Vào tháng 9, khi Tết Trung thu (Chuseok) sắp đến, số lượng chấm tròn trên lịch văn phòng tôi lại tăng lên đáng kể. 🍂
Tôi là một đại lý hành chính có văn phòng tại Songdo, Yeonsu-gu, Incheon. Tôi muốn giới thiệu một câu chuyện mà tôi đã trải qua trong quá trình làm việc.
Lý do số lượng chấm tròn tăng lên vào thời điểm này rất đơn giản. Có quá nhiều việc cần phải hoàn thành trước kỳ nghỉ, nhiều việc bị trì hoãn vì kỳ nghỉ, và nhiều việc có thời hạn khó tính toán vì kỳ nghỉ xen vào. Các cơ quan nhà nước có thể nghỉ ngơi, nhưng ngày tháng theo luật định thì không. Các khoảng thời gian giữa những ngày đỏ trên lịch là các khoảng thời gian yêu cầu nộp đơn, thời gian bổ sung và thời hạn nộp. Vào tháng 9 của năm đó, chấm tròn đậm nhất trên lịch của tôi là “30 ngày” của một công chức.
30 ngày đó đã trôi qua gần một nửa rồi. Vấn đề không chỉ là ngày tháng. Người đó còn băn khoăn liệu mình có oan không, hoặc đã làm sai điều gì. Và sự băn khoăn đó, thực tế là cốt lõi của vụ việc này.
Email dài đến vào lúc 11 giờ đêm
Vào đêm thứ Ba của tuần đó, một email dài đã đến hòm thư của văn phòng tôi. Thời gian gửi là 23:40. Người gửi là một công chức trẻ khoảng 30 tuổi thuộc một cơ quan quốc gia ở Incheon.
Email đính kèm hai bức ảnh. Một là “bản giải thích lý do xử lý kỷ luật”, bức còn lại là bản tóm tắt biên bản cuộc họp của ủy ban kỷ luật. Hình thức kỷ luật là cắt lương trong 1 tháng. Lý do là “kinh doanh lợi nhuận mà không được phép làm thêm”.
Câu chuyện là như sau: Anh ta đã đi cắm trại và quay video ngắn mỗi cuối tuần trong vài năm qua. Nội dung nhỏ nhặt như cách dựng lều, cách nhóm lửa khi trời mưa. Ban đầu là một kênh có vài chục người đăng ký, nhưng sau khi video “chuẩn bị cắm trại mùa đông một mình” được đăng vào một mùa đông nào đó và được thuật toán đề xuất, số lượng người đăng ký đã tăng lên và cuối cùng vượt quá ngưỡng tạo doanh thu.
Khi một công chức có thu nhập từ phát sóng cá nhân, họ phải được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan nơi họ công tác. Luật Công chức Quốc gia hạn chế công chức tham gia các hoạt động kinh doanh hoặc đảm nhận các công việc khác mà không được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, và theo hướng dẫn về nghĩa vụ của Bộ Quản lý Nhân sự, phát sóng cá nhân trên internet cũng phải được phép nếu vượt quá ngưỡng doanh thu.
Anh ta biết điều đó. Vì vậy, anh ta đã nộp đơn xin phép. "Tôi chắc chắn đã nộp đơn. Nhưng họ nói không có hồ sơ." Email kết thúc bằng câu đó.
Việc xem xét đã gần như hoàn thành trước khi chúng tôi gặp nhau. Điều đầu tiên tôi kiểm tra không phải là mức độ oan ức mà là ngày tháng. Ngày nhận được bản giải thích lý do xử lý kỷ luật là ngày 26 tháng 8. Điều 76, khoản 1 của Luật Công chức Quốc gia quy định rằng công chức không đồng ý với hình thức kỷ luật phải yêu cầu thẩm định của Ủy ban Thẩm định trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được bản giải thích lý do đó. Nói một cách đơn giản, nếu quá thời hạn 30 ngày này, dù nội dung có oan ức đến đâu thì cũng không được xem xét.
Thời gian tính bắt đầu từ ngày hôm sau ngày nhận. Ngày cuối cùng nếu là ngày nghỉ lễ thì được gia hạn đến ngày hôm sau, nhưng không có lý do gì để chủ quan. Bởi vì trọn kỳ nghỉ Chuseok nằm ở giữa. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào gửi đến cơ quan nhà nước và nhận được phản hồi, kỳ nghỉ sẽ là khoảng trống.
Tôi đã gửi email trả lời: "Tôi sẽ gặp anh vào chiều thứ Năm lúc 2 giờ. Vui lòng mang theo bản gốc các giấy tờ liên quan đến hình thức kỷ luật và ghi lại tất cả những gì anh nhớ về thời điểm nộp đơn xin phép làm thêm."
