ผมเป็นตัวแทนด้านงานปกครอง (행정사 — ผู้เชี่ยวชาญที่มีใบอนุญาต รับมอบหมายจากลูกค้าให้จัดเตรียมคำร้องและเอกสารขออนุญาตทางปกครอง) มีสำนักงานอยู่ที่ซงโด เขตยอนซู เมืองอินชอน ขอเล่าเรื่องหนึ่งที่พบระหว่างทำงาน
หนังสือรับรองที่ดูง่ายที่สุด กลับใช้เวลานานที่สุด
สิ่งที่บริษัทนั้นต้องการในตอนแรกมีเพียงการรับรองเดียว — หนึ่งในรายการคะแนนพิเศษที่เขียนไว้ในประกาศประกวดราคาของหน่วยงานรัฐ ผู้บริหารจดชื่อนั้นไว้ในโน้ตโทรศัพท์แล้วยื่นให้ผมดู: Inno-Biz
สามเดือนต่อมา สิ่งที่บริษัทได้รับคือหนังสือรับรองในอีกชื่อหนึ่ง และสิ่งแรกที่ต้องทำเพื่อให้ได้มา กลับเป็นงานที่ดูไม่เกี่ยวอะไรกับการรับรองเลย นั่นคือการติดตั้งผนังกั้นในสำนักงาน
คะแนนพิเศษหนึ่งบรรทัดในประกาศประกวดราคา
ผู้บริหารอายุปลายสามสิบ บริหารบริษัทที่พัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงานของหน่วยงานรัฐ อยู่ในห้องหนึ่งของศูนย์อุตสาหกรรมฐานความรู้ในซงโด พนักงานเจ็ดคน ในจำนวนนี้สี่คนเป็นนักพัฒนา ก่อตั้งมาได้สองปีกว่า
ที่ผ่านมาบริษัทมีรายได้จากการรับจ้างพัฒนาให้บริษัทเอกชน ตั้งแต่ปีนี้ตั้งเป้าจะส่งมอบให้หน่วยงานรัฐ ผลิตภัณฑ์ของตัวเองเสร็จแล้วหนึ่งตัว และมีบางหน่วยงานเสนอขอทดลองใช้
ปัญหาอยู่ที่การประกวดราคา ทุกประกาศมีรายการคะแนนพิเศษ และหนึ่งในนั้นคือการมีการรับรองของบริษัทหรือไม่ ส่วนต่างคะแนนไม่มาก แต่การประกวดราคาส่วนใหญ่ก็ตัดสินอันดับกันด้วยส่วนต่างเล็กๆ นี่เอง แบบคำขอเงินทุนตามนโยบายรัฐก็มีรายการคะแนนพิเศษคล้ายกัน
ผู้บริหารร้อนใจ ไตรมาสหน้ามีประกาศที่เขาสนใจกำหนดไว้สองรายการ ค่าจ้างของนักพัฒนาสี่คนต้องพึ่งรายได้จากงานรับจ้าง ถ้ารับงานเพิ่ม การพัฒนาผลิตภัณฑ์ก็หยุด ถ้าพัฒนาผลิตภัณฑ์ งานรับจ้างก็ลดลง การส่งมอบให้ภาครัฐคือทางยุติการชักเย่อนี้
เขาจึงจดชื่อการรับรองมาหนึ่งชื่อ บอกว่าเป็นชื่อที่เห็นบ่อยที่สุดในอินเทอร์เน็ต
ก่อนวันปรึกษาหนึ่งวัน ผู้บริหารส่งต้นฉบับประกาศประกวดราคาสองรายการที่สนใจมาทางอีเมล แต่ละฉบับยาวกว่าสามสิบหน้า เขาใช้ปากกาไฮไลต์ระบายไว้เพียงหน้าเดียวที่มีตารางคะแนนพิเศษ
ผมอ่านประกาศทั้งฉบับ เพราะนอกจากตารางคะแนนแล้วยังมีเรื่องอื่นที่ต้องตรวจ ได้แก่ คุณสมบัติผู้เข้าร่วม เอกสารที่ต้องยื่น และต้องมีการรับรองภายในวันใดจึงจะได้คะแนน แม้ตารางจะมีชื่อการรับรองอยู่ แต่หากยังไม่มีการรับรองนั้น ณ วันปิดรับข้อเสนอ ก็จะไม่ได้คะแนน
ทั้งสองประกาศใช้วันปิดรับข้อเสนอเป็นวันอ้างอิง ประกาศแรกเหลือเวลาสองเดือนครึ่ง ประกาศที่สองสี่เดือน วันดังกล่าวกลายเป็นปลายทางของทุกกำหนดการหลังจากนั้น
