[Företagsstart] Giltighetstid för certifiering av nystartat teknikföretag (venture) är 3 år, ansökningsperiod och dokumentation före utgång — kriterierna ändras efter 3 år från grundandet

3-radig sammanfattning

• Giltighetstiden för ett certifikat för innovativa företag är 3 år från bekräftelsedatum och det finns ingen separat förnyelseprocess. En ny ansökan måste begäras innan det löper ut.
• För typerna forskning och utveckling samt innovativ tillväxt är handläggningstiden 45 dagar, med möjlighet till en engångsförlängning på 20 dagar, vilket innebär att man bör räkna baklänges från maximalt 65 dagar för att fastställa ansökningsdatumet.
• Efter 3 år sedan grundandet tillämpas kriterier för forskning och utvecklingstypen baserat på kvoten mellan forsknings- och utvecklingskostnader och omsättning (5 % eller mer, eller över den fastställda kvoten för respektive bransch). Man börjar med att beräkna om det är möjligt att ansöka igen med samma typ som vid den första bekräftelsen.

Innehållsförteckning

1. Frågor om certifikat som löper ut i oktober
2. Omständigheter som bekräftades under videokonsultation 70 dagar före utgång
3. Anledningen till att det inte gick att ansöka igen med den ursprungliga typen
4. Beräkning av de senaste 4 kvartalen och ansökningsperiod
5. 30 dagar för ändringsmelding av forskningsinstitut och interna meddelandeposter
6. Ansökan för innovativ tillväxttyp och sammanställning av bevis
7. Utfärdande av certifikat och efterföljande tidsplan
8. Administrativt ombuds kontorsarbete och checklista för förberedelser

1. Frågor om certifikat som löper ut i oktober

Jag är ett administrativt ombud med kontor i Songdo, Incheon. Jag vill dela med mig av en händelse jag stötte på under mitt arbete.

Varje år när oktober närmar sig, förändras företagsförfrågningarna på ett liknande sätt. Det är personer som har tittat i förväg på nästa års utlysningar för stödföretag, eller som förbereder dokument för att förlänga perioden för policifinansiering, och som sent har upptäckt att giltighetstiden för deras certifikat eller intyg löper ut i slutet av året.

Giltighetstiden och metoden för att förnya intyg som företag får varierar beroende på typ. Ett certifikat för innovativa småföretag (Venture Business) är giltigt i 3 år från utfärdandedatumet, ett certifikat för små och medelstora företag (SME) är giltigt i 1 år i enlighet med bokslutsperioden, och ett intyg för direktproduktion är giltigt i 2 år. För vissa typer måste en ny ansökan göras inom en viss tidsperiod före utgångsdatumet för att förlängningen ska gälla, medan andra typer helt saknar en förnyelseprocess och kräver en helt ny ansökan, precis som vid första tillfället.

Denna berättelse handlar om ett företag som hade 70 dagar kvar till utgångsdatumet för deras certifikat som innovativt småföretag. De trodde att de kunde ansöka på exakt samma sätt som när de fick certifikatet första gången, men under tiden hade företaget vuxit så mycket att det blivit svårt att uppfylla kriterierna för samma typ av certifiering.

2. Situationen som framkom under ett videomöte 70 dagar före utgångsdatumet

Först kom ett e-postmeddelande. Det innehöll en kopia av certifikatet tillsammans med en kort fråga: “När och var kan jag klicka för att förnya certifieringen som ett nystartat företag (venture company)?”

På det bokade datumet hade vi ett videomöte. VD:n var en kvinna i slutet av 20-årsåldern som drev ett företag som tillverkar vibrationssensorer som fästs på fabriksutrustning samt analysprogramvara som meddelar om avvikelser. Företaget grundades i juli 2021 och hade 9 anställda.

