3-punkts sammanfattning
- Innovationprodukt-utnämningen är en startpunkt. Upphandlingsorgan granskar informationen och bilagor som finns på innovationsmarknaden och bestämmer internt om de ska genomföra en pilotanvändning eller köp. Om denna information saknas är det svårt att bli vald, även om produkten är utnämnd.
- 4 dokument att förbereda innan efterfrågan: ① Utnämningsdokument och marknadsregistreringsinformation (modellnamn, utnämningens omfattning) ska stämma ② Prisberäkningsunderlag ③ Installationsvillkor och tillgänglig leveranskvantitet ④ Underhålls- och eftervårdsintyg.
- Tidsfrist: Tidsplanen för efterfrågan varierar varje år och för varje utlysning. Det är ofta för sent att göra ändringar efter att utlysningen har publicerats, så det är säkrare att kontrollera marknadsinformationen 2-3 veckor innan utlysningen.
Innehållsförteckning
- Förändringar i upphandlingsförfrågningar när oktober närmar sig
- Anledningen till att det inte fanns några beställningar trots utnämning i 3 månader
- Hur innovationprodukt-utnämning och efterfrågan hänger ihop
- 4 förberedande dokument att ta hand om innan efterfrågan
- En rad om hur utnämnings- och marknadsinformationen inte stämmer
- Material omskrivet så att ansvarsfulla vid upphandlingsorgan kan godkänna det
- Ansökningsdeadline och resultatet därefter
- Innehåll och praktisk kontrollista för administrativt ombuds kontorsarbete
1. Förändringar i upphandlingsförfrågningar när oktober närmar sig
Jag är ett administrativt ombud med kontor i Songdo, Incheon. Jag ska berätta om en händelse jag stötte på under mitt arbete.
Mot slutet av september börjar karaktären på upphandlingsrelaterade förfrågningar att förändras något. På våren och sommaren kommer det många nybörjarfrågor som “Hur registrerar man sig på nationella upphandlingsmarknaden?” och “När får man en direktproduktionstilläggning?”. När hösten kommer ökar antalet frågor som “Varför har jag inte fått någon kontakt än, trots att jag är utnämnd?”. Detta sammanfaller med tiden då offentliga organ fastställer nästa års budget och pilotanvändningsplaner.
E-postmeddelandet jag fick under den tredje veckan i september samma år innehöll också detta. Det var ett företag med nio anställda i sydöstra industriområdet i Incheon, som tillverkar elektronisk utrustning. VD:n var en kvinna i slutet av 30-årsåldern som hade lämnat ett forskningslabb på ett stort företag för att starta ett företag för 5 år sedan, efter att ha designat sensorer. Huvudprodukten var översvämningssensorer som installeras i underjordiska tunnlar och strandpromenader. Utrustningen skickar en signal till en administratör när vattnet når en viss nivå och tänds ett varningsljus på plats.
Företaget hade förfinat produkten i 3 år genom ett statligt forsknings- och utvecklingsprojekt och utnämndes till en innovationprodukt i juni samma år. En del av de medel som mottagits under projektperioden var ett lån, och återbetalningen skulle börja i vintras. Med tanke på de nio anställdas löner, var tidpunkten för den första offentliga leveransen efter utnämningen avgörande för företagets övergripande schema.
Den sista raden i e-postmeddelandet var kort. “Jag trodde att ett organ skulle kontakta mig när jag var utnämnd. Jag har inte fått en enda order på 3 månader.”
2. Anledningen till att det inte fanns några beställningar trots att ett avtal hade erhållits under 3 månader
På den bokade torsdagen eftermiddag hade chefen skrivit ut kopior av avtalet, skärmdumpar från innovationsmarknaden och e-postmeddelanden till de lokala myndighetsansvariga som hade varit i kontakt med dem.
Det var tre institutioner som visade intresse efter den kraftiga sommarregnet. Två var kommunens katastrofberedskapsavdelningar och en var en industripark som hanterade allmänna anläggningar. Alla tre sa att de hade haft en bra reaktion i det första samtalet. Men svaren som kom tillbaka några veckor senare var liknande.
- “Det är svårt att skicka in för beslut eftersom det saknas underlag för intern granskning.”
- “Det är inte möjligt att ta reda på om priset på marknaden inkluderar installationskostnader.”
- “Vi kommer att se det igen vid efterfråganundersökningen i oktober.”
Chefen tog dessa svar som ett avslag. Jag såg det annorlunda när jag läste e-postmeddelandena. Ingen av de tre myndigheterna hade sagt att de inte gillade produkten. Det var ett meddelande om att det saknades underlag för att fatta ett beslut.