เริ่มจากจัดระเบียบชื่อการรับรอง
สิ่งแรกที่ทำในการปรึกษาครั้งแรกคือการจัดระเบียบชื่อ การยืนยันและการรับรองที่บริษัทสามารถได้รับมีหลายประเภท ชื่อคล้ายกัน จึงมักสับสนกันบ่อย
ผมอธิบายโดยแบ่งเป็นสองกลุ่มใหญ่
กลุ่มแรกคือ ระบบการยืนยันสถานะวิสาหกิจ เช่น การยืนยันวิสาหกิจเริ่มต้น การยืนยันวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) การยืนยันวิสาหกิจของผู้หญิงหรือผู้พิการ เป็นการยืนยันว่าบริษัทอยู่ในหมวดใด คุณสมบัติค่อนข้างเป็นรูปธรรม
อีกกลุ่มคือ ระบบการรับรองวิสาหกิจ เช่น การรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ Inno-Biz (SME นวัตกรรมเทคโนโลยี) และ Main-Biz (SME นวัตกรรมการบริหาร) การรับรองวิสาหกิจเพื่อสังคม การรับรององค์กรที่เป็นมิตรต่อครอบครัว เป็นการพิจารณาความสามารถทางเทคโนโลยี ระบบบริหาร หรือเป้าหมายทางสังคมของบริษัท จึงต้องเตรียมหลักฐานมากกว่ามาก
จากนั้นเราอ่านรายการคะแนนพิเศษในประกาศอีกครั้ง การรับรองที่ได้คะแนนไม่ได้มีเพียงหนึ่งเดียว ข้างๆ Inno-Biz ยังมีวิสาหกิจเวนเจอร์และอีกหลายรายการเขียนเรียงกันอยู่ ผู้บริหารเห็นแค่ชื่อแรกเท่านั้น
การค้นพบนี้คือจุดเปลี่ยนแรกของเรื่องนี้ เป้าหมายไม่ใช่ Inno-Biz แต่คือคะแนนพิเศษ
ความต่างของสองกลุ่มยังเห็นได้จากระยะเวลาเตรียมการ การยืนยันสถานะมีคุณสมบัติเป็นรูปธรรม จึงมักเสร็จค่อนข้างเร็วเมื่อเอกสารครบ ส่วนการรับรองมีการพิจารณา การเตรียมและการพิจารณาจึงอาจกินเวลาหลายเดือน และการรับรองส่วนใหญ่มีอายุ ไม่ใช่ได้ครั้งเดียวแล้วจบ ต้องได้รับการยืนยันใหม่ทุกรอบ
และในวันแรกผมบอกไว้ชัดเจนเรื่องหนึ่ง ว่าไม่มีการรับรองใดที่ยืนยันได้ว่าจะผ่านแน่นอน ผู้ตัดสินคือหน่วยงานที่พิจารณา และแม้เอกสารชุดเดียวกัน ผลก็อาจต่างไปตามแนวทางที่ใช้ ณ เวลายื่น สิ่งที่เราบอกได้คือ จากเอกสารที่มีตอนนี้ โอกาสยื่นผ่านสูงหรือไม่ และต้องเสริมอะไรบ้าง
ภายหลังผู้บริหารเล่าว่า ได้ยินคำนั้นแล้วกลับรู้สึกโล่งใจ โฆษณาที่เห็นในอินเทอร์เน็ตล้วนบอกว่าผ่านแน่ ซึ่งยิ่งทำให้เขากังวล
หลังจากเขาเปิดหน้าจอยื่นคำขอเองมาแล้วสองครั้ง
ผู้บริหารลองทำเองมาแล้วสองครั้ง
ครั้งแรกคือแบบประเมินตนเองออนไลน์ของ Inno-Biz เขากรอกไปเรื่อยๆ จนติดที่คุณสมบัติด้านอายุกิจการ บริษัทที่ก่อตั้งมาสองปีกว่ายังไม่ผ่านเกณฑ์นี้ หน้าจอแสดงข้อความว่าไม่อยู่ในข่ายยื่นคำขอ
