TL;DR > - En offentlig upphandlingsförvaltare är inte ett krav för att delta i upphandlingar. Du kan börja förbereda upphandlingar nu utan att vänta på att erhålla certifieringen. > - Ordningen för upphandlingsförberedelser är ① Kontrollera registreringsinformationen på nationella upphandlingsportalen → ② Direktproduktionstillstånd → ③ Hantera intyg och utgångsdatum. > - Direktproduktionstillståndet är giltigt i 2 år och måste ansökas om igen minst 30 dagar före utgångsdatumet för att undvika avbrott.
Innehållsförteckning 1. Första skriftliga tentan för offentlig upphandlingsförvaltare, åtskild från upphandlingsbehörighet 2. Metallförvaringsmöbelfabriken hittar en offentlig distributionskanal 3. Registreringsinformationen på nationella upphandlingsportalen hade stannat på 3 år sedan 4. Jag visste inte att direktproduktionstillståndet hade gått ut 5. Vi jämför listan över de fyra socialförsäkringarna med skatteinnehållande deklarationen 6. Jag ansökte inte om bekräftelse som kvinnligt företag den här gången 7. Utredningsdagen och resultatet därefter 8. Förändringar i förvaltningsmarknaden efter det första provet 9. Kontrolllista för upphandlingsupphandling 10. Arbetsinnehåll på administrativt ombuds kontor
## 1. Första skriftliga tentan för offentlig upphandlingsförvaltare, åtskild från upphandlingsbehörighet
Jag är en administrativt ombud som arbetar i Incheon Songdo. Jag ska berätta om vad som hände förra månaden under mitt arbete med offentlig upphandling.
Den första skriftliga tentamen för den nyligen införda offentliga upphandlingsledaren (국가기술자격 공공조달관리사) kommer att äga rum den 3 oktober i år. Ansökningsperioden öppnades mitt i september, och de frågor vi får på vårt kontor om offentlig upphandling har förändrats lite. Tidigare fick vi många frågor om hur man registrerar sig på "Narajangteo" (nationell upphandlingsportal), men nu blandas dessa frågor med sådana här:
"Måste man ha ett certifikat för att kunna lägga bud nu?"
Svaret är nej. En offentlig upphandlingsledare är ett certifikat som staten använder för att verifiera kompetensen hos personer som arbetar med upphandling. För att ett företag ska kunna delta i en upphandling måste det uppfylla kraven för registrering som deltagare på Narajangteo och, beroende på varan, ha ett direktproduktionsintyg. Det finns inga bestämmelser som kräver att man har ett certifikat. Hur upphandlingsmyndigheterna kommer att använda detta certifikat i framtiden måste man hålla ett öga på i upphandlingarna och kontrollera individuellt för varje fall.
Men på grund av denna missuppfattning skjuter vissa företag upp sina förberedelser i flera månader. Ett företag som jag rådgav förra månaden var ett sådant.
## 2. Anledningen till att en metallskåpsfabrik sökte efter offentliga försäljningskanaler
En liten tillverkare i ett industriområde i Incheon, som tillverkade stålförvaringsskåp och bokhyllor. Företaget har tolv anställda. För tre år sedan tog dottern i 30-årsåldern över som vd efter att fadern, som grundat företaget, dragit sig tillbaka på grund av hälsoproblem.
Situationen var den här. En privat möbelåterförsäljare, som stod för mer än hälften av försäljningen, hade kraftigt minskat beställningarna i år. Hyran för fabriken och lönerna för de tolv anställda fortsatte att betalas. Vd:n letade efter offentliga upphandlingar som en ny försäljningskanal. Hon ville också gå med på offentlig upphandlingskonsultation som Incheon Handelskammaren anordnade i mitten av oktober.
Problemet var förberedelseplanen. Kontorsmedarbetaren hade bestämt sig för att göra ett prov för certifierad offentlig upphandlingsspecialist, och vd:n hade bestämt att "den slutliga godkännandet är i december, så vi börjar lägga bud då". Hon tänkte att konsultationen kunde vänta till nästa år.
