Tóm tắt 3 dòng > - Đăng ký tổ chức phi chính phủ không phải là giấy phép mà là đăng ký, nhưng phải chứng minh bằng văn bản các điều kiện của Điều 2 của Luật Hỗ trợ Tổ chức Phi chính phủ. Điều cốt lõi là có ít nhất 100 thành viên thường trực và thành tích hoạt động công ích trong 1 năm trở lại đây. > - Số lượng thành viên tham gia trên diễn đàn trực tuyến là bằng chứng yếu ớt cho thành viên thường trực. Cần phải khớp bản đăng ký thành viên, danh sách thành viên và hồ sơ tham gia hoạt động. > - Thứ tự là kiểm tra điều lệ → viết lại danh sách thành viên → sắp xếp thành tích hoạt động → kế hoạch kinh doanh và dự toán → nộp đơn lên cơ quan đăng ký có thẩm quyền. Nếu muốn tham gia các dự án tài trợ, cần có giấy chứng nhận trước khi thông báo.
Mục lục 1. Đăng ký tổ chức phi chính phủ, chứng minh khó hơn là đếm số 2. 1.400 thành viên trên diễn đàn và 100 thành viên thường trực 3. Thành tích hoạt động công ích trong 1 năm trở lại đây, biến album ảnh thành hồ sơ 4. Hai điều khoản trong điều lệ bị mắc kẹt — ảnh bầu cử và lợi nhuận từ quà tặng 5. Cơ quan đăng ký không phải là UBND quận 6. Hồ sơ và thủ tục nộp đơn đăng ký tổ chức phi chính phủ 7. Sau khi có giấy chứng nhận — bảo trì và danh mục kiểm tra
## 1. Đăng ký tổ chức phi chính phủ, chứng minh khó hơn là đếm số
Tôi là một đại lý hành chính làm việc ở Songdo, Incheon. Tôi sẽ giới thiệu một câu chuyện mà tôi đã trải qua trong quá trình làm việc.
Trong các thủ tục hành chính, việc chứng minh thường khó khăn hơn là đếm số. Việc đăng ký tổ chức phi chính phủ cũng vậy.
Điều 2 của Luật Hỗ trợ Tổ chức Phi chính phủ quy định sáu điều kiện để thành lập tổ chức phi chính phủ. Đó là việc người thụ hưởng trực tiếp của dự án là số lượng lớn không xác định, không chia sẻ lợi ích giữa các thành viên, không ủng hộ hoặc phản đối một đảng phái chính trị cụ thể hoặc ứng cử viên được bầu, không có việc truyền bá giáo lý tôn giáo cụ thể là mục đích chính, số lượng thành viên thường trực phải từ 100 người trở lên, phải có thành tích hoạt động công ích trong 1 năm trở lại đây, và nếu không phải là tổ chức pháp nhân thì phải có đại diện hoặc người quản lý. Nói một cách đơn giản, đó là một tổ chức mà "đã hoạt động vì lợi ích công cộng một cách liên tục và có ít nhất 100 người thực tế là thành viên".
Nó có vẻ không khó khi chỉ nhìn vào điều khoản. Cuộc gặp gỡ trong câu chuyện này cũng nghĩ như vậy ban đầu. Bởi vì có 1.400 thành viên trên diễn đàn trực tuyến và hoạt động đã được 3 năm.
## 2. 1,400 Thành viên Quán Cafe và 100 Thành viên Thường trực
Lần đầu tiên liên hệ là qua email. Người đó nói là tổng vụ của một nhóm thường xuyên thu gom rác ở bãi biển và công viên Incheon hai lần một tháng. Là một nhân viên công ty ở độ tuổi 20 đầu, người đó đã phụ trách thông báo cho các thành viên và cho thuê thiết bị vào mỗi cuối tuần.
Việc đăng ký vội vã có lý do. Nhóm đã mua thiết bị bằng tiền mà các thành viên đóng góp một chút. Kìm, bao tải, găng tay, áo khoác an toàn. Khi số lượng người tăng lên mỗi năm, việc tổng vụ phải trả tiền mua thiết bị trước bằng thẻ cá nhân của mình ngày càng thường xuyên. Muốn nộp đơn tham gia dự án hỗ trợ hoạt động công ích của thành phố và Bộ An toàn Hành chính vào đầu năm tới, nhưng điều kiện đăng ký là tổ chức xã hội dân sự đã đăng ký.