ครั้งที่สองคือหน้าจอยื่นขอการรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ เขาหยุดอยู่ที่ขั้นเลือกประเภท มีหลายประเภท แต่ละประเภทต้องการคุณสมบัติและเอกสารต่างกัน เขาบอกว่าตัดสินไม่ได้ว่าประเภทไหนเหมาะกับบริษัทตัวเอง
ทั้งสองครั้งผู้บริหารไม่ได้ทำอะไรผิด เพียงแต่ทั้งสองครั้ง เขาเปิดหน้าจอยื่นคำขอก่อน โดยไม่รู้ว่าบริษัทมีอะไรอยู่ในมือตอนนี้
การรับรองตัดสินจากหลักฐาน ไม่ใช่จากแบบคำขอ หน้าจอยื่นคำขอคือสิ่งที่เปิดเป็นอย่างสุดท้าย
ผู้บริหารบอกว่าก่อนมาปรึกษา มีบริษัทรับทำการรับรองสองแห่งติดต่อมา แห่งหนึ่งรับประกันว่าได้การรับรองแน่ อีกแห่งเสนอจะเขียนแผนธุรกิจให้
ทั้งสองอย่างต้องระวัง ไม่มีใครรับประกันการรับรองได้ และแผนธุรกิจ ไม่ว่าใครจะเกลาถ้อยคำ เนื้อหาข้างในต้องเป็นสิ่งที่บริษัททำอยู่จริง เมื่อถึงคราวที่ผู้บริหารต้องอธิบายเองระหว่างการพิจารณา แผนที่คนอื่นเขียนจะสั่นคลอนเมื่อออกจากปากเขา
เราจึงแบ่งบทบาทกัน การวินิจฉัยสถานะของบริษัท การออกแบบว่าจะพิสูจน์อะไรในลำดับใด และการจัดทำและเรียบเรียงเอกสารยื่น เป็นงานของฝั่งเรา ส่วนเนื้อหาของแผน คือบริษัทนี้ทำอะไรอยู่และจะทำอะไร ให้ผู้บริหารเติมด้วยคำพูดของตัวเอง เราจดคำพูดนั้น แนบหลักฐาน และเรียงลำดับให้
การวินิจฉัยเบื้องต้น — บริษัทนี้มีอะไรอยู่ในมือตอนนี้
หัวใจของงานรับรองวิสาหกิจไม่ใช่การกรอกแบบคำขอ แต่คือการวินิจฉัยเบื้องต้นและการออกแบบหลักฐาน การพบกันครั้งที่สองจึงใช้ไปกับการวินิจฉัยทั้งหมด
ผมขอเอกสารสี่ประเภทจากผู้บริหาร ได้แก่ งบการเงินสองปีล่าสุด ทะเบียนพนักงานและประวัติการเข้าประกันสังคมทั้งสี่ประเภท รายการทรัพย์สินทางปัญญาที่มีหรือยื่นจดไว้ และรายการสัญญาที่แสดงโครงสร้างรายได้
เมื่อกางเอกสารออก ภาพของบริษัทก็ปรากฏ
รายได้เกือบทั้งหมดมาจากงานรับจ้างพัฒนา ผลิตภัณฑ์ของตัวเองยังไม่มีรายได้ มีสิทธิบัตรยื่นคำขอไว้หนึ่งฉบับ ยังไม่ได้รับจดทะเบียน นักพัฒนาทั้งสี่เป็นพนักงานประจำและเข้าประกันสังคมครบ แต่ไม่มีเอกสารใดแสดงว่าสี่คนนี้ทำงานอะไร ไม่มีผังองค์กร ไม่มีการแบ่งหน้าที่ เจ็ดคนทำทุกอย่างด้วยกันในพื้นที่เดียว
ถึงตรงนี้มีสิ่งหนึ่งชัดเจนขึ้น ทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุดของบริษัทนี้คือบุคลากรด้านพัฒนาและเทคโนโลยี แต่ทรัพย์สินนั้นมองไม่เห็นบนกระดาษ
การรับรองที่อิงเทคโนโลยี ท้ายที่สุดต้องแสดงให้เห็นว่าบริษัทนี้ทำการวิจัยและพัฒนา และจะแสดงได้ ต้องให้เอกสารบอกได้ว่าการวิจัยและพัฒนาเกิดขึ้นที่ไหน โดยใคร
