[Allmänna handlingar] Fullmakt för ombud för inlämnande av dokument för utlandssittande personer och metod för intyg om personlig signatur/sigill – Intyg om personlig signatur kan inte utfärdas via ombud

3-raders sammanfattning

• Det finns dokument som familjemedlemmar i hemlandet inte kan hämta ut åt personer som befinner sig utomlands. Ett intyg om personlig signatur kan endast utfärdas av personen själv, och för att hämta ut ett intyg om sigill (In-gam) via ombud krävs ett fullmaktshandling som har bekräftats av en utlandsmyndighet.
• Inlämningsordning: Kontrollera de dokument som krävs i meddelandet → Personer som vistas utomlands får fullmakt/samtycke bekräftat av en utlandsmyndighet → Ombud i hemlandet hämtar ut intyg om sigill → Inlämning av ansökan → Komplettering med originalhandlingar.
• Tidsfrist: För stödfonder gäller sista ansökningsdag som kriterium. Eftersom internationell post tar cirka 2 veckor, bör man boka tid hos utlandsmyndigheten 3–4 veckor före deadline.

Innehållsförteckning

1. Varför kom ett samtyckesformulär tillbaka två gånger?
2. Det tomma huset i Ganghwa och systern i Ho Chi Minh
3. Intyg om personlig signatur kan inte utfärdas via ombud
4. Att få ut intyg om sigill med en fullmakt bekräftad av en utlandsmyndighet
5. Skillnaden mellan byggnadsregistret och den faktiska byggnaden
6. Inlämning före deadline och komplettering med originalhandlingar
7. Från rivning till anmälan om upphörd byggnad
8. Checklista för dokumentinlämning för personer som vistas utomlands

1. Varför kom ett samtyckesformulär tillbaka två gånger?

Varför skickades samma samtyckesformulär tillbaka från kommunhuset två gånger? Formuläret var korrekt, signaturen fanns där och fältet för sökande var ifyllt utan undantag.

Jag är ett administrativt ombud med kontor i Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Jag vill dela med mig av en händelse jag stötte på i mitt arbete. Att upprätta och lämna in dokument till administrativa myndigheter är en grundläggande uppgift för ett administrativt ombud enligt artikel 2 i “Lagen om administrativa ombud”. Bland annat har antalet förfrågningar ökat på sistone gällande fall där familjemedlemmar som befinner sig utomlands behöver lämna in dokument till myndigheter i hemlandet. Själva dokumenten är inte svåra. Det svåra är vem som ska få signaturen och beviset, var det ska göras och på vilket sätt.

Det var samma sak med samtyckesformuläret i denna berättelse. Innehållet var inte problemet. Anledningen till att det skickades tillbaka låg i det intyg som skulle ha bifogats samtyckesformuläret.

2. Det tomma huset i Ganghwa och systern i Ho Chi Minh

Klienten var en man i början av 30-årsåldern som bodde i Namdong-gu, Incheon. Han arbetade på ett logistikföretag och besökte sin mormors hus på Ganghwa-do varje helg. Efter att mormorn gått bort ärvde hans far huset, och när även fadern gick bort för tre år sedan, ärvde klienten och hans syster huset och marken var och en med hälften. Lagfarten hade redan registrerats vid den tidpunkten.

Huset hade stått tomt i över 10 år. Takpannorna av skiffer hade spruckit, och vid varje regnperiod rann jord ner mot grannens mur. Grannarna hade lämnat in flera klagomål, och distriktskontoret meddelade att det fanns ett meddelande om stödprogram för sanering (rivning) av tomma hus, och uppmanade dem att ansöka. En betydande del av rivningskostnaderna kunde täckas av stödet. Om de skulle riva huset utan stöd, skulle det kosta en betydande summa av det bröllopskapital som klienten hade sparat under nästan ett år.

Problemet var systern. Systern arbetade som utlandssvensk (expat) vid ett koreanskt företags lokala dotterbolag i Ho Chi Minh, Vietnam, och hennes nästa hemresa var planerad till nyårshelgen. Ansökningsperioden gick ut i slutet av oktober.

Klienten försökte lösa det på egen hand. Han hämtade blanketterna från distriktskontoret och skickade dem till systern via e-post, och systern skannade och skickade tillbaka det signerade samtycket. Klienten tog med sig den utskrivna kopian till distriktskontoret.

3. Personlig signaturverifiering kan inte utfärdas genom ombud

Svaret från tjänstemannen på kommunhuset var enkelt. Enligt meddelandet krävdes originalet på samtycke från samtliga byggnadsägare samt ägarens personliga sigillintyg eller personliga signaturverifiering. En inskannad utskrift räknades inte som original, och intyget saknades också.