Företagets situation var följande:

• Certifiering som nystartat företag (venture company): Bekräftad den 18 december 2022, typ forskning och utveckling. Eftersom den gäller i 3 år från bekräftelsedatumet är den giltig till den 17 december 2025.
• Statliga lån: Vid granskningen för förlängning i början av nästa år måste en giltig kopia av certifikatet lämnas in.
• Statliga FoU-projekt under första kvartalet nästa år: Planerar att ansöka till ett utlysning som innehåller extrapoäng för nystartade företag.
• Rekrytering av forskare: Förnyelse av kontrakten för två forskare är kopplat till om de får projektet beviljat.

Om det uppstår ett glapp i certifieringen skulle både dokumenten för förlängning av statliga lån och extrapoängen för projekten påverkas samtidigt. VD:n trodde att certifikatet man fick för tre år sedan “förlängdes automatiskt” och nämnde att den utgångsvarning som företagets utvecklare skapat inte hade larmat. Den historien kommer vi tillbaka till senare.

Innan vi avslutade samtalet förklarade jag att det inte finns någon förnyelseknapp. Giltighetstiden för ett certifikat som nystartat företag är fastställd till 3 år från bekräftelsedatumet enligt artikel 18-4 i “Speciallag om främjande av nystartade företag”. När giltighetstiden närmar sig måste man ansöka om en ny bekräftelse för att få ett nytt certifikat.

3. Varför de inte kunde ansöka igen med samma typ som första gången

VD:n sa att han vill ansöka med samma typ av forskning och utveckling som för tre år sedan. Detta beror på att det företagsbaserade forskningsinstitutet fortfarande existerar och att forsknings- och utvecklingskostnaderna dessutom har ökat.

Det fanns en bestämmelse som behövde kontrolleras här. Typen av forskning och utveckling fastställs i lagens artikel 2-2, punkt 1, underpunkt b. Man måste inneha ett företagsbaserat forskningsinstitut eller en dedikerad avdelning för forskning och utveckling, och de årliga forsknings- och utvecklingskostnaderna samt kvoten av forsknings- och utvecklingskostnader i förhållande till omsättningen måste båda uppfylla de standarder som fastställs i presidentdekretet. De kriterier som anges i tillämpningsförordningens artikel 2-3, punkt 5, är följande två:

1. Årliga forsknings- och utvecklingskostnader på 50 miljoner won eller mer
2. En andel av forsknings- och utvecklingskostnader i förhållande till den årliga totalomsättningen på 5 % eller mer, samt över den andel som meddelats för respektive bransch

Men i samma underpunkt b finns meningen: “För företag som inte har passerat tre år efter grundandet tillämpas inte kriteriet för andel.”

För tre år sedan var detta företag i sitt 15:e månader sedan grundandet. Inga procentsatser tillämpades, och det räckte med att forsknings- och utvecklingskostnaderna översteg 50 miljoner won. Nu är företaget i sitt 4:e år och 3:e månad. Denna gång måste även procentsatsen uppfyllas.

VD:n tittade bort från skärmen en kort stund och sa sedan: “Under tiden har omsättningen tredubblats.”

Att omsättningen har ökat är en bra sak för företaget. Men om forsknings- och utvecklingskostnaderna inte ökar i samma takt, kommer procentsatsen att sjunka. På grund av detta var det svårt att få en ny bekräftelse under samma kategori.

4. Beräkning av de föregående 4 kvartalen och ansökningsperiod

Perioden för att beräkna andelen finns också i lagtexten. Enligt verkställighetsförordningens artikel 2-3, punkt 6, baseras beräkningen på de föregående 4 kvartalen av forsknings- och utvecklingskostnader samt total omsättning, räknat från det kvartal då begäran om verifiering gjordes.

Om man ansöker i oktober är beräkningsperioden från 2024 års 4:e kvartal till 2025 års 3:e kvartal. Beräkningen gjordes baserat på de kvartalsdata som företaget skickat.

Forskning- och utvecklingskostnaderna översteg 50 miljoner won, men andelen nådde inte upp till 5 %. Den låg redan under gränsvärdet innan man ens tittat på de branschspecifika gällande andelarna.

VD:n frågade: “Om vi skjuter upp ansökan till januari nästa år, ändras inte beräkningsperioden då?”