การวินิจฉัยพบอีกเรื่องหนึ่ง ค่าใช้จ่ายวิจัยและพัฒนาไม่ได้ถูกบริหารแยกต่างหาก ค่าจ้างนักพัฒนาและค่าซื้ออุปกรณ์ถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปทั้งหมด ในความเป็นจริง รายจ่ายส่วนใหญ่ของบริษัทใช้ไปกับการวิจัยและพัฒนา แต่ในบัญชีมองไม่เห็นข้อเท็จจริงนั้น
ผู้บริหารโทรคุยกับนักบัญชีภาษีในสัปดาห์นั้น และตัดสินใจแยกบัญชีตั้งแต่เดือนถัดไป
บันทึกในอดีตไม่ได้แก้ย้อนหลัง ตัวเลขที่แก้ย้อนหลังอธิบายภายหลังได้ยาก แทนที่จะทำเช่นนั้น ในการรับรองครั้งนี้เราตัดส่วนนี้ออกจากแกนกลางของหลักฐาน และสะสมไว้เป็นข้อมูลสำหรับการรับรองครั้งต่อไป
จัดลำดับใหม่
เราจัดลำดับใหม่ตามผลการวินิจฉัย แบ่งเป็นสี่ขั้น
ขั้นที่หนึ่ง การยืนยันสถานะ SME เป็นการยืนยันพื้นฐานที่สุด การยื่นขอการรับรองอื่นมักต้องใช้หนังสือยืนยันนี้ และใช้บ่อยในการประกวดราคาภาครัฐ คุณสมบัติเป็นรูปธรรม จึงทำเสร็จได้เร็วที่สุด
ขั้นที่สอง การจัดตั้งหน่วยงานวิจัยและพัฒนาเฉพาะ เป็นกลไกที่ทำให้กิจกรรมวิจัยและพัฒนาของบริษัทปรากฏบนเอกสาร ต้องมีสิ่งนี้ หลักฐานในขั้นต่อไปจึงจะตั้งอยู่ได้
ขั้นที่สาม การรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ ไม่ติดเกณฑ์อายุกิจการ และอยู่ในรายการที่ได้คะแนนพิเศษ เมื่อมีหน่วยงานวิจัยและพัฒนาเฉพาะแล้ว ตัวเลือกประเภทที่ยื่นได้ก็กว้างขึ้น
ขั้นที่สี่ Inno-Biz ยื่นเมื่อผ่านเกณฑ์อายุกิจการ ผลงานวิจัยและพัฒนาที่สะสมไว้ถึงตอนนั้นจะกลายเป็นหลักฐานได้ทันที
ผู้บริหารหัวเราะเล็กน้อยเมื่อรู้ว่าขั้นที่สี่คือเป้าหมายเดิม "สุดท้ายก็ไปถึงอยู่ดี แค่ลำดับต่างกัน"
ใช่ครับ การรับรองส่วนใหญ่ไม่ได้ได้สิ่งที่ต้องการในครั้งเดียว แต่เป็นการจัดลำดับให้สิ่งก่อนหน้ากลายเป็นหลักฐานของสิ่งถัดไป
แม้ขั้นแรกคือการยืนยันสถานะ SME เราก็ไม่ได้ผ่านไปเฉยๆ สถานะ SME ไม่ได้ดูเพียงเกณฑ์ขนาดอย่างยอดขายหรือสินทรัพย์ แต่ดูความสัมพันธ์ด้านการถือหุ้นกับบริษัทอื่นด้วย หากมีบริษัทที่เกี่ยวข้อง ขนาดของบริษัทนั้นอาจถูกนำมารวมคำนวณ
ผมถามผู้บริหารว่า ถือหุ้นในนิติบุคคลอื่นหรือไม่ หรือมีนิติบุคคลอื่นถือหุ้นบริษัทนี้หรือไม่ ผู้บริหารนึกอยู่ครู่หนึ่ง แล้วบอกว่าช่วงเริ่มก่อตั้งเคยลงทุนจำนวนเล็กน้อยในบริษัทของคนรู้จัก
เมื่อตรวจสัดส่วนการถือหุ้น พบว่าไม่ถึงระดับที่จะมีผลต่อการพิจารณาว่าเป็นกิจการที่เกี่ยวข้อง แต่ถ้ายื่นไปโดยไม่รู้เรื่องนี้ แล้วภายหลังมีคำขอให้ชี้แจง ก็คงต้องรีบหาเอกสารมาอธิบาย เราจึงนำสำเนาสัญญาลงทุนใส่แฟ้มไว้ล่วงหน้า
แม้ในการยืนยันที่ดูง่ายที่สุด ก็ยังมีคำถามซ่อนอยู่หนึ่งข้อ
เหตุผลที่ต้องติดตั้งผนังกั้น
