[Hành chính đời sống] Đăng ký kết hôn quốc tế tại Hàn Quốc: giấy tờ và cách làm — Đã kết hôn ở nước ngoài trước, quá 3 tháng có sao không?

Tóm tắt 3 điểm chính

• Nếu đã đăng ký kết hôn theo đúng quy định của nước sở tại thì không cần đăng ký kết hôn lại ở Hàn Quốc. Cần nộp bản sao có dịch thuật của giấy chứng nhận kết hôn do nước đó cấp để ghi vào sổ đăng ký gia đình.
• Quy trình: Thu thập bản gốc giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài → Soạn thảo văn bản dịch → Soạn thảo đơn đăng ký kết hôn (ghi ngày kết hôn theo phong tục nước ngoài) → Nộp tại UBND quận nơi thường trú hoặc cơ quan đại diện ngoại giao → Xác nhận thông tin trên giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân.
• Thời hạn: Trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp giấy chứng nhận (ngày kết hôn có hiệu lực). Quá thời hạn vẫn có thể nộp được, và mức phạt là không quá 50.000 won.

Mục lục

1. Vợ chồng năm thứ hai kết hôn mà không có tên vợ/chồng trên giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân
2. Lý do đăng ký kết hôn tại Nhật Bản không được ghi nhận ở Hàn Quốc
3. Tại sao không nên đăng ký kết hôn lại ở Hàn Quốc
4. Xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ sau khi hết thời hạn và mức phạt
5. Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký kết hôn và bản dịch của Nhật Bản
6. Soạn thảo đơn đăng ký kết hôn: Ngày kết hôn và cách ghi tên
7. Nộp hồ sơ tại UBND và cấp giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân
8. Danh mục kiểm tra hồ sơ đăng ký kết hôn quốc tế

1. Vợ chồng năm thứ hai kết hôn mà không có tên vợ/chồng trên giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân

Ô tên vợ/chồng trên giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân trống trơn. Người có giấy chứng nhận đã kết hôn được 2 năm.

Tôi là một đại lý hành chính có văn phòng tại Yeonsu-gu, Incheon, Songdo. Tôi xin giới thiệu một trường hợp mà tôi đã gặp phải trong quá trình làm việc. Khi giúp đỡ việc lập hồ sơ đăng ký gia đình và nộp tại UBND, tôi thường xuyên gặp cảnh này trong đăng ký kết hôn quốc tế. Họ đã tổ chức đám cưới ở nước ngoài và hoàn thành đăng ký tại cơ quan chính phủ của nước đó, nhưng trên giấy tờ của Hàn Quốc, họ vẫn bị coi là độc thân.

Cặp vợ chồng này cũng vậy. Cuộc hôn nhân không sai trái. Chỉ là một thủ tục để thông báo cho Hàn Quốc còn thiếu sót.

2. Lý do đăng ký kết hôn tại Nhật Bản không được ghi nhận ở Hàn Quốc

Người có yêu cầu là một phụ nữ cuối những năm 20 tuổi. Cô đã làm việc tại một công ty thiết kế ở Tokyo trong 4 năm và đăng ký kết hôn với chồng người Nhật tại UBND địa phương vào tháng 9 năm 2024. Mùa hè này, chồng cô được điều động đến chi nhánh của công ty ở Songdo, và cả hai chuyển đến Incheon.

Vấn đề được phát hiện khi họ tìm nhà cho thuê. Họ cần vay một phần tiền đặt cọc, và vì cô vừa trở về nước và bắt đầu làm việc tự do nên không đủ thu nhập để được duyệt vay một mình. Ngân hàng yêu cầu giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân để cả hai cùng được duyệt hồ sơ, và bộ phận nhân sự của công ty chồng cô cũng yêu cầu giấy tờ tương tự để làm thủ tục trợ cấp gia đình.

Cô đã lấy giấy chứng nhận từ máy cấp phát tự động. Ô tên vợ/chồng trống trơn.

