3-punkts sammanfattning
- Bekräftelsen för små och medelstora företag ansöks online via systemet för information om små och medelstora företags status. Storlek (omsättning och tillgångar) och oberoende (om de är under kontroll av ett annat företag) beaktas tillsammans.
- Om ett annat företag har en stor andel av vårt företags aktier kan deras storlek läggas till (relaterat företag). Bedömningen baseras på aktieägarkonstellationen vid slutdagen av det föregående verksamhetsåret, inte ansökningsdagen.
- Om bedömningen är felaktig, korrigerar du de dokument som orsakade felet och ansök igen. De flesta stödfinansieringsprogram kräver en giltig bekräftelse vid ansökningsslutdatum, så du måste räkna bakåt från datumet.
Innehållsförteckning
- Två sätt att tolka bestämmelserna om relaterade företag
- 16 dagar kvar till slutet på Smart Factory-stödfinansieringsprogrammet
- Aktieandel på 40% som anges i beslutsmeddelandet
- Referensdatumet är inte ansökningsdagen, utan 31 december föregående år
- Fyra dokument som bevisar kapitalökning
- Ska vi bestrida det eller ansöka igen?
- Återansökan, bekräftelseutgivning och ansökan om stödfinansiering
- Innehåll i administrativt ombuds kontorsarbete och kontrollista
1. Relaterade företagsbestämmelser som kan tolkas på två sätt
Jag är ett administrativt ombud baserat i Songdo, Incheon. När jag hanterar företagsintyg och dokument för stödprogram ser jag ofta samma bestämmelse tolkas på två sätt.
Artikel 2 i “lagen om små och medelstora företag” definierar omfattningen av små och medelstora företag. Man måste uppfylla både storlekskriterier som omsättning eller tillgångar, och oberoende kriterier för att se om man inte domineras av ett större företag. Det oberoende kriteriet innehåller en bestämmelse om relaterade företag. Om ett externt granskat företag har en andel av ett annat företags aktier över en viss procent och är den största aktieägaren, betraktas de två företagen som ett dominans- och underordningsförhållande, och storleken summeras. Vanligtvis är det en andel på över 30 % och den största aktieägaren som är kriteriet, och hur man summerar beror på andelen.
Själva bestämmelsen är inte svår. Problemet är “vilken andel man tittar på”. Representantens andel och systemets andel kan vara olika.
Det var fallet med detta exempel. Representanten trodde att “vårt företag redan är oberoende”, och meddelandet visade att “det fortfarande är underordnat”. Båda hade sina grunder.
2. 16 dagar kvar till slutdatum för Smart Factory Support Program
Klienten var styrelseordförande för ett litet företag som tryckte livsmedelsförpackningsfilm i Incheon Namdong-gu industripark. Företaget är 4 år gammalt och har 17 anställda. Styrelseordföranden, en kvinna i slutet av 30-årsåldern, tog ut föräldraledighet våren året innan och har sedan dess levt ett liv där hon arbetar på fabriken på förmiddagen och besöker kunder på eftermiddagen.
Företaget hade ett problem. När företaget startade investerade styvmoderns förpackningstillverkningsföretag en del av startkapitalet. Det företaget var ett externt revisionspliktigt företag på grund av sin stora omsättning. Styrelseordföranden hade under flera år drivit fabriken med hjälp av styvmoderns företags volymer och ville bli självständig. Därför genomförde styrelseordföranden och fabrikschefen en nyemission mot betalning med egna medel förra hösten.
I år krävde ett stort livsmedelsföretag automatisk kvalitetskontrollutrustning för tryckfel som ett nytt leveransvillkor. Det var svårt att ensam täcka kostnaderna för utrustningen, och styrelseordföranden bestämde sig för att ansöka om Smart Factory Construction Support Project. Annonsen angav “ett giltigt SME-intyg som är giltigt vid ansökningsslutdatum” som ett obligatoriskt dokument.
Styrelseordföranden ansökte om intyget direkt via Small Business Status Information System. Resultatet kom efter cirka tio dagar. “Som ett resultat av den sammanslagna relationen med relaterade företag kvalificeras den inte som ett små och medelstort företag.”
Det första som kom till kontoret var ett e-postmeddelande. Det fanns en skärmdump av bedömningsmeddelandet, PDF-dokumentet för annonsen och en rad text. “Det återstår 16 dagar till sista dagen.” Den planerade torsdagen eftermiddag kom styrelseordföranden med företagets företagsstämpel och dokumentarkiv.
3. Aktieandel på 40 % som anges i bedömningsmeddelandet
Jag har läst igenom bedömelsegrunderna rad för rad. Det stod att faderns företag var det dominerande företaget, och i rutan för andel var 40% angivet. I rutan för “största aktieägare” stod det “relevant”.
[
Representanten skakade på huvudet. Han förklarade att faderns företags andel hade minskat till cirka 26% efter nyemissionen, och att han själv var den största aktieägaren. Bolagsregistret visade också att nyemissionen registrerades i november förra året.
]Så varifrån kom 40%?