การจัดตั้งหน่วยงานวิจัยและพัฒนาเฉพาะมีเงื่อนไข หัวใจมีสองข้อ คือต้องมีบุคลากรที่ทำวิจัยและพัฒนาโดยเฉพาะ และพื้นที่ที่บุคลากรเหล่านั้นทำงานต้องแยกจากฝ่ายอื่น
บุคลากรมีอยู่แล้ว คือนักพัฒนาสี่คน ปัญหาคือพื้นที่ เจ็ดคนทำงานในพื้นที่เดียวที่ไม่มีผนังกั้น ข้างโต๊ะผู้บริหารคือโต๊ะนักพัฒนา และถัดไปคือโต๊ะฝ่ายขาย
จึงลงมือติดตั้ง ตั้งผนังกั้นที่มุมหนึ่งของสำนักงาน แล้วย้ายโต๊ะของนักพัฒนาสี่คนเข้าไป ไม่ใช่งานใหญ่โต ใช้เวลาสองวัน ค่าใช้จ่ายไม่มาก ก่อนเริ่มงานได้แจ้งสำนักงานบริหารอาคารของศูนย์อุตสาหกรรมฐานความรู้ไว้แล้ว
พนักงานมีปฏิกิริยาครึ่งต่อครึ่ง นักพัฒนาบอกว่าเงียบดี ส่วนฝ่ายขายบ่นว่าทีนี้จะถามอะไรนักพัฒนาต้องเคาะประตูก่อน
ต่อมาคือเอกสาร เราวาดผังองค์กรใหม่ และจัดทำเอกสารแบ่งหน้าที่ของบุคลากรวิจัยและพัฒนา ว่าแต่ละคนในสี่คนวิจัยอะไร และงานวิจัยนั้นเชื่อมกับผลิตภัณฑ์ใดของบริษัท คนละครึ่งหน้า
เอกสารนี้กลายเป็นโครงกระดูกของหลักฐานทั้งหมดหลังจากนั้น
ความไม่ตรงกันระหว่างประวัติประกันสังคมกับการแบ่งหน้าที่
ระหว่างทำเอกสาร พบความไม่ตรงกันจุดหนึ่ง
นักพัฒนาหนึ่งในสี่คนถูกแจ้งไว้ในประวัติประกันสังคมว่าอยู่ในตำแหน่งอื่น เขาถูกจ้างมาเป็นฝ่ายสนับสนุนการขายช่วงเริ่มก่อตั้ง แล้วย้ายมาทำงานพัฒนา งานเปลี่ยนไป แต่บันทึกยังเหมือนเดิม
ความไม่ตรงกันแบบนี้จะย้อนกลับมาเป็นคำถามในการพิจารณา หากเขียนว่าเป็นบุคลากรวิจัยและพัฒนาเฉพาะ แต่บันทึกอื่นชี้ไปที่งานอื่น ผู้พิจารณาก็จะถามว่าควรเชื่อฝั่งไหน
เราจึงกำหนดลำดับ ขั้นแรกรวบรวมเอกสารที่ยืนยันวันที่พนักงานคนนั้นย้ายงานจริง เช่น บันทึกการมอบหมายโครงการในเมสเซนเจอร์ภายในบริษัท ประวัติการทำงานในคลังโค้ด จากนั้นแนะนำให้บริษัทแจ้งแก้ไขบันทึกที่จำเป็นต่อหน่วยงานที่รับผิดชอบ
สิ่งที่เราทำคือหาความไม่ตรงกัน และจัดว่าต้องปรับอะไรให้ตรงกันในลำดับใด การออกแบบหลักฐาน ท้ายที่สุดก็คือการทำให้เอกสารต่างๆ เล่าเรื่องเดียวกัน
การรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ — เกณฑ์ในการเลือกประเภท
เมื่อหน่วยงานวิจัยและพัฒนาเฉพาะพร้อมแล้ว เราจึงเตรียมยื่นขอการรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์
การรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์มีหลายประเภท เช่น ประเภทที่อิงผลการได้รับเงินลงทุน ประเภทที่อิงการลงทุนด้านวิจัยและพัฒนา และประเภทที่ประเมินความสามารถทางเทคโนโลยีและศักยภาพการเติบโต ที่ผู้บริหารหยุดไปในความพยายามครั้งที่สอง ก็คือตรงนี้
เกณฑ์การเลือกประเภทนั้นเรียบง่าย สิ่งที่บริษัทนี้แสดงได้ดีที่สุดคืออะไร