Những điều ông ấy đã tự làm
Buổi chiều thứ Năm, ông ấy đến đúng giờ hẹn. 🙂 Giấy tờ được xếp vào bìa nhựa trong suốt theo thứ tự ngày tháng. Chỉ cần nhìn cách ông ấy sắp xếp giấy tờ đã biết ông ấy là người cẩn thận. Nhưng có vẻ sự cẩn thận đó đôi khi lại trở thành gánh nặng.
Ông ấy đã làm mọi thứ trong khả năng có thể. Khi xác minh thu nhập từ kênh vào thời điểm kiểm tra nhiệm vụ vào mùa xuân, ông ấy đã ngay lập tức viết đơn giải trình. Ngay cả khi tham gia ủy ban kỷ luật, ông ấy cũng khai báo: "Tôi đã nộp đơn và đã được nhân viên phụ trách xác nhận". Tuy nhiên, ủy ban lại không chấp nhận vì không có tài liệu nào chứng minh việc nộp đơn. Trong sổ cấp phép kiêm nhiệm của cơ quan không có tên ông ấy.
Tại sao tên ông ấy lại không có trong danh sách phê duyệt dù đã nộp đơn? Ông ấy giải thích như sau: Đơn nộp từ mùa đông hai năm trước, khi còn ở bộ phận khác. Ông đã tạo mẫu đơn và gửi lên hệ thống tài liệu điện tử nội bộ, đồng thời thông báo cho chuyên viên phụ trách công vụ lúc đó qua tin nhắn: "Tôi đã gửi rồi". Lời hồi đáp là: "Vâng, tôi sẽ kiểm tra và xử lý". Sau đó, hai tuần sau, có sự điều động nhân sự. Cả ông ấy và nhân viên phụ trách đó đều chuyển sang bộ phận khác.
"Anh có nhận được thông báo phê duyệt không?" Tôi hỏi.
Ông ấy im lặng một lúc. "Không. Nhưng cũng không nhận được thông báo từ chối. Tôi cứ nghĩ là đã được duyệt rồi."
Chỉ sau câu trả lời đó, tôi mới bắt đầu hình dung ra bức tranh toàn cảnh của vụ việc. Ông ấy không nói dối. Đồng thời, ủy ban kỷ luật cũng không hoàn toàn sai. Sự thật là đã có một giai đoạn ông ấy nhận thu nhập mà không có phê duyệt. Phê duyệt chỉ có hiệu lực khi có 'phê duyệt' chứ không phải chỉ có 'nộp đơn'. Đây là một lĩnh vực không thể tranh cãi.
Vấn đề nằm ở một khía cạnh khác.
Đơn khiếu nại đứng tên ai?
Ông ấy cẩn trọng hỏi: "Anh có thể thay tôi ra trước Ủy ban xét khiếu nại công chức được không?"
"Đơn khiếu nại đứng tên anh, và ngày thẩm định anh cũng sẽ tự mình trình bày." Tôi trả lời như vậy và nói rằng chúng tôi sẽ cùng soạn đơn khiếu nại, bản thảo đơn yêu cầu công khai thông tin và bản giải trình bổ sung, còn tài liệu rời rạc thì tôi sẽ sắp xếp lại. Việc người trực tiếp nắm rõ tình hình tự mình trình bày sẽ giúp xác nhận lại những sự thật được nêu trong bản viết trước ủy ban.
Ông ấy gật đầu. Thực tế, ông ấy đã từng tham khảo ý kiến qua công đoàn công chức. Họ khuyên ông nên tự mình nộp đơn vì vấn đề không quá phức tạp. Tuy nhiên, khi bắt đầu viết đơn, ông lại cảm thấy bế tắc, không biết nên viết gì, viết theo thứ tự nào, và phải tìm kiếm tài liệu ở đâu. Công việc của tôi chính là bắt đầu từ đó.
Đếm ngược thời hạn
Buổi tối hôm đó, tôi chia công việc thành ba phần.
Thứ nhất, xác định thời hạn nộp đơn. Ngày 26 tháng 8 nhận đơn, từ ngày hôm sau là 30 ngày. Trong đó có kỳ nghỉ Chuseok. Tôi chọn ngày làm việc cuối cùng trước kỳ nghỉ làm ngày mục tiêu nộp đơn. Không có lý do gì để kéo dài đến phút cuối. Vì có thể bưu điện bị chậm hoặc có lỗi trong quá trình nộp trực tuyến, chỉ cần một ngày là mọi thứ có thể bị hủy bỏ.