När jag fick telefonförfrågan bad jag bara om två saker: att kontrollera om inloggningen till "Nara Jangter" fungerade och att skicka alla dokument relaterade till upphandling som fanns i fabriken som foton. Två dagar senare kom vd:n och hennes medarbetare tillsammans till den avtalade tiden. Tack vare att jag hade fått fotona först började konsultationen med att kontrollera vad som behövdes.
## 3. Registreringsinformationen för "Nara Jangter" hade stannat på för tre år sedan
Den första flaskhalsen var inloggningen. Företaget var registrerat på den offentliga upphandlingsplattformen KONEPS av fadern när han var representant. Med öppnandet av nästa generations KONEPS i januari 2025 ändrades inloggningen från företagsintyg till användarbaserad inloggning. Företag som endast hade företagsintyg hade störst problem med detta. Anställda försökte ett par gånger och avfärdade det som ett "webbplatsfel".
När inloggningsproblemet var löst och registreringsinformationen öppnades, visade det sig att det fanns ytterligare två problem.
- Representantens information var fortfarande faderns namn. Även om representanten hade bytts ut för 3 år sedan hade ingen ändring ansökts.
- Registreringsområdet var endast "förnödenheter". Det verkar som att det valdes när man först registrerade sig med några distributionsaffärer i åtanke.
Det andra problemet var viktigare. Kraven och dokumenten för förnödenheter och tillverkningsvaror är olika. Om man levererar produkter som man tillverkar själv med förnödenhetskvalifikationer kan det leda till avslag. Om det är en konkurrensprodukt för små och medelstora företag blir det ett problem vid granskningen av direktproduktion efter att kontraktet har tilldelats.
Så har vi bestämt ordningen. Vi ansöker först om ändring av firmatecknare och tillägg av tillverkningsvaror, och medan de handlingarna är under behandling, ska vi förbereda direktproduktionstillstånd. De två stegen behöver inte vänta på varandra. ## 4. Jag visste inte att direktproduktionstillståndet hade gått ut.
Representanten sa: "Vi har ett direktproduktionsintyg som vi tog emot för länge sedan, från min fars tid." När jag tittade på det intyg som skickades, visade det sig att giltighetstiden hade gått ut för 5 månader sedan.
Direktproduktionsintyget är giltigt i 2 år. Om man ansöker igen minst 30 dagar innan utgångsdatum, fortsätter giltigheten i 2 år från och med nästa dag. Om man missar dessa 30 dagar uppstår en lucka, och man kan inte lägga bud på anbud som publiceras under den tiden. Detta företag har inte lidit några skador på grund av att de inte lägger bud under luckan. Istället behövde de ansöka om det helt från början igen.
Det första jag såg i den nya ansökan var fabrikskraven. Om den totala ytan är 500㎡ eller mer krävs ett fabriksregistreringsintyg, och om den är under 500㎡ måste byggnadens syfte enligt byggnadskartan vara 'fabrik' eller 'tillverkningslokal'. Företagets hyrda fabrik var ungefär 420㎡. När jag tog fram byggnadskartan visade den att syftet var en tillverkningslokal. Kravet var uppfyllt.
Småföretag som använder hyrda fabriker misslyckas oftast här. Det är vanligt att grannlokaler i samma byggnad har lagerutrymme. Jag kontrollerade om den angivna produktionsytan i ansökan stämde med syftet enligt kartan, rum för rum.
## 5. 4. Försäkringsregister och källskatteanmälan jämförs
Direktproduceringsintyg är inte bara att fylla i en lista. Granskningen matchar dokumenten mot varandra.
- Bolagsregistreringsbevis: Kontrollerar om ansökta varors bransch är inkluderad.
- Register över arbetsgivare för de fyra socialförsäkringarna: Kontrollerar hur många produktionsarbetare som arbetar på fabriken.
- Senaste 3-månaders rapport om skatteavdrag: Kontrollerar om dessa arbetare faktiskt får ut löner.