Tổng vụ đã tự mình chuẩn bị một lần. Chụp ảnh màn hình số lượng thành viên trên quán cafe, đính kèm một vài bức ảnh hoạt động và hỏi ở quầy dịch vụ khiếu nại của quận. Câu trả lời nhận được có hai: việc đăng ký tổ chức xã hội dân sự không thuộc thẩm quyền của quận, và số lượng thành viên phải được xác minh bằng danh sách thành viên.
Buổi chiều ngày đã đặt lịch, tổng vụ và đại diện đã đến cùng nhau. Đại diện là một sinh viên sau đại học ở độ tuổi 20 cuối, là người đã tạo ra nhóm từ đầu.
Điều đầu tiên được xác minh tại đó là "thành viên là gì". Việc đăng ký quán cafe chỉ cần một cú nhấp chuột. Có những người chỉ đăng ký rồi không bao giờ tham gia hoạt động, những người đã chuyển đến một khu vực khác, và thậm chí cả tài khoản quảng cáo. Cơ quan đăng ký khó có thể coi số này là cơ sở cho thành viên thường trực. Thành viên thường trực nên được hiểu là những người đã đăng ký làm thành viên theo điều lệ của tổ chức và duy trì tư cách thành viên.
Vì vậy, tiêu chí đã được đặt ra như sau:
- Viết tư cách thành viên và thủ tục đăng ký vào điều lệ (nộp đơn đăng ký, xác minh của hội đồng quản trị)
- Nhận tên, thông tin liên hệ, ngày đăng ký, sự đồng ý thu thập thông tin cá nhân trên đơn đăng ký
- Ưu tiên đưa những người có lịch sử tham gia hoạt động ít nhất một lần trong vòng 1 năm gần nhất vào danh sách
Trong số 1.400 thành viên quán cafe, chỉ có khoảng 280 người có lịch sử tham gia được xác minh trong vòng 1 năm gần nhất. Những người này đã nhận được đơn đăng ký thành viên qua thông báo quán cafe và phòng chat của tổ chức. Sau 3 tuần, đã thu được 163 đơn đăng ký đã ký.
163 người vượt quá 100 người. Tuy nhiên, tôi đã nói đừng dừng lại ở con số này. Bởi vì ngay cả sau khi đăng ký, cơ quan đăng ký vẫn có thể kiểm tra việc duy trì các điều kiện, và nếu các điều kiện không còn, đăng ký có thể bị hủy bỏ. Đó phải là một con số có thể duy trì hàng năm, chứ không phải chỉ là một con số vượt qua một lần.
## 3. 1 Năm Kinh Nghiệm Hoạt Động Vì Cộng Đồng, Biến Album Ảnh Thành Hồ Sơ
Yêu cầu thứ hai là thành tích hoạt động vì cộng đồng trong vòng 1 năm trở lại đây. Với 3 năm hoạt động, có vẻ không có vấn đề gì.
Vấn đề nằm ở hình thức ghi chép. Bằng chứng cho hoạt động chỉ có album ảnh trên diễn đàn. Có hàng ngàn bức ảnh nhưng ngày tháng bị lẫn lộn, không có mô tả địa điểm, thậm chí không ghi rõ có bao nhiêu người tham gia. Ảnh cho thấy đã có hoạt động, nhưng không thể hiện được khi nào, ở đâu, ai, làm gì.
Việc đầu tiên văn phòng của chúng tôi làm là xây dựng lại toàn bộ hoạt động trong 13 tháng gần nhất theo mẫu nhật ký hoạt động.
- Ngày tháng, địa điểm (tên công viên, đoạn bờ biển)
- Số lượng người tham gia và danh sách người tham gia (xác minh qua bình luận trên diễn đàn)
- Lượng thu gom (số bao, cân được thì ghi trọng lượng)
- Cơ quan phối hợp (bàn giao bao thu gom cho văn phòng quản lý công viên, v.v.)