Thứ hai, không chờ đợi tất cả các tài liệu. Khi khiếu nại lên ủy ban, có thể nộp đơn trước, sau đó bổ sung tài liệu. Thay vì chờ đợi để có một đơn hoàn hảo rồi mới nộp, việc nộp đơn với những lập luận và kế hoạch chứng minh chính, sau đó bổ sung tài liệu sau là an toàn hơn nhiều.
Thứ ba, thu hẹp phạm vi tranh chấp. Không phải là 'hủy bỏ quyết định' mà là 'kỷ luật quá nặng'.
Ban đầu, ông ấy đương nhiên muốn hủy bỏ. "Tôi đã nộp đơn, là cơ quan không xử lý mà." Tôi hiểu cảm giác của ông ấy. Nhưng theo giấy tờ, có một giai đoạn ông ấy nhận thu nhập mà không có phê duyệt. Việc phủ nhận điều đó sẽ khiến đơn khiếu nại mất đi tính thuyết phục ngay từ đầu.
Thay vào đó, tôi sắp xếp như sau: Thừa nhận hành vi vi phạm. Nhưng không phải là cố tình trốn tránh phê duyệt mà là đã thực hiện quy trình nộp đơn, và việc đơn không được xử lý là do sự thay đổi nhân sự. Quy mô thu nhập nhỏ, không liên quan đến nhiệm vụ và đã nhanh chóng xin phê duyệt để khắc phục. Do đó, việc bị cắt lương là quá nặng.
Trong các tranh chấp hành chính, sai lầm phổ biến nhất là dồn sức vào một trận chiến không thể thắng, trong khi bỏ lỡ cơ hội chiến thắng.
Ông ấy nhìn chằm chằm vào bản phác thảo nội dung đơn khiếu nại và hỏi: "Vậy thì anh đang thừa nhận là mình sai phải không?" Đó là một nhận xét đúng. Tuy nhiên, việc xác định phạm vi thừa nhận cũng là lựa chọn của người khiếu nại. Thừa nhận sự thật là đã có thu nhập trước khi có phê duyệt, nhưng không cần phải bị đánh giá là đã cố tình trốn tránh phê duyệt. Việc phân biệt giữa sự thật và đánh giá, đó là điểm khởi đầu của đoạn mở đầu trong đơn khiếu nại. Ông ấy đọc lại bản phác thảo hai lần rồi mới gật đầu. Và ông ấy viết một dòng nhỏ bằng bút chì bên cạnh nội dung: Thừa nhận sự thật, tranh chấp đánh giá.
Tìm lại đơn đăng ký đã mất
Vấn đề nằm ở việc chứng minh được sự thật là “đã đăng ký”. Lý do mà ủy ban kỷ luật không chấp nhận phần này chỉ vì thiếu tài liệu.
Tại sao anh ta lại không nộp tài liệu vào thời điểm đó? Có lý do cả. Khi có sự thay đổi nhân sự, máy tính cá nhân bị thay thế và lịch sử trò chuyện trên messenger cũng bị xóa. Messenger lưu trữ cuộc trò chuyện trên máy tính cá nhân, và anh ta không hề sao lưu lại. Anh ta đã cố gắng tìm kiếm các tài liệu đã tải lên từ hệ thống tài liệu điện tử, nhưng vì chuyển bộ phận nên không có quyền truy cập vào thư mục tài liệu của bộ phận cũ. Vì vậy, anh ta nghĩ rằng “đơn đăng ký đã biến mất”.
Tuy nhiên, tài liệu điện tử không dễ dàng biến mất như vậy. Đó chính là điểm mà tôi tập trung vào.
Mặc dù lịch sử trò chuyện được lưu trữ trên máy tính cá nhân có thể bị xóa, nhưng các tài liệu được tải lên hệ thống tài liệu điện tử của cơ quan vẫn có lịch sử soạn thảo, tiếp nhận và phê duyệt. Nếu phê duyệt chưa hoàn tất, có khả năng nó vẫn còn ở trạng thái "đang chờ phê duyệt" hoặc "tạm dừng". Như vậy, đó không phải là hồ sơ cá nhân của anh ta mà là hồ sơ công cộng do cơ quan lưu giữ.
"Bạn có thể yêu cầu công khai thông tin để xem lịch sử xử lý của đơn đăng ký của chính mình." Tôi nói, và anh ta nói rằng anh ta không hề biết có cách đó. Hầu hết các trường hợp đều như vậy. Không phải công chức nào cũng biết tất cả các thủ tục hành chính. Ngay cả những người xử lý khiếu nại hàng ngày cũng thường không biết bắt đầu từ đâu khi đến lượt mình.
