[Giấy tờ khiếu nại] Thủ tục ủy quyền và xác nhận đóng dấu cho người cư trú nước ngoài - Giấy xác nhận sự thật ký tên không thể cấp ủy quyền.

Tóm tắt 3 dòng

• Có những giấy tờ của người ở nước ngoài mà gia đình trong nước không thể thay thế được. Bản xác nhận sự thật ký tên cá nhân chỉ có thể được cấp bởi chính người đó, và bản chứng thực con dấu chỉ có thể được cấp ủy quyền thông qua văn bản ủy quyền được xác nhận bởi cơ quan đại diện ở nước ngoài.
• Thứ tự nộp: Xác minh giấy tờ trong thông báo → Người cư trú ở nước ngoài xác nhận ủy quyền và đồng ý tại cơ quan đại diện ở nước ngoài → Đại diện trong nước cấp bản chứng thực con dấu → Nộp đơn → Bổ sung bản gốc.
• Thời hạn: Đối với các dự án hỗ trợ, ngày hết hạn được ghi trong thông báo là tiêu chuẩn. Bưu điện quốc tế mất khoảng 2 tuần, vì vậy bạn cần đặt lịch hẹn với cơ quan đại diện ở nước ngoài ít nhất 3-4 tuần trước thời hạn.

Mục lục

1. Tại sao một bản đồng ý lại quay về hai lần
2. Ngôi nhà trống ở Ganghwa và chị gái ở Hồ Chí Minh
3. Bản xác nhận sự thật ký tên cá nhân không thể được cấp ủy quyền
4. Nhận bản chứng thực con dấu với văn bản ủy quyền được cơ quan đại diện ở nước ngoài xác nhận
5. Sự khác biệt giữa bản sao sổ đăng ký nhà đất và tòa nhà thực tế
6. Nộp trước thời hạn và bổ sung bản gốc
7. Từ khi phá dỡ đến báo cáo hủy bỏ
8. Danh sách kiểm tra nộp hồ sơ cho người cư trú ở nước ngoài

1. Tại sao một bản đồng ý lại quay về hai lần

Tại sao cùng một bản đồng ý lại quay về UBND huyện hai lần? Mẫu đã đúng, có chữ ký, và tất cả các ô trong phần người nộp đơn đều được điền đầy đủ.

Tôi là đại lý hành chính có văn phòng tại Yeonsu-gu, Songdo, Incheon. Tôi sẽ giới thiệu một câu chuyện mà tôi đã trải qua trong quá trình làm việc. Việc soạn thảo và nộp các giấy tờ lên cơ quan hành chính là công việc cơ bản của đại lý hành chính theo Điều 2 của Luật Đại lý Hành chính. Đặc biệt, gần đây có nhiều thắc mắc hơn về trường hợp gia đình ở nước ngoài cần nộp giấy tờ lên cơ quan công quyền trong nước. Bản thân giấy tờ không khó, điều khó khăn là ai, ở đâu, bằng cách nào sẽ nhận được chữ ký và xác nhận.

Bản đồng ý trong câu chuyện này cũng vậy. Nội dung không có vấn đề gì. Lý do trả về là do có chứng chỉ phải đính kèm vào bản đồng ý.

2. Những ngôi nhà bỏ trống và chị gái ở Thành phố Hồ Chí Minh

Khách hàng là một nam thanh niên ngoài 30 tuổi sống ở Namdong-gu, Incheon. Anh làm việc trong một công ty logistics và thường xuyên vào những ngày cuối tuần để thăm nhà bà của mình ở đảo Ganghwado. Sau khi bà qua đời, cha anh thừa kế ngôi nhà, và 3 năm sau khi cha anh cũng qua đời, ngôi nhà và đất đai được thừa kế chung giữa anh và chị gái. Đăng ký quyền sở hữu đã được hoàn thành vào thời điểm đó.

Ngôi nhà đã bị bỏ trống hơn 10 năm. Tấm lợp mái bị vỡ, và mỗi khi mưa lớn, đất lại trôi xuống phía hàng rào nhà bên cạnh. Hàng xóm đã khiếu nại vài lần, và văn phòng quận đã hướng dẫn anh nên đăng ký Chương trình hỗ trợ cải tạo (dỡ bỏ) nhà bỏ trống. Anh đã nhận được sự hỗ trợ cho phần lớn chi phí dỡ bỏ. Nếu không có sự hỗ trợ, anh sẽ phải dùng một khoản tiền lớn tiết kiệm gần một năm để chuẩn bị cho đám cưới.