Det är korrekt. Om man ansöker i januari blir perioden från 2025 års 1:a kvartal till 4:e kvartal den som gäller. Men det nuvarande verifieringsintyget löper ut den 17 december. Om man skjuter upp ansökan, istället för att ändra beräkningsperioden, uppstår en period utan verifieringsintyg, och granskningen av förlängning av policylån samt nya projektannonseringar riskerar att hamna i det tomrummet.

Därför räknade jag baklänges från handläggningstiden. Enligt verkställighetsförordningens artikel 8, punkt 2, är handläggningstiden för forsknings- och utvecklingstyp samt innovativ tillväxttyp 45 dagar, och i undantagsfall kan den förlängas en gång med högst 20 dagar.

• Ansökan den 10 oktober → vid 45 dagar, meddelande omkring den 24 november
• Vid en förlängning, senast omkring den 14 december
• Nuvarande verifieringsintygs utgångsdatum är den 17 december

Om ett krav på komplettering kommer, förskjuts tidsplanen motsvarande den tiden. Ansökan var tvungen att lämnas in inom den andra veckan i oktober för att kunna bli klar före utgångsdatumet, även med en eventuell förlängning. Det återstod mindre än 10 dagar.

Därefter återstod frågan om vilken typ ansökan skulle lämnas in som. För typen “Venture Capital” krävs att summan av kvalificerade investerares investeringar är minst 50 miljoner won och utgör minst 10 % av aktiekapitalet, men detta företag hade aldrig tagit emot externa investeringar. Den kvarvarande vägen var enligt lagens artikel 2-2, punkt 1, underpunkt 2, c, innovativ tillväxttyp. Detta är en typ där verifieringsorganet utvärderar teknikens innovation och verksamhetens tillväxtpotential, och det finns inget krav på andel i förhållande till omsättning.

5. 30 dagar för ändringsmelding av forskningsinstitut och interna meddelanden i företaget

Efter att ha bestämt kategorin och skickat listan över dokument började VD:n prata om forskningsinstitutet. En forskare hade slutat den 22 augusti, och efterträdaren förväntas börja arbeta i slutet av oktober. Anmälan gällande forskningsinstitutet hade ännu inte gjorts.

Detta var något som behövde hanteras först, separat från certifieringen som ett innovativt företag (Venture). Enligt artikel 5 i den då gällande tillämpbara “Lagen om främjande av grundforskning och stöd för teknisk utveckling” (verkställande regler), räknas förändringar i forskningsinstitutets personal som en anmälningspliktig ändring, och en ändringsanmälan måste lämnas in inom 30 dagar från det datum då ändringen skedde. Eftersom uppsägningen skedde den 22 augusti, hade tidsfristen löpt ut den 21 september. Från och med den 1 februari 2026 har detta övergått till “Lagen om stöd för forskning och utveckling i företagsbaserade forskningsinstitut m.m.”, och även nu föreskriver artikel 5 i de verkställande reglerna att forskning- och utvecklingspersonal är föremål för ändringsanmälan, och artikel 7, punkt 2 i tillämpningsförordningen föreskriver anmälan inom 30 dagar.

Tack och lov är grunden för återkallelning av certifiering att man inte har gjort en anmälan inom ett år från det datum då ändringen uppstod (dåvarande lagens artikel 14-3, punkt 1, underpunkt 5; nuvarande lagens artikel 8, punkt 1, underpunkt 5). Om anmälan görs omedelbart, utgör det inte ett skäl för återkallelning. Även om man inte längre uppfyller kriterierna för certifiering, ges man ett kompletteringsföreläggande och en kompletteringsperiod på 1 månad (nuvarande lagens artikel 7, punkt 5 föreskriver 1 månad eller mer).