- 2 bức ảnh đại diện
Sau khi sắp xếp như vậy, tổng cộng có 26 lần hoạt động trong 13 tháng. Tại đây, một tài liệu bất ngờ khác được tìm thấy. Trên điện thoại của thủ quỹ còn lưu lại tin nhắn trao đổi với văn phòng quản lý công viên. Đó là những bản ghi chép xác nhận nơi đặt bao để thu gom mỗi lần. Đối với hội nhóm, đó chỉ là một cuộc liên lạc, nhưng nó lại là bằng chứng cho thấy một bên thứ ba, cơ quan, biết về hoạt động. Chúng tôi đã liên hệ với văn phòng quản lý công viên để xác nhận sự hợp tác và nhận được một bản xác nhận đơn giản.
Chúng tôi đã điều chỉnh thêm một chút trong quá trình sắp xếp thành tích. Trong bản nháp ban đầu, có cả ảnh đi cắm trại và liên hoan năm mới giữa các thành viên. Đối với hội nhóm, đó là những ký ức quý giá, nhưng thành tích hoạt động vì cộng đồng thì không. Nếu có những bức ảnh như vậy, nó có thể bị hiểu là một hội nhóm thân hữu, vì vậy chúng tôi đã loại bỏ tất cả.
## 4. Hai vấn đề bị mắc kẹt trong Điều lệ – Ảnh bầu cử và lợi nhuận từ quà tặng
Khi đọc Điều lệ, tôi đã dừng lại ở hai chỗ. Cả hai đều là vấn đề liên quan đến hoạt động thực tế hơn là chính các câu văn trong Điều lệ.
Thứ nhất, ảnh bầu cử. Vào thời điểm bầu cử địa phương gần đây, một ứng cử viên đã tham gia hoạt động dọn dẹp và chụp ảnh với các thành viên, tấm ảnh đó được treo ở cổng quán cà phê trong một thời gian. Mặc dù không phải là sự kiện do nhóm tổ chức mà là ghé thăm một sự kiện công khai, nhưng trên ảnh vẫn rõ ràng là trang phục vận động bầu cử. Một trong những yêu cầu của Luật Hỗ trợ là không được có mục đích chính là ủng hộ hoặc phản đối một đảng phái chính trị cụ thể hoặc một ứng cử viên được bầu. Không thể nói rằng một tấm ảnh duy nhất khiến nhóm không đáp ứng được yêu cầu này, nhưng cũng không có lý do gì để gây hiểu lầm.
Vì vậy, chúng tôi đã làm như sau: loại bỏ ảnh đó khỏi cổng quán cà phê và tài liệu thành tích hoạt động, đồng thời thêm vào Điều lệ "Nhóm này không ủng hộ hoặc phản đối bất kỳ đảng phái chính trị cụ thể nào hoặc ứng cử viên được bầu". Chúng tôi cũng ghi lại trong biên bản cuộc họp của Ủy ban Điều hành quyết định rằng trong tương lai, ngay cả khi các chính trị gia tham gia các hoạt động công khai, họ cũng sẽ không được sử dụng trong tài liệu quảng cáo của nhóm. Khi có một tiêu chuẩn được ghi lại bằng văn bản, những người điều hành tiếp theo có thể đưa ra cùng một đánh giá ngay cả khi đội ngũ điều hành thay đổi.
Thứ hai, lợi nhuận từ quà tặng. Hàng năm, nhóm bán móc khóa làm từ nắp chai thu thập được để trang trải chi phí thiết bị. Cho đến đây thì vẫn ổn. Tuy nhiên, có một năm, một phần lợi nhuận bán hàng được sử dụng cho "chi phí ăn uống cho các thành viên tham gia nhiều hoạt động". Mặc dù số tiền không lớn, nhưng nó có thể va chạm với yêu cầu không được chia sẻ lợi nhuận giữa các thành viên.
