[เอกสารร้องเรียน] วิธีการมอบอำนาจและรับรองสำเนาถูกต้องสำหรับผู้ที่อาศัยในต่างประเทศ - ไม่สามารถออกเอกสารรับรองการลงนามโดยตัวแทนได้

สรุป 3 ข้อ

• เอกสารของผู้ที่อยู่ในต่างประเทศ ไม่สามารถให้ครอบครัวในประเทศดำเนินการแทนได้ทั้งหมด ใบรับรองการยืนยันข้อเท็จจริงการลงนาม เฉพาะตัวบุคคลเท่านั้นที่สามารถขอรับได้ และสำหรับใบรับรองการประทับตรา ต้องมีหนังสือแต่งตั้งที่ได้รับการยืนยันจากสถานทูตต่างประเทศจึงจะสามารถดำเนินการแทนได้
• ลำดับการส่ง: ตรวจสอบเอกสารที่ระบุในประกาศ → ผู้ที่พำนักในต่างประเทศได้รับการยืนยันหนังสือแต่งตั้งและหนังสือยินยอมจากสถานทูต → ผู้แทนในประเทศดำเนินการออกใบรับรองการประทับตรา → ยื่นใบสมัคร → เสริมเอกสารต้นฉบับ
• ระยะเวลา: สำหรับโครงการสนับสนุน ระยะเวลาอ้างอิงคือวันปิดรับสมัคร โดยไปรษณีย์ระหว่างประเทศใช้เวลาประมาณ 2 สัปดาห์ ดังนั้นควรจองคิวที่สถานทูตล่วงหน้าอย่างน้อย 3-4 สัปดาห์ก่อนวันปิดรับสมัคร

สารบัญ

1. ทำไมหนังสือยินยอมฉบับเดียวถึงถูกส่งกลับมาสองครั้ง
2. บ้านว่างในคังโฮและพี่สาวในโฮจิมินห์
3. ใบรับรองการยืนยันข้อเท็จจริงการลงนาม ไม่สามารถดำเนินการแทนได้
4. การรับใบรับรองการประทับตราด้วยหนังสือแต่งตั้งที่ได้รับการยืนยันจากสถานทูตต่างประเทศ
5. ส่วนที่แบบแปลนอาคารและอาคารจริงไม่ตรงกัน
6. การยื่นก่อนกำหนดและเสริมเอกสารต้นฉบับ
7. ตั้งแต่รื้อถอนจนถึงการแจ้งการรื้อถอน
8. รายการตรวจสอบเอกสารสำหรับผู้ที่พำนักในต่างประเทศ

1. ทำไมหนังสือยินยอมฉบับเดียวถึงถูกส่งกลับมาสองครั้ง

ทำไมหนังสือยินยอมฉบับเดียวกันถึงถูกส่งกลับมาจากที่ว่าการอำเภอสองครั้ง? แบบฟอร์มก็ถูกต้อง มีลายเซ็น และช่องของผู้สมัครก็ถูกกรอกครบถ้วน

ผมเป็นผู้แทนด้านการปกครองที่ประจำอยู่ที่ Yeonsu-gu, Songdo, Incheon การเล่าเรื่องราวที่เคยเจอขณะทำงานเป็นเรื่องที่น่าสนใจ ผู้แทนด้านการปกครองมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำและยื่นเอกสารให้กับหน่วยงานราชการ ซึ่งเป็นงานพื้นฐานตามที่ระบุไว้ในมาตรา 2 ของพระราชบัญญัติผู้แทนด้านการปกครอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงนี้ มีคำถามเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เกี่ยวกับ กรณีที่สมาชิกในครอบครัวที่อยู่ในต่างประเทศต้องยื่นเอกสารให้กับหน่วยงานราชการในประเทศ ตัวเอกสารเองไม่ได้ยาก แต่สิ่งที่ยากคือใคร จะต้องได้รับการลงนามและรับรองที่ไหน และด้วยวิธีใด