Đăng ký kết hôn tại Nhật Bản chỉ được ghi nhận trong sổ hộ khẩu của Nhật Bản. UBND Nhật Bản không thông báo cho Hàn Quốc. Điều 35 của “Luật về đăng ký gia đình” quy định rằng trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp giấy chứng nhận khi người dân Hàn Quốc ở nước ngoài lập giấy chứng nhận về các sự kiện đăng ký như kết hôn theo phong tục của nước đó, họ phải nộp bản sao. Việc đưa hôn nhân đã đăng ký ở nước ngoài vào sổ đăng ký của Hàn Quốc là do chính đương sự phải thực hiện.

Cô không biết thủ tục này. Cô nói rằng trong thời gian sống ở Nhật Bản, cô không cần phải sử dụng giấy tờ của Hàn Quốc và nghĩ rằng hai nước sẽ thông báo cho nhau. Đây không phải là một sự hiểu lầm hiếm gặp.

Còn lại 12 ngày đến hạn nộp hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng và 26 ngày đến hạn thanh toán tiền đặt cọc. Tình hình là nếu không thanh toán đúng hạn, tiền đặt cọc sẽ gặp nguy hiểm.

3. Tại sao không thể đăng ký kết hôn lại ở Hàn Quốc?

Khách hàng đã đến ủy ban nhân dân hai lần trước khi liên hệ với văn phòng.

Lần đầu tiên đến, khách hàng mang theo đơn đăng ký kết hôn theo phong cách Hàn Quốc mới, và đã nhận được chữ ký của hai người bạn đại học làm nhân chứng. Nhân viên phụ trách đã xem xét đơn đăng ký và hỏi liệu họ đã đăng ký kết hôn ở Nhật Bản hay chưa, và vì họ đã làm rồi, nên đã trả lại đơn đăng ký. Giải thích là, đối với các cuộc hôn nhân đã được thành lập, không cần đăng ký lại mà chỉ cần nộp bản sao công chứng của giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp. Lời hướng dẫn của nhân viên là chính xác.

Lần thứ hai đến, khách hàng in ra ảnh chụp màn hình các giấy tờ chứng minh của Nhật Bản được lưu trên điện thoại. Vì chưa kịp dọn dẹp đồ đạc nên không tìm thấy bản gốc, và họ nghĩ rằng ảnh chụp cũng sẽ được chấp nhận. Tuy nhiên, lần này không được chấp nhận vì không có bản gốc và không có bản dịch.

Cùng tuần đó, khách hàng đã đặt lịch tư vấn qua điện thoại và gửi đơn đăng ký đã bị ủy ban nhân dân từ chối cùng với ảnh chụp giấy tờ chứng minh qua email.

Câu hỏi đầu tiên mà khách hàng hỏi trong buổi tư vấn là: liệu họ có thể đến một ủy ban nhân dân khác và đăng ký kết hôn lại mà không đề cập đến việc đã đăng ký ở Nhật Bản, để việc này diễn ra nhanh hơn không. Tôi đã nói đừng làm vậy. Có hai lý do:

1. Ngày cưới sẽ được ghi lại khác nhau. Việc đăng ký kết hôn ở Hàn Quốc có hiệu lực kể từ ngày đăng ký (Điều 812 của Luật Dân sự). Nếu hôn nhân đã được thành lập vào tháng 9 năm 2024, nó sẽ được đăng ký trong sổ sách như đã được thành lập vào năm 2026. Ngày cưới trong sổ hộ tịch Nhật Bản và ngày cưới trong sổ sách Hàn Quốc sẽ chênh lệch 2 năm.
2. Việc khắc phục sau này sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Để sửa đổi sổ sách đã được ghi lại, thường phải trải qua thủ tục sửa đổi với sự cho phép của tòa án. Một việc có thể hoàn thành chỉ bằng cách nộp một bộ giấy tờ sẽ trở thành một việc tốn vài tháng.

Sự khác biệt giữa hai phương pháp như sau:

4. Điều gì xảy ra khi hết thời hạn và có bị phạt tiền không?

