3-punkts sammanfattning
- CCTV-bilder som visar mitt utseende eller min bil är min personliga information som informationsägare, och jag kan, enligt personuppgiftslagen artikel 35, kräva att få ta del av dem från en personuppgiftsansvarig som fastighetsförvaltningen.
- Den personuppgiftsansvarige måste inom 10 dagar från mottagandet tillåta insyn eller, om han/hon förlänger eller avvisar, skicka ett skriftligt meddelande med anledning av avvisningen och hur man kan överklaga. Som utgångspunkt ska delvis insyn tillåtas, där de delar som visar andra personer maskeras.
- Om man bara avvisar muntligt eller om det inte finns något svar efter 10 dagar kan man anmäla ett intrång till personuppgiftsintrångscentret (riksnummer 118). Det är viktigt att notera en förvaringsbegäran tillsammans med begäran om insyn, eftersom videons förvaringstid är kort.
Innehållsförteckning
- Dagen då det återstod 21 dagar till videons förvaringstid
- Betydelsen av orden “Det är personuppgifter, så det går inte”
- Fem saker att skriva i begäran om insyn
- Meddelandet som inte kom efter 10 dagar
- Anmälan som lämnades in till personuppgiftsintrångscentret
- 6 minuters video bakom maskeringen
- Saker att kontrollera vid avslag på begäran om insyn
- Innehåll i arbetet på administrativt ombuds kontor
1. Dagen då det återstod 21 dagar till videons förvaringstid
Videoförvaringstiden som anges i fastighetsförvaltningens riktlinjer för CCTV-drift var 30 dagar. Dagen som den sökande skickade sitt första e-postmeddelande var den 9:e dagen efter olyckan. Den återstående tiden var 21 dagar. Om videon inte kunde ses inom den tiden skulle den skrivas över och försvinna.
Jag är ett administrativt ombud som arbetar i Songdo, Incheon. Även om termer som begäran om insyn i personuppgifter eller intrångsanmälan är okända, hanterar jag ofta procedurer som är nära vårt dagliga liv. Denna artikel handlar om berättelsen om en person som nekades att få se CCTV-video från en lägenhetsunderjordisk parkeringsplats.
Den sökande var en sjuksköterska i 20-årsåldern. Hon arbetade i skift på ett universitetssjukhus och, eftersom det inte fanns något bra kollektivtrafik efter sina nattskift, köpte hon en liten bil på avbetalning för ett år sedan. Avbetalningen var fortfarande utestående i över två år. En lördag eftermiddag, efter att ha avslutat sitt skift, upptäckte hon en lång repa från dörren på passagerarsidan till bakhjulet. Det fanns ingen lapp med kontaktuppgifter.
Reparationskostnaden från verkstaden var cirka 1,2 miljoner won. Om den behandlades under självskadeförsäkring skulle man behöva betala en självrisk och det skulle påverka nästa års försäkringspremie. Om man kunde hitta den andra bilens ägare kunde man behandla den under deras bilförsäkring. För att göra det måste man veta vilken, och vilken bil som stod bredvid.
2. Betydelsen av orden “Det är personuppgifter, så det går inte”
Dagen efter att hon upptäckt olyckan gick den sökande till fastighetsförvaltningen och bad att få se videon. Svaret var kort. “Eftersom den visar andra hyresgästes fordon och ansikten, kan jag inte visa den för dig eftersom det är personuppgifter. Du måste komma med polisen.”
Den sökande accepterade det svaret som det var. Eftersom hon inte hade tid att gå till polisstationen på grund av sitt stramma schema hade en vecka gått, och under tiden hade hon börjat bli förvirrad efter att ha läst en text online som sa “du kan se din egen video”. Under vilan mellan skiften sammanställde hon en e-post med olyckesbilderna och det hon hade hört från fastighetsförvaltningen.
Förklaringen från fastighetsförvaltningen är inte helt felaktig. Personnummer och ansikten på andra fordon i videon är deras personuppgifter. Men videon visar också den sökandes eget fordon och den sökandes utseende. Denna del är den sökandes personuppgifter, och artikel 35.1 i personuppgiftslagen föreskriver att informationsägaren har rätt att begära att få ta del av sina personuppgifter från en personuppgiftsansvarig. Fastighetsförvaltningen som driver CCTV på lägenheten är också en personuppgiftsansvarig.
