Ändring av fabriksregistrering i Korea: förfarande och handlingar — Har ni utökat fabriksytan? Ansök inom 2 månader

3-punkts sammanfattning

Om fabriksregistreringsuppgifter (företagsnamn, representant, fabriksyta, yta för biutrymmen, detaljerade verksamheter, etc.) ändras, ska en ansökan om ändringsregistrering lämnas in inom 2 månader från dagen för förändringen. Förseningar eller utelämnanden kan leda till administrativa avgifter.

Även om en hyresgäst i grannlokalen flyttar och du börjar använda det utrymmet, är det en ändringsregistrering av fabriksytan. Du måste matcha dokumenten med den nya utrymmet, byggnadens användningsändamål och den faktiska utrustningsplaceringen.

Om du jämför fältet och dokumenten innan du lämnar in, minskar antalet kompletteringsförfrågningar. Som standard meddelas allmänna ändringar inom 7 dagar efter inlämning, så om du bara lämnar in ansökan inom tidsfristen kan du anpassa schemat för dina kunder.

Innehållsförteckning

Baklänges från dagen då den primära kunden godkände granskningen
Utökad fabrik, oförändrat fabriksregistreringsbevis
2 månader från dagen för förändringen, återstående tid 16 dagar
Ett lagerutrymme kvar på byggnadens användningsändamål
Registreringen av det lämnade företaget finns fortfarande kvar
Lägg till detaljerade verksamheter och rita om tillverkningsprocessen
7 dagar efter inlämning och en ny granskning av den primära kunden
Innehåll och checklistor i det administrativa ombudets kontor

1. Baklänges från dagen då den primära kunden godkände granskningen

Jag är ett administrativt ombud baserat i Songdo, Incheon. Jag introducerar en händelse som jag upplevde när jag hanterade företagstillståndsdokument, från resultatet.

Under den tredje veckan i oktober kom ett kort meddelande från platschefen för ett metallbearbetningsföretag: “Den primära kundens nya produktgranskning har godkänts. Produktionen börjar nästa månad.” Det bifogade fotot visade ett nyligen utfärdat fabriksregistreringsbevis. Siffran i rutan för fabriksbyggnadsyta var annorlunda än för en månad sedan.

För bara en månad sedan hade just det här numret lett till att godkännandet av den nya produkten hade skjutits upp. Fabriken hade redan utökats och maskinerna hade redan installerats. Endast dokumenten var fortfarande gamla.

Att utöka en fabrik slutar oftast med byggnads- och utrustningsfrågor. Ändring av fabriksregistrering är något som följer efteråt och är lätt att missa. Det var fallet även med detta exempel.

2. Utökad fabrik, oförändrat fabriksregistreringsbevis

Det anlitade företaget bearbetade aluminiumfästen för bildelar i en separat fabriksmark i Yeonsu-gu, Incheon. De har 14 anställda. VD:n, som har över 20 års erfarenhet som svarvtekniker, startade företaget och VD:ns dotter har varit platschef i 3 år och ansvarar för att hantera den primära kunden och dokumentationen.

Fabriken hyrde hälften av ett tvåvåningshus. Det andra företaget, som tillverkade möbler av massivt trä, hyrde den andra hälften. I mitten av augusti i år flyttade det företaget till Gyeonggi-provinsen och utrymmet blev ledigt. VD:n pratade med fastighetsägaren och bestämde sig för att använda hela utrymmet och installerade sedan 2 CNC-bearbetningsmaskiner och en komponentrengöringsmaskin som de hade skjutit upp.

Anledningen till att de utökade utrustningen var tydlig. Den primära kunden, en förstklassig leverantör, hade föreslagit en ny produkt för elbilar, och de kunde inte uppfylla leveranstiden med den befintliga utrustningen. Den nya produktens volym motsvarade nästan 30 % av företagets årliga intäkter. VD:n planerade att anställa 2 ytterligare personer för nattskift om de tog emot detta kontrakt.

Under den tredje veckan i september besökte den primära kundens kvalitetsgrupp fabriken för att granska den nya produktens godkännande. Fabriksregistreringsbeviset ingick i granskningsdokumenten. Kvalitetsgruppens representant frågade: “Fabriksytan på beviset och produktionslinjen du ser idag är olika. Är du i färd med att ändra registreringen?”