En tjänstemän vid offentliga myndigheter köper inte produkten direkt, utan är den som måste förklara skriftligen varför den här produkten ska användas till det här priset för att få ett beslut. Innovationsprodukter har en annan köpväg än vanliga upphandlingar, men för att använda den vägen måste den ansvariga tjänstemannen ha stödjande dokument. Marknadsskärmen klarade inte den rollen.
Den dagen sa jag till chefen att jag skulle kontrollera tre saker först: produktens omfattning som anges i avtalet, informationen som registrerats på marknaden och tidpunkten för den kommande efterfråganundersökningen i höst.
3. Hur hänger innovationproduktgodkännande och efterfrågeundersökning ihop?
Här ska vi ta upp en vanlig missuppfattning. Många tror att när en produkt godkänns som en innovationprodukt så säljer Upphandlingsmyndigheten den automatiskt. Godkännandet öppnar bara dörren för att offentliga institutioner kan köpa produkten via innovationsproduktköpvägen. Det innebär inte att institutionerna automatiskt kommer in.
Innovationsproduktprocessen går vanligtvis genom fyra steg.
- Utmärkning: Regeringens forsknings- och utvecklingsresultat, upphandling av innovativa produkter från Public Procurement Service, teknikutvecklingsprodukter osv. utses till innovativa produkter i enlighet med kraven för varje väg. Utmärkningstyperna har olika giltighetstid och krav.
- Registrering på innovationsmarknaden: Informationen om den utmärkta produkten publiceras på innovationsmarknaden. Ansvariga för det efterfrågande organet granskar främst denna skärm och bifogande dokument för att jämföra produkter.
- Efterfrågeundersökning: En procedur för att ta emot ansökningar från organ om vilka innovativa produkter de vill testa finns under en bestämd period. Organ måste välja vår produkt under denna period för att gå vidare till nästa steg.
- Matchning och inköp: Efter ansökan och granskning av det efterfrågande organet fastställs ett testorgan, följt av leverans, användning och utvärdering av användningsresultaten.
Denna klient trodde att han hade slutfört steg 1 och att steg 2 var klar. I själva verket var steg 2 bara halvvägs klar och schemat för steg 3 närmade sig.
Tidsperioden för efterfrågeundersökningen varierar varje år och för varje projekt. I detta fall bekräftades en utlysning som började ta emot ansökningar från det efterfrågande organet mitt i oktober och var öppen i cirka 3 veckor. Personalen på det efterfrågande organet måste slutföra den interna godkännandeprocessen inom denna tidsram, så företagets material måste vara förberedda tidigare. Det återstår ungefär 3 veckor.
Grunden för stöd för inköp av innovativa produkter finns i “Lagen om upphandlingsverksamhet” och relaterade föreskrifter, och detaljerade kriterier ändras ofta. Individuell verifiering är nödvändig för varje fall.
4. Förberedelser inför efterfrågeundersökningen – 4 dokument
Efter att ha jämfört marknadsplatsinformationen med e-postinnehållet, delades de material som skulle kompletteras i år upp i fyra grupper. Kriteriet var att de skulle vara i ett format som myndighetsansvariga kan bifoga till beslutsdokument.
① Kontrollera överensstämmelse mellan beställningsdokument och marknadsplatsregistrering
- Kontrollera om modellnamn, specifikationer och komponenter matchar formuleringen i beställningsdokumentet
- Kontrollera om varor utanför det angivna området är inkluderade
② Prisberäkningsunderlag
- Visa enskilda priser för chassi, installation, kommunikation och underhåll
- Ge belägg för att kunna förklara genom att jämföra med privata leveranser eller offerter
③ Installationsvillkor och tillgänglig leveranskvantitet
- Krav på ström- och kommunikationsmiljö, krav beroende på installationsplats
- Månadsvis tillgänglig produktionskvantitet och leveranstid
④ Underhålls- och eftervårdskontroll
- Fria garantiperioder, svarstid vid fel, reservdelsförsörjningsperiod
- Metod för att verifiera prestanda under provperioden
Alla fyra är inte nya dokument, utan snarare ett arbete med att samla ihop befintlig information inom företaget i den ordning som myndigheten kommer att läsa den. Dock uppstod ett oväntat problem i ①.