Det fanns en specifik anledning till att vi prioriterade ändringsanmälan först. I utvärderingen för kategorin för innovativ tillväxt fungerar företagets forskningsorganisation och personal som underlag för att förklara teknikens excellens. Om forskningspersonalen som anges i ansökan skiljer sig från innehållet i forskningsinstitutets anmälan, uppstår ytterligare en fråga som behöver förklaras under utvärderingsprocessen. Därför lämnade vi först in en ändringsanmälan (bilaga nr 8) som reflekterar uppsägningen och den kommande nyanställningen, och anpassade sedan personalstatusen i ansökan om certifiering som innovativt företag så att den stämde överens med det innehållet.

Det var då jag också fick reda på varför utgångsvarningen inte hade klingat. Den dagen vi fick bekräftelsen för tre år sedan, hade en utvecklare skapat en “90 dagar före utgång”-bot i företagets interna meddelandetjänst. Men när företaget flyttade sin server förra året försvann boten, och personen som skapat boten var just den forskare som slutade i augusti i år. VD:n log och sa: “Nästa påminnelse ska jag skriva i en papperskalender”.

6. Ansökan för innovativ tillväxttyp och sammanställning av bevisning

Ramverket för utvärderingskriterierna för typen för innovativ tillväxt finns i artikel 2-3, punkt 11 i verkställighetsförordningen. Det handlar om teknisk excellens, produktens/tjänstens konkurrenskraft samt marknadens storlek och prognos. De detaljerade kriterierna fastställs genom meddelanden, och bekräftelseorganet utvärderar genom dokumentgranskning och platsbesök.

Detta företag hade mycket material samlat under tre år, men det var utspritt. Genom att skriva ansökan sammanställde vi bevisen igen i enlighet med utvärderingskriterierna.

1. Teknisk excellens: 2 registrerade patent och 1 patentansökan, lista över forskningsprojekt från laboratoriet, samt testresultat för prototyper. Vi sammanställde på ett enda blad hur patentets anspråksområde hänger samman med funktionerna i de faktiska produkterna som säljs.
2. Produktens/tjänstens konkurrenskraft: Kontrakt och förnyelsehistorik från 11 leveransställen. Vi placerade dokumentationen om hur fabriken som fick de första leveranserna har ökat antalet installationer under det andra året i början.
3. Marknadens storlek och prognos: Marknadsanalysen i affärsplanen skriven av VD:n. Vi smalnade av omfattningen till de industriområden som företaget faktiskt säljer till och justerade siffrorna därefter.

Kriteriet för att välja ut materialet var enkelt: Kan utvärderaren följa resonemanget enbart genom dokumenten och förstå “var säljs företagets teknik egentligen?” Priser eller pressmeddelanden som fanns i företagspresentationen flyttades till bilagorna längst bak, eftersom de inte hade en direkt koppling till utvärderingskriterierna.

Vi skickade en skriftlig förfrågan till avdelningen för policylån. Vi frågade om ett kvitto på mottagen ansökan kan ersätta ett nytt intyg om det nya intyget ännu inte har utfärdats vid tidpunkten för förlängningsgranskningen, eller om det går att lämna in det efter utfärdandet. Svaret var: “Lämna in ett giltigt intyg vid granskningsdatumet; om det befintliga intyget är giltigt kan det användas.” Eftersom det befintliga intyget är giltigt till den 17 december, räckte det med att flytta fram schemat så att förlängningsgranskningen sker innan dess. Efter att ha fått detta svar bokade VD:n om granskningsdatumet med bankens ansvariga till den första veckan i december.

Ansökan lämnades in den 10 oktober via systemet för verifiering av nystartade företag (Venture Confirmation System).

7. Utfärdande av intyg och efterföljande tidsplan

Tre veckor efter ansökan bokades ett platsbesök av granskningsorganet. Utvärderaren tittade på videon där sensorn var monterad på den faktiska utrustningen samt på analysskärmen, och frågade var den patenterade tekniken används i produkten. Företagsledaren förklarade i enlighet med den anslutningstabell som sammanställts i ansökan.

Det förekom ett begäran om komplettering. Eftersom kontraktet med en av leverantörerna stod i återförsäljarens namn, begärdes material för att bekräfta den slutgiltiga installationsplatsen. Vi fick in ett intyg från återförsäljaren och lämnade in det inom två dagar.