Jag har öppnat filerna som laddades upp vid ansökan, en efter en. Orsaken var aktieboken. Företrädarens uppladdade aktiebok i systemet var aktieboken som skapades vid grundandet. Den anställde som var ansvarig för redovisningen lämnade företaget i början av året, vilket gjorde att delningen av den gemensamma mappen stannade av, och företrädaren laddade upp den som fanns överst bland filerna med namnet “aktiebok”. Den nya aktieboken som skapades efter nyemissionen fanns separat i en undermapp med namnet “relaterat till nyemission” i samma mapp.
Systemet bedömde utifrån de mottagna dokumenten. Det var inte så att den ansvariga myndighetens bedömning var felaktig, utan det var de material som användes för bedömningen som var föråldrade.
4. Gränsdatumet är inte ansökningsdagen utan 31 december förra året
Här fanns det en sak till att kontrollera. Gällde det att nyemissionen skedde före gränsdatumet?
Frågan om närstående företag baseras på aktieinnehavet den dag man ansöker, men i princip på slutdagen av det föregående verksamhetsåret. Om man ansöker i år är det hur många procent som fanns hos en viss person den 31 december förra året som är gränsen. Om nyemissionen skedde i januari i år, skulle inte denna bedömning ha förändrats även om man lämnat in en annan aktiebok.
Därför kontrollerade jag datum i tre kategorier:
- Första inbetalningsdatum: Dagen då nyemissionens betalning sattes in på företagets konto
- Registreringsdatum: Dagen då ändringen registrerades i företagsregistret
- Aktieboksdatum: Dagen då den nya aktieboken skapades efter nyemissionen
Alla tre datumen var i oktober-november förra året. De inföll före gränsdatumet den 31 december. Då har faderns andel i företaget mindre än 30% och är inte heller den största aktieägaren. Man uppfyller inte båda kraven för närstående företagsstatus.
Genom denna kontroll blev det klart vad som skulle göras. Det som behövde korrigeras var inte den juridiska tolkningen, utan de inlämnade dokumenten.
5. Fyra dokument som bevisar nyemissionen
Det kan verka som att det räcker med att ändra en enda sida i aktieboken, men så gjorde vi inte. Eftersom aktieboken är ett dokument som företaget själv upprättar, skulle en ny aktiebok väcka misstankar om att den “ändrades efter att beslutet fattades”. Det var nödvändigt att ha externa bevis för datum och belopp.
Därför förberedde vi följande fyra dokument i en bunt:
- Bolagsregistreringsutdrag: Visar bolagsregistreringar, registreringsdatum och förändringar i det totala antalet utgivna aktier.
- Aktiebok efter nyemission (per referensdatum): Innehåller upprättandedatum, antal aktier och andelar per aktieägare, samt företagsstämpel.
- Bevis på inbetalning av aktiekapital: Inkluderar överföringshistorik från VD och fabrikschef, samt företagskontoutdrag.
- Rapport om aktieförändringar som lämnades in vid bolagsskattedeklarationen: Ett dokument som bekräftar att aktieförändringarna under det föregående verksamhetsåret också återspeglas i företagets slutliga redovisning.
Det fjärde dokumentet skickades av VD tillsammans med företagets slutliga redovisning. Lyckligtvis återspeglades nyemissionen korrekt. Om slutredovisningen och aktieboken hade varit olika, skulle enbart en rättelse av aktieboken inte ha varit tillräcklig för att förklara det.
Det fanns också en liten händelse. Fabrikschefen visade en bild från sin mobiltelefons fotogalleri av en tårta som delades ut till personalen på dagen för nyemissionen. Det stod “Välkomna, aktieägare” skrivet med choklad på tårtan. Vi inkluderade inte bilden i dokumenten, men den var det snabbaste sättet att komma ihåg datumet.
6. Ska vi bestrida detta, eller ansöka igen?
Alternativen var två. Antingen att begära omprövning av beslutet, eller att ansöka på nytt från början med korrekta uppgifter.
Om det fanns fel i själva beslutet, har den som bestrider rätt. Men den här gången baserades beslutet exakt på de uppgifter som lämnades in. Felet var i uppgifterna. I sådana fall är det snabbare att rätta uppgifterna och ansöka på nytt än att bestrida beslutet, och det finns ingen anledning att argumentera med den ansvariga myndigheten.
Den kvarvarande frågan var tiden. Det fanns 16 dagar kvar till sista dagen, och det tar vanligtvis 1 till 2 veckor att behandla ett bekräftelseintyg. Om en kompletteringsbegäran kom, skulle det ha varit möjligt att förlänga sista dagen. Därför bestämde vi oss för två saker.
- Vi blockerar först de platser där en kompletteringsbegäran kan komma. Vi sammanställde en tabell som visar om aktieboksdatum, registreringsdatum och inbetalningsdatum stämmer överens och skickade in den tillsammans. Vi förhindrade att handläggaren behövde jämföra datumen mellan de tre dokumenten.