Samma artikel 4 föreskriver att insyn kan begränsas eller avvisas om det finns en risk för att man otillbörligen kränker någon annans intressen. Men förordning 42.1 föreskriver att om begäran om insyn endast delvis omfattas av skäl för begränsning, endast den begränsade delen ska begränsas och resten ska tillåtas insyn. Det är inte en struktur som tillåter att hela videon blockeras bara för att andra personer syns.
Problemet var något annat. Avvisningen skedde bara muntligt.
3. Fem punkter i begäran om insyn
Muntliga avslag lämnar inga spår. Man kan inte verifiera när kravet ställdes, vad som avvisades eller vilken anledning. Därför bestämde vi oss för att börja om. Vi skulle begära insyn skriftligen och beräkna lagstadgad tid från den dag som skrivelsen anlände till förvaltningen.
Jag hade en videokonferens med klienten för att bekräfta innehållet i begäran om insyn.
- Insynens tidsperiod: Från och med klockan 07:00 när arbetet började den dagen olyckan inträffade, till klockan 16:00 när arbetet slutade. Om man utvidgar omfattningen ökar risken för att information om andra personer avslöjas, vilket i sin tur ökar anledningen till avslag. Vi begränsade omfattningen till tidpunkten då bilen stannade vid ankomsten och tidpunkten vid avfärd.
- Kamerans placering: Stolpnummer i parkeringsområdet på plan 2 och de två kamerorna som filmar området.
- Syftet med insynen: För att fastställa omständigheterna kring skadan på klientens fordon. Syftet måste vara tydligt för att behandlaren ska kunna bedöma omfattningen.
- Samtycke till delvis insyn: Ett uttalande om att man är villig att tillåta insyn under förutsättning att registreringsskyltar på andra fordon och ansikten på andra personer är utskymda. Detta är en mening som försvagar eventuella avslag som behandlaren kan framföra.
- Begäran om bevarande av inspelning: En begäran om att den aktuella inspelningen ska bevaras separat från den ordinarie bevaringstiden under insynsprocessen.
Den sista punkten var den viktigaste. Om insynsprocessen förlängdes och inspelningen återtogs, skulle det vara svårt att argumentera mot det. Jag skrev begäran om bevarande en gång till högst upp på begäran och skickade den samma dag via både den officiella e-postadressen och rekommenderat brev till förvaltningen. E-postmeddelandet lämnar ett tidsstämpel för mottagning, och rekommenderat brevet lämnar ett datum för leverans. Detta var för att undvika tvister om utgångspunkten för tidsberäkningen.
Förvaltningen svarade två dagar senare via SMS med att “den aktuella inspelningen har säkerhetskopierats separat”. Jag kände att oron för att inspelningen skulle försvinna minskade tack vare det meddelandet.
4. Det meddelande som inte kom efter 10 dagar
Förordningen artikel 41, paragraf 4, fastställer att behandlaren ska genomföra insynen inom 10 dagar. När insynen genomförs inom 10 dagar ska ett insynsmeddelande skickas som innehåller information om den personliga informationen som ska insynas, datum, tid och plats (samma artikel, paragraf 5). Vid förlängning eller avslag ska också ett meddelande skickas inom 10 dagar som innehåller anledningen och hur man kan överklaga (förordningen artikel 42, paragraf 2).
Det har gått 10 dagar sedan rekommenderat brevet anlände. Utöver SMS-meddelandet har det inte kommit någon kontakt.
När klienten ringde svarade den ansvariga tjänstemannen att “det diskuteras av representantskapet för hyresgästerna”. Han tillade också att de var oroliga för att andra hyresgästers klagomål skulle uppstå om inspelningen godkändes. Det var förmodligen det första skriftliga kravet de hade fått utan att ha en manual att följa. Förvaltningen kunde ha sett det som säkrast att skjuta upp beslutet.
Men lagen kräver att även förlängningar ska ske på ett bestämt sätt. Om insynen förlängs måste en giltig anledning informeras till den registrerade (lag artikel 35, paragraf 3, andra delen), och om denna information inte ges, är man föremål för en överträdelseavgift enligt lag artikel 75. Att ha överskridit 10 dagar utan någon information var ett brott mot denna procedur.
Vid denna tidpunkt fanns det två alternativ: att ytterligare uppmana förvaltningen eller att rapportera överträdelsen till Personuppgiftskyddsombudets utsedda expertinstitution, Personuppgiftsbrottsanmälningscentralen.