Detta företag fastnade vid det tredje steget. Registeret visar sju produktionsarbetare, men antalet personer i den senaste 3-månaders rapporten om skatteavdrag har varierat mellan fem och sex. Två personer anställdes för två månader sedan, och en persons anställningsdatum var i slutet av månaden, så den första lönen betalades ut nästa månad.
Det fanns inga fel. Men när granskaren såg siffrorna kunde hen misstänka om "de anställda som visas i dokumenten faktiskt arbetar". Därför sammanställde vi arbetsavtal, anställningsdatum och löneutbetalningshistorik för de två anställda på ett dokument som bevis. Att förklara innan man blir frågad kan minska antalet kompletteringsförfrågningar.
En administrativ medarbetare gjorde sitt jobb i detta avseende. Hen hade precis läst om direktproduceringsintygssystemet under studietiden för certifieringen. Hen hämtade snabbt anställningsdatum och utbetalningsdatum från löneförteckningen. Det var nu, inte efter godkänt prov, som studierna för certifieringen visade sig vara användbara.
## 6. Bekräftelse av kvinnligt företag ansöktes inte denna gång.
Chefen frågade först en fråga. "Jag har hört att om kvinnliga chefen, så kan man göra en direktupphandling som ett kvinnligt företag."
Det var på grund av att han hade hört att gränsen för direktupphandling för kvinnliga företag och småföretag som är berättigade till marknadsstöd har utökats till 100 miljoner won. Även om det är nödvändigt att kontrollera beloppsgränser och tillämpningsområden för varje kontrakt, är det sant att ett intyg kan vara en väg till att ingå ett avtal utan offentlig upphandling.
Men ett intyg för kvinnligt företag tittar inte bara på titeln verkställande direktör. De tittar på om en kvinna faktiskt äger och driver företaget baserat på andelar och direktörsposition. Detta företag hade majoriteten av aktierna i faderns namn. Det fanns en stor risk att en ansökan nu skulle avvisas.
Vi bedömde att det var bättre att ansöka efter att ha uppfyllt kraven än att ha en avvisningshistorik. Att ändra aktiestrukturen var ett problem som familjen skulle lösa. Jag organiserade bara kraven. Chefen sa: "Jag kommer att prata med pappa om detta först" och lade undan dokumenten.
Ett intyg för kvinnligt företag är giltigt i 3 år och har ingen separat förnyelseprocedur. Du måste ansöka på nytt minst en månad innan utgångsdatumet. Även om du får det senare måste du komma ihåg detta datum.
## 7. Dagen för undersökningen och resultatet därefter
När du ansöker om direkt produktionverifiering kommer en inspektör att besöka fabriken personligen för att kontrollera utrustning, personal och produktionsprocessen. En inspektionsplan fastställdes tio dagar efter ansökan.
Jag kontrollerade två saker på fabriken dagen innan granskningen. Jag ville veta om skärning, böjning, svetsning och målning av de ansökta varorna utfördes på fabriken, och om några processer var utlagda, i så fall vilka. Eftersom en del av målningen hade utlagts, sammanställde jag omfattningen baserat på de senaste 12 månadernas transaktionshistorik. Jag instruerade dem att svara ärligt och utan att dölja något när granskaren frågade.
På granskningens dag hände en liten händelse. En granskare som tittade på mina offentliga upphandlingsadministratörs studieböcker på skrivbordet sa: "Jag skulle ha gjort den här tentan, men missade anmälningsfristen." Personalen log generat och stängde studieboken, och resten av granskningen fortsatte i en mer avslappnad atmosfär.
Resultaten är som följer:
- E-upphandling (Nara-jangteo): Godkännande av ändring av representant och tillägg av tillverkningsvaror.
- Direkt produktion bekräftelse (Jikjeop Sanjeon Hwagin): Beviset kom inom 3 veckor från ansökan. Inga kompletteringar krävdes.
- Offentlig upphandling konsultation (Gonggong Gumae Sangdameulhoe): Deltagande ansökan slutförd, förhandsbehovsundersökning genomförd och möten har bokats med två myndigheter.
Om representanten hade väntat till december, skulle både konsultationen och årets slutliga beställningssäsong ha passerat. Den anställde som ansvarar för ärendet ska göra skriftligt prov om tre dagar efter att den här artikeln publiceras.