- Vi skriver kort om anledningen till omansökan. “Vid tidigare ansökan lämnades aktieboken före nyemission in av misstag, och aktieboken och bevisen för aktuellt datum lämnas in.” Förklaringen slutade på dessa två meningar. Jag skrev inte om förhållandet till min fars företag eller processen för självständighet, eftersom det inte var nödvändigt för bedömningen.
Samma dag kontrollerade jag även de återstående dokumenten i ansökan. Affärsplanen skrevs av VD tillsammans med ett teknikföretag, och vårt kontor justerade ansökningsformuläret och listan över bilagor samt inlämningsordningen. Vi förberedde alla övriga dokument i förväg så att de kunde lämnas in så snart som bekräftelsen kom.
7. Återansökan, bekräftelse och ansökan om bidrag
Återansökan gjordes på förmiddagen dagen efter konsultationen. Representanten loggade in med ett gemensamt certifikat och laddade upp de förberedda filerna i ordning.
9 dagar senare utfärdades bekräftelsen. I kategoriraden stod det “småföretag”. Det fanns inga kompletteringsbegäran. Jag vet inte om det hjälpte att jag skickade med datumjämförelsetabellen, men åtminstone lämnade jag inga frågor som handläggaren kunde ställa igen.
Samma dag som jag mottog bekräftelsen slutförde jag ansökan om stödprogrammet. Det var fyra dagar före sista ansökningsdagen. Efter cirka två månader fick jag meddelande om urval efter dokumentutvärdering och presentationsutvärdering. Bidraget var en del av kostnaden för utrustningen, och resten betalade företaget. Inspektionsutrustningen anlände i början av vintern, och det nya leveransavtalet med livsmedelsföretaget ingicks också vid den tiden.
Vid den sista konsultationen frågade representanten en sak. “Måste vi göra det igen nästa år?”
Ja. Småföretagsbekräftelsen baseras på resultaträkningen för det föregående verksamhetsåret, så den har vanligtvis en giltighetstid till slutet av mars nästa år. Du måste få en ny när varje årsredovisning är klar. Och när aktierna rör sig igen, bör du skapa en ny förteckning varje gång och lägga till datum för utarbetande i filnamnen, sa jag.
Det var en kapitalökning för att komma bort från faderns företags skugga, men i dokumenten var det fortfarande faderns företags dotterbolag. Det var bara en mappskillnad.
8. Administrativt ombuds verksamhetsområde och kontrollista
Små och medelstora företags bekräftelse verkar ha en enkel process, vilket gör att VD:ar ofta ansöker direkt. De flesta beviljas utan problem. Problem uppstår med företag där andra bolag är aktieägare, företag som nyligen genomfört kapitalökning eller aktieöverlåtelser, och företag där aktieboken och bokslut inte stämmer överens. Det är säkrare att kontrollera dessa företag innan ansökan.
Om du befinner dig i någon av dessa situationer, kontrollera följande:
- Har ett annat bolag aktier i vårt företag? Kontrollera om det bolaget är föremål för revision, och deras aktieandel och om de är den största aktieägaren.
- Är datumet för kapitalökning eller aktieöverlåtelse före eller efter slutet av det senaste verksamåret? Bedömningen beror på referensdatumet.
- Stämmer aktieboken, registreringsbeviset och bokslutet överens? Om någon av dessa skiljer sig åt kan det leda till en begäran om komplettering eller avslag.
- Har du kontrollerat bekräftelsedatumet i utlysningen för stödfinansiering? De flesta kräver en giltig bekräftelse vid ansökningsstängningsdatum, och det räcker inte att bara ha en pågående ansökan.
- Har du skrivit in bekräftelsens giltighetstid i din kalender? Du måste få en ny efter bokslutet, vilket gör det lätt att missa en lucka runt slutet av mars.
Hwang Yunsang Administrativt Ombud kontor kontrollerar aktiestrukturen och om det finns relaterade företag i pappersform innan en ansökan om små och medelstora företags bekräftelse lämnas in, granskar anledningar till avslag eller bedömning för att organisera omansökningsdokument, och agerar som ombud för att skriva och lämna in ansökningar om stödfinansiering. Vi hanterar också företagsintyg som är kopplade till stödfinansieringspoäng, som t.ex. bekräftelse av ventureföretag och erkännande av företagsinterna forskningsinstitut. Villkoren och kriterierna varierar beroende på ärendet, så en individuell kontroll är nödvändig.
Detta är en berättelse som skapats för att underlätta förståelsen.
Ett Administrativt Ombud kontor beläget i Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Vi hanterar förvaltningsprövning, tillstånd/anmälningar, utlänningars in- och utresefrågor (visum och uppehållstillstånd), och regelbunden förvaltningshantering. Vi förbereder också företagsintyg som är kopplade till tidsfrister för stödfinansiering, precis som små och medelstora företags bekräftelser. Kontakta oss gärna om du har liknande frågor.
- Adress: 165, Convensia-ro, Yeonsu-gu, Incheon, Posco Tower Songdo 2697
- Telefon: 010-3374-2687
- Webbplats: www.hwangadmin.com
