Tóm tắt 3 điểm chính
- Định chỉ sản phẩm đổi mới chỉ là điểm khởi đầu. Các cơ quan yêu cầu phải xem xét thông tin và tài liệu đính kèm được đăng trên chợ đổi mới để quyết định có nên thử nghiệm hoặc mua hay không thông qua phê duyệt nội bộ, vì vậy nếu thông tin bị thiếu, ngay cả sản phẩm được chỉ định cũng khó được lựa chọn.
- 4 loại giấy tờ cần chuẩn bị trước khảo sát nhu cầu: ① Thông tin đăng ký trên giấy chỉ định và chợ phải khớp (tên kiểu máy, phạm vi chỉ định) ② Cơ sở tính giá ③ Điều kiện lắp đặt và số lượng có thể cung cấp ④ Giấy xác nhận bảo trì và quản lý sau bán hàng.
- Thời hạn: Lịch khảo sát nhu cầu khác nhau mỗi năm, mỗi thông báo. Việc sửa đổi sau khi thông báo ra mắt thường bị muộn, vì vậy tốt nhất nên kiểm tra thông tin trên chợ trước 2-3 tuần so với thông báo.
Mục lục
- Thay đổi trong các yêu cầu đấu thầu khi tháng 10 đến gần
- Vì sao vẫn không có đơn đặt hàng sau 3 tháng nhận giấy chỉ định
- Chỉ định sản phẩm đổi mới và khảo sát nhu cầu được kết nối như thế nào
- 4 loại giấy tờ cần chuẩn bị trước khảo sát nhu cầu
- Một dòng chữ cho thấy sự khác biệt giữa giấy chỉ định và thông tin trên chợ
- Tài liệu được viết lại để nhân viên cơ quan yêu cầu có thể phê duyệt
- Thời hạn nộp và kết quả sau đó
- Nội dung công việc và danh mục kiểm tra thực tế của văn phòng đại lý hành chính
1. Thay đổi trong các yêu cầu đấu thầu khi tháng 10 đến gần
Tôi là đại lý hành chính có văn phòng tại Songdo, Incheon. Tôi xin giới thiệu một câu chuyện mà tôi đã trải qua trong quá trình làm việc.
Khi cuối tháng 9 đến, bản chất của các yêu cầu liên quan đến đấu thầu bắt đầu thay đổi. Vào mùa xuân và mùa hè, có nhiều câu hỏi cơ bản như “Làm thế nào để đăng ký trên chợ đấu thầu?”, “Khi nào thì nhận được xác nhận sản xuất trực tiếp?”. Khi sang mùa thu, số lượng câu hỏi “Tại sao đã được chỉ định mà vẫn chưa nhận được liên hệ nào?” lại tăng lên. Điều này là do trùng với thời điểm các cơ quan công cộng lập kế hoạch ngân sách và kế hoạch thử nghiệm cho năm tiếp theo.
Email tôi nhận được vào tuần thứ ba của tháng 9 năm đó cũng có nội dung tương tự. Đó là một công ty thiết bị điện tử có chín nhân viên đặt trụ sở tại khu công nghiệp Namdong, Incheon. Đại diện là một phụ nữ ở độ tuổi cuối 30, người đã rời khỏi phòng thí nghiệm của một công ty lớn sau khi thiết kế cảm biến và đã thành lập công ty được 5 năm. Sản phẩm chủ lực của công ty là cảm biến phát hiện ngập được lắp đặt trong đường hầm và lối đi bộ ven sông. Đây là thiết bị gửi tín hiệu đến người quản lý và bật đèn hiệu ứng khi nước đạt đến một mức độ nhất định.
Công ty này đã tinh chỉnh sản phẩm trong 3 năm thông qua dự án nghiên cứu và phát triển của chính phủ và được chỉ định là sản phẩm đổi mới vào tháng 6 năm đó. Một phần của nguồn vốn nhận được trong thời gian dự án là khoản vay và dự kiến sẽ được hoàn trả bắt đầu từ mùa đông năm nay. Với chín nhân viên, thời điểm đơn hàng công cộng đầu tiên xuất hiện sau khi được chỉ định sẽ quyết định toàn bộ lịch trình của công ty.
Dòng cuối cùng của email rất ngắn gọn. “Tôi nghĩ rằng sau khi được chỉ định, cơ quan sẽ liên hệ. Đã 3 tháng mà vẫn chưa có gì.”
2. Vì sao vẫn không có đơn đặt hàng sau 3 tháng nhận giấy chỉ định
Vào chiều thứ Năm theo lịch hẹn, đại diện đã mang đến bản sao giấy chỉ định, ảnh chụp màn hình chợ đổi mới và email trao đổi với các cán bộ địa phương liên quan.
Sau trận mưa lớn tập trung, có ba cơ quan đã bày tỏ sự quan tâm. Hai cơ quan là phòng an toàn thảm họa của các quận, một cơ quan là công ty quản lý cơ sở công cộng. Tất cả ba cơ quan đều nói rằng họ có phản hồi tốt trong cuộc trò chuyện ban đầu. Tuy nhiên, một vài tuần sau đó, câu trả lời quay lại tương tự nhau.
- “Khó phê duyệt vì thiếu tài liệu để xem xét nội bộ.”
- “Không thể biết giá trên chợ đã bao gồm chi phí lắp đặt hay chưa.”
- “Sẽ xem lại trong khảo sát nhu cầu vào tháng 10.”
Đại diện coi những câu trả lời này là sự từ chối. Tôi lại nhìn khác khi đọc lại email. Ba cơ quan đều không nói rằng họ không thích sản phẩm. Họ nói rằng thiếu tài liệu để đánh giá.
Cán bộ cơ quan công cộng không phải là người trực tiếp mua sản phẩm, mà là người phải giải thích bằng văn bản tại sao sản phẩm này phải được sử dụng với giá này để phê duyệt. Các sản phẩm đổi mới có một kênh mua hàng khác với đấu thầu thông thường, nhưng để sử dụng kênh đó, cán bộ phụ trách cần có các tài liệu liên quan. Màn hình chợ không thể đảm nhận vai trò đó.
Ngày hôm đó, tôi nói với đại diện rằng tôi sẽ xác minh ba điều trước tiên: phạm vi sản phẩm được nêu trong giấy chỉ định, thông tin đã đăng trên chợ và lịch khảo sát nhu cầu vào mùa thu này.
3. Quy trình chỉ định sản phẩm đổi mới và khảo sát nhu cầu được thực hiện như thế nào?
Ở đây, chúng tôi sẽ làm rõ một hiểu lầm phổ biến. Nhiều người nghĩ rằng khi sản phẩm được chỉ định là sản phẩm đổi mới, Tổng cục Cung ứng sẽ tự động bán giúp họ. Chỉ định là thủ tục mở ra cơ hội để các cơ quan công lập mua sản phẩm này theo kênh mua sắm sản phẩm đổi mới. Việc mở ra cơ hội đó không đồng nghĩa với việc các cơ quan sẽ tự động tìm đến.
Quy trình sản phẩm đổi mới thường được thực hiện qua bốn giai đoạn:
- Chỉ định: Sản phẩm được chỉ định là sản phẩm đổi mới dựa trên các yêu cầu khác nhau, chẳng hạn như kết quả nghiên cứu và phát triển của chính phủ, cuộc thi sản phẩm đổi mới của Tổng cục Cung ứng, sản phẩm công nghệ mới. Mỗi loại hình chỉ định có thời hạn và yêu cầu khác nhau.
- Đăng ký trên Sàn Đổi mới: Thông tin về sản phẩm được chỉ định được đăng tải trên Sàn Đổi mới. Chuyên viên phụ trách của cơ quan có nhu cầu thường xem màn hình này và các tài liệu đính kèm để so sánh sản phẩm.
- Khảo sát nhu cầu: Một quy trình được thiết lập để các cơ quan đăng ký mong muốn thử nghiệm và sử dụng những sản phẩm đổi mới nào. Kênh này được mở trong một khoảng thời gian nhất định. Trong thời gian này, cơ quan phải chọn sản phẩm của bạn để chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
- Ghép nối và mua sắm: Sau khi xem xét đơn đăng ký và đánh giá của cơ quan có nhu cầu, cơ quan thử nghiệm được chọn và tiếp theo là việc giao hàng, sử dụng và đánh giá kết quả sử dụng.
Vị khách hàng này đã nghĩ rằng họ đã hoàn thành giai đoạn 1 và giai đoạn 2. Trên thực tế, giai đoạn 2 chỉ mới được thực hiện một nửa và lịch trình giai đoạn 3 đang đến gần.
Thời gian khảo sát nhu cầu khác nhau mỗi năm, mỗi dự án. Thông báo được xác minh trong trường hợp này bắt đầu nhận đơn đăng ký từ cơ quan có nhu cầu vào giữa tháng 10 và kéo dài khoảng 3 tuần. Chuyên viên của cơ quan phải hoàn thành thủ tục phê duyệt nội bộ trong thời gian đó, vì vậy tài liệu của doanh nghiệp phải được chuẩn bị trước đó. Còn lại khoảng 3 tuần.
Cơ sở pháp lý cho việc hỗ trợ mua sắm sản phẩm đổi mới là “Luật về Mua sắm” và các thông tư liên quan, và các tiêu chí chi tiết thường xuyên được sửa đổi. Cần xác minh riêng cho từng trường hợp.
4. 4 Tài liệu cần chuẩn bị trước khảo sát nhu cầu
Sau khi so sánh thông tin trên sàn và nội dung email, chúng tôi đã chia các tài liệu cần bổ sung thành bốn nhóm. Chúng tôi đã đặt ra tiêu chí rằng chúng phải ở dạng có thể đính kèm vào tài liệu phê duyệt của chuyên viên phụ trách cơ quan.
① Xác minh sự nhất quán giữa Giấy chứng nhận chỉ định và thông tin đăng ký trên Sàn
- Kiểm tra xem tên kiểu máy, thông số kỹ thuật và thành phần có giống nhau trong văn bản chỉ định hay không
- Kiểm tra xem có bất kỳ mặt hàng nào nằm ngoài phạm vi chỉ định hay không
② Tài liệu chứng minh tính hợp lý của giá
- Hiển thị riêng giá trị thân máy, chi phí lắp đặt, chi phí liên lạc và chi phí bảo trì
- Cung cấp bằng chứng có thể giải thích so với giá trị cung cấp cho khu vực tư nhân hoặc báo giá
③ Điều kiện lắp đặt và số lượng có thể cung cấp
- Môi trường nguồn điện, môi trường liên lạc, yêu cầu theo vị trí lắp đặt
- Số lượng sản xuất hàng tháng và thời gian giao hàng
④ Giấy xác nhận bảo trì và quản lý sau bán hàng
- Thời gian bảo hành miễn phí, thời gian phản hồi sự cố, thời gian cung cấp linh kiện
- Phương pháp xác minh hiệu suất trong giai đoạn thử nghiệm
Bốn tài liệu này không phải là những tài liệu mới hoàn toàn, mà là công việc sắp xếp lại nội dung rải rác trong công ty theo thứ tự mà cơ quan sẽ đọc. Tuy nhiên, một vấn đề không lường trước được đã phát sinh ở số ①.
5. Một dòng thông tin sai lệch giữa ủy quyền và thông tin trên sàn giao dịch
Khi đọc từng dòng của ủy quyền, tôi dừng lại ở ô “Phạm vi sản phẩm”. Sản phẩm được chỉ định là “Thân cảm biến mực nước và phần mềm quản lý”. Tuy nhiên, trong ảnh và mô tả sản phẩm được đăng trên sàn giao dịch lại bao gồm cả cảnh báo rào chắn tự động cho lối vào đường hầm như một bộ, và chỉ có một giá duy nhất cho toàn bộ bộ.
Tôi hỏi đại diện công ty: Cảnh báo rào chắn có phải là kết quả của một dự án nghiên cứu và phát triển không? Câu trả lời là không. Rào chắn được nhập khẩu từ một đối tác và chỉ được kết nối, và công ty đã quyết định đưa vào cùng nhau vì dễ hiểu hơn khi tạo tài liệu quảng cáo.
Đây là một trong những lý do khiến các chuyên viên của cơ quan chức năng ngần ngại. Con đường mua sắm sản phẩm đổi mới chỉ dành cho các sản phẩm được chỉ định. Với giá bộ có trộn lẫn thiết bị ngoài phạm vi chỉ định, các chuyên viên khó có thể xác định nên xem xét phạm vi nào là sản phẩm đổi mới để phê duyệt. Họ đã chủ động tránh một cấu trúc có thể gây ra vấn đề trong kiểm toán.
Một vấn đề khác là tên gọi sản phẩm. Báo cáo kết quả thử nghiệm và ủy quyền ghi tên sản phẩm mẫu, trong khi trên sàn giao dịch và trong catálogo lại ghi tên bán lẻ sau khi ra mắt. Công ty biết rằng đó là cùng một sản phẩm, nhưng các chuyên viên mới gặp phải có thể không biết.
Chúng tôi đã xác định ba hướng giải quyết:
- Sửa đổi thông tin trên sàn giao dịch tập trung vào thân cảm biến và phần mềm, và ghi rõ cảnh báo rào chắn là thiết bị có thể kết nối, được mua riêng.
- Tạo bảng so sánh tên gọi sản phẩm mẫu và tên gọi bán lẻ để chứng minh rằng đó là cùng một sản phẩm, và đính kèm xác nhận của công ty về sự tương đồng của cấu hình mạch và phiên bản firmware.
- Gửi văn bản chính thức đến bộ phận phụ trách đấu thầu để hỏi xem việc sửa đổi thông tin trên sàn giao dịch có thuộc phạm vi thay đổi ủy quyền hay không. Chúng tôi chọn phương pháp có ghi lại để tránh sự khác biệt trong câu trả lời qua điện thoại.
Phản hồi của cuộc hỏi đến sau 6 ngày. Nội dung cho biết rằng việc khắc phục thông tin trong phạm vi sản phẩm được chỉ định có thể được xử lý như một sửa đổi thông tin, và cần có thủ tục riêng để mở rộng phạm vi chỉ định. Thông báo này đã làm rõ phạm vi cần sửa đổi.
6. Tài liệu được viết lại để chuyên viên của cơ quan chức năng có thể phê duyệt
Tiếp theo là cơ sở giá. Giá trên sàn giao dịch hiện tại chỉ có một giá duy nhất cho toàn bộ bộ, và không có thông tin về việc có bao gồm chi phí lắp đặt và chi phí liên lạc hay không. Đó là lý do tại sao chuyên viên nói rằng “không biết liệu có bao gồm chi phí lắp đặt hay không”.
Chúng tôi cùng với nhân viên kế toán của công ty đã tìm lại mười báo giá cho các dự án thực địa tư nhân trong 2 năm qua. Chúng tôi đã chọn năm báo giá có điều kiện môi trường tương tự như các công trình công cộng và chia thành bốn cột: thân máy, lắp đặt, liên lạc, bảo trì. So sánh giá trung bình với giá trên sàn giao dịch, giá thân máy không có sự khác biệt lớn so với giá bán cho tư nhân. Lý do khiến chuyên viên cảm thấy đắt là vì giá rào chắn và chi phí lắp đặt đã được trộn lẫn vào một con số.
Hồ sơ điều kiện lắp đặt được tạo chủ yếu dựa trên ảnh hiện trường. Chúng tôi chia thành hai loại: loại đường hầm và loại lối đi bộ ven sông, và sắp xếp phương pháp cấp nguồn, phương pháp liên lạc và thời gian lắp đặt cho mỗi loại. Chuyên viên cần có thể hình dung ra hiện trường khi đọc.
Vào sáng thứ Ba của tuần đó, đại diện đã mang đến văn phòng một cảm biến dùng để trình diễn. Trong khi giải thích về chiều cao lắp đặt, cảm biến đã bị nhúng nhẹ vào ly nước trên bàn, và ngay lập tức đèn hiệu ứng bật sáng và tin nhắn cảnh báo đã được gửi đến điện thoại của tôi. Người ở phòng bên cạnh gõ cửa và hỏi chuyện gì xảy ra. Đại diện cười nói: “Có vẻ như tốc độ phản ứng đã được chứng minh bằng điều này.” Màn hình tin nhắn đó sau đó đã được đưa vào ảnh minh họa trong kế hoạch thử nghiệm.
Cuối cùng, chúng tôi đính kèm bản nháp kế hoạch thử nghiệm. Đây là một tài liệu đề xuất các chỉ số để cơ quan chức năng sử dụng để xác minh hiệu suất khi thực hiện thử nghiệm, chẳng hạn như độ chính xác phát hiện và thời gian gửi cảnh báo, số lượng sự cố. Nếu chuyên viên không cần phải tạo ra các tiêu chuẩn từ đầu, tốc độ phê duyệt sẽ nhanh hơn.
7. Thời hạn tiếp nhận và kết quả sau đó
Việc sửa đổi thông tin trên sàn giao dịch được phản ánh trước 9 ngày so với ngày bắt đầu khảo sát nhu cầu. Đại diện đã tạo một tệp PDF duy nhất, bao gồm màn hình đã sửa đổi và bốn bộ giấy tờ, rồi gửi lại cho các cán bộ phụ trách của ba cơ quan đã liên hệ vào mùa hè. Lần này, thay vì “xin xem xét”, đó là một email ghi ba dòng mô tả những phần nào đã được sửa đổi, cùng với lịch trình khảo sát nhu cầu.
Kết quả khác nhau tùy theo từng cơ quan.
- Một quận ủy đã thông báo rằng họ đã nộp đơn xin sử dụng thử vào tuần thứ hai của thời gian khảo sát nhu cầu.
- Khu công nghiệp cho biết họ đã hoàn thành đánh giá nội bộ, nhưng năm nay có trùng với các dự án và ngân sách khác, nên sẽ xin đăng ký vào khảo sát nhu cầu năm sau.
- Một quận ủy còn lại không nộp đơn lần này vì chưa hoàn thành việc thỏa thuận địa điểm lắp đặt.
Có thể thấy một cơ quan là một con số nhỏ. Nhưng đối với công ty chưa có bất kỳ đơn nào trong 3 tháng, đây là lần đăng ký đầu tiên cho một cơ quan công lập. Sau đó, họ nhận được tin tức rằng họ đã được kết nối với một cơ quan sử dụng thử sau khi thẩm định. Việc lắp đặt dự kiến sẽ được thực hiện trước mùa mưa năm sau, và đại diện đã điều chỉnh kế hoạch sản xuất để phù hợp với lịch trình đó.
Nhìn lại, vấn đề được giải quyết không phải là do các giấy tờ mới, mà là do đọc chính xác một dòng chỉ định. Khi loại bỏ thiết bị nằm ngoài phạm vi chỉ định, giá cả đã được điều chỉnh, và khi giá cả được điều chỉnh, cán bộ phụ trách đã có thể viết tài liệu phê duyệt. Việc nộp các giấy tờ đấu thầu không quan trọng bằng việc đảm bảo chúng không mâu thuẫn với nhau.
8. Nội dung công việc và danh mục kiểm tra thực tế của Đại lý hành chính Hwang Yunsang
Trong công việc liên quan đến sản phẩm đổi mới hoặc đấu thầu công, Đại lý hành chính Hwang Yunsang thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra và đối chiếu sự nhất quán giữa giấy chứng nhận sản phẩm đổi mới, thông tin đăng ký trên sàn giao dịch đổi mới và chứng chỉ kiểm định, đồng thời lập bảng đối chiếu.
- Soạn thảo các giấy tờ cần nộp như căn cứ tính giá, điều kiện lắp đặt, xác nhận bảo trì, kế hoạch sử dụng thử, v.v.
- Soạn thảo thư hỏi bằng văn bản gửi đến Cơ quan Đấu thầu và cơ quan yêu cầu, đồng thời xem xét nội dung trả lời.
- Soạn thảo và nộp thay các giấy tờ đăng ký như đăng ký tham gia đấu thầu cạnh tranh trên KONEPS (hệ thống mua sắm điện tử quốc gia), đăng ký xác nhận sản xuất trực tiếp, v.v.
Nếu sản phẩm đã được chứng nhận là sản phẩm đổi mới nhưng không có phản hồi từ các cơ quan công lập, vui lòng kiểm tra các mục sau:
- Phạm vi sản phẩm trong giấy chứng nhận có giống với các thành phần được đưa lên sàn giao dịch không?
- Tên kiểu máy trong chứng chỉ kiểm định, giấy chứng nhận và catalog có giống nhau không? Nếu khác, có bảng đối chiếu không?
- Chi phí lắp đặt, chi phí liên lạc và chi phí bảo trì có được ghi riêng trong giá trên sàn giao dịch không?
- Cơ quan yêu cầu có được đề xuất các chỉ số sử dụng thử để xác minh hiệu suất không?
- Bạn có xác minh lịch trình thông báo khảo sát nhu cầu năm nay và chuẩn bị tài liệu trước đó 2-3 tuần không?
Nếu bạn đang băn khoăn về các vấn đề đấu thầu hoặc sản phẩm đổi mới ở Incheon và Songdo, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra các giấy tờ trước khi thông báo được công bố.
Đây là một câu chuyện được xây dựng để giúp bạn hiểu rõ hơn.