Tôi đã cùng anh ta soạn thảo đơn yêu cầu công khai thông tin. Phạm vi yêu cầu đã được thu hẹp lại thành ba mục: ① Xác định xem người khiếu nại có soạn thảo và nộp đơn xin phép làm việc song song vào khoảng tháng 12 hai năm trước hay không và tình trạng xử lý của đơn đó ② Lộ trình phê duyệt của tài liệu đó và thời gian xử lý từng giai đoạn ③ Tình hình tiếp nhận đơn xin phép làm việc song song của bộ phận phụ trách nhân sự trong cùng thời gian đó. Nếu phạm vi quá rộng, sẽ có yêu cầu bổ sung và điều đó sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Đó là lý do tại sao tôi chỉ định ngày tháng và loại tài liệu một cách cụ thể.
Việc yêu cầu công khai thông tin mất khoảng mười ngày để xử lý và có thể được gia hạn tùy thuộc vào tình hình thực tế. Nếu có kỳ nghỉ Trung Thu, không có gì đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được câu trả lời trong thời gian yêu cầu. Vì vậy, nguyên tắc thứ hai mà chúng tôi đã xác định trước đó, "không chờ tài liệu", có ý nghĩa ở đây. Chúng tôi sẽ ghi rõ trong đơn yêu cầu: "Chúng tôi đang yêu cầu công khai thông tin để chứng minh sự thật về việc nộp đơn và sẽ bổ sung và nộp ngay khi nhận được phản hồi."
Một câu nói của đồng nghiệp cũ
Vào thứ Sáu của tuần đó, tôi nhận được cuộc gọi từ anh ta.
"Tôi đã nói chuyện với chuyên viên phụ trách công việc nhân sự vào thời điểm đó." Anh ta nói rằng cả hai người đã liên lạc lại sau khi có sự thay đổi nhân sự. Chuyên viên đó nói rằng anh ta nhớ mơ hồ về việc đã nhận đơn đăng ký. Anh ta nói rằng nó lẽ ra phải được đưa vào danh sách bàn giao khi sắp có sự thay đổi nhân sự, nhưng vì công việc bàn giao bị dồn lại nên đã bị bỏ sót. Và anh ta nói thêm: "Nếu cần, tôi có thể viết xác nhận sự thật cho bạn."
Tôi vừa mừng vừa cẩn trọng. Xác nhận sự thật của đồng nghiệp có thể hữu ích, nhưng cũng có những hạn chế nhất định. Đó là một tuyên bố dựa trên trí nhớ, và nếu hai người có quan hệ thân thiết, độ tin cậy có thể bị đánh giá thấp. Vì vậy, tôi đã yêu cầu anh ta hướng dẫn để đảm bảo rằng xác nhận sự thật chỉ bao gồm các sự kiện có thể xác minh, không có cảm xúc cá nhân. Anh ta cần phải ghi lại thời điểm và cách thức nhận tài liệu, ngày phát lệnh nhân sự và quy trình bàn giao. Và xác nhận này sẽ được sử dụng như một tài liệu hỗ trợ cho lịch sử tài liệu điện tử khi nó được công bố.
Chứng cứ càng nhiều càng mạnh khi chúng khớp với nhau. Nếu hồ sơ của cơ quan và ký ức của con người chỉ ra cùng một ngày tháng, đó không phải là sự trùng hợp ngẫu nhiên mà là sự thật.
Đêm đọc lại những quy định đó
Đêm cuối tuần, tôi nán lại văn phòng và lại mở ra các tiêu chuẩn về mức độ kỷ luật. 🌙
Kỷ luật đối với công chức được xác định dựa trên loại hình và mức độ vi phạm, cũng như yếu tố vô ý hoặc cố ý. Ngay cả việc vi phạm cùng một quy định về cấm làm việc có lợi nhuận, 'trường hợp cố tình che giấu' và 'trường hợp thực hiện thủ tục nhưng thu nhập phát sinh trước khi được cấp phép' cũng có thể có mức độ khác nhau. Ngoài ra, còn có các yếu tố giảm nhẹ riêng biệt như thành tích khen thưởng và thái độ làm việc thông thường.
Khi đọc phần đó, tôi lại nhớ đến hồ sơ nhân sự của anh ta. Lần tư vấn đầu tiên, anh ta đã nói lướt qua rằng anh ta đã từng được khen thưởng của người đứng đầu cơ quan khi tham gia công tác ứng phó dịch bệnh vài năm trước. Lúc đó tôi không để ý, nhưng khi xem lại bản tóm tắt nghị quyết của ủy ban kỷ luật, tôi thấy không có đề cập đến các thành tích. Không rõ liệu các yếu tố giảm nhẹ có được xem xét hay không, và nếu có thì đã được đánh giá như thế nào.