หนังสือยินยอมในเรื่องราวนี้ก็เช่นกัน ไม่มีปัญหาในเนื้อหา เหตุผลที่ถูกส่งกลับมาคือการมีอยู่ของเอกสารรับรองที่ต้องแนบกับหนังสือยินยอม

2. บ้านว่างที่แข็งแกร่งและพี่สาวของโฮจิมินห์

ผู้รับมอบอำนาจเป็นชายวัยต้น 30 ปีที่อาศัยอยู่ใน Namdong-gu, Incheon ทำงานในบริษัทโลจิสติกส์ และเดินทางไปเยี่ยมบ้านคุณย่าที่เกาะ Ganghwado ทุกสุดสัปดาห์ หลังจากที่คุณย่าเสียชีวิต คุณพ่อได้รับมรดก และ 3 ปีต่อมาเมื่อคุณพ่อเสียชีวิต บ้านและที่ดินก็ถูกแบ่งครึ่งระหว่างผู้รับมอบอำนาจและพี่สาว โดยดำเนินการการโอนกรรมสิทธิ์ไปแล้วในขณะนั้น

บ้านว่างมานานกว่า 10 ปี หลังคาแผ่นกระเบื้องแตก และทุกครั้งที่ฝนตกหนัก ดินก็ถล่มลงข้างกำแพงบ้านข้างๆ มีการร้องเรียนจากเพื่อนบ้านหลายครั้ง และจากเทศบาลเขต ผู้รับมอบอำนาจได้รับการแนะนำให้สมัครโครงการสนับสนุนการปรับปรุง/รื้อถอนบ้านว่าง เนื่องจากมีการประกาศให้ดำเนินการดังกล่าว ผู้รับมอบอำนาจสามารถรับการสนับสนุนค่าใช้จ่ายในการรื้อถอนได้เป็นจำนวนมาก หากไม่มีการสนับสนุน ผู้รับมอบอำนาจอาจต้องใช้เงินออมเพื่อแต่งงานเกือบทั้งหมดที่สะสมมาเกือบ 1 ปี

ปัญหาคือพี่สาว พี่สาวทำงานเป็นผู้แทนที่บริษัทสาขาของบริษัทเกาหลีในโฮจิมินห์, เวียดนาม และกำหนดการเดินทางกลับครั้งต่อไปคือช่วงเทศกาล Seollal (วันขึ้นปีใหม่ตามปฏิทินจันทรคติ) กำหนดเวลาสิ้นสุดการประกาศคือปลายเดือนตุลาคม

ผู้รับมอบอำนาจพยายามทำด้วยตัวเอง เขาได้รับแบบฟอร์มจากเทศบาลเขต และส่งทางอีเมลถึงพี่สาว พี่สาวก็สแกนแบบฟอร์มยินยอมที่ลงนามแล้วและส่งกลับมา ผู้รับมอบอำนาจนำสำเนาที่พิมพ์ออกมาไปที่เทศบาลเขต

3. แบบยืนยันข้อเท็จจริงลายมือชื่อด้วยตนเอง ไม่สามารถดำเนินการแทนได้

คำตอบของเจ้าหน้าที่ในเขตเทศบาลนั้นง่ายมาก ตามที่ระบุไว้ในประกาศ จำเป็นต้องมีสำเนาต้นฉบับของหนังสือยินยอมจากเจ้าของอาคารทั้งหมด และเอกสารรับรองลายนิ้วมือ หรือ แบบยืนยันข้อเท็จจริงลายมือชื่อด้วยตนเองของเจ้าของ การพิมพ์สำเนาแบบสแกนไม่ใช่ต้นฉบับ และยังขาดเอกสารรับรองอีกด้วย