Jag beräknade bevaringstiden igen. Eftersom de hade sagt att den var säkerhetskopierad, var det stor sannolikhet att inspelningen fortfarande fanns kvar. Men det var redan den 22:a dagen efter olyckan, och det blir svårare att hitta det andra fordonet ju längre tid det tar. Om man ytterligare uppmanade dem skulle ytterligare en vecka gå. Jag bestämde mig för att direkt lämna in en anmälan. Genom att anmälningscentralen verifierar fakta kommer förvaltningen också att se över de lagstadgade procedurerna igen.
5. Anmälan till Centrum för Anmälan om Brott mot Personuppgiftslagen
Personuppgiftsförordningens (Personuppgiftslagen) artikel 62 paragraf 1 anger att en person som har fått sina rättigheter eller intressen intrång i under hanteringen av personuppgifter kan anmäla detta till skyddsmyndigheten (Skyddsmyndigheten), och enligt artikel 62 paragraf 2 driver ett specialiserat organ som utsetts av myndigheten ett centrum för anmälan om brott mot personuppgiftslagen. Telefonnumret är 118, utan inledande sifferprefix, och du kan även lämna in en anmälan online.
Anmälan skrevs med datum snarare än med känslor. Det är viktigt att handläggaren kan läsa den och omedelbart förstå vilket problem det gäller.
- Typ av intrång: Fördröjning och bristande avisering vid hantering av begäran om insyn i personuppgifter.
- Omständigheter: Muntlig begäran och muntlig vägran (dagen efter olyckan) → skriftlig begäran om insyn (e-post, rekommenderat brev, med angivet leveransdatum) → svar via SMS med hänvisning till video backup → ingen insynsavisering, ingen fördröjningsavisering eller avvisningsavisering efter 10 dagars fördröjning.
- Begärd åtgärd: Insyn i delar av informationen med andra personers information maskerad, bevarande av videon fram till insynen.
- Bilagor: Kopia av begäran om insyn, skärmdump av leveransbekräftelse från rekommenderat brev, e-postutskick, skärmdump av SMS-svar, foton på skador på fordonet.
Det finns även information som medvetet utelämnades från anmälan. Det handlar om beskrivningar av förvaltningskontorets anställdas tonläge och attityd. Skyddsmyndigheten bedömer om lagstadgade förfaranden har följts, och handläggarens personliga attityd är inte föremål för bedömning. Sådana beskrivningar skulle bara göra motparten defensiv och bidrar inte till slutsatsen.
Utöver anmälan finns det också möjlighet att ansöka om medling hos kommittén för medling vid personuppgiftsrelaterade tvister. Medling är en procedur där parterna kommer överens om skadestånd eller specifika åtgärder, vilket tar längre tid. I detta fall var det inte ersättning utan insyn i videon som behövdes, så en anmälan ansågs vara tillräcklig.
Tre dagar efter att anmälan lämnats in kontaktade en handläggare från anmälningscentret förvaltningskontoret och gav instruktioner om förfarandet för att hantera begäran om insyn. Samma eftermiddag kom det första skriftliga meddelandet från förvaltningskontoret. Det var ett insynsmeddelande.
6. 6 Minuters Video Bakom Maskeringen
Meddelandet angav “delvis insyn”. Det innebar att registreringsskyltar på andra fordon och ansikten på andra personer skulle maskeras, och endast de segment som visade kundens fordon skulle visas. Insynsplatsen fastställdes till förvaltningskontoret och tiden till vardag eftermiddag. Kunden begärde att tiden skulle anpassas till en ledig dag enligt hans arbetsschema, och förvaltningskontoret accepterade detta.
En extern firma skulle användas för maskeringen, och kunden skulle bära kostnaderna för detta som en återbetalning. Förordningen (implementeringsförordningen) artikel 47 paragraf 1 anger att insynsavgiften ska fastställas av den som hanterar den inom ramen för återbetalning. Det finns dock en bestämmelse (samma paragraf 2) som anger att ingen avgift kan tas ut om orsaken till insynsbegäran är den som hanterar den. I detta fall var det dock skador på fordonet som orsakade det, så detta gällde inte. Detta förklarades i förväg för kunden, och han accepterade det.
Den insyn som gjordes var 6 minuter, från 14:09 till 14:15. Det som tydligt syntes utan maskering var kundens bil och en katt som lugnt passerade ovanför ventilationsgallret på gräsmattan. Kunden skrattade kort till vid den scenen.