Không thể khẳng định chắc chắn liệu thành tích khen thưởng đó có đủ điều kiện để giảm nhẹ hay không, vì điều đó phụ thuộc vào loại hình khen thưởng và quy định. Tuy nhiên, việc ghi rõ các thành tích trên đơn yêu cầu và đính kèm bản sao khen thưởng và tài liệu đánh giá hiệu quả công tác là hoàn toàn hợp lý. Việc đánh giá là do ủy ban thực hiện, còn trách nhiệm của người nộp đơn là cung cấp đầy đủ các tài liệu để đánh giá.
Đêm đó, tôi sắp xếp lại toàn bộ vụ việc theo trình tự thời gian. Mở kênh, thời điểm đáp ứng các điều kiện về doanh thu, ngày nộp đơn xin phép kiêm nhiệm, ngày ra quyết định bổ nhiệm, thời gian tạo ra doanh thu, ngày kiểm tra công vụ, ngày nộp đơn xin phép sau đó, ngày cấp phép, ngày nghị quyết kỷ luật, ngày nhận thông báo về lý do xử phạt. Khi sắp xếp chúng theo hàng, một điều nổi bật lên.
Có 3 tuần giữa ngày đáp ứng các điều kiện về doanh thu và ngày nộp đơn xin phép kiêm nhiệm. Điều đó có nghĩa là anh ta đã nộp đơn ngay sau khi xác nhận đáp ứng các điều kiện. Và sau khi có vấn đề trong cuộc kiểm tra công vụ, anh ta đã nộp lại đơn và nhận được giấy phép chỉ sau một tháng. Cả hai lần nộp đơn đều là 'ngay khi biết'. Đó không phải là hành vi của người cố tình né tránh việc xin phép. Bản trình tự thời gian này đã trở thành nền tảng cho đơn yêu cầu.
Người có thứ để mất
Khi viết đơn yêu cầu, tôi cũng hiểu tại sao anh ta lại bám víu vào công việc này đến vậy.
Anh ta có một đứa con chào đời vào mùa xuân. Vợ anh đang nghỉ thai sản, và tiền lãi khoản vay thuê nhà jeonse đang chảy đi mỗi tháng. Cắt lương một tháng thì một phần lương tháng đó bị trừ. Chỉ vậy thôi thì vẫn chịu được.
Điều lớn hơn là thăng tiến. Nếu bị kỷ luật, thời gian bị hạn chế trong việc thăng tiến sẽ rất lớn, sự khác biệt giữa việc bị cắt lương và bị khiển trách là rất lớn. Anh ta là đối tượng đánh giá thăng tiến vào nửa đầu năm tới. Nếu lương của anh ta bị cắt, anh ta sẽ bị bỏ qua toàn bộ quá trình đánh giá đó. Nó sẽ ảnh hưởng đến tiền thưởng hiệu suất và các đánh giá khác. Đó là một việc liên quan đến nhiều năm kinh nghiệm chứ không chỉ là một tháng lương.
Anh ta kể lại câu chuyện đó một cách bình tĩnh. Anh ta không hề nói một lời phàn nàn. "Tôi thừa nhận là mình đã không kiểm tra kỹ lưỡng." Câu nói đó, ngược lại, đã định hình giọng điệu của đơn yêu cầu. Một đơn yêu cầu không đưa ra lời bào chữa, thừa nhận những gì cần thừa nhận và đặt câu hỏi về sự cân xứng.
Bí mật của hộp bánh songpyeon
Vào chiều thứ Ba của tuần cuối cùng trước kỳ nghỉ, anh ta đến để xác nhận bản cuối cùng của đơn yêu cầu.
Anh ta mang theo hai túi giấy giống hệt nhau trong tay. Ngay khi ngồi xuống, anh ta đưa một trong các túi về phía tôi. "Đây là tài liệu chứng minh."
Mở ra thì là bánh songpyeon. 😄 Bánh do mẹ anh ấy tự tay nặn, nửa nhân mè, nửa nhân đậu. Khuôn mặt anh ta đỏ bừng lên và anh ta đưa túi còn lại về phía tôi, trong đó có bản sao khen thưởng, tài liệu đánh giá hiệu quả công tác và báo cáo thanh toán doanh thu của kênh. Cả hai đều là túi giống nhau mà cửa hàng bán quà trung thu đã cung cấp.