5. En rad där specificeringsdokument och marknadsplatsinformation inte stämmer överens
Jag läste igenom specificeringsdokumentet rad för rad och stannade vid rutan för produktomfattning. Det som var specificerat var “huvuddel för vattennivåsensor och administrationsprogramvara”. Men i marknadsplatsens produktbilder och beskrivningar ingick även en automatisk ingångshinderlarm för tunnelbanuegångar som en uppsättning, och endast ett pris för hela uppsättningen var angivet.
Jag frågade chefen. Var ingångshinderlarmet en produkt från ett forsknings- och utvecklingsprojekt? Svaret var nej. Hindret var en utrustning som importerades från en samarbetspartner och bara integrerades, och det var lättare att förstå om det visades som en uppsättning när marknadsföringsmaterial skapades, så det lades till tillsammans.
Detta var en av anledningarna till att myndighetsansvariga tvekade. Förvärvsvägen för innovativa produkter är öppen för specificerade produkter. Det är svårt för ansvarig att avgöra hur mycket av en uppsättning med en blandad utrustning utanför den specificerade omfattningen som ska betraktas som en innovativ produkt och godkännas. Ansvarig undvek en struktur som kunde bli ett problem vid revision.
En annan sak var modellnamnet. I testresultaten och specificeringsdokumentet stod produktens prototypnamn vid den tiden, och i marknadsplatsen och katalogen stod det säljnamn som lades till efter lanseringen. Företaget vet att det är samma produkt, men en ansvarig som ser den för första gången vet det inte.
Vi bestämde oss för tre riktningar.
- Ändra marknadsplatsinformationen med fokus på sensorns huvuddel och programvara, och ange ingångshinderlarmet som “kompatibel utrustning” för att tydliggöra att det är en separat köpbar vara.
- Skapa en jämförelsetabell för modellnamn som visar att prototypnamnet och säljnamnet är samma produkt, och bifoga ett företagsintyg om att kretsuppbyggnaden och firmware-versionen är desamma.
- Ställ skriftligen en fråga till den relevanta avdelningen på Upphandlingsmyndigheten om ändring av marknadsplatsinformationen motsvarar en ändring av specificeringen. Vi valde en metod som lämnar en registrering eftersom telefonsvar kan variera från person till person.
Svaret på förfrågan kom 6 dagar senare. Det stod att korrigering av registreringsinformation inom det angivna området kunde behandlas som en informationsändring, och att en separat procedur skulle krävas för att utvidga det angivna området. Tack vare detta svar blev omfattningen av vad som behövde korrigeras tydlig.
6. Uppgifter omskrivna så att den ansvariga vid myndigheten kan godkänna dem
Följande är en prisuppgift. Den tidigare marknadspriset hade bara en kostnad per set och det stod inte om det inkluderade installationskostnader och kommunikationskostnader. Det var därför den ansvariga sa att “det är inte möjligt att veta om det inkluderar installationskostnader”.
Jag tog fram elva offerter för leveranser till privata platser under de senaste två åren tillsammans med företagets redovisningsansvarige. Av dessa valde vi fem som hade en installationsmiljö som liknade offentliga anläggningar och skrev om dem i fyra kategorier: huvudkropp, installation, kommunikation, underhåll. När vi tog medelvärdet och jämförde det med marknadspriset, fanns det inte stor skillnad i priset på huvudkroppen. Anledningen till att den ansvariga tyckte att det var dyrt var att strömbrytaren och installationskostnaderna var blandade i ett enda nummer.
Installationsvillkoren skapades främst baserat på bilder från platsen. De delades in i två typer: tunnelbanetyp och flodpromenadtyp, och metoder för att säkra strömförsörjning, kommunikationsmetoder och den tid det tar att installera organiserades för varje typ. Den ansvariga skulle kunna läsa den och tänka på platsen.
Den tisdagen den veckan tog VD:n med sig en demonstrationssensor till kontoret. När vi förklarade installationshöjden doppade vi försiktigt sensorns ände i ett glas vatten på bordet, och just då tändes varningslamporna och jag fick ett varningsmeddelande på min mobiltelefon. Personen i det intilliggande kontoret knackade på dörren och frågade vad som hade hänt. VD:n log och sa: “Jag tror att det här bevisar responshastigheten”, och den skärmen med meddelandet togs faktiskt med som ett exempel på ett meddelande i den preliminära demonstrationsplanen.
Slutligen bifogas ett utkast till demonstrationsplan. Detta är ett dokument som föreslår vilka indikatorer myndigheten bör använda för att verifiera prestandan när den ansöker om en demonstration, till exempel detekteringsnoggrannhet och larmöverföringstid, och antalet fel. Om den ansvariga inte behöver skapa kriterier från början kommer godkännandeprocessen att påskyndas.