บริษัทไม่เคยได้รับเงินลงทุนจากภายนอก การลงทุนด้านวิจัยและพัฒนานั้น แม้ค่าจ้างส่วนใหญ่ใช้ไปกับการวิจัยและพัฒนาจริง แต่เพราะไม่เคยแยกบริหารเป็นค่าใช้จ่ายวิจัยและพัฒนา จึงแสดงเป็นตัวเลขได้ยาก ที่เหลือคือประเภทที่รับการประเมินความสามารถทางเทคโนโลยีและศักยภาพการเติบโต
จึงเลือกประเภทนั้น และวางแกนหลักฐานไว้สามอย่าง ได้แก่ เอกสารอธิบายเทคโนโลยีของผลิตภัณฑ์ของตัวเอง เนื้อหาคำขอสิทธิบัตร และเอกสารที่ติดต่อกับหน่วยงานที่เสนอขอทดลองใช้
อย่างที่สามสำคัญมาก แม้ยังไม่มีรายได้ แต่ภายนอกมีความสนใจในผลิตภัณฑ์ หากความสนใจนั้นเหลือเป็นเอกสาร ก็จะเป็นหลักฐานของศักยภาพการเติบโต การค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องในกล่องอีเมลของผู้บริหารใช้เวลาหนึ่งวันเต็ม
เอกสารที่พบไม่ได้นำมาใช้ตามสภาพเดิม เพราะแต่ละฉบับมีลักษณะต่างกัน หน่วยงานหนึ่งแจ้งความประสงค์จะทดลองใช้ด้วยหนังสือราชการ อีกแห่งเจ้าหน้าที่แสดงความสนใจผ่านอีเมลส่วนตัว และอีกแห่งเพียงมีชื่อผลิตภัณฑ์ปรากฏในบันทึกการประชุมหนึ่งบรรทัด
ถ้าเขียนทั้งสามด้วยน้ำหนักเท่ากันก็จะกลายเป็นการกล่าวเกินจริง เราจึงเขียนลักษณะของเอกสารแต่ละฉบับตามจริง หนังสือราชการก็เป็นหนังสือราชการ อีเมลเป็นความเห็นของเจ้าหน้าที่ บันทึกการประชุมเป็นข้อเท็จจริงว่ามีการกล่าวถึง ไม่นำการแสดงเจตนาที่ไม่มีผลผูกพันไปเขียนเหมือนเป็นสัญญา
แรกๆ ผู้บริหารเสียดายส่วนนี้ ถามว่าเขียนให้ใหญ่กว่านี้ไม่ได้หรือ ผมบอกว่าผู้พิจารณาสามารถตรวจต้นฉบับได้ ประโยคที่เขียนใหญ่เกินต้นฉบับจะเล็กลงทันทีที่อ่านต้นฉบับ ส่วนประโยคที่เขียนตามต้นฉบับ ต้นฉบับจะเป็นผู้หนุนหลังให้
แผนธุรกิจต้องสั้น หลักฐานต้องมีหมายเลข
แผนธุรกิจใช้เวลานานที่สุด ร่างแรกของผู้บริหารยาวยี่สิบหน้า ประกอบด้วยวิสัยทัศน์ของบริษัท ขนาดตลาด การวิเคราะห์คู่แข่ง และแผนรายได้ห้าปีข้างหน้า
ผมเสนอให้ลดร่างนั้นลงครึ่งหนึ่ง สิ่งที่ผู้พิจารณาอยากรู้คือหลักฐานมากกว่าวิสัยทัศน์ เทคโนโลยีนี้คืออะไร ใครกำลังสร้าง ใครแสดงความสนใจ และเอกสารใดแสดงแต่ละเรื่อง
เราจึงใส่หมายเลขเอกสารแนบไว้ท้ายทุกประโยคในแผนธุรกิจ ข้างคำอธิบายเทคโนโลยีใส่หมายเลขคำขอสิทธิบัตร ข้างคำอธิบายบุคลากรใส่หมายเลขเอกสารแบ่งหน้าที่ ข้างการตอบรับของตลาดใส่หมายเลขเอกสารของหน่วยงาน ประโยคที่ไม่มีหลักฐานตัดออก
แผนรายได้ห้าปีก็ตัดออกด้วย ตัวเลขที่ไม่มีหลักฐาน เมื่อถูกสงสัยครั้งหนึ่ง จะสั่นคลอนตัวเลขที่เหลือไปด้วย แทนที่ด้วยเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมในปีถัดไป และเป้าหมายนั้นเชื่อมกับประกาศใด