Lo lắng thứ hai của khách hàng là về thời hạn. Vì đã quá hạn gần 2 năm kể từ khi họ phải nộp giấy tờ, nên họ lo lắng liệu có bị từ chối hoặc bị phạt tiền lớn không.

Không có gì đáng lo cả.

• Vẫn nhận đơn đăng ký dù quá hạn. Điều 40 của cùng luật quy định rằng ngay cả khi đã quá thời gian đăng ký, vẫn có thể chấp nhận đơn đăng ký.
• Phạt tiền tối đa là 50.000 won. Điều 122 của cùng luật quy định rằng có thể phạt tiền tối đa 50.000 won đối với những người không đăng ký trong thời hạn do có lý do chính đáng.

Nó cũng không ảnh hưởng đến hiệu lực của cuộc hôn nhân. Cuộc hôn nhân đã được thành lập khi đơn đăng ký được chấp nhận ở Nhật Bản, và các giấy tờ nộp cho Hàn Quốc chỉ đơn giản là thông báo về điều đó.

Chúng tôi đã quyết định không tranh cãi về khoản tiền phạt. Lý do duy nhất cho sự chậm trễ là họ không biết về hệ thống, và lý do đó khó có thể được coi là lý do chính đáng. Theo Điều 18 của Luật Quản lý Hành vi Vi phạm, họ có thể được giảm nhẹ nếu nhận được thông báo trước và nộp tiền trong thời hạn được chỉ định để gửi ý kiến, vì vậy chúng tôi sẽ nộp tiền ngay khi nhận được thông báo. Thay vì dành vài ngày để viết đơn kiến nghị, chúng tôi nên dành thời gian để sắp xếp sổ sách trước ngày nộp tại ngân hàng.

5. Chuẩn bị Giấy chứng nhận kết hôn và bản dịch của Nhật Bản

Đầu tiên, tôi tìm bản gốc. Người ủy thác đã giữ nhiều bản giấy chứng nhận kết hôn do các phường của Nhật Bản cấp khi đăng ký kết hôn. Có một bản còn lại sau khi nộp cho công ty và các cơ quan chính phủ, và nó được tìm thấy trong xấp giấy tờ chuyển nhà vào ngày hôm sau buổi tư vấn.

Tiếp theo là xác minh tại phường. Sau hai lần đi không thành công, lần thứ ba phải kết thúc bằng việc tiếp nhận hồ sơ. Tôi đã gọi điện cho bộ phận đăng ký quan hệ gia đình của phường (phường) nơi đăng ký hộ khẩu và hỏi bốn vấn đề.

1. Có nhận được giấy chứng nhận có ngày cấp cách đây 2 năm không? Họ trả lời rằng không có vấn đề gì với ngày cấp vì nó chứng minh hôn nhân đã được thành lập.
2. Người ủy thác có thể tự viết bản dịch không? Họ nói rằng được, chỉ cần ghi tên người dịch.
3. Có cần xác minh thêm như công chứng Apostille không? Trong trường hợp này, không yêu cầu.
4. Làm thế nào để chứng minh quốc tịch của chồng? Họ nói rằng bản sao hộ chiếu là đủ.

Những vấn đề như vậy có thể có câu trả lời khác nhau tùy thuộc vào giấy tờ và nơi tiếp nhận hồ sơ, vì vậy tốt hơn là hỏi trước khi nộp.

Người ủy thác, thông thạo tiếng Nhật, đã tự viết bản dịch. Tôi đặt bản dịch và đơn đăng ký cạnh nhau và so sánh tên, ngày sinh và ngày kết hôn để đảm bảo chúng khớp với nhau. Có hai điểm cần lưu ý.

Cách ghi ngày tháng. Giấy chứng nhận của Nhật Bản ghi ngày kết hôn theo niên lịch Nhật Bản. Năm Reiwa thứ 6 là năm 2024 theo lịch Gregory. Để tránh việc cán bộ phường phải tính toán lại, tôi đã yêu cầu ghi cả năm theo lịch Gregory.