"Tôi sẽ bảo quản cẩn thận tài liệu số 1." Chiều hôm đó, bánh songpyeon nhanh chóng biến mất khỏi văn phòng. Việc xem xét tài liệu mất nhiều thời gian hơn một chút.
Bốn trụ cột của đơn khiếu nại
Đơn khiếu nại cuối cùng được cấu trúc với bốn trụ cột.
Thứ nhất, sắp xếp lại các sự kiện. Xác nhận các hành vi vi phạm, tuy nhiên, đã nộp đơn xin phép kiêm nhiệm ngay sau khi đáp ứng các điều kiện thu nhập và ghi lại sự việc đơn này không được xử lý trong quá trình điều động nhân sự theo trình tự thời gian. Cũng nêu rõ tiến trình yêu cầu công khai thông tin và kế hoạch bổ sung.
Thứ hai, sự vắng mặt của ý chí chủ động. Đặt ra dòng thời gian chứng minh cả hai lần nộp đơn đều là "ngay khi biết". Điều này cho thấy đây là những hành động không thể xảy ra nếu có ý định trốn tránh việc xin phép.
Thứ ba, mức độ vi phạm. Nhấn mạnh quy mô thu nhập chỉ vài chục nghìn won mỗi tháng, nội dung là thông tin cắm trại không liên quan đến nhiệm vụ và không có yếu tố tiết lộ bí mật hoặc làm tổn hại đến danh dự, hoạt động ngoài giờ làm việc, và đã nhanh chóng nhận được giấy phép ngay sau khi bị phát hiện để khắc phục tình hình.
Thứ tư, các yếu tố giảm nhẹ. Cần xác minh các công trạng được khen thưởng, đánh giá hiệu suất làm việc và cách thức các công trạng được xem xét trong quá trình ra quyết định ban đầu.
Đơn khiếu nại được người đó trực tiếp ký tên và nộp cho Ủy ban Xét duyệt Khiếu nại dưới danh nghĩa cá nhân. Vào ngày làm việc cuối cùng trước kỳ nghỉ lễ, đã hoàn thành việc nộp đơn vào buổi sáng. Vẫn còn thời gian dư trước hạn chót. Ngay khi nhận được xác nhận tiếp nhận, một vòng tròn đậm trên lịch đã được gạch đi.
Và thêm một câu vào cuối đơn khiếu nại. Đó là việc các quyết định nặng hơn quyết định ban đầu không bao giờ được đưa ra trong quá trình xét duyệt khiếu nại. Điều 14, khoản 7 của “Luật Công chức Nhà nước” quy định rằng Ủy ban Xét duyệt Khiếu nại không thể đưa ra quyết định áp đặt hình thức kỷ luật nặng hơn hình thức kỷ luật ban đầu khi xem xét đơn khiếu nại của người bị áp dụng hình thức kỷ luật. Nói một cách dễ hiểu, đó là ý nghĩa của việc không cần lo lắng rằng việc khiếu nại có thể trở nên tồi tệ hơn. Chỉ sau khi biết điều này, vẻ mặt của người đó mới dịu đi. Ông ấy nói đó là lý do lớn nhất khiến ông ấy do dự khi khiếu nại.
Thông báo đến sau kỳ nghỉ
Khoảng một tuần sau khi kỳ nghỉ kết thúc, thông báo yêu cầu công khai thông tin đã đến.
Tài liệu phản hồi chứa bản nháp đơn xin phép kiêm nhiệm mà ông ấy đã soạn vào tháng 12 hai năm trước. Trạng thái xử lý là "đang chờ phê duyệt". Thời gian và ngày tháng nhân viên tiếp nhận đã được ghi lại, nhưng nó vẫn dừng lại mà không chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nó đã tồn tại trên máy chủ gần hai năm mà không bị từ chối hoặc phê duyệt.
Ông ấy cầm tài liệu đó và im lặng một lúc lâu. "Hóa ra là có." Đó là tất cả những gì ông ấy nói.
Tôi đã giúp gắn tài liệu đó vào đơn bổ sung. Đơn bổ sung được viết ngắn gọn. Thay vì đưa ra những tranh luận mới, nó chỉ làm rõ sự thật rằng phần mà đơn khiếu nại đã "cam kết chứng minh" thực tế đã được chứng minh. Lịch sử xử lý tài liệu điện tử, xác nhận sự thật của đồng nghiệp, và ngày ban hành quyết định điều động nhân sự. Ba tài liệu này đều chỉ ra cùng một thời điểm.
Bản trả lời của cơ quan
Sau khi nộp bổ sung tài liệu, không lâu sau đó, thư trả lời của cơ quan xử lý đã đến. Khi có đơn khiếu nại, ủy ban sẽ yêu cầu cơ quan xử lý trả lời, và bản sao thư trả lời cũng được gửi đến người khiếu nại.