Điều lệ đã được bổ sung các điều khoản quy định rằng lợi nhuận chỉ được sử dụng cho các hoạt động mục đích (dọn dẹp, thiết bị, giáo dục) và khi giải thể, tài sản còn lại sẽ được chuyển nhượng cho một tổ chức phi lợi nhuận tương tự hoặc một tổ chức công cộng. Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động, chẳng hạn như đồ ăn nhẹ hoặc nước uống, sẽ được coi là chi phí vận hành, và không có phần thưởng nào cho các thành viên cụ thể.
Đã có một sự cố nhỏ ở phần này. Một thành viên mang đến một móc khóa thực tế để làm bằng chứng, nhưng đại diện đã đeo nó lên túi của mình giữa cuộc họp. Một cái đã bị thiếu trong sổ bán hàng. Thủ quỹ đã thu 3.000 won từ đại diện và xuất hóa đơn tại chỗ. Lợi nhuận bán hàng phải được đối chiếu với sổ sách và hóa đơn ngay cả khi chỉ còn một cái.
## 5. Cơ quan đăng ký không phải là UBND quận.
Tổng hợp viên lần đầu tiên nghe được câu trả lời từ UBND quận không sai. Việc đăng ký tổ chức phi chính phủ tư nhân cơ bản là phải thực hiện với Trưởng cơ quan hành chính trung ương chủ quản các hoạt động công ích chính hoặc Chủ tịch tỉnh/thành phố. Nếu hoạt động trải dài trên nhiều tỉnh/thành phố thì cơ quan hành chính trung ương đó là cơ quan đăng ký, nếu chỉ diễn ra trong một tỉnh/thành phố thì tỉnh/thành phố đó là cơ quan đăng ký.
Buổi họp này đã từng đi làm sạch biển đến bờ biển tỉnh Gyeonggi một lần. Đại diện mong muốn đưa thông tin đó vào để phạm vi hoạt động có vẻ rộng hơn. Tôi đã phản đối. Phần lớn các hoạt động diễn ra ở Incheon, và kế hoạch năm tới trong đề xuất dự án cũng tập trung vào bờ biển và công viên Incheon. Việc sử dụng một lần đi làm sạch biển để xin đăng ký là tổ chức hoạt động trên nhiều tỉnh/thành phố sẽ khiến kế hoạch và thành tích không khớp với nhau. Việc chọn cơ quan đăng ký không phải là để làm cho tổ chức trông lớn hơn, mà là để khớp các hoạt động thực tế và giấy tờ.
Vì vậy, chúng tôi quyết định đăng ký với thành phố Incheon, và ghi lại hoạt động đi làm sạch biển đó một dòng trong bảng thành tích. Không che giấu cũng không phóng đại. Vì bộ phận và phương thức tiếp nhận có thể thay đổi hàng năm, nên tôi đã gọi điện xác nhận lại một lần nữa trước khi nộp.
Có một sự hiểu lầm cần phải làm rõ. Buổi họp này đã nhận chứng nhận mã số thuế từ sở thuế cách đây vài năm và sử dụng tài khoản ngân hàng của tổ chức. Chứng nhận mã số thuế là cần thiết để mở tài khoản tên tổ chức và sắp xếp các mối quan hệ thuế, chứ không phải là giấy chứng nhận đăng ký tổ chức phi chính phủ tư nhân. Hai thứ này là hai hệ thống hoàn toàn khác nhau, và cũng khác với tổ chức phi lợi nhuận. Việc đăng ký thành tổ chức phi chính phủ tư nhân không tạo ra tư cách pháp nhân. Khi tôi giải thích điều này lần đầu tiên, đại diện hỏi: "Vậy đến giờ chúng ta là gì?". Câu trả lời rất đơn giản: là một tổ chức tự nguyện có mã số thuế, và bây giờ chúng ta muốn trở thành một tổ chức đăng ký.