I detta fall utfärdades certifikatet för innovativ tillväxt (Venture Business Certificate) den 27 november. Giltighetstiden för det nya certifikatet är tre år från detta utfärdandedatum. Det var 20 dagar före det tidigare certifikatets utgångsdatum, och granskningen för förlängning av policylån genomfördes som planerat under den första veckan i december.

Slutligen sammanställde vi företagets certifikat och licenser i ett schema.

Anledningen till att vi satte omprövningen av Venture-certifikatet till fyra månader före utgång är att vi räknat med en maximal handläggningstid på 65 dagar plus tiden som krävs för att sammanställa data från de föregående fyra kvartalen och avgöra vilken typ som är lämplig. Eftersom vi kan återgå till forsknings- och utvecklingstypen om andelen FoU-kostnader återigen överstiger 5 %, har vi beslutat att beräkna båda typerna samtidigt vid det tillfället.

8. Administrativt ombuds kontorsarbete och checklista för förberedelser

Hwang Yunsang administrativt ombuds kontor erbjuder tjänster för framtagning och inlämning av ansökan om certifiering av nystartade företag (venture companies) samt ändringsmelding för företagets forskningsinstitut. Vi hanterar allt från ansökningsplanering baserat på utgångsdatum för certifiering och handläggningstider, beräkning av kriterier per typ, organisering av bevisning enligt utvärderingsstandarder, till hantering av kompletteringsbegäran.

Dokument som krävs för omansökan om certifiering av nystartade företag

1. Ansökan om certifiering som ungt företag (formulär enligt meddelande från Ministeriet för små och medelstora företag och entreprenörskap, elektronisk ansökan via certifieringssystemet för unga företag)
2. Kopia av befintligt certifikat för ungt företag (för kontroll av giltighetstid)
3. Uppgifter om omsättning och forsknings- och utvecklingskostnader för de senaste fyra kvartalen (för bedömning av företagstyp)
4. Intyg för företagets forskningsinstitut samt de senaste ändringsanmälningarna (för beskrivning av forsknings- och utvecklingstyp eller forskningsorganisation)
5. Teknisk dokumentation såsom patent och certifieringar, samt material rörande huvudsakliga leveranser och kontrakt
6. Affärsplan (beskrivning av marknad och tillväxtpotential)

Om du befinner dig i denna situation, kontrollera detta först

• ① Giltighetstiden för certifikatet löper ut inom 4 månader, men förberedelserna för ansökan har ännu inte påbörjats
• ② Vid den första certifieringen var företaget mindre än 3 år gammalt, men nu har det gått mer än 3 år
• ③ Omsättningen har ökat kraftigt under tiden, eller så har forskningspersonal bytts ut
• ④ Det finns ett schema för inlämning av certifikatet i dokumentation för statliga lån eller stödföretag

Om certifikatet löper ut måste man ansöka helt från början, och ett glapp under denna period kan påverka schemat för andra dokument. Det är mer användbart att veta när och vad man ska påbörja genom att räkna baklänges från slutdatumet, snarare än att bara veta när det löper ut. Eftersom kriterier och handläggningstider varierar beroende på ärende, krävs en individuell kontroll.

Detta är sammanställt för att underlätta förståelsen och är inte relaterat till specifika personer eller händelser.

Vi är ett administrativt ombud med kontor i Songdo, Incheon (POSCO Tower Songdo). Vi hanterar förvaltningsprövning, ombud för tillstånd/anmälningar, utlänningsärenden (visum/uppehållstillstånd), företagscertifieringar och löpande administrativ hantering. Om ditt företag närmar sig utgången av sin certifiering som ungt företag eller behöver ombedöma sin typ, kan vi hjälpa till att beräkna tidsplanen tillsammans. Om du är nyfiken på en liknande situation, vänligen kontakta oss.

• Adress: Incheon Yeonsu-gu, Convensia-daero 165, POSCO Tower Songdo, rum 2697
• Telefon: 010-3374-2687
• Webbplats: www.hwangadmin.com