Lý lẽ trong thư trả lời hoàn toàn đúng như những gì tôi dự đoán. Giấy phép kiêm nhiệm chỉ có hiệu lực khi được cấp phép, và trách nhiệm xác minh kết quả xử lý sau khi nộp đơn thuộc về người nộp đơn. Việc nhận lợi nhuận mà không xác minh được giấy phép là đủ để cấu thành vi phạm. Kỷ luật được điều chỉnh trong phạm vi tiêu chuẩn. Đó là điều mà cơ quan có thể nói được, và cũng không sai.
Tuy nhiên, trong thư trả lời thiếu một điều. Đó là giải thích về lịch sử xử lý tài liệu điện tử. Tại sao tài liệu sau khi tiếp nhận lại bị dừng ở trạng thái chờ phê duyệt, và tài liệu chưa được giải quyết trong quá trình luân chuyển nhân sự được bàn giao như thế nào, đều không được đề cập. Có lẽ vào thời điểm soạn thảo thư trả lời, thông tin phản hồi công khai mới được công bố, nên cơ quan chưa thể sắp xếp được vấn đề đó.
Tôi đã cùng người đó xác định hướng của thư phản hồi. Chúng tôi không quyết định phủ nhận hoàn toàn lập luận của cơ quan. Vì đã thừa nhận trách nhiệm xác minh trong đơn khiếu nại, nên không cần lặp lại những điều đó. Thay vào đó, chúng tôi đã thu hẹp câu hỏi lại thành một câu hỏi: "Liệu có thể đối xử giống nhau với người đã thực hiện thủ tục xin phép và người thậm chí còn không xin phép không?". Và chúng tôi đã đính kèm các tài liệu theo thứ tự để trả lời câu hỏi đó: Lịch sử tài liệu điện tử, xác nhận sự thật, thông báo điều động nhân sự, giấy phép sau.
Thư phản hồi chỉ dài hai trang. Lý do không phải vì độ dài. Vì khi vấn đề được thu hẹp lại thành một, người đọc cũng sẽ chỉ tập trung vào vấn đề đó. Câu nói mạnh mẽ nhất trong các văn bản hành chính thường là câu nói ngắn gọn nhất.
Vào thời điểm đó, người đó đã nói: "Cảm giác như đang chiến đấu với cơ quan vậy, tôi không thoải mái chút nào. Phải làm việc với những người đó lại." Tôi đã nói với anh ấy rằng khiếu nại lên ủy ban không phải là một cuộc chiến, mà là một thủ tục để được xem xét lại. Không có câu nào trong thư phản hồi đổ lỗi cho bất kỳ ai. Việc tài liệu chưa được giải quyết bị bỏ sót trong quá trình luân chuyển nhân sự có thể xảy ra ở bất kỳ tổ chức nào, và không có lý do gì để đổ lỗi cho một cá nhân. Điều cần thiết là tình hình đó được phản ánh trong việc điều chỉnh kỷ luật, chỉ có vậy thôi.
Ngày thẩm định
Thông báo ngày xét duyệt đã đến, và anh ấy đã trực tiếp đến tham dự và trình bày vào ngày đã định. 🍁
Anh ấy tự mình chuẩn bị cho buổi trình bày. Tôi chỉ tóm tắt dòng chảy của đơn khiếu nại và bổ sung tài liệu thành một bảng tóm tắt một trang. Để anh ấy có thể thấy những tài liệu nào hỗ trợ cho lập luận nào, theo thứ tự. Anh ấy tự quyết định những gì sẽ nói. Anh ấy sẽ thừa nhận những gì cần thừa nhận và giải thích ngắn gọn những gì cần giải thích.
Buổi tối hôm đó, tôi nhận được tin nhắn từ anh ấy: "Ủy viên hỏi 'Tại sao lại không xác minh sau khi nộp đơn?' Tôi đã nói rằng đó là phần tôi sai." Tôi trả lời rằng đó là câu trả lời tốt nhất. Vì đơn khiếu nại đã được viết theo thái độ đó ngay từ đầu.
Ngày quyết định được gửi đến
Quyết định đã đến vào giữa mùa thu.
Kết quả được thay đổi từ cắt lương 1 tháng xuống cảnh cáo. Không phải là hủy bỏ.