ฉบับสุดท้ายยาวเก้าหน้า ผู้บริหารเห็นความยาวที่ลดลงแล้วกังวล "สั้นขนาดนี้ได้หรือครับ" ผมบอกว่าเพราะสั้นจึงถูกอ่าน
ก่อนยื่นยังเตรียมอีกอย่างหนึ่ง คือคำถามที่คาดว่าจะเจอ เผื่อกรณีที่ผู้บริหารต้องอธิบายเองระหว่างการพิจารณา
เลือกมาห้าข้อ เทคโนโลยีนี้ต่างจากผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่อย่างไร หากบุคลากรหลักในทีมพัฒนาลาออกจะเป็นอย่างไร รายได้ยังเน้นงานรับจ้าง คาดว่ารายได้จากผลิตภัณฑ์ของตัวเองจะเริ่มเมื่อใด เนื้อหาคำขอสิทธิบัตรเชื่อมกับฟังก์ชันใดของผลิตภัณฑ์ และหน่วยงานที่ทดลองใช้ตอบรับอย่างไรโดยละเอียด
ผู้บริหารเขียนคำตอบเอง ผมใส่หมายเลขเอกสารแนบที่เกี่ยวข้องไว้ข้างแต่ละคำตอบ เพื่อไม่ให้คำตอบด้วยวาจาขัดกับเอกสาร
ขณะเขียนคำตอบข้อที่สี่ ผู้บริหารหยุด เขาบอกว่ายากที่จะอธิบายความเชื่อมโยงระหว่างคำขอสิทธิบัตรกับฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์ในประโยคเดียว จึงตกลงเสริมภาพหนึ่งภาพลงในเอกสารอธิบายเทคโนโลยี ภายหลัง คำขอให้เสริมเอกสารระหว่างการพิจารณาก็มาที่จุดนี้พอดี เพราะชี้ไว้ล่วงหน้า เอกสารเพิ่มเติมจึงส่งออกไปได้ภายในวันเดียว
เรื่องวุ่นๆ ของนามบัตรห้าร้อยใบ
งานนี้มีเรื่องวุ่นเล็กๆ อยู่เรื่องหนึ่ง
วันที่ได้หนังสือรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ ผู้บริหารส่งรูปมา สามวันต่อมาก็ส่งรูปมาอีก เป็นนามบัตรที่พิมพ์ใหม่ ด้านหลังมีเครื่องหมายวิสาหกิจเวนเจอร์
แต่เครื่องหมายนั้นเป็นภาพที่หามาจากอินเทอร์เน็ต เครื่องหมายการรับรองจำนวนมากมีวิธีใช้ที่กำหนดไว้ ผมจึงแนะนำให้ตรวจสอบ
ผู้บริหารตรวจแล้วโทรมาบอกว่าคงต้องพิมพ์ใหม่ห้าร้อยใบ น้ำเสียงปนเสียงหัวเราะ
นามบัตรห้าร้อยใบนั้นตอนนี้วางอยู่บนตู้ในสำนักงานของเรา ผู้บริหารทิ้งไว้หนึ่งปึก บอกว่าใช้เป็นกระดาษโน้ตได้ดี
ผลลัพธ์
ใช้เวลาทั้งหมดประมาณสามเดือน การยืนยันสถานะ SME สองสัปดาห์ การเตรียมหน่วยงานวิจัยและพัฒนาเฉพาะและติดตั้งผนังกั้นหนึ่งเดือน การเตรียมและพิจารณาการรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ประมาณหนึ่งเดือนครึ่ง ระหว่างการพิจารณามีคำขอให้เสริมเอกสารหนึ่งครั้ง ให้อธิบายความเชื่อมโยงระหว่างคำขอสิทธิบัตรกับฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์เพิ่มเติม เราเพิ่มหนึ่งหน้าในเอกสารอธิบายเทคโนโลยีแล้วยื่นไป