Klienten försökte gå till medborgarkontoret nästa dag för att skaffa sin systers personliga signaturverifiering. Hen tänkte att det skulle gå eftersom de var familj. Men personlig signaturverifiering är ett dokument som endast kan utfärdas om personen själv närvarar personligen. Det är ursprungligen inte möjligt att få det utfärdat via ombud. Även sigillintyg kan utfärdas via ombud, men då krävs ett fullmaktsbrev undertecknat av personen själv, och om personen befinner sig utomlands måste denna fullmakt bekräftas av en utlandsmyndighet.

Vid det andra besöket på kommunhuset hade klienten med sig originalet på samtycket som systern skickat med internationellt post. Denna gång var det ett original, men intyget saknades fortfarande. Samtycket skickades tillbaka.

Klienten bokade en konsultation på kontoret samma fredag. Eftersom hen i förväg hade skickat meddelandet och foton på det avvisade samtycket via e-post, kunde vi ungefär se vad som saknades innan vi träffades. Det återstod 23 dagar till ansökningsstoppet.

4. Hur man får ett intyg om personlig signatur med en fullmakt bekräftad av en utlandsmyndighet

Först bestämde jag vilken metod som skulle användas för att få dokumenten. Det fanns två sätt för min syster att använda dem utan att behöva återvända till landet.

1. Metod för att få ett fullmaktshandling för utställning av personligt sigillintyg (In-gam) bekräftat av en utlandsmyndighet och skickat, så att klienten i hemlandet kan ansöka om sigillintyg i sin systers namn som ombud
2. Metod för att få själva samtyckesformuläret bekräftat (notariserat) av en utlandsmyndighet och skickat

Den andra metoden verkade enklare, men i meddelandet stod det inget om att ett samtyckesformulär bekräftat av en utlandsmyndighet skulle accepteras istället för ett sigillintyg. När jag ringde den ansvarige fick jag svaret “det bör gå”. Jag kunde inte agera på ett “borde” när det rörde sig om ett arbete med en deadline. Därför bestämde jag mig för att använda den första metoden som grund, och för den andra metoden skulle jag vänta på ett skriftligt svar från kommunen. Jag skickade en förfrågan till kommunen och frågade skriftligen om “ett samtyckesformulär bekräftat av en utlandsmyndighet kan ersätta kravet på bifogat sigillintyg”. Anledningen till att jag frågar skriftligen är att det kan användas som bevis om den ansvarige byts ut eller om man får olika besked vid receptionen.

Jag sammanställde vad systern behövde göra på ett ark och skickade till henne.

• Boka besök vid generalkonsulatet i Ho Chi Minh-staden (onlinebokning, ta med pass)
• Upprätta fullmakt för utställning av sigillintyg och få konsulär bekräftelse. Ange mottagarens (klientens) namn, personnummer och syftet med sigillintyget noggrant.
• Se till att även få konsulär bekräftelse på samtyckesformuläret samma dag (som en reserv för att använda beroende på kommunens svar).
• Skicka de två dokumenten med internationell expresspost till klientens adress.

Jag kontrollerade även en sak till. Min syster hade redan registrerat sitt personliga sigill innan hon reste utomlands. Om sigillet inte hade varit registrerat, hade hon först behövt registrera det via utlandsmyndigheten, vilket skulle ha tagit ännu mer tid. Det första man måste fråga om gällande dokument för personer bosatta utomlands är om ett personligt sigill redan är registrerat i hemlandet.

Min syster besökte generalkonsulatet tisdag morgon, vilket var den tidigaste tillgängliga bokningen, och dokumenten anlände fredagen samma vecka. Klienten hämtade ut sin systers sigillintyg på närmaste medborgarkontor följande måndag.

5. Skillnaden mellan byggnadsregistret och den faktiska byggnaden

Medan signaturen löstes upp uppstod ett annat problem. I ansökan om stödförfarandet fanns det ett fält där man skulle ange arean för den byggnad som skulle rivas. I byggnadsregistret stod endast ett bostadshus med en area på 52㎡ registrerat. Men på de platsfoton som klienten skickade fanns det ett förråd byggt av block och en utedass bredvid bostadshuset.

Klienten hade tänkt skriva att även förrådet skulle rivas. Om man skrev så fanns det en stor risk för krav på komplettering, eftersom den ansökta arean inte skulle stämma överens med arean i registret. Det gick inte att avgöra enbart genom utlysningen om tillhörande byggnader som inte finns med i registret kunde inkluderas i stödomfånget.

I ansökan angav vi endast bostadshuset på 52㎡ baserat på registret. Istället bifogade vi 6 platsfoton och en platsskiss som ett separat blad för att klargöra att förrådet och toaletten, som inte finns med i registret, befinner sig på samma tomt, samt bad om en granskning av om de omfattas av stödet. Genom att först lämna fram material som kommunen kan använda för sitt beslut, påverkas inte själva ansökan även om andra uppgifter skulle framkomma vid platsbesöket.