Tên của người ủy thác. Người ủy thác viết tên bằng tiếng Hàn không có chữ Hán, và tên trong giấy chứng nhận của Nhật Bản được viết bằng chữ Katakana. Nếu chỉ dịch theo âm thanh, tên sẽ khác với tên trong sổ đăng ký của Hàn Quốc. Phường phải xác minh rằng người trong giấy chứng nhận là cùng một người với người trong sổ đăng ký. Vì vậy, trong bản dịch, tôi đã ghi đồng thời cách viết nguyên bản và tên tiếng Hàn có chữ Hán, và đính kèm bản sao hộ chiếu đã sử dụng khi đăng ký kết hôn tại phường Nhật Bản. Có thể xác minh rằng người đó là cùng một người nếu tên và ngày sinh theo chữ Latinh trong hộ chiếu khớp với giấy chứng nhận.

6. Điền đơn đăng ký kết hôn: Ngày thành lập hôn nhân và cách ghi tên

Khi nộp bản sao giấy chứng nhận, bạn cũng phải điền đơn đăng ký kết hôn. Tuy nhiên, các ô cần điền khác nhau.

• Ngày thành lập hôn nhân theo phong tục nước ngoài điền ngày 9 tháng 9 năm 2024, ngày được chấp nhận tại Nhật Bản. Đây là ô trống trong đơn đăng ký kết hôn mới tại Hàn Quốc.
• Ô chứng nhân để trống. Vì đây là thông báo về hôn nhân đã được thành lập, không cần có chứng nhân. Đơn đăng ký đầu tiên có chữ ký của hai người bạn đã bị bỏ qua.
• Ô nơi đăng ký hộ khẩu của chồng ghi quốc tịch. Vì người nước ngoài không có nơi đăng ký hộ khẩu.
• Người Hàn Quốc có thể nộp đơn một mình. Chồng phải đi làm vào ngày hôm đó, vì vậy anh ấy không cần phải đi cùng.

Khó khăn nhất là tên của chồng. Tên vợ/chồng nước ngoài được ghi bằng tiếng Hàn trong sổ đăng ký quan hệ gia đình. Sau khi đến Hàn Quốc, chồng đã viết tên mình bằng tiếng Hàn là ‘Yuuta’. Tuy nhiên, theo tiêu chuẩn phiên âm ngoại ngữ, âm dài trong tiếng Nhật không được viết riêng. Tôi hỏi phường và họ nói rằng theo tiêu chuẩn phiên âm, việc viết ‘Yuta’ là đúng.

Cách viết này sẽ trở thành tiêu chuẩn cho các giấy tờ sau này. Khi con được sinh ra và đăng ký khai sinh, tên cha cũng sẽ tuân theo cách viết này. Vì vậy, tôi đã viết ‘Yuta’ trên đơn đăng ký và điều chỉnh tên của cha mẹ chồng theo cùng một tiêu chuẩn. Bạn có thể giải thích cho họ rằng tên trong hộ chiếu là giống nhau bằng chữ Latinh.

Người ủy thác nghe câu chuyện này và cười rất nhiều vì tên anh ấy ngắn hơn một ký tự khi đến Hàn Quốc. Buổi tối hôm đó, chồng đã luyện viết tên mới và người ủy thác đã gửi ảnh tờ giấy cho tôi. Chữ viết của anh ấy khá đẹp.

7. Nộp hồ sơ tại UBND quận và cấp giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân

Chúng tôi đã nộp hồ sơ sau 3 ngày tư vấn. Bên ủy thác đã trực tiếp nộp hồ sơ tại UBND quận nơi đăng ký hộ khẩu. Theo Điều 20 của Luật về đăng ký quan hệ gia đình, việc khai báo có thể được thực hiện không chỉ tại nơi đăng ký hộ khẩu của cá nhân mà còn tại nơi cư trú hoặc nơi tạm trú của người khai báo. Bên ủy thác đã tìm kiếm thông tin trên internet và tưởng rằng phải nộp tại Đại sứ quán Hàn Quốc ở Nhật Bản, thậm chí còn tìm vé máy bay, nhưng nếu đã về nước thì có thể nộp tại UBND quận nơi mình đang sống.