## 6. Đăng Ký Thành Lập Tổ Chức Phi Chính Phủ Dân Sự
Mỗi cơ quan đăng ký có thể có các mẫu biểu và yêu cầu chi tiết khác nhau một chút, nhưng nhìn chung, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
| Giấy tờ | Lưu ý khi chuẩn bị | |---|---| | Đơn đăng ký | Tên tổ chức, địa chỉ, đại diện, hoạt động chính phải giống hệt như điều lệ | | Điều lệ (Tuyên ngôn) | Mục đích, tư cách thành viên, ban điều hành, quyết định, tài chính, xử lý tài sản còn lại khi giải thể | | Danh sách thành viên | Có ít nhất 100 thành viên thường trực, bao gồm ngày gia nhập và thông tin liên hệ | | Báo cáo thành tích hoạt động công ích trong 1 năm gần nhất | Bảng liệt kê ngày tháng, địa điểm, số lượng người tham gia, kết quả, đính kèm ảnh và xác nhận | | Kế hoạch hoạt động và dự toán ngân sách cho năm liên quan | Kế hoạch liên quan đến thành tích đã đạt được, các khoản thu và chi phải phù hợp với điều lệ | | Giấy tờ liên quan đến đại diện | Cơ sở bổ nhiệm (biên bản họp tổng thể, v.v.) và thông tin cá nhân | | Tài liệu xác nhận địa điểm văn phòng | Bản sao hợp đồng thuê hoặc thư đồng ý sử dụng |
Trong cuộc họp này, thời gian lâu nhất là xác định địa điểm văn phòng. Cuộc họp không có văn phòng. Trước đây, địa chỉ của tổ chức là nhà của tổng thư ký. Sau khi thảo luận với các thành viên, chúng tôi quyết định sử dụng không gian kho trong cửa hàng do gia đình đại diện sở hữu để làm văn phòng của tổ chức và đã nhận được thư đồng ý sử dụng. Đó là một nơi có thể nhận thư và có mục đích sử dụng thực tế là lưu trữ thiết bị, vì vậy lời giải thích rất tự nhiên.
Chúng tôi cũng đã xây dựng lại dự toán ngân sách. Trong bản nháp đầu tiên, "trợ cấp dự án" chiếm một phần lớn trong thu nhập của năm tới. Đặt tiền chưa được chọn vào trung tâm của ngân sách có thể làm suy yếu khả năng tự chủ của tổ chức. Chúng tôi đã xây dựng ngân sách cơ bản chỉ dựa trên phí thành viên và doanh thu bán hàng lưu niệm, và ghi lại các hoạt động sẽ được mở rộng nếu có trợ cấp.
Sau khi hoàn thành tất cả các giấy tờ, chúng tôi đã so sánh chéo các giấy tờ. Tên tổ chức trong đơn đăng ký và điều lệ, số lượng thành viên trong danh sách thành viên và số lượng thành viên trong kế hoạch hoạt động, ngày tháng trong bảng thành tích và ngày tháng của các tệp ảnh đều phải giống nhau. Chúng tôi đã sửa một hoạt động trong bảng thành tích vì ngày tháng khác với ngày chụp ảnh. Những khác biệt nhỏ là lý do phổ biến nhất để yêu cầu bổ sung.
Sau khi nộp đơn, cơ quan đăng ký đã yêu cầu bổ sung một lần. Một số thành viên trong danh sách thành viên có địa chỉ ở các tỉnh, thành phố khác, và họ đã hỏi liệu những người này có thực sự là thành viên hoạt động hay không. Chúng tôi đã trích xuất lịch sử tham gia của các thành viên này từ hồ sơ đã sắp xếp và nộp chúng. Có những người đã chuyển đến Seoul nhưng vẫn đến Incheon vào cuối tuần. Không lâu sau khi nộp đơn bổ sung, chúng tôi nhận được thông báo đã được đăng ký.
Thời gian từ khi nộp đơn đến khi nhận được giấy chứng nhận là khoảng một tháng rưỡi. Đó là ba tháng kể từ ngày nhận được email đầu tiên.
## 7. Sau khi có Giấy chứng nhận — Duy trì và Danh sách kiểm tra Sau khi đăng ký, vẫn còn các nghĩa vụ như đăng ký thay đổi và báo cáo kinh doanh. Các việc cần chuẩn bị sau khi đăng ký bao gồm:
- Thay đổi thông tin đăng ký: Đăng ký thay đổi: Nếu thông tin về người đại diện, tên tổ chức, địa chỉ, hoặc các nội dung chính của điều lệ bị thay đổi, bạn cần thông báo cho cơ quan đăng ký.