Vid den tiden kom klienten förbi kontoret med en påse persimoner som hon plockat från persimonträdet i sin mormors trädgård. Jag sa åt henne att de inte var helt mogna än, så att hon skulle lägga dem i fönstret i ungefär en vecka innan hon åt dem. Vi åt dem faktiskt en vecka senare, och de var ganska söta.

6. Inlämning före deadline och komplettering av originalhandlingar

Svaret från distriktskontoret kom 9 dagar före deadline. Det innehöll information om att även samtyckesformulär som verifierats av en utlandsmyndighet accepteras. Eftersom vi redan hade fått tag i intyg om personlig signatur (inkam), bestämde vi oss för att lämna in båda. Det är bättre att ha för många dokument än för få.

Vi sammanställde de inlämnade dokumenten enligt följande:

Inlämningen slutfördes 7 dagar före deadline. På inlämningsdagen bad handläggaren om ett nytt utdrag från fastighetsmatrikeln, eftersom det gamla var för gammalt. Eftersom klienten hade hämtat ut det när hen först besökte distriktskontoret, hade datumet gått ut. Jag hämtade ett nytt direkt på plats via en automat för myndighetshandlingar och bytte ut det. Ju längre tid det går från det att man först samlar in dokumenten, desto större är risken för sådana situationer. Vid ansökningar med en deadline är det bra att först kontrollera kriterierna för utfärdandedatum i meddelandet.

7. Från rivning till anmälan om byggnadsutplåning

Urvalet meddelades i mitten av november. Huset kvalificerade sig för stöd, och efter en platsbesiktning inkluderades även förrådet och toaletten i samma arbetsomfång. De foton och kartor som skickats in som bilagor användes som underlag vid platsbesiktningen.

Rivningen avslutades i början av december. Det som återstod var anmälan om byggnadsutplåning. Enligt artikel 34 i lagen om byggnadshantering (건축물관리법) ska byggnadens förvaltare lämna in en anmälan om utplåning inom 30 dagar från det datum då byggnaden upphörde att existera. Detta är proceduren för att ta bort byggnaden ur byggnadsregistret. Enligt undantaget i samma artikel anses en anmälan om utplåning vara gjord om en anmälan om färdigställande av rivningsarbete har lämnats in efter en total rivning, men eftersom rivningen skett genom ett stödförfarande behövde vi separat kontrollera om även anmälan om utplåning hade gjorts automatiskt. För denna anmälan krävdes även fullmakt från de två gemensamma ägarna, men eftersom jag inkluderat även anmälan om utplåning efter rivningen i den ursprungliga fullmakten från systern, behövde vi inte skicka dokument fram och tillbaka till utlandet igen.

När det gäller personer som vistas utomlands tar det två veckor varje gång ett dokument korsar havet. Om man inkluderar även de framtida nödvändiga procedurerna i fullmaktens omfattning när man först tar emot en fullmakt, kan man minska antalet resor för dokumenten.

Systern, som återvände till landet under nyårshelgen, berättade att hon såg den tomma tomten där endast persikoträdet stod kvar. Klienten berättade att hen planerar att anlägga en liten köksträdgård på den marken under våren.

8. Checklista för dokumentinlämning för personer bosatta utomlands

Om du måste lämna in dokument till en inhemsk myndighet tillsammans med en familjemedlem som befinner sig utomlands, kontrollera följande först:

1. Hur inlagan/meddelandet beskriver de dokument som ska lämnas in, såsom intyg om sigill (inkam), intyg om personlig signatur eller krav på originalhandlingar.
2. Om personen som bor utomlands har registrerat sitt sigill i landet (om inte, måste registrering av sigill via en utlandsmyndighet göras först).
3. Beräkna baklänges från sista datumet genom att addera dagen för bokning hos utlandsmyndigheten och tiden för internationell post.
4. Om fullmakten inkluderar omfattningen för efterföljande procedurer (registrering, komplettering, mottagande).
5. Om det finns ett krav på utfärdandedatum för varje dokument.

Eftersom krav och godkända dokument varierar beroende på myndighet och verksamhet, krävs en individuell kontroll för varje enskilt ärende.

Detta är en sammanställning skapad för att underlätta förståelsen.

Detta är ett kontor för administrativt ombud beläget i Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Vi hanterar förvaltningsprövning, ombud för tillstånd/anmälan, utlänningsärenden (visum/uppehållstillstånd) samt löpande administrativ hantering. Hwang Yunsangs kontor för administrativt ombud vägleder vid förberedelse av fullmakter för ägare/sökande som befinner sig utomlands, samt utför tjänster för dokumentförberedelse och inlämning av ansökningar och bilagor till myndigheter. Om ni befinner er i en liknande situation, tveka inte att kontakta oss.

━━━━━━━━━━ Hwang Yunsangs kontor för administrativt ombud 📍 Incheon Yeonsu-gu, Convensia-daero 165, POSCO Tower Songdo, rum 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com ━━━━━━━━━━