7. Ansökningsdeadline och dess resultat
Ändringar i marknadsplatsinformationen återspeglades 9 dagar före början av efterfrågeundersökningen. Representanten skapade en PDF-fil som kombinerade det uppdaterade gränssnittet och fyra dokumentpaket och skickade den igen till kontaktpersonerna på de tre institutionerna som han kontaktade under sommaren. Denna gång var det ett e-postmeddelande som beskrev vilka delar som hade ändrats i tre rader, tillsammans med schemat för efterfrågeundersökningen, istället för “vänligen granska”.
Resultaten varierade mellan institutionerna.
- En distriktskontor meddelade att de hade skickat in en ansökan om pilotanvändning under den andra veckan av efterfrågeundersökningsperioden.
- Företaget meddelade att de hade slutfört den interna granskningen, men att de skulle ansöka vid nästa års efterfrågeundersökning på grund av att andra projekt och budgetar sammanföll i år.
- Det andra distriktskontoret ansökte inte den här gången eftersom samordningen av installationsplatsen inte hade slutförts.
Man kan tycka att en är lite få. Men för det företaget som inte hade haft någon ansökan på 3 månader var det den första ansökan till en offentlig institution. Senare, i slutet av det året, fick man nyheten att de matchats med en pilotanvändningsinstitution efter en granskning. Installationen skulle ske innan sommarregnet nästa år, och representanten justerade produktionsplanen i enlighet med detta schema.
När man ser tillbaka var det att noggrant läsa en enda klausul i ett tilldelningsdokument som löste problemet, snarare än de nya dokumenten. Genom att ta bort utrustning utanför det angivna området klargjordes priserna, och när priserna klargjordes kunde kontaktpersonen skriva det slutgiltiga godkännandedokumentet. Att skicka in förbrukningsvaror handlar inte om att skicka in många, utan om att se till att de inte motsäger varandra.
8. Administrativt ombuds kontors arbetsuppgifter och praktisk checklista
När det gäller uppgifter relaterade till innovativa produkter eller offentlig upphandling utför Hwang Yunsang Administrativt Ombud kontor följande uppgifter:
- Granskning och jämförelse av överensstämmelse mellan intyg för innovativa produkter och registreringsinformation för innovativa marknadsplatser, samt testresultat, och utarbetande av jämförelsetabell
- Utarbetande av inlämningsdokument såsom motivering för prissättning, installationsvillkor, underhållsbekräftelse och plan för pilotanvändning
- Utarbetande av skriftliga förfrågningar till Upphandlingsmyndigheten och efterfrågande institutioner, och granskning av svar
- Utarbetande och inlämning av dokument för registrering av deltagarlegitimation för konkurrenskraftiga upphandlingar på nationella marknadsplatsen, ansökan om direktproduktionsbekräftelse, etc.
Om du har fått en utnämning som innovativ produkt, men det inte finns någon respons från offentliga institutioner, vänligen kontrollera följande punkter.
- Är produktomfattningen i det auktoriserade dokumentet densamma som komponenterna som listas på marknadsplatsen?
- Är modellnamnen i testresultat, det auktoriserade dokumentet och katalogen desamma? Om inte, finns det en jämförelsetabell?
- Har installationskostnader, kommunikationskostnader och underhållskostnader delats upp och angivits i marknadsplatspriset?
- Har den efterfrågande myndigheten i förväg föreslagit demonstrationsmätvärden för att verifiera prestandan?
- Har du kontrollerat tidplanen för efterfrågeundersökningen i år och förberett materialet 2-3 veckor i förväg?
Om du i Incheon·Songdo brottas med frågor om upphandling eller innovativa produkter, rekommenderar vi att du förbereder dokumenten innan annonsen kommer ut.
Detta är en berättelse som har skapats för att underlätta förståelsen.
Detta är ett administrativt ombudskontor beläget i Incheon Songdo (POSCO Tower Songdo). Vi hanterar förvaltningsprövning, tillstånd/anmälan, utländsk in- och utresa (visum och uppehållstillstånd), registreringsdokument för offentlig upphandling och regelbunden förvaltningshantering. Vi undersöker också marknadsplatsinformation och förberedande dokument för efterfrågeundersökningar efter godkännande av innovativa produkter. Kontakta oss gärna om du har liknande frågor.
- Adress: Incheon Yeonsu-gu, Convensea-daero 165, POSCO Tower Songdo 2697
- Telefon: 010-3374-2687
- Webbplats: www.hwangadmin.com