- Duy trì các điều kiện: Cơ quan đăng ký có thể kiểm tra xem tổ chức có duy trì được 100 thành viên thường trực và hoạt động công ích liên tục hay không. Việc sắp xếp danh sách thành viên hàng năm và ghi chép nhật ký hoạt động là an toàn hơn.
- Chuẩn bị cho các cuộc thi dự án: Khi thông báo được công bố, bạn cần nộp kế hoạch kinh doanh, dự toán ngân sách và tình hình tổ chức trong một thời gian ngắn. Nếu bạn tiếp tục sử dụng mẫu nhật ký hoạt động, một nửa các giấy tờ dự thi đã được chuẩn bị sẵn.
- Phân tách tài chính: Không trộn lẫn tài khoản ngân hàng của tổ chức và thẻ tín dụng cá nhân.
Vào tháng sau khi giấy chứng nhận được cấp, tôi nhận được một email ngắn từ người phụ trách tổng hợp. Tin vui là tổ chức đã tạo thẻ thanh toán cho tổ chức để tránh việc chi phí thiết bị không còn được thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân. Đó là ngày đầu tiên người đã đăng thông báo vào mỗi cuối tuần trong 3 năm xóa các khoản thanh toán cho giá lúa mì (hàng hóa) khỏi bảng sao kê thẻ tín dụng của mình.
Phần khó khăn trong việc đăng ký tổ chức phi chính phủ không phải là hệ thống mà là quá trình chuyển đổi những gì đã làm thành tài liệu. Có rất nhiều tổ chức có hoạt động đầy đủ nhưng không có hồ sơ để chứng minh.
Danh sách kiểm tra thực tế — Hãy xem xét trước nếu bạn gặp phải tình huống này
① Bạn có thể đếm 100 thành viên dựa trên danh sách đăng ký thành viên, chứ không phải số lượng thành viên trong quán cà phê hoặc phòng nhóm của tổ chức hay không? ② Hoạt động trong vòng 1 năm trở lại đây có được sắp xếp thành bảng ghi rõ ngày tháng, địa điểm và số lượng người tham gia hay không? ③ Điều lệ có bao gồm cấm phân phối lợi nhuận, trung lập về chính trị và xử lý tài sản còn lại khi giải thể hay không? ④ Bạn có chọn đúng cơ quan đăng ký (tỉnh/thành phố hoặc cơ quan hành chính trung ương) phù hợp với phạm vi hoạt động thực tế hay không? ⑤ Bạn có không gian để sử dụng làm địa chỉ của tổ chức và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hay không?
Các yêu cầu và giấy tờ có thể khác nhau tùy theo cơ quan đăng ký và từng trường hợp cụ thể, do đó cần phải kiểm tra riêng lẻ.
Bài viết này được tái cấu trúc dựa trên các trường hợp tư vấn thực tế, các nhân vật, tên gọi, địa danh và số liệu xuất hiện không liên quan đến bất kỳ cá nhân hoặc sự kiện cụ thể nào.
- --
Đây là văn phòng đại lý hành chính tọa lạc tại thành phố Songdo, Incheon (Tòa tháp Posco Songdo). Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ đại hành hành chính, cấp phép/khai báo, nhập cư/visa/thường trú cho người nước ngoài, và quản lý hành chính định kỳ. Chúng tôi cũng hỗ trợ các công việc liên quan đến việc xác định hình thức tổ chức và chuẩn bị giấy tờ cho các tổ chức như đăng ký tổ chức xã hội dân sự, cải thiện tổ chức tự nguyện, và thành lập tổ chức phi lợi nhuận.
- Địa chỉ: Số 165, đường Convensea-ro, quận Yeonsu, Incheon, phòng 2697, Tòa tháp Posco Songdo
- Điện thoại: 010-3374-2687
- Trang web: www.hwangadmin.com
Nếu bạn có thắc mắc về tình huống tương tự, hãy thoải mái để lại câu hỏi.