Các giấy tờ đã nộp bao gồm:

Cán bộ tiếp nhận đã so sánh từng dòng giữa bản gốc tiếng Nhật và bản dịch, và đã nhận hồ sơ mà không cần bổ sung gì thêm.

Sau 6 ngày, bên ủy thác đã nhận được giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân. Tên và quốc tịch của chồng đã được ghi đầy đủ trong ô dành cho vợ/chồng, và ngày cưới được ghi là ngày kết hôn được đăng ký tại Nhật Bản vào tháng 9 năm 2024. Đó là 3 ngày trước ngày nộp hồ sơ ngân hàng. Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình của nơi tiếp nhận hồ sơ, vì vậy nếu có thời hạn thì nên nộp sớm.

Thông báo phạt tiền đã đến bằng đường bưu điện sau khoảng 2 tuần. Bên ủy thác đã nộp số tiền đã được giảm theo thời hạn quy định và mọi chuyện kết thúc ở đó.

Vợ chồng đã chuyển đến nơi ở mới vào ngày thanh toán số dư còn lại. Chồng đã chụp ảnh giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân mới và gửi cho bố mẹ ở Nhật Bản. Người mẹ chồng còn tìm kiếm bảng chữ cái tiếng Hàn để cố gắng đọc tên con trai được viết bằng tiếng Hàn.

Chúng tôi cũng đã hướng dẫn những việc còn lại. Nếu chồng muốn đổi thành tư cách cư trú kết hôn trong tương lai, cần phải kiểm tra các điều kiện riêng, đây là một thủ tục khác biệt so với việc đăng ký kết hôn lần này. Ngay cả lúc đó, điểm khởi đầu vẫn là giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân đã được sắp xếp lần này.

8. Danh sách kiểm tra giấy tờ đăng ký kết hôn quốc tế

Nếu đã kết hôn ở nước ngoài và chưa đăng ký trong sổ hộ khẩu Hàn Quốc, hãy kiểm tra những điều sau:

1. Lấy giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân và kiểm tra ô dành cho vợ/chồng. Nếu trống, có nghĩa là nó chưa được ghi lại trong Hàn Quốc.
2. Đừng đăng ký kết hôn lại ở Hàn Quốc, hãy tìm bản gốc giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp. Nếu không có, hãy liên hệ với cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó để cấp lại.
3. Trên bản dịch phải ghi tên người dịch, ngày tháng theo lịch Gregorian và tên phải được liên kết với cách ghi trong sổ hộ khẩu.
4. Trước khi nộp, hãy hỏi UBND quận về ngày cấp, xác minh bổ sung (apostille, v.v.) và cách chứng minh quốc tịch.
5. Ngay cả khi đã 3 tháng trôi qua, hồ sơ vẫn sẽ được chấp nhận. Tiền phạt là không quá 50.000 won, và nếu có thời hạn nộp hồ sơ ngân hàng, công ty thì tính ngày từ đó.

Trong trường hợp đăng ký kết hôn trước ở Hàn Quốc, các giấy tờ cần chuẩn bị sẽ khác. Cần có giấy chứng minh người phối ngẫu nước ngoài đáp ứng các điều kiện hôn nhân theo luật của nước đó, bản dịch và chứng minh quốc tịch, tên và cơ quan cấp chứng nhận khác nhau tùy theo quốc gia. Nếu bạn đang chuẩn bị đăng ký kết hôn quốc tế tại Incheon và Songdo, điều quan trọng là phải kiểm tra tên giấy tờ từ quốc gia của người phối ngẫu trước. Các điều kiện và giấy tờ được chấp nhận có thể khác nhau tùy theo quốc gia và nơi tiếp nhận hồ sơ, vì vậy cần phải kiểm tra riêng cho từng trường hợp.

Đây là một câu chuyện được xây dựng để giúp bạn hiểu rõ hơn.