Vấn đề là chị gái của anh. Chị gái anh đang làm việc tại một công ty con địa phương của một công ty Hàn Quốc ở Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, và dự kiến sẽ trở về nước vào dịp Tết. Thời hạn nộp đơn là cuối tháng 10.

Anh ấy đã cố gắng tự mình làm. Anh nhận mẫu đơn từ văn phòng quận và gửi qua email cho chị gái, và chị gái anh đã gửi lại bản sao có chữ ký. Anh mang bản in đó đến văn phòng quận.

3. Giấy xác nhận sự thật ký tên của chính bản thân không thể cấp ủy quyền

Trả lời của nhân viên quận rất đơn giản. Theo thông báo, cần có bản gốc văn bản đồng ý của tất cả chủ sở hữu công trình cùng với giấy chứng nhận đóng dấu của chính chủ sở hữu hoặc giấy xác nhận sự thật ký tên của chính bản thân chủ sở hữu. Bản in scan không phải là bản gốc, và chứng chỉ cũng bị thiếu.

Người yêu cầu đã cố gắng lấy giấy xác nhận sự thật ký tên của chị gái tại trung tâm dân cư vào ngày hôm sau. Họ nghĩ rằng vì là người thân trong gia đình nên sẽ được. Tuy nhiên, giấy xác nhận sự thật ký tên của chính bản thân là giấy tờ chỉ được cấp khi chính bản thân đến trực tiếp. Việc cấp ủy quyền là không được phép. Giấy chứng nhận đóng dấu cũng có thể được cấp ủy quyền, nhưng cần có văn bản ủy quyền do chính bản thân ký, và nếu bản thân ở nước ngoài thì phải được xác nhận văn bản ủy quyền đó tại cơ quan đại diện ở nước ngoài.

Lần thứ hai đến quận, họ mang theo bản gốc văn bản đồng ý được gửi đến bằng thư quốc tế bởi chị gái. Lần này là bản gốc, nhưng vẫn thiếu chứng chỉ. Văn bản đồng ý đã bị trả lại.

Người yêu cầu đã đặt lịch tư vấn tại văn phòng vào thứ Sáu tuần đó. Họ đã gửi trước qua email thông báo và ảnh văn bản đồng ý bị từ chối để có thể nhìn thấy sơ bộ những gì còn thiếu trước khi gặp mặt. Số ngày còn lại đến hạn chót thông báo là 23 ngày.

4. Nhận Giấy Chứng Thực Dấu Tay bằng Ủy Thác Trao Quyền Xác Minh Tại Cơ Quan Đại Diện ở Nước Ngoài

Đầu tiên, chúng tôi đã quyết định cách nhận giấy tờ như thế nào. Có hai cách mà chị gái tôi có thể sử dụng mà không cần phải về nước.

1. Cách xác nhận ủy quyền để gửi đi cho Đại sứ quán tại nước ngoài và nhận bản sao công chứng của chị gái tại Hàn Quốc do người được ủy quyền thay mặt cho người có yêu cầu.
2. Cách gửi đi bản đồng ý đã được xác nhận (công chứng) tại Đại sứ quán tại nước ngoài.

Phương pháp thứ hai có vẻ đơn giản hơn, nhưng trong thông báo lại không có dòng nào nói rằng Đại sứ quán có thể thay thế bản sao công chứng bằng bản đồng ý đã được xác nhận. Khi gọi điện cho người phụ trách, họ trả lời là “có lẽ là được”. Không thể hành động dựa trên chữ “có lẽ” khi thời hạn sắp đến. Vì vậy, chúng tôi đã chọn phương pháp đầu tiên làm phương án chính và quyết định sẽ nhận được câu trả lời bằng văn bản từ chính quyền địa phương về phương pháp thứ hai. Chúng tôi đã gửi thư hỏi chính quyền địa phương liệu “bản đồng ý đã được xác nhận tại Đại sứ quán có thể thay thế cho việc đính kèm bản sao công chứng hay không”. Chúng tôi hỏi bằng văn bản vì lý do nếu người phụ trách thay đổi hoặc chúng tôi nhận được câu trả lời khác tại quầy tiếp nhận, chúng tôi có thể sử dụng nó làm cơ sở.

Chúng tôi đã gửi một trang tóm tắt các công việc cần làm cho chị gái.

• Đặt lịch hẹn đến Tổng lãnh sự quán Hồ Chí Minh (đặt lịch trực tuyến, mang theo hộ chiếu)
• Soạn thảo Ủy quyền cấp bản sao công chứng và yêu cầu xác nhận của lãnh sự. Ghi chính xác tên và số chứng minh nhân dân của người được ủy quyền (người có yêu cầu), và mục đích sử dụng bản sao công chứng.
• Cùng ngày, xin xác nhận của lãnh sự trên bản đồng ý (dự phòng tùy theo câu trả lời của chính quyền địa phương)
• Gửi hai tài liệu này đến địa chỉ của người có yêu cầu qua chuyển phát nhanh quốc tế.