ผู้รับมอบอำนาจพยายามไปที่ศูนย์บริการประชาชนในวันรุ่งขึ้นเพื่อขอแบบยืนยันข้อเท็จจริงลายมือชื่อด้วยตนเองของน้องสาว คิดว่าเนื่องจากเป็นสมาชิกในครอบครัว จึงน่าจะทำได้ แต่ แบบยืนยันข้อเท็จจริงลายมือชื่อด้วยตนเองเป็นเอกสารที่ต้องดำเนินการโดยตัวผู้รับมอบอำนาจด้วยตนเอง ไม่สามารถดำเนินการแทนได้ แม้ว่าการดำเนินการแทนสำหรับเอกสารรับรองลายนิ้วมือจะเป็นไปได้ แต่จะต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ผู้รับมอบอำนาจลงนาม และหากผู้รับมอบอำนาจอยู่ในต่างประเทศ จะต้องได้รับการรับรองหนังสือมอบอำนาจนั้นจากสถานทูต

ในการไปที่เขตเทศบาลครั้งที่สอง ผู้รับมอบอำนาจได้นำหนังสือยินยอมต้นฉบับที่น้องสาวส่งมาทางไปรษณีย์ระหว่างประเทศ แม้ว่าจะเป็นต้นฉบับ แต่ก็ยังขาดเอกสารรับรอง หนังสือยินยอมถูกส่งคืนอีกครั้ง

ผู้รับมอบอำนาจได้นัดหมายการให้คำปรึกษาที่สำนักงานในวันศุกร์ของสัปดาห์นั้น โดยส่งประกาศและรูปถ่ายของหนังสือยินยอมที่ถูกปฏิเสธทางอีเมลล่วงหน้า เพื่อให้ทราบคร่าวๆ ว่ามีอะไรขาดไป เหลือเวลาจนถึงวันหมดเขตประกาศอีก 23 วัน

4. การรับสำเนาถูกต้องตามแบบฟอร์มมอบอำนาจให้สถานทูต

ก่อนอื่น เราได้ตัดสินใจว่าจะรับเอกสารด้วยวิธีใดกันแล้ว น้องสาวจะไม่ได้เดินทางกลับประเทศ และมีสองวิธีที่สามารถทำได้

1. วิธีการส่งตัวแทนไปรับหนังสือรับรองการรับรองสำเนาถูกต้องจากสถานทูต และให้ผู้รับมอบอำนาจดำเนินการรับหนังสือรับรองสำเนาถูกต้องของน้องสาวแทนในประเทศ
2. วิธีการส่งหนังสือยินยอมที่ได้รับการรับรอง (รับรอง) จากสถานทูต

วิธีที่สองดูเหมือนจะง่ายกว่า แต่ในประกาศไม่มีข้อความที่ระบุว่าสถานทูตจะรับหนังสือยินยอมแทนหนังสือรับรอง เมื่อโทรศัพท์สอบถามเจ้าหน้าที่ ได้รับคำตอบว่า “น่าจะทำได้” ซึ่งไม่สามารถดำเนินการในงานที่ใกล้ถึงกำหนดได้ ดังนั้นจึงใช้วิธีแรกเป็นหลัก และตกลงว่าจะรับคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรจากเทศบาลเมือง โดยส่งคำถามไปยังเทศบาลเมืองเพื่อสอบถามเป็นลายลักษณ์อักษรว่า “สามารถใช้หนังสือยินยอมที่ได้รับการรับรองจากสถานทูตแทนการแนบหนังสือรับรองได้หรือไม่” เหตุผลในการสอบถามเป็นลายลักษณ์อักษรคือ เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานได้ในกรณีที่เจ้าหน้าที่เปลี่ยนไปหรือได้รับข้อมูลที่แตกต่างกันจากจุดรับเรื่อง

