideella föreningar.
- Adress: 165, Convensia-dalsgatan, Yeonsu-distriktet, Incheon, 2697, POSCO Tower Songdo
- Telefon: 010-3374-2687
- Webbplats: www.hwangadmin.com
Om du är nyfiken på liknande situationer, tveka inte att lämna en fråga.