Registreringsskylten var maskerad, men det var tillräckligt för att kunna identifiera den. En stor SUV i vit färg backade in i intilliggande fil och kom intill passagerarsidan, gjorde två korrigeringar framåt och bakåt och sedan klev föraren ur bilen. Tidpunkten specificerades minut för minut.
Nästa steg utfördes av kunden. Han anmälde skadorna på parkeringen och lämnade in olyckstidpunkten, kamerans placering och insynresultaten tillsammans. Eftersom tidpunkten var specificerad tog det inte lång tid för myndigheterna att säkra originalvideon. Den andra föraren identifierades och reparationskostnaderna täcktes av den andra partens bilförsäkring. Kunden betalade ingen självrisk.
Det tog 5 veckor från dagen kunden fick det första e-postmeddelandet till dagen reparationskostnaderna fastställdes.
7. Vid vägran att tillhandahålla CCTV-bilder – vad du bör kontrollera
Om du befinner dig i en liknande situation, kontrollera följande i ordning:
- Börja med lagringsperioden. Informationen om lagringsperioden finns på skyltar och i riktlinjer för fastighetsförvaltning eller butiker. Många platser har en lagringsperiod på omkring 30 dagar, så bilderna kan försvinna efter bara några dagar.
- Kräv skriftligen, inte muntligen. Ange den specifika tidsperioden du vill granska, kamerans placering och syftet med din begäran. Ange även att du är villig att personuppgifter om andra personer kan utelämnas.
- Begär samtidigt att materialet bevaras. Be om att det relevanta avsnittet bevaras under tiden som granskningsprocessen pågår och ta emot ett skriftligt bekräftelse.
- Notera datum för överlämningen. Att använda både e-post och rekommenderat brev minskar risken för tvister om startdatumet för den 10-dagars perioden.
- Om ingen avisering inkommer inom 10 dagar, gör en anmälan. Gör en anmälan till Centrum för anmälan av kränkningar av personuppgifter (118, fritt nummer) och bifoga en kronologisk beskrivning av händelseförloppet och kopior av dokument.
Om det är en CCTV-kamera som drivs av en myndighet kan du antingen begära tillgång direkt från myndigheten eller genom Personuppgiftskyrån (lag § 35, stycke 2). Var också medveten om att du inte kan begära tillgång till bilder om du inte syns på dem. Kraven och tidsfristerna varierar beroende på ärendet, så en individuell kontroll är nödvändig.
8. Tjänster som erbjuds av Hwang Yunsang Administrativt Ombud
Hwang Yunsang Administrativt Ombud skriver och lämnar in begäranden om tillgång till, rättelse, radering och begränsning av behandling av personuppgifter. Vi beräknar lagstadgad tidsfrist från dagen då begäran når fram och förbereder och lämnar in en anmälan och bilagor till Centrum för anmälan av kränkningar av personuppgifter i kronologisk ordning om ingen avisering inkommer eller om skälen till avslag är oklara. För verksamhetsutövare utarbetar vi även dokument som rör CCTV-driftpolicy, personuppgiftsbehandlingspolicy och förfarande för hantering av begäran om tillgång.
Den personuppgiftsansvarige avgör om tillgång ska beviljas, och Centrum för anmälan av kränkningar av personuppgifter och Personuppgiftskyrån bedömer om förfarandet har överträtt. Kärnan i detta arbete är att säkerställa att alla nödvändiga krav och register finns på plats inom den angivna tidsramen.
En klient som precis avslutat ett nattskift körde sin reparerade bil till jobbet. Avbetalningsperioden är fortfarande kvar, men reporna på bilen är borta.
Detta är en rekonstruktion för att underlätta förståelsen och är inte relaterat till någon specifik person eller händelse.
Vårt administrativt ombud är beläget i Incheon Songdo (Posco Tower Songdo). Vi hanterar förvaltningsprövning (administrativt överklagande), tillstånd/anmälningar, utländsk in- och utresa (visum och uppehållstillstånd), regelbunden förvaltningshantering samt begäran om tillgång till personuppgifter och anmälan av kränkningar. Om du har blivit vägrad tillgång till CCTV-bilder i Incheon eller Songdo, skriv ner svaret du fick och datumet och skicka det till oss. Kontakta oss gärna om du har liknande frågor.