ได้รวบรวมสิ่งที่น้องสาวต้องทำเป็นเอกสารหนึ่งแผ่น

• ทำการนัดหมายเพื่อไปที่สถานกงสุลใหญ่แห่งโฮจิมินห์ (การนัดหมายออนไลน์, ถือหนังสือเดินทาง)
• จัดทำหนังสือมอบอำนาจให้ทำการรับหนังสือรับรอง และให้สถานทูตรับรอง ระบุชื่อและหมายเลขประจำตัวประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ (ผู้รับมอบอำนาจ) และวัตถุประสงค์ในการใช้หนังสือรับรองอย่างถูกต้อง
• ในวันเดียวกัน ให้รับรองหนังสือยินยอมจากสถานทูตด้วย (เพื่อเตรียมไว้ตามคำตอบของเทศบาลเมือง)
• ส่งเอกสารทั้งสองฉบับทางไปรษณีย์ระหว่างประเทศไปยังที่อยู่ของผู้รับมอบอำนาจ

ตรวจสอบเพิ่มเติมอีกอย่างหนึ่ง น้องสาวได้แจ้งการทำเครื่องหมายประทับตราลายนิ้วมือไว้ก่อนออกเดินทาง หากไม่ได้แจ้งการทำเครื่องหมายประทับตราลายนิ้วมือไว้ จะต้องดำเนินการแจ้งการทำเครื่องหมายประทับตราลายนิ้วมือผ่านสถานทูตเสียก่อน และจะใช้เวลานานกว่านั้น สิ่งแรกที่ต้องสอบถามสำหรับเอกสารผู้ที่พำนักในต่างประเทศคือ ว่าได้แจ้งการทำเครื่องหมายประทับตราลายนิ้วมือในประเทศหรือไม่

น้องสาวไปที่สถานกงสุลใหญ่ในวันอังคารเช้า ซึ่งเป็นวันที่มีการนัดหมายที่เร็วที่สุด และเอกสารมาถึงในวันศุกร์ของสัปดาห์เดียวกัน ผู้รับมอบอำนาจไปที่ศูนย์บริการประชาชนในวันจันทร์ของสัปดาห์ถัดไปเพื่อรับหนังสือรับรองของน้องสาว

5. สภาพอาคารตามบัญชีรายชื่ออาคารไม่ตรงกับอาคารจริง

ในขณะที่ปัญหากับลายเซ็นกำลังคลี่คลาย ปัญหาอื่นก็เกิดขึ้นมาแทนที่ ในแบบฟอร์มใบสมัครโครงการสนับสนุน มีช่องให้ระบุพื้นที่ของอาคารที่จะถูกรื้อถอน บัญชีรายชื่ออาคารระบุไว้เพียงบ้านหลังเดียว พื้นที่ 52 ตารางเมตร แต่จากภาพถ่ายสถานที่ที่ลูกค้าส่งมา มีโกดังที่สร้างจากบล็อกและห้องน้ำแบบดั้งเดิมแยกต่างหาก

ลูกค้าต้องการให้รื้อถอนโกดังไปด้วย หากเขียนเช่นนั้น พื้นที่ที่ขอรับสมัครและพื้นที่ตามบัญชีรายชื่อจะไม่ตรงกัน มีความเป็นไปได้สูงที่จะถูกขอให้เพิ่มเติม ข้อมูลจากประกาศเพียงอย่างเดียวไม่สามารถระบุได้ว่าสามารถรวมสิ่งปลูกสร้างเพิ่มเติมที่ไม่ปรากฏในบัญชีรายชื่อไว้ในขอบเขตการสนับสนุนได้หรือไม่

แบบฟอร์มระบุเฉพาะพื้นที่บ้าน 52 ตารางเมตรตามบัญชีรายชื่อ แต่แนบ ภาพถ่ายสถานที่ 6 ภาพและแผนผัง เพื่อแจ้งข้อเท็จจริงที่ว่าโกดังและห้องน้ำที่ไม่ปรากฏในบัญชีรายชื่ออยู่ในที่ดินเดียวกัน และขอให้พิจารณาว่าควรอยู่ในขอบเขตการสนับสนุนหรือไม่ หากนำข้อมูลที่ให้ทางราชการตัดสินใจมาก่อน แม้ว่าจะมีคำพูดอื่น ๆ ในการตรวจสอบสถานที่จริง การสมัครก็จะไม่สั่นคลอน