Quyết định rất khách quan. Vì đã có thời gian làm việc sinh lợi mà không có giấy phép, nên việc vi phạm là không thể chối cãi. Tuy nhiên, vì người khiếu nại đã nộp đơn xin phép kiêm nhiệm ngay sau khi đáp ứng các điều kiện về lợi nhuận, và sự kiện đó được xác nhận thông qua lịch sử xử lý tài liệu điện tử, và do việc xử lý đơn này chưa được giải quyết trong quá trình luân chuyển nhân sự của cơ quan nơi anh công tác, và do tổng hợp các yếu tố như quy mô lợi nhuận, tính liên quan đến công việc, nỗ lực khắc phục sau đó và các thành tích, thì quyết định ban đầu có phần quá nặng. Tóm lại là như vậy.
Ủy ban không chấp nhận tất cả các lập luận. Họ rõ ràng ghi rằng người khiếu nại có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ xác minh. Tôi nghĩ rằng phần đó lại làm cho quyết định này trở nên thuyết phục. Vì đó là kết quả của việc cân nhắc cả hai bên, chứ không phải chỉ một bên.
Cảnh cáo cũng là một hình thức kỷ luật. Nó sẽ được ghi lại. Tuy nhiên, thời gian bị hạn chế thăng tiến đã được rút ngắn đáng kể, và anh ấy sẽ có thể được đưa vào danh sách xét duyệt năm sau. Anh ấy có thể kháng cáo quyết định này và khởi kiện hành chính, nhưng anh ấy đã quyết định kết thúc ở đây. Anh ấy nói rằng anh ấy đã hoàn toàn hài lòng.
Lại là thứ Hai
Vài ngày sau, người đó gửi một email ngắn cho tôi. Ông ấy nói rằng vẫn đang tiếp tục kênh truyền thông. Lần này, ông ấy đã giữ bản sao giấy phép cả dưới dạng file và trên giấy. Và ông ấy đã hỏi từng người đồng nghiệp trong phòng xem họ có được phép làm thêm hay không, và nếu có thì đã kiểm tra thông báo phép hay chưa. Có hai người vẫn chưa kiểm tra thông báo.
Trong công việc hành chính, khoảng cách giữa việc "đã nộp đơn" và "đã được chấp thuận" thường dài hơn mình nghĩ. Ở một vị trí nào đó trên khoảng cách đó, nếu giấy tờ bị dừng lại, trách nhiệm thường rơi vào người đã nộp đơn. Tuy nhiên, những tình huống đã dừng lại đó không biến mất. Việc tái hiện lại những tình huống đó dưới dạng hồ sơ và cân nhắc, cuối cùng mà nói, đó chính là công việc này.
Vào dịp Trung thu năm đó, hai chiếc bánh songpyeon còn sót lại trong tủ lạnh văn phòng mới được ăn vào buổi chiều ngày quyết định được gửi đến. Chúng hơi cứng, nhưng hương vị thì vẫn ngon. 😊
Nếu gặp phải tình huống này, hãy kiểm tra những điều sau trước tiên
① Hãy kiểm tra từ ngày bạn nhận được bản giải thích lý do xử lý kỷ luật. Sau đó, 30 ngày là thời gian yêu cầu, và nếu quá thời hạn đó, bạn sẽ khó có thể được xem xét. ② Đừng chờ đợi đến khi tất cả tài liệu được tập hợp lại. Bạn có thể nộp đơn yêu cầu trước trong thời hạn và bổ sung tài liệu sau. ③ "Hồ sơ tưởng chừng như đã mất" có thể vẫn còn trong hệ thống tài liệu điện tử của cơ quan. Bạn có thể yêu cầu công khai thông tin để xem lịch sử xử lý của hồ sơ bạn đã nộp. ④ Thay vì phủ nhận một cách mù quáng các hành vi vi phạm, việc sắp xếp cẩn thận về ý định, mức độ, các biện pháp khắc phục sau đó và các thành tích công tác sẽ thuyết phục hơn. ⑤ Bản thân bạn phải tự mình trình bày trong ngày thẩm định. Việc tóm tắt dòng chảy của đơn yêu cầu và các tài liệu bổ sung thành một trang duy nhất sẽ giúp đảm bảo rằng lời trình bày của bạn không mâu thuẫn với các tài liệu.
Mỗi trường hợp có các yêu cầu và tình huống khác nhau, vì vậy cần phải kiểm tra riêng lẻ. Nếu bạn đang gặp những lo lắng tương tự ở khu vực Incheon, bao gồm cả quận Yeonsu, tôi khuyên bạn nên bắt đầu chuẩn bị giấy tờ từng bước một.
Bài viết này được tái cấu trúc dựa trên các trường hợp tư vấn thực tế, và các nhân vật, tên công ty, tên địa điểm và số liệu được đề cập không liên quan đến bất kỳ cá nhân hoặc sự kiện cụ thể nào.