บริษัทได้รับการรับรองวิสาหกิจเวนเจอร์ และยื่นประกวดราคาในหนึ่งจากสองประกาศของไตรมาสถัดไปโดยใช้คะแนนพิเศษ ผลไม่ขอเขียนไว้ที่นี่ การประกวดราคาไม่ได้ตัดสินด้วยคะแนนพิเศษเพียงอย่างเดียว และขึ้นอยู่กับการประเมินของแต่ละหน่วยงาน
แต่มีสิ่งที่ควรบันทึกไว้ ผังองค์กร การแบ่งหน้าที่ และบันทึกด้านวิจัยและพัฒนาที่ทำขึ้นครั้งนี้ จะเป็นฐานหลักฐานได้ทันทีเมื่อยื่นขอ Inno-Biz ในอนาคต ผู้บริหารทำเครื่องหมายวันที่จะผ่านเกณฑ์อายุกิจการไว้ในปฏิทิน และทำแบบฟอร์มบันทึกกิจกรรมวิจัยและพัฒนาขึ้นหนึ่งแบบ ให้นักพัฒนากรอกทุกวันศุกร์จนถึงวันนั้น
การรับรองมีอายุ และต้องได้รับการยืนยันใหม่ก่อนหมดอายุ ช่วงเวลาที่ต้องรักษาไว้ยาวกว่าช่วงที่ได้รับ ดังนั้นบันทึกหลังการรับรองจึงสำคัญพอๆ กับการเตรียมก่อนการรับรอง
หนังสือรับรองที่ดูง่ายที่สุด ท้ายที่สุดคือการเปลี่ยนรูปร่างของบริษัท ผนังกั้นหนึ่งแผง ผังองค์กรหนึ่งแผ่น การแบ่งหน้าที่คนละครึ่งหน้า สิ่งเหล่านี้ไม่เคยมีมาก่อน
ในการโทรคุยครั้งสุดท้าย ผู้บริหารพูดไว้ประโยคหนึ่ง ว่าระหว่างเตรียมการรับรอง เขาได้เขียนเป็นตัวหนังสือเป็นครั้งแรกว่าบริษัทของเขาทำอะไร
เอกสารทางปกครองมักทำให้สิ่งที่ทำอยู่แล้ว ถูกมองเห็นเป็นครั้งแรก
ข้อฝากไว้
หากกำลังเตรียมการรับรองวิสาหกิจ ลองจัดลำดับแบบนี้ดูครับ
① เป้าหมายไม่ใช่ชื่อการรับรอง แต่คือคะแนนพิเศษหรือเงื่อนไขการสนับสนุน หากอ่านรายการคะแนนพิเศษในประกาศจนจบ มักพบว่ามีการรับรองอื่นที่ได้รับได้ทันทีอยู่ในรายการ
② การวินิจฉัยเบื้องต้นต้องมาก่อนหน้าจอยื่นคำขอ กางงบการเงิน ทะเบียนบุคลากรและประวัติประกันสังคม ทรัพย์สินทางปัญญา และโครงสร้างรายได้ออกมา แล้วตรวจก่อนว่าบริษัทแสดงอะไรได้บ้าง
③ ตรวจเกณฑ์อายุกิจการก่อน แต่ละการรับรองมีเกณฑ์อายุกิจการต่างกัน หากยังไม่ผ่านเกณฑ์ ควรสะสมการยืนยันหรือการรับรองในขั้นก่อนหน้าก่อน
④ ทำให้เอกสารต่างๆ เล่าเรื่องเดียวกัน หากผังองค์กร การแบ่งหน้าที่ และบันทึกประกันสังคมไม่ตรงกัน จะย้อนกลับมาเป็นคำถามในการพิจารณา
⑤ ออกแบบบันทึกหลังการรับรอง การรับรองมีอายุ และหลักฐานสำหรับการรับรองขั้นถัดไปเริ่มสะสมตั้งแต่ตอนนี้
คุณสมบัติและขั้นตอนของการยืนยันสถานะและการรับรองวิสาหกิจแตกต่างกันไปตามแต่ละระบบ และอาจเปลี่ยนไปตามการพิจารณาของหน่วยงานและแนวทาง ณ เวลายื่น แต่ละกรณีมีคุณสมบัติต่างกัน จึงต้องสอบถามหน่วยงานที่รับผิดชอบเป็นรายกรณี
กรณีนี้เป็นเรื่องสมมติที่เรียบเรียงขึ้นใหม่เพื่อช่วยให้เข้าใจ บุคคล ชื่อกิจการ สถานที่ และตัวเลขที่ปรากฏไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือเหตุการณ์ใดโดยเฉพาะ