ในช่วงเวลานั้น ลูกค้าแวะเข้ามาที่สำนักงานพร้อมกับนำลูกพลับที่เด็ดจากต้นลูกพลับในลานบ้านคุณยายมาหนึ่งถุง บอกให้รออีกประมาณหนึ่งสัปดาห์แล้วค่อยกิน เมื่อลองกินหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์แล้ว พบว่าหวานมาก

6. การรับก่อนกำหนดและเอกสารเพิ่มเติม

คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรจากเขตมาถึงก่อนกำหนด 9 วัน มีข้อความว่าแบบฟอร์มยินยอมที่ได้รับการยืนยันจากสถานทูตก็สามารถใช้ได้ เนื่องจากได้เตรียมใบรับรองการรับรองลายนิ้วมือไว้แล้ว จึงตัดสินใจส่งทั้งสองอย่าง เอกสารที่เหลือมีดีกว่าเอกสารที่ขาด

จัดเรียงเอกสารที่ต้องส่งดังนี้

การส่งดำเนินการเสร็จสิ้นก่อนกำหนด 7 วัน วันที่ส่ง เจ้าหน้าที่แจ้งว่าให้ไปทำสำเนาโฉนดที่ดินฉบับใหม่ เนื่องจากวันที่ออกเก่าเกินไป เป็นสำเนาที่ลูกค้าได้รับเมื่อไปเขตครั้งแรก จึงได้ไปทำใหม่ที่เครื่องบริการตนเอง ณ ที่นั้น เหตุการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นเมื่อเอกสารรวบรวมครั้งแรกมีอายุมาก ควรตรวจสอบเกณฑ์วันออกในประกาศก่อน สำหรับการสมัครที่มีกำหนดเวลา

7. การรื้อถอนหลังจากการรายงานการทำลายอาคาร

ผลการคัดเลือกออกมากลางเดือนพฤศจิกายน บ้านได้รับการคัดเลือกให้เป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนด และโกดังและห้องน้ำได้รับการรวมไว้ในขอบเขตงานก่อสร้างเดียวกันหลังจากการตรวจสอบสถานที่ ภาพถ่ายและแผนที่ที่ส่งไว้ล่วงหน้าตามสิ่งที่แนบมาถูกนำไปใช้เป็นข้อมูลการตรวจสอบสถานที่โดยตรง

การรื้อถอนเสร็จสิ้นในช่วงต้นเดือนธันวาคม สิ่งที่เหลือคือ การรายงานการทำลายอาคาร มาตรา 34 ของ “พระราชบัญญัติการจัดการอาคาร” กำหนดให้ผู้จัดการอาคารต้องยื่นแบบฟอร์มรายงานการทำลายอาคารภายใน 30 วันนับจากวันที่อาคารถูกทำลาย เป็นขั้นตอนในการลบออกจากทะเบียนอาคาร ตามข้อ (2) ของมาตราเดียวกัน หากมีการรายงานความสำเร็จของการรื้อถอนหลังจากการรื้อถอนอย่างสมบูรณ์ จะถือว่าได้มีการรายงานการทำลายอาคารแล้ว แต่ต้องตรวจสอบแยกต่างหากว่าการรื้อถอนด้วยโครงการสนับสนุนทำให้การรายงานนั้นเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติหรือไม่ การรายงานครั้งนี้จำเป็นต้องมีหนังสือแต่งตั้งจากเจ้าของร่วมทั้งสองคน เนื่องจากหนังสือแต่งตั้งที่ได้รับจากน้องสาวตอนแรกนั้นรวมถึงการรื้อถอนและการรายงานการทำลายอาคารในภายหลัง จึงไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารไปมาระหว่างประเทศอีกครั้ง