Chúng tôi đã xác nhận thêm một điều nữa. Chị gái đã đăng ký dấu tay trước khi xuất cảnh. Nếu chị ấy chưa đăng ký dấu tay, chúng tôi sẽ phải đăng ký dấu tay thông qua Đại sứ quán, và điều đó sẽ mất nhiều thời gian hơn. Điều đầu tiên cần hỏi trong các thủ tục giấy tờ cho người cư trú ở nước ngoài là dấu tay đã được đăng ký ở Hàn Quốc hay chưa.

Chị gái đã đến Tổng lãnh sự quán vào sáng Thứ Ba, ngày có lịch hẹn sớm nhất, và tài liệu đến vào Thứ Sáu tuần đó. Người có yêu cầu đã nhận được bản sao công chứng của chị gái tại trung tâm dân cư vào Thứ Hai tuần sau.

5. Sự khác biệt giữa bản vẽ kiến trúc và thực tế công trình

Trong khi vấn đề chữ ký được giải quyết, một vấn đề khác phát sinh. Trong đơn đăng ký dự án, có một ô để ghi diện tích của công trình sẽ bị phá dỡ. Bản vẽ kiến trúc chỉ ghi một căn nhà, diện tích 52㎡. Tuy nhiên, trong ảnh hiện trường mà khách hàng gửi, có một nhà kho xây bằng gạch và nhà vệ sinh truyền thống nằm riêng biệt bên cạnh ngôi nhà.

Khách hàng có ý định ghi cả nhà kho vào phá dỡ. Nếu viết như vậy, có khả năng sẽ bị yêu cầu bổ sung vì diện tích đã đăng ký và diện tích trên bản vẽ không khớp. Không thể biết liệu các công trình phụ không có trong bản vẽ có thể được đưa vào phạm vi hỗ trợ hay không chỉ dựa trên thông báo.

Đơn đăng ký chỉ ghi 52㎡ cho ngôi nhà theo bản vẽ. Thay vào đó, chúng tôi đính kèm 6 bức ảnh hiện trường và bản vẽ mặt bằng để làm rõ sự thật là nhà kho và nhà vệ sinh không có trong bản vẽ nằm trên cùng một lô đất, và yêu cầu xem xét liệu chúng có được đưa vào phạm vi hỗ trợ hay không. Cung cấp tài liệu để chính quyền huyện đánh giá trước, để tránh việc đơn đăng ký bị lung lay ngay cả khi có những lời nói khác trong quá trình kiểm tra thực tế.

Lúc đó, khách hàng ghé thăm văn phòng và mang theo một túi ổi hái từ cây ổi trong sân nhà bà. Bà bảo ổi còn xanh nên phải để gần cửa sổ khoảng một tuần nữa mới ăn được. Thực tế, một tuần sau mới ăn, thì ổi khá ngọt.

6. Tiếp nhận trước thời hạn chót và bổ sung bản gốc

Phản hồi bằng văn bản của UBND huyện đến trước 9 ngày so với thời hạn chót. Nội dung xác nhận rằng đơn đồng ý đã được xác nhận bởi cơ quan đại diện ở nước ngoài cũng được chấp nhận. Vì đã chuẩn bị sẵn bản công chứng, nên đã quyết định nộp cả hai. Bên nào có nhiều giấy tờ hơn thì tốt hơn bên nào thiếu.

Các giấy tờ cần nộp được sắp xếp như sau:

Việc tiếp nhận đã hoàn thành trước 7 ngày so với thời hạn chót. Vào ngày tiếp nhận, nhân viên phụ trách yêu cầu cấp lại một bản sổ đăng ký đất đai đã quá hạn. Vì đây là bản đã được khách hàng nhận khi đến UBND huyện lần đầu tiên, nên ngày cấp đã quá hạn. Đã cấp lại và thay thế tại chỗ bằng máy tự động cấp đơn. Những sự việc như thế này xảy ra khi thời gian từ ngày thu thập giấy tờ đầu tiên càng lâu. Đối với các đơn đăng ký có thời hạn, tốt nhất nên kiểm tra trước các tiêu chí về ngày cấp trong thông báo.