Platschefen kunde inte svara direkt på den frågan. Den primära kunden “bad dem att lämna in dokumenten igen efter att ha matchat fabriksregistreringsuppgifterna med den aktuella situationen” och lade på godkännandet.

3. Ändringsskada inträffad från och med 2 månader, återstående tid 16 dagar

Först skickade platschefen ett e-postmeddelande. Där bifogades ett intyg om fabriksregistrering, ritningar över byggnaden, befintligt hyresavtal och foton på nyinköpt maskineri. Som vi hade bokat kom direktören och platschefen tillsammans på tisdagen.

Vi bekräftade först datumet. “Lagen om stimulans av industriell koncentration och fabriksupprättande” artikel 16 föreskriver att en ändringsregistrering ska göras om vissa punkter i fabriksregistreringen ändras. Ändringsregistreringar som anges i genomförandeförordningen inkluderar företagets namn, representant, fabriksmarkens yta och fabriksbyggnadens yta (minskning eller ökning på grund av hyresgästens flytt), ytan på stödinrättningar, detaljerade branscher och hyresform. Ansökningstiden är inom 2 månader från dagen då ändringsskadan uppstod. Om man ändrar registrerade uppgifter utan ändringsregistrering kan man bli föremål för en administrativ avgift på högst 2 miljoner won.

Denna firms ändringsskada inträffade när det intilliggande företaget flyttade och de tog över det utrymmet. Genom att jämföra SMS-meddelanden som utbytts med fastighetsägaren och flyttdatumet för det intilliggande företaget, visade det sig att det var någon gång runt den 18 augusti. Konsultationen ägde rum den 2 oktober. Det återstod 16 dagar till tidsfristen.

Direktören sa: “Jag trodde att det räknades från dagen då maskinen installerades.” Eftersom maskinen kom in i början av september trodde han att det fanns lite mer utrymme. Om man planerade utifrån ett senare datum och beräknade, kunde man missa tidsfristen. Jag tog den tidigare dagen, dagen då utrymmet togs över, som referens och planerade schemat baklänges. Målet var att lämna in ansökan den 13 oktober, 5 dagar före tidsfristen. Det var för att lämna utrymme för att kunna svara inom tidsfristen även om en kompletteringsbegäran skulle komma.

4. Ett lagerutrymme kvar på byggnadens register

Nästa morgon åkte vi direkt för att inspektera fabriken. Fabriksregistreringsändringar handlar inte bara om att ändra papper. De ansvariga avdelningarna kontrollerar om ansökan, affärsplanen, tillverkningsprocessen och maskinlistan stämmer överens med den faktiska platsen. Om man inspekterar platsen innan inlämningen minskar risken för kompletteringsbegäran avsevärt.

Vi gick runt på första våningen med byggnadens register i handen. Både det befintliga utrymmet och det nyligen övertagna utrymmet var registrerade som fabrik-yta. Dock var ett litet avsnitt längst in i det nya utrymmet registrerat som lager-yta. Det var där det intilliggande företaget hade staplat möbelmaterial.

Problemet var att en komponentrengöringsmaskin stod i det lagerutrymmet. De hade placerat den där för att det skulle vara lättare att dra rör. Rengöringsmaskinen är en tillverkningsanläggning som ingår i produktionsprocessen. Det fanns en stor risk att det skulle komma en kompletteringsbegäran om man ansökte om fabriksyta för ett lagerutrymme.

Det fanns två alternativ. Antingen ändra lagerutrymmet till fabriksyta, eller flytta rengöringsmaskinen till ett fabriksyta-område. Att ändra användningen skulle ta mer tid och vara svårt att slutföra inom 16 dagar. Jag föreslog att rengöringsmaskinen skulle flyttas till CNC-området som fabriksyta och att endast råmaterial skulle placeras i lagerutrymmet. Rördragningen skulle ta två dagar. Lagerutrymmet delades in i stödinrättningar snarare än tillverkningsanläggningar.

På så sätt blev det tydligt vilken yta som skulle anges i ansökan. Vi skapade en tabell som delade upp fabriksmark, tillverkningsanläggningar och stödinrättningar per våning och avsnitt. Det är för att den ansvarige kommer att titta på “vilka områden som faktiskt används för tillverkningsanläggningar” snarare än att fråga “om hela byggnaden är en fabrik”.

5. Registreringen av det tidigare företaget är fortfarande kvar

På eftermiddagen samma dag som vi besökte platsen, lämnade vi in en förhandsförfrågan till den kommunala fabriksregistreringsavdelningen i Yeonsu-gu. Medan vi förklarade ändringarna och kontrollerade vilka dokument som behövdes, påpekade en handläggare en sak. “Registreringen av ett annat företag för fabriksverksamhet är fortfarande aktiv vid den adressen.”

Möbelföretaget hade flyttat till Gyeonggi-do utan att avsluta sin fabriksregistrering vid den gamla adressen. I datasystemet var fortfarande hälften av bottenvåningen i byggnaden registrerad som den tidigare företagets fabriksområde. Samma utrymme kan inte samtidigt vara registrerat som fabriksområde för två företag. Om vi hade lämnat in ansökan i detta skick, hade den kunnat stoppas på grund av överlappande ytor.

Det var något som det anlitade företaget inte kunde lösa själva. Ansökan om att avsluta den gamla registreringen måste lämnas in av det företaget direkt. Representanten verkade obekväm. De hade haft ett gott förhållande när de var grannar, men det hade inte funnits något behov av att kontakta varandra efter flytten.

Jag fick tag på kontaktuppgifter till det tidigare företagets representant via fastighetsägaren, och chefen för fastighetsförvaltningen ringde först. Jag sammanfattade kortfattat vad som skulle sägas: ① anledningen till att den gamla fabriksregistreringen måste avslutas ② den kommunala avdelningen och de nödvändiga dokumenten ③ att om den inte avslutas, kommer det tidigare företaget att ha en situation där registreringen inte stämmer överens med verkligheten. Det var också en besvärlig situation för det företag som ville registrera sin nya fabrik och fortfarande hade den gamla registreringen kvar.

Det tidigare företagets representant lyssnade på förklaringen och agerade omedelbart. Ansökan om att avsluta den gamla fabriksregistreringen lämnades in tre dagar senare. När personen kom för att stämpla dokumenten, tog han med sig två trästolar som han hade lämnat i hörnet av lagret. Chefen för fastighetsförvaltningen hade använt stolarna i viloplatsen i två månader. Stolarna togs bort och nya stolar kom in i viloplatsen dagen efter.

6. Tillägg av detaljerade branscher och omritning av tillverkningsprocessen

När ytområdesproblemet var löst, var det dags att ta itu med branschen. De detaljerade branscherna i den befintliga fabriksregistreringen var endast tillverkning av bildelskomponenter. Det är lätt att tro att branschen är densamma eftersom de nya produkterna också är bildelskomponenter. Men när man tittade på specifikationerna som beställningsgivaren krävde, planerade företaget att ta emot underleverantörsfräsning från andra företag utöver bildelskomponenter. Detta för att inte låta den nyligen inköpta CNC-fräsen stå oanvänd.

Enligt standardindustriklassificeringen (Korea Standard Industrial Classification, KICS) är de två branscherna i olika underkategorier. Om man börjar med underleverantörsfräsning måste man ändra registreringen igen vid det tillfället. Det var bättre att lägga till de detaljerade branscherna vid denna ändring. För att lägga till en bransch måste man dock först kontrollera om den branschen är tillåten på den aktuella fastigheten. Vi kontrollerade detaljplanen med hjälp av ett intyg om markanvändningsplanering och frågade också den ansvariga avdelningen om möjligheten att lägga till branschen under förhandsförfrågan.

Tillverkningsprocessen ritades om. Den tidigare processen var inkommande råmaterial, skärning, svarvning, inspektion och förpackning. Den faktiska linjen inkluderade CNC-fräsning och rengöring, och rengöringsmaskinen hade nu även flyttats. Vi gick längs linjen med fabrikschefen och kontrollerade processordningen och jämförde modellnummer och antal maskiner i maskinlistan med skyltarna. En svarv på bottenvåningen var ur funktion och skulle säljas, så den togs bort från listan. Om maskinerna som anges i ansökan inte fungerar på plats vid platsinspektionen blir förklaringen lång.

Vi kontrollerade också hanteringen av avloppsvatten från rengöringsmaskinen. Allt rengöringsmedel hämtades av ett entreprenörsföretag, och det fanns ett avtal om entreprenörsmässig hantering. Vi frågade den ansvariga miljöavdelningen om det var föremål för miljörelaterade rapporter och noterade svaret i en rad i affärsplanen.

7. Efter inlämning, 7 dagar, och beställarens omprövning

De inlämnade handlingarna bestod av följande:

Ansökan om ändring av fabriksregistrering: Innehöll uppgifter om ändringar i yta och detaljerade verksamhetsområden.
Affärsplan: Återspeglade ytterligare utrustning, produktionsvaror och metod för hantering av avfallsvätskor.
Tillverkningsprocesschema och lista över maskiner och utrustning: Den senaste versionen, efter att ha jämfört med platsen.
Fabriksplan (planritning): Visade indelning och yta för tillverknings- och stödinfrastruktur.
Ändrat hyresavtal: Specificerade yta och period, inklusive den nya utrymmet.
Fastighetsregisterutdrag: För att verifiera användningen av varje område.

Hyresavtalet behövde också justeras. Representanten och fastighetsägaren hade bara lovat användning av det nya utrymmet muntligt och behållit den ursprungliga ytan i det befintliga avtalet. Utan skriftlig bekräftelse på rätten att använda det nya utrymmet skulle det vara svårt att få den ytan erkänd som fabriksyta. Vi begärde ett ändrat avtal från fastighetsägaren som återspeglade ytan och hyran, och fick det på två dagar.

Inlämningen slutfördes en dag tidigare än planerat, den 12 oktober. Som en allmän princip ska resultat av ändringsregistrering meddelas inom 7 dagar från och med dagen då ansökan mottagits. Om det finns åtgärder som hanteras parallellt, kan det ta fram till den 20:e. I detta fall fanns inga sådana åtgärder.

Den ansvariga avdelningen kom för en platsinspektion. De jämförde ritningen med den faktiska platsen, maskinlistan och namnskyltarna, och bekräftade att lagret endast innehöll råmaterial. Det fanns inga kompletteringsbegäran. Ändringsregistreringen slutfördes 5 dagar efter inlämningen, och teamledaren utfärdade ett nytt fabriksregistreringsintyg och skickade det till beställaren.

Beställarens omprövning avslutades med enbart granskning av handlingarna. Det meddelande som nämns i kapitel 1 kom samma dag.

8. Innehåll i administrativa ombudets arbete och kontrollista

Ändring av fabriksregistrering är en procedur som ofta följer efter stora händelser som investeringar i utrustning eller flytt. För företag är det lätt att skjuta upp den eftersom byggnation och tidsplaner har prioritet. Det är vanligt att man först upptäcker att handlingar och plats inte stämmer när man behöver ett fabriksregistreringsintyg för exempelvis beställarens granskning, ansökan om statligt stöd eller anbudsregistrering.

Om detta är fallet, kontrollera följande:

Har fabriksytan ökat eller minskat? Även om man har utökat ytan genom att en tidigare hyresgäst har flyttat, krävs en ändringsregistrering. Tidsfristen är 2 månader från och med dagen då man tog över utrymmet.
Har företagsnamnet eller den behöriga representanten ändrats? Även om man har registrerat en ändring i företagsregistret, måste fabriksregistreringen ändras separat.
Har du verifierat användningen av fastighetsregistret för det nya utrymmet? Om en tillverkningsanläggning finns i ett lager- eller närliggande verksamhetsområde, kan en kompletteringsbegäran komma.
Finns det fortfarande en fabriksregistrering från ett tidigare företag på samma adress? Att kontrollera detta under en förfrågan till avdelningen kan förhindra att behandlingen stoppas efter inlämningen.
Har du inkluderat framtida verksamhetsområden? Om du planerar att lägga till detaljerade verksamhetsområden, är det effektivare att kontrollera möjligheten till placering och ansöka om ändringen samtidigt.

Advokatbyrån Hwang Yunsang hjälper till med att upprätta och lämna in ansökningar om fabriksgodkännande, fabriksregistrering och ändringsregistrering, samt affärsplaner och tillverkningsprocesser. Innan inlämningen jämför vi handlingar, maskinlistor och fabriksplaner med den faktiska fabriken för att identifiera eventuella kompletteringar, och vi hanterar även förfrågningar till avdelningen och svar på kompletteringsbegäran. Krav och behandlingsmetoder varierar beroende på region och fall, så en individuell kontroll är nödvändig.

En enda siffra för fabriksytan var det som höll fast vid ett nytt kontrakt. Under den första veckan i november anställde fabriken två nya personer till nattskiftet.

Detta är en berättelse som har konstruerats för att underlätta förståelsen.