เรื่องของผู้ที่พำนักอยู่ในต่างประเทศ จะใช้เวลา 2 สัปดาห์ในการส่งเอกสารข้ามทะเลทุกครั้ง หากใส่ขอบเขตอำนาจในหนังสือแต่งตั้งให้ครอบคลุมขั้นตอนที่จำเป็นในอนาคต จะสามารถลดจำนวนครั้งในการส่งไปกลับได้

น้องสาวที่เดินทางกลับมาในช่วงเทศกาลตรุษจีน บอกว่าเมื่อไปถึง พบว่ามีเพียงต้นมะกรูดที่ยังคงเหลืออยู่ในลานที่ถูกรื้อถอนไปแล้ว ผู้ว่าจ้างวางแผนที่จะสร้างแปลงผักขนาดเล็กบนที่ดินนั้นในฤดูใบไม้ผลิ

8. รายการตรวจสอบเอกสารสำหรับผู้ที่พำนักในต่างประเทศ

หากคุณต้องยื่นเอกสารต่อหน่วยงานราชการในประเทศพร้อมกับสมาชิกในครอบครัวที่พำนักในต่างประเทศ โปรดตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้ก่อน:

1. ตรวจสอบว่าเอกสารที่ต้องยื่นในประกาศหรือคู่มือมีข้อความเกี่ยวกับหนังสือรับรองตัวตน, หนังสือยืนยันข้อเท็จจริงการลงนามของตัวคุณเอง และฉบับจริงอย่างไร
2. ตรวจสอบว่าผู้ที่พำนักในต่างประเทศได้แจ้งเรื่องประทับตราต่อประเทศหรือไม่ (หากยังไม่มี ให้เริ่มจากการแจ้งเรื่องประทับตราผ่านสถานทูต/สถานกงสุล)
3. คำนวณย้อนกลับจากวันครบกำหนด โดยรวมวันนัดหมายเพื่อเยี่ยมชมสถานทูต/สถานกงสุล และระยะเวลาการจัดส่งทางไปรษณียากรระหว่างประเทศ
4. ตรวจสอบว่าหนังสือมอบอำนาจครอบคลุมขั้นตอนหลังจากนี้ (การแจ้ง การเพิ่มเติม การรับ) หรือไม่
5. ตรวจสอบว่าแต่ละเอกสารมีเกณฑ์ตามวันที่ออกหรือไม่

เนื่องจากข้อกำหนดและเอกสารที่ยอมรับแตกต่างกันไปในแต่ละหน่วยงานและโครงการ จึงจำเป็นต้องตรวจสอบแต่ละกรณีแยกกัน

นี่คือเรื่องราวที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้น

สำนักงานผู้แทนด้านการปกครองตั้งอยู่ใน Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo) ให้บริการด้านการอุทธรณ์ทางปกครอง, การอนุญาต/การแจ้ง, การเข้าออกประเทศของชาวต่างชาติ (วีซ่า, การพำนัก), และการจัดการด้านการปกครองเป็นประจำ สำนักงานผู้แทนด้านการปกครอง Hwang Yunsang ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเตรียมหนังสือมอบอำนาจสำหรับผู้ที่พำนักในต่างประเทศ และดำเนินการแทนการจัดทำและยื่นแบบฟอร์มคำร้องและเอกสารแนบต่อหน่วยงานราชการ หากคุณมีสถานการณ์ที่คล้ายกัน โปรดติดต่อเราได้อย่างสบายใจ

━━━━━━━━━━ สำนักงานผู้แทนด้านการปกครอง Hwang Yunsang 📍 Yeonsu-gu, Incheon 165, Conventia-daero, Posco Tower Songdo 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com ━━━━━━━━━━