## 8. Förändringar på upphandlingsmarknaden efter första tentan
Statliga upphandlingslicensieringsexamen genomförs endast en gång i år: skriftligt prov den 3 oktober, praktiskt prov den 14 november och slutgiltigt antagningsresultat den 18 december. Kontrollera den detaljerade tidplanen igen via den utfärdande myndighetens meddelande.
Innan du kontrollerar skapandet av certifieringen, bör du först förstå bakgrunden till införandet. Att staten har gjort den praktiska upphandlingen till en behörighet innebär att detta arbete har blivit så komplext. Följande kommer att förändras i framtiden:
- Upphandlingsmetoderna kommer att bli mer varierade. I enlighet med regeringens reformer för offentlig upphandling pågår en pilotdrift av frivillig upphandling av vissa varor i Gyeonggi-do och Jeollabuk-do. Från och med 2027 kommer den frivilliga upphandlingen av lokala myndigheter och offentliga organ att utvidgas. Incheon är inte ett pilotområde. Dock kan meddelandevillkoren variera beroende på organ, så du måste läsa meddelandena individuellt.
- Bekräftelsehantering blir snart ett upphandlingskvalifikationskrav. Registrering för deltagande i upphandling, direktproduktion (2 år), bekräftelse av kvinnligt företag (3 år) och bekräftelse av småföretag (årlig) har olika utgångsdatum. Om bara en av dem upphör, kan du inte lämna in en anbud den dagen.
- Rollerna för upphandlingsansvariga kommer att bli större. Behöriga handläggare har styrkor i meddelandeförståelse och dokumenthantering. Men det finns ingen anledning att skjuta upp förberedelserna till i år bara för att vänta på antagningsresultatet.
## 9. Kontrolllista för upphandlingsförberedelser
Om du förbereder dig för offentliga distributionskanaler, kontrollera följande nedan.
1. Inloggning på nationella marknadsplatsen sker via representantens eller handläggarens personliga autentisering 2. Representantens registrerade information och registreringsområde (varor/tillverkningsvaror) stämmer överens med det aktuella företaget 3. Utgångsdatum för direktproduktionsintyg är när, och om du har noterat om 30 dagar innan utgångsdatum i din kalender 4. Om fabriken är mindre än 500 m², är byggnadens användningsändamål en fabrik eller tillverkningsverkstad 5. Antalet personer i 4-försäkringsboken och antalet personer som deklarerats under de senaste 3 månaderna stämmer, och om det finns en skillnad, finns det material för att förklara det
## 10. Tjänster som erbjuds av administrativt ombudskontor
Hwang Yun-sang Administrativt Ombudskontor agerar som ombud för utarbetning och inlämning av följande dokument inom områdena upphandling och offentlig upphandling:
- Dokument för registrering och ändring av deltagande i nationella marknadsplatsen
- Förberedelse av dokument och förhandsgranskning före verklighetskontroll för direktproduktion
- Dokument för ansökan om småföretag och kvinnligt företag
- Integrerad hantering och förnyelseansökan för giltighetsperioder för registrering och bekräftelse
- Utrarbetning av yttranden och administrativa överklaganden angående förhandsmeddelande om begränsning av deltagande i upphandling
Detta är en berättelse som har skapats för att underlätta förståelsen.
Det administrativt ombudskontor som ligger i Incheon Songdo (Posco Tower Songdo) hanterar administrativa överklaganden, tillstånd och anmälningar, utlänningars in- och utresefrågor (visum/uppehållstillstånd) och regelbunden administrativ förvaltning. Tillverkningsföretag i Incheon-området som förbereder sig för offentliga distributionskanaler för första gången eller som har svårt att hantera utgångsdatum för bekräftelser, kan vi hjälpa till med dokumentkontroller. Kontakta oss gärna om du är nyfiken på liknande situationer.
- Adress: Incheon, Yeongusu, Convensia-ro 165, Posco Tower Songdo 2697
- Telefon: 010-3374-2687
- Webbplats: www.hwangadmin.com