7. Sau khi tháo dỡ đến khi báo cáo hủy bỏ công trình

Kết quả lựa chọn được công bố vào giữa tháng 11. Nhà ở đã được đưa vào đối tượng hỗ trợ, và kho cũng như nhà vệ sinh đã được đưa vào cùng phạm vi công trình sau khi kiểm tra thực tế. Bản chụp và sơ đồ đã nộp kèm theo trước đó đã được sử dụng làm tài liệu kiểm tra thực tế.

Việc tháo dỡ đã hoàn thành vào đầu tháng 12. Công việc còn lại là báo cáo hủy bỏ công trình (멸실신고). Điều khoản 34 của “Luật Quản lý Công trình” quy định rằng chủ quản lý công trình phải nộp báo cáo hủy bỏ công trình trong vòng 30 ngày kể từ ngày công trình bị phá hủy. Đây là thủ tục xóa nhà khỏi sổ sách công trình. Theo điều khoản ngoại lệ, nếu đã thực hiện báo cáo hoàn thành công trình tháo dỡ sau khi tháo dỡ hoàn toàn, thì có thể coi là đã thực hiện báo cáo hủy bỏ công trình, nhưng cần phải xác minh riêng xem việc tháo dỡ theo dự án hỗ trợ có tự động thực hiện báo cáo này hay không. Thủ tục này cũng cần có ủy quyền của hai đồng chủ sở hữu, nhưng vì đã bao gồm việc tháo dỡ và báo cáo hủy bỏ công trình trong ủy quyền ban đầu nhận từ chị gái, nên không cần phải gửi và nhận lại giấy tờ ra nước ngoài nữa.

Việc xử lý giấy tờ cho người cư trú ở nước ngoài mất 2 tuần mỗi lần giấy tờ đi và đến. Nếu đưa cả các thủ tục cần thiết trong tương lai vào phạm vi ủy quyền khi nhận ủy quyền ban đầu, có thể giảm số lần đi và đến.

Chị gái, người đã trở về quê nhà trong kỳ nghỉ Tết, đã nhìn thấy chỉ có cây ổi còn sót lại trên mảnh đất trống. Bên yêu cầu cho biết có kế hoạch làm một khu vườn nhỏ trên mảnh đất đó vào mùa xuân.

8. Danh sách kiểm tra nộp hồ sơ cho người cư trú nước ngoài

Nếu bạn cần nộp hồ sơ lên cơ quan chính phủ trong nước cùng với gia đình đang sống ở nước ngoài, vui lòng kiểm tra những điều sau đây trước tiên.

1. Kiểm tra cách thức ghi chú về bản công khai·thông báo, xác nhận bản sao, và liệu có yêu cầu bản gốc hay không.
2. Xác minh xem người cư trú nước ngoài đã đăng ký dấu cá nhân tại Hàn Quốc hay chưa (nếu chưa, hãy bắt đầu bằng việc đăng ký dấu cá nhân thông qua cơ quan đại sứ quán).
3. Tính toán ngược từ ngày nộp hạn chót, bao gồm ngày hẹn đến cơ quan đại sứ quán và thời gian vận chuyển đường bưu điện quốc tế.
4. Đảm bảo rằng phạm vi ủy quyền trong văn bản ủy quyền bao gồm cả các thủ tục tiếp theo (khai báo·bổ sung·nhận).
5. Kiểm tra xem mỗi loại hồ sơ có tiêu chuẩn dựa trên ngày cấp hay không.

Do các yêu cầu và tài liệu được chấp nhận khác nhau tùy theo từng cơ quan và dự án, nên cần phải kiểm tra riêng lẻ đối với từng trường hợp.

Đây là một câu chuyện được xây dựng để giúp bạn hiểu rõ hơn.

Đây là văn phòng đại lý hành chính tọa lạc tại Songdo, Incheon (Posco Tower Songdo). Chúng tôi xử lý khiếu nại hành chính, cấp phép/khai báo, nhập cảnh/visa/thường trú cho người nước ngoài, và quản lý hành chính định kỳ. Văn phòng đại lý hành chính Hwang Yunsang hướng dẫn chuẩn bị văn bản ủy quyền cho chủ sở hữu/người nộp đơn đang ở nước ngoài, và đại diện soạn thảo và nộp đơn và tài liệu đính kèm lên cơ quan hành chính. Nếu bạn có tình huống tương tự, vui lòng liên hệ với chúng tôi mà không ngần ngại.

━━━━━━━━━━ Văn phòng đại lý hành chính Hwang Yunsang 📍 Yeonsu-gu, Incheon, 165 Conventionia-daero, Posco Tower Songdo 2697 📞 010-3374-2687 🌐 www.hwangadmin.com ━━━